Tag Archif: gwelliant parhaus

Astudio a diben: Meddwl ar ffurf systemau a gwasanaethau cyhoeddus

Read this blog post in English

Sut gellir cymhwyso Meddwl ar Ffurf Systemau i wasanaethau cyhoeddus? Mae Dyfrig Williams yn myfyrio ar yr hyn a ddysgodd o ddarllen “The Whitehall Effect.”

Ar ôl cael ysbrydoliaeth gan sgyrsiau â Kelly Doonan a Sianel Llyfrau GovCamp Cymru ar Slack, rwyf newydd orffen darllen “The Whitehall Effect” gan John Seddon. Disgrifiwyd y llyfr fel “gyfrif digyfaddawd o’r ffordd y mae Whitehall wedi gwaethygu gwasanaethau cyhoeddus yn systematig ac yn wrthnysig”, felly doeddwn i ddim yn disgwyl darllen rhywbeth ysgafn. Mae Seddon hefyd yn weddol feirniadol am rôl archwilio ac arolygu, felly dydw i ddim yn hollol siŵr y byddai eisiau cael ei ddal mewn lifft gyda mi. Wedi dweud hynny, rwy’n siŵr yr hoffai gael sgwrs dda â mi amdani. Dyma’r hyn a ddysgais o’r llyfr:

Diben

Model Vanguard o feddylfryd gwell, lle mae mesurau yn deillio o ddiben, sy'n rhyddhau dullYn ddiweddar, cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da ein diwrnod i ffwrdd cyntaf fel tîm er mwyn rhoi cyfle i ni feddwl a ydym yn gweithio mor effeithiol ag y gallem. Roedd rhywfaint o drafodaeth am sut rydym yn mesur llwyddiant, rhywbeth rwyf wedi meddwl amdano gryn dipyn ers fy rôl flaenorol, lle roedd targedau arianwyr yn golygu fy mod yn cyfrif pethau nad oedden nhw mewn gwirionedd yn dangos gwelliant gwasanaeth. Yn y pen draw, roeddwn i’n mesur pethau fel nifer y tanysgrifwyr i’n cylchlythyr. Gofynnwyd i ni wneud hyn gan ei fod yn rhywbeth hawdd ei fesur, sy’n cyferbynnu â’r dasg anodd o ddangos tystiolaeth o newid gwasanaeth gwirioneddol. Pwynt Seddon yw bod y fath feddwl yn creu diben mewn ffaith (cael mwy o danysgrifwyr) yn lle’r diben gwirioneddol (hwyluso gwelliant). Drwy ddeillio mesuriadau o safbwynt cwsmer o ddiben y sefydliad, rydym yn mesur pethau sydd o bwys.

Wrth gymhwyso hyn i’n gwaith, pe baem yn mesur llwyddiant yn ôl nifer y cynrychiolwyr sy’n mynd i’n digwyddiadau, gallem roi’r gorau i wneud gwaith ar bethau fel Safonau Agored a chanolbwyntio ar bynciau poblogaidd yn lle hynny, er ein bod yn gwybod bod eu defnydd yn cefnogi integreiddio gwasanaethau cyhoeddus. Dylai ein mesuriadau go iawn ddeillio o’n diben, sef helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella a chyflwyno gwasanaethau gwell. Mae hyn yn golygu edrych ar ganlyniadau yn hytrach nag allbynnau – mae angen i ni barhau â’n dull gwerthuso lle rydym yn dangos tystiolaeth o sut mae ein gwaith wedi arwain at wella gwasanaethau cyhoeddus.

Dysgu o…. astudio

Mae John Seddon yn myfyrio ar System Gynhyrchu Toyota yn y llyfr. Mae’n siarad am sut mae adnoddau’r broses wedi cael eu defnyddio fel rhan o fethodoleg ddarbodus i gyflawni arbedion.

Dyma ychydig o gefndir i chi – datblygodd Toyota gortyn Andon, sy’n grymuso gweithwyr i stopio’r broses gynhyrchu pan mae yna broblem a galw am help. Roedd hyn yn groes i’r ffordd gonfensiynol o feddwl, gan fod pobl yn meddwl y byddai hyn yn arafu cynhyrchiant. Digwyddodd hynny ar y cychwyn, cyn iddyn nhw ddechrau cynhyrchu’n gyflymach, yn rhatach ac yn fwy dibynadwy.

Yr hyn mae Seddon yn cynghori yn ei erbyn yw rhoi’r adnoddau hynny ar waith heb ddeall yn gyntaf y cyd-destun mae pobl yn gweithio ynddo, sy’n arbennig o wir mewn amgylcheddau gwasanaethau cyhoeddus cymhleth. Rydym wedi blogio o’r blaen ar sut gellir defnyddio Fframwaith Cynefin er mwyn deall y broses o ddefnyddio’r adnoddau hyn yn well pan fo’r berthynas rhwng achos ac effaith yn aneglur.

