Tag Archif: cymuned gwelliant parhaus cymru gyfan

Y Swyddfa Ystadegau Gwladol: Defnyddio ystadegau ar gyfer Gwelliant Parhaus

Sut mae’r Swyddfa Ystadegau Gwladol yn mynd ati i wella’n barhaus? Aeth Dyfrig Williams ar ymweliad â’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan i ffeindio allan mwy.

Logo Swyddfa Ystadegau Gwladol

Cwpl o wythnosau yn ôl fe wnes i fynd i Gasnewydd i ddysgu am ddull Gwelliant Parhaus y Swyddfa Ystadegau Gwladol, a wnaeth ennill Gwobr Lean Six Sigma y Sefydliad Ansawdd Prydeinig yn 2014.

Beth yw Lean Six Sigma?

Mae Six Sigma yn set o dechnegau a dulliau sy’n cael eu defnyddio i wella prosesau trwy nodi a chael gwared ar gamgymeriadau er mwyn cael canlyniadau mwy cyson. Mae’n gwneud hyn yn bennaf trwy ddefnyddio data ac ystadegau. Mae gwelliant y sefydliad yn cael ei chefnogi gan bobl o’i fewn sy’n arbenigwyr ynddo.

Fel rhan o’n cyflwyniad i Six Sigma, dangoswyd y cylch gwella DMAIC i ni. Mae’n ddull defnyddiol o ymdrin â phroblemau mewn ffordd systematig. Mae DMAIC yn sefyll am:

Define (diffinio): Beth sydd angen gwella?
Measure (mesur): Beth yw’r llinellau sylfaen i fesur gwelliant yn erbyn?
Analyse (dadansoddi): Beth mae’r data yn dweud yw’r broblem a beth yw’r effaith?
Improve (gwella): Dod o hyd i’r ateb a’i roi ar waith.
Control (rheoli): Monitro’r broses a chywiro unrhyw wyriadau o’r targed.

Llun DMAIC

Cafodd Lean ei datblygu i leihau’r gwastraff sy’n dod o’r llif o ddeunyddiau a gwybodaeth mewn proses. Mae gan y ddau syniad lot mewn cyffredin, felly maen nhw wedi cael ei roi at ei gilydd i greu Lean Six Sigma.

Dechrau’r gwaith

Gan fod Lean Six Sigma yn ddull sy’n seiliedig ar ystadegau, mae’n cyd-fynd yn dda â gwaith a diwylliant y Swyddfa Ystadegau Gwladol. Dechreuodd y peilot yn 2011, cyn cael ei roi ar waith gyda gweddill y mudiad.

Mae lot o’r gwaith wedi cymryd lle yn yr Is-adran Data Busnes, gan mai dyma’r rhan fwyaf o’r sefydliad. Gan fod lot o arferion cyffredin o fewn yr adran, gall newidiadau bach arwain at ganlyniadau mawr.

Mae’n fusnes pobl

Mae’r tîm Gwelliant Parhaus yn dîm bach o dri, sy’n cefnogi gwaith Gwelliant Parhaus y sefydliad. Clywsom fod safle’r tîm yn y sefydliad yn bwysig iawn – dydyn nhw ddim yn rhan o’r adrannau Cyllid nag Adnoddau Dynol, felly dydyn nhw ddim yn cael ei gweld fel ffordd o dorri costau. Maen nhw’n cael ei weld fel adran sy’n sicrhau effeithlonrwydd, felly dyw newidiadau mewn strwythur y staff sydd o ganlyniad i waith Gwelliant Parhaus ddim yn cael ei gysylltu â dileu swyddi.

Dechreuodd y tîm gweithio gyda chwe hyrwyddwr Gwelliant Parhaus, ond erbyn hyn mae’r hyrwyddwyr yn cwmpasu’r sefydliad i gyd. Maen nhw wedi hyfforddi staff ehangach er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r dull gweithredu. Dechreuodd hyn siwd cymaint o frwdfrydedd bod pobl eisiau rhedeg eu prosiectau eu hunain – problem neis i’w gael!

