Tag Archif: arloesi

Gŵyl Dai: Bowlenni Pysgod, methiant a chymhlethdod

Cyflwyniad yng Ngŵyl Tai. Cynhaliwyd yn y Depo, sef lleoliad hyblyg ar gyfer digwyddiadau creadigol

Read this blog post in English

Yn ddiweddar cynhaliodd y Sefydliad Tai Siartredig yr Ŵyl Dai sydd yn fath newydd o ddigwyddiad er mwyn rhannu ffyrdd newydd o weithio. Mae Dyfrig Williams yn rhannu’r hyn a ddysgodd isod.

Yn ddiweddar, rwyf wedi bod yn gweithio gyda’r Sefydliad Tai Siartredig er mwyn rhannu’r hyn a ddysgwyd o’u gwaith Frontline Futures gyda gwasanaethau cyhoeddus ehangach. O ganlyniad, fe wnes i gael gwahoddiad i gymedroli trafodaeth Bowlen Bysgod er mwyn rhannu straeon am atebion ac arloesi yn yr Ŵyl Dai, a gafodd ei chynnal yn y Depot yng Nghaerdydd.

Beth ar y ddaear yw Bowlen Bysgod?

Graffig o gynllun ar gyfer bowlen bysgod, sydd gyda phum cadair sydd wedi'u hamgylchynu gan gylchoedd consentrig o gadeiriauCwestiwn Dda. Roedd yn rhaid i mi wneud ychydig o waith ymchwil ymlaen llaw er mwyn deall beth ydoedd a’r hyn y byddai’n rhaid i mi ei wneud. Mewn gwirionedd, mae’n gyfle i drafod pwnc mewn fformat nad oes iddo lawer o strwythur.

Caiff nifer o gadeiriau eu gosod o amgylch grŵp llai o gadeiriau. Caiff rhai cyfranogwyr eu dewis i lenwi’r bowlen bysgod, tra y bydd gweddill y grŵp yn eistedd ar y cadeiriau y tu allan i’r fowlen bysgod. Mae cymedrolwr yn cyflwyno pwnc ac mae’r cyfranogwyr yn dechrau ei drafod. Mae’r gynulleidfa y tu allan i’r fowlen bysgod yn gwrando ar y drafodaeth a gallant gymryd rhan drwy eistedd mewn sedd wag yn y canol, ac yna mae’n rhaid i un o’r siaradwyr yn y canol wneud ei ffordd i’r cadeiriau ar y tu allan.

Mae iteriad yn allweddol

Siaradodd Esko Reinikainen am bwysigrwydd iteriad yn ei gyflwyniad ar ddechrau’r diwrnod. Cawsom gyfle i ailadrodd ein Bowlen Bysgod ar ôl casglu adborth gan gyfranogwyr. Dechreuon ni ychydig yn araf yn y Fowlen Bysgod gyntaf achos roeddwn i eisiau i bawb ddod yn gyfarwydd â’r broses drwy ganolbwyntio ar gwestiynau. Ond erbyn diwedd y sesiwn gyntaf, roeddem wedi magu cryn dipyn o stêm ac roedd y cyfranogwyr wir yn cymryd rhan wrth herio’r hyn roeddynt yn ei glywed a’r ffyrdd y gellid gwella gwasanaethau. Felly ar gyfer yr ail dro fe wnaethon ni hedfan drwy’r trafodaethau cychwynnol ac annog pobl i gyfrannu yng nghanol y cylch. Os oes ydych chi’n bwriadu hwyluso Bowlen Bysgod, golyga hyn fod popeth yn llifo ychydig yn well a chawsom fwy o gyfle i rannu arfer da.

Dysgu o fethu

Fe wnaeth Esko hefyd crybwyll cysyniad Amy C. Edmondson o Weithio mewn Timau yn ystod ei gyflwyniad, sy’n dechrau drwy helpu pobl i fod yn chwilfrydig, yn frwdfrydig ac yn bendant. Cyfeiriais at un o gysyniadau eraill Edmunson, ei Hystod o Resymau dros Fethiant. Rwy’n credu fod hwn yn adnodd defnyddiol ar gyfer edrych ar fethiant a nodi camau gweithredu dilynol. Siaradom gryn dipyn am Ymddiriedaeth yn ystod ein sgyrsiau (ac ysgrifennais y blogbost hwn ynglŷn â pham bod ymddiriedolaeth yn bwysig i arloesedd eisoes), a chredaf fod ei dadansoddiad o’r hyn sy’n cyfiawnhau bai yn adnodd defnyddiol ar ein cyfer ni fel staff sector cyhoeddus. Wrth gwrs mae yna adegau lle na fydd methiant yn opsiwn mewn gwasanaethau cyhoeddus, ond yn rhy aml rydym yn bwrw bai mewn amgylchiadau amhriodol.

Rhannodd Ian o The Wallich ei hanes trist o’r llwyfan am y ffordd y daeth i fod yn ddigartref. Gallai fod wedi ymddangos ar radar un o nifer o wasanaethau cyhoeddus (iechyd, gwasanaethau cymdeithasol, tai neu’r trydydd sector), ond The Wallich a’i helpodd pan oedd mewn angen. Mae cymhlethdod ei sefyllfa’n golygu, mewn sefyllfa o’r math hwn, y dylem fod yn edrych i  rannu gwersi ynglŷn â’r hyn y gallwn ei wneud yn well, ac eto mae ofni cael y bai yn rhwystr rhag dysgu, rhannu ac arloesi mewn gwasanaethau cyhoeddus.

Gweithio mewn amgylcheddau cymhleth

Fframwaith Cynefin, sydd wedi'i rannu'n barthau Cymhleth, Dyrys, Chaotic, Syml ac AnhrefnRhannais Fframwaith Cynefin yn ystod ein trafodaethau. Rydym wedi’i ddefnyddio yn y Gyfnewidfa Arfer Da i’n helpu i feddwl ynglŷn â’r ffordd rydym yn rhannu arfer. Mewn amgylchiadau syml lle gallwn ragfynegi popeth sydd am ddigwydd, mae un ffordd gywir o wneud pethau, er enghraifft mewn amgylcheddau a reolir, fel gweithgynhyrchu. Ond mewn amgylcheddau cymhleth, fel yr amgylcheddau y mae tai a gwasanaethau cyhoeddus eraill yn aml yn gweithredu ynddynt, nid oes dull gweithredu sy’n ateb i bawb. Dyma pryd mae llawer o’r dulliau gweithredu y soniodd Esko amdanynt fwyaf priodol – mae angen i ni brofi, prototeipio ac ailadrodd.

Rhaid i ni hefyd feddwl am sut y gallwn leihau ein cymhlethdod sefydliadol fel y gallwn leihau ein peryglon posibl. Oes angen i ni greu mwy o bolisïau ar gyfer pob amgylchiad posibl? Allwn ni symud o broses i gynhyrchiant er mwyn grymuso staff i wneud penderfyniadau gwell yn lle hynny? Mae Paul Talyor wedi ysgrifennu blogbost gwych am hyn, a rhoddodd Owain Israel o Charter Housing enghraifft dda o roi hyn ar waith gan eu bod yn gwneud llai o waith archwilio ffurfiol er mwyn edrych ar ffyrdd mwy hyblyg o wirio tai. Nododd Neil Tamplin fod hyn yn achos prin o rywun yn ceisio gwneud ei hun yn anarferedig, ac mae Paul wedi ysgrifennu post da arall sy’n werth ei ddarllen ynglŷn ag anarferiant bwriadol fel ffordd o ysgogi arloesedd.