Felly sut rhoddodd Toyota hynny ar waith? Mae Seddon yn sôn y byddai Ohno yn “darlunio cylch sialc ar lawr y ffatri ac yn dweud wrth ei reolwyr am sefyll yno ac astudio’r system ar waith, ar y llawr.” Prin y rhoddir adnoddau arwyddocaol i’r cam astudio hwn yn y sector cyhoeddus, ond mae’n rhywbeth y mae sefydliadau fel Ricoh UK yn ei wneud drwy fat Gemba ac mae Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth yn ei wneud drwy ganolbwyntio ar anghenion defnyddwyr.

Roeddwn i’n cytuno â hyn gan mai egwyddorion sylfaenol ein tîm yw nad yw un ateb yn addas i bawb ac y dylai pobl geisio addasu, nid mabwysiadu’r dulliau rydym yn eu rhannu. Felly, mae’r cam astudio’n allweddol er mwyn deall sut y gellir rhoi unrhyw beth sy’n cael ei ddysgu o waith y Gyfnewidfa Arfer Da ar waith. A throi’n ôl at enghraifft Toyota, ni fydd gosod cortyn Andon yn gwella ansawdd ceir ynddo’i hun. Mae angen rhoi’r meddwl sydd y tu ôl i’r cortyn ar waith hefyd. Ni ellir disgwyl yr un canlyniadau heb y meddylfryd iawn neu os nad yw’r sefydliad wedi cymryd y camau priodol i rymuso staff.

Ble awn ni nesaf?

Os hoffech gael mwy o wybodaeth am y cam astudio, mae Simon Pickthall wedi ysgrifennu blogbost gwych i ni ar sut mae astudio’n lliniaru risg. Yn y gorffennol, mae hefyd wedi edrych ar sut mae Vanguard yn defnyddio profiadau normadol er mwyn annog ymrwymiad mewn post ardderchog arall.

Os hoffech weld enghreifftiau o sut mae gwasanaethau cyhoeddus Cymru yn rhoi Meddwl Systemau ar waith, rhannodd Dilwyn Williams, Cyngor Gwynedd, â ni sut mae’n gwneud hynny’n union, a rhannon ni hefyd sut defnyddiodd Cyngor Sir Fynwy ddull FISH (Find Individiual Solutions Here) yn ein seminar Atal. Mae’r fideo isod yn drosolwg gwych o’r hyn maen nhw’n ei wneud.

O’m rhan i, byddaf yn meddwl am feddwl! Rwy’n mynd i feddwl am sut rydym yn cymhwyso’r cam astudio hwn i’n gwaith, a hefyd yn trosglwyddo rhywfaint o’r meddwl hwn ynghylch mesuriadau i’n dulliau gwerthuso. Wrth i ni weithio i wella gwasanaethau cyhoeddus, mae’n bwysig i ni weithredu ar yr hyn a ddywedwyd, a bod ein mesuriadau wir wedi deillio o ddiben er mwyn i ni gefnogi sefydliadau yng Nghymru yn effeithiol i gyflwyno gwasanaethau cyhoeddus gwell.

Y Swyddfa Ystadegau Gwladol: Defnyddio ystadegau ar gyfer Gwelliant Parhaus

Sut mae’r Swyddfa Ystadegau Gwladol yn mynd ati i wella’n barhaus? Aeth Dyfrig Williams ar ymweliad â’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan i ffeindio allan mwy.

Logo Swyddfa Ystadegau Gwladol

Cwpl o wythnosau yn ôl fe wnes i fynd i Gasnewydd i ddysgu am ddull Gwelliant Parhaus y Swyddfa Ystadegau Gwladol, a wnaeth ennill Gwobr Lean Six Sigma y Sefydliad Ansawdd Prydeinig yn 2014.

Beth yw Lean Six Sigma?

Mae Six Sigma yn set o dechnegau a dulliau sy’n cael eu defnyddio i wella prosesau trwy nodi a chael gwared ar gamgymeriadau er mwyn cael canlyniadau mwy cyson. Mae’n gwneud hyn yn bennaf trwy ddefnyddio data ac ystadegau. Mae gwelliant y sefydliad yn cael ei chefnogi gan bobl o’i fewn sy’n arbenigwyr ynddo.

Fel rhan o’n cyflwyniad i Six Sigma, dangoswyd y cylch gwella DMAIC i ni. Mae’n ddull defnyddiol o ymdrin â phroblemau mewn ffordd systematig. Mae DMAIC yn sefyll am:

Define (diffinio): Beth sydd angen gwella?
Measure (mesur): Beth yw’r llinellau sylfaen i fesur gwelliant yn erbyn?
Analyse (dadansoddi): Beth mae’r data yn dweud yw’r broblem a beth yw’r effaith?
Improve (gwella): Dod o hyd i’r ateb a’i roi ar waith.
Control (rheoli): Monitro’r broses a chywiro unrhyw wyriadau o’r targed.

Llun DMAIC

Cafodd Lean ei datblygu i leihau’r gwastraff sy’n dod o’r llif o ddeunyddiau a gwybodaeth mewn proses. Mae gan y ddau syniad lot mewn cyffredin, felly maen nhw wedi cael ei roi at ei gilydd i greu Lean Six Sigma.

