Tag Archif: risg

A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r trydydd o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth‘.

Pam cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu?

Ar hyn o bryd, mae llawer o weithgarwch yn mynd rhagddo ar draws gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru i ‘gynnwys’ dinasyddion a defnyddwyr gwasanaeth. Mae pethau fel Pum Ffordd o Weithio Deddf Genedlaethau’r Dyfodol (cynnwys) ac Egwyddorion Gofal Iechyd Darbodus (cyd-gynhyrchu) oll yn chwarae eu rhan wrth annog yr ymddygiad hwn.

Wrth i’r holl weithgarwch hwn fynd rhagddo, mae’n rhesymol gofyn y cwestiynau ‘a yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn gwneud gwahaniaeth iddynt? ac ‘a yw’n arwain at unrhyw fanteision?’

Sut ydych chi’n gofyn cwestiwn anodd fel hwnnw?

Pan ddywedwyd ein bod yn profi’r dechnoleg ac yn gwthio ein dealltwriaeth hyd yr eithaf, dyma sut …

Gwnaethom osgoi gofyn y cwestiwn yn uniongyrchol drwy edrych ar y data o safbwynt ychydig yn wahanol. Echdynnwyd data o ddau driongl gwahanol, sydd wedi’u dangos isod (Graffigau 1 a 2), a oedd yn rhoi sylw i ddefnyddwyr gwasanaeth mewn rhyw ffordd:

  • Manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth
  • Pwy all gyfrannu’r wybodaeth fwyaf at y penderfyniad?

Triongl lle symudodd pobl pwynt i nodi os mai'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau, defnyddwyr gwasanaeth neu weithwyr sy'n elwa os mae pethau'n gweithio allan

Triongl lle symudodd pobl pwynt i nodi os mai'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau, defnyddwyr gwasanaeth neu weithwyr sy'n elwa os mae pethau'n gweithio allan

Gwthio ein dealltwriaeth, creu plot X/Y

Nesaf, crëwyd plot X/Y a oedd yn edrych ar y manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth a faint o wybodaeth maent yn ei chyfrannu at y penderfyniad.

Roeddem yn meddwl, os yw’n fuddiol cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu, y dylem weld perthynas ar blot X/Y. Byddai hyn i’w weld gliriaf drwy blotio llinell syth drwy’r dotiau. Y syniad sylfaenol a ddilynwyd oedd:

  • Os bydd llinell yn ymddangos sy’n mynd o’r chwith i’r dde a thuag i fyny, ceir perthynas gadarnhaol, ac mae cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at fwy o fanteision iddynt. Po fwyaf y cânt eu cynnwys, po fwyaf fydd y manteision.
  • Os bydd llinell yn ymddangos sy’n mynd o’r chwith i’r dde a thuag i lawr, mae’r gwrthwyneb yn wir. Mae cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at lai o fanteision iddynt.
  • Byddai llinell wastad yn awgrymu nad oes perthynas rhwng y ddau.

Sut olwg oedd ar y plotiau X/Y

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr gwasanaethau yn llywio penderfyniadauGraffig 3.

  • Mae’r llinell yn mynd tuag i fyny, sy’n awgrymu perthynas gadarnhaol.
  • Po fwyaf o wybodaeth defnyddwyr gwasanaeth a ddefnyddir i gyfrannu at benderfyniad, po fwyaf fydd y manteision iddynt.
  • *gweler y cafeatau ar y diwedd

 

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr gwasanaethau yn llywio penderfyniadau. Mae'r llinell esgynnol yn dangos dull diogel i fethu, ac mae'r llinell ddisgynnol yn dangos dull nad yw methiant yn opsiwn

 

 

Graffig 4. Fframweithiau Gwahanol

  • Mae hwn yn dangos y canlyniadau pan fydd y data yn cael eu rhannu ar draws y ddau ddull o reoli risg a gyflwynwyd:
    • Mae’n ddiogel i fethu (glas golau)
    • Nid yw methu yn opsiwn (gwyrdd tywyll)
  • Ceir gwahaniaeth amlwg rhwng y llinellau syth drwy’r dotiau.
  • Mae’r llinell las golau (mae’n ddiogel i fethu) yn awgrymu perthynas gadarnhaol.
  • Mae’r llinell wyrdd tywyll (nid yw methu yn opsiwn) yn awgrymu bod cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn fwy yn arwain at lai o fanteision iddynt.