Siaradodd Neil am weithio’n agored ar y panel, a dydw i ddim wedi dod ar draws unrhyw un yn y gwasanaeth cyhoeddus sy’n gwneud hyn yn well nag ef. Mae ei Braindumps yn enghraifft wych o weithio agored gan eu bod yn grynodebau anhygoel o’i wythnos gwaith ac adnoddau diddorol. Mae hyn mor bwysig oherwydd er nad oes un dull gweithredu sy’n ateb i bawb sy’n gweithio i ni mewn amgylcheddau cymhleth, does dim byd yn ein rhwystro rhag dysgu gydag eraill ac addasu’r hyn y mae pobl eraill yn ei wneud. Yn briodol iawn, mae Neil eisoes wedi ysgrifennu blogbost gwych am y digwyddiad, a dydw i ddim yn gallu rhoi hwn yn well nag ef:

“Os oes gan eich diben rywbeth i’w wneud â gwella bywydau pobl sydd angen tai, yna baswn i’n dadlau bod dyletswydd foesol arnoch i rannu unrhyw beth sy’n datblygu’r achos hwnnw, waeth pa mor fach neu anarwyddocaol y mae’n ymddangos.”

Ar ôl siarad cymaint am gymryd risgiau a dysgu o fethu yn y blogbost hwn, roeddwn am orffen drwy ddweud pa mor wych oedd hi fod y Sefydliad Tai Siartredig wedi mentro gyda fformat a lleoliad gwahanol iawn. Roedd y digwyddiad yn sicr yn wahanol iawn i ddigwyddiad gwasanaeth cyhoeddus traddodiadol, ac fe sbardunodd ambell drafodaeth a rhoddodd bwyntiau trafod i mi wrth gyfarfod pobl newydd. Gobeithio y gwnaethoch chi ddysgu cymaint â fi o’r digwyddiad fel y gall pob un ohonom wneud gwahaniaeth ymarferol wrth wella bywydau pobl.

Archwilio arloesol: Dysgu a rhannu gyda Llys Archwilio yr Iseldiroedd

Ffotograff o fflagiau rhanbarthau'r Iseldiroedd yn amlinellu ochr y dŵr yn yr Hâg

Read this blog post in English

Beth all Swyddfa Archwilio Cymru ei ddysgu oddi wrth ddull Llys Archwilio yr Iseldiroedd o ymdrin ag arloesedd? Ymwelodd Dyfrig Williams â’r Hâg i weld sut mae’n gweithio ac i rannu gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da.

Ym mis Mai cefais gyfle i ymweld â Llys Archwilio yr Iseldiroedd er mwyn dysgu rhagor am ei brosiect Doen (sy’n golygu ‘Gwneud’) a’i ddull o ymdrin ag arloesedd. Mae ei holl ddulliau gweithredu yn deillio o ddysgu drwy wneud, sy’n fantra gwych. Drwy gydol yr ymweliad, bu staff yn agored wrth rannu eu llwyddiannau a’u methiannau mewn prosiectau newid ymarferol iawn. Mae eu meddylfryd diogel i fethu yn allweddol o ran darparu’r gofod ar gyfer y dysgu a’r gwelliant hwnnw.

Roeddwn wedi rhannu gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da gyda Mark Smolenaars a Sanne Kouwenhoven o Lys Archwilio yr Iseldiroedd yng Nghaerdydd fis ynghynt. Roeddwn i, Steve Lisle (sy’n arwain y prosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad) a Mike Usher (ein Harweinydd Sector Iechyd a Llywodraeth Ganolog, ac sydd hefyd yn gweithio ar ein Hastudiaethau Ymchwilio) yn ffodus i gael ein gwahodd i’r Iseldiroedd i rannu ein gwaith gyda’u cydweithwyr, a hefyd i ddysgu mwy am eu dull o ymdrin ag arloesedd, fel y gallwn addasu eu dulliau gweithredu i ddiwallu ein hanghenion.

Edrych yn wahanol ar archwilio

Yn y Gyfnewidfa Arfer Da, rydym bob amser yn dweud nad oes yna ddull gweithredu “sy’n addas i bawb”. Efallai bod gennym lawer o bethau’n gyffredin gyda Llys Archwilio yr Iseldiroedd (mae gennym tua’r un nifer o staff ac felly mae gennym yn fras yr un heriau o ran nodi capasiti a chynyddu mentrau newid) ond mae rhai gwahaniaethau hefyd (mae sector cyhoeddus yr Iseldiroedd yn cynnwys casinos – alla i ddim dychmygu sut beth yw’r archwilio hyn!).

Pan wnaethom ddechrau edrych ar ei ddull o ymdrin ag arloesedd, un o’r pethau allweddol a’m trawodd oedd fod ganddo amrywiaeth o staff sy’n cyfrannu pethau gwahanol iawn at y sefydliad. Nid yn unig mae hyn yn osgoi meddylfryd grŵp, mae hefyd yn cyflwyno setiau sgiliau gwahanol yn ei waith.

Cefais gyflwyniad gan Linda Meijer, archwilydd sydd wedi dod yn ddylunydd. Roedd yn ddiddorol clywed sut roedd ei sgiliau dylunio wedi ei arwain at ofyn cwestiynau data mewn ffyrdd gwahanol, fel y dangosodd ei ganfyddiadau. Roedd hyn yn arbennig o ddefnyddiol wrth archwilio cynnyrch sydd â’r marc CE, sy’n dangos bod cynhyrchion yn ddiogel ac y gellir eu gwerthu ar y farchnad Ewropeaidd.

Gwnaethom hefyd drafod y ffaith fod gan Lys Archwilio yr Iseldiroedd Newyddiadurwr Ymchwilio yn gweithio iddo, a oedd yn hynod ddefnyddiol i Swyddfa Archwilio Cymru gan fod gennym ni ein tîm Astudiaethau Ymchwilio ein hunain. Roedd dealltwriaeth Jaco Alberts o hyn yn ddiddorol wrth iddo sôn am y ffordd y mae’n cymhwyso ei arbenigedd at ei rôl.

Gwnaethom hefyd glywed sut y gwnaeth y Llys rannu ei arbenigedd drwy archwiliad cyfranogol o sefydliadau addysg uwch. Gwnaethant ofyn i aelodau o bob cyngor myfyriwr wirio rhag-fuddsoddiadau ac edrych ar sut mae fframwaith cyllideb y sefydliad yn gweithio, sy’n golygu y cawsant gyfle i fanteisio i’r eithaf ar y wybodaeth sydd ar gael o fewn sefydliadau. Rhoddodd y dull gweithredu rhyfeddol hwn rywbeth i gnoi cil drosto wrth i ni ystyried gweithio yn unol â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, gan mai un o’r pum ffordd o weithio a amlinellir yw drwy gyfranogiad.

Data

Un o’r meysydd o ddiddordeb i mi oedd y ffordd y mae Llys Archwilio yr Iseldiroedd yn defnyddio data, gan fy mod wedi bod yn arwain gwaith Swyddfa Archwilio Cymru ar gasglu data fel rhan o’n gwaith Archwilio Arloesol. Mae’r ffordd y mae’r Llys yn cynnwys pobl o wahanol gefndiroedd hyd yn oed yn treiddio i’w waith data, wrth i ni glywed sut mae’n manteisio i’r eithaf ar interniaid data.

