Archifau Categori: Gwasanaethau

Gwneud defnydd o ddata agored

Read this blog post in English

Yn ddiweddar fe wnaeth Swyddfa Archwilio Cymru rhyddhau ein Dataset Agored cyntaf. Beth ddigwyddodd nesaf? Isod mae Ben Proctor o Sefydliad Data Agored Caerdydd yn trafod sut y gwnaeth ddefnydd o’r data.

Sgrînlun o fap deinamig a grëwyd gan Ben Proctor i ddangos lefelau Treth y Cyngor fesul pen y boblogaeth yng Nghymru

Sgrînlun o fap deinamig a grëwyd gan Ben Proctor i ddangos lefelau Treth y Cyngor fesul pen y boblogaeth yng Nghymru

Www! Data newydd

Roeddwn yn gyffro i gyd pan welais fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cyhoeddi cyfres o ddata fel data agored. Mae data agored yn ddata y gall unrhyw un gael mynediad atynt a’u defnyddio a dyma’r math mwyaf defnyddiol o ddata.

Ysgrifennodd Dyfrig Williams o Swyddfa Archwilio Cymru am y broses roeddent wedi mynd drwyddi er mwyn cyhoeddi’r set hon o ddata (crynodeb o ddata archwilio pob awdurdod lleol yng Nghymru ar gyfer pob blwyddyn ). Mae’r data ar ffurf tabl syml a gallwch ei lawrlwytho fel ffeil CSV (yn y bôn ffeil a fydd yn gweithio mewn unrhyw raglen taenlen) yma.

Ond mae problemau

Lawrlwythais y ffeil a gweld rhai problemau’n fuan. Nid gwallau yw’r rhain yn union, ond maent yn bethau sydd ar goll neu’n anghyson a fydd yn gwneud rhai defnyddiau o’r data ychydig yn anoddach. Ond nid cwyn yw hyn, oherwydd mai un o nodweddion deniadol data agored yw y gallwn ddatrys y problemau hyn. Gallaf wneud hyn oherwydd bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cyhoeddi’r data o dan Drwydded Llywodraeth Agored. Mae hyn yn dweud wrthyf nad oes angen ei chaniatâd arnaf i wneud unrhyw beth gyda’r data ac nad oes terfynau o ran yr hyn y gallaf ei wneud gyda nhw (heblaw bod yn rhaid i mi fod yn glir o ble y daethant).

Gallaf unioni’r problemau

Dyma’r pethau a wneuthum i’m copi i o’r data.

Newidiais fformat “y golofn blwyddyn ariannol” oherwydd bod rhai o’r rhain yn rhifau ac mae rhai’n destun yn ffeil Swyddfa Archwilio Cymru.

Ychwanegais golofn o godau Gwasanaeth Ystadegol y llywodraeth (GSS). Mae codau GSS yn godau a ddefnyddir er mwyn nodi awdurdodau lleol (a ffiniau eraill). Mae cael cod GSS yn golygu nad oes rhaid i chi boeni a yw’r data’n dweud Cyngor Môn, Cyngor Ynys Môn neu Anglesey Council. A chyda chod GSS, gallwn ychwanegu “polygonau” ar gyfer pob cyngor. Yn y bôn, mae polygonau’n gyfarwyddiadau ar sut mae darlunio amlinell o bob cyngor a gwybodaeth am ble i roi’r darlun ar fap.

Gyda’r newidiadau hyn, roeddwn yn gallu darlunio cyfres o fapiau a oedd yn dangos lefel y Dreth Gyngor y pen ym mhob awdurdod lleol a sut mae hyn wedi newid gyda threigl amser.

A rhoi ffeil well i Swyddfa Archwilio Cymru

Ac rwyf wedi gallu rhoi ffeil KML yn ôl i Swyddfa Archwilio Cymru. Dyma ffeil y mae’n addas ei defnyddio mewn meddalwedd mapio. Mae unrhyw un sydd am weld data Swyddfa Archwilio Cymru ar fap yn gallu agor ffeil KML a dechrau arni.

Gallwch lawrlwytho’r ffeil fapio hon eich hun.

Pam gwnes i hyn?