A yw’r senario yn gwneud gwahaniaeth?

Dull arall o archwilio’r data oedd edrych ar y senarios a ddefnyddiwyd. A yw’r senario yn dylanwadu ar farn pobl ar gynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu? Y tri senario a ystyriwyd oedd:

  1. Rhannu data. Cynnig i rannu data ar ddefnyddwyr gwasanaeth rhwng sefydliadau gwahanol.
  2. Cwynion defnyddwyr gwasanaeth. Gwella’r dull o ymdrin â chwynion mewn sefydliad unigol (a ffurfiwyd ar ôl cyfuno sefydliadau gwahanol).
  3. Mynd i’r afael â gordewdra. Problem ar gyfer cymdeithas gyfan sy’n cynnwys sawl sefydliad.

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr yn llywio penderfyniadau. Y llinell fwyaf esgynnol yw mynd i'r afael â gordewdra, gyda'r llinellau mwy gwastad yn edrych ar rannu data a mynd i'r afael â gordewdra

Graffig 5. Dylanwad senario

  • Mae’r llinell goch ar gyfer y data ar fynd i’r afael â gordewdra yn wahanol iawn i’r llinellau ar gyfer rhannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth.
  • Mae cyfeiriad y llinell goch tuag i fyny yn awgrymu y bydd cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at fwy o fanteision cadarnhaol iddynt.
  • Gan fod angen canolbwyntio’n fwy ar drefniant o fewn neu rhwng sefydliadau yn achos y senarios ar rannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth, yn hytrach na gweithio’n agos gyda defnyddwyr gwasanaeth yn achos y senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae hyn yn esboniad posibl dros y gwahaniaeth rhwng y llinellau.

Felly, a yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?

Mae ein dadansoddiad yma yn awgrymu, mewn rhai sefyllfaoedd, nad yw defnyddio gwybodaeth defnyddwyr gwasanaeth yn arwain at fwy o fanteision iddynt.

Roedd hyn yn dibynnu ar y cyd-destun a roddwyd i’r bobl a gymerodd rhan yn yr arbrawf a sut roeddent yn meddwl ar y pryd.

Gwelwyd perthynas gadarnhaol pan oeddent yn meddwl am sefyllfa ‘diogel i fethu’, a pherthynas negyddol mewn cyd-destun ‘nid yw methu yn opsiwn’.

Gallai hyn awgrymu nad oes cymaint o bwyslais ar gynnwys defnyddwyr gwasanaeth wrth weithredu mewn amgylchedd ‘Nid yw methu yn opsiwn’ o gymharu â dull diogel i fethu, gan awgrymu bod cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn dod yn llai ystyrlon ac yn fwy symbolaidd mewn amgylchiadau ‘Nid yw methu yn opsiwn’.

Dangosodd y senarios a gyflwynwyd wahaniaeth sylweddol yn y ffordd y gwnaeth pobl ymateb. Mewn senario lle roedd angen rhyngweithio â defnyddwyr gwasanaeth (mynd i’r afael â gordewdra), gwelwyd perthynas fwy cadarnhaol na’r berthynas a welwyd mewn senarios a ganolbwyntiodd yn fwy ar brosesau a gweithio rhwng a chyda sefydliadau (rhannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth).

*Cafeatau. Cofiwch fod cafeatau enfawr o ran y data hyn a’r gwaith dadansoddi cyfyngedig a gynhaliwyd, er enghraifft:

  • Pa ddylanwad y byddai grŵp mwy o faint a mwy amrywiol o bobl yn ei gael ar y canlyniadau?
  • Pa ddylanwad y byddai barn defnyddwyr gwasanaeth yn ei gael ar y canlyniadau?

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

A yw ‘synnwyr cyffredin’ yn fwy defnyddiol na ‘phrosesau a’r llyfr rheolau’ wrth gymryd risgiau a reolir yn dda?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r ail o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth’.