Mae’r tîm wedi cynnal gweithdai gydag uwch arweinwyr er mwyn galluogi iddynt ddeall a chefnogi’r gwaith Gwelliant Parhaus, ac maen nhw hefyd wedi gweithio gyda staff ehangach ar fabwysiadu diwylliant gwella ansawdd. Roedd rhaid i’r tîm dangos i unigolion, timau a’r is-adran y manteision o weithio mewn ffordd wahanol. Trwy ddefnyddio’r dull 5 Whys, roedden nhw’n gallu ffocysu ar wreiddiau’r gwrthwynebiad a symud ymlaen.

Mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn dathlu llwyddiant staff drwy eu gwobrau BuDDI, sy’n codi ymwybyddiaeth o’r pethau da mae pobl yn gwneud. Mae’r gwobrau wedi bod yn llwyddiant mawr, felly mae rhannau eraill o’r corff nawr yn gwneud yr un peth.

Llif gwaith

Dysgon ni sut mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn gwneud y gorau o’i capasiti. Maen nhw wedi newid ei amserlenni gwaith ar arolygon fel bod nhw’n gallu gwneud y defnydd gorau o’r staff sydd ar gael. Dyma’r dull Heijunka, sydd yn ymwneud â gweithio ar gyfradd gyson a lleihau gwastraff. I roi Heijunka ar waith, mae gan yr is-adran lot o bobl sy’n gweithio ar ei arolygon i ddechrau, ac ychydig o bobl sy’n gweithio i orffen y gwaith ar y diwedd.

Ble mae’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn mynd nesaf?

Mae ymweliad nesaf y Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn y DVLA, sy’n cynnwys ymweliad i’w Labordy UX. Sa i’n gallu dweud fy mod i’n hapus bod fi ddim yn gallu mynd, ond os yw’r ymweliadau dysgu yma yn swnio’n dda i chi, mae’n werth dod yn aelod o’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan. Weithiau yn y Gyfnewidfa Arfer Da, mae pobl yn dweud wrthym fod “arfer da yn deithiwr gwael” (ond mae’n werth darllen blog Chris Bolton ar pam nad yw hynny wastad yn wir). Mae ymweliadau fel hyn yn dangos bod yna siwd gymaint gallwn ddysgu o’n gilydd os ydyn ni’n barod i rannu ein ffordd o feddwl a dulliau gweithredu.

Gweminarau: Beth ddysgais i o Harvard a Kanye West

Sut gallen ni wella ein gweminarau? Gwyliodd Dyfrig Williams webinar Adolygiad Busnes Harvard ar ddylanwad yn y gwaith i weld beth y gallai dysgu.

Sa i’n meddwl o ni’n gwybod beth oedden ni’n dechrau pan gynhalion ni ein gweminar cyntaf. Dechreuodd e fel sesiwn gyflym i ddilyn ein seminar Technoleg Gwybodaeth, ond rydyn ni nawr yn defnyddio nhw i gyrraedd cymunedau o ddiddordeb fyddai wedi bod yn anodd cyrchu trwy ddigwyddiadau traddodiadol.

Ar 12 Mai, byddwn yn cynnal gweminar gyda IdeasUK ar Syniadau Staff: Ymgysylltu sy’n cefnogi gwella. Mae’r mudiad wedi’i leoli yn y Deyrnas Unedig, ond mae gweminar yn cwrdd â’i anghenion achos bod ganddynt aelodaeth byd-eang.

Mae embargo yr etholiad wedi rhoi bach o amser i ni hunan-fyfyrio am ein gweminarau, felly rydyn ni wedi edrych ar beth sy’n gweithio’n dda a beth sydd ddim.

Rydw i wedi blogio am beth rydw i wedi dysgu o gynnal gweminar yn barod, ond yn yr ysbryd o welliant parhaus, fe wnes i gwylio gweminar Adolygiad Busnes Harvard ar ‘Dylanwad yn y Gwaith: Beth Sy’n Gallu Mynd yn y Ffordd a Beth i’w Wneud Amdani‘ er mwyn gweld beth gallai i ddysgu am y pwnc a beth gallwn i cymryd o’i dull.

