Tag Archif: gwerthuso

Mynd i’r Afael â Chynllunio Gwasanaeth Digidol

Ffotograff o Amy Richards yn arwain gweithdy Y Lab yn Llanrwst

Amy Richards yn arwain gweithdy Y Lab yn Llanrwst

Sut all gwasanaethau cyhoeddus dechrau i ddylunio gwasanaethau digidol? Isod mae Jess Hoare ac Amy Richards o Y Lab yn edrych dros y pethau allweddol sydd i’w hystyried wrth i chi dechrau ar eich siwrne o Ddylunio Gwasanaethau Digidol.

Ychydig o wythnosau yn ôl, cafodd Y Lab wahoddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru i gynnal gweithdy yn ystod un o’i Seminarau Digidol. Roedd y seminarau hyn yn ddigwyddiadau bywiog gyda rhai cwestiynau gwirioneddol wych yn cael eu codi yn ystod y sesiwn panel. Dyma un o’r rhai diddorol:

Beth yw’r prif feysydd allweddol ar gyfer unrhyw sefydliad sy’n ystyried ailgynllunio gwasanaethau?

Yn ein barn ni efallai y byddai’n ddefnyddiol myfyrio ar y drafodaeth a gafwyd yn dilyn y cwestiwn a chynnig rhywfaint o gyngor ymarferol. Drwy waith y Gronfa Arloesedd Digidol, rydym wedi canolbwyntio ar fynd i’r afael â thri phrif faes: sgiliau, diwylliant, ac adnoddau.

Mae pob un o’r categorïau hyn yn gysylltiedig â themâu ehangach sgiliau, diwylliant ac adnoddau. I gadw hyn yn gryno, rydym wedi crynhoi rhai o’r prif bwyntiau a godwyd yn ein gweithdai:

Sgiliau

  • Mynd i’r afael â hanfodion cynllunio gwasanaeth. Dylid bob amser dechrau gydag anghenion defnyddwyr. Mae llawer wedi cael ei ysgrifennu ynghylch sut i fynd ati i wneud hyn. Fel man cychwyn, byddwn i’n argymell edrych ar rai o’r adnoddau gwych a rennir gan Wasanaeth Digidol y Llywodraeth.
  • Os ydych am alluogi cynllunio gwasanaeth digidol, byddwch yn gwbl onest o ran pwy o fewn eich sefydliad sydd fwyaf cymwys i arwain hynny. Pwy sy’n dda o ran profiad y defnyddiwr? Pwy sydd â diddordeb mewn gwneud mwy o ymchwil ymysg defnyddwyr? Pwy sydd wedi mapio’r gwasanaethau a gynigir gan eich sefydliad yn fwyaf diweddar? Dewch â nhw ynghyd mewn ystafell.
  • Mae angen i chi allu adeiladu tîm rhyngddisgyblaethol hyblyg a all weithio’n rhyngweithiol. Nid yw’n digwydd dros nos, ond mae’n bwysig dechrau gyda thîm sy’n deall yr hyn y maent yn gweithio tuag ato.

Diwylliant

  • Peidiwch â recriwtio pobl dalentog yn unig, datblygwch y rhai sydd gyda chi eisoes;
  • byddwch yn glir o ran datblygu gyrfa, diwylliant y cwmni, a chyfleoedd hyfforddi/datblygu;
  • caniatewch i syniadau gael eu herio a’u hyrwyddo;
  • sicrhewch fod eich arweinyddiaeth wedi ymrwymo i newid diwylliannol ac yn cefnogi risg.

Adnoddau

Ffotograff o Jess Hoare yn cymryd rhan yn nhrafodaeth panel Caerdydd

Jess Hoare yn cymryd rhan yn nhrafodaeth panel seminar Caerdydd

Rydym wedi cynnwys Proses Arloesi Y Lab a gafodd ei chreu er mwyn helpu sefydliadau i ddatrys heriau drwy ddefnyddio dulliau cynllunio. Mae’r broses wedi’i rhannu’n dri cham, Darganfod, Creu a Gwerthuso. Sail ein proses yw os ydych yn deall y broblem yn well, y bydd gennych well ddealltwriaeth o anghenion defnyddwyr, y byddwch yn lleihau’r risg o fethu ac y bydd gennych ddatrysiad mwy effeithlon ac effeithiol.