Rwy’n rhan o’r tîm craidd yn ODI-Caerdydd, felly mae data agored yn beth cyffrous i mi.
Cymerodd ychydig iawn o funudau i mi.
Rwy’n ceisio gwella ar ddefnyddio gwasanaeth Google o’r enw Fusion Tables a dyma gyfle da i ymarfer.
Mae gennyf dipyn o ddiddordeb yn yr hyn y gallai’r data hyn ei ddweud wrthym.

Pam mae Safonau Agored yn arwain at wasanaethau cyhoeddus gwell

Read this blog post in English

Sut y gall defnyddio Safonau Agored sicrhau y caiff systemau Technoleg Gwybodaeth a gwasanaethau cyhoeddus eu hintegreiddio’n well? Mae Dyfrig Williams yn myfyrio ar yr hyn a ddysgodd drwy gymryd rhan yng ngweminar y Gyfnewidfa Arfer Da ar Safonau Agored.

Mae digidol wedi bod yn un o themâu allweddol ein gwaith ers sbel. Rydym wedi cynnal nifer o ddigwyddiadau ar y thema, o’n seminar ar Dechnoleg Gwybodaeth fel rhan o’n gwaith ar asedau yn 2013, i’n gweminar diweddaraf ar Safonau Agored.

Hwn yw’r digwyddiad â’r thema fwyaf technolegol a gynhaliwyd gennym ers ein gweminar ar Gyfrifiadura Cwmwl, ond mae’n bwnc roeddem yn awyddus iawn i roi sylw i gan fod Safonau Agored yn bwysig iawn i integreiddio gwasanaethau cyhoeddus. Ar hyn o bryd mae gwasanaethau hyfforddi ac ymgynghori ledled Prydain yn anfon deunydd marchnata sy’n gwerthu pob math o gynnyrch a gwasanaethau â’r rhagddodiad “digidol”. Mae Safonau Agored yn allweddol i’w gwneud yn bosibl i lawer o’r gwasanaethau sy’n cael eu gwerthu i integreiddio â’i gilydd a gwella gwasanaethau cyhoeddus.

Yn ystod ein gweminar, disgrifiais Safonau Agored fel safonau a ddatblygir drwy broses gydweithrediadol ar gyfer data, fformatau dogfennau a rhyngweithredadwyedd meddalwedd. Ond fel y nododd Evan Jones, nid oes unrhyw ddiffiniad cyffredinol y cytunwyd arno o Safonau Agored – sy’n eironig! Felly, am y rheswm hwnnw yn unig, mae’n werth cael gwybod am y weminar!

Felly, beth oedd fy mhwyntiau dysgu allweddol?

“Gwnewch y gwaith caled i wneud pethau’n hawdd”

Rhoddodd Terence Eden o Wasanaeth Digidol Llywodraeth y DU i ni feddwl amdano yn ystod y weminar. Dilynwyd y perl hwn gan un arall, sef “Dyw e ddim amdano chi, mae fe amdano’r defnyddwyr.” Y cwestiwn cyntaf a ofynnwyd gan un o’r cynadleddwyr oedd a fyddai’n anodd rhoi’r Safonau Agored ar waith gyda’u technoleg bresennol. Fe wnaeth ymateb Terence gwneud i mi feddwl fod Safonau Agored yn galluogi gwasanaethau cyhoeddus gwell, yn hytrach na bod yn nod ynddynt eu hunain. Dylem fod yn meddwl am sut y gallwn ddarparu’r gwasanaethau gorau posibl i’r defnyddiwr terfynol, ac nid yw defnyddio safonau perchenogol sy’n rhwystro integreiddio yn helpu i gyflawni’r nod hwnnw. Fel y dywedodd Terence, “Gall Safonau Agored achub bywydau!”