Fel gydag unrhyw ymarfer a rennir, roedd yn ddiddorol clywed sut mae Llys Archwilio yr Iseldiroedd yn mynd i’r afael â heriau hefyd. Rhannodd Roline Kamphuis wybodaeth am y ffordd mae’r sefydliad wedi sefydlu cymunedau ymarfer o amgylch R, y maent yn gobeithio a fydd yn cynorthwyo’r sefydliad i ryddhau capasiti ei staff data. Gwnaethom glywed sut mae’r Llys ar hyn o bryd yn treulio llawer o’i amser yn glanhau data, sy’n golygu y gall sicrhau bod data a rennir ar gael at ddefnydd ehangach. Drwy lanhau’r data’n effeithiol ar ddechrau’r archwiliad, mae’n gwneud y gwaith yn llawer haws i’r staff wrth i’r gwaith ddatblygu.

Gwnaeth hefyd sôn am y ffordd mae’n defnyddio R ac SPSS yn arbennig, gan fod gan y Llys sgript y gellir ei defnyddio ar gyfer trywydd archwilio. Drwy ddatblygu sgript mewn R a raglennwyd ymlaen llaw, gall sicrhau bod allbynnau yn gydnaws ag arddull mewnol. Hefyd gan fod R yn cynhyrchu dogfennau Word ac Excel, mae’n golygu y gall archwilwyr weld a deall y camau a gymerwyd wrth weithio gyda’r data.

Ffotograff o Steve Lisle yn cyflwyno ar Brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad i Lys Archwilio'r Iseldiroedd

Steve Lisle yn cyflwyno ar Brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad i Lys Archwilio’r Iseldiroedd

Rhannodd Rudi Turksema wybodaeth am sut roedd Llys Archwilio yr Iseldiroedd wedi cynnal digwyddiad hacio atebolrwydd, a olygodd ei fod wedi gallu cynnwys rhanddeiliaid allanol yn ei waith data. Drwy weithio mewn partneriaeth ag amrywiaeth o sefydliadau eraill, roedd y Llys yn gallu ehangu mynediad at amrywiaeth o setiau data ar y diwrnod. Soniais fod y Gyfnewidfa Arfer Da wedi cefnogi Diwrnod Hacio’r GIG yng Nghaerdydd, ond nad oeddwn yn siŵr a oedd gennym y capasiti fel sefydliad i gynnal digwyddiad o’r fath eto. Ond gwnaethant ein hannog i gynnal digwyddiad tebyg gan ei fod wedi eu helpu i rannu eu gwaith a chynnwys ystod eang o bobl. Rydym eisoes wedi gweld beth sy’n digwydd pan fyddwch yn gwneud data’n agored a hygyrch, gan fod Ben Proctor a’r Sefydliad Data Agored wedi dechrau defnyddio tablau Google Fusion i greu mapiau ac ychwanegu gwerth at ein set data agored gyntaf. Yn sicr rhoddodd hyn rhywbeth i mi gnoi cil drosto o ran sut y gallai digwyddiad o’r fath ein helpu i ddatblygu ein defnydd o ddata ymhellach ac aeddfedrwydd ein data ein hunain.

Dysgais lawer iawn o’m taith i’r Iseldiroedd. Roedd yn ddiddorol gweld teithiau cyfatebol ein sefydliadau i sicrhau bod archwilio yn addas at y diben yn yr unfed ganrif ar hugain. Diolch i bawb yn Llys Archwilio yr Iseldiroedd am eich croeso a’ch lletygarwch – rydych yn sicr wedi helpu i lywio ein taith dysgu ac mae eich arbenigedd wedi bod yn amhrisiadwy wrth ein helpu i symud ymlaen gyda’n gwaith arloesol ein hunain.

A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r trydydd o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth‘.

Pam cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu?

Ar hyn o bryd, mae llawer o weithgarwch yn mynd rhagddo ar draws gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru i ‘gynnwys’ dinasyddion a defnyddwyr gwasanaeth. Mae pethau fel Pum Ffordd o Weithio Deddf Genedlaethau’r Dyfodol (cynnwys) ac Egwyddorion Gofal Iechyd Darbodus (cyd-gynhyrchu) oll yn chwarae eu rhan wrth annog yr ymddygiad hwn.

Wrth i’r holl weithgarwch hwn fynd rhagddo, mae’n rhesymol gofyn y cwestiynau ‘a yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn gwneud gwahaniaeth iddynt? ac ‘a yw’n arwain at unrhyw fanteision?’

Sut ydych chi’n gofyn cwestiwn anodd fel hwnnw?

Pan ddywedwyd ein bod yn profi’r dechnoleg ac yn gwthio ein dealltwriaeth hyd yr eithaf, dyma sut …

Gwnaethom osgoi gofyn y cwestiwn yn uniongyrchol drwy edrych ar y data o safbwynt ychydig yn wahanol. Echdynnwyd data o ddau driongl gwahanol, sydd wedi’u dangos isod (Graffigau 1 a 2), a oedd yn rhoi sylw i ddefnyddwyr gwasanaeth mewn rhyw ffordd:

  • Manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth
  • Pwy all gyfrannu’r wybodaeth fwyaf at y penderfyniad?

Triongl lle symudodd pobl pwynt i nodi os mai'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau, defnyddwyr gwasanaeth neu weithwyr sy'n elwa os mae pethau'n gweithio allan

Triongl lle symudodd pobl pwynt i nodi os mai'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau, defnyddwyr gwasanaeth neu weithwyr sy'n elwa os mae pethau'n gweithio allan

Gwthio ein dealltwriaeth, creu plot X/Y

Nesaf, crëwyd plot X/Y a oedd yn edrych ar y manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth a faint o wybodaeth maent yn ei chyfrannu at y penderfyniad.

Roeddem yn meddwl, os yw’n fuddiol cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu, y dylem weld perthynas ar blot X/Y. Byddai hyn i’w weld gliriaf drwy blotio llinell syth drwy’r dotiau. Y syniad sylfaenol a ddilynwyd oedd:

  • Os bydd llinell yn ymddangos sy’n mynd o’r chwith i’r dde a thuag i fyny, ceir perthynas gadarnhaol, ac mae cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at fwy o fanteision iddynt. Po fwyaf y cânt eu cynnwys, po fwyaf fydd y manteision.
  • Os bydd llinell yn ymddangos sy’n mynd o’r chwith i’r dde a thuag i lawr, mae’r gwrthwyneb yn wir. Mae cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at lai o fanteision iddynt.
  • Byddai llinell wastad yn awgrymu nad oes perthynas rhwng y ddau.

Sut olwg oedd ar y plotiau X/Y

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr gwasanaethau yn llywio penderfyniadauGraffig 3.

  • Mae’r llinell yn mynd tuag i fyny, sy’n awgrymu perthynas gadarnhaol.
  • Po fwyaf o wybodaeth defnyddwyr gwasanaeth a ddefnyddir i gyfrannu at benderfyniad, po fwyaf fydd y manteision iddynt.
  • *gweler y cafeatau ar y diwedd

 

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr gwasanaethau yn llywio penderfyniadau. Mae'r llinell esgynnol yn dangos dull diogel i fethu, ac mae'r llinell ddisgynnol yn dangos dull nad yw methiant yn opsiwn

 

 

Graffig 4. Fframweithiau Gwahanol

  • Mae hwn yn dangos y canlyniadau pan fydd y data yn cael eu rhannu ar draws y ddau ddull o reoli risg a gyflwynwyd:
    • Mae’n ddiogel i fethu (glas golau)
    • Nid yw methu yn opsiwn (gwyrdd tywyll)
  • Ceir gwahaniaeth amlwg rhwng y llinellau syth drwy’r dotiau.
  • Mae’r llinell las golau (mae’n ddiogel i fethu) yn awgrymu perthynas gadarnhaol.
  • Mae’r llinell wyrdd tywyll (nid yw methu yn opsiwn) yn awgrymu bod cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn fwy yn arwain at lai o fanteision iddynt.

