Tag Archif: cymhlethdod

Pam mae Safonau Agored yn arwain at wasanaethau cyhoeddus gwell

Read this blog post in English

Sut y gall defnyddio Safonau Agored sicrhau y caiff systemau Technoleg Gwybodaeth a gwasanaethau cyhoeddus eu hintegreiddio’n well? Mae Dyfrig Williams yn myfyrio ar yr hyn a ddysgodd drwy gymryd rhan yng ngweminar y Gyfnewidfa Arfer Da ar Safonau Agored.

Mae digidol wedi bod yn un o themâu allweddol ein gwaith ers sbel. Rydym wedi cynnal nifer o ddigwyddiadau ar y thema, o’n seminar ar Dechnoleg Gwybodaeth fel rhan o’n gwaith ar asedau yn 2013, i’n gweminar diweddaraf ar Safonau Agored.

Hwn yw’r digwyddiad â’r thema fwyaf technolegol a gynhaliwyd gennym ers ein gweminar ar Gyfrifiadura Cwmwl, ond mae’n bwnc roeddem yn awyddus iawn i roi sylw i gan fod Safonau Agored yn bwysig iawn i integreiddio gwasanaethau cyhoeddus. Ar hyn o bryd mae gwasanaethau hyfforddi ac ymgynghori ledled Prydain yn anfon deunydd marchnata sy’n gwerthu pob math o gynnyrch a gwasanaethau â’r rhagddodiad “digidol”. Mae Safonau Agored yn allweddol i’w gwneud yn bosibl i lawer o’r gwasanaethau sy’n cael eu gwerthu i integreiddio â’i gilydd a gwella gwasanaethau cyhoeddus.

Yn ystod ein gweminar, disgrifiais Safonau Agored fel safonau a ddatblygir drwy broses gydweithrediadol ar gyfer data, fformatau dogfennau a rhyngweithredadwyedd meddalwedd. Ond fel y nododd Evan Jones, nid oes unrhyw ddiffiniad cyffredinol y cytunwyd arno o Safonau Agored – sy’n eironig! Felly, am y rheswm hwnnw yn unig, mae’n werth cael gwybod am y weminar!

Felly, beth oedd fy mhwyntiau dysgu allweddol?

“Gwnewch y gwaith caled i wneud pethau’n hawdd”

Rhoddodd Terence Eden o Wasanaeth Digidol Llywodraeth y DU i ni feddwl amdano yn ystod y weminar. Dilynwyd y perl hwn gan un arall, sef “Dyw e ddim amdano chi, mae fe amdano’r defnyddwyr.” Y cwestiwn cyntaf a ofynnwyd gan un o’r cynadleddwyr oedd a fyddai’n anodd rhoi’r Safonau Agored ar waith gyda’u technoleg bresennol. Fe wnaeth ymateb Terence gwneud i mi feddwl fod Safonau Agored yn galluogi gwasanaethau cyhoeddus gwell, yn hytrach na bod yn nod ynddynt eu hunain. Dylem fod yn meddwl am sut y gallwn ddarparu’r gwasanaethau gorau posibl i’r defnyddiwr terfynol, ac nid yw defnyddio safonau perchenogol sy’n rhwystro integreiddio yn helpu i gyflawni’r nod hwnnw. Fel y dywedodd Terence, “Gall Safonau Agored achub bywydau!”

Rydym wedi meddwl llawer yn y Gyfnewidfa Arfer Da am yr amgylcheddau cymhleth ac anodd lle y darperir gwasanaethau cyhoeddus. Mae ein Rheolwr Chris Bolton wedi ysgrifennu’r eitem wych hon ar y problemau sy’n gysylltiedig â mabwysiadu un dull i ddatrys pob problem mewn sefyllfa lle y ceir llawer o newidynnau. Y broblem sy’n gysylltiedig â pharhau i ddilyn y llwybr perchenogol yw ein bod yn ychwanegu haenau o gymhlethdod at amgylchedd sydd eisoes yn gymhleth. Mae’n lleihau’r opsiynau ar gyfer gwasanaethau ac yn golygu bod yn rhaid i’r atebion eu hunain fod yn fwyfwy cymhleth, a all greu rhagor o broblemau a lleihau dibynadwyedd. Mae’n werth darllen sut y trefnodd Swyddfa’r Archwilydd Cyffredinol yn Seland Newydd fod eu systemau gwybodaeth yn rhai agored yn ddiofyn, a arweiniodd at system Technoleg Gwybodaeth fwy dibynadwy a chadarn oherwydd y cyfluniad mwy trefnus heb ganiatadau a chyfyngiadau di-ben-draw.

