Tag Archif: digidol

Trivallis: Newid diwylliant o fewn y rheng flaen

Read this post in English

Yn y trydydd o gyfres o flogiau ar raglen Frontline Futures y Sefydliad Tai Siartredig, siaradodd Dyfrig Williams â Jonathan Tumelty o Trivallis i glywed sut maen nhw’n grymuso ei staff i arwain newidiadau i wasanaethau.

Yn ein digwyddiad diweddar ar wella arweinyddiaeth a pherchenogaeth ddigidol, rhannodd Chris Bolton sleid a ddangosodd dulliau newid busnes sydd wedi cael ei roi ar waith mewn sefydliadau yn ystod y blynyddoedd diwethaf. Falle mai drawsnewid digidol yw’r broses newid ddiweddaraf i gael ei rhoi ar waith, ac efallai nad yw’n syndod nad yw rhai aelodau o staff yn neidio am lawenydd. Felly, sut all sefydliadau newid y ffordd maen nhw’n gweithredu?

Siart Richard Pascale o (nifer) o ddulliau newid busnes, ac mae Trawsnewid Digidol wedi'i ychwanegu mewn ysgrifen

Siaradais â Jonathan Tumelty yn Tai 2017 amdano sut mae Trivallis wedi galluogi timau rheng flaen i arwain newidiadau i’w wasanaethau.

Beth wnaeth Trivallis?

Gwelodd Trivallis fod ei dimau yn gweithio mewn seilos gan eu bod nhw wedi’u grwpio fesul rôl. Byddai pob maes cyfrifoldeb yn cael ei lywio gan feysydd eraill, ond roedd y strwythur hwn bron yn annog gwrthdaro, a’r canlyniad oedd cyd-berthnasoedd anodd rhwng meysydd gwahanol o’r busnes. Penderfynodd alinio ei systemau yn ddaearyddol ar sail yr ardaloedd y maen nhw’n gweithio ynddynt, ond roedd hyn yn haws dweud na gwneud gan nad oedd ymdrechion yn y gorffennol wedi bod yn llwyddiannus.

Er bod Trivallis yn gwybod beth oedd ei nod terfynol, penderfynodd roi’r cyfrifoldeb am sut y gallai strwythur daearyddol weithio i’w staff, a hynny drwy gynnal cyfres o gyfarfodydd i lywio’r newid. Dechreuodd fel proses eithaf ysgafn drwy gynnwys rheolwyr. Wedi hynny, cafodd drafodaethau unigol â dylanwadwyr allweddol a oedd yn weithwyr rheng flaen. Rhoddwyd perchenogaeth a rheolaeth o’r broses i staff, a chyfathrebwyd yn glir trwy gydol y broses.

Sut wnaeth hyn gweithio’n ymarferol?

Daeth staff â phobl at ei gilydd i ddechrau i fapio eu rhwystredigaethau, a oedd yn ei dro yn effeithio ar foddhad cwsmeriaid. Aeth staff ati i grwpio nodiadau gludiog gyda’i gilydd, ac yn ffodus adlewyrchodd yr ymarfer hwn y broses feddwl gychwynnol. Gwnaethant ddatblygu egwyddorion ar gyfer y ffyrdd newydd o weithio gyda staff, gyda’r rheolwyr yn cynnig paramedrau eang iawn yn unig. Sefydlwyd timau peilot i brofi’r cynlluniau a luniwyd gan staff, ac ar ôl hynny aethant ati i chwalu’r rhwystrau yn eu ffordd. Roedd staff yn aros am gyfarwyddiadau gan reolwyr yn ystod y gyfarfodydd cyntaf, ond ar ôl ychydig gwnaethant ddechrau cymryd rheolaeth o’r ymarfer eu hunain. Disgrifiodd Jonathan y broses fel y fideo hwn o ŵyl gerddoriaeth, lle mae un person yn dechrau’r drafodaeth, a fesul tipyn mae mwy a mwy o bobl yn cyfrannu ati. Roedd pobl â diffyg hyder wir eisiau cyfrannu yn y diwedd.

Creodd Trivallis rith-dimau o’r adborth a gafwyd gan staff. Erbyn hyn, mae’r holl wasanaethau rheng flaen wedi’u rhannu yn ôl ardaloedd, a’r cam nesaf yw creu cysylltiadau rhwng pob tîm. Nid yw’r gwasanaethau yn gweithio mewn seilos mwyach, ond yn hytrach maen nhw’n dîmau amlsgiliau sy’n gweithio o amgylch ardal. Yn ôl Jonathan, roedd modd rhoi’r dull lleoledig hwn ar waith heb newid polisïau na gwario mwy o arian – yr unig beth oedd angen ei wneud oedd grymuso a nodi pŵer.

Y seiliau pŵer, gan gynnwys gwobrwyo; gorfodol; arbenigrwydd; gwybodaeth; cyfeiriedig; cyfreithlon

Gan fynd yn ôl i’n Seminar Ddigidol ddiweddar lle y rhoddwyd sylw i arweinyddiaeth a pherchenogaeth ddigidol, cynhaliodd Kelly Doonan weithdy hynod ddiddorol ar ddylanwadu ar newid. Rhannodd Kelly seiliau pŵer French a Raven yn ei gweithdy er mwyn helpu pobl i ddeall lle mae ganddynt bŵer. Mae’n ddiddorol yma gweld sut y rhannodd rheolwyr eu pŵer dilys wrth harneisio pŵer arbenigol staff rheng flaen hefyd o’u profiad cyflawni. Roedd yn dda clywed gan Jonathan sut mae Trivallis wedi gwneud y gwaith yn llwyddiant. Os ydych wedi gwella gwaith eich sefydliad drwy rannu pŵer, hoffem glywed sut mae’r newidiadau rydych wedi’u gwneud wedi arwain at wasanaethau cyhoeddus gwell.

Pam mae Safonau Agored yn arwain at wasanaethau cyhoeddus gwell

Read this blog post in English

Sut y gall defnyddio Safonau Agored sicrhau y caiff systemau Technoleg Gwybodaeth a gwasanaethau cyhoeddus eu hintegreiddio’n well? Mae Dyfrig Williams yn myfyrio ar yr hyn a ddysgodd drwy gymryd rhan yng ngweminar y Gyfnewidfa Arfer Da ar Safonau Agored.

Mae digidol wedi bod yn un o themâu allweddol ein gwaith ers sbel. Rydym wedi cynnal nifer o ddigwyddiadau ar y thema, o’n seminar ar Dechnoleg Gwybodaeth fel rhan o’n gwaith ar asedau yn 2013, i’n gweminar diweddaraf ar Safonau Agored.

Hwn yw’r digwyddiad â’r thema fwyaf technolegol a gynhaliwyd gennym ers ein gweminar ar Gyfrifiadura Cwmwl, ond mae’n bwnc roeddem yn awyddus iawn i roi sylw i gan fod Safonau Agored yn bwysig iawn i integreiddio gwasanaethau cyhoeddus. Ar hyn o bryd mae gwasanaethau hyfforddi ac ymgynghori ledled Prydain yn anfon deunydd marchnata sy’n gwerthu pob math o gynnyrch a gwasanaethau â’r rhagddodiad “digidol”. Mae Safonau Agored yn allweddol i’w gwneud yn bosibl i lawer o’r gwasanaethau sy’n cael eu gwerthu i integreiddio â’i gilydd a gwella gwasanaethau cyhoeddus.

Yn ystod ein gweminar, disgrifiais Safonau Agored fel safonau a ddatblygir drwy broses gydweithrediadol ar gyfer data, fformatau dogfennau a rhyngweithredadwyedd meddalwedd. Ond fel y nododd Evan Jones, nid oes unrhyw ddiffiniad cyffredinol y cytunwyd arno o Safonau Agored – sy’n eironig! Felly, am y rheswm hwnnw yn unig, mae’n werth cael gwybod am y weminar!

Felly, beth oedd fy mhwyntiau dysgu allweddol?

“Gwnewch y gwaith caled i wneud pethau’n hawdd”

Rhoddodd Terence Eden o Wasanaeth Digidol Llywodraeth y DU i ni feddwl amdano yn ystod y weminar. Dilynwyd y perl hwn gan un arall, sef “Dyw e ddim amdano chi, mae fe amdano’r defnyddwyr.” Y cwestiwn cyntaf a ofynnwyd gan un o’r cynadleddwyr oedd a fyddai’n anodd rhoi’r Safonau Agored ar waith gyda’u technoleg bresennol. Fe wnaeth ymateb Terence gwneud i mi feddwl fod Safonau Agored yn galluogi gwasanaethau cyhoeddus gwell, yn hytrach na bod yn nod ynddynt eu hunain. Dylem fod yn meddwl am sut y gallwn ddarparu’r gwasanaethau gorau posibl i’r defnyddiwr terfynol, ac nid yw defnyddio safonau perchenogol sy’n rhwystro integreiddio yn helpu i gyflawni’r nod hwnnw. Fel y dywedodd Terence, “Gall Safonau Agored achub bywydau!”