Beth sy’n ddefnyddiol pan fyddwn yn gwneud penderfyniadau?

Mae llawer o ffactorau yn dylanwadu ar y ffordd rydym yn gwneud penderfyniadau. Mae rhai ohonynt yn ffactorau rhesymegol iawn ac yn seiliedig ar dystiolaeth a gwybodaeth helaeth; tra y gallai ffactorau eraill gael eu hysgogi gan reddf ac emosiwn.

Roeddem am weld a oedd unrhyw beth yn arbennig yn dylanwadu ar y ffordd oedd pobl yn teimlo am wneud penderfyniadau mewn perthynas â’r ddau fframwaith rheoli risg a’r tri senario a gyflwynwyd iddynt. Mae’r meddylfryd a lywiodd y cwestiynau a ofynnwyd i bobl wedi’i egluro isod.

Ym mhob achos, gofynnwyd i bobl symud y bêl wen ar y triongl i safle a oedd yn cynrychioli eu barn – po agosach oedd y bêl i un datganiad, y mwyaf pwysig oedd y datganiad iddynt (yng nghyd-destun y fframwaith rheoli risg a’r senario dan sylw). Mae enghraifft o un o’r trionglau a ddefnyddiwyd i’w gweld isod.

Triongl lle symudodd pobl pwynt i ddangos os mai rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

  • Mae’r cwestiwn ‘beth fyddai’n ddefnyddiol i wneud penderfyniadau?’ yn eithaf syml.
  • Mae pob apig o’r triongl yn cynrychioli pethau a ddylai fod yn bositif ac yn ddefnyddiol wrth wneud penderfyniadau.
    – Prosesau a rheolau clir,
    – Synnwyr cyffredin,
    – Rhyddid i weithredu.
  • Nid oedd dewis cywir nac anghywir o ran ble i symud y bêl wen ar y triongl.
  • Dewis y bobl oedd nodi safle lle roeddent yn teimlo’n fwyaf cyfforddus (yng nghyd-destun y fframwaith a’r senario a drafodwyd).

Beth mae’r data yn ei ddweud wrthym?

Mae Graffig 1 yn dangos dosbarthiad 218 o ddotiau yn y triongl. Gosodwyd pob un o’r dotiau hyn mewn ymateb i’r cwestiwn; ‘beth fyddai’n eich helpu i wneud penderfyniadau?’, ac yng nghyd-destun y ddau fframwaith a’r tri senario.

Yng Ngraffig 2, rydym wedi tynnu sylw at yr hyn sy’n ymddangos fel pedwar clwstwr amlwg o ddotiau.

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Yng Ngraffig 2, ymddengys bod y pedwar man y tynnwyd sylw atynt yn dangos:

  • Yn y canol i’r brig – bod rhai yn ffafrio dilyn prosesau a rheolau clir (yn fwy nag opsiynau eraill, gan gynnwys defnyddio synnwyr cyffredin)
  • Yn y canol i’r gwaelod – bod rhai yn ffafrio defnyddio synnwyr cyffredin ar y cyd â chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na dilyn prosesau a rheolau clir)
  • Yn y canol – bod rhai yn defnyddio cydbwysedd o bob un o’r tri opsiwn
  • Ar y gwaelod i’r dde – bod rhai yn ffafrio cael rhyddid i weithredu, heb orfod dilyn llawer o reolau, prosesau na defnyddio synnwyr cyffredin (ar yr wyneb, gallai hyn gael ei ddehongli fel dull diofal o reoli risg, sy’n tynnu sylw at y ffaith bod angen archwilio a deall rhywfaint o’r data yn well)

Mae gwaith archwilio’r data, gan ddefnyddio nifer o safbwyntiau gwahanol, yn dilyn:

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau
Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 3. O ran y fframwaith ‘Mae’n ddiogel i fethu’, mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn eithaf cryf) na dilyn rheolau a phrosesau.
  • Graffig 4. O ran y fframwaith ‘Nid yw methu yn opsiwn’, gwelir bod y dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy. Ceir grŵp o ddotiau yn agos at brosesau a rheolau, ond mae llawer o ddotiau wedi’u gwasgaru mewn mannau eraill.
  • Cwestiwn 1. A yw’n well gan bobl beidio â dilyn prosesau a rheolau, hyd yn oed pan nad yw methu yn opsiwn?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dewis i ddilyn prosesau a rheolau (cydymffurfiaeth) yn lleihau’r angen am synnwyr cyffredin?
  • Cwestiwn 3. A yw amgylchedd sy’n rhoi pwysau ar bobl (nid yw methu yn opsiwn) yn arwain at fwy o betruster ac amrywiaeth yn y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau (dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy)?