A yw’r senario yn gwneud gwahaniaeth?

Dull arall o archwilio’r data oedd edrych ar y senarios a ddefnyddiwyd. A yw’r senario yn dylanwadu ar farn pobl ar gynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu? Y tri senario a ystyriwyd oedd:

  1. Rhannu data. Cynnig i rannu data ar ddefnyddwyr gwasanaeth rhwng sefydliadau gwahanol.
  2. Cwynion defnyddwyr gwasanaeth. Gwella’r dull o ymdrin â chwynion mewn sefydliad unigol (a ffurfiwyd ar ôl cyfuno sefydliadau gwahanol).
  3. Mynd i’r afael â gordewdra. Problem ar gyfer cymdeithas gyfan sy’n cynnwys sawl sefydliad.

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr yn llywio penderfyniadau. Y llinell fwyaf esgynnol yw mynd i'r afael â gordewdra, gyda'r llinellau mwy gwastad yn edrych ar rannu data a mynd i'r afael â gordewdra

Graffig 5. Dylanwad senario

  • Mae’r llinell goch ar gyfer y data ar fynd i’r afael â gordewdra yn wahanol iawn i’r llinellau ar gyfer rhannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth.
  • Mae cyfeiriad y llinell goch tuag i fyny yn awgrymu y bydd cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at fwy o fanteision cadarnhaol iddynt.
  • Gan fod angen canolbwyntio’n fwy ar drefniant o fewn neu rhwng sefydliadau yn achos y senarios ar rannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth, yn hytrach na gweithio’n agos gyda defnyddwyr gwasanaeth yn achos y senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae hyn yn esboniad posibl dros y gwahaniaeth rhwng y llinellau.

Felly, a yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?

Mae ein dadansoddiad yma yn awgrymu, mewn rhai sefyllfaoedd, nad yw defnyddio gwybodaeth defnyddwyr gwasanaeth yn arwain at fwy o fanteision iddynt.

Roedd hyn yn dibynnu ar y cyd-destun a roddwyd i’r bobl a gymerodd rhan yn yr arbrawf a sut roeddent yn meddwl ar y pryd.

Gwelwyd perthynas gadarnhaol pan oeddent yn meddwl am sefyllfa ‘diogel i fethu’, a pherthynas negyddol mewn cyd-destun ‘nid yw methu yn opsiwn’.

Gallai hyn awgrymu nad oes cymaint o bwyslais ar gynnwys defnyddwyr gwasanaeth wrth weithredu mewn amgylchedd ‘Nid yw methu yn opsiwn’ o gymharu â dull diogel i fethu, gan awgrymu bod cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn dod yn llai ystyrlon ac yn fwy symbolaidd mewn amgylchiadau ‘Nid yw methu yn opsiwn’.

Dangosodd y senarios a gyflwynwyd wahaniaeth sylweddol yn y ffordd y gwnaeth pobl ymateb. Mewn senario lle roedd angen rhyngweithio â defnyddwyr gwasanaeth (mynd i’r afael â gordewdra), gwelwyd perthynas fwy cadarnhaol na’r berthynas a welwyd mewn senarios a ganolbwyntiodd yn fwy ar brosesau a gweithio rhwng a chyda sefydliadau (rhannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth).

*Cafeatau. Cofiwch fod cafeatau enfawr o ran y data hyn a’r gwaith dadansoddi cyfyngedig a gynhaliwyd, er enghraifft:

  • Pa ddylanwad y byddai grŵp mwy o faint a mwy amrywiol o bobl yn ei gael ar y canlyniadau?
  • Pa ddylanwad y byddai barn defnyddwyr gwasanaeth yn ei gael ar y canlyniadau?

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

A yw ‘synnwyr cyffredin’ yn fwy defnyddiol na ‘phrosesau a’r llyfr rheolau’ wrth gymryd risgiau a reolir yn dda?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r ail o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth’.

Beth sy’n ddefnyddiol pan fyddwn yn gwneud penderfyniadau?

Mae llawer o ffactorau yn dylanwadu ar y ffordd rydym yn gwneud penderfyniadau. Mae rhai ohonynt yn ffactorau rhesymegol iawn ac yn seiliedig ar dystiolaeth a gwybodaeth helaeth; tra y gallai ffactorau eraill gael eu hysgogi gan reddf ac emosiwn.

Roeddem am weld a oedd unrhyw beth yn arbennig yn dylanwadu ar y ffordd oedd pobl yn teimlo am wneud penderfyniadau mewn perthynas â’r ddau fframwaith rheoli risg a’r tri senario a gyflwynwyd iddynt. Mae’r meddylfryd a lywiodd y cwestiynau a ofynnwyd i bobl wedi’i egluro isod.

Ym mhob achos, gofynnwyd i bobl symud y bêl wen ar y triongl i safle a oedd yn cynrychioli eu barn – po agosach oedd y bêl i un datganiad, y mwyaf pwysig oedd y datganiad iddynt (yng nghyd-destun y fframwaith rheoli risg a’r senario dan sylw). Mae enghraifft o un o’r trionglau a ddefnyddiwyd i’w gweld isod.

Triongl lle symudodd pobl pwynt i ddangos os mai rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

  • Mae’r cwestiwn ‘beth fyddai’n ddefnyddiol i wneud penderfyniadau?’ yn eithaf syml.
  • Mae pob apig o’r triongl yn cynrychioli pethau a ddylai fod yn bositif ac yn ddefnyddiol wrth wneud penderfyniadau.
    – Prosesau a rheolau clir,
    – Synnwyr cyffredin,
    – Rhyddid i weithredu.
  • Nid oedd dewis cywir nac anghywir o ran ble i symud y bêl wen ar y triongl.
  • Dewis y bobl oedd nodi safle lle roeddent yn teimlo’n fwyaf cyfforddus (yng nghyd-destun y fframwaith a’r senario a drafodwyd).

Beth mae’r data yn ei ddweud wrthym?

Mae Graffig 1 yn dangos dosbarthiad 218 o ddotiau yn y triongl. Gosodwyd pob un o’r dotiau hyn mewn ymateb i’r cwestiwn; ‘beth fyddai’n eich helpu i wneud penderfyniadau?’, ac yng nghyd-destun y ddau fframwaith a’r tri senario.

Yng Ngraffig 2, rydym wedi tynnu sylw at yr hyn sy’n ymddangos fel pedwar clwstwr amlwg o ddotiau.

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Yng Ngraffig 2, ymddengys bod y pedwar man y tynnwyd sylw atynt yn dangos:

  • Yn y canol i’r brig – bod rhai yn ffafrio dilyn prosesau a rheolau clir (yn fwy nag opsiynau eraill, gan gynnwys defnyddio synnwyr cyffredin)
  • Yn y canol i’r gwaelod – bod rhai yn ffafrio defnyddio synnwyr cyffredin ar y cyd â chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na dilyn prosesau a rheolau clir)
  • Yn y canol – bod rhai yn defnyddio cydbwysedd o bob un o’r tri opsiwn
  • Ar y gwaelod i’r dde – bod rhai yn ffafrio cael rhyddid i weithredu, heb orfod dilyn llawer o reolau, prosesau na defnyddio synnwyr cyffredin (ar yr wyneb, gallai hyn gael ei ddehongli fel dull diofal o reoli risg, sy’n tynnu sylw at y ffaith bod angen archwilio a deall rhywfaint o’r data yn well)

Mae gwaith archwilio’r data, gan ddefnyddio nifer o safbwyntiau gwahanol, yn dilyn:

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau
Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 3. O ran y fframwaith ‘Mae’n ddiogel i fethu’, mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn eithaf cryf) na dilyn rheolau a phrosesau.
  • Graffig 4. O ran y fframwaith ‘Nid yw methu yn opsiwn’, gwelir bod y dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy. Ceir grŵp o ddotiau yn agos at brosesau a rheolau, ond mae llawer o ddotiau wedi’u gwasgaru mewn mannau eraill.
  • Cwestiwn 1. A yw’n well gan bobl beidio â dilyn prosesau a rheolau, hyd yn oed pan nad yw methu yn opsiwn?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dewis i ddilyn prosesau a rheolau (cydymffurfiaeth) yn lleihau’r angen am synnwyr cyffredin?
  • Cwestiwn 3. A yw amgylchedd sy’n rhoi pwysau ar bobl (nid yw methu yn opsiwn) yn arwain at fwy o betruster ac amrywiaeth yn y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau (dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy)?