Rydym wedi meddwl llawer yn y Gyfnewidfa Arfer Da am yr amgylcheddau cymhleth ac anodd lle y darperir gwasanaethau cyhoeddus. Mae ein Rheolwr Chris Bolton wedi ysgrifennu’r eitem wych hon ar y problemau sy’n gysylltiedig â mabwysiadu un dull i ddatrys pob problem mewn sefyllfa lle y ceir llawer o newidynnau. Y broblem sy’n gysylltiedig â pharhau i ddilyn y llwybr perchenogol yw ein bod yn ychwanegu haenau o gymhlethdod at amgylchedd sydd eisoes yn gymhleth. Mae’n lleihau’r opsiynau ar gyfer gwasanaethau ac yn golygu bod yn rhaid i’r atebion eu hunain fod yn fwyfwy cymhleth, a all greu rhagor o broblemau a lleihau dibynadwyedd. Mae’n werth darllen sut y trefnodd Swyddfa’r Archwilydd Cyffredinol yn Seland Newydd fod eu systemau gwybodaeth yn rhai agored yn ddiofyn, a arweiniodd at system Technoleg Gwybodaeth fwy dibynadwy a chadarn oherwydd y cyfluniad mwy trefnus heb ganiatadau a chyfyngiadau di-ben-draw.

Nid yw Safonau Agored ar gyfer arbenigwyr ym maes Technoleg Gwybodaeth yn unig

Nid oedd y trafodaethau yn ystod y weminar yn ymwneud â systemau Technoleg Gwybodaeth yn cydweithio’n dda yn unig. Nodais uchod fod Safonau Agored yn galluogi gwasanaethau cyhoeddus gwell ac, felly, ni ddylai gwybodaeth ac ymwybyddiaeth ohonynt fod yn gyfyngedig i adrannau Technoleg Gwybodaeth. Maent yn helpu i integreiddio systemau a galluogi cydweithredu. Gellir defnyddio’r data a gasglwyd i gynllunio ar gyfer yr hirdymor, felly mae’n amlwg sut y gallant fod o fudd mawr i alluogi sefydliadau i weithio drwy rai o’r ffyrdd o weithio a nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Os ydym am gasglu data i wneud gwaith cynllunio effeithiol a chydweithio er mwyn darparu gwasanaethau cyhoeddus gwell, yna mae’n bwysig bod cynrychiolwyr Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus, o Aelodau Etholedig i Reolwyr Prosiectau Cyfalaf, yn ymwybodol o Safonau Agored.

Pŵer caffael

Yn gysylltiedig â’r pwynt uchod sy’n nodi bod Safonau Agored yn bwysig y tu hwnt i faes Technoleg Gwybodaeth, mae’n rhywbeth y dylai staff mewn rolau caffael ei ystyried. Maen nwh’n lleihau cymhlethdod er mwyn galluogi integreiddio, a hefyd maent hefyd yn agor cyfleoedd caffael y tu hwnt i werthwyr mawr i fusnesau bach a chanolig. Mae’n amlwg bod hyn yn gysylltiedig â rhai o’r Canlyniadau Llesiant a nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, yn enwedig mewn perthynas â Chymru Lewyrchus a Chymru gydnerth (yn economaidd).

Fel y nododd Evan Jones yn ystod y weminar, mae Safonau Agored hefyd yn eich helpu i ystyried systemau o safbwynt mwy hirdymor, achos y byddan nhw’n rhyngweithredadwy â chi yn y dyfodol. Cafwyd trafodaeth dda hefyd ynghylch annog gwerthwyr i weithio gyda Safonau Agored yn ystod y weminar, ac fel y dywedodd Jess Hoare, mae’n bwysig cofio mai ni, fel gwasanaethau cyhoeddus, sy’n caffael gwasanaethau. Efallai ei bod yn hawdd anghofio yn y sefyllfaoedd hyn mai gyda ni, fel caffaelwyr, y mae’r pŵer yn ystod trafodaethau. Anogodd Evan bob un ohonom i drafod â gwerthwyr – os na allant storio data mewn Safon Agored, dylech amau eu cymhellion.