Nid yw Safonau Agored ar gyfer arbenigwyr ym maes Technoleg Gwybodaeth yn unig

Nid oedd y trafodaethau yn ystod y weminar yn ymwneud â systemau Technoleg Gwybodaeth yn cydweithio’n dda yn unig. Nodais uchod fod Safonau Agored yn galluogi gwasanaethau cyhoeddus gwell ac, felly, ni ddylai gwybodaeth ac ymwybyddiaeth ohonynt fod yn gyfyngedig i adrannau Technoleg Gwybodaeth. Maent yn helpu i integreiddio systemau a galluogi cydweithredu. Gellir defnyddio’r data a gasglwyd i gynllunio ar gyfer yr hirdymor, felly mae’n amlwg sut y gallant fod o fudd mawr i alluogi sefydliadau i weithio drwy rai o’r ffyrdd o weithio a nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Os ydym am gasglu data i wneud gwaith cynllunio effeithiol a chydweithio er mwyn darparu gwasanaethau cyhoeddus gwell, yna mae’n bwysig bod cynrychiolwyr Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus, o Aelodau Etholedig i Reolwyr Prosiectau Cyfalaf, yn ymwybodol o Safonau Agored.

Pŵer caffael

Yn gysylltiedig â’r pwynt uchod sy’n nodi bod Safonau Agored yn bwysig y tu hwnt i faes Technoleg Gwybodaeth, mae’n rhywbeth y dylai staff mewn rolau caffael ei ystyried. Maen nwh’n lleihau cymhlethdod er mwyn galluogi integreiddio, a hefyd maent hefyd yn agor cyfleoedd caffael y tu hwnt i werthwyr mawr i fusnesau bach a chanolig. Mae’n amlwg bod hyn yn gysylltiedig â rhai o’r Canlyniadau Llesiant a nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, yn enwedig mewn perthynas â Chymru Lewyrchus a Chymru gydnerth (yn economaidd).

Fel y nododd Evan Jones yn ystod y weminar, mae Safonau Agored hefyd yn eich helpu i ystyried systemau o safbwynt mwy hirdymor, achos y byddan nhw’n rhyngweithredadwy â chi yn y dyfodol. Cafwyd trafodaeth dda hefyd ynghylch annog gwerthwyr i weithio gyda Safonau Agored yn ystod y weminar, ac fel y dywedodd Jess Hoare, mae’n bwysig cofio mai ni, fel gwasanaethau cyhoeddus, sy’n caffael gwasanaethau. Efallai ei bod yn hawdd anghofio yn y sefyllfaoedd hyn mai gyda ni, fel caffaelwyr, y mae’r pŵer yn ystod trafodaethau. Anogodd Evan bob un ohonom i drafod â gwerthwyr – os na allant storio data mewn Safon Agored, dylech amau eu cymhellion.

Y camau nesaf

Caiff adnoddau o’r gwaith hwn ar Safonau Agored eu bwydo i mewn i’n gwaith Digidol er mwyn sicrhau y bydd ei effaith yn parhau a hefyd roi i bobl sydd â diddordeb yn yr agenda rywbeth i gnoi cil drosto. Rydym hefyd yn ystyried sut y gallwn rannu’r gwaith hwn yn fewnol hefyd. Rwyf wedi bwydo’r hyn a ddysgais o’r weminar i brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, ac rydym hefyd yn ystyried sut y gallwn rannu’r hyn a ddysgwyd ag archwilwyr, gan fod gan Safonau Agored rôl allweddol i’w chwarae o ran sicrhau y gall systemau a sefydliadau gydweithio’n effeithiol i sicrhau gwerth am arian. Mae meddwl byrdymor yma yn cael effaith fawr yn y tymor hwy.