Beth dysgais am ddylanwad yn y gwaith

Fe wnaeth sesiwn Rhagfarn Anymwybodol Paul Hessey yn ein digwyddiad cydraddoldeb mewnol rhoi man cychwyn da i ni o ran sut gall argraff gyntaf effeithio ar sut rydyn ni’n gweld rhywun. Yn y gweinar eglurodd Dr. Heidi Grant Halvorson pam bod camsyniadau mor gyffredin. Roedd e’n ddiddorol gweld cynlleied o wybodaeth sydd ar gael i’r siaradwr a gwrandäwr er mwyn ffurfio barn am rywun. Fel mae’r tabl isod yn dangos, dim ond ymddygiad y siaradwr a beth maen nhw’n dweud sydd ar gael i’r dau ohonynt.

Available Information / Gwybodaeth sydd ar gael

Rydw i wedi bod yn aelod o’r tîm Arfer Da am bron i dau mlynedd nawr, felly mae’r angen i cael gwybod ‘beth mae da yn edrych fel’ wedi’i ymgorffori ynddo fi. Felly beth allwn ni wneud i roi gwell argraff gyntaf? Mae ymddiriedaeth yn rhan allweddol o hyn. Dyma sut gallwn ni gyfleu cynhesrwydd a hyder yn well:

  • Cynnal cyswllt llygaid
  • Gwenu pan mae pobl yn gwenu atom
  • Nodio i gyfleu ein bod ni’n gwrando
  • Gwrando’n go iawn
  • Cadarnhau pan mae galw i ni wneud hynny

Os hoffech chi gael gwybod mwy am hyn a lot mwy, mae’n werth gwylio recordiad y gweminar neu ddarllen y crynodeb ohono.

Beth dysgais am gweminarau

Pan maen dod i gyflwyniadau mewn digwyddiadau, ni’n gweithio ar y ddamcaniaeth bod llai yn fwy. Does dim byd gwaeth na chyflwynwyr sy’n darllen yn syth o’u Powerpoint am awr, yn enwedig pan mae cymaint o destun neu ddata mae’n wneud e’n amhosibl i’w darllen. Ni wnaeth Dr. Halvorson gorlwytho ni gyda data, ond defnyddiodd hi lot o sleidiau, ac fe wnaeth hyn cadw y webinar yn ddiddorol mewn modd gweledol er doedd dim webcam.

Defnyddiodd Dr. Halvorson delweddau a diagramau i egluro pwyntiau ac ystyr ymhellach. Roedd e’n diddorol i weld hi’n cyfeirio i’r diwylliant pop. Defnyddiodd hi sleid am yr achlysur pan wnaeth Kanye West mynd ar y llwyfan wrth i Taylor Swift derbyn gwobr MTV er mwyn dangos sut gall pobl ddod ar draws wahanol i sut mae nhw’n bwriadu.

Kanye West / Taylor Swift
O ran ein gweminar ar syniadau staff, dydw i ddim yn gallu addo digonedd o gyfeiriadau i’r byd pop, ond gallaf addo byddwn yn gwella ochr gweledol ein gweminar. Mae yna banelwyr o fudiadau amrywiol, o’r Weinyddiaeth Amddiffyn i’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan, felly os ydych chi eisiau dysgu mwy am ddefnyddio cynlluniau syniadau i gynnwys staff yn natblygiad eich mudiad, mae’n werth tiwnio mewn.

Creu Gwelliant Parhaus

Beth all gwasanaethau cyhoeddus dysgu o weithgynhyrchu? Aeth Dyfrig Williams i ymweld â Schaeffler UK gyda Chymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan i weld sut maen nhw’n ceisio gwella’u gwaith yn barhaus.

Schaeffler

Gan fy mod i o Orllewin Cymru, does dim angen esgus arnaf i ddychwelyd adref. Wedi’r cyfan, fel dywedodd Ray Gravell, “West is Best”. Ond ers imi ymweld â ffatri Ricoh yn Telford gydag Ideas UK, rydw i ‘di bod yn awyddus i weld beth gall gwasanaethau cyhoeddus dysgu am wella’n dulliau o weithio o gwmnïau gweithgynhyrchu. Roedd yr ymweliad â Schaeffler yn Llanelli yn gyfle perffaith i ddysgu may – mae’n amlwg o’u gwefan bod gwella’n rhan ganolog o’u gwaith, a bod “parodrwydd i wella’u cynnyrch a’u prosesau’n barhaus yn nodweddiadol o’r cwmni.”