Mae darganfod yn cynnwys cwestiynau sy’n eich helpu i ddeall y broblem yn llwyr, i gael darlun mwy clir o’r hyn sydd angen i chi ei ddatrys a gofyn rhai cwestiynau hanfodol i chi eich hun ynglŷn â’r adnoddau sydd eu hangen arnoch er mwyn mesur llwyddiant y prosiect.

Dyma’r cam yn y broses lle gwneir rhai tybiaethau ynglŷn ag anghenion y defnyddwyr a dyma lle y bydd ymchwil ymysg defnyddwyr yn berthnasol. Mae’n llawer gwell cyfaddef nad ydych yn gwybod popeth na dechrau gwneud tybiaethau ynglŷn â beth yw anghenion y defnyddiwr, a’i chael yn anghywir. Mae ein hadnoddau ymchwil yn caniatáu i chi ychwanegu rhagor o fanylion cyn i chi ddechrau meddwl am ddatrysiadau. Gall mapio siwrnai a phersonâu defnyddwyr roi dealltwriaeth werthfawr i chi o hyn.

Creu Syniadau…

Mae gennych well dealltwriaeth o’r broblem ac anghenion defnyddwyr, rydych wedi ysgrifennu briff (heb sylweddoli) felly nawr rydych wedi cyrraedd y rhan ddifyr. Mae ein hadran creu yn union fel mae’n swnio, rydym yn eich annog i eistedd i lawr fel tîm a dechrau meddwl am syniadau gan fyfyrio’n barhaus ar eich canfyddiadau o’r cam ‘Darganfod’ i sicrhau bod eich datrysiadau’n berthnasol ac i ddewis pa rai y dylech eu trosglwyddo i’r cam nesaf a dechrau creu prototeipiau.

Gwerthuso (drwy brototeipio a phrofi)

Ymddengys mai prototeipio yw’r rhan y mae gan y rhan fwyaf o bobl ei hofn, dyma’r rhan o’n proses lle caiff syniadau eu profi go iawn a lle gellir dod o hyd i wendidau. Mae glasbrintiau gwasanaeth, creu byrddau stori a phrototeipio ar bapur yn hollbwysig a gellir eu rhoi gerbron defnyddwyr gwasanaeth, eu profi a’u mireinio er mwyn lleihau’r risg o fethiant yn yr hirdymor. Mae’n llawer gwell methu nawr, na methu pan fyddwch wedi gwneud y ‘buddsoddiad’ mawr hwnnw. Gwerthuswch eich syniadau a’ch datrysiadau yn erbyn eich canfyddiadau yn yr adran ‘Darganfod’. Ai dyma’r datrysiad gorau posibl? Os nad dyma’r datrysiad gorau, rhowch ef o’r neilltu a dechreuwch eto – allwch chi ddim troi syniad gwael yn un da.

Sylwadau terfynol…

Gall arloesi fod yn waith blêr, mae’n anodd ac yn aml mae’n llawn heriau i’w goresgyn. Roedd y gwaith a wnaed gan y rhai a weithiodd gyda ni ar y Gronfa Arloesedd Digidol yn sylweddol. Roedd yna frwdfrydedd ac awydd gwirioneddol i ymateb i’r heriau yn ymarferol drwy ddulliau arloesi strwythuredig a chydweithredu traws-sector. Yn yr achosion mwyaf llwyddiannus, gallwn weld sut mae ymwneud â’r Gronfa Arloesedd Digidol wedi cael effaith ehangach ar y sefydliad, gan gyflwyno ffyrdd newydd o weithio a datblygu sgyrsiau ynglŷn â’r potensial ar gyfer dulliau arloesi digidol.