Rydym wedi meddwl llawer yn y Gyfnewidfa Arfer Da am yr amgylcheddau cymhleth ac anodd lle y darperir gwasanaethau cyhoeddus. Mae ein Rheolwr Chris Bolton wedi ysgrifennu’r eitem wych hon ar y problemau sy’n gysylltiedig â mabwysiadu un dull i ddatrys pob problem mewn sefyllfa lle y ceir llawer o newidynnau. Y broblem sy’n gysylltiedig â pharhau i ddilyn y llwybr perchenogol yw ein bod yn ychwanegu haenau o gymhlethdod at amgylchedd sydd eisoes yn gymhleth. Mae’n lleihau’r opsiynau ar gyfer gwasanaethau ac yn golygu bod yn rhaid i’r atebion eu hunain fod yn fwyfwy cymhleth, a all greu rhagor o broblemau a lleihau dibynadwyedd. Mae’n werth darllen sut y trefnodd Swyddfa’r Archwilydd Cyffredinol yn Seland Newydd fod eu systemau gwybodaeth yn rhai agored yn ddiofyn, a arweiniodd at system Technoleg Gwybodaeth fwy dibynadwy a chadarn oherwydd y cyfluniad mwy trefnus heb ganiatadau a chyfyngiadau di-ben-draw.

Nid yw Safonau Agored ar gyfer arbenigwyr ym maes Technoleg Gwybodaeth yn unig

Nid oedd y trafodaethau yn ystod y weminar yn ymwneud â systemau Technoleg Gwybodaeth yn cydweithio’n dda yn unig. Nodais uchod fod Safonau Agored yn galluogi gwasanaethau cyhoeddus gwell ac, felly, ni ddylai gwybodaeth ac ymwybyddiaeth ohonynt fod yn gyfyngedig i adrannau Technoleg Gwybodaeth. Maent yn helpu i integreiddio systemau a galluogi cydweithredu. Gellir defnyddio’r data a gasglwyd i gynllunio ar gyfer yr hirdymor, felly mae’n amlwg sut y gallant fod o fudd mawr i alluogi sefydliadau i weithio drwy rai o’r ffyrdd o weithio a nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Os ydym am gasglu data i wneud gwaith cynllunio effeithiol a chydweithio er mwyn darparu gwasanaethau cyhoeddus gwell, yna mae’n bwysig bod cynrychiolwyr Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus, o Aelodau Etholedig i Reolwyr Prosiectau Cyfalaf, yn ymwybodol o Safonau Agored.

Pŵer caffael

Yn gysylltiedig â’r pwynt uchod sy’n nodi bod Safonau Agored yn bwysig y tu hwnt i faes Technoleg Gwybodaeth, mae’n rhywbeth y dylai staff mewn rolau caffael ei ystyried. Maen nwh’n lleihau cymhlethdod er mwyn galluogi integreiddio, a hefyd maent hefyd yn agor cyfleoedd caffael y tu hwnt i werthwyr mawr i fusnesau bach a chanolig. Mae’n amlwg bod hyn yn gysylltiedig â rhai o’r Canlyniadau Llesiant a nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, yn enwedig mewn perthynas â Chymru Lewyrchus a Chymru gydnerth (yn economaidd).

Fel y nododd Evan Jones yn ystod y weminar, mae Safonau Agored hefyd yn eich helpu i ystyried systemau o safbwynt mwy hirdymor, achos y byddan nhw’n rhyngweithredadwy â chi yn y dyfodol. Cafwyd trafodaeth dda hefyd ynghylch annog gwerthwyr i weithio gyda Safonau Agored yn ystod y weminar, ac fel y dywedodd Jess Hoare, mae’n bwysig cofio mai ni, fel gwasanaethau cyhoeddus, sy’n caffael gwasanaethau. Efallai ei bod yn hawdd anghofio yn y sefyllfaoedd hyn mai gyda ni, fel caffaelwyr, y mae’r pŵer yn ystod trafodaethau. Anogodd Evan bob un ohonom i drafod â gwerthwyr – os na allant storio data mewn Safon Agored, dylech amau eu cymhellion.

Y camau nesaf

Caiff adnoddau o’r gwaith hwn ar Safonau Agored eu bwydo i mewn i’n gwaith Digidol er mwyn sicrhau y bydd ei effaith yn parhau a hefyd roi i bobl sydd â diddordeb yn yr agenda rywbeth i gnoi cil drosto. Rydym hefyd yn ystyried sut y gallwn rannu’r gwaith hwn yn fewnol hefyd. Rwyf wedi bwydo’r hyn a ddysgais o’r weminar i brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, ac rydym hefyd yn ystyried sut y gallwn rannu’r hyn a ddysgwyd ag archwilwyr, gan fod gan Safonau Agored rôl allweddol i’w chwarae o ran sicrhau y gall systemau a sefydliadau gydweithio’n effeithiol i sicrhau gwerth am arian. Mae meddwl byrdymor yma yn cael effaith fawr yn y tymor hwy.

Rydym hefyd wedi trefnu gweminar ar gaffael fel rhan o raglen eleni, sy’n rhoi cyfle i ni edrych unwaith eto ar rai o’r materion a godir yma. Rydym wedi dod ar draws rhai enghreifftiau o arfer diddorol yn ystod ein gwaith cwmpasu cychwynnol ar gaffael, yn enwedig sut mae CivTech wedi mabwysiadu dull gwahanol o ysgogi arloesedd yn yr Alban. Hoffem glywed gennych os oes gennych enghreifftiau eraill o arfer y gallwn dynnu sylw atynt. Oherwydd wedi’r cwbl, dim ond os bydd yn dysgu o’r materion allweddol rydych yn eu hwynebu fel gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru ac yn eu hadlewyrchu y bydd ein gwaith yn llwyddiannus.

Galluogi staff i ddefnyddio data’n well

Read this blog post in English

Sut gallwn ni alluogi staff Swyddfa Archwilio Cymru i ddefnyddio data’n well? Mae Dyfrig Williams yn edrych yn ôl ar yr hyn a ddysgwyd o’n prototeip ar gyfer Archwilio Iechyd.

Health_Portal

Yn fy ngwaith ar y prosiect Archwilio sydd ar Flaen y Gad, rydw i wedi bod yn edrych ar sut y gallwn dynnu data o gyrff cyhoeddus at ei gilydd mewn ffordd sy’n agored i bawb ac yn hawdd cael gafael arno fel y gallwn ni fel archwilwyr gael mewnwelediad pellach. Fe wnaeth y Tîm Archwilio Iechyd wirfoddoli i weithio gyda ni fel y gallem edrych i weld beth allai hyn ei olygu’n ymarferol.

Fe wnes i ddatblygu personau ar gyfer staff mewn swyddogaethau amrywiol fel y gallem ddod i wybod mwy am y gwaith yr oedd angen i ni ei wneud. Roedd hyn yn help mawr i ni wrth i ni nodi sut y mae amser ymchwil yn cael ei ddefnyddio a phwy sy’n gwneud y gwaith ymchwil hwnnw.

Yr adborth a dderbyniais oedd ei bod yn anodd cael mynediad at ddata, felly rydym wedi datblygu prototeip i ddod â data a gwybodaeth iechyd defnyddiol at ei gilydd mewn un lle.

Dulliau profi

Prawf o gysyniad yw ein hymgais gychwynnol i ddod â’r data hwn at ei gilydd mewn un lle er mwyn gweld sut y gellid datblygu hyn ymhellach. Ar y dechrau, roeddem yn meddwl am geisio creu tudalen ar gyfer pob Bwrdd Iechyd, yn ogystal â thudalen ar gyfer gwaith cenedlaethol sy’n ymdrin â Chymru gyfan neu’r DU gyfan. Wrth inni ddyfalu sut y byddai prototeip yn edrych, fe wnaethom benderfynu defnyddio’r enghraifft genedlaethol fel ein prawf.

