Tag Archif: trawsffurfio

A yw ‘synnwyr cyffredin’ yn fwy defnyddiol na ‘phrosesau a’r llyfr rheolau’ wrth gymryd risgiau a reolir yn dda?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r ail o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth’.

Beth sy’n ddefnyddiol pan fyddwn yn gwneud penderfyniadau?

Mae llawer o ffactorau yn dylanwadu ar y ffordd rydym yn gwneud penderfyniadau. Mae rhai ohonynt yn ffactorau rhesymegol iawn ac yn seiliedig ar dystiolaeth a gwybodaeth helaeth; tra y gallai ffactorau eraill gael eu hysgogi gan reddf ac emosiwn.

Roeddem am weld a oedd unrhyw beth yn arbennig yn dylanwadu ar y ffordd oedd pobl yn teimlo am wneud penderfyniadau mewn perthynas â’r ddau fframwaith rheoli risg a’r tri senario a gyflwynwyd iddynt. Mae’r meddylfryd a lywiodd y cwestiynau a ofynnwyd i bobl wedi’i egluro isod.

Ym mhob achos, gofynnwyd i bobl symud y bêl wen ar y triongl i safle a oedd yn cynrychioli eu barn – po agosach oedd y bêl i un datganiad, y mwyaf pwysig oedd y datganiad iddynt (yng nghyd-destun y fframwaith rheoli risg a’r senario dan sylw). Mae enghraifft o un o’r trionglau a ddefnyddiwyd i’w gweld isod.

Triongl lle symudodd pobl pwynt i ddangos os mai rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

  • Mae’r cwestiwn ‘beth fyddai’n ddefnyddiol i wneud penderfyniadau?’ yn eithaf syml.
  • Mae pob apig o’r triongl yn cynrychioli pethau a ddylai fod yn bositif ac yn ddefnyddiol wrth wneud penderfyniadau.
    – Prosesau a rheolau clir,
    – Synnwyr cyffredin,
    – Rhyddid i weithredu.
  • Nid oedd dewis cywir nac anghywir o ran ble i symud y bêl wen ar y triongl.
  • Dewis y bobl oedd nodi safle lle roeddent yn teimlo’n fwyaf cyfforddus (yng nghyd-destun y fframwaith a’r senario a drafodwyd).

Beth mae’r data yn ei ddweud wrthym?

Mae Graffig 1 yn dangos dosbarthiad 218 o ddotiau yn y triongl. Gosodwyd pob un o’r dotiau hyn mewn ymateb i’r cwestiwn; ‘beth fyddai’n eich helpu i wneud penderfyniadau?’, ac yng nghyd-destun y ddau fframwaith a’r tri senario.

Yng Ngraffig 2, rydym wedi tynnu sylw at yr hyn sy’n ymddangos fel pedwar clwstwr amlwg o ddotiau.

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Yng Ngraffig 2, ymddengys bod y pedwar man y tynnwyd sylw atynt yn dangos:

  • Yn y canol i’r brig – bod rhai yn ffafrio dilyn prosesau a rheolau clir (yn fwy nag opsiynau eraill, gan gynnwys defnyddio synnwyr cyffredin)
  • Yn y canol i’r gwaelod – bod rhai yn ffafrio defnyddio synnwyr cyffredin ar y cyd â chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na dilyn prosesau a rheolau clir)
  • Yn y canol – bod rhai yn defnyddio cydbwysedd o bob un o’r tri opsiwn
  • Ar y gwaelod i’r dde – bod rhai yn ffafrio cael rhyddid i weithredu, heb orfod dilyn llawer o reolau, prosesau na defnyddio synnwyr cyffredin (ar yr wyneb, gallai hyn gael ei ddehongli fel dull diofal o reoli risg, sy’n tynnu sylw at y ffaith bod angen archwilio a deall rhywfaint o’r data yn well)

Mae gwaith archwilio’r data, gan ddefnyddio nifer o safbwyntiau gwahanol, yn dilyn:

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau
Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 3. O ran y fframwaith ‘Mae’n ddiogel i fethu’, mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn eithaf cryf) na dilyn rheolau a phrosesau.
  • Graffig 4. O ran y fframwaith ‘Nid yw methu yn opsiwn’, gwelir bod y dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy. Ceir grŵp o ddotiau yn agos at brosesau a rheolau, ond mae llawer o ddotiau wedi’u gwasgaru mewn mannau eraill.
  • Cwestiwn 1. A yw’n well gan bobl beidio â dilyn prosesau a rheolau, hyd yn oed pan nad yw methu yn opsiwn?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dewis i ddilyn prosesau a rheolau (cydymffurfiaeth) yn lleihau’r angen am synnwyr cyffredin?
  • Cwestiwn 3. A yw amgylchedd sy’n rhoi pwysau ar bobl (nid yw methu yn opsiwn) yn arwain at fwy o betruster ac amrywiaeth yn y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau (dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy)?