Mae perthnasoldeb gweithio yn y ffordd hon wedi cyfoethogi’r syniadau, y gweithdai a’r sgyrsiau a gafwyd ers i ni ddechrau ein gwaith ar y Gronfa Arloesedd Digidol. Roedd yr awydd a’r brwdfrydedd hwn am ddulliau newydd o ymdrin â heriau yn sicr wedi’u hategu yn y gweithdai y gwnaethom eu cynnal gyda Swyddfa Archwilio Cymru ac rydym yn edrych ymlaen at y seminarau nesaf yn y gyfres.

Dysgu o Fethiant mewn amgylchedd cymhleth

Yn ei ail blogbost am weithdy Dysgu o Fethiant, mae Dyfrig Williams yn edrych ar fethiant mewn amgylchedd cymhleth.

Mae cwpl o wythnosau wedi mynd heibio ers y gweithdy Dysgu o Fethiant, ac mae fe hefyd wedi bod yn sbel ers fy ymateb iddo, ble wnes i gyfaddef fy mod i heb ddysgu lot o fy methiant i. Cynhaliwyd y digwyddiad yn Swyddfa Archwilio Cymru, felly roedd ein trafodaeth amdano rôl archwilio mewn dysgu o fethiant braidd yn anochel.

Methiant systematig

Model Methiant Caws y Swistir gan James Reason

Model Methiant Caws y Swistir gan James Reason. Ffynhonnell: BMJ, 2000 Mar 18:320(7237): 768-770

Roedd cyflwyniad Chris Bolton ar Fodel Methiant Caws y Swistir gan James Reason, sy’n cymharu systemau dynol i haenau o Gaws y Swistir. Dewisodd Reason Caws y Swistir am reswm, gan fod pob haen yn amddiffyniad yn erbyn camgymeriadau a gwallau, ac mae pethau’n mynd o chwith pan mae’r tyllau’n galluogi i’r methiant parhau. Mae ‘na feirniadaeth ddiddorol o’r model yn y sylwadau gan Matt Wyatt o Gymhleth Cymru.

Ar ôl sgwrs dda ar Twitter ar wahanol fathau o gaws fel amddiffyniad (fel gwladgarwr dewisais i gaws Caerffili – ‘Rwy’n crymblo yn wyneb methiant’), edrychais i ar fodel mae Matt wedi datblygu o’r enw’r ‘Llinell Amser o Fethiant Anochel.’

Llinell Amser o Fethiant AnochelMae Model Caws y Swistir yn fodel adlewyrchol (gan eich bod chi’n edrych yn ôl ar y methiant ar ôl iddo gymryd lle), ond mae gen i ddiddordeb mewn model Matt achos bod e’n cynnig cyfleoedd i fyfyrio ar fethiant a’i ganlyniadau ar wahanol gyfnodau. Mae hwn yn cydseinio â’r ymagwedd systematig tuag at fethiant yn fy mlogbost diwethaf ar adlewyrchu ar fethiant yn drylwyr.

Er mwyn gallu unioni’r methiannau yng nghyfnod cynnar y llinell amser, mae’n rhaid i ni fod yn agored a gonest am fethiant, neu bydd materion yn gwaethygu i fod yn broblemau mwy. Os ydym yn gyfforddus â mân achosion o fethiant, rydyn ni hefyd yn allu paratoi’n well ar gyfer pan mae pethau’n mynd yn rili wael. Fel mae Matt yn dweud yn sylw arall, ‘Mae systemau byw cymhleth bob amser yn methu, felly yn hytrach na cheisio dileu methiant, mae’n llawer mwy defnyddiol i’w gwneud yn ddiogel i fethu.’ Mae’n werth darllen blogbost Chris ar ‘Lygod Trojan,’ sef cynlluniau peilot sy’n ddiogel i fethu, cyn gwylio fideo o Dave Snowden sy’n trafod nhw fel rhan o’r Fframwaith Cynefin.