Fe wnaethom benderfynu defnyddio Sharepoint Online oherwydd ei fod yn rhoi’r cyfle inni edrych ar sut y gallem ddatblygu ein defnydd o’r gwasanaeth i wneud data yn fwy hygyrch yn fewnol. Fe wnaeth hyn gweithio fel prawf cychwynnol, ond doedd e ddim yn bosib i ni rannu’r safle i bawb o fewn y mudiad, gan ein bod ni’n profi’r fersiwn yma o’r meddalwedd gyda grŵp bychan o ddefnyddwyr. Roedden ni eisiau rhannu’r canlyniadau drwy’r sefydliad i gyd fel y gallai archwilwyr ystyried a fyddai’r dull yma’n ddefnyddiol yn eu gwaith nhw. Felly penderfynom roi’r wybodaeth ar ein mewnrwyd (y Hwb), sy’n safle Drupal.

Fe wnaethom ddefnyddio adborth o’r Swyddog Cefnogi Perfformiad er mwyn dod â phorthwyr gwybodaeth at ei gilydd i arbed amser ymchwilio. Fe wnaethom greu widgets o borthwyr RSS lle roeddent ar gael (Really Simple Syndication, sy’n darparu cynnwys sy’n newid yn gyson o’r we, fel safleoedd newyddion, blogiau a chyhoeddwyr ar-lein). Hefyd fe wnaethom gynhyrchu ein widget ein hunain (cymhwysiad bychan y gellir ei osod o fewn tudalen ar y we) ar gyfer cyfrifau Twitter, a gynhyrchwyd o restr ar gyfrif y Gyfnewidfa Arfer Da. Fe wnaethom sefydlu’r porthwyr hyn fel I-Fframiau o fewn y safle.

Gwneud data yn fwy cyfeillgar i ddefnyddwyr

Roedden ni hefyd eisiau gwneud data’n haws i’w ddeall a’i ddefnyddio. Roedd teimlad cryf ymhlith y staff a gyfwelais na ddylai gwybodaeth a dealltwriaeth o ddata gael ei chladdu allan o gyrraedd ac felly buom yn edrych i weld sut y gallem wneud data’n fwy hygyrch.

Fe wnaethom benderfynu defnyddio Microsoft Power BI (cyfres o offer dadansoddi busnes i ddatblygu mewnwelediad) i wneud setiau data iechyd yn fwy hygyrch ac yn haws i’w ddeall. Roedd hyn yn meddwl nad oedd angen inni brynu unrhyw feddalwedd ac y gallem gynnal y data’n uniongyrchol drwy Power BI. Wnaethon ni ddim defnyddio unrhyw ddata sensitif ar gyfer ein prawf ac felly doedd ei gyhoeddi yn syth ar y we ddim yn broblem. Roedd yr adborth wnaethon ni gael o staff yn gymysglyd ynghylch a ddylai’r safle gynnwys data preifat, ac felly bydd angen inni edrych ar ein dewisiadau eto os byddwn yn dewis mynd i lawr y llwybr yma.

Mae’r setiau data a ddefnyddiwyd gennym ar gael yn gyhoeddus ac yn defnyddio APIs (Rhyngwynebau Rhaglennu Cymwysiadau, sy’n cael gafael ar nodweddion neu ddata system weithredu, cymhwysiad, neu wasanaeth arall ar y we). Mae hyn yn golygu bod offer data Power BI wedi eu cysylltu’n uniongyrchol â StatsCymru ar gyfer y data fel nad oes angen lawrlwytho data â llaw ar ôl ei osod i fyny. Mae hyn hefyd yn golygu ein bod ni bob amser yn defnyddio’r data mwyaf cyfredol sydd ar gael.

Ble ydyn ni’n mynd o fan hyn?

Mae defnydd ein prototeip bellach wedi’i ddatblygu a’i ymestyn fel y gellir ei ddefnyddio ar gyfer prosiect Gofal Sylfaenol mewn iechyd. Mae hyn yn meddwl y gall fy nghydweithwyr ei ddefnyddio i ddadansoddi data ar gyfer eu Bwrdd Iechyd eu hunain, felly mae’n wych gwybod bod y gwaith wedi bod o werth ymarferol yn barod.

Mae ein defnydd o ddyfeisiadau ac API yn golygu mai ychydig iawn o waith sydd ei angen i gynnal y wybodaeth gyfredol sy’n cael ei dal ar y safle. Fodd bynnag, os bydd arnom eisiau datblygu’r data y mae’n ei ddal, bydd angen inni feddwl pwy sy’n mynd i fod yn gyfrifol am ei gynnal, pe bai’n cael ei ystyried yn werthfawr.

Y cam nesaf i ni fel sefydliad yw defnyddio’r personau a gynhyrchwyd gennym, yn ogystal ag adborth anffurfiol o’r gwaith hwn, i weld sut y byddai safle a gwasanaeth data effeithiol yn edrych, a sut y gellid addasu hynny ar gyfer rhannau eraill o’r sefydliad. Bydd hynny’n ein galluogi i ddysgu oddi wrth unrhyw gamgymeriadau a wnaethom fel ein bod yn gwneud pethau’n wahanol yn y dyfodol, a hefyd adeiladu ar ein llwyddiannau. Ac os gallwn adeiladu ar y dysgu hwnnw, byddwn mewn sefyllfa dda i ddatblygu ein gwaith er mwyn bod y Swyddfa Archwilio arloesol yr ydym am fod.

Beth yw arweinyddiaeth digidol?

Beth mae arweinyddiaeth ddigidol ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus yn edrych fel? Isod mae Kelly Doonan yn edrych ar y pwnc cyn ei gweithdy yn ein digwyddiad ar Wella arweinyddiaeth ddigidol a pherchnogaeth.

Rwyf wedi bod yn meddwl am arweinyddiaeth.

Fel sy’n digwydd mor aml, mae nifer o bethau wedi dod at ei gilydd bron yn serendipaidd, gan roi’r cyfle i mi fyfyrio ar ystyr arweinyddiaeth a sut y gallai arweinyddiaeth dda fod.

  • Rwyf wedi darllen sawl erthygl ar arweinyddiaeth; yn benodol arweinyddiaeth ddigidol ac arweinyddiaeth data — dolenni i bob erthygl ar waelod y post hwn
  • Rwyf wedi cael gwahoddiadau i weminarau a chynadleddau ar arweinyddiaeth ar gyfer trawsnewid ac arloesi digidol.
  • Mae fy sefydliad yn archwilio ac yn trafod modelau arweinyddiaeth drwy lens siarter arweinyddiaeth newydd a gyflwynwyd gan ein tîm arwain.

Rwyf hefyd yn meddwl amdanaf fy hun fel arweinydd a sut y dylai hynny fod a theimlo; felly mae’n teimlo fel adeg dda i gasglu fy meddyliau.

Beth yw arweinyddiaeth?

Yn gyntaf, rwy’n meddwl bod arwain a rheoli yn ddau beth gwahanol ac, er fy mod yn aml yn gweld y ddau’n cael eu defnyddio’n gyfnewidiol, rwyf am eu cadw ar wahân.

Fy niffiniad o reolwr yw swydd mewn hierarchaeth a’i rôl yw rheoli i lawr ac adrodd i fyny, a chadw’r system bresennol yn gweithredu mor effeithiol ac effeithlon ag y bo modd. Fel arfer, nid yw swydd rheolwr yn rhan o wneud y gwaith, felly nid yw’n gallu gweld y system gyfan.

Mae llawer o wybodaeth ar gael am wreiddiau trefniadau rheoli modern — ond yn y bôn mae’r rhan fwyaf o sefydliadau sector cyhoeddus a phreifat yn defnyddio dull a grëwyd tua 1900 gan Frederick W Taylor er mwyn mynd i’r afael â chyfres benodol o broblemau mewn proses gynhyrchu mewn ffatri yn ystod y Chwyldro Diwydiannol, ac ni fu llawer o newid ers hynny.

I mi, mae rheoli’n syniad amser cyfyngedig a grëwyd er mwyn datrys problemau uniongyrchol, sef:

  • gweithlu sgiliau isel a heb addysg yn bennaf
  • ehangu cyflym
  • diwydiannu graddfa fawr.

A gwnaeth hynny. Datrysodd y problemau hynny cystal fel mai bellach, dyma’r model dominyddol a ddefnyddir yn y rhan fwyaf o feysydd gwaith yn y rhan fwyaf o ddiwydiannau — gan gynnwys systemau pobl fel gofal cymdeithasol, iechyd ac addysg. Y broblem yw nad yw’r hyn a oedd yn berffaith ar gyfer rheoli proses gynhyrchu gan ddefnyddio pympiau hydrolig 120 o flynyddoedd yn ôl yn addas ar gyfer y rhan fwyaf o sefydliadau heddiw.