Dechrau’r gwaith

Gan fod Lean Six Sigma yn ddull sy’n seiliedig ar ystadegau, mae’n cyd-fynd yn dda â gwaith a diwylliant y Swyddfa Ystadegau Gwladol. Dechreuodd y peilot yn 2011, cyn cael ei roi ar waith gyda gweddill y mudiad.

Mae lot o’r gwaith wedi cymryd lle yn yr Is-adran Data Busnes, gan mai dyma’r rhan fwyaf o’r sefydliad. Gan fod lot o arferion cyffredin o fewn yr adran, gall newidiadau bach arwain at ganlyniadau mawr.

Mae’n fusnes pobl

Mae’r tîm Gwelliant Parhaus yn dîm bach o dri, sy’n cefnogi gwaith Gwelliant Parhaus y sefydliad. Clywsom fod safle’r tîm yn y sefydliad yn bwysig iawn – dydyn nhw ddim yn rhan o’r adrannau Cyllid nag Adnoddau Dynol, felly dydyn nhw ddim yn cael ei gweld fel ffordd o dorri costau. Maen nhw’n cael ei weld fel adran sy’n sicrhau effeithlonrwydd, felly dyw newidiadau mewn strwythur y staff sydd o ganlyniad i waith Gwelliant Parhaus ddim yn cael ei gysylltu â dileu swyddi.

Dechreuodd y tîm gweithio gyda chwe hyrwyddwr Gwelliant Parhaus, ond erbyn hyn mae’r hyrwyddwyr yn cwmpasu’r sefydliad i gyd. Maen nhw wedi hyfforddi staff ehangach er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r dull gweithredu. Dechreuodd hyn siwd cymaint o frwdfrydedd bod pobl eisiau rhedeg eu prosiectau eu hunain – problem neis i’w gael!

Mae’r tîm wedi cynnal gweithdai gydag uwch arweinwyr er mwyn galluogi iddynt ddeall a chefnogi’r gwaith Gwelliant Parhaus, ac maen nhw hefyd wedi gweithio gyda staff ehangach ar fabwysiadu diwylliant gwella ansawdd. Roedd rhaid i’r tîm dangos i unigolion, timau a’r is-adran y manteision o weithio mewn ffordd wahanol. Trwy ddefnyddio’r dull 5 Whys, roedden nhw’n gallu ffocysu ar wreiddiau’r gwrthwynebiad a symud ymlaen.

Mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn dathlu llwyddiant staff drwy eu gwobrau BuDDI, sy’n codi ymwybyddiaeth o’r pethau da mae pobl yn gwneud. Mae’r gwobrau wedi bod yn llwyddiant mawr, felly mae rhannau eraill o’r corff nawr yn gwneud yr un peth.

Llif gwaith

Dysgon ni sut mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn gwneud y gorau o’i capasiti. Maen nhw wedi newid ei amserlenni gwaith ar arolygon fel bod nhw’n gallu gwneud y defnydd gorau o’r staff sydd ar gael. Dyma’r dull Heijunka, sydd yn ymwneud â gweithio ar gyfradd gyson a lleihau gwastraff. I roi Heijunka ar waith, mae gan yr is-adran lot o bobl sy’n gweithio ar ei arolygon i ddechrau, ac ychydig o bobl sy’n gweithio i orffen y gwaith ar y diwedd.

Ble mae’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn mynd nesaf?

Mae ymweliad nesaf y Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn y DVLA, sy’n cynnwys ymweliad i’w Labordy UX. Sa i’n gallu dweud fy mod i’n hapus bod fi ddim yn gallu mynd, ond os yw’r ymweliadau dysgu yma yn swnio’n dda i chi, mae’n werth dod yn aelod o’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan. Weithiau yn y Gyfnewidfa Arfer Da, mae pobl yn dweud wrthym fod “arfer da yn deithiwr gwael” (ond mae’n werth darllen blog Chris Bolton ar pam nad yw hynny wastad yn wir). Mae ymweliadau fel hyn yn dangos bod yna siwd gymaint gallwn ddysgu o’n gilydd os ydyn ni’n barod i rannu ein ffordd o feddwl a dulliau gweithredu.

Creu Gwelliant Parhaus

Beth all gwasanaethau cyhoeddus dysgu o weithgynhyrchu? Aeth Dyfrig Williams i ymweld â Schaeffler UK gyda Chymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan i weld sut maen nhw’n ceisio gwella’u gwaith yn barhaus.

Schaeffler

Gan fy mod i o Orllewin Cymru, does dim angen esgus arnaf i ddychwelyd adref. Wedi’r cyfan, fel dywedodd Ray Gravell, “West is Best”. Ond ers imi ymweld â ffatri Ricoh yn Telford gydag Ideas UK, rydw i ‘di bod yn awyddus i weld beth gall gwasanaethau cyhoeddus dysgu am wella’n dulliau o weithio o gwmnïau gweithgynhyrchu. Roedd yr ymweliad â Schaeffler yn Llanelli yn gyfle perffaith i ddysgu may – mae’n amlwg o’u gwefan bod gwella’n rhan ganolog o’u gwaith, a bod “parodrwydd i wella’u cynnyrch a’u prosesau’n barhaus yn nodweddiadol o’r cwmni.”

