Craffu Cymdeithasol

Scrutiny CYM

Pam, dybiech chi, fod Huw Lloyd Jones yn ystyried ysgrifennu blog sy’n canolbwyntio’n bennaf ar y defnydd o’r cyfryngau cymdeithasu? Does bosib fod gan rywun sy’n prysur agosáu at ei ymddeoliad rywbeth gwell i’w wneud gyda’i amser?

Mae’n siŵr eich bod yn iawn! Rydw i wedi bod yn defnyddio Linked-In ers tro ac mae’n rhaid i mi gyfaddef, hyd yn ddiweddar, fy mod i wedi’i ddefnyddio fel fersiwn hen ddyn o lyfr llofnodion. Ofer fu fy ymdrechion i agor cyfrif Facebook, gyda thoreth o negeseuon testun yn mynegi cywilydd yn cael eu hanfon gan fy mhlant (i’w gilydd nid ata i), cyn cael fy ngwahardd yn ddi-flewyn ar dafod o Facebook gan fy ngwraig. “Ti’n siŵr o fynd i drwbwl”, oedd ei geiriau.

Huw Lloyd-Jones

Felly, pan benderfynodd Swyddfa Archwilio Cymru annog ei staff i ddefnyddio cyfryngau cymdeithasu, meddyliais, ‘Gwell gadael hynny i’r bobl ifanc’ (a’r bobl hŷn ffasiynol)! Pan welais i fod sesiwn hyfforddiant staff yn canolbwyntio ar Twitter, roeddwn i’n llawn amheuon. Ond penderfynais fynd, gwrando a gofyn ambell i gwestiwn. Mae’n debyg mai’r hyn a wnaeth fwyaf o argraff arna i oedd, wrth ymarfer ein sgiliau elfennol, ein bod wedi cael ymateb ar unwaith (a doniol) gan gyn Weinidog o Lywodraeth Cymru a oedd newydd ymddeol! Mae’n debyg fod hyn wedi fy argyhoeddi ar unwaith o bŵer dylanwadol y cyfryngau cymdeithasu!

I dorri stori hir yn fyr, fel hyfforddai gyda meddwl agored (hawdd ei dwyllo o bosib), ymunais â Twitter. Wrth wneud hynny, llwyddais i ddileu popeth ar fy Blackberry, ond llwyddais yn y pen draw! Does gen i ddim gronyn o ddiddordeb yn yr hyn y mae sêr yn ei fwyta i frecwast, felly penderfynais ganolbwyntio’n bennaf ar:

  • y chwe chyngor rydw i’n gweithio gyda nhw;
  • pethau addysg.

Felly, beth ydw i wedi’i ddysgu yn sgil fy ‘arbrawf’? Yn gyntaf oll, un neu ddau o bethau cyffredinol ar gyfer unrhyw un arall sy’n ystyried agor cyfrif Twitter:

  • Hyd yn oed os ydych chi ond yn dilyn nifer fechan o ddefnyddwyr Twitter eraill, mae’n hawdd treulio diwrnod cyfan yn cadw llygad ar y negeseuon sy’n llifo i mewn. Defnyddiwch rywbeth fel Hootsuite fel y gallwch chi ddidoli eich negeseuon Trydar i wahanol gategorïau. Dyw Trydar ddim fel e-bost – does dim ots os ydych chi’n colli llawer o ‘negeseuon’ gan y bydd rhywun yn eu hail-drydar os ydynt yn bwysig.
  • Does dim angen i chi anfon llawer o negeseuon Trydar. Rydw i wedi gwneud ambell i gamgymeriad mawr (ymddiheuriadau arbennig i @Snowded a @whatsthepont ac unrhyw un arall rydw i wedi’u digio). Meddyliwch yn ofalus sut bydd eich 140 o lythrennau blêr yn ymddangos i eraill cyn i chi fentro ac anfon y neges!