Nawr, rydym yn hwylio dyfroedd dieithr yr Oes Wybodaeth ac mae llawer o bobl yn galw ar arweinwyr digidol ac arweinwyr data i fod wrth y llyw. Roedd angen rheolwyr arnom a oedd yn gwybod am bympiau a pheiriannau ager, ac nawr mae angen rheolwyr arnom sy’n gwybod am Blockchain a’r cwmwl.

“Er gwaethaf y ffaith bod ein credoau rheoli presennol yn dyddio o’r ganrif flaenorol, mae’r rhan fwyaf o sefydliadau heddiw’n dal i weithredu modelau a etifeddwyd o fyd nad yw’n bodoli mwyach. Mae’r modelau eisoes yn hen, ac yn sicr nid ydynt wedi’u diogelu at y dyfodol. Mae’r cyfnod pan fyddai’r dull gorchymyn a rheoli yn dod â llwyddiant aruthrol i chi wedi hen fynd.”

Gwrthryfelwyr Corfforaethol 2017

Rwy’n credu ei bod yn well meddwl mewn perthynas ag arweinyddiaeth fythol dda. Felly, yn yr achos hwnnw, mae angen i mi esbonio ystyr arweinyddiaeth dda yn fy marn i.

Wyth cam i arweinyddiaeth dda

  1. Rwy’n chwilfrydig

Mae arweinydd da eisiau gwybod pethau ac mae eisiau deall. Mae’n chwilio am gyfleoedd i ddysgu mwy ac mae’n creu cyfleoedd i eraill ddysgu.

A’r peth hanfodol yma yw oherwydd fy mod yn arweinydd chwilfrydig, mae hynny weithiau’n golygu y byddaf yn dysgu pethau na fyddaf yn eu hoffi, neu a all herio fy marn. Byddaf yn dysgu pethau a fydd yn fy siglo ac a fydd yn fy ngwneud yn anghyfforddus; a, phan fydd hynny’n digwydd, mae’n rhaid i mi barhau i ddysgu a gofyn cwestiynau beth bynnag. Mewn gwirionedd, fel arweinydd da, mae angen i mi ddeall mai dyma pryd rwy’n dysgu’r mwyaf. Mynegodd cydweithiwr hyn fel; ‘cynefino â gofyn cwestiynau’. Bod yn gyfforddus yn gofyn cwestiynau heb wybod yr atebion yn syth. Bod yn gyfforddus yn dysgu’n gyson.

Mae angen i arweinydd da fod yn chwilfrydig am y gwaith mae’n ei arwain a threulio amser yno er mwyn darganfod yr hyn sy’n digwydd mewn gwirionedd. Ydy’r hyn rydych yn meddwl y dylai fod yn digwydd yn digwydd? Pam hynny? A bod yn chwilfrydig am systemau a disgyblaethau eraill. Ewch i gael golwg mewn byd arall a gweld yr hyn sy’n digwydd yno. Beth ydych yn ei ddysgu drwy wneud hynny?

Yn ddiddorol, rwyf wedi cwrdd â nifer o reolwyr sy’n chwilfrydig yn eu bywyd personol, ond nad ydynt yn dod â’r meddylfryd hwnnw na’r dysgu i’r gwaith. Felly…

  1. Dod â chi eich hunan i’r gwaith

Hynny yw byddwch yn ddilys. Nid y siwt rydych yn ei gwisgo pan ddewch i’r gwaith yw bod yn arweinydd da.

Mae hyn yn anodd iawn. Yn enwedig i’r rhai ohonom sy’n gweithio mewn diwylliant lle ceir diffiniad gweddol gul o bersonoliaeth broffesiynol. Pe bai gen i bunt am bob tro mae rhywun wedi dweud wrthyf am ‘chwarae’r gêm’, neu gael fy nghynghori i beidio â rhannu fy meddyliau go iawn am bwnc neu ddefnyddio fy ngeiriau  fy hun oherwydd nad dyna’r dull proffesiynol iawn, byddwn i’n ysgrifennu hyn o’m cwch hwylio.

Gyda threigl amser, effaith gronnol hyn yw rhoi gwybod i’r staff am y ffordd iawn o weithredu a’r pethau iawn i’w dweud ac, yn y pen draw, maen nhw’n rhoi’r gorau i ddod â’u hunain i’r gwaith ac yn dechrau dod â’r cymeriad mae eu harweinwyr eisiau ei weld. Dyma sut y mae diwylliannau sefydliadol yn cael eu creu a’u cynnal. Gellir gweld canlyniadau hyn mewn digwyddiadau ymgysylltu â staff neu arolygon lle dywedir pethau cadarnhaol yn unig oherwydd nad yw’r staff yn dod â’u hunain i’r broses ac mae’r cyfan yn troi’n lol.

Mae angen i arweinydd da ddod â’i hun i’r gwaith a dangos ei bod yn iawn i bawb arall wneud yr un peth. Sy’n fy arwain at…

  1. Rwy’n onest

Er mai hwn yw’r trydydd pwynt, mae’n hollbwysig yn fy marn i. Bod yn ddilys yw hyn yn rhannol, ond cymaint mwy na hynny hefyd. Mae angen i arweinydd da fod yn agored ac yn onest â’i hun a phawb arall. Meddyliwch am eich sefydliad — ydych chi’n gweld hyn? Ydych chi’n gwneud hyn? Oes diwylliant yn eich sefydliad sy’n hyrwyddo ac yn gwobrwyo gonestrwydd? Gall mesur pa mor onest yw eich sefydliad fod yn fesur da iawn o aeddfedrwydd eich sefydliad.

Eto, mae hyn yn anodd iawn. Mae’r ymddygiadau wedi cael eu dysgu dros amser hir ac, i’r rhan fwyaf o reolwyr, maen nhw wedi bod yn llwyddiannus. Nid yw rheolwyr yn cael eu gwobrwyo am fod yn onest a dydyn nhw ddim yn gweld gwerth ynddo. Yn lle hynny, yr hyn sy’n digwydd yw adeiladu ymerodraeth lle mae gwybodaeth yn bŵer ac mae natur agored yn beryglus. Mae strwythur gorchymyn a rheoli traddodiadol yn annog ymddygiad anonest — mae cydweithwyr yn cystadlu ac mae llwyddiant yn aml yn cael ei gyfleu fel camu dros eraill.

Bod yn onest â chi eich hunan ac ag eraill yw’r peth anoddaf i’w wneud ar y rhestr hon gan fod hynny’n golygu gwneud eich hunan yn agored i niwed. Mae fy rôl yn cynnwys bod yn hynod onest â fi fy hun, fy nghydweithwyr a’m rheolwyr. Mae’n golygu meddwl yn ofalus sut rwy’n teimlo a pham. Mae’n golygu defnyddio’r geiriau iawn er mwyn rhoi adlewyrchiad gwir o’m meddyliau a’m teimladau, rhannu fy llwyddiannau a’m methiannau ac ymateb yn onest ac yn garedig i rai pobl eraill. Mae’n golygu gofyn cwestiynau, herio’n deg a derbyn her deg. Ac, yn onest, rwy’n teimlo’n agored gryn dipyn o’r amser.

Ond mae’n werth hynny. Mae bod yn onest yn gryfder ac mae’r gwobrau’n enfawr. Rwy’n credu yn y gwaith rwy’n ei wneud, rwy’n gwbl bresennol yn fy rôl a’m tîm, mae pobl eraill yn rhannu eu hunain yn onest â fi, ac mae fy nghydberthnasau yn seiliedig ar ymddiriedaeth a pharch.

  1. Rwy’n gofyn am help

Os yw arweinydd mewn cyflwr o ddatblygu’n gyson ac yn pennu diwylliant o ddysgu’n barhaus, yn ymarferol mae hyn yn golygu gofyn am help yn eang ac yn aml. Ac, i mi, dyma lle mae’r elfen fythol yn dod i mewn. Nid oes angen i arweinydd da wybod am faterion digidol na data na hydroleg nac ager o reidrwydd. Mae angen iddo gymryd y cam cyntaf; bod yn chwilfrydig am y gwaith a threulio amser ynddo, yn hytrach na bod i ffwrdd ohono, ac mae angen iddo ddeall yr hyn nad yw’n ei wybod a lle mae angen iddo fynd i gael help.