Kaizen

Ricoh's Kaizen Forest / Coedwig Kaizen Ricoh

Coedwig Kaizen Ricoh

Yn ôl Wikipedia, mae Kaizen yn golygu “newid er gwell,” ac mae’n cyfeirio at weithgareddau sy’n gwella’r holl swyddogaethau’n barhaus ac yn cynnwys yr holl staff. Gan fy mod i wedi crwydro drwy Goedwig Kaizen yn Ricoh, roeddwn i’n disgwyl lot o Schaeffler.

Ond roedd sgwrs gyflym am sut maen nhw’n cynnal eu cyfarfodydd yn ddigon i ddangos imi sut y mae gwella’n barhaus yn rhan annatod o beth maen nhw’n wneud. Maen nhw’n cynnal gweithdai 15 munud yn y gweithle, sy’n gwneud e’n lot haws i ddangos sut mae’r trafodaethau’n berthnasol i waith bob dydd y staff. Drwy’r gweithdai, gallant hefyd ddangos beth yw eu bwriad, a chaiff hyn ei danlinellu gan y data sy’n cael ei arddangos er mwyn i’r staff gweld sut maen nhw’n gwneud ac effaith eu gwaith.

Mae syniadau’r staff yn allweddol i’r broses o wella’r sefydliad. Yn ystod yr ymweliad, clywsom “dylai ni byth wrthod awgrymiadau neb, hyd yn oed os maen nhw’n swnio fel syniadau dwp. Efallai byddai’r awgrym nesaf wedi datrys y broblem.” Os mai’r syniadau yn dod o’r staff eu hunain, maent yn lot mwy tebygol o dderbyn y newidiadau sy’n cael eu cynnig.

Cyrraedd y nod?

Mae’n bosib mai dyfyniad y dydd oedd “Y gair allweddol yn yr ymadrodd Dangosyddion Perfformiad Allweddol yw ‘allweddol’”. Clywsom sut mae targedau disynnwyr, wrth reswm, yn gwylltio’r gweithlu, felly mae’n bwysig gwrthsefyll yr awydd i greu rhagor o dargedau a gofalu bod y targedau rydym yn gosod yn fwy ystyrlon. Ond mae hynny’n golygu bod rhaid inni herio targedau i wneud yn siŵr bod nhw’n gall.

Hefyd, os dydyn ni ddim yn cyrraedd y targedau hynny, dywedwyd wrthym am beidio â thybio ein bod ni’n gwybod y rheswm pam. Os yw’r Heddlu’n cyrraedd yn hwyr, a yw hynny, o reidrwydd, yn golygu bod angen ceir cyflymach arnynt? Gallai amrywiaeth eang o ffactorau fod yn gyfrifol am y methiant. Trafodwyd amrywiaeth o syniadau a phecynnau, fel defnyddio Pareto Analysis i ystyried y materion mawr ac i graffu ar y manylion. Soniwyd hefyd am ddiagramau Ishikawa, a’r 5 Pam a dulliau ymarferol Toyota o ddatrys problemau.

Beth ddysgais i?

Mae’n deg dweud fy mod i wedi dysgu lot yn ystod fy ymweliad â Schaeffler. Mae eu pwyslais ar arfer da a gwella’n barhaus yn anhygoel. Mae’n ddiddorol iawn gweld sefydliad sydd ddim jyst yn canolbwyntio ar y gwael a’r hyn sydd o’i le, ond sydd hefyd yn ystyried pam y mae’r nodweddion da mor dda, er mwyn dod o hyd i ffyrdd eraill o wella’u dulliau o weithio.

Er bod yr amgylchedd a’r amgylchiadau yn wahanol yng ngwasanaethau cyhoeddus, gallwn ddysgu lot o sut mae Schaeffler yn canolbwyntio ar wella. O’r ffordd dryloyw maen nhw’n defnyddio data i’r ffordd y maen nhw’n croesawu syniadau’r staff, mae’n grêt i weld sut mae Schaeffler yn manteisio ar yr arbenigedd yn y cwmni i sicrhau eu bod nhw’n gwella’n barhaus.

Gwella Gofal Meddygon Teulu drwy Alinio Tystiolaeth, Methodoleg Gwella Ansawdd, TG a Chontractau: Model Newydd ar gyfer Cymru

Yn y blogpost diweddaraf y Gwobrau Cymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan, mae Dr Alastair Roeves o Fwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan yn dweud wrthym sut maen nhw’n gwneud y fwyaf o’u hadnoddau i wella eu gwaith.

Aneurin Bevan University Health Board / Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin BevanMae Ffibriliad Atrïaidd yn afreoleidd-dra o ganlyniad i weithgarwch afreolaidd, trydanol ac anhrefnus yn atriwm y galon; fel arfer, mae’n gysylltiedig â ffactorau risg, fel gorbwysedd, diabetes a chlefyd ischaemig y galon. Ymddengys o’r dystiolaeth bod ei reoli’n amserol yn fanteisiol i gleifion.

Mae Llwybrau QP yn elfennau clinigol o Gontract Meddygon Teulu, a’i nod yw lleihau derbyniadau diangen i’r ysbyty a derbyniadau cleifion allanol.