Beth am ‘fy’ chwe chyngor? Roedd hi’n dipyn o agoriad llygad o ran y gwahaniaethau rhyngddynt yn y ffordd maen nhw’n defnyddio Twitter. Fel archwilydd, byddech chi’n disgwyl i mi gyflwyno rhywfaint o ddata yn rhywle, felly dyma rai o’r ystadegau Twitter ‘sylfaenol’ ar gyfer y chwe chyngor wrth i mi ysgrifennu’r blog hwn:

Cyngor

Negeseuon Trydar

Yn dilyn

Dilynwyr

A

1197

0

2735

B

2046

14

3402

C

6992

174

6597

D

3156

31

4097

E

1783

182

1646

F

6586

3078

5273

Mae’n debyg fod nifer y negeseuon trydar, i ryw raddau, yn adlewyrchu ers pryd mae’r cyngor wedi bod yn defnyddio Twitter. Hefyd, mae trydar yn y ddwy iaith yn ychwanegu at y cyfanswm (ac yn denu mwy o bobl hefyd). Mae’n ddiddorol gweld bod nifer y dilynwyr yn eithaf tebyg i nifer y negeseuon trydar!

Yr hyn a ddenodd fy sylw oedd nifer y defnyddwyr Twitter eraill y mae pob cyngor yn eu dilyn. Mae dilyn llawer o bobl a sefydliadau’n golygu eich bod yn dilyn cannoedd o negeseuon trydar bob diwrnod – sy’n llafurus iawn a gwastraff amser o bosib! Ar y llaw arall, os nad ydych chi’n dilyn llawer, yr unig negeseuon trydar y byddwch yn eu derbyn yw’r rhai sydd wedi’u cyfeirio’n benodol atoch chi. Byddwch yn colli’r hyn mae’ch partneriaid yn ei wneud a’r hyn y mae’r cyfryngau ac unigolion a grwpiau dylanwadol eraill yn y gymuned yn ei ddweud.

Mae sylwi ar sut mae’r math o wybodaeth y mae cynghorau’n ei thrydar yn amrywio wedi bod yn ddiddorol hefyd. Mae rhai yn tueddu i drydar gwybodaeth am swyddi gwag a phethau fel ysgolion sy’n gorfod cau’n annisgwyl. Mae eraill yn defnyddio Twitter i rannu straeon newyddion da ac i hysbysebu digwyddiadau a gynhelir, drwy ddolenni i wefan y cyngor fel arfer. Mae’r rhai sy’n dilyn eu partneriaid yn aml yn ail-drydar gwybodaeth am eu gwaith.  Yn fy ardal i, er enghraifft, mae’r heddlu’n gwneud defnydd da o Twitter a gall y cynghorau hynny sy’n dilyn yr heddlu gynyddu’r gynulleidfa’n sylweddol ar gyfer negeseuon trydar gan yr heddlu drwy ledaenu’r neges, ynghyd ag ail-bwysleisio’r ffaith fod y cyngor a’r heddlu’n cydweithio’n agos.

Dim ond un cyngor hyd yma sydd wedi defnyddio Twitter i hysbysebu ymgynghoriad sydd ar y gweill – meddyliwch faint yn fwy o bobl a allai ddod i wybod fod yr ymgynghoriad ar waith o gymharu â’r niferoedd a allai fod wedi dod ar draws y wybodaeth ar y wefan! Mae cyngor arall wedi dechrau cynnal ‘cymorthfeydd Twitter’, gydag aelodau’r Cabinet yn ymateb i negeseuon trydar gan aelodau’r cyhoedd am eu meysydd cyfrifoldeb. Does dim ymateb brwd wedi bod hyd yma, ond am syniad da o ran ymgysylltu â’r cyhoedd mewn fforwm sydd ar agor i unrhyw un sydd â diddordeb!

Anaml ac anghyson iawn y mae gwybodaeth am gyfarfodydd nesaf y pwyllgor yn cael ei thrydar. Mae ein gwaith craffu diweddar yng Nghymru wedi dod i’r casgliad bod y rhan fwyaf o gynghorau’n teimlo y byddai modd iddyn nhw ymgysylltu’n fwy effeithiol â’r cyhoedd yn y ffordd maen nhw’n dal y sawl sy’n gwneud y penderfyniadau i gyfrif. Felly, beth am fanteisio ar y cyfle i roi gwybod i’r holl ddilynwyr hynny am gyfarfodydd a fydd yn canolbwyntio ar faterion pwysig? Neu, yn well fyth, beth am ddefnyddio Twitter ymlaen llaw i alluogi pobl i fynegi eu barn ac i glywed barn y cyhoedd? Mae’r posibiliadau’n ddiddiwedd!