Nid bod â’r wybodaeth yw’r sgil o reidrwydd, ond gwybod lle am y lleoedd dibynadwy i gael y wybodaeth honno. A gwrando ar y wybodaeth a roddir. Eto, faint o reolwyr ydych chi’n eu hadnabod ar hyn o bryd sy’n gofyn am help? Sy’n credu eu bod nhw’n gryfach drwy ofyn mwy? Sydd wir yn defnyddio cryfder eu cymheiriaid a’u tîm? Sy’n fy arwain at fy mhwynt nesaf…

  1. Rwy’n creu’r tîm iawn ac yn ymddiried ynddo

Mae arweinydd da yn creu’r tîm iawn o’i gwmpas. Ac, yn amlwg, nid yw hyn yn golygu grŵp o bobl sydd bob amser yn cytuno gyda’r swydd o wthio adroddiadau a gwybodaeth yn ôl i fyny ato — gan ddangos yn union yr hyn mae’n disgwyl ei weld. Dylai arweinydd da greu tîm sy’n ei herio ac yn ei synnu, sydd â chryfderau a sgiliau nad oes ganddo ef. Mae arweinydd da yn cefnogi ei dîm i ddatblygu a thyfu.

Ar ôl i chi greu neu ddatblygu eich tîm, gadewch iddyn nhw wneud y gwaith rydych chi wedi’u cyflogi i’w wneud. Ymddiriedwch ynddyn nhw. Y llynedd, gwyliais sgwrs The Conference 2016 gan Indy Johar, cydsefydlydd Zero Zero, a oedd yn berthnasol iawn. Meddai Johar;

“Mae pob bod dynol yn beiriant gwybodaeth anhygoel o bwerus, eto rydym yn trin pob un fel robot gwael nad yw’n deall”

Hefyd, darllenais bost ardderchog gan Nials Pfleaging sy’n trafod damcaniaeth ‘X and Y‘ Douglas McGregor. Ym maes meddwl X, mae rheolwyr yn meddwl nad oes gan staff ysgogiad na disgyblaeth. Nid yw staff eisiau bod yn y gwaith mewn gwirionedd ac mae angen eu rheoli’n agos drwy arfarniadau, cyfarfodydd un i un, systemau gwobrwyo staff a gwaharddiadau TG llwyr ar Facebook. Os ydych yn defnyddio’r adnoddau hyn, fel rheolwr, rydych yn dweud wrth eich staff nad ydych chi’n ymddiried ynddyn nhw. Ac maen nhw’n gwybod eich bod chi’n meddwl hynny. Ym maes meddwl Y, mae arweinwyr yn gwybod bod gan bobl chwilfrydedd ac ysgogiad naturiol a’u bod, yn y bôn, eisiau gwneud gwaith da. Felly, rôl yr arweinydd yw creu’r amodau iawn iddyn nhw wneud hynny; hwyluso a chael gwared ar rwystrau.

  1. Rwy’n stopio ac yn meddwl

Roeddwn i’n siarad â chydweithiwr a fynegodd anghysur oherwydd bod ganddo amser myfyrio yn ystod ei ddiwrnod fel “Rwy’n teimlo fel fy mod i’n llaesu dwylo!” Sut rydyn ni wedi cyrraedd sefyllfa lle mae cymryd amser i feddwl a myfyrio ar yr hyn rydych chi’n ei ddysgu a’r hyn y dylech ei wneud nesaf yn cael ei ystyried yn ymddygiad gwyrdröedig?

Mae rheolaeth dda yn cael ei mesur drwy gyflwyno cynhyrchion, cynlluniau a chanlyniadau’n gyson. Rydyn ni’n cynhyrchu pethau fel y mwg heb amser i feddwl a deall ai dyma’r pethau iawn i’w gwneud ar yr adeg iawn yn y ffordd iawn. Mae sefydliadau’n gwobrwyo ac yn hyrwyddo diwylliant o gyflwyno arteffactau’n gyson heb amser i fyfyrio a yw hynny’n iawn. Ac, yn sgîl hynny, does dim cyfle i’w ddiffodd neu ei addasu os nad yw’n iawn.

Mae gan lawer o brosesau Ystwyth a Darbodus gamau lle mae’n rhaid i’r tîm stopio a meddwl am yr hyn sydd wedi cael ei wneud hyd yn hyn cyn symud ymlaen i’r cam nesaf. Cyfle i brofi, herio, cwestiynu a newid cyfeiriad os oes angen. Mae hyn yn gynnydd, ond dydw i ddim yn credu ei fod yn mynd yn ddigon pell.

Mae myfyrio’n bwysig i bawb ar bob lefel mewn sefydliad ac yn hollol hanfodol i arweinwyr. Mae cymryd amser a chreu cyfle i fyfyrio ar yr hyn sy’n digwydd yn rhoi amser i arweinydd dyfu a datblygu hunanymwybyddiaeth ac aeddfedrwydd. Rhowch le i chi eich hunan anadlu, crynhoi, gofyn cwestiynau anodd ac ystyried yr atebion. Mae myfyrio’n gryfder.

  1. Rwy’n gwneud y peth iawn, nid y peth hawdd

Mae fy nghydweithiwr, Carl Haggerty, yn dweud bod gan arweinwyr da ‘chwilfrydedd, trugaredd a dewrder’ a sylweddolais mai prin iawn rydyn ni’n tueddu i ofyn am ddewrder gan ein rheolwyr ac na fyddwn bron byth yn gweld hynny. Fyddwn i ddim yn dweud bod fy sefydliad yn dyrchafu ac yn gwobrwyo pobl am fod yn ddewr ac am gymryd risgiau doeth. Ydy eich un chi?

Yn ôl arweinydd gwych (a ffuglennol gwaetha’r modd): ‘We must all face the choice between what is right and what is easy’

Ystyr arweinydd da yw bod yn ddewr. Ac, yn fy marn i, ystyr bod yn ddewr yw gweithredu o safbwynt cariad a thwf a datblygiad, yn hytrach nag o safbwynt ofn. Mae’n golygu gwneud dewisiadau anodd, yn seiliedig ar dystiolaeth, gwybodaeth, dealltwriaeth a thrugaredd.

Mae’n golygu cyfaddef pan rydych chi’n anghywir a datblygu gwydnwch drwy ddysgu o fethu. Mae’n golygu bod yn weladwy. Mae’n golygu bod yn barod i sefyll ar eich pen eich hunan os mai dyna’r hyn sy’n iawn. Mae’n golygu bod yn ddewr.

Ac, a bod yn onest, dyma’r maes mwyaf i mi weithio arno fel arweinydd. Rwyf wedi dechrau nodi beth yw fy ymddygiadau ac rwyf wrthi’n gweithio ar adborth 360⁰.

  1. Rwy’n arwain

Yr amlycaf a’r anoddaf. Mae’n rhaid i arweinydd da arwain.

Ystyr hyn yw deall bod yn rhaid i chi, fel arweinydd, arwain newid a datblygu. Arweinwyr yw porthorion newid. Drwy’r amser rwy’n clywed ac yn darllen am rymuso staff i fod yn arloesol; Rwyf wedi bod yn rhan o sesiynau lle mae gweithwyr proffesiynol wedi sôn am sut maen nhw’n mynd i newid, a sut maen nhw eisiau newid eu sefydliadau. Y flwyddyn ganlynol, rydyn ni i gyd wedi eistedd yn yr un ystafell a chael yr un sgyrsiau. Pam mae hyn yn digwydd? Pam mae pobl ddisglair, glyfar, dalentog, wedi’u grymuso sy’n llawn ysgogiad yn methu gwneud i newid ddigwydd yn eu sefydliadau? Nawr rwy’n deall mai’r rheswm dros hyn yw bod yn rhaid i newid, hynny yw newid gwirioneddol sylweddol, gael ei arwain gan arweinydd.

Rwy’n credu mai’r broblem yw nad yw arweinwyr yn gweld hyn. Maen nhw’n meddwl mai problem pobl sydd gyda nhw — does dim digon o ysgogiad gan eu staff, dydyn nhw ddim yn ddigon blaengar, dydyn nhw ddim yn ddigon eiddgar. Beth os nad oes gan sefydliadau broblem pobl; beth os mai problem arweinydd sydd ganddyn nhw?

Felly dyna chi, hawdd nawr on’d yw e?

Wrth gwrs nad yw. Mae mor blydi anodd. Mae rheolwyr presennol yn byw ymddygiadau sydd wedi cael eu dysgu a’u datblygu dros flynyddoedd maith. Maen nhw’n gweithredu mewn systemau sy’n annog cydymffurfiaeth ac yn gwobrwyo hirhoedledd.