Y camau nesaf

Caiff adnoddau o’r gwaith hwn ar Safonau Agored eu bwydo i mewn i’n gwaith Digidol er mwyn sicrhau y bydd ei effaith yn parhau a hefyd roi i bobl sydd â diddordeb yn yr agenda rywbeth i gnoi cil drosto. Rydym hefyd yn ystyried sut y gallwn rannu’r gwaith hwn yn fewnol hefyd. Rwyf wedi bwydo’r hyn a ddysgais o’r weminar i brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, ac rydym hefyd yn ystyried sut y gallwn rannu’r hyn a ddysgwyd ag archwilwyr, gan fod gan Safonau Agored rôl allweddol i’w chwarae o ran sicrhau y gall systemau a sefydliadau gydweithio’n effeithiol i sicrhau gwerth am arian. Mae meddwl byrdymor yma yn cael effaith fawr yn y tymor hwy.

Rydym hefyd wedi trefnu gweminar ar gaffael fel rhan o raglen eleni, sy’n rhoi cyfle i ni edrych unwaith eto ar rai o’r materion a godir yma. Rydym wedi dod ar draws rhai enghreifftiau o arfer diddorol yn ystod ein gwaith cwmpasu cychwynnol ar gaffael, yn enwedig sut mae CivTech wedi mabwysiadu dull gwahanol o ysgogi arloesedd yn yr Alban. Hoffem glywed gennych os oes gennych enghreifftiau eraill o arfer y gallwn dynnu sylw atynt. Oherwydd wedi’r cwbl, dim ond os bydd yn dysgu o’r materion allweddol rydych yn eu hwynebu fel gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru ac yn eu hadlewyrchu y bydd ein gwaith yn llwyddiannus.

A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r trydydd o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth‘.

Pam cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu?

Ar hyn o bryd, mae llawer o weithgarwch yn mynd rhagddo ar draws gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru i ‘gynnwys’ dinasyddion a defnyddwyr gwasanaeth. Mae pethau fel Pum Ffordd o Weithio Deddf Genedlaethau’r Dyfodol (cynnwys) ac Egwyddorion Gofal Iechyd Darbodus (cyd-gynhyrchu) oll yn chwarae eu rhan wrth annog yr ymddygiad hwn.

Wrth i’r holl weithgarwch hwn fynd rhagddo, mae’n rhesymol gofyn y cwestiynau ‘a yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn gwneud gwahaniaeth iddynt? ac ‘a yw’n arwain at unrhyw fanteision?’

Sut ydych chi’n gofyn cwestiwn anodd fel hwnnw?

Pan ddywedwyd ein bod yn profi’r dechnoleg ac yn gwthio ein dealltwriaeth hyd yr eithaf, dyma sut …

Gwnaethom osgoi gofyn y cwestiwn yn uniongyrchol drwy edrych ar y data o safbwynt ychydig yn wahanol. Echdynnwyd data o ddau driongl gwahanol, sydd wedi’u dangos isod (Graffigau 1 a 2), a oedd yn rhoi sylw i ddefnyddwyr gwasanaeth mewn rhyw ffordd:

  • Manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth
  • Pwy all gyfrannu’r wybodaeth fwyaf at y penderfyniad?

Triongl lle symudodd pobl pwynt i nodi os mai'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau, defnyddwyr gwasanaeth neu weithwyr sy'n elwa os mae pethau'n gweithio allan

Triongl lle symudodd pobl pwynt i nodi os mai'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau, defnyddwyr gwasanaeth neu weithwyr sy'n elwa os mae pethau'n gweithio allan

Gwthio ein dealltwriaeth, creu plot X/Y

Nesaf, crëwyd plot X/Y a oedd yn edrych ar y manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth a faint o wybodaeth maent yn ei chyfrannu at y penderfyniad.

Roeddem yn meddwl, os yw’n fuddiol cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu, y dylem weld perthynas ar blot X/Y. Byddai hyn i’w weld gliriaf drwy blotio llinell syth drwy’r dotiau. Y syniad sylfaenol a ddilynwyd oedd:

  • Os bydd llinell yn ymddangos sy’n mynd o’r chwith i’r dde a thuag i fyny, ceir perthynas gadarnhaol, ac mae cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at fwy o fanteision iddynt. Po fwyaf y cânt eu cynnwys, po fwyaf fydd y manteision.
  • Os bydd llinell yn ymddangos sy’n mynd o’r chwith i’r dde a thuag i lawr, mae’r gwrthwyneb yn wir. Mae cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at lai o fanteision iddynt.
  • Byddai llinell wastad yn awgrymu nad oes perthynas rhwng y ddau.