Kaizen

Ricoh's Kaizen Forest / Coedwig Kaizen Ricoh

Coedwig Kaizen Ricoh

Yn ôl Wikipedia, mae Kaizen yn golygu “newid er gwell,” ac mae’n cyfeirio at weithgareddau sy’n gwella’r holl swyddogaethau’n barhaus ac yn cynnwys yr holl staff. Gan fy mod i wedi crwydro drwy Goedwig Kaizen yn Ricoh, roeddwn i’n disgwyl lot o Schaeffler.

Ond roedd sgwrs gyflym am sut maen nhw’n cynnal eu cyfarfodydd yn ddigon i ddangos imi sut y mae gwella’n barhaus yn rhan annatod o beth maen nhw’n wneud. Maen nhw’n cynnal gweithdai 15 munud yn y gweithle, sy’n gwneud e’n lot haws i ddangos sut mae’r trafodaethau’n berthnasol i waith bob dydd y staff. Drwy’r gweithdai, gallant hefyd ddangos beth yw eu bwriad, a chaiff hyn ei danlinellu gan y data sy’n cael ei arddangos er mwyn i’r staff gweld sut maen nhw’n gwneud ac effaith eu gwaith.

Mae syniadau’r staff yn allweddol i’r broses o wella’r sefydliad. Yn ystod yr ymweliad, clywsom “dylai ni byth wrthod awgrymiadau neb, hyd yn oed os maen nhw’n swnio fel syniadau dwp. Efallai byddai’r awgrym nesaf wedi datrys y broblem.” Os mai’r syniadau yn dod o’r staff eu hunain, maent yn lot mwy tebygol o dderbyn y newidiadau sy’n cael eu cynnig.

Cyrraedd y nod?

Mae’n bosib mai dyfyniad y dydd oedd “Y gair allweddol yn yr ymadrodd Dangosyddion Perfformiad Allweddol yw ‘allweddol’”. Clywsom sut mae targedau disynnwyr, wrth reswm, yn gwylltio’r gweithlu, felly mae’n bwysig gwrthsefyll yr awydd i greu rhagor o dargedau a gofalu bod y targedau rydym yn gosod yn fwy ystyrlon. Ond mae hynny’n golygu bod rhaid inni herio targedau i wneud yn siŵr bod nhw’n gall.

Hefyd, os dydyn ni ddim yn cyrraedd y targedau hynny, dywedwyd wrthym am beidio â thybio ein bod ni’n gwybod y rheswm pam. Os yw’r Heddlu’n cyrraedd yn hwyr, a yw hynny, o reidrwydd, yn golygu bod angen ceir cyflymach arnynt? Gallai amrywiaeth eang o ffactorau fod yn gyfrifol am y methiant. Trafodwyd amrywiaeth o syniadau a phecynnau, fel defnyddio Pareto Analysis i ystyried y materion mawr ac i graffu ar y manylion. Soniwyd hefyd am ddiagramau Ishikawa, a’r 5 Pam a dulliau ymarferol Toyota o ddatrys problemau.

Beth ddysgais i?

Mae’n deg dweud fy mod i wedi dysgu lot yn ystod fy ymweliad â Schaeffler. Mae eu pwyslais ar arfer da a gwella’n barhaus yn anhygoel. Mae’n ddiddorol iawn gweld sefydliad sydd ddim jyst yn canolbwyntio ar y gwael a’r hyn sydd o’i le, ond sydd hefyd yn ystyried pam y mae’r nodweddion da mor dda, er mwyn dod o hyd i ffyrdd eraill o wella’u dulliau o weithio.

Er bod yr amgylchedd a’r amgylchiadau yn wahanol yng ngwasanaethau cyhoeddus, gallwn ddysgu lot o sut mae Schaeffler yn canolbwyntio ar wella. O’r ffordd dryloyw maen nhw’n defnyddio data i’r ffordd y maen nhw’n croesawu syniadau’r staff, mae’n grêt i weld sut mae Schaeffler yn manteisio ar yr arbenigedd yn y cwmni i sicrhau eu bod nhw’n gwella’n barhaus.