Er mwyn bod yn arweinydd da iawn — er mwyn bod yn unrhyw beth da iawn — mae’n rhaid rhoi eich hunan o dan y chwyddwydr a gall hynny wneud i chi deimlo’n ddiamddiffyn ac yn agored i niwed. Mae’n anhygoel o anodd bod yn agored, yn enwedig pan fo eraill o’ch cwmpas yn gaeëdig.

Rhan o’r rheswm dros ysgrifennu’r darn hwn oedd fy helpu i ateb y cwestiwn: pa fath o arweinydd ydw i eisiau bod a beth mae’n rhaid i mi ei wneud?

Rwyf bellach yn deall llawer mwy am y math o arweinydd rwyf eisiau bod. Ac rwyf wedi sylweddoli na fyddaf byth yn cyrraedd y nod, nad oes nod mewn gwirionedd ac y byddai medddwl hynny yn atal fy natblygiad. Mae bod yn arweinydd da yn golygu dysgu a thyfu’n gyson; mae’n golygu bod yn agored ac yn onest; mae’n golygu bod yn ystyriol ac yn fyfyriol; mae’n golygu bod yn benderfynol ac yn ddewr.

Mewn gwirionedd, i mi, mae bod yn arweinydd gwell yn golygu bod yn unigolyn gwell.

Darllen pellach

Newid ymddygiad ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus digidol gwell

Read this blog post in English

Mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnal seminar ar Gwella arweinyddiaeth a pherchenogaeth ddigidol. Mae Dyfrig Williams yn dangos sut y cafodd y gwaith ei ddatblygu yn y blogbost isod.

Cynhaliodd Cyfnewidfa Arfer Da Swyddfa Archwilio Cymru ddigwyddiad ar Ailddylunio gwasanaethau cyhoeddus: Pwysigrwydd strategol llwyfannau digidol y llynedd. O’n safbwynt ni, bu’n ddigwyddiad llwyddiannus iawn. Cawsom y sgorau boddhad uchaf erioed ar gyfer unrhyw seminar a gynhaliwyd gennym, a bu’n ffordd ddefnyddiol i’n siaradwyr hefyd gyfleu syniadau ynghylch sut roeddent yn datblygu eu harfer da. Dywedodd y Cynghorydd Barry Parsons wrthym fod y seminar wedi bod yn hynod o werthfawr iddo, ac yn sicr roeddwn i’n teimlo bod y gweithdy a gyflwynodd gyda Carl Haggerty yn ysgogi’r meddwl – i’r fath graddau fel fy mod o ganlyniad wedi blogio amdano.

Roedd y blogbostau ar y seminar yn rhai o’r rhai mwyaf poblogaidd rydym erioed wedi eu hysgrifennu. Gwnaethom hefyd brofi rhai ffyrdd newydd o weithio drwy ddatblygu personau gydag Y Lab i gael y proffil cywir o ran cynrychiolydd. Ar y cyfan, roedd hyn yn llwyddiannus am ein bod wedi llwyddo i ddenu staff a oedd am i’w gwasanaethau fod yn fwy ystwyth ac ymatebol i anghenion defnyddwyr; staff a oedd am weithio ar draws ffiniau gwasanaethau cyhoeddus; a staff sy’n meddwl y gall y dull digidol gael ei ddefnyddio i ddiwygio gwasanaethau cyhoeddus.

Fodd bynnag, ni wnaethom lwyddo’n llwyr i gyrraedd pob un o’r cynrychiolwyr roeddem am eu cyrraedd. Wrth gynllunio’r seminar sylweddolwyd bod bwlch rhwng pobl sydd â’r awdurdod efallai ond nid yr arbenigedd i alluogi gwasanaethau digidol, a’r rhai sydd â’r arbenigedd ond nid yr awdurdod. Roeddem yn gobeithio y byddai’r seminar yn gyfle i wneuthurwyr penderfyniadau gysylltu â’r bobl sy’n gwybod sut i drawsnewid yn ddigidol. Yn anffodus, nid oedd llawer o wneuthurwyr penderfyniadau yno.

Digidol fel galluogydd

Bydd digidol yn thema allweddol yn ein gwaith dros yr ychydig flynyddoedd nesaf, felly rydym wedi penderfynu rhoi cynnig ar rywbeth gwahanol ar gyfer yr ail seminar ddigidol. Rydym yn mynd i ddefnyddio dull ar sail asedau o weithio gyda’r sgiliau sydd gennym yn yr ystafell ac edrych i weld sut y gall y rhai sy’n bresennol gyflawni newid digidol yn eu sefydliadau.

Mae Paul Taylor o Bromford wedi ysgrifennu blogbost gwych ar sut y gall sefydliadau rwystro creadigrwydd cymunedol. Ynddo mae’n myfyrio ar sut y gall amgylcheddau sefydliadol sy’n rheoli rwystro cryfderau dinasyddion a chymunedol hefyd. Mae hyn yn cysylltu’n berffaith â’r meddylfryd a ddatblygwyd gennym.

Roedd y darnau cyntaf o waith a wnes i pan ymunais â Swyddfa Archwilio Cymru yn ymwneud â thema rheoli asedau. Rwy’n cofio meddwl ei fod yn bwnc gwirioneddol ddiflas, ond mewn gwirionedd roedd yn gyflwyniad perffaith i athroniaeth y Gyfnewidfa Arfer Da. Gwnaeth fy nghydweithiwr Ena Lloyd wneud i mi feddwl yn hollol wahanol am yr holl beth – doedden ni ddim yn chwilio am adeiladau a oedd yn cynnwys y dechnoleg ddiweddaraf, ond yn hytrach roeddem yn chwilio am adeiladau a oedd yn gwneud gwasanaethau cyhoeddus a chymunedau yn well. Roeddem yn edrych am ganlyniadau gwell i bobl, nid ystadegau. Rwy’n cofio mwynhau ein seminar ar Reoli Cyfleusterau yn fawr, sef rhywbeth na fyddwn wedi credu a fyddai’n bosibl rai misoedd yn gynt. Trefnais i Charlotte Lythgoe o Ganolfan Mileniwm Cymru ddod i gynnal gweithdy lle yr edrychodd ar symud y tu hwnt i ddulliau steil yn lle sylwedd a chyflawni newid go iawn.

Llun o adeilad mawr gyda tybinau gwynt ar y to. Mae croes goch wedi'i tynnu trwyddo. Mae'n sleid o gyflwyniad Charlotte Lythgoe am mynd tu hwnt i "Eco Bling"

Sleid o gyflwyniad Charlotte Lythgoe am mynd tu hwnt i “Eco Bling”

Rydym yn ystyried cynnwys y meddylfryd hwn yn ein seminar ddigidol. Byddwn yn ystyried sut y gall digidol alluogi gwasanaethau cyhoeddus gwell, yn hytrach na meddwl amdano fel diben ynddo’i hun ac ohono’i hun. Byddwn yn ystyried rhoi’r wybodaeth a’r adnoddau i’r rhai sy’n ceisio gwireddu newid er mwyn sicrhau bod eu sefydliadau yn addas at y diben yn yr unfed ganrif ar hugain.

Bydd Kelly Doonan o Gyngor Sir Dyfnaint yn edrych ar rai o’r prosiectau digidol y bu’n gweithio arnynt yn y cyngor a sut y nododd ac y gweithiodd gyda’r grym a oedd ganddi i wneud i bethau newid. Byddaf yn rhannu’r hyn a ddysgwyd o brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad gan Swyddfa Archwilio a ddatblygwyd i osgoi biwrocratiaeth sefydliadol draddodiadol a strwythurau pŵer. Byddwn hefyd yn clywed gan Theo Blackwell o Gyngor Camden ynghylch sut maent yn newid gwasanaethau i’w gwneud yn fwy effeithiol ac effeithlon.

Mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn gweithio ar ein hastudiaeth genedlaethol gyntaf eleni, sy’n canolbwyntio ar newid ymddygiad. Yn y sesiwn olaf bydd Chris Bolton yn arwain trafodaeth ar sut y gall y rhai sy’n bresennol ystyried newid ymddygiad a gweithredu dull o feddwl yn ddigidol yn eu sefydliadau.