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 5. O ran y senario ar broses ymdrin â chwynion, mae’r dotiau wedi’u gwasgaru o fewn y triongl, sy’n cyd-fynd yn fras â’r dosbarthiad cyffredinol ar gyfer pob fframwaith a senario.
  • Gwelir clystyrau lle mae’n well gan bobl ddilyn rheolau a phrosesau clir, ac un arall lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu.
  • Graffig 6. Ar gyfer senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae patrwm cyffredinol wedi ffurfio lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu, gan fod y dotiau’n brin yn agos at yr apig prosesau a rheolau.

Er mwyn bod yn glir, roedd y senario ar y broses ymdrin â chwynion yn ymwneud â sefydliad yn gwella ei broses mewnol ar gyfer ymdrin â chwynion. Roedd yn her fawr ac yn canolbwyntio ar brosesau mewnol. Roedd y senario ar fynd i’r afael â gordewdra yn trafod her i gymdeithas gyfan lle roedd angen cynnwys partneriaid, dinasyddion a rhanddeiliaid.

  • Cwestiwn 1. A yw’r ffordd mae’r dotiau wedi’u dosbarthu ar gyfer y senario ar ordewdra yn adlewyrchu’r cyd-destun? Mae’n sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Nid oes unrhyw reolau clir ar sut i lwyddo. Felly, a fyddai’n well gan bobl wneud penderfyniadau drwy ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na’r hyn a allai fod yn rheolau mympwyol)?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dotiau sy’n agos at yr apig rhyddid i weithredu, ymhell o’r apig rheolau a phrosesau clir a’r apig synnwyr cyffredin, yn codi unrhyw bryderon? A dylid osgoi gwneud penderfyniadau heb ddilyn rheolau neu ddefnyddio synnwyr cyffredin?

Synnwyr cyffredin, y llyfr rheolau a’r broses benderfynu

Yn debyg i’r hyn a ddisgrifiwyd yn y blog cyntaf, mae’r cyd-destun yn dylanwadu ar y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg.

Mae canlyniadau eang y prawf hwn yn dangos, i bobl mewn cyd-destun ‘diogel i fethu’, byddai cyfuniad o ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu yn ddefnyddiol i wneud eu penderfyniadau, yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau clir. Os mai’r her oedd mynd i’r afael â sefyllfa lle nad oedd methu yn opsiwn, roedd yn well gan rai ddilyn rheolau a phrosesau clir, ond nid pawb. Roedd yn well gan lawer gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin.

Gallai’r senario ar fynd i’r afael â gordewdra helpu i egluro hyn, gan ei fod yn cael ei ddisgrifio fel sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Ymddengys bod yr awydd i gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na dilyn rheolau a chanllawiau clir (a all fod yn fympwyol o ystyried natur anhysbys yr heriau).

Mae’r canfyddiadau hyn yn codi nifer o gwestiynau. Mae sawl dull sefydliadol o reoli prosiect a risg yn seiliedig ar brosesau a rheolau clir. Os yw’r sefydliad yn awyddus i staff gydymffurfio â phrosesau a rheolau, mae hyn yn debygol o arwain at wrthdaro am fod llawer o bobl yn awyddus i ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu i wneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg (yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau).

Felly, a yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau? Ar sail y dadansoddiad cyfyngedig hwn o set fach o ddata a ganolbwyntiodd ar bobl yn defnyddio dull ‘diogel i fethu’, ymddengys mai’r ateb yw ydy. Er hynny, mae angen ymchwilio i hyn ymhellach a chael trafodaeth ehangach.