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 5. O ran y senario ar broses ymdrin â chwynion, mae’r dotiau wedi’u gwasgaru o fewn y triongl, sy’n cyd-fynd yn fras â’r dosbarthiad cyffredinol ar gyfer pob fframwaith a senario.
  • Gwelir clystyrau lle mae’n well gan bobl ddilyn rheolau a phrosesau clir, ac un arall lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu.
  • Graffig 6. Ar gyfer senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae patrwm cyffredinol wedi ffurfio lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu, gan fod y dotiau’n brin yn agos at yr apig prosesau a rheolau.

Er mwyn bod yn glir, roedd y senario ar y broses ymdrin â chwynion yn ymwneud â sefydliad yn gwella ei broses mewnol ar gyfer ymdrin â chwynion. Roedd yn her fawr ac yn canolbwyntio ar brosesau mewnol. Roedd y senario ar fynd i’r afael â gordewdra yn trafod her i gymdeithas gyfan lle roedd angen cynnwys partneriaid, dinasyddion a rhanddeiliaid.

  • Cwestiwn 1. A yw’r ffordd mae’r dotiau wedi’u dosbarthu ar gyfer y senario ar ordewdra yn adlewyrchu’r cyd-destun? Mae’n sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Nid oes unrhyw reolau clir ar sut i lwyddo. Felly, a fyddai’n well gan bobl wneud penderfyniadau drwy ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na’r hyn a allai fod yn rheolau mympwyol)?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dotiau sy’n agos at yr apig rhyddid i weithredu, ymhell o’r apig rheolau a phrosesau clir a’r apig synnwyr cyffredin, yn codi unrhyw bryderon? A dylid osgoi gwneud penderfyniadau heb ddilyn rheolau neu ddefnyddio synnwyr cyffredin?

Synnwyr cyffredin, y llyfr rheolau a’r broses benderfynu

Yn debyg i’r hyn a ddisgrifiwyd yn y blog cyntaf, mae’r cyd-destun yn dylanwadu ar y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg.

Mae canlyniadau eang y prawf hwn yn dangos, i bobl mewn cyd-destun ‘diogel i fethu’, byddai cyfuniad o ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu yn ddefnyddiol i wneud eu penderfyniadau, yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau clir. Os mai’r her oedd mynd i’r afael â sefyllfa lle nad oedd methu yn opsiwn, roedd yn well gan rai ddilyn rheolau a phrosesau clir, ond nid pawb. Roedd yn well gan lawer gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin.

Gallai’r senario ar fynd i’r afael â gordewdra helpu i egluro hyn, gan ei fod yn cael ei ddisgrifio fel sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Ymddengys bod yr awydd i gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na dilyn rheolau a chanllawiau clir (a all fod yn fympwyol o ystyried natur anhysbys yr heriau).

Mae’r canfyddiadau hyn yn codi nifer o gwestiynau. Mae sawl dull sefydliadol o reoli prosiect a risg yn seiliedig ar brosesau a rheolau clir. Os yw’r sefydliad yn awyddus i staff gydymffurfio â phrosesau a rheolau, mae hyn yn debygol o arwain at wrthdaro am fod llawer o bobl yn awyddus i ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu i wneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg (yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau).

Felly, a yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau? Ar sail y dadansoddiad cyfyngedig hwn o set fach o ddata a ganolbwyntiodd ar bobl yn defnyddio dull ‘diogel i fethu’, ymddengys mai’r ateb yw ydy. Er hynny, mae angen ymchwilio i hyn ymhellach a chael trafodaeth ehangach.

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

  • Blog 1. Cyd-destun yw popeth. Mae hwn yn ddisgrifiad bras o’r hyn a wnaethom yn y sesiwn, ac mae’n cynnwys ychydig o arsylwadau ar sut y byddai pobl yn ymateb i fethu yn eu barn nhw yng nghyd-destun dulliau gwahanol o reoli risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Galluogi staff i ddefnyddio data’n well

Read this blog post in English

Sut gallwn ni alluogi staff Swyddfa Archwilio Cymru i ddefnyddio data’n well? Mae Dyfrig Williams yn edrych yn ôl ar yr hyn a ddysgwyd o’n prototeip ar gyfer Archwilio Iechyd.