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 5. O ran y senario ar broses ymdrin â chwynion, mae’r dotiau wedi’u gwasgaru o fewn y triongl, sy’n cyd-fynd yn fras â’r dosbarthiad cyffredinol ar gyfer pob fframwaith a senario.
  • Gwelir clystyrau lle mae’n well gan bobl ddilyn rheolau a phrosesau clir, ac un arall lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu.
  • Graffig 6. Ar gyfer senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae patrwm cyffredinol wedi ffurfio lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu, gan fod y dotiau’n brin yn agos at yr apig prosesau a rheolau.

Er mwyn bod yn glir, roedd y senario ar y broses ymdrin â chwynion yn ymwneud â sefydliad yn gwella ei broses mewnol ar gyfer ymdrin â chwynion. Roedd yn her fawr ac yn canolbwyntio ar brosesau mewnol. Roedd y senario ar fynd i’r afael â gordewdra yn trafod her i gymdeithas gyfan lle roedd angen cynnwys partneriaid, dinasyddion a rhanddeiliaid.

  • Cwestiwn 1. A yw’r ffordd mae’r dotiau wedi’u dosbarthu ar gyfer y senario ar ordewdra yn adlewyrchu’r cyd-destun? Mae’n sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Nid oes unrhyw reolau clir ar sut i lwyddo. Felly, a fyddai’n well gan bobl wneud penderfyniadau drwy ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na’r hyn a allai fod yn rheolau mympwyol)?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dotiau sy’n agos at yr apig rhyddid i weithredu, ymhell o’r apig rheolau a phrosesau clir a’r apig synnwyr cyffredin, yn codi unrhyw bryderon? A dylid osgoi gwneud penderfyniadau heb ddilyn rheolau neu ddefnyddio synnwyr cyffredin?

Synnwyr cyffredin, y llyfr rheolau a’r broses benderfynu

Yn debyg i’r hyn a ddisgrifiwyd yn y blog cyntaf, mae’r cyd-destun yn dylanwadu ar y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg.

Mae canlyniadau eang y prawf hwn yn dangos, i bobl mewn cyd-destun ‘diogel i fethu’, byddai cyfuniad o ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu yn ddefnyddiol i wneud eu penderfyniadau, yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau clir. Os mai’r her oedd mynd i’r afael â sefyllfa lle nad oedd methu yn opsiwn, roedd yn well gan rai ddilyn rheolau a phrosesau clir, ond nid pawb. Roedd yn well gan lawer gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin.

Gallai’r senario ar fynd i’r afael â gordewdra helpu i egluro hyn, gan ei fod yn cael ei ddisgrifio fel sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Ymddengys bod yr awydd i gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na dilyn rheolau a chanllawiau clir (a all fod yn fympwyol o ystyried natur anhysbys yr heriau).

Mae’r canfyddiadau hyn yn codi nifer o gwestiynau. Mae sawl dull sefydliadol o reoli prosiect a risg yn seiliedig ar brosesau a rheolau clir. Os yw’r sefydliad yn awyddus i staff gydymffurfio â phrosesau a rheolau, mae hyn yn debygol o arwain at wrthdaro am fod llawer o bobl yn awyddus i ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu i wneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg (yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau).

Felly, a yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau? Ar sail y dadansoddiad cyfyngedig hwn o set fach o ddata a ganolbwyntiodd ar bobl yn defnyddio dull ‘diogel i fethu’, ymddengys mai’r ateb yw ydy. Er hynny, mae angen ymchwilio i hyn ymhellach a chael trafodaeth ehangach.

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

  • Blog 1. Cyd-destun yw popeth. Mae hwn yn ddisgrifiad bras o’r hyn a wnaethom yn y sesiwn, ac mae’n cynnwys ychydig o arsylwadau ar sut y byddai pobl yn ymateb i fethu yn eu barn nhw yng nghyd-destun dulliau gwahanol o reoli risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Frontline Futures: newid ymddygiad a grymuso pobl

Read this post in English

Sut ydyn ni’n sicrhau bod sefydliadau’n gweithio gyda’i gilydd i ddarparu’r gwasanaeth cywir yn y sefyllfa gywir, gyda chanlyniadau gwell i’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml? Siaradodd Dyfrig Williams â Melys Phinnemore i ddysgu o raglen Frontline Futures.

A yw Tai yn addas ar gyfer y dyfodol? Mae Sefydliad Tai Siartredig (CIH) Cymru wedi gwneud ymchwil i weld ble mae’r sector tai arni a ble mae angen iddo fod, gan fod gwasanaethau’n cael eu darparu mewn amgylchedd sy’n newid yn gyflym. Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn golygu y bydd angen i wasanaethau cyhoeddus weithio gyda’i gilydd mewn ffordd wahanol hefyd. Nid yn unig hynny, ond mae llai o arian i’w ddyrannu, ac mae sylfaen ariannol Cymdeithasau Tai yn llai cadarn gan fod Credyd Cynhwysol bellach yn cael ei dalu’n uniongyrchol i hawlwyr yn hytrach na chymdeithasau tai.

Mae Huw Vaughan Thomas, Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi dweud drosodd a throsodd bod angen cymryd risgiau sydd wedi’u reoli’n dda. Mae’r sefyllfa uchod yn un sefyllfa o’r fath, lle na all cymdeithasau tai barhau i weithio yn yr un ffordd.

Beth yw Frontline Futures?

Datblygodd CIH Cymru raglen Frontline Futures i helpu sefydliadau i weithio mewn ffordd wahanol yn yr amgylchedd newidiol yma. Mae’n gwrs ymarferol lle mae dysgwyr yn nodi, cynllunio a datblygu prosiect newid ar gyfer eu sefydliad. Mae cymysgedd o tua 3 neu 4 unigolyn fesul sefydliad yn mynychu’r rhaglen, ac fel rheol gallai’r unigolion hyn fod yn weithwyr rheng flaen a goruchwyliwr neu reolwr llinell. Mae pob un ohonynt yn nodi ac yn gweithio ar her newid ar ôl dysgu am theori newid. Mae’r rhaglen hon yn cael ei chynnal dros 5-6 mis am ddiwrnod y mis. Mae CIH wedi cynnal dwy garfan hyd yn hyn, sydd wedi edrych ar newid ymddygiad, ymarfer a meddylfryd.

Mae Melys Phinnemore a Penny Jeffreys yn gweithio gyda CIH Cymru i ddatblygu a chyflwyno’r rhaglen. Mae ganddynt ddiddordeb arbennig mewn arweinyddiaeth a newid diwylliannol. Sut allwn ni alluogi pobl sy’n byw mewn tai cymdeithasol i fod y gorau y gallant fod? A sut allwn ni annog staff, sydd falle wedi mynd ag annibyniaeth pobl oddi wrthynt yn anfwriadol, i weithio mewn ffordd wahanol? Cefnogi, nid cynghori, drwy gael sgyrsiau hyfforddi â phobl?