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

  • Blog 1. Cyd-destun yw popeth. Mae hwn yn ddisgrifiad bras o’r hyn a wnaethom yn y sesiwn, ac mae’n cynnwys ychydig o arsylwadau ar sut y byddai pobl yn ymateb i fethu yn eu barn nhw yng nghyd-destun dulliau gwahanol o reoli risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Sut mae astudio yn lliniaru risg

Read this blog post in English

Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru yn annog dull o reoli risg yn effeithiol yn nigwyddiadau’r Gyfnewidfa Arfer Da. Rhannodd Simon Pickthall ychydig o wybodaeth ar ddull Vanguard cyn gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da ar reoli risg yn effeithiol.

Ffotograff o Simon Pickthall o Vanguard

Simon Pickthall o Vanguard

Rydym yn wynebu pwysau ariannol nas gwelwyd ei debyg erioed o’r blaen, ynghyd ag a’r goblygiadau ymarferol o weithio’n agosach gyda phartneriaid.

Yn yr amgylchedd hwn, mae’n anodd dychmygu cymryd risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda. Gall y gwrthdaro rhwng y ffaith bod pwysau ariannol yn ei gwneud yn angenrheidiol meddwl yn radical, tra bod pwysau ariannol yn gwneud i feddwl yn radical ymddangos yn risg sylweddol ein tynnu i wahanol gyfeiriadau ar yr un pryd.

Fodd bynnag, nid yw meddwl yn radical yn peri risg os caiff ei wneud yn dda.

Yn aml cawn ein hunain mewn cyfarfodydd, yn trafod cynllunio gwasanaethau a’u gweithredu mewn modd radical. Trefnir y cyfarfodydd hyn o amgylch diweddariadau misol, ac amserlenni cyflwyno adroddiadau chwarterol. Gofynnir i weithgorau nodi’r logisteg a llunio’r cynllun. Craffir ar y cynllun gan wahanol haenau o arweinyddiaeth mewn gwahanol sefydliadau.

Bwriad y broses hon yw lliniaru risg, a chwmpasu popeth. Gall hefyd deimlo fel amser hir iawn cyn dechrau ar unrhyw beth. Pan gaiff ei ddechrau, gall deimlo’n llai radical na’n uchelgeisiau gwreiddiol, a gall amodau system (cyllidebau, gweithdrefnau, polisïau a therfynau awdurdodi) barhau. Dadleir mai bwriad hyn yw sicrhau y cwmpasir risg, ond mae hefyd yn cyfyngu’n sylweddol ar natur radical ail-lunio ein gwasanaethau.

Fodd bynnag, mae yna ddull amgen – astudiwch y system fel y mae’n gweithio ar hyn o bryd. Yn aml ystyrir hyn yn ddim mwy na chasglu gwybodaeth, rhagflaenydd ein hail-lunio gwasanaethau ar lawr gwald. Mae astudio, mewn gwirionedd, yn hanfodol a phan gaiff ei wneud gan ddefnyddio methodoleg dda, gall olygu y gellir rhoi ail-luniadau radical ar waith yn llawer cyflymach.

Mae’r dull a ddefnyddiwch i ymgymryd â’r cam astudio yn hollbwysig, er mwyn osgoi ail-greu problemau yn y system newydd sy’n bodoli yn y system bresennol.

Mae newid yn dechrau gyda Gwirio; dull strwythuredig ar gyfer deall ‘pam a beth’ sy’n ymwneud â pherfformiad presennol fel system. Mae hyn yn meithrin gwybodaeth am le a sut i weithredu.  Mae’r model Gwirio (isod) yn amlinellu’r data allweddol i’w casglu.

Mae diagram o Broses 'Gwirio' Vanguard, sy'n dangos bod dysgu yn deillio o gwsmeriaid

Mae galw gan gwsmeriaid/dinasyddion ar wasanaethau yn syrthio i ddau fath cyffredin:

  • Galw o Werth:  mae hyn yn alw rydym ei eisiau, sydd o werth i gwsmeriaid/dinasyddion;
  • Galw sy’n Deillio o Fethiant:  galw a achosir gan fethiant yn y system i wneud rhywbeth neu i wneud rhywbeth yn gywir i’r cwsmer/dinesydd.