Sut olwg oedd ar y plotiau X/Y

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr gwasanaethau yn llywio penderfyniadauGraffig 3.

  • Mae’r llinell yn mynd tuag i fyny, sy’n awgrymu perthynas gadarnhaol.
  • Po fwyaf o wybodaeth defnyddwyr gwasanaeth a ddefnyddir i gyfrannu at benderfyniad, po fwyaf fydd y manteision iddynt.
  • *gweler y cafeatau ar y diwedd

 

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr gwasanaethau yn llywio penderfyniadau. Mae'r llinell esgynnol yn dangos dull diogel i fethu, ac mae'r llinell ddisgynnol yn dangos dull nad yw methiant yn opsiwn

 

 

Graffig 4. Fframweithiau Gwahanol

  • Mae hwn yn dangos y canlyniadau pan fydd y data yn cael eu rhannu ar draws y ddau ddull o reoli risg a gyflwynwyd:
    • Mae’n ddiogel i fethu (glas golau)
    • Nid yw methu yn opsiwn (gwyrdd tywyll)
  • Ceir gwahaniaeth amlwg rhwng y llinellau syth drwy’r dotiau.
  • Mae’r llinell las golau (mae’n ddiogel i fethu) yn awgrymu perthynas gadarnhaol.
  • Mae’r llinell wyrdd tywyll (nid yw methu yn opsiwn) yn awgrymu bod cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn fwy yn arwain at lai o fanteision iddynt.

A yw’r senario yn gwneud gwahaniaeth?

Dull arall o archwilio’r data oedd edrych ar y senarios a ddefnyddiwyd. A yw’r senario yn dylanwadu ar farn pobl ar gynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu? Y tri senario a ystyriwyd oedd:

  1. Rhannu data. Cynnig i rannu data ar ddefnyddwyr gwasanaeth rhwng sefydliadau gwahanol.
  2. Cwynion defnyddwyr gwasanaeth. Gwella’r dull o ymdrin â chwynion mewn sefydliad unigol (a ffurfiwyd ar ôl cyfuno sefydliadau gwahanol).
  3. Mynd i’r afael â gordewdra. Problem ar gyfer cymdeithas gyfan sy’n cynnwys sawl sefydliad.

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr yn llywio penderfyniadau. Y llinell fwyaf esgynnol yw mynd i'r afael â gordewdra, gyda'r llinellau mwy gwastad yn edrych ar rannu data a mynd i'r afael â gordewdra

Graffig 5. Dylanwad senario

  • Mae’r llinell goch ar gyfer y data ar fynd i’r afael â gordewdra yn wahanol iawn i’r llinellau ar gyfer rhannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth.
  • Mae cyfeiriad y llinell goch tuag i fyny yn awgrymu y bydd cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at fwy o fanteision cadarnhaol iddynt.
  • Gan fod angen canolbwyntio’n fwy ar drefniant o fewn neu rhwng sefydliadau yn achos y senarios ar rannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth, yn hytrach na gweithio’n agos gyda defnyddwyr gwasanaeth yn achos y senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae hyn yn esboniad posibl dros y gwahaniaeth rhwng y llinellau.

Felly, a yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?

Mae ein dadansoddiad yma yn awgrymu, mewn rhai sefyllfaoedd, nad yw defnyddio gwybodaeth defnyddwyr gwasanaeth yn arwain at fwy o fanteision iddynt.

Roedd hyn yn dibynnu ar y cyd-destun a roddwyd i’r bobl a gymerodd rhan yn yr arbrawf a sut roeddent yn meddwl ar y pryd.

Gwelwyd perthynas gadarnhaol pan oeddent yn meddwl am sefyllfa ‘diogel i fethu’, a pherthynas negyddol mewn cyd-destun ‘nid yw methu yn opsiwn’.

Gallai hyn awgrymu nad oes cymaint o bwyslais ar gynnwys defnyddwyr gwasanaeth wrth weithredu mewn amgylchedd ‘Nid yw methu yn opsiwn’ o gymharu â dull diogel i fethu, gan awgrymu bod cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn dod yn llai ystyrlon ac yn fwy symbolaidd mewn amgylchiadau ‘Nid yw methu yn opsiwn’.