Rydym hefyd wedi trefnu gweminar ar gaffael fel rhan o raglen eleni, sy’n rhoi cyfle i ni edrych unwaith eto ar rai o’r materion a godir yma. Rydym wedi dod ar draws rhai enghreifftiau o arfer diddorol yn ystod ein gwaith cwmpasu cychwynnol ar gaffael, yn enwedig sut mae CivTech wedi mabwysiadu dull gwahanol o ysgogi arloesedd yn yr Alban. Hoffem glywed gennych os oes gennych enghreifftiau eraill o arfer y gallwn dynnu sylw atynt. Oherwydd wedi’r cwbl, dim ond os bydd yn dysgu o’r materion allweddol rydych yn eu hwynebu fel gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru ac yn eu hadlewyrchu y bydd ein gwaith yn llwyddiannus.

Cwynion nas cadarnheir a chwynion a gadarnheir yn rhannol: Mynd i’r afael â sefyllfaoedd cymhleth

Mae cwynion nas cadarnheir a chwynion a gadarnheir yn rhannol fel arfer yn digwydd wrth ymdrin â sefyllfaoedd cymhleth. Sut gall byrddau a staff sicrhau bod y broses yn addas i’r diben ac wedi’i seilio ar yr achwynydd? Mae Dyfrig Williams ac Ena Lloyd yn myfyrio am yr hyn a ddysgwyd o Seminar Cwynion y Gyfnewidfa Arfer Da.

Yn ôl ym mis Mehefin, gwnaethom gynnal seminar am Groesawu Cwynion. Ein rheswm dros gynnal y seminar yn y lle cyntaf oedd yn sgil trafodaeth â Nick Bennett, Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Gwnaethom ddechrau trafod am y nifer cynyddol o gwynion maent wedi bod yn eu derbyn, a wnaeth arwain at gyflwyniad gwych yn y digwyddiad gan Nick ynglŷn â’r rheswm dros hyn a pham y bydd nifer y cwynion yn cynyddu mwy fyth. Mae’n sicr yn werth ystyried y Storify am drosolwg o bwyntiau Nick.

Llun o drydar gan Chris Bolton sy'n dangos y cynnydd mewn cwynion i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru dros 5 mlynedd diwethaf

Gofynnwyd cwestiwn diddorol yn y digwyddiad gan Jane Dale, Pennaeth Dysgu Sefydliadol o Fwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan ynglŷn â chwynion nas cadarnheir a chwynion a gadarnheir yn rhannol. Lle mae corff iechyd yn teimlo bod y gofal cywir wedi cael ei ddarparu ond fod y claf yn teimlo iddo gael profiad gwael, gall bwydo’r wybodaeth yn ôl i achwynydd siomedig fod yn heriol. Gall hefyd fod yn anodd cyflwyno’r wybodaeth yn effeithiol i aelodau’r bwrdd i annog gwelliant strategol. A yw byrddau’n ei chael hi’n anodd cyflawni gwelliannau pan fo’r hyn a ddysgwyd yn ymwneud â sgiliau meddal yn hytrach na phrosesau caled? Gall fod yn anodd defnyddio’r hyn a ddysgwyd, a’i roi ar waith drwy sefydliad cyfan, pan nad yw mewn cyd-destun deuaidd o’r hyn sy’n gywir a’r hyn sy’n anghywir.

Er enghraifft, yn dilyn ymchwiliad efallai y gwelir bod y drefn glinigol gywir wedi’i dilyn ond fod y claf yn teimlo bod y cyfathrebu / esboniadau yn wael. Wrth i staff gael eu cyfweld efallai y byddant yn dweud bod pob ymdrech wedi’i gwneud i egluro’r sefyllfa, ond mae’r claf yn dal yn anhapus. Yr her yw pa un i ddosbarthu hyn fel cwyn nas cadarnheir ac egluro pam, neu ei dosbarthu fel cwyn a gadarnheir yn rhannol. Os caiff ei dosbarthu fel cwyn nas cadarnheir, mae’r claf yn dal yn anfodlon ac yn teimlo nad oes unrhyw un yn gwrando arno. Mae cadarnhau’r gŵyn yn awgrymu bod rhywbeth o’i le ac mae hynny’n anodd i staff ei gymryd pan fyddant wedi gwneud pob ymdrech i gyfathrebu â’r claf.

Ychwanegodd Nick Bennet, ‘os oes amheuaeth, dylid ffafrio’r pwynt dysgu yn hytrach na’r tic yn y blwch.’