Health_Portal

Yn fy ngwaith ar y prosiect Archwilio sydd ar Flaen y Gad, rydw i wedi bod yn edrych ar sut y gallwn dynnu data o gyrff cyhoeddus at ei gilydd mewn ffordd sy’n agored i bawb ac yn hawdd cael gafael arno fel y gallwn ni fel archwilwyr gael mewnwelediad pellach. Fe wnaeth y Tîm Archwilio Iechyd wirfoddoli i weithio gyda ni fel y gallem edrych i weld beth allai hyn ei olygu’n ymarferol.

Fe wnes i ddatblygu personau ar gyfer staff mewn swyddogaethau amrywiol fel y gallem ddod i wybod mwy am y gwaith yr oedd angen i ni ei wneud. Roedd hyn yn help mawr i ni wrth i ni nodi sut y mae amser ymchwil yn cael ei ddefnyddio a phwy sy’n gwneud y gwaith ymchwil hwnnw.

Yr adborth a dderbyniais oedd ei bod yn anodd cael mynediad at ddata, felly rydym wedi datblygu prototeip i ddod â data a gwybodaeth iechyd defnyddiol at ei gilydd mewn un lle.

Dulliau profi

Prawf o gysyniad yw ein hymgais gychwynnol i ddod â’r data hwn at ei gilydd mewn un lle er mwyn gweld sut y gellid datblygu hyn ymhellach. Ar y dechrau, roeddem yn meddwl am geisio creu tudalen ar gyfer pob Bwrdd Iechyd, yn ogystal â thudalen ar gyfer gwaith cenedlaethol sy’n ymdrin â Chymru gyfan neu’r DU gyfan. Wrth inni ddyfalu sut y byddai prototeip yn edrych, fe wnaethom benderfynu defnyddio’r enghraifft genedlaethol fel ein prawf.

Fe wnaethom benderfynu defnyddio Sharepoint Online oherwydd ei fod yn rhoi’r cyfle inni edrych ar sut y gallem ddatblygu ein defnydd o’r gwasanaeth i wneud data yn fwy hygyrch yn fewnol. Fe wnaeth hyn gweithio fel prawf cychwynnol, ond doedd e ddim yn bosib i ni rannu’r safle i bawb o fewn y mudiad, gan ein bod ni’n profi’r fersiwn yma o’r meddalwedd gyda grŵp bychan o ddefnyddwyr. Roedden ni eisiau rhannu’r canlyniadau drwy’r sefydliad i gyd fel y gallai archwilwyr ystyried a fyddai’r dull yma’n ddefnyddiol yn eu gwaith nhw. Felly penderfynom roi’r wybodaeth ar ein mewnrwyd (y Hwb), sy’n safle Drupal.

Fe wnaethom ddefnyddio adborth o’r Swyddog Cefnogi Perfformiad er mwyn dod â phorthwyr gwybodaeth at ei gilydd i arbed amser ymchwilio. Fe wnaethom greu widgets o borthwyr RSS lle roeddent ar gael (Really Simple Syndication, sy’n darparu cynnwys sy’n newid yn gyson o’r we, fel safleoedd newyddion, blogiau a chyhoeddwyr ar-lein). Hefyd fe wnaethom gynhyrchu ein widget ein hunain (cymhwysiad bychan y gellir ei osod o fewn tudalen ar y we) ar gyfer cyfrifau Twitter, a gynhyrchwyd o restr ar gyfrif y Gyfnewidfa Arfer Da. Fe wnaethom sefydlu’r porthwyr hyn fel I-Fframiau o fewn y safle.

Gwneud data yn fwy cyfeillgar i ddefnyddwyr

Roedden ni hefyd eisiau gwneud data’n haws i’w ddeall a’i ddefnyddio. Roedd teimlad cryf ymhlith y staff a gyfwelais na ddylai gwybodaeth a dealltwriaeth o ddata gael ei chladdu allan o gyrraedd ac felly buom yn edrych i weld sut y gallem wneud data’n fwy hygyrch.

Fe wnaethom benderfynu defnyddio Microsoft Power BI (cyfres o offer dadansoddi busnes i ddatblygu mewnwelediad) i wneud setiau data iechyd yn fwy hygyrch ac yn haws i’w ddeall. Roedd hyn yn meddwl nad oedd angen inni brynu unrhyw feddalwedd ac y gallem gynnal y data’n uniongyrchol drwy Power BI. Wnaethon ni ddim defnyddio unrhyw ddata sensitif ar gyfer ein prawf ac felly doedd ei gyhoeddi yn syth ar y we ddim yn broblem. Roedd yr adborth wnaethon ni gael o staff yn gymysglyd ynghylch a ddylai’r safle gynnwys data preifat, ac felly bydd angen inni edrych ar ein dewisiadau eto os byddwn yn dewis mynd i lawr y llwybr yma.