Lluniwyd llwybr QP Ffibriliad Atrïaidd er mwyn galluogi Meddygon Teulu yng Ngwent i roi pecynnau gofal ar waith, gan ddefnyddio Methodoleg Gwella Ansawdd, wrth nodi cleifion, wrth roi diagnosis iddynt ac wrth eu rheoli. Roedd wedi’i ategu â chanllaw a ddatblygwyd gan Dîm Ansawdd Gofal Sylfaenol yn Iechyd Cyhoeddus Cymru.

Mae’r Llwybr QP yn ddewisol ac fe’i cynigiwyd i bob practis meddyg teulu yng Ngwent. Gwirfoddolodd 9 practis meddyg teulu i weithio fel practis cydweithredol a rhoi’r dull pecyn gofal ar waith mewn perthynas â Gwella Ansawdd. Roedd yn rhaid i bob practis hefyd ddefnyddio modiwl Ffibriliad Atrïaidd ar gyfer Audit+ er mwyn sicrhau y gallai Iechyd Cyhoeddus Cymru ddadansoddi’r data.

Roedd yn ofynnol i bob practis ddangos gwelliant mewn 3 o bob 5 pecyn gofal:

  • Manteisio ar y cyfle i Sgrinio Unigolion dros 65 oed
  • Asesu symptomau
  • Perfformio Sgôr CHADS2 / CHADS2VASc i asesu risg Damwain serebro-fasgwlaidd (CVA)
  • Rheoli cyfradd a churiad
  • Gwirio BP, pwls, adolygu meddyginiaeth, cynnal asesiad risg ar gyfer gwrthgeulo

Daeth pob practis ynghyd dair gwaith gan gytuno i rannu data’r practis rhyngddynt a rhannu dysgu o’r gwelliannau yr oeddent wedi’u rhoi ar waith.

Cafodd y data ei grynhoi bob bythefnos gan feddalwedd Audit+, ac fe’i dadansoddwyd gan Iechyd Cyhoeddus Cymru a’i gyflwyno ar ffurf siartiau llif.

Rhoddwyd data sylfaenol ar gyfer pob pecyn i bractisau yn y cyfarfod cydweithredu cyntaf ddiwedd Tachwedd a rhannwyd data pellach ar welliannau yn yr ail gyfarfod cydweithredu a gynhaliwyd ar 30 Ionawr 2014. Yn y trafodaethau rhwng y practisau, nodwyd y newidiadau yr oeddent wedi’u gwneud er mwyn gwella’r broses o gydymffurfio â’r pecyn. Mae un practis wedi cynyddu canran y boblogaeth darged sy’n cael eu sgrinio o 2% i 10% ac mae tystiolaeth bod pob practis wedi gwella’r broses o gofnodi cyfradd a churiad y pwls.

Meddalwedd Gwybodaeth Raffigol a Chydweithio

Yn ein blog diweddaraf o Wobrau Cymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan 2014, dyma Kevin Williams o Gyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot yn disgrifio ei Feddalwedd Gwybodaeth Raffigol a’r pwysigrwydd o gydweithio.

Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell Nedd Port TalbotMae staff ein hisadran TGCh, mewn cydweithrediad â swyddogion cyfatebol Dinas a Sir Abertawe, wedi ennill gwobr o fri yn ddiweddar gan y Gymdeithas Gwybodaeth Ddaearyddol, ac mae hon yn wobr ar gyfer sector cyhoeddus y DU gyfan.

Pan benderfynodd yr isadran TGCh gyfnewid ei Feddalwedd Gwybodaeth Raffigol ddrudfawr am ddewis amgen cost-isel, swyddogaethau medrus ffynhonnell agored, roedd nod y tîm yn syml; cynyddu’r graddau yr oedd GIS ar gael i staff a’n dinasyddion am lai o gost. O ganlyniad i’r manteision yr oedd y prosiect hwn wedi’u sicrhau, roedd awdurdodau cyfagos yn dangos llawer iawn o ddiddordeb gan gynnwys Abertawe, Sir Gaerfyrddin, Sir Benfro a Cheredigion. Arweiniodd hyn at brosiect rhanbarthol a oedd â’r dasg o nodi meysydd lle byddai cydweithredu trawsffiniol yn fanteisiol o ran nodi a chyflawni arbedion effeithlonrwydd, cynyddu’r defnydd o GIS a gwelliannau i’r gwasanaeth. Ariannwyd y prosiect hwn yn rhannol gan y rhaglen ranbarthol bresennol ac roedd yn gweithredu ac yn cael ei lywodraethu gan Fwrdd Cydwasanaethau TGCh Canol a De-orllewin Cymru.

Daeth canfyddiadau cynnar i’r casgliad bod pob awdurdod lleol yn bwrw iddi â’r un tasgau ond mewn ffyrdd ychydig yn wahanol, ac nid yw GIS yn eithriad i’r rheol hon. Pan ffurfiodd y grŵp gyntaf, daeth yn amlwg bod gan bob awdurdod atebion GIS gwahanol ond roedd gan bawb yr un broblem. Sut oedd ehangu eu systemau heb fod yn gaeth i werthwr masnachol gyda chostau cynyddol?