Gallwch weld y dull hwn ar waith drwy waith y Bromford Lab a Phrosiectau Beta Cyngor Dinas Dulyn. O ran Cyngor Dulyn, mae’n werth edrych ar sut mae paentio o flychau goleuadau traffig wedi arwain at lot llai o dagio a graffiti.

Beth mae hwn yn meddwl i archwilwyr a’r cyrff sy’n cael eu harchwilio?

Ar wahân i un awgrym yn y gweithdy i gymryd eich archwilydd allan am ginio i drafod eu hymagwedd tuag at fethiant (ac rydw i’n hollol gytuno â hyn gyda llaw!), mae hyn i gyd yn ymwneud â’r amgylchedd cymhleth mae gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu darparu a’u harchwilio ynddo.

Yng Nghymru, mae’r amgylchedd yma ar fin newid yn sylfaenol pan mae Deddf Lles Genedlaethau’r Dyfodol yn cael ei gyflwyno. Bydd rhaid i fudiadau meddwl ychydig yn wahanol am eu gwaith, achos bydd rhaid iddynt wella lles pobl heb beryglu gallu cenedlaethau’r dyfodol i ddiwallu eu hanghenion. Bydd y ddeddf hefyd yn her i ni yn Swyddfa Archwilio Cymru – mae’n anodd mesur llwyddiant pan ddydych chi ddim yn gwybod beth fydd y dyfodol yn edrych fel. Mae blogbost wych ar flog Swyddfa Archwilio Cymru ble mae Ann Webster, Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol Seland Newydd yn amlinellu’r heriau ni’n wynebu.

Rydyn ni eisoes wedi rhannu rhai camau gall mudiadau cymryd i adrodd yn ôl yn effeithiol, gan gynnwys adrodd integredig, mewn seminar wnaethon ni rhedeg gyda’r Comisiynydd Dyfodol Cynaliadwy. Ond o ran y digwyddiad yma, wnes i gael fy nharo gan rai camau syml gall mudiadau cymryd i ddangos gwelliant. Rhoddodd Jonathan Flowers enghraifft wych o sut wnaeth Rheolwr Cynllun Rhwydwaith Cymdogaeth gofyn am ddau achos y mis o sut y mae’r gwasanaeth wedi gwella bywydau pobl. Mae’r naratif yn dangos bod y gwasanaeth yn symud i’r cyfeiriad iawn ac mae’n gallu cael ei ddefnyddio i werthuso’r prosiectau.

Ble nawr?

O ran ein gwerthusiad, rydyn ni wedi bod yn casglu enghreifftiau o sut mae’n gwaith ni wedi arwain at fudiadau’n mabwysiadu arfer da. Dyw’r rhain ddim yn aml yn fesurau ynddo’u hunain, ond maen nhw’n astudiaethau achos cymhleth o sut mae gwasanaethau wedi newid.

Ac o ran ein gwaith, mae’n bwysig bod ni’n parhau i drafod methiant, fel bod e’n cael ei normaleiddio a gall pobl fod yn fwy onest amdano. Ac os gallwn ni wneud hynny, byddwn ni mewn lle gwell i helpu mudiadau i gymryd camau pellach i wella eu gwasanaethau.

Methu â dysgu o fethiant

Sut all gwasanaethau cyhoeddus gwneud defnydd gwell o wybodaeth sy’n dod o fethiant? Isod mae Dyfrig Williams yn blogio ar ddysgu o fethiant.

Wythnos diwethaf fe wnes i fynd i’r gweithdy ar Ddysgu o Fethiant yng Nghaerdydd. Cyn i mi fynd ymhellach, mae rhaid i fi wneud e’n glir fy mod i’n cysidro fy ngwaith fy hunain isod, nid gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da.

Mae’n deg i ddweud bod y digwyddiad yn agoriad llygad, achos wnaeth e roi’r cyfle i ni gyd edrych ar agweddau o’n gwaith sydd ddim yn cael eu trafod yn draddodiadol. Ond pam ddim?

