Ceisio rheoli amser yn effeithiol

Gall rheoli eich amser mewn swyddfa brysur fod yn dasg fawr yn ei hun. Yn y blogbost yma mae Dyfrig Williams yn edrych ar sut mae ef wedi newid ei ffordd o weithio.

Mae newid mewn amgylchiadau personol wedi meddwl fy mod i wedi bod yn gweithio mwy o gartref. Nid fy nghartref yng Nghaerdydd, ond cartref fy nghariad yng Nghaerwysg. Mae Kelly yn sgwennu’n lot gwell ‘na fi, felly fe wnâi’ch cyfeirio at ei blogbost gwych ar ein perthynas a rhamant ddigidol yn lle amlinellu sut y dechreuodd hyn i gyd.

Cyn i mi ddechrau’n o iawn, rhaid i mi ddweud fy mod i’n hynod o lwcus i weithio mewn sefydliad sydd wedi fy helpu i i gydbwyso fy ymrwymiadau gwaith gyda fy hapusrwydd personol. Rydw i hefyd yn ddigon ffodus i weithio o fewn tîm ffantastig sy’n hynod o gefnogol. Dyw hyn ddim wedi achosi unrhyw drafferth mor belled. Efallai bod hyn achos ni’n gweithio mewn sawl lleoliad yn barod – mae Bethan yn byw ac yn gweithio yng Ngogledd Cymru ac ar hyn o bryd mae Chris yn treulio hanner ei amser ar secondiad gyda Phrifysgol Bangor. Yn ffodus i ni, mae Ena hefyd yn gweithio yn anhygoel o galed yn ein swyddfa yng Nghaerdydd.

Beth rydw i wedi dysgu

Ffotograff o galendr Dyfrig Williams, sy'n dangos sut mae Trello wedi'i integreiddio iddo

Fy nghalendr, sydd wedi’i integreiddio gyda Trello

Mae yna sawl her i weithio o gartref, ond mae’r ymarfer wedi fy ngalluogi i i edrych yn agosach ar sut rwy’n gweithio. I roi hyn mewn cyd-destun, rydw i’n anhrefnus i’r pwynt ble rydw i wedi bod ar ddau gwrs rheoli amser. Ni wnaeth un o’r rhain gweithio, a dydw i ddim yn sicr mai cwrs hyfforddiant oedd y ffordd fwyaf priodol i ddatrys y broblem. Serch hyn, rydw i’n ymwybodol iawn o fy ngwendid, felly rydw i wedi setio fyny systemau a phrosesau i fy helpu i i drefnu fy ngwaith yn fwy effeithiol. Rwy’n sefydlu bwrdd Trello ar gyfer pob pwnc rwy’n gweithio arno, a nawr mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi uwchraddio meddalwedd Microsoft i Office 365, rydw i wedi sicrhau bod fy nghalendr Outlook wedi ei ddolenni iddo fel bod gennyf ddiweddariad pan fod rhaid i mi wneud tasg.

Yn fwy na dim, mae gweithio o gartref wedi dangos i mi faint o amser rwy’n gwastraffu yn ystod y diwrnod gwaith. Rwy’n credu’n gryf y dylai cyfryngau cymdeithasol fod yn gymdeithasol, felly roeddwn i’n mewngofnodi ar ein cyfrifon gwaith sawl gwaith y dydd i ddysgu oddi wrth eraill ac i rannu negeseuon allweddol. Fy ngwir bwrpas oedd addysgu fy hun yn y modd cymdeithasol a hwyl yma, ac i osgoi rhai o’r tasgau hanfodol undonog sy’n sicrhau bod y Gyfnewidfa Arfer Da yn gweithio’n effeithiol. Roedd rhaid i mi gael sgyrsiau anodd gyda fy hun. Nawr rwy’n canolbwyntio fy ngwaith o gwmpas sicrhau newid a dangos tystiolaeth o ganlyniadau.

Y dasg aruthrol o reoli negeseuon e-bost

Yn fy ngwaith ar brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, rydw i wedi bod yn gofyn i aelodau o’n staff sut yr hoffan nhw glywed am newidiadau i’n systemau. Yr ymateb nodweddiadol oedd mai e-bost oedd y ffordd gorau yn ôl pob tebyg, ond bod rhaid i staff ddelio a nifer mawr ohonynt. Nid ni yw’r unig gorff sy’n wynebu’r her hon – ffeindiodd Tai Halton bod ei gweithwyr yn gwario 40% o’u hwythnos waith yn delio ag e-bost mewnol sydd ddim yn ychwanegu unrhyw werth i’r busnes. Fe wnaethon nhw droi ei e-bost mewnol i ffwrdd.