Ar ôl cwblhau’r prosiect, mae’n amlwg nad yw’r manteision a wireddwyd wedi’u cyfyngu i’r arbedion ar ffioedd trwyddedu a’r broses o ddiddymu cytundebau cynnal a chadw. Serch hynny, mae’r arbedion a amcangyfrifwyd yn hanner miliwn o bunnau dros gyfnod o bum mlynedd ac felly maen nhw’n sylweddol, ond drwy fabwysiadu ateb FfynhonellAgored yn ein hawdurdodau, mae’r defnydd o GIS yn ddiderfyn erbyn hyn. Gall symud cyfyngiadau ariannol rymuso unrhyw un i gael mynediad at ddata mewn dull gofodol, gan sicrhau y gellir gwneud penderfyniadau gwybodus yn gynt gan yn y pen draw wella gwasanaethau cwsmeriaid.

Mae cydweithredu ar y prosiect hwn wedi helpu i greu cysylltiadau gwaith newydd ac wedi helpu i chwalu’r ffiniau mwn perthynas â chreu cydwasanaethau rhwng awdurdodau lleol. Y gwaith hwn oedd wedi gwneud argraff ar y pwyllgor gwobrwyo, a arweiniodd at gydnabod arloesedd a gweithio traws-sector. Mae Kevin Williams, a fu’n arwain y prosiect ar gyfer Castell-nedd Port Talbot wedi’i wahodd, erbyn hyn, i ymuno â phanel AGI Cymru, gan gynrychioli GIS FfynhonellAgored.

Ailffocysu gwaith gyda plant a phobl ifanc

Dyma’r blog diweddaraf o blog diweddaraf o Wobrau Cymunedol Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan ym mis Tachwedd diwethaf.Sut gall eich sefydliad chi ail-edrych ar eich g waith gyda phlant a phobl ifanc? Isod mae Tracy Jelfs o Gyngor Sir Fynwy yn dweud wrthym amdano beth wnaethon nhw yn ein 

Monmouthshire County Council / Cyngor Sir FynwyMae Gwasanaethau Plant Sir Fynwy wedi gweld newidiadau sylweddol dros y blynyddoedd diwethaf, ac mae hyn wedi arwain at wasanaeth aneffeithlon i blant a phobl ifanc a morâl isel ymysg staff. Ers mis Ebrill 2014, bu’n rhaid cychwyn canolbwyntio o’r newydd ar waith uniongyrchol â phlant a phobl ifanc yng nghyd-destun arfer da.

Dechreuwyd ar y gwaith hwn drwy wrando ar staff, sef ein prif adnodd, er mwyn deall beth oedd angen er mwyn sicrhau gwelliannau. Sefydlwyd cyfres o adnoddau, hyfforddiant a chymorth ar gyfer y grŵp staff gan ddefnyddio amrywiaeth o ddulliau gan gynnwys sesiynau hyfforddi a gwefan er mwyn cysylltu’r holl wybodaeth ar gyfer Gwasanaethau Plant, gan alluogi staff i gael gafael ar adnoddau’n rhwydd. Mae staff yn parhau i nodi’r hyn sydd ei angen arnynt ac yna rydym yn darparu’r cymorth a’r adnoddau er mwyn diwallu’r anghenion fel y bo angen. Yn ogystal, mae staff wedi ystyried pa systemau a phrosesau sy’n cyflawni’r canlyniadau gorau ar gyfer plant ac mae’r rhain yn parhau i gael eu datblygu.

O’r gwaith cychwynnol, gwelwyd nad yn y Gwasanaethau Plant yr oedd y rhwystrau ond yng ngwasanaethau ehangach y Cyngor a chymerwyd peth amser i’w datrys. Achosodd hyn oedi gan beryglu’r broses o reoli newid, gan fod staff o’r farn eu bod yn cael eu tanseilio ac nad oedd yr awdurdod yn gwrando arnynt.

Gwnaethpwyd gwaith sylweddol i ddatrys y materion hyn a chael staff i ganolbwyntio o’r newydd ar yr hyn mae plant a phobl ifanc ei angen. Roedd angen i’r gwasanaeth symud oddi wrth weithredu fel pedwar tîm i weithredu fel un gwasanaeth ac i flaenoriaethu anghenion plant a phobl ifanc, gan sicrhau bod arfer gorau yn sail i hyn. Arweiniodd hyn at gael un lleoliad yn hytrach na dau leoliad ar gyfer dau dîm fel yn flaenorol. Mae hyn wedi bod yn drobwynt pwysig ar gyfer y grŵp staff ac mae wedi sicrhau y gellir cynnal sgyrsiau uniongyrchol a datblygu’r timau i greu gwasanaeth gyda phwrpas cyffredin.