Dangosodd y senarios a gyflwynwyd wahaniaeth sylweddol yn y ffordd y gwnaeth pobl ymateb. Mewn senario lle roedd angen rhyngweithio â defnyddwyr gwasanaeth (mynd i’r afael â gordewdra), gwelwyd perthynas fwy cadarnhaol na’r berthynas a welwyd mewn senarios a ganolbwyntiodd yn fwy ar brosesau a gweithio rhwng a chyda sefydliadau (rhannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth).

*Cafeatau. Cofiwch fod cafeatau enfawr o ran y data hyn a’r gwaith dadansoddi cyfyngedig a gynhaliwyd, er enghraifft:

  • Pa ddylanwad y byddai grŵp mwy o faint a mwy amrywiol o bobl yn ei gael ar y canlyniadau?
  • Pa ddylanwad y byddai barn defnyddwyr gwasanaeth yn ei gael ar y canlyniadau?

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

A yw ‘synnwyr cyffredin’ yn fwy defnyddiol na ‘phrosesau a’r llyfr rheolau’ wrth gymryd risgiau a reolir yn dda?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r ail o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth’.

Beth sy’n ddefnyddiol pan fyddwn yn gwneud penderfyniadau?

Mae llawer o ffactorau yn dylanwadu ar y ffordd rydym yn gwneud penderfyniadau. Mae rhai ohonynt yn ffactorau rhesymegol iawn ac yn seiliedig ar dystiolaeth a gwybodaeth helaeth; tra y gallai ffactorau eraill gael eu hysgogi gan reddf ac emosiwn.

Roeddem am weld a oedd unrhyw beth yn arbennig yn dylanwadu ar y ffordd oedd pobl yn teimlo am wneud penderfyniadau mewn perthynas â’r ddau fframwaith rheoli risg a’r tri senario a gyflwynwyd iddynt. Mae’r meddylfryd a lywiodd y cwestiynau a ofynnwyd i bobl wedi’i egluro isod.

Ym mhob achos, gofynnwyd i bobl symud y bêl wen ar y triongl i safle a oedd yn cynrychioli eu barn – po agosach oedd y bêl i un datganiad, y mwyaf pwysig oedd y datganiad iddynt (yng nghyd-destun y fframwaith rheoli risg a’r senario dan sylw). Mae enghraifft o un o’r trionglau a ddefnyddiwyd i’w gweld isod.

Triongl lle symudodd pobl pwynt i ddangos os mai rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

  • Mae’r cwestiwn ‘beth fyddai’n ddefnyddiol i wneud penderfyniadau?’ yn eithaf syml.
  • Mae pob apig o’r triongl yn cynrychioli pethau a ddylai fod yn bositif ac yn ddefnyddiol wrth wneud penderfyniadau.
    – Prosesau a rheolau clir,
    – Synnwyr cyffredin,
    – Rhyddid i weithredu.
  • Nid oedd dewis cywir nac anghywir o ran ble i symud y bêl wen ar y triongl.
  • Dewis y bobl oedd nodi safle lle roeddent yn teimlo’n fwyaf cyfforddus (yng nghyd-destun y fframwaith a’r senario a drafodwyd).

Beth mae’r data yn ei ddweud wrthym?

Mae Graffig 1 yn dangos dosbarthiad 218 o ddotiau yn y triongl. Gosodwyd pob un o’r dotiau hyn mewn ymateb i’r cwestiwn; ‘beth fyddai’n eich helpu i wneud penderfyniadau?’, ac yng nghyd-destun y ddau fframwaith a’r tri senario.

Yng Ngraffig 2, rydym wedi tynnu sylw at yr hyn sy’n ymddangos fel pedwar clwstwr amlwg o ddotiau.