Mae’r setiau data a ddefnyddiwyd gennym ar gael yn gyhoeddus ac yn defnyddio APIs (Rhyngwynebau Rhaglennu Cymwysiadau, sy’n cael gafael ar nodweddion neu ddata system weithredu, cymhwysiad, neu wasanaeth arall ar y we). Mae hyn yn golygu bod offer data Power BI wedi eu cysylltu’n uniongyrchol â StatsCymru ar gyfer y data fel nad oes angen lawrlwytho data â llaw ar ôl ei osod i fyny. Mae hyn hefyd yn golygu ein bod ni bob amser yn defnyddio’r data mwyaf cyfredol sydd ar gael.

Ble ydyn ni’n mynd o fan hyn?

Mae defnydd ein prototeip bellach wedi’i ddatblygu a’i ymestyn fel y gellir ei ddefnyddio ar gyfer prosiect Gofal Sylfaenol mewn iechyd. Mae hyn yn meddwl y gall fy nghydweithwyr ei ddefnyddio i ddadansoddi data ar gyfer eu Bwrdd Iechyd eu hunain, felly mae’n wych gwybod bod y gwaith wedi bod o werth ymarferol yn barod.

Mae ein defnydd o ddyfeisiadau ac API yn golygu mai ychydig iawn o waith sydd ei angen i gynnal y wybodaeth gyfredol sy’n cael ei dal ar y safle. Fodd bynnag, os bydd arnom eisiau datblygu’r data y mae’n ei ddal, bydd angen inni feddwl pwy sy’n mynd i fod yn gyfrifol am ei gynnal, pe bai’n cael ei ystyried yn werthfawr.

Y cam nesaf i ni fel sefydliad yw defnyddio’r personau a gynhyrchwyd gennym, yn ogystal ag adborth anffurfiol o’r gwaith hwn, i weld sut y byddai safle a gwasanaeth data effeithiol yn edrych, a sut y gellid addasu hynny ar gyfer rhannau eraill o’r sefydliad. Bydd hynny’n ein galluogi i ddysgu oddi wrth unrhyw gamgymeriadau a wnaethom fel ein bod yn gwneud pethau’n wahanol yn y dyfodol, a hefyd adeiladu ar ein llwyddiannau. Ac os gallwn adeiladu ar y dysgu hwnnw, byddwn mewn sefyllfa dda i ddatblygu ein gwaith er mwyn bod y Swyddfa Archwilio arloesol yr ydym am fod.

Mynd i’r Afael â Chynllunio Gwasanaeth Digidol

Ffotograff o Amy Richards yn arwain gweithdy Y Lab yn Llanrwst

Amy Richards yn arwain gweithdy Y Lab yn Llanrwst

Sut all gwasanaethau cyhoeddus dechrau i ddylunio gwasanaethau digidol? Isod mae Jess Hoare ac Amy Richards o Y Lab yn edrych dros y pethau allweddol sydd i’w hystyried wrth i chi dechrau ar eich siwrne o Ddylunio Gwasanaethau Digidol.

Ychydig o wythnosau yn ôl, cafodd Y Lab wahoddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru i gynnal gweithdy yn ystod un o’i Seminarau Digidol. Roedd y seminarau hyn yn ddigwyddiadau bywiog gyda rhai cwestiynau gwirioneddol wych yn cael eu codi yn ystod y sesiwn panel. Dyma un o’r rhai diddorol:

Beth yw’r prif feysydd allweddol ar gyfer unrhyw sefydliad sy’n ystyried ailgynllunio gwasanaethau?

Yn ein barn ni efallai y byddai’n ddefnyddiol myfyrio ar y drafodaeth a gafwyd yn dilyn y cwestiwn a chynnig rhywfaint o gyngor ymarferol. Drwy waith y Gronfa Arloesedd Digidol, rydym wedi canolbwyntio ar fynd i’r afael â thri phrif faes: sgiliau, diwylliant, ac adnoddau.