Fe wnaeth un person cwestiynu sut oedd gan bobl yr amser i fynd ar Yammer. Beth rwy’n ffeindio’n ddiddorol yw bod pobl yn gweld gwahaniaeth clir rhwng dau fodd o sgyrsio a all arwain i’r un diben. Weithio mae’n ymddangos fel petai e-bost yn waith yn ei hun. Yn hytrach, nad yw e-bost yn tynnu ein sylw o waith cynhyrchiol? Roedd fy e-bost arfer bod ar agor drwy’r dydd. Roedd hyn yn golygu roeddwn i’n delio â negeseuon wrth iddynt ddod i mewn. Nawr rwy’n agor fy e-bost cwpl o weithiau pob dydd i ateb negeseuon. Wedi’r cyfan, does neb yn gyrru e-bost os oes yna argyfwng.

Ar ôl darllen erthygl Oliver Burkeman ar reoli amser (sydd hefyd ar gael fel podlediad), rwy’n sicr bod dull Inbox Zero Merlin Mann, sy’n anelu i gadw ein mewnflychau yn wag, yn arwain pobl i ateb negeseuon e-bost ar draul gwaith go iawn. Ac fel y dywedodd Burkeman, “mae prosesu e-bost mewn modd gor-effeithlon yn golygu fy mod i’n cael mwy o e-bost: wedi’r cyfan, mae’n aml yn wir fod ymateb i neges yn creu ateb i’r ateb hwnnw, ac yn y blaen.” Felly mae e-bost yn dod yn ddull diofyn o gyfathrebu, boed yn briodol neu beidio. Y dywediad yma gan Burkeman sydd wrth wraidd hyn i gyd: “Rydych chi dal yn Sisyphus, yn rholio eich clogfaen i fyny’r bryn am byth – ond nawr rydych chi’n gwneud hyn ychydig yn gyflymach”.

Oes angen cael gwared ar y swyddfa?

Mae gweithio o gartref wedi golygu bod gen i ddau ddiwrnod sy’n rhydd o gyfarfodydd pob wythnos, sy’n rhoi digon o gyfle i mi ymgymryd â gwaith dwfn heb ymyrraeth. Rwy’n person cymdeithasol tu hwnt felly dydw i ddim yn dadlau dros roi’r gorau i ryngweithio cymdeithasol. Mae Dydd Iau Heb Sgyrsio Basecamp a Rheolau Llyfrgell yn swnio fel uffern i mi. Rwy’n credu’n gryf bod angen pobl i fuddsoddi’n emosiynol ac i brynu mewn i’w gwaith, ac mae mwynhau gwaith yn rhan allweddol o sicrhau bod gwaith yn cael ei wneud. Fodd bynnag, gall offer fel Doodle ein helpu ni i ddewis amser priodol ar gyfer cyfarfodydd, gan fod rhaid i bobl optio mewn i amser penodol, yn hytrach na chreu amserlennu sy’n seiliedig ar yr amser rhydd yn ein calendrau.

I mi, mae dulliau Basecamp yn dangos does dim rheol blanced ar gyfer gweithio effeithlon. Dim ond trwy hap a damwain dwi wedi cael y cyfle i edrych ar sut rwy’n gweithio a beth sy’n gweithio mewn amgylcheddau gwahanol. Rydw i wedi ysgrifennu hwn o safbwynt personol, ac nid yw pawb yn gweithio yn yr un ffordd. Mae’n bwysig ein bod ni’n edrych ar y dulliau yma yng nghyd-destun sut allant fod yn fwy cynhyrchiol fel timau ac unigolion.

Dechreuais y blogbost yma drwy sôn am gydbwysedd bywyd/gwaith a sut mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi hwyluso hynny. I mi, mae hyn wrth wraidd rheoli amser. Os ydych chi’n edrych i fod yn fwy effeithlon er mwyn gwneud gwaith diddiwedd, yna mae’n debyg na fyddwch yn osgoi’r straen rydych chi’n ceisio osgoi. Ond os ydych chi’n edrych i gydbwyso’ch bywyd yn well, mae’n gallu’ch helpu chi i sicrhau eich bod chi’n canolbwyntio ar ble mae gan eich gwaith y gwerth mwyaf. Mae’r dull yma wedi gwneud fy ngwaith yn fwy boddhaol, ac mae fe wedi fy ngalluogi i i ganolbwyntio ar fy mywyd personol a gwneud mwy o’r pethau sy’n bwysig i mi. Rydw i’n dechrau fy nhaith ac rwy’n mynd i gadw llygaid ar sut mae hyn yn datblygu. Fel y soniais uchod, does dim un ateb i bawb. Felly os oes gennych awgrymiadau rheoli amser sy’n gweithio i chi, fe wir hoffwn i glywed o chi.

Allwch chi fynd heb e-bost mewnol?

Ai e-bost yw’r dyfodol o fyd gwaith, neu gall ffyrdd newydd helpu ni i rannu gwybodaeth yn fwy effeithlon? Siaradodd Dyfrig Williams i Lee Mallon o Rarely Impossible i gael gwybod.