Adborth

Fel y dangoswyd uchod, rydym yn brosiect iteraidd sy’n adeiladu ar ein dysgu wrth i ni symud ymlaen. Mae’r gwaith o ddatblygu’r seminar hon wedi cael ei seilio i raddau helaeth ar ganlyniad ein gwaith blaenorol. Yn debyg i’r digwyddiad ei hun, rydym yn waith ar droed, yn ystyried bob amser sut i ddatblygu’r ffordd rydym yn gweithio er mwyn diwallu anghenion ein rhanddeiliaid, ac yn bwysicaf oll, bobl Cymru yn y ffordd orau. Mae’r digwyddiad hwn ond yn digwydd oherwydd y safbwyntiau a’r syniadau a gawsom. Os oes gennych unrhyw syniadau ar sut y gallwn wella ein gwaith ar y thema hon neu unrhyw thema arall, hoffem glywed gennych.

Datblygu personas ar gyfer gwasanaeth sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr

Sut all personas helpu i sicrhau bod prosiectau yn canolbwyntio ar y defnyddiwr? Isod mae Dyfrig Williams yn adlewyrchu ar sut maen nhw wedi bod yn rhan o’i waith ar fynd i’r afael â data yn effeithiol.

Llun o bersonas staff Archwilio Perfformiad

Rydw i wedi bod yn gweithio ar arbrawf i gasglu data ar gyfer archwilwyr fel y gallwn weithio’n fwy effeithlon fel rhan o fy ngwaith ar brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad.

Rydw i wedi blogio o’r blaen ar fy niddordeb mewn darparu gwasanaethau cyhoeddus digidol achos y ffocws di-baid ar angen y defnyddiwr. Dyw hwn ddim yn safbwynt sy’n newydd i mi – roedd e’n amlwg yn fy nghwaith yn fy swydd flaenorol ar gynnwys dinasyddion i sicrhau bod adnoddau’n cael eu targedu’n effeithiol.

Nawr rwy’n dechrau ar ran ymarferol fy gwaith ar ôl 4 mis o brosiect 6 mis. Ond yn fy hen rôl fe wnes i glywed tro ar ôl tro bod gwasanaethau’n cael eu darparu at hen ragdybiaethau pan nad yw staff yn cael yr amser i ymgysylltu â phobl mewn modd priodol. Doeddwn i ddim eisiau gwneud yr un camgymeriad yn fy ngwaith, felly datblygais personas ar gyfer y prif ddefnyddwyr o ddata mewn timau archwilio er mwyn sicrhau ein bod ni’n canolbwyntio ar adeiladu rhywbeth y byddai pobl yn wir ddefnyddio.

Mae personas yn gynrychioliadau o wahanol fathau o gwsmeriaid neu ddefnyddwyr. Maen nhw’n helpu ni i ateb y cwestiwn o “Pwy ydyn ni’n cynllunio ein gwaith ar gyfer?” Maen nhw’n helpu i alinio strategaeth a nodau i grwpiau o ddefnyddwyr penodol. Gan ein bod ni’n profi’r gwaith yma gyda’r Tîm Archwilio Perfformiad Iechyd, datblygais personas a oedd yn amrywio o Swyddogion Cefnogi Perfformiad i fyny i Reolwyr Archwilio, a hefyd aelod o’r Tîm Technegol Archwilio Ariannol ac Archwilydd Ariannol sy’n gweithio gyda’r byrddau iechyd.

Ble i ddechrau?

Roeddwn i’n edrych mlaen i ddechrau fy ngwaith ar y personas er mwyn gweld sut mae fy meddylfryd ymgysylltu yn ffitio gydag arferion digidol cyfredol. Fe wnaeth fy nghydweithiwr Louise Foster-Key, Swyddog Cyfathrebu Digidol Swyddfa Archwilio Cymru, rhoi ychydig o awgrymiadau i mi o’i waith ar fewnrwyd Swyddfa Archwilio Cymru, ac fe wnes i hefyd edrych ar arfer da ehangach. Mae yna blogbost da ar personas defnyddwyr ar Flog Digidol y Swyddfa Ystadegau Gwladol, ond yn y diwedd fe wnes i benderfynu defnyddio Canllaw Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth (GDS) ar Storiau Defnyddwyr fel seilwaith i’m gwaith. Ceisiais ddefnyddio Trello, ond gan fy mod i’n gwneud y gwaith yma ar ben fy hun (a dim ond prosiect bach ydyw) doedd e ddim mor ddefnyddiol ag on i’n ddisgwyl. Felly defnyddiais Xtensio, gwefan sy’n cynnig gwasnaeth a wnaeth Louise awgrymu i mi.

Penderfynais aros gyda fformat GDS ar gyfer strwythur y gwaith, a chafodd y personas ei roi at ei gilydd trwy gyfweliadau a negeseuon e-bost gyda staff mewn rolau allweddol:

  1. Fel rhywun sy’n… (Pwy yw’r defnyddiwr? Ychydig o eiriau am y person sy’n ceisio mynd i’r afael a’r data)
  2. Rydw i angen / Rydw i eisiau / Rwy’n disgwyl … (Beth mae’r defnyddiwr eisiau gwneud?)
  3. Fel bod … (Pam mae’r defnyddiwr eisiau gwneud hyn?)
  4. Mae’r gwaith wedi gorffen pan… (dyma feini prawf y GDS, sef rhestr o ganlyniadau sy’n cael ei ddefnyddio fel rhestr wirio i gadarnhau bod y gwasanaeth wedi gwneud ei waith ac mae’n cwrdd ag anghenion y defnyddiwr)

Ydy’r ymarfer wedi bod yn ddefnyddiol?

Mae gen i ddealltwriaeth gwell o waith archwilwyr ar ôl siarad gyda staff sydd yn y rolau a gafodd eu mapio. Bydd hyn yn ddefnyddiol i mi ymhell tu hwnt i brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, yn enwedig wrth i mi edrych ar sut y gall y Gyfnewidfa Arfer Da gweithio’n fwy effeithiol gyda thimau archwilio, yn enwedig y Tîm Archwilio Iechyd, a wirfoddolodd i weithio gyda ni ar y darn o waith yma.

Prif ddefnydd y personas fydd i wirio pwrpas ein gwaith ac i sicrhau bod ein arbrawf yn cyfateb i’r hyn mae ein harchwilwyr yn dymuno ac yn disgwyl. Nawr maen nhw wedi ein helpu ni i redeg drwy arbrofion damcaniaethol, byddwn yn defnyddio’r personas i stopio ni rhag crwydro’n bell o’r weledigaeth yma.

Bydd eu meddyliau hefyd yn hynod o ddefnyddiol ar gyfer fy rhan i o’r adroddiad terfynol. Gan mai ni yw awduron yr adroddiad, mae’r holl bŵer yn ein dwylo ni – ni sy’n rhoi’r argymhellion ar gyfer blaenoriaethau’r dyfodol. Bydd y gwaith yma’n sicrhau bod fy argymhellion i wedi’u seilio ar waith dydd i ddydd ein staff.

Mae’r personas terfynol bellach ar-lein ac maen nhw wedi cael eu rhannu’n ddwy ran achos cyfyngiadau’r fersiwn rhad ac am ddim o Xtensio. Mae’r set gyntaf o personas yn seiliedig ar rolau Archwilio Perfformiad, ac mae’r ail set yn cynnwys personas sy’n seiliedig ar rolau’r Tîm Technegol ac Archwilio Ariannol.

Mae’r personas yn rhoi lefel o ddisgwyliad i ni ar gyfer ein gwaith. Os yw’r gwaith yn fethiant, maen nhw’n rhoi meini prawf i ni archwilio ein cynnyrch a ddarpariaeth yn erbyn. Ar ochr arall y geiniog, os mae’r gwaith yn llwyddiant fel ni’n gobeithio, mae gennym gyfle i weld os all personas rhoi ffocws glir i ni mewn agweddau arall o’n gwaith wrth i ni ceisio sicrhau bod gwasanaethau cyhoeddus yn wir yn rhoi gwerth am arian cyhoeddus.

Digidol: Mae’n ymwneud ag ailgynllunio, nid busnes fel arfer

Nid oedd ein seminar Ailgynllunio gwasanaethau cyhoeddus: Pwysigrwydd strategol llwyfannau digidol yn ymwneud ag adnoddau digidol, ond newid mewn meddylfryd. Ond beth y mae’n ei olygu yn ymarferol? Mae Ena Lloyd yn myfyrio ar yr hyn a ddysgodd o’r digwyddiad.