Mae pob un o’r categorïau hyn yn gysylltiedig â themâu ehangach sgiliau, diwylliant ac adnoddau. I gadw hyn yn gryno, rydym wedi crynhoi rhai o’r prif bwyntiau a godwyd yn ein gweithdai:

Sgiliau

  • Mynd i’r afael â hanfodion cynllunio gwasanaeth. Dylid bob amser dechrau gydag anghenion defnyddwyr. Mae llawer wedi cael ei ysgrifennu ynghylch sut i fynd ati i wneud hyn. Fel man cychwyn, byddwn i’n argymell edrych ar rai o’r adnoddau gwych a rennir gan Wasanaeth Digidol y Llywodraeth.
  • Os ydych am alluogi cynllunio gwasanaeth digidol, byddwch yn gwbl onest o ran pwy o fewn eich sefydliad sydd fwyaf cymwys i arwain hynny. Pwy sy’n dda o ran profiad y defnyddiwr? Pwy sydd â diddordeb mewn gwneud mwy o ymchwil ymysg defnyddwyr? Pwy sydd wedi mapio’r gwasanaethau a gynigir gan eich sefydliad yn fwyaf diweddar? Dewch â nhw ynghyd mewn ystafell.
  • Mae angen i chi allu adeiladu tîm rhyngddisgyblaethol hyblyg a all weithio’n rhyngweithiol. Nid yw’n digwydd dros nos, ond mae’n bwysig dechrau gyda thîm sy’n deall yr hyn y maent yn gweithio tuag ato.

Diwylliant

  • Peidiwch â recriwtio pobl dalentog yn unig, datblygwch y rhai sydd gyda chi eisoes;
  • byddwch yn glir o ran datblygu gyrfa, diwylliant y cwmni, a chyfleoedd hyfforddi/datblygu;
  • caniatewch i syniadau gael eu herio a’u hyrwyddo;
  • sicrhewch fod eich arweinyddiaeth wedi ymrwymo i newid diwylliannol ac yn cefnogi risg.

Adnoddau

Ffotograff o Jess Hoare yn cymryd rhan yn nhrafodaeth panel Caerdydd

Jess Hoare yn cymryd rhan yn nhrafodaeth panel seminar Caerdydd

Rydym wedi cynnwys Proses Arloesi Y Lab a gafodd ei chreu er mwyn helpu sefydliadau i ddatrys heriau drwy ddefnyddio dulliau cynllunio. Mae’r broses wedi’i rhannu’n dri cham, Darganfod, Creu a Gwerthuso. Sail ein proses yw os ydych yn deall y broblem yn well, y bydd gennych well ddealltwriaeth o anghenion defnyddwyr, y byddwch yn lleihau’r risg o fethu ac y bydd gennych ddatrysiad mwy effeithlon ac effeithiol.

Mae darganfod yn cynnwys cwestiynau sy’n eich helpu i ddeall y broblem yn llwyr, i gael darlun mwy clir o’r hyn sydd angen i chi ei ddatrys a gofyn rhai cwestiynau hanfodol i chi eich hun ynglŷn â’r adnoddau sydd eu hangen arnoch er mwyn mesur llwyddiant y prosiect.

Dyma’r cam yn y broses lle gwneir rhai tybiaethau ynglŷn ag anghenion y defnyddwyr a dyma lle y bydd ymchwil ymysg defnyddwyr yn berthnasol. Mae’n llawer gwell cyfaddef nad ydych yn gwybod popeth na dechrau gwneud tybiaethau ynglŷn â beth yw anghenion y defnyddiwr, a’i chael yn anghywir. Mae ein hadnoddau ymchwil yn caniatáu i chi ychwanegu rhagor o fanylion cyn i chi ddechrau meddwl am ddatrysiadau. Gall mapio siwrnai a phersonâu defnyddwyr roi dealltwriaeth werthfawr i chi o hyn.

Creu Syniadau…

Mae gennych well dealltwriaeth o’r broblem ac anghenion defnyddwyr, rydych wedi ysgrifennu briff (heb sylweddoli) felly nawr rydych wedi cyrraedd y rhan ddifyr. Mae ein hadran creu yn union fel mae’n swnio, rydym yn eich annog i eistedd i lawr fel tîm a dechrau meddwl am syniadau gan fyfyrio’n barhaus ar eich canfyddiadau o’r cam ‘Darganfod’ i sicrhau bod eich datrysiadau’n berthnasol ac i ddewis pa rai y dylech eu trosglwyddo i’r cam nesaf a dechrau creu prototeipiau.