Logo Dadfentora LocalGovDigital

Rydyn ni gyd yn gwybod y teimlad o ddychwelyd i’r gwaith ar ôl gwyliau i ffeindio mynydd o negeseuon e-bost. Rydw i wastad yn cael y teimlad bod angen i mi fynd i’r afael â’r negeseuon hynny cyn i mi ddechrau gyda fy “ngwaith go iawn”.

Yn ddiweddar, blogiodd fy nghydweithiwr Beth am yr adolygiad diweddar o’n Treialon Coffi ar Hap, sy’n paru pobl i drafod y pwnc o’u dewis.

Ochr yn ochr â hynny, rydw i wedi bod yn cymryd rhan yn Dadfentora LocalGovDigital, ei fersiwn nhw o’r Treialon Coffi ar Hap. Yn fy nhrafodaeth ddiweddaraf cefais gyfle i glywed os oedd e-bost yn wir yn gymorth neu’n rhwystr trwy ddal i fyny gyda Lee Mallon o Rarely Impossible, sydd wedi rhoi’r gorau i e-bost ar gyfer cyfathrebu mewnol.

Pam trafod e-bost?

Mae gan e-bost ychydig o broblemau, ac mae lot ohonyn nhw achos ein hymddygiad ni. Efallai bod pobl yn anfon negeseuon e-bost i bobl sydd ddim wedi gofyn amdanynt, neu ryw ddefnydd amheus o gopïo pobl i e-bost i gyfiawnhau teimlad o bwysigrwydd (cewch gipolwg ar flogiau Chris Bolton ar arferion e-bost drwg), mae lot o’r problemau yn deillio o ni fel defnyddwyr. Mae’r podlediad Natter On diweddaraf yn rhoi ystyriaeth i ddwy ochr y ddadl e-bost: da v drwg.

https://soundcloud.com/natteron/just-17

Problem arall gydag e-bost yw ei fod yn tueddu i ganolbwyntio ar waith unigolion yn hytrach na thimau. Dyma le y gall offer fel Slack helpu o bosibl, gan fod y fformat yn annog pobl i weithio mewn timau. Gall offer fel Trello helpu hefyd – pam nad ydyn ni’n mewngofnodi i checio’r sefyllfa yn lle anfon cyfres hir o ddiweddariadau e-bost?

Dyw hwn ddim i ddweud bod newid y dull yn ateb ynddo’i hun. Mae mabwysiadu teclynnau newydd yn dod â materion hefyd. Mae’n bosib na fydd pobl yn arbennig o hapus am gael ffynhonnell arall o gyfathrebu i checio, ac ydy dull cyfathrebu anffurfiol fel Slack (sydd gyda Emojis a GIFs) yn anathema i ddiwylliant gweithio rhai sefydliadau?

Ond os mae cymdeithas yn newid, ac mae disgwyliadau pobl o wasanaethau cyhoeddus yn newid, oes yna angen i ddarparwyr gwasanaethau cyhoeddus newid eu ffordd o weithio hefyd? Mae lot wedi cael ei ysgrifennu am sut na allwn ni barhau i gyfathrebu yn yr un modd (gan gynnwys blogbost grêt Helen Reynolds ar seicopathi a chyfryngau cymdeithasol). A allwn ni wir cysylltu â chymunedau mewn modd priodol pan mae ein ffordd ni o gyfathrebu yn hollol wahanol? Mae yna arwyddion yn barod bod pobl ifanc yn dewis cyfathrebu trwy apps yn lle e-bost.

Beth mae Rarely Impossible yn gwneud?

Dyma pam roedd fy sgwrs i gyda Lee mor werthfawr. Roedd e’n hapus i rannu ei brofiadau dros y ffôn, ac roedd e hefyd yn hapus i rannu adnoddau ar ôl hynny. Roedd e’n hynod o ddiddorol i glywed am y sianeli roedd Rarely Impossible yn gweithio trwyddo ar ôl 6 mis, ac mae eu blogbost “1 flwyddyn ar ôl y newid” yn ganllaw wych ar leihau eich dibyniaeth ar e-bost.

A rhag ofn eich bod chi’n meddwl bod e’n un peth i gwmni preifat i fynd heb e-bost a peth hollol wahanol i wasanaeth cyhoeddus, edrychwch ar beth sy’n digwydd yn Nhai Halton.

Er mai e-bost yw’r ffordd rydym yn cyfathrebu ar-lein yn fwyaf aml yn y swyddfa, rydym mewn cyfnod lle mae dulliau ac offer newydd yn cael eu datblygu drwy’r amser. Os yw’ch mudiad yn ystyried ffyrdd o fynd heb e-bost, byddai fe’n grêt i glywed o chi fel y gallwn ni rannu’r dysgu o’ch profiadau ac i glywed os yw’n helpu chi i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus gwell.