Yn ei phapur ar ‘Strategaethau ar gyfer dysgu o fethiant,’ mae Amy C. Edmondson yn rhannu’r Sbectrwm Methiant, sy’n dangos mai’n anaml iawn mae methiant yn dod o weithredoedd gan unigolyn. Felly pam ydyn ni’n dal i feddwl bod diwylliant gwaith effeithiol a chynhyrchiol yn un sy’n anwybyddu methiant ar bob cyfrif?

“Order, order!”

Yn yr ymarfer grŵp roedd pob bwrdd yn cynllunio amgylchedd sy’n galluogi arloesi, ac roedd pob un yn amgylchedd lle’r oedd methiant yn cael ei dderbyn. Mae hyn yn gwneud synnwyr, achos dydyn ni ddim yn hybu arloesi drwy glampio lawr ar achosion o fethiant, ni’n clampio lawr ar syniadau am ffyrdd newydd o weithio.

Fe wnes i gael y dasg o adrodd nôl ar beth roedd ein bwrdd ni’n meddwl, ac roedd sylwadau ni i gyd o amgylch y pwynt bod amgylchedd sy’n galluogi arloesi yn un sy’n gymhleth ac yn llawn llanast. Beth roeddwn i’n ceisio cyfleu oedd bod hyn yn ymagwedd draddodiadol, a dyma sut rydw i wedi bod yn dueddol o ystyried arloesi. Mae arloesi wedi bod yn isgynnyrch o fy ngwaith i, yn hytrach na’r canlyniad neu’r ffocws. Dyw e ddim wedi bod yn rhywbeth sy’n cael ei nodi yn fy ngwerthusiadau swydd, a dyw e ddim yn mesur llwyddiant yn fy ngwaith i.

Mae hyn yn cael ei gymhlethu ymhellach achos mae’r amgylchedd ni’n gweithio ynddo yn gymhleth hefyd. Does yna ddim un ymateb sy’n gweithio i bawb sy’n derbyn a darparu gwasanaethau cyhoeddus. Efallai na fydd rhywbeth sy’n gweithio mewn un gymuned yn gweithio mewn un arall.

Wedi dweud hyn i gyd, mae yna rhai dulliau arloesi sy’n llawer mwy trylwyr. Roedd e’n ddiddorol i edrych ar waith y Bromford Lab, sy’n gweithio i strwythur i brofi syniadau arloesi. Un o’u hegwyddorion sylfaenol yw ‘i fethu’n gyflym,’ sy’n golygu bod nhw’n cael gafael ar lot o wybodaeth o’u profion.

Mae’r dull yma yn sicrhau bod e’n lot haws i fesur llwyddiant sy’n dod o arloesedd. Rwy’n siŵr bod yna lot o arloesi yn cymryd lle yn Bromford tu hwnt i’r labordy hefyd, ond mae mynd â syniadau a materion i mewn iddo yn rhoi’r cyfle i werthuso nhw mewn ffordd ffurfiol. Mae’n fwyaf amlwg yn ei defnydd o Trello, lle mae gwerthuso yn rhan hollbwysig o’r broses profi.

Gwneud lle i werthuso

Y prif bwynt dysgu i mi’n bersonol oedd i gwneud yr amser i werthuso effaith. Rydw i wedi tueddu i drin gwerthuso fel rhywbeth sy’n cael ei wneud pan rwy’n cael y cyfle, yn hytrach na’i wneud yn rhan o fy ngwaith. Ac os dydych chi ddim yn cymryd y cyfle i edrych ar pam mae rhywbeth wedi methu, yna does yna ddim lot o gyfle i ddysgu ohono.

Felly rwy’n mynd i ddechrau’r broses o werthuso’n fwy trwyadl. Mae’r dyddiadau yn fy nyddiadur – byddai’n cymryd amser allan o fy ngwaith i werthuso. Fe wnâi gadael fy nesg i, fel fy mod i’n gallu dianc o’r gwrthdyniadau arferol fel e-bost a’r peil mawr o bapurau, er mwyn mynd i’r meddylfryd iawn ar gyfer y gwaith. Dymunwch lwc i fi!