Gwerthuso (drwy brototeipio a phrofi)

Ymddengys mai prototeipio yw’r rhan y mae gan y rhan fwyaf o bobl ei hofn, dyma’r rhan o’n proses lle caiff syniadau eu profi go iawn a lle gellir dod o hyd i wendidau. Mae glasbrintiau gwasanaeth, creu byrddau stori a phrototeipio ar bapur yn hollbwysig a gellir eu rhoi gerbron defnyddwyr gwasanaeth, eu profi a’u mireinio er mwyn lleihau’r risg o fethiant yn yr hirdymor. Mae’n llawer gwell methu nawr, na methu pan fyddwch wedi gwneud y ‘buddsoddiad’ mawr hwnnw. Gwerthuswch eich syniadau a’ch datrysiadau yn erbyn eich canfyddiadau yn yr adran ‘Darganfod’. Ai dyma’r datrysiad gorau posibl? Os nad dyma’r datrysiad gorau, rhowch ef o’r neilltu a dechreuwch eto – allwch chi ddim troi syniad gwael yn un da.

Sylwadau terfynol…

Gall arloesi fod yn waith blêr, mae’n anodd ac yn aml mae’n llawn heriau i’w goresgyn. Roedd y gwaith a wnaed gan y rhai a weithiodd gyda ni ar y Gronfa Arloesedd Digidol yn sylweddol. Roedd yna frwdfrydedd ac awydd gwirioneddol i ymateb i’r heriau yn ymarferol drwy ddulliau arloesi strwythuredig a chydweithredu traws-sector. Yn yr achosion mwyaf llwyddiannus, gallwn weld sut mae ymwneud â’r Gronfa Arloesedd Digidol wedi cael effaith ehangach ar y sefydliad, gan gyflwyno ffyrdd newydd o weithio a datblygu sgyrsiau ynglŷn â’r potensial ar gyfer dulliau arloesi digidol.

Mae perthnasoldeb gweithio yn y ffordd hon wedi cyfoethogi’r syniadau, y gweithdai a’r sgyrsiau a gafwyd ers i ni ddechrau ein gwaith ar y Gronfa Arloesedd Digidol. Roedd yr awydd a’r brwdfrydedd hwn am ddulliau newydd o ymdrin â heriau yn sicr wedi’u hategu yn y gweithdai y gwnaethom eu cynnal gyda Swyddfa Archwilio Cymru ac rydym yn edrych ymlaen at y seminarau nesaf yn y gyfres.

Pwysigrwydd strategol llwyfannau digidol: cynhadledd am newid diwylliant

Beth oedd y negeseuon allweddol o’n digwyddiadau diweddar ar ddigidol? Isod mae Kelly Doonan o Gyngor Sir Dyfnaint yn adlewyrchu ar y prif bwyntiau dysgu mae hi’n cymryd i ffwrdd.

Llun o swigen siarad sy'n cysylltu pobl â chymylau, lluniau a dogfennau

Ar 13 Medi mynychais ddigwyddiad a drefnwyd gan Gyfnewidfa Arfer Da Swyddfa Archwilio Cymru o’r enw Ailgynllunio gwasanaethau cyhoeddus: Pwysigrwydd strategol llwyfannau digidol. Er i mi gyfeirio ato fel cynhadledd at ddibenion cyseinedd teitl yn Saesneg, seminar ydoedd mewn gwirionedd gyda gweithdai rhyngweithiol – gyda bwyd arbennig o flasus – a gafodd ei gynnal yn Stadiwm SWALEC yng nghanol Caerdydd.

Dyma fy marn am y digwyddiad a’r chwe neges allweddol a arhosodd yn y cof, sydd, fel mae’r teitl yn ei awgrymu, â dim i’w wneud â llwyfannau digidol mewn gwirionedd…

1. Mae digidol yn golygu pethau gwahanol i wahanol bobl… rhaid i ni gael dealltwriaeth glir o’r hyn mae’n ei olygu i ni

Dechreuodd y digwyddiad gydag anerchiad gan yr Archwilydd Cyffredinol, Huw Vaughan Thomas. Yn ei anerchiad nododd; yn gwbl gywir: “Mae digidol yn golygu pethau gwahanol i wahanol bobl.”

Mae hyn yn wir ac rwy’n credu bod hyn yn broblem enfawr. Pan mae’n dweud bod angen dealltwriaeth glir arnom o’r hyn y mae’n ei olygu i ‘ni’ credaf fod angen un diffiniad clir arnom y mae pawb yn ei ddeall. Dyma’r unig ffordd y gallwn gael sgyrsiau cyson a gwneud penderfyniadau cyson.