Rwyf wedi chwarae rhan bwysig yn y gwaith o ddatblygu a chyflwyno seminar diweddar ar Ddigidol fel rhan o Gyfnewidfa Arfer Da Swyddfa Archwilio Cymru. I ni fel sefydliad, mae trawsnewid digidol yn amcan strategol allweddol ac yn flaenoriaeth, yn ogystal â bod yn gyfraniad enfawr at Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

Fel rhan o elfen gynllunio’r seminar, gwnaethom gynnal adolygiad eang o lenyddiaeth drwy lwybrau academaidd a masnachol yn ogystal ag amrywiaeth eang o gyfryngau cymdeithasol. Buom yn siarad â phobl â llawer o wybodaeth Ddigidol arbennig yn y sector preifat, y sector cyhoeddus, y trydydd sector a’r byd academaidd er mwyn i ni gael dealltwriaeth dda o’r hyn yr oedd angen i ni ganolbwyntio arno yn y seminar hwn. Y seminar hwn oedd y cyntaf mewn cyfres o ddigwyddiadau i gefnogi trawsnewid gwasanaethau cyhoeddus. Gallaf ddweud â’m llaw ar fy nghalon ei fod yn seminar tyngedfennol i mi. Pam? Oherwydd roeddwn i’n credu y byddai’n rhesymol disgwyl y byddai technoleg yn bwnc mynych mewn sgyrsiau yn y sesiwn llawn a’r gweithdai. Ond nid ddigwyddodd. Felly beth gododd?

Gallai fod yn ddefnyddiol gwrando ar glip fideo 90 eiliad o’r Cynghorydd Barry Parsons a Carl Haggerty o Gyngor Sir Dyfnaint. Maent yn rhannu’r negeseuon allweddol ac nid yw’r gair technoleg yn codi unwaith!

Felly, beth yw’r man cychwyn?

Daeth yn amlwg o’r seminar nad yw digideiddio gwasanaethau cyhoeddus yn golygu symud gwasanaeth ‘tebyg am ei debyg’ ar lwyfan ddigidol. Beth fyddai diben hynny? Mae angen i ni edrych ar y ffordd y gallwn wneud pethau’n well gyda defnyddwyr gwasanaethau. Mae angen i ni siarad â nhw, yn ogystal â darparwyr gwasanaeth tebyg a allai ategu ei gilydd. Credaf ei bod yn ddiogel dweud na all gwasanaethau cyhoeddus yn ariannol, fforddio darparu gwasanaethau yn eu fformat presennol. Felly mae darganfod yn gyflym pa ailgynllunio sy’n debygol o weithio yn hanfodol.

Yn ogystal â phwysigrwydd amser neu weithio’n gyflym fel y mae’n well gen i feddwl amdano, dysgais hefyd fod y canlynol yn wir pan ddaw i ailgynllunio:

  • Tlws pob peth bychan, felly dechreuwch ar raddfa fach. Hyd yn oed os nad yw’n digwydd, gallwch ddysgu gwersi. Ni allwn aros nes y bydd prosiectau anferth yn dwyn ffrwyth
  • Mae methu’n gyflym yn beth da. Rhaid i ni symud yn gyflym ar gyfer arloesedd amserol
  • Gwnewch yn siŵr fod eich prawf o gysyniad yn gadarn. Mewn geiriau eraill, diffiniwch faterion yn glir er mwyn gwneud yn siŵr ein bod wedi cael popeth yn iawn o’r dechrau’n deg; ac
  • Yn bennaf, gyda’r ailgynllunio – parhewch nes y cewch eich atal

Mae gweithdy Y Lab yn helpu i ddangos y pwyntiau hyn. Yn y gweithdy siaradodd Jess Hoare, Amy Richards a Rob Ashelford am nifer o enghreifftiau o brosiectau bach arloesol a weithiodd yn gyflym ac sydd wedi gallu dangos hyfywedd mewn cyfnod byr iawn o amser. Roeddwn yn hoffi’r enghraifft o’r hyn sy’n digwydd yng Nghyngor Caerdydd. Drwy Gronfa Arloesedd Digidol Cymru, gweithiodd Y Lab gyda phum sefydliad ar brosiectau trawsnewid amrywiol. Yng Nghyngor Caerdydd, mae’r prosiect yn treialu technoleg Rhyngrwyd Pethau (‘Internet of Things’) i gefnogi gwasanaethau cyhoeddus. Caiff synwyryddion eu defnyddio mewn gwahanol safleoedd yn y ddinas i ddarparu data ar lefelau dŵr mewn ceuffosydd. Gellir defnyddio’r wybodaeth amser real hon i lywio’r gwaith o ragfynegi ac atal llifogydd yng Nghaerdydd. Drwy ddysgu o’r prosiect hwn, a’r caledwedd a’r seilwaith rhwydwaith a ddarparwyd drwy’r grant, mae iddo’r potensial i alluogi data synwyryddion i wella gwasanaethau eraill ledled y ddinas.

Mae LoRaWAN wedi’i gynllunio i ddarparu Rhwydwaith Ardal Eang Pŵer Isel gyda nodweddion sydd eu hangen yn benodol ar gyfer cynorthwyo cyfathrebu deugyfeiriadol diogel, cost isel, symudol ar gyfer cymwysiadau Rhwydwaith Popeth, peiriant i beiriant (‘machine-to-machine’), dinas glyfar a chymwysiadau diwydiannol. Caiff ei optimeiddio ar gyfer defnydd pŵer isel ac i gefnogi rhwydweithiau mawr gyda miliynau o ddyfeisiadau. Mae ganddo nifer o nodweddion arloesol, sef yn bennaf ei fodel cost isel, pŵer isel (gall hyd yn oed redeg ar dechnolegau cynhaeafu ynni) sy’n caniatáu defnyddio Rhyngrwyd Popeth yn hawdd.

Mae LoRaWAN yn dechnoleg newydd gyffrous. Ar adeg ysgrifennu, dyma fyddai’r rhwydwaith cyntaf o’i fath yng Nghymru ac ymysg dim ond llond llaw yn y DU. O’r herwydd, mae nifer o sefydliadau wedi cysylltu â’r Lab gyda diddordeb mewn cydweithio â Chyngor Caerdydd ar gymwysiadau rhwydwaith posibl.

Beth mae trawsnewid gwasanaeth yn ei olygu o safbwynt swyddfa archwilio?
Gall technoleg ac mae technoleg yn cynnig amrywiaeth o arbedion cost, cynnydd mewn effeithlonrwydd a gwelliannau o ran ansawdd gwasanaethau a gynnigir i ddefnyddwyr. Mae’r Archwilydd Cyffredinol wedi dweud ar sawl achlysur bod angen cymryd risgiau sydd wedi’u reoli’n dda. Mae angen i ni sicrhau bod cyfleoedd i staff fentro gyda thechnoleg newydd a dulliau newydd o weithredu . Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi nodi pwysigrwydd manteisio ar y cyfleoedd hyn ar sawl achlysur. Fel y dywed yn y fideo isod, mae’n rhaid i ni fod yn arloesol a mabwysiadu ffyrdd newydd o weithio er mwyn darparu gwasanaethau cyhoeddus effeithiol.

Yn olaf, credaf y byddai’n esgeulus ohonof petawn i ddim yn gwneud y cysylltiad rhwng ailgynllunio gwasanaethau a chyflwyno Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Yn y seminar dywedodd Huw Vaughan Thomas nad oedd meddwl yn ddigidol a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn flaenoriaethau sy’n gwrthdaro. Roedd hyn yn ddefnyddiol iawn a gwnaeth i mi sylweddoli hyn pan siaradodd am bum ffordd y Deddf o weithio, yn benodol:

  • Sut y bydd egwyddorion integreiddio a chydweithredu yn sbarduno gwasanaethau i ystyried ym mha ffordd y gall meddwl yn ddigidol helpu gwasanaethau i gydweithio. Wrth iddi ddod yn ofynnol i sefydliadau ddod ynghyd o dan ymbarél Byrddau Gwasanaeth Cyhoeddus, a ddylai pob gwasanaeth fod yn defnyddio systemau anghydnaws?
  • Dylai’r egwyddorion hirdymor ac ataliol alluogi sefydliadau i ystyried ym mha ffordd y gellir ailddefnyddio a rhannu llwyfannau er mwyn osgoi ailddyfeisio’r olwyn a sicrhau gwell gwerth am arian cyhoeddus
  • A dylai’r egwyddor o gymryd rhan wneud i sefydliadau ganolbwyntio ar sut y ffordd y gallant sicrhau bod gwasanaethau yn canolbwyntio ar yr unigolyn – sut maent yn diwallu anghenion defnyddwyr………………. Ac onid hynny yw diben gwasanaethau cyhoeddus?