Yn ogystal, mae newidiadau wedi’u gwneud i’r broses recriwtio, mae’n sicrhau bod gan y tîm ddarlun cliriach o’r ymgeiswyr ac yn sicrhau ein bod yn recriwtio’r staff cywir ar gyfer y gwasanaeth. Mae morâl yn parhau i wella ac erbyn hyn mae staff mewn sefyllfa i allu ystyried gwahanol ffyrdd o gydweithio â phlant a phobl ifanc ac yn datblygu syniadau ac achosion busnes er mwyn datblygu a gwella eu maes gwasanaeth ymhellach.

Mae’r gwasanaeth wedi sefydlu diben a chyfeiriad clir sy’n galluogi teuluoedd a chymunedau i gadw plant a phobl ifanc yn ddiogel ac i gyrraedd eu potensial yn llawn. Mae’r gwasanaeth hefyd yn datblygu diwylliant o berchnogaeth a disgwyliadau mawr o ymarfer gan bob aelod staff beth bynnag fo’u rôl yn y gwasanaeth. Mae datblygiadau pellach wedi’u cynllunio wrth i’r gwaith hwn fynd rhagddo. Mae hyn yn cynnwys achosion busnes mewn nifer o feysydd yn seiliedig ar dystiolaeth a blaenoriaethu anghenion plant a phobl ifanc.

Mae’r gwasanaeth wedi creu amgylchedd sy’n galluogi gweithwyr i allu gwneud penderfyniadau mor agos i’r rheng flaen â phosibl, gan sicrhau eu bod yn cael cefnogaeth i wneud y penderfyniadau hynny. Mae’n darparu diwylliant hefyd lle mae barn staff yn cael blaenoriaeth wrth ddatblygu gwasanaethau, gan sefydlu disgwyliadau clir o’r grŵp staff yng Ngwasanaethau Plant Sir Fynwy.

Dyma’r blog diweddaraf o gyfres ar Wobrau Cymunedol Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan ym mis Tachwedd 2014.

Gwella prosesau diogelu yng Nghyngor Sir Penfro

Yn y blog diweddaraf o Wobrau Cymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan, mae Jake Morgan yn disgrifio sut wnaeth Cyngor Sir Penfro mynd ati i reoli’r proses newidwrth iddynt ymateb i adroddiadau feirniadaol gan Estyn, Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) a Swyddfa Archwilio Cymru.

Pembrokeshire County Council / Cyngor Sir PenfroYm mis Awst 2011, mewn adroddiad a gyhoeddwyd ar y cyd gan AGGCC ac Estyn, daeth i’r amlwg bod y Cyngor wedi methu ag amddiffyn a diogelu plant yn briodol yn ei wasanaethau addysg.

Ar yr un pryd ac ar lefel ehangach, roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi nodi nifer o fethiannau ym mhrosesau llywodraethu corfforaethol y Cyngor, ac roedd y methiannau i’r fath raddau ac arwyddocâd fel bod yna berygl bod y Cyngor yn methu â chydymffurfio â’i ddyletswyddau statudol. Nodwyd “methiant corfforaethol systemig i ymateb yn ddigonol i faterion diogelu.”

Ym mis Rhagfyr 2012, rhoddwyd Cyngor Sir Penfro o dan fesurau arbennig yn dilyn arolygiad Estyn pan ddaeth i’r amlwg bod gwasanaethau addysg y Cyngor ar gyfer plant a phobl ifanc a’i ragolygon ar gyfer gwella yn anfoddhaol.

Yn dilyn adroddiad beirniadol ar y cyd yn 2011, dechreuodd yr awdurdod y broses o newid gyda chymorth ac ymyrraeth Bwrdd o Weinidogion a benodwyd gan Lywodraeth Cymru. Tra bod rhywfaith o gynnydd da wedi cael ei wneud byddai’n deg dweud bod y cynnydd hwn yn araf yn aml iawn oherwydd rhwystrau diwylliannol a strwythurol wedi eu hen sefydlu yn ymwneud â newid. Cydnabuwyd nad oedd cyflymder y newid yn ddigonol o gofio lefel yr heriau sy’n wynebu’r awdurdod.

Yn ystod haf 2012, penododd yr awdurdod Gyfarwyddwr Plant ac Ysgolion newydd ac un o’i dasgau oedd arwain y broses o newid a chynyddu cyflymder y newidiadau.

Yn ganolog i hyn, aethpwyd ati i gyfuno’r gwasanaeth addysg â’r gwasanaeth gofal cymdeithasol plant dan un gyfarwyddiaeth a chafodd y mesur hwn ei dargedu ar gyfer mynd i’r afael â materion hanesyddol a oedd yn bodoli oherwydd bod y gwasanaethau a oedd yn gyfrifol am gyflawni gwasanaethau i blant a phobl ifanc mewn cyfarwyddiaethau gwahanol a bod ganddynt ffyrdd gwahanol o weithio (er enghraifft, roedd diffyg gwasanaethau integredig neu weithio ar y cyd yn ffactor a oedd yn cyfrannu’n sylweddol at fethiannau’r awdurdod o ran diogelu).

Yn dilyn adroddiad Estyn yn Rhagfyr 2012, symudodd yr awdurdod yn gyflym er mwyn creu’r momentwm a oedd ei angen ar gyfer newid pellgyrhaeddol. Mae rhai o’r ymyriadau hyn wedi’u hamlygu isod.