Mae Cyngor Fwrdeistref Metropolitanaidd Rotherham newydd ryddhau ei strategaeth ddigidol newydd (fel PDF) sy’n egluro bod ‘llwyfannau digidol’ yn arwain taith Rotherham i fod yn awdurdod modern. Mae’n cysylltu â strategaethau llwyfannau digidol iechyd lleol, ond ymddangos nad yw’n cysylltu â newid diwylliant ehangach na strategaeth ailgynllunio gwasanaeth. A yw digidol yn golygu’r un peth i CBF Rotherham ag y mae i SAC neu i Gyngor Sir Dyfnaint? A allwn gydweithio’n effeithiol os nad oes gennym ddiffiniad cytûn?

2. Nid ystyr llwyfannau digidol yw gwneud yr un gwaith, ond yn ddigidol

Aiff Huw Vaughan Thomas ymlaen i egluro: “Nid ystyr digidol yw gwneud yr un gwaith, ond yn ddigidol.”

Sydd yn dechrau ein symud tuag at ddiffiniad o ddigidol, ac yn awgrymu ein bod yn dechrau trafod newid diwylliant a thrawsnewid gwasanaeth, ac nid creu strategaeth ddigidol newydd.

3. Mae camgymeriadau’n anochel; rhaid i ni beidio â chilio rhag hynny

Hefyd o anerchiad Huw Vaughan Thomas. Dyma un diddorol. Petai synnwyr cyffredin yn rhywbeth go iawn mae’r datganiad hwn yn teimlo fel y byddai’n enghraifft glasurol. Wrth gwrs bod pobl yn gwneud camgymeriadau; mae’n un o’r nodweddion sy’n ein diffinio a sut rydym yn gwybod nad peiriannau ydym does bosibl? Ac eto, mae’n teimlo’n rhyfeddol o radical cael archwilydd yn sefyll i fyny ac yn dweud hyn. Mae hefyd yn teimlo’n hynod gadarnhaol a (gobeithio) yn rhyddhaol.

Rhaid i ni symud i ffwrdd oddi wrth ddiwylliant sy’n tybio y gellir ‘polisïa’ pob camgymeriadau rhag eu bod yn digwydd petawn ni ond yn llunio polisïau digon caled. Yn hytrach, rhaid i ni annog myfyrio, dysgu a chyfrifoldeb unigol. Yn ôl i newid diwylliant eto.

Ar ôl anerchiad yr Archwilydd Cyffredinol mae yna sesiwn holi ac ateb gyflym gyda’r panel. Caiff y cwestiynau cyntaf eu paratoi gan y trefnwyr, ond daw’r gweddill o blith y gynulleidfa – mae’n ddull o weithredu gwych i gael pobl i gymryd rhan ac mae’n gweithio’n dda iawn.

4. Ni allwn ‘weithredu’n ddigidol’ nes ein bod yn deall beth sydd ei angen ar ddinasyddion mewn gwirionedd

Mae fy null diseremoni o gymryd nodiadau’n golygu nad wyf wir yn gwybod pa aelod o’r panel ddwedodd hyn, ond roedd yn un ohonynt yn sicr.

Caf e-bost bob yn ail diwrnod gan gwmni datblygu meddalwedd yn dweud wrthyf sut mae eu porth cwsmer yn mynd i chwyldroi systemau swyddfa gefn ac arbed arian. Mae ganddynt hyd yn oed fideo geirda cwsmer crand sy’n cynnwys rheolwr TG awdurdod lleol yn egluro sut mae’r trawsnewid digidol hwn wedi arbed cymaint o arian iddo ac wedi tacluso ei holl systemau swyddfa gefn, a does neb byth yn crybwyll anghenion defnyddwyr.

Ni allwn roi adnoddau digidol ar waith nes ein bod yn gwybod bod eu hangen arnom a’u bod yn datrys y broblem gywir – a gallwn ond gwneud hyn os ydym yn siarad â’n dinasyddion? Yn ddiau gallwn ond gwneud hynny os ydym yn cyfleu ein diben yn glir a’n bod yn deall pam ein bod yn gwneud unrhyw beth o gwbl? Beth sydd ei angen arnom yw newid diwylliant a dull gweithredu gwahanol ar gyfer deall ein dinasyddion.

5. Nid problemau technoleg yw’r rhain… galluogydd yw llwyfan digidol. Ni fydd prynu llwyth o iPads yn newid eich diwylliant.

Dyfyniad hynod glir gan yr Athro Tom Crick yn ei weithdy Gweithlu digidol gymwys, digiol alluog. I mi mae’r sesiwn hon yn codi rhai cwestiynau gwirioneddol ddiddorol am alluoedd digidol.

