Read this blog post in English

Sut gellir cymhwyso Meddwl ar Ffurf Systemau i wasanaethau cyhoeddus? Mae Dyfrig Williams yn myfyrio ar yr hyn a ddysgodd o ddarllen “The Whitehall Effect.”

Ar ôl cael ysbrydoliaeth gan sgyrsiau â Kelly Doonan a Sianel Llyfrau GovCamp Cymru ar Slack, rwyf newydd orffen darllen “The Whitehall Effect” gan John Seddon. Disgrifiwyd y llyfr fel “gyfrif digyfaddawd o’r ffordd y mae Whitehall wedi gwaethygu gwasanaethau cyhoeddus yn systematig ac yn wrthnysig”, felly doeddwn i ddim yn disgwyl darllen rhywbeth ysgafn. Mae Seddon hefyd yn weddol feirniadol am rôl archwilio ac arolygu, felly dydw i ddim yn hollol siŵr y byddai eisiau cael ei ddal mewn lifft gyda mi. Wedi dweud hynny, rwy’n siŵr yr hoffai gael sgwrs dda â mi amdani. Dyma’r hyn a ddysgais o’r llyfr:

Diben

Yn ddiweddar, cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da ein diwrnod i ffwrdd cyntaf fel tîm er mwyn rhoi cyfle i ni feddwl a ydym yn gweithio mor effeithiol ag y gallem. Roedd rhywfaint o drafodaeth am sut rydym yn mesur llwyddiant, rhywbeth rwyf wedi meddwl amdano gryn dipyn ers fy rôl flaenorol, lle roedd targedau arianwyr yn golygu fy mod yn cyfrif pethau nad oedden nhw mewn gwirionedd yn dangos gwelliant gwasanaeth. Yn y pen draw, roeddwn i’n mesur pethau fel nifer y tanysgrifwyr i’n cylchlythyr. Gofynnwyd i ni wneud hyn gan ei fod yn rhywbeth hawdd ei fesur, sy’n cyferbynnu â’r dasg anodd o ddangos tystiolaeth o newid gwasanaeth gwirioneddol. Pwynt Seddon yw bod y fath feddwl yn creu diben mewn ffaith (cael mwy o danysgrifwyr) yn lle’r diben gwirioneddol (hwyluso gwelliant). Drwy ddeillio mesuriadau o safbwynt cwsmer o ddiben y sefydliad, rydym yn mesur pethau sydd o bwys.

Wrth gymhwyso hyn i’n gwaith, pe baem yn mesur llwyddiant yn ôl nifer y cynrychiolwyr sy’n mynd i’n digwyddiadau, gallem roi’r gorau i wneud gwaith ar bethau fel Safonau Agored a chanolbwyntio ar bynciau poblogaidd yn lle hynny, er ein bod yn gwybod bod eu defnydd yn cefnogi integreiddio gwasanaethau cyhoeddus. Dylai ein mesuriadau go iawn ddeillio o’n diben, sef helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella a chyflwyno gwasanaethau gwell. Mae hyn yn golygu edrych ar ganlyniadau yn hytrach nag allbynnau – mae angen i ni barhau â’n dull gwerthuso lle rydym yn dangos tystiolaeth o sut mae ein gwaith wedi arwain at wella gwasanaethau cyhoeddus.

Dysgu o…. astudio

Mae John Seddon yn myfyrio ar System Gynhyrchu Toyota yn y llyfr. Mae’n siarad am sut mae adnoddau’r broses wedi cael eu defnyddio fel rhan o fethodoleg ddarbodus i gyflawni arbedion.

Dyma ychydig o gefndir i chi – datblygodd Toyota gortyn Andon, sy’n grymuso gweithwyr i stopio’r broses gynhyrchu pan mae yna broblem a galw am help. Roedd hyn yn groes i’r ffordd gonfensiynol o feddwl, gan fod pobl yn meddwl y byddai hyn yn arafu cynhyrchiant. Digwyddodd hynny ar y cychwyn, cyn iddyn nhw ddechrau cynhyrchu’n gyflymach, yn rhatach ac yn fwy dibynadwy.