Felly, i ddefnyddio ymadrodd sy’n cael ei ddefnyddio byth a hefyd, Beth yw’r PONT?

  • Dydych chi byth yn rhy hen i ddefnyddio cyfryngau cymdeithasu, ond pwyllwch cyn Trydar!
  • Mae defnydd cynghorau o Twitter a natur yr hyn maen nhw’n ei drydar yn amrywio’n fawr.
  • Mae potensial y cyfryngau cymdeithasu fel Twitter i ymgysylltu â’r cyhoedd yn enfawr.
  • Gallai swyddogaethau craffu cynghorau’n arbennig ddefnyddio llawer mwy ar gyfryngau cymdeithasu i ymgysylltu â’r cyhoedd ac adlewyrchu eu safbwyntiau wrth ddal y sawl sy’n gwneud y penderfyniadau i gyfrif.

Huw

Ydy craffu ar fin dod i oed ………. ?

Scrutiny CYM

Tan yn ddiweddar, mae llawer o bobl wedi ystyried Craffu i fod yn’ gefnder tlawd’ democratiaeth llywodraeth leol yng Nghymru. Mae archwilio wedi cael ychydig o flynyddoedd cythryblus wrth iddo ffeindio’i draed yng Nghymru’r unfed ganrif ar hugain. Mae rhai aelodau o’r gymuned llywodraeth leol wedi amau gwerth craffu ac mae ffeindio enghreifftiau o graffu effeithiol wedi bod yn anodd. Fodd bynnag, rwy’n cael yr argraff bendant fod swyddogaeth bwysig craffu ar fin dod i oed.

Mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi bod yn gweithio gydag Aelodau Awdurdodau Lleol, y gymuned Swyddogion Craffu, ac eraill sydd â phrofiad o ddemocratiaeth leol dros y flwyddyn ddiwethaf, er mwyn gweld sut mae craffu mewn llywodraeth leol yn cymryd siâp mewn y 22 cyngor yng Nghymru. Penderfynodd Swyddfa Archwilio Cymru i wneud y gwaith yma oherwydd ein bod ni’n credu bod gan graffu rôl bwysig iawn i’w chwarae. Wrth graffu’n effeithiol, gallwn ychwanegu llawer o werth i lywodraeth leol. Gall hyn rhoi’r cyfle i herio swyddogion ac Aelodau gweithredol, a chraffu polisïau, cynlluniau a phenderfyniadau er mwyn ffurfio rhan bwysig o hunan-arfarnu a monitro perfformiad. Trwy ymgymryd â’r rolau yma gall craffu atgyfnerthu trefniadau llywodraethu awdurdod.

Pan ddechreuais gynllunio ein gwaith ni, fe wnes i ofyn i’r gymuned craffu beth oedden nhw’n meddwl byddai’n helpu craffu i ddatblygu’r fwyaf. Fe bwysleisiodd yr ymateb yr angen i rannu a dysgu o’r dulliau gwahanol ac arloesol o graffu mewn awdurdodau gwahanol. Fodd bynnag, rhaid inni gydnabod bod pob awdurdod wedi ei lunio ychydig yn wahanol a doedd dull ‘un maint i bawb’ ddim o reidrwydd yn mynd i weithio. Felly fe wnaethon ni cynllunio’r gwaith ar yr egwyddor o addasu’r hyn sy’n gweithio i fodloni amgylchiadau lleol, nid mabwysiadu arfer mannau eraill ar raddfa eang.

Doedden ni ddim yn ymgymryd â’r astudiaeth craffu gan ddefnyddio’r dull archwilio ‘draddodiadol ‘ o adolygu awdurdodau unigol, hynny yw trwy gyrraedd barn archwilio a chyhoeddi adroddiad. Roedden ni’n teimlo byddai’r astudiaeth hon yn gweddu i ddull adolygu cymheiriaid, lle byddai Swyddogion ac Aelodau yn rhannu a dysgu oddi wrth ei gilydd a gweld yn uniongyrchol sut mae awdurdodau eraill yn dal eu gweithrediaethau i gyfrif ac yn gwella cefnogaeth. Dyma’r tro cyntaf i ni gynnal astudiaeth yn y fformat yma ac roedd yr adborth ar y dull yn gadarnhaol iawn.