Gallu yw tystiolaeth pa mor dda y gall sefydliad gyflawni ei ddiben. Cyn i unrhyw benderfyniadau gael eu gwneud ynglŷn â newidiadau i’r gwaith, rhaid casglu gwybodaeth am allu presennol. Mae astudio’r Amodau System a Llif yn golygu casglu data ynglŷn â pha mor hawdd neu anodd yw hi i’r cwsmer/dinesydd gael rhywbeth wedi’i wneud a sut mae’r system yn gweithredu ar hyn o bryd. Datgelir rhesymeg ffordd o feddwl bresennol rheolwyr ac mae effaith ffordd o feddwl ar berfformiad yn glir. Defnyddir yr holl ddata a gesglir yn ystod y cam Gwirio er mwyn creu darlun system i ddisgrifio ‘pam a beth’ perfformiad presennol. Felly, ni chaiff ansicrwydd na risg eu cynnwys yn y broses newid.

Mae’r darlun system a ddatblygwyd yn y cam Gwirio yn helpu i lunio cynllun er mwyn gweithredu ar y system mewn ffordd a fydd yn cyflawni gwelliant perfformiad rhagweladwy. Ar y cam hwn, mae arweinwyr mewn sefyllfa lle gallant wneud dewis hyddysg ynghylch p’un a ddylid symud i’r cam nesaf – Cynllunio.

Mae’r cam nesaf hwn yn golygu cyfnod o ail-lunio arbrofol gan ddefnyddio egwyddorion systemau: cynllunio yn erbyn galw a deall bod gwaith o werth yn llywio pob proses gwneud penderfyniadau. Y nod yw dileu gwastraff a sefydlu llif perffaith.

Gan ddefnyddio’r Model Gwirio felly, gallwn nid yn unig ddeall data hanfodol, ond hefyd ein hamodau system bresennol a rhesymeg sy’n cyfyngu ar y system bresennol. Yn ogystal, mae astudio hefyd yn darparu’r wybodaeth sy’n angenrheidiol i wneud i unrhyw ail-luniad gwasanaeth radical beri llai o risg – mae astudio’n datgelu’r anawsterau amlwg yn y system bresennol, ac yn darparu cyfres o egwyddorion i’w defnyddio yn y system newydd. Yna, daw’r ail-luniad gwasanaeth yn brawf o ddamcaniaeth, yn hytrach na naid i’r anhysbys. Mae’n naid ffaith, yn hytrach na naid ffydd.

Gall yr amser a gymerir i ddeall y cam astudio hwn amrywio rhwng systemau, ond gellir meithrin trosolwg da fel arfer ymhen ychydig ddyddiau. Felly, pan fydd ein harweinwyr yn ymgymryd â’r cam astudio hwn, maent yn profi’r materion allweddol y bydd angen mynd i’r afael â nhw ac yn meithrin awydd i newid y system yn gyflym.

O ystyried hyn, yn hytrach na threulio amser mewn cyfarfodydd yn trafod cynlluniau ar gyfer ail-lunio’r gwasanaeth yn radical, fel arweinwyr gallwch ddechrau’r gwaith a chymhwyso’r model Gwirio. Yn gyflym iawn byddwch wedi deall eich system, wedi llunio cynllun ar gyfer newid radical mewn ffordd o feddwl gan arwain at ail-lunio gwasanaeth yn radical. Yn ogystal, bydd y cynllun hwn yn seiliedig ar wybodaeth, nid ffydd – dull gweithredu sy’n peri llawer iawn llai o risg.