Yn ôl Melys, anaml iawn y mae gofalu am bobl fel y byddai rhieni yn gofalu am eu plant, neu gael trafodaethau â phobl sy’n debyg i rai rhieni â phlant, yn newid ymddygiad pobl. Anaml y mae dweud “Mae angen i mi roi gwybod i chi os na fyddwch yn rhoi’r gorau i wneud hyn neu’n dechrau gwneud hynny … byddwch neu gallech fod yn ddigartref” yn arwain at ganlyniad gwell. Dydy gwneud pethau ar ran pobl, fel cwblhau ffurflenni, ddim yn unrhyw gwell. Nid yw ein hymddygiadau helpu yn grymuso pobl i gymryd rheolaeth nac yn annog pobl i feithrin hyder yn gallu eu hunain. Mae ein harferion helpu wedi golygu, fel rheol, y bydd pobl yn disgwyl i’w landlord cymdeithasol fynd i’r afael â diflastod sŵn a chwarae pêl, lle mae perchnogion tai preifat yn mynd i’r afael â’r pethau hyn eu hunain.

Mae Melys o’r farn bod angen grymuso gweithwyr rheng flaen i arfer eu disgresiwn fel y gallant ryddhau a thargedu eu hadnoddau ar sail angen a chymryd y risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda a ddisgrifir gan yr Archwilydd Cyffredinol.

Beth mae hyn yn ei olygu yn ymarferol?

Rhannodd Melys enghraifft â mi o’r ffordd y gwnaeth gweithiwr rheng flaen newidiadau yn Gwalia. Pan ddaeth tŷ’n wag, cafwyd gwared ar y nwyddau yn y tŷ oherwydd canllawiau iechyd a diogelwch, p’un a oeddent yn ddefnyddiol ai peidio. Byddai’r rhesymeg hon wedi bod yn ddigon i roi pen ar sawl prosiect, ond aeth y gweithiwr rheng flaen ati i atal y gwastraff hwn a datblygu prosiect ailgylchu. Trefnodd i bobl ennill cymhwyster patent er mwyn iddynt allu profi ac ailgylchu nwyddau trydanol. Pan awgrymwyd y byddai’r Gymdeithas Tai yn atebol os byddai unrhyw beth yn mynd o’i le, gweithiodd ar ddatblygu ffurflenni ymwadiad. Erbyn hyn, mae siop gyfnewid lwyddiannus yn cael ei chynnal gan wirfoddolwyr yn y gymuned ac, nid yn unig y mae nwyddau’n cael eu hachub o’r safle tirlenwi, ond mae llawer o denantiaid yn cael cychwyn gwell gyda thai sydd wedi’u hanner ddodrefnu. Yn ôl arwyddion cynnar, un o’r manteision yw bod rhai o’r tai sy’n anodd eu gosod bellach yn llawn ac mae’r trosiant yn y tai hyn wedi gostwng. Mae Gwalia bellach yn ystyried p’un a oes cyfle i ehangu’r dull hwn a hyd yn oed datblygu cynllun uwchgylchu.

Sut allwn ni gael pobl i ymrwymo i newidiadau yn y ffordd y caiff gwasanaethau eu darparu?

Mae’r enghraifft uchod yn dangos aelod grymus o staff sy’n gwneud bywyd tenantiaid yn well. Mae’n ddyddiau cynnar, ond mae staff wedi newid natur y ffordd maent yn siarad â thenantiaid. Sut y gallwn helpu’r newid hwn i ddigwydd o fewn ein sefydliadau?

Soniodd Melys am ddefnydd o theori Johnathan Haidt ynghylch yr eliffant, y marchogwr a’r llwybr, sy’n cael ei chrynhoi yn y fideo isod. Mae Haidt yn dweud, er mwyn galluogi newid, bod angen i chi feddwl am y system resymol, y system emosiynol a’r amgylchedd allanol.

Mae’r marchogwr yn cynrychioli’r system resymol, sy’n cynllunio ac yn datrys problemau. Mae’r eliffant yn cynrychioli’r system emosiynol, sy’n rhoi’r pŵer ar gyfer y daith. Yma, ceir anghydbwysedd o ran pŵer, felly mae newid ymddygiad yn anodd. Mae’r llwybr yn cynrychioli’r amgylchedd allanol. Mae’r ddau yn fwy tebygol o gwblhau eu taith os caiff y rhwystrau sydd yn eu ffordd eu dileu ac mae’r daith mor fyr â phosibl. Mae Haidt yn argymell eich bod yn:

  1. Rhoi cyfarwyddiadau i’r marchogwr, er mwyn iddo wybod ble mae’n mynd
  2. Cymell yr eliffant, felly mae angen i chi droi at emosiwn
  3. Siapio’r llwybr er mwyn gwneud cynnydd yn hawdd.

Mae Melys yn dweud bod yn rhaid i chi rymuso a chefnogi pobl i sicrhau newid – rhoi’r pŵer iddynt i wneud newidiadau cynyddraddol drwy fentrau bach y gallant fod yn gyfrifol amdanynt. Pan fyddant yn cyfrannu at ddylunio a datblygu’r fenter, mae’r fenter yn cychwyn. Ni allant fod yn rhan o’r ateb os nad ydynt yn deall y ddadl sy’n cael ei chyflwyno. Mae cael sgyrsiau hyfforddi calonogol gyda staff yn helpu i’w grymuso i fynd yn ôl i’w sefydliadau ac arwain newid.

Cyfeiriodd Melys hefyd at anerchiad TED Simon Sinek ar ysbrydoli pobl i weithredu, lle mae’n awgrymu y dylech ddechrau ag amcan clir ac amlinellu eich achos. Dywedodd:

“Nid yw’r hyn rydych chi’n ei wneud yn apelio at bobl, ond yn hytrach pam rydych chi’n ei wneud … Pam mae’n bwysig denu pobl sy’n credu’r hyn rydych chi’n ei gredu? Rhywbeth a elwir yn Ddeddf Lledaenu Arloesedd.”

Yn ôl y Ddeddf Lledaenu Arloesedd, mae arloesedd yn dibynnu’n fawr ar gyfalaf dynol a rhaid iddi gael ei mabwysiadu’n eang at ddibenion hunangynhaliaeth. Mae Sinek yn disgrifio pam nad yw newidiadau’n cael eu hymgorffori nes y ceir trobwynt – ni fydd y mwyafrif cynnar yn rhoi cynnig ar rywbeth nes y bydd rhywun arall wedi rhoi cynnig arno gyntaf.

Graff gromlin gloch sy'n dangos pryd mae pobl yn mabwysiadu datblygiadau arloesol newydd, o arloeswyr cynnar i fabwysiadwyr cynnar, y mwyafrif cynnar, y mwyafrif hwyr i'r araf

Graff sy’n dangos Deddf Lledaenu Arloesedd

Mae’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml ac sy’n cysylltu â sefydliadau’n rheolaidd yn ffurfio cyfran sylweddol o’r galw ar wasanaethau, sy’n arwain at gostau enfawr o ran amser ac adnoddau. Mae dull ymarferol CIH Cymru o ddysgu a datblygu yn arwain at arbedion ariannol a gwasanaethau cyhoeddus gwell. Mae wedi bod yn hynod ddiddorol dysgu am y newidiadau sy’n cael eu gwneud, y theori y tu ôl iddynt ac, yn bwysicaf oll, am y staff a’r tenantiaid grymus a gynhyrchwyd gan y rhaglen. Ar hyn o bryd, mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn Swyddfa Archwilio Cymru yn gweithio ar astudiaeth genedlaethol ar newid ymddygiad, a fydd yn rhannu enghreifftiau o ble mae gwasanaethau cyhoeddus wedi newid ymddygiad yn effeithiol. Os ydych yn newid ymddygiad neu’r ffordd rydych yn dyrannu adnoddau i’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml, hoffem glywed oddi wrthych.