Roedd amseriad yr astudiaeth yn bwysig hefyd. Cafodd ein gwaith ei chario allan yn ystod blwyddyn gyntaf y gweinyddiaethau cyngor newydd yn dilyn etholiadau Llywodraeth Leol 2012. Mewn rhai cynghorau roedd hyd at draean o gynghorwyr yn cael eu hethol o’r newydd. Gyda chymaint o wynebau newydd a phobl mewn rolau gwahanol, roedden ni’n teimlo roedd hwn yn amser da i wneud y gwaith. Gallai aelodau newydd ddysgu o Aelodau eraill sydd gyda blynyddoedd o brofiad, ond gallent hefyd dod â syniadau newydd a chwestiynu’r ffordd mae craffu wedi cael ei wneud yn y gorffennol.

Defnyddiom yr astudiaeth i dreialu cyfres o Nodweddion Craffu Da. Cafodd rhain eu datblygu ar y cyd â Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a’r Ganolfan Craffu Gyhoeddus. Roedd yr astudiaeth yn gyfle i brofi a mireinio’r nodweddion cyn iddynt gael eu cwblhau a’u cyflwyno’n eang.

Mae yna ymgyrch gref ar gyfer mwy o gydweithio o fewn gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru. Mae’n ffordd o weithio sy’n rhoi’r cyfle i ni ddarparu gwasanaethau cyhoeddus yn fwy effeithlon ac effeithiol. Yn ogystal â chynllunio a chyflwyno’r astudiaeth craffu mewn modd cydweithredol, rydym hefyd yn ceisio defnyddio’r astudiaeth fel cyfrwng i annog cynghorau i nodi cyfleoedd i graffu ar y cyd.

Daeth yn glir yn ystod ein gwaith ni gyda’r gymuned craffu fod yna dymuniad i gael digwyddiad i rannu’r hyn a ddysgwyd a’r hyn wnaeth dod i’r amlwg yn ystod yr astudiaeth. Roedd Llywodraeth Cymru, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a’r Ganolfan Craffu Gyhoeddus i gyd yn bwriadu cynnal digwyddiadau craffu. Felly, mae’n gwneud synnwyr i ni ddod at ein gilydd i gydweithio i ddatblygu a chynnal cynhadledd craffu.

Y canlyniad yw’r Gynhadledd Craffu Cymru Gyfan, sy’n cael ei chynnal ar ddydd Iau 28 Tachwedd, 2013 yn Stadiwm SWALEC. Anelir y gynhadledd ato swyddogion ac aelodau llywodraeth leol er mwyn rhoi:

  • Gwell dealltwriaeth o’r newid yn y rôl a’r potensial ar gyfer craffu;
  • Ffocws clir ar ble gellir gwneud gwelliannau mewn trefniadau craffu; a
  • Syniadau ar gyfer sut y gallant yrru newid ac arloesi drwy rannu profiadau a syniadau.

Rydyn ni’n bwriadu cyflawni hyn drwy roi’r cyfle i fynychwyr rhannu a dysgu oddi wrth ei gilydd mewn yr amgylchedd o weithdy hamddenol. Byddwn hefyd yn sicrhau ein bod ni’n casglu syniadau, awgrymiadau ac enghreifftiau ar y diwrnod ac yn rhannu’r wybodaeth hon yn eang ar-lein. Dyma ddull profedig Tîm Arfer Da Swyddfa Archwilio Cymru, sy’n datblygu a chynnal cyfres o seminarau dysgu a rennir, yn aml mewn cydweithrediad â sefydliadau eraill megis Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, Chwarae Teg a CIPFA.

Rydym hefyd yn bwriadu defnyddio cyfryngau cymdeithasol i annog trafodaeth ac ymwybyddiaeth o fewn y gymuned Craffu ym mhob rhan o Gymru. Fe fyddwn yn gwneud hyn cyn, yn ystod, ac ar ôl y gynhadledd. Yr hashnod sydd i’w ddefnyddio mewn cysylltiad ag unrhyw trydar a anfonwyd yw #Scrutiny13.

Bydd cyfres o flogiau gan y partneriaid Gynhadledd Craffu dros yr wythnosau nesaf. Rwy’n eich annog chi i gymryd rhan a rhannu’ch syniadau a’ch barn ar ddatblygu craffu effeithiol yng Nghymru.

Alan