Newid Meddylfryd – Newid Bywydau

Gweithiodd Simon Pickthall yn y sector cyhoeddus yng Nghymru am sawl blwyddyn cyn ffurfio Vanguard Consulting Wales yn 2007, gan weithio gyda’r Athro John Seddon, sy’n enwog am fod yn feddyliwr rheoli. Mae Simon wedi bod yn ffodus i weithio gyda llawer o arweinwyr er mwyn eu helpu i ddeall eu sefydliadau gan ddefnyddio Dull Vanguard – a’u gwella o ganlyniad i hynny. Roedd Simon yn ddigon ffodus i weithio ar Adolygiad Munro o drefniadau Gwarchod Plant, ac mae’n ymrwymedig i helpu’r sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector i drawsnewid gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

Simon.pickthall@vanguardwales.co.uk
07951 481878
www.vanguard-method.net

Busnes peryglus?

Defnydd effeithiol o Dechnoleg Gwybodaeth

Ar ôl pob seminar ni’n ceisio rhannu gwybodaeth gyda chyfranogwyr cyn gynted â phosib fel bod ni’n gallu gwneud y fwyaf o’r momentwm o’r digwyddiad. Felly yn yr wythnos ar ôl ein Seminar Dysgu a Rennir ar Dechnoleg Gwybodaeth creuwyd bwrdd Pinterest, casglom ddefnydd cyfryngau cymdeithasol trwy Storify, llwython ni cyfweliadau gyda chyflwynwyr ar Vimeo ac anfonon ni negeseuon e-bost gyda’r allbynnau o’r seminarau i fynychwyr.

Roedd yna dipyn o gyffro yn seminar Gogledd Cymru pan wnaeth Archwilydd Cyffredinol Cymru annog mudiadau i gymryd risgiau sydd wedi’u cynllunio’n dda.

Cymryd risgiau?

Fe wnaethon ni anfon y neges yma ymlaen drwy e-bost i gyfranogwyr fel y gallan nhw rannu fe gyda’u mudiadau er mwyn annog gwelliant.

Er wnaeth y ddarlith gyweirnod cymryd lle yn ein seminar ar dechnoleg gwybodaeth, nid jyst i’r maes yma mae’r neges yn berthnasol. Dyma beth ddywedodd yr Archwilydd Cyffredinol yn ein Seminar Dysgu a Rennir ar Weithio ar draws y Cenedlaethau:

Mae Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnal y seminar yma fel rhan o’i hymrwymiad i gefnogi cyfnewid gwybodaeth a dod ag arferion a phrofiadau byd-eang i Gymru. Yn fy marn i mae hyrwyddo dulliau newydd arloesol yn unol â’n swyddogaeth ni i hyrwyddo gwelliant mewn gwasanaethau cyhoeddus a rhoi sicrwydd i bobl Cymru. Mae gan wasanaethau cyhoeddus dyletswydd i newid yn unol â’r amgylchedd maent yn gweithredu ynddo ac i gymryd risg yn wybodus a chyfrifol. Mae’r gwaith rydym eisoes wedi gwneud ar hyrwyddo, lledaenu ac addasu arfer da wedi cael derbyniad da, felly rydw i wedi gwneud ymrwymiad cadarn i ddilyn hyn i fyny gyda hyd yn oed mwy o bwyslais ar ddysgu a rennir.

Rôl y Gyfnewidfa Arfer Dda yw rhannu neges yr Archwilydd Cyffredinol gyda dulliau newydd neu ddiddorol o ddarparu gwasanaethau cyhoeddus. Ni’n ymwybodol bod pobl yn delio gyda materion tebyg, ac rydyn ni eisiau rhannu sut mae mudiad wedi rheoli problem ac annog mudiadau eraill i feddwl os gallai gweithio iddyn nhw trwy addasu’r dull i gwrdd â’i anghenion nhw.

Yn realiti mae hwn yn meddwl bod lot o’r gwaith caled wedi cael ei wneud yn barod a thrwy rannu gwybodaeth gyda mudiadau eraill gall mudiadau elwa mewn sawl ffordd wahanol. Ni’n teimlo bod hyn yn hollbwysig, achos rhaid gwneud y fwyaf o bob cyfle mewn amser ble mae adnoddau’n prinhau.

Rhaid rhoi’r gair olaf i’r Archwilydd Cyffredinol ei hun, a wnaeth atgyfnerthu’r neges yma ar Twitter yn dilyn seminar Rhanddeiliaid Allanol Swyddfa Archwilio Cymru.

Cymryd risgiau?

Dyfrig