  • A oes yna safon ddigidol sylfaenol y mae angen i’n gweithlu ei chyrraedd?
  • Os oes, oni ddylai fod yn rhan o’n disgrifiadau swydd?
  • A oes gennym hierarchaeth o allu digidol yn ein gweithlu gydag ‘elît’ digidol sydd â llawer o sgiliau ac sy’n gweithio mewn ffyrdd tra gwahanol i’r gweddill sydd y tu ôl iddynt?
  • Sut ydym yn gwneud yn siŵr bod staff yn dysgu sgiliau digidol newydd yn hytrach na dysgu sut i ddefnyddio darnau o feddalwedd patent ar wahân?
  • A oes gennym uwch arweinwyr sy’n gwybod digon am lwyfannau digidol i wneud y math yma o benderfyniadau?
  • A oes angen haciwr cymwynasgar ar bob sefydliad ar y prif fwrdd, sy’n meddu ar rym go iawn?

Sy’n golygu mae’n debyg bod angen i ni edrych ar newid ein diwylliant o ran hyfforddiant staff a recriwtio.

Hefyd yn y gweithdy hwn rwy’n rhannu stori am ddarn o waith a wnaethom o dan y pennawd ‘gofynnwch am faddeuant, nid caniatâd’ sy’n gwneud i geg cyfranogwr arall agor mewn sioc yn llythrennol.

6. A allwch adeiladu timau prosiect amlddisgyblaeth, hyblyg a all weithio’n rhyngweithiol?

Ar gyfer y sesiwn olaf mynychais y gweithdy Dysgu o Rwydwaith Arloeswyr Digidol a gafodd ei gynnal gan Jess Hoare ac Amy Richardson o Y Lab sy’n cynnwys malws melys a sbageti.

Mae Y Lab yn labordy arloesed ar gyfer y sector cyhoeddus a grëwyd gan Nesta ochr yn ochr â Phrifysgol Caerdydd. Mae ganddynt rai adnoddau ymarferol, gwych – y mae’r rhan fwyaf ohonynt ar gael ar wefan Nesta.

Mae’r gweithdy yn cynnwys sesiwn ateb cwestiynau cyflym gyda rhai cwestiynau pryfoclyd fel ‘[Yn eich sefydliad] Beth yw rôl ganfyddedig TG?’ ac ‘A allwch adeiladu timau proseict amlddisgyblaeth, hyblyg a all weithio’n rhyngweithiol?’. Yna rydym yn nodi problem ddigidol a defnyddio adnoddau Nesta, a chymorth a mewnbwn gan Jess ac Amy, i ddatrys y mater.

Yn weddol gyflym rydym yn dechrau trafod cyfleu’r broblem, nodi defnyddwyr, deall anghenion a chasglu tystiolaeth. Rydym yn treulio gweddill y sesiwn yn edrych, yn ei hanfod, ar ail-ddylunio’r gwasanaeth a’r prosesau.

Y broblem gyda thrawsnewid digidol

Gwnaeth pob sgwrs a gefais yn y digwyddiad hwn a ddechreuodd gyda thrawsnewid digidol orffen gydag edrych ar newid diwylliant a thrawsnewid systemau.

Credaf fod angen i ni gael diffiniad cytûn o ystyr digidol a daeth yn amlwg yn ystod y digwyddiad hwn fod llawer o bobl – ond yn sicr nid pawb – yn deall mai galluogydd yw llwyfannau digidol ac nid y diben ynddo’i hun. Baswn i’n dweud nad oes angen strategaethau digidol arnom (sori Rotherham) ond yn hytrach mae angen strategaethau trawsnewid systemau sy’n cynnwys galluogwyr digidol arnom. Mae angen i ni ddechrau gyda diben a dechrau gyda defnyddwyr a deall beth yw ein diben a beth sydd eu hangen arnynt.

Credaf fod cyfle go iawn yma. I ddechrau sgyrsiau am drawsnewid digidol a, drwy ddigwyddiadau fel hyn, dangos sut mae’n rhaid i’r sgwrs symud i fod yn un am drawsnewid systemau.

Mae Cyfnewidfa Arfer Da SAC yn cynllunio rhagor o ddigwyddiadau yn y gyfres hon a byddai’n wych eu gweld yn herio cyfranogwyr i feddwl am y ffordd rydym yn defnyddio llwyfannau digidol fel catalydd ar gyfer newid sefydliadol gwirioneddol – ac nid dim ond prynu llwyth o iPads.