Yr hyn mae Seddon yn cynghori yn ei erbyn yw rhoi’r adnoddau hynny ar waith heb ddeall yn gyntaf y cyd-destun mae pobl yn gweithio ynddo, sy’n arbennig o wir mewn amgylcheddau gwasanaethau cyhoeddus cymhleth. Rydym wedi blogio o’r blaen ar sut gellir defnyddio Fframwaith Cynefin er mwyn deall y broses o ddefnyddio’r adnoddau hyn yn well pan fo’r berthynas rhwng achos ac effaith yn aneglur.

Felly sut rhoddodd Toyota hynny ar waith? Mae Seddon yn sôn y byddai Ohno yn “darlunio cylch sialc ar lawr y ffatri ac yn dweud wrth ei reolwyr am sefyll yno ac astudio’r system ar waith, ar y llawr.” Prin y rhoddir adnoddau arwyddocaol i’r cam astudio hwn yn y sector cyhoeddus, ond mae’n rhywbeth y mae sefydliadau fel Ricoh UK yn ei wneud drwy fat Gemba ac mae Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth yn ei wneud drwy ganolbwyntio ar anghenion defnyddwyr.

Roeddwn i’n cytuno â hyn gan mai egwyddorion sylfaenol ein tîm yw nad yw un ateb yn addas i bawb ac y dylai pobl geisio addasu, nid mabwysiadu’r dulliau rydym yn eu rhannu. Felly, mae’r cam astudio’n allweddol er mwyn deall sut y gellir rhoi unrhyw beth sy’n cael ei ddysgu o waith y Gyfnewidfa Arfer Da ar waith. A throi’n ôl at enghraifft Toyota, ni fydd gosod cortyn Andon yn gwella ansawdd ceir ynddo’i hun. Mae angen rhoi’r meddwl sydd y tu ôl i’r cortyn ar waith hefyd. Ni ellir disgwyl yr un canlyniadau heb y meddylfryd iawn neu os nad yw’r sefydliad wedi cymryd y camau priodol i rymuso staff.

Ble awn ni nesaf?

Os hoffech gael mwy o wybodaeth am y cam astudio, mae Simon Pickthall wedi ysgrifennu blogbost gwych i ni ar sut mae astudio’n lliniaru risg. Yn y gorffennol, mae hefyd wedi edrych ar sut mae Vanguard yn defnyddio profiadau normadol er mwyn annog ymrwymiad mewn post ardderchog arall.

Os hoffech weld enghreifftiau o sut mae gwasanaethau cyhoeddus Cymru yn rhoi Meddwl Systemau ar waith, rhannodd Dilwyn Williams, Cyngor Gwynedd, â ni sut mae’n gwneud hynny’n union, a rhannon ni hefyd sut defnyddiodd Cyngor Sir Fynwy ddull FISH (Find Individiual Solutions Here) yn ein seminar Atal. Mae’r fideo isod yn drosolwg gwych o’r hyn maen nhw’n ei wneud.

O’m rhan i, byddaf yn meddwl am feddwl! Rwy’n mynd i feddwl am sut rydym yn cymhwyso’r cam astudio hwn i’n gwaith, a hefyd yn trosglwyddo rhywfaint o’r meddwl hwn ynghylch mesuriadau i’n dulliau gwerthuso. Wrth i ni weithio i wella gwasanaethau cyhoeddus, mae’n bwysig i ni weithredu ar yr hyn a ddywedwyd, a bod ein mesuriadau wir wedi deillio o ddiben er mwyn i ni gefnogi sefydliadau yng Nghymru yn effeithiol i gyflwyno gwasanaethau cyhoeddus gwell.