Sefyllfaoedd cymhleth

Darperir gwasanaethau cyhoeddus mewn amgylcheddau cymhleth. Gall prosesau syml weithio ar gyfer materion cymharol syml, ond pan fo teimladau a safbwyntiau pobl yn rhan o’r mater, ni all unrhyw broses roi atebion du a gwyn yn unig pan fo arlliwiau rhwng y ddau.

Delwedd o'r Fframwaith Cynefin, sy'n dangos dylai arfer da cael ei rannu mewn sefyllfaoedd cymhlethMae gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da yn cyd-fynd â rhesymwaith y Fframwaith Cynefin. Efallai y byddwch wedi sylwi nad ydym erioed yn defnyddio’r term ‘Arfer Gorau’. Mae hyn am fod y term yn rhoi’r argraff bod un ffordd gywir o wneud pethau a fydd yn addas ar gyfer pob sefyllfa. Gall hyn fod yn addas mewn amgylchedd gweithgynhyrchu, ond pan fo’r berthynas rhwng achos ac effaith yn aneglur fel y mae mewn amgylcheddau cymhleth fel darpariaeth gwasanaethau cyhoeddus, nid yw un ymateb syml i bawb yn debygol o fod yn addas.

Sut gall sefydliad ddatblygu a rheoli proses gwyno, felly, pan fo’n rhaid ystyried teimladau a safbwyntiau pobl? Y perygl gydag unrhyw bolisi neu broses yw, unwaith iddi gael ei ffurfio, y bydd yn aros ar y silff heb gael ei defnyddio. Felly mae llwyddiant yn golygu sicrhau bod y ddogfen yn rhywbeth sy’n wirioneddol yn fyw, ac sy’n cael ei diweddaru a’i gwella’n seiliedig ar arferion a phrofiad. Efallai y bydd gwersi i’w dysgu yn sgil egwyddorion Dylunio Digidol o ran defnyddio dull iteraidd wrth weithio. Mae egwyddor pump Egwyddorion Dylunio Gwasanaethau Digidol y Llywodraeth yn nodi:

“Y ffordd orau o ddatblygu gwasanaethau da yw dechrau’n fach ac iteru’n wyllt. Dylech ryddhau’r Cynhyrchion Symlaf sy’n Hyfyw yn gynnar, eu profi gyda defnyddwyr go iawn, symud o’r cam Alpha i’r cam Beta ac yna’r cam Byw, gan ychwanegu nodweddion, dileu’r pethau nad ydynt yn gweithio mor dda, a mireinio’n seiliedig ar adborth. Mae iteru yn lleihau’r risg. Mae’n golygu bod methu’n llwyr yn annhebygol, ac yn troi methiannau bach yn wersi.Os nad yw prototeip yn gweithio, peidiwch ag ofni rhoi’r gorau iddo a dechrau eto.”

A yw’r broses wedi’i dylunio gan ystyried yr achwynydd?

Fel y dywedodd Alan Morris yn y digwyddiad, mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn rhoi cyfle i sefydliadau edrych unwaith eto ar eu diwylliant. Mae’n rhoi cyfle iddynt edrych unwaith eto ar hen brosesau ac i gwestiynu a ydynt yn dal i fod yn addas i’r diben. A yw’r broses yn canolbwyntio ar anghenion y sefydliad yn lle anghenion yr achwynydd

Gallai Egwyddorion Cenedlaethol ar gyfer Ymgysylltu â’r Cyhoedd yng Nghymru, sydd wedi eu datblygu gan Cyfranogaeth Cymru, helpu sefydliadau i feddwl am sut y gallent sicrhau bod y broses yn canolbwyntio ar yr achwynydd. Gallant awgrymu cwestiynau defnyddiol. Er enghraifft – a yw’r broses wedi’i dylunio’n effeithiol i wneud gwahaniaeth? Sut ydych chi’n rhoi adborth i bobl a sut byddwch yn dysgu ac yn rhannu’r gwersi er mwyn gwella’r broses ymgysylltu?

Drwy flogio am hyn, hoffem gael ymatebion ar y cyfryngau cymdeithasol er mwyn i ni allu rhannu syniadau a dulliau gyda Jane a’r holl bartïon â diddordeb, er mwyn helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella. A thrwy gydnabod bod ymateb emosiynol rhywun wrth wraidd sefyllfaoedd cymhleth o’r fath, gall sefydliadau helpu i sicrhau eu bod ar y trywydd cywir i wella gwasanaethau cyhoeddus.