Mae rhagor o wybodaeth am raglen Frontline Futures ar gael ar wefan CIH Cymru yn www.cih.org/cymru/frontlinefuturesprogramme.

Mae’r ysgrifen ar y ddesg!

Mae desgiau bwrdd gwyn Gartrefi Melin wedi hyrwyddo newid ymddygiad cadarnhaol, arbed arian ac adnoddau, a hefyd gwella’i arfer Diogelu Data! Isod mae Ena Lloyd yn blogio ar y stori y tu ôl i’w desgiau.

Galwais heibio’n ddiweddar i weld Trisha Hoddinot yn Cartrefi Melin ar ôl i Mari Arthur o Cynnal Cymru sôn am y gwaith da maent yn ei wneud ar eu Cynllun Ceir. Nid jyst arbed arian a sicrhau canlyniadau cynaliadwyedd da, roedd yna hefyd arwyddion cynnar o newidiadau cadarnhaol mewn ymddygiad.

Pan gyrhaeddais ei swyddfa, sylwais fod pob un o ddesgiau’r Tîm Cynaliadwy yn wyn, ac wrth eu hastudio ymhellach, roedd llawer o negeseuon ysgrifenedig drostynt hefyd! Felly roedd yn rhaid i mi ofyn beth oedd y tu ôl i’r desgiau yma. Clywais mai desgiau bwrdd gwyn oeddynt. Byddaf yn rhannu gwybodaeth am eu cynllun ceir mewn blog diweddarach! Dyma stori Trisha am y desgiau bwrdd gwyn.

Ffoto o fwrdd desg gwyn Cartrefi Melin sydd gan ysgrifen arno

Bwrdd desg gwyn Cartrefi Melin

Ni yw’r Tîm Cynaliadwyedd a ffurfiwyd ym mis Chwefror 2016 i nodi’r hyn roedd Cartrefi Melin yn ei wneud o ran Cynaliadwyedd – i gael y gorau allan o bopeth rydym yn ei wneud. Roeddem eisiau arwain drwy esiampl a dangos bod pethau’n bosibl drwy ddangos, fel tîm, y gallem fod yn gwbl ddi-bapur. Doedd dim esgus gennym, roeddem yn dîm newydd sbon. Rydym yn dîm arloesol ond realistig. Doedden ni ddim yn disgwyl i dimau fynd yn ddi-bapur dros nos. Mae gennym ni lai o gyfyngiadau na thimau eraill o ran archwilio allanol a chadw cofnodion. Ond, petai pob tîm yn mabwysiadu rhywfaint o’r hyn rydym yn ei wneud, byddai wir yn gwneud gwahaniaeth.

Beth rydym wedi’i wneud yn wahanol

Dyma sut rydym yn annog eraill:

  1. Rydym yn enwi’r tri thîm sydd wedi cwtogi fwyaf ar eu hargraffu ar ein sgriniau teledu mewnol bob mis.
  2. Yn y dyfodol, bydd unrhyw ddesgiau newydd a gaiff eu prynu ar gyfer Cartrefi Melin yn ddesgiau bwrdd gwyn.
  3. Rydym yn gwneud i bobl feddwl. Mae gliniaduron a llechi ymhob ystafell gyfarfod fel y gall pobl fewngofnodi i wneud nodiadau, rhannu agendâu cyfarfodydd ar y sgrin a gweld dogfennau, yn hytrach na defnyddio peniau ysgrifennu a phapur.
Ffotograff o Staff Cartrefi Melin yn defnyddio'i byrddau gwyn

Staff Cartrefi Melin yn defnyddio’i byrddau gwyn

Penderfynom ddefnyddio byrddau gwyn maint A4 yn hytrach na nodiadau post-it a phapur nodiadau ar gyfer negesuon, a thryw ddamwain dyma ni’n sylweddoli bod ein desgiau yn ddesgiau bwrdd gwyn. Y gellir eu defnyddio ar gyfer rhestr ‘i’w wneud’, nodiadau pan fyddwch ar y ffôn ac ati. Nid oedd pawb yn rhannu ein cyffro i ddechrau, ond o fewn 2 i 3 diwrnod, roedd ein cydweithwyr llai brwdfrydig yn dechrau cael eu hargyhoeddi bod hyn yn syniad da ac yn gofyn am fyrddau gwyn er mwyn ymuno â’n chwyldro! Mae ein tîm cyswllt cwsmeriaid hefyd yn defnyddio byrddau gwyn, sydd nid yn unig yn arbed papur, ond hefyd mae’n helpu ni i ddiogelu data, oherwydd gellir ysgrifennu nodiadau yn ystod yr alwad, ac yna ei sychu’n lân yn syth wedyn.

Y ffordd y gwnaethon ni hyn

I ni, yr unig ffordd o wneud hyn oedd heb eithriadau, dim esgusodion, dim argraffu a dim padiau ysgrifennu. Pan fyddwn yn cwrdd ag eraill ac yn cael papurau, rydym yn ei sganio ac yn ei chadw ar system ein tîm a’i ddinistrio. Un her y gwnaethom ei goresgyn oedd sefyllfa lle byddai un o fy nghydweithwyr yn diweddaru gwybodaeth gan ein contractwyr ar gronfa ddata ac yn argraffu un ddogfen tra’n diweddaru un ar sgrin. Er mwyn datrys hyn, gwnaethom gysylltu ail fonitor.

Ffotograff o aelod o staff Cartrefi Melin yn defnyddio dau fonitor cyfrifiadur i arbed papur

Aelod o staff Cartrefi Melin yn defnyddio dau fonitor cyfrifiadur i arbed papur

Beth fu’r manteision

Yn ogystal â manteision amgylcheddol a’r arbedion ariannol ar gostau papur ac argraffu, mae yna manteision ehangach. Nid oes angen styffylwyr, peniau ysgrifennu, sisyrnau ac ati mwyach, ac mae ein desgiau yn llawer taclusach. Mantais arall yw’r cyfle i atgoffa pobl ein bod yn ddi-bapur pan fyddant yn gofyn am gael benthyg pen ysgrifennu.

Beth yw’r dysgu yr hoffech ei rannu ag eraill?

Pe bawn ni am roi cyngor i eraill ynglŷn â mynd yn ‘ddi-bapur’, y cyngor hwnnw fyddai peidiwch â rhoi disgwyliadau enfawr ar ysgwyddau bob aelod o staff. Bydd troi’r ymarfer yn rheol orfodol yn gelyniaethu pobl yn syth. Gosodwch yr her ac arweiniwch drwy esiampl.
Manteisiwch ar bob cyfle i atgyfnerthu’r hyn rydych am ei gyflawni. Pan fydd aelod o’n tîm yn mynychu cyfarfod mewnol, yn ddiau fe fydd aelod o staff yno sy’n ymddiheuro am fod ganddo bapur a phen ysgrifennu ac yn teimlo’n euog. Does dim rhaid i ni grybwyll dim byd, ond rydym bob amser yn croesawu’r cyfle i atgoffa pobl mai ni yw tîm di-bapur cyntaf Cartrefi Melin.