Gwnaeth y Cyfarwyddwr benderfyniadau anodd a sensitif i ailadeiladu ac adnewyddu ei dîm arweinyddiaeth a dechreuodd ar y broses o sefydlu strwythur newydd sbon o uwch reolwyr ar draws y gyfarwyddiaeth unedig drwy wneud penodiadau allanol i swyddi allweddol a dileu’r rhwystrau a oedd yn bodoli i newid.

Datblygodd yr awdurdod drefniadau ar y cyd â Sir Gaerfyrddin drwy gytuno i gyfuno gwasanaethau gwella ysgolion drwy ymestyn trefniadau gweithio rhanbarthol. Roedd hyn yn cynnwys cyd-benodi Pennaeth Effeithlonrwydd Ysgolion i arwain y gwasanaeth gwella ysgolion ar draws y ddau awdurdod. Mae’r trefniadau ar y cyd wedi creu manteision i’r ddau awdurdod gan greu màs critigol a mwy o allu ar draws y rhanbarth.

Mae’r Cyfarwyddwr wedi arwain y gwaith o ddatblygu a chyflwyno’n gorfforaethol fframwaith sicrwydd ansawdd trawsbynciol ar gyfer diogelu sy’n cwmpasu ysgolion, gwasanaethau plant ac adnoddau dynol.

Mae grŵp cynrychioliadol o benaethiaid wedi’i ddatblygu (a sefydlwyd yn wreiddiol
gan y bwrdd gweinidogol) i ddylanwadu ar a phrofi effaith barhaus newid ac i fod yn gatalydd o fewn yr awdurdod er mwyn gwella yr herio a geir ymysg cymheiriaid a meithrin gallu ysgolion.

Cafodd gwaith y pwyllgorau trosolwg a chraffu ei ailwampio a bu Pwyllgor allweddol ar y cyd ar draws y maes Diogelu a Phlant a Theuluoedd yn canolbwyntio ar adroddiad Arolygu Estyn ac yn dangos bod y cyhoedd yn sylweddoli beth oedd yr heriau a oedd yn cael eu hwynebu.

Yr hyn oedd yn sail i’r rhaglen newid oedd Cynllun Gweithredu Sir Benfro ar ôl Arolygiad (PIAP) a oedd yn ofynnol i’r awdurdod ei baratoi a’i roi ar waith mewn ymateb i’r 7 argymhelliad a wnaed gan Estyn yn ei adroddiad.

Cafodd y broses o ddatblygu’r PIAP ei arwain gan y Cyfarwyddwr a chafwyd cyfraniad gan groestoriad eang o Aelodau etholedig, llywodraethwyr ac ysgolion ynghyd â chyfraniad cadarnhaol gan amrywiaeth eang o randdeiliaid mewn perthynas â datblygu’r Cynllun, a arweiniodd at weledigaeth gyffredin a’r un ymdeimlad clir o bwrpas, gan feithrin consensws ar gyfer newid sylweddol.

Mae PIAP yn gynllun cynhwysfawr sy’n adlewyrchu’r diffygion sylweddol mewn perfformiad a nodir gan Estyn a daeth yn fframwaith trosfwaol ar gyfer newid nid yn unig ar draws gwasanaethau addysg a phlant, ond ar lefel gorfforaethol ehangach ac ar lefel sir yn gyffredinol hefyd.

Yn dilyn yr adroddiadau beirniadol iawn a gafwyd yn 2011, cychwynnodd Sir Benfro raglen o welliannau a newidiadau cyflym dan arweinyddiaeth gadarn y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Plant. Gwnaethpwyd gwelliannau sylweddol mewn nifer o feysydd allweddol ac erbyn hyn mae Sir Benfro yn arwain y ffordd ac yn rhannu’r arferion gorau y mae wedi’u datblygu ag Awdurdodau Lleol eraill.

Nid yw Sir Benfro o dan fesurau arbennig bellach, ac wrth wneud y penderfyniad hwnnw, dywedodd Estyn ‘cymerodd y Cyngor gamau buan a phendant’ yn dilyn arolygiad 2012 i gynllunio ar gyfer newid a arweiniodd at welliannau sylweddol. Yn ôl yr adroddiad hefyd: ‘Gwnaeth y Prif Weithredwr, yr Arweinydd a’r uwch-swyddogion benderfyniadau anodd a sensitif i gael gwared ar y ffactorau a oedd yn rhwystro cynnydd, er mwyn sicrhau’r gwelliant a oedd yn angenrheidiol.’

Mewn ymateb i’r newyddion da, meddai’r arweinydd, ‘Y canlyniad yw bod yr Awdurdod Lleol yn fwy deinamig, tryloyw ac eangfrydig. Nid fy marn i yn unig yw hon, ond barn yr arolygwyr.’

‘Rydym yn parhau’n gwbl ymrwymedig i wneud popeth a all fod yn rhesymol ei ddisgwyl er mwyn cadw plant yn ddiogel yn ein Sir. Mae’r penderfyniad heddiw gan yr arolygwyr yn cydnabod yn ffurfiol bod ganddyn nhw hyder yn ein gwasanaethau.’