Mae angen i chi fod yn ymwybodol o gyfarfodydd allanol. Rwyf bob amser yn teimlo bod yn rhaid i mi egluro i eraill pam fy mod yn defnyddio ffôn neu lechen i gymryd nodiadau, rhag ofn iddynt feddwl fy mod yn ddigywilydd ac yn tecstio ffrindiau neu’n darllen y cyfryngau cymdeithasol.

Os ydych o ddifrif ynglŷn â newid, gallwch ei gyflawni. Pob lwc!

Yr hyn a ddysgais o gymryd rhan ym mhodlediad #NatterOn

Mae’r ffordd ni’n dysgu a chymryd gwybodaeth i mewn yn datblygu drwy’r amser. Yn y blogbost isod mae Dyfrig Williams yn myfyrio ar beth y dysgodd trwy gymryd rhan ym mhodlediad NatterOn.

Copi o logo Podlediad NatterOn

Dros y flwyddyn neu ddwy ddiwethaf rydw i wedi bod yn gwrando ar bodlediadau i ehangu fy ymwybyddiaeth o’r hyn sy’n digwydd yn y byd ac i gael dealltwriaeth well o sut allai wella fy ngwaith. Mae’r app Podcast Addict wedi bod yn ffordd dda o reoli podlediadau ddiddorol gan ei fod yn dod â sawl podlediad at ei gilydd i mewn i un ffrwd.

Dyma rai Podlediadau rydw i wedi ffeindio’n ddefnyddiol:

Fe fyddwn i’n ychwanegu podlediad NatterOn i’r rhestr hefyd. Mae’n bodlediad ddigidol a marchnata sy’n cael ei rhoi at ei gilydd gan Helen Reynolds a Ben Proctor. Mae gan y ddau ohonynt feddylfryd hynod o flaengar. Mae Helen yn deall yn well na neb sut fydd cyfryngau cymdeithasol yn newid cyfathrebu. Ac rydw i wedi dysgu cymaint am ddata o Ben. Mae ei blogbost ar Aeddfedrwydd Data mewn llywodraeth leol yn arbennig, ac mae’r erthygl wedi bod yn sail i fy meddylfryd wrth i mi fynd i’r afael a data gyda Gweithgor Data a Thechnoleg Swyddfa Archwilio Cymru.

Felly pan wnaethon nhw ofyn i mi gymryd rhan yn y podlediad, dywedais ‘ie’ yn syth achos byddai’n rhoi’r cyfle i mi wneud y fwyaf o’u harbenigedd ar wella gwasanaethau cyhoeddus am awr.

Felly beth ddysgais i?

Fi’n siwr na fydd hyn yn syndod i unrhyw un, fe ddysgais i lot. Rhannodd Helen blogbost diddorol iawn ar Rhagfarn Anymwybodol, sy’n dod a nifer o wahanol fathau o ragfarn at ei gilydd i mewn i bedwar prif broblem:

  • Rydym yn hidlo gwybodaeth yn weithredol er mwyn osgoi gormodedd o wybodaeth.
  • Mae diffyg ystyr yn ein ddrysu, felly ni’n llenwi’r bylchau i mewn.
  • Rhaid i ni weithredu’n gyflym, felly ni’n neidio i gasgliadau.
  • Rydym yn gweithio mewn amgylcheddau cymhleth felly rydym yn canolbwyntio ar y darnau pwysig. Mae ein penderfyniadau yn llywio ein modelau meddyliol o’r byd.

Felly beth mae hyn yn golygu i wasanaethau cyhoeddus? I mi, mae’n ymwneud ag ymwybyddiaeth. Os ydym yn cymryd yr amser i fyfyrio’n weithredol ar y problemau yma, gallwn fod yn fwy ymwybodol o’n rhagfarn wrth i ni ryngweithio â phobl a darparu gwasanaethau. Rydym wedi nodi hwn fel mater pwysig yn Swyddfa Archwilio Cymru, felly cynhaliom ddigwyddiad mewnol i fynd i’r afael a hyn. Mae’r Storify yn cynnwys lot o adnoddau defnyddiol, gan gynnwys Prawf Cysylltiadau Ymhlyg Harvard.

Cawsom sgwrs dda iawn ar ymddiriedaeth a beth mae hyn yn ei olygu o ran Cysylltiadau Cyhoeddus a gwasanaethau yn gyffredinol ar ôl i Ben rhannu blogbost ar y rhyfel ar wirionedd. Edrychodd Helen ar y swyddi sydd ar frig Baromedr Ymddiriedaeth Edelman, sy’n dangos bod ymddiriedaeth pobl yn y llywodraeth yn dibynnu ar ba mor fodlon maen nhw â’u byd. Mae gan hyn oblygiadau mawr i sut rydym yn rhyngweithio â phobl o gefndiroedd cymdeithasol-economaidd gwahanol.

Mae ein prosiect wedi gwneud gwaith ar bwysigrwydd ymddiriedaeth staff yng ngwasanaethau cyhoeddus. Mae’n ddiddorol i gymryd rhai o’r gwersi o’r gwaith yma a’i rhoi mewn cyd-destun ehangach o weithio a chymunedau:

  • Gallu – ydyn ni’n dangos ein bod ni’n gallu gwneud ein gwaith?
  • Haelioni – oes gennym gymhellion diniwed a phryder am eraill sydd tu hwnt i ein anghenion ein hunain?
  • Gonestrwydd – ydyn ni’n weithredu i’n egwyddorion? Ydych chi’n weithredu mewn modd deg ac onest?
  • Rhagweladwy – ydy pobl yn gwybod beth rydyn ni’n debyg o wneud?

Ac ar ôl i mi rannu blogbost ar Ddull Digidol GCHQ, dysgais hefyd bod y ddywediad am brogaod mewn dŵr berwedig yn celwydd a hanner!

Beth arall wnes i rannu?

Mae’r Gyfnewidfa Arfer Da hefyd yn meddwl am sut allwn ni helpu gwasanaethau cyhoeddus i ddatblygu eu hymagweddau at Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Felly rhannais blogbost Chris Bolton ar Gemau Efelychu a Gwneud Penderfyniadau Cynaliadwy gan ei fod wedi ysgogi mi i feddwl yn wahanol am sut rydyn ni’n helpu gwasanaethau i wella.

Rydw i hefyd wedi bod yn meddwl am rôl dysgu a datblygu yn y gweithle. Rydw i wedi bod yn gweithio i wasanaethau cyhoeddus am ddeng mlynedd neu fwy, a dim ond tri o’r cyrsiau hyfforddi sydd wedi cael effaith go iawn ar fy ngwaith. Felly ydy e’n bosib i ddolenni ein dysgu a datblygiad gyda gwelliant gwasanaethau cyhoeddus? Mae Carl Haggerty wedi ysgrifennu blogbost arbennig ar hyn.

Rhannu gwybodaeth mewn modd addas

Mae yna sleid rydym yn defnyddio yn ein digwyddiadau i ddangos y ffyrdd gwahanol rydym yn rhannu gwybodaeth – drwy ein blog, cyfryngau cymdeithasol, Treialon Coffi ar Hap, e-bost a dros y ffôn. Rydym yn cydnabod nad yw pawb eisiau derbyn gwybodaeth yn yr un modd, ac nid yw pawb yn prosesu’r wybodaeth yma yn yr un ffordd. Un o egwyddorion allweddol ein gwaith yw does yna ddim dull ‘un maint i bawb’ ar gyfer gwasanaethau gwell. Mae podlediadau yn un o sawl ffordd ddefnyddiol y gallwch dderbyn a rhannu gwybodaeth, felly mae’n werth gwrando ar y podlediad yma a phodlediadau eraill i weld os allan nhw eich helpu chi i wella’ch gwaith a beth chi’n gwneud.