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Yng Ngraffig 2, ymddengys bod y pedwar man y tynnwyd sylw atynt yn dangos:

  • Yn y canol i’r brig – bod rhai yn ffafrio dilyn prosesau a rheolau clir (yn fwy nag opsiynau eraill, gan gynnwys defnyddio synnwyr cyffredin)
  • Yn y canol i’r gwaelod – bod rhai yn ffafrio defnyddio synnwyr cyffredin ar y cyd â chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na dilyn prosesau a rheolau clir)
  • Yn y canol – bod rhai yn defnyddio cydbwysedd o bob un o’r tri opsiwn
  • Ar y gwaelod i’r dde – bod rhai yn ffafrio cael rhyddid i weithredu, heb orfod dilyn llawer o reolau, prosesau na defnyddio synnwyr cyffredin (ar yr wyneb, gallai hyn gael ei ddehongli fel dull diofal o reoli risg, sy’n tynnu sylw at y ffaith bod angen archwilio a deall rhywfaint o’r data yn well)

Mae gwaith archwilio’r data, gan ddefnyddio nifer o safbwyntiau gwahanol, yn dilyn:

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau
Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 3. O ran y fframwaith ‘Mae’n ddiogel i fethu’, mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn eithaf cryf) na dilyn rheolau a phrosesau.
  • Graffig 4. O ran y fframwaith ‘Nid yw methu yn opsiwn’, gwelir bod y dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy. Ceir grŵp o ddotiau yn agos at brosesau a rheolau, ond mae llawer o ddotiau wedi’u gwasgaru mewn mannau eraill.
  • Cwestiwn 1. A yw’n well gan bobl beidio â dilyn prosesau a rheolau, hyd yn oed pan nad yw methu yn opsiwn?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dewis i ddilyn prosesau a rheolau (cydymffurfiaeth) yn lleihau’r angen am synnwyr cyffredin?
  • Cwestiwn 3. A yw amgylchedd sy’n rhoi pwysau ar bobl (nid yw methu yn opsiwn) yn arwain at fwy o betruster ac amrywiaeth yn y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau (dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy)?

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 5. O ran y senario ar broses ymdrin â chwynion, mae’r dotiau wedi’u gwasgaru o fewn y triongl, sy’n cyd-fynd yn fras â’r dosbarthiad cyffredinol ar gyfer pob fframwaith a senario.
  • Gwelir clystyrau lle mae’n well gan bobl ddilyn rheolau a phrosesau clir, ac un arall lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu.
  • Graffig 6. Ar gyfer senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae patrwm cyffredinol wedi ffurfio lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu, gan fod y dotiau’n brin yn agos at yr apig prosesau a rheolau.

Er mwyn bod yn glir, roedd y senario ar y broses ymdrin â chwynion yn ymwneud â sefydliad yn gwella ei broses mewnol ar gyfer ymdrin â chwynion. Roedd yn her fawr ac yn canolbwyntio ar brosesau mewnol. Roedd y senario ar fynd i’r afael â gordewdra yn trafod her i gymdeithas gyfan lle roedd angen cynnwys partneriaid, dinasyddion a rhanddeiliaid.

  • Cwestiwn 1. A yw’r ffordd mae’r dotiau wedi’u dosbarthu ar gyfer y senario ar ordewdra yn adlewyrchu’r cyd-destun? Mae’n sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Nid oes unrhyw reolau clir ar sut i lwyddo. Felly, a fyddai’n well gan bobl wneud penderfyniadau drwy ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na’r hyn a allai fod yn rheolau mympwyol)?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dotiau sy’n agos at yr apig rhyddid i weithredu, ymhell o’r apig rheolau a phrosesau clir a’r apig synnwyr cyffredin, yn codi unrhyw bryderon? A dylid osgoi gwneud penderfyniadau heb ddilyn rheolau neu ddefnyddio synnwyr cyffredin?

Synnwyr cyffredin, y llyfr rheolau a’r broses benderfynu

Yn debyg i’r hyn a ddisgrifiwyd yn y blog cyntaf, mae’r cyd-destun yn dylanwadu ar y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg.

Mae canlyniadau eang y prawf hwn yn dangos, i bobl mewn cyd-destun ‘diogel i fethu’, byddai cyfuniad o ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu yn ddefnyddiol i wneud eu penderfyniadau, yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau clir. Os mai’r her oedd mynd i’r afael â sefyllfa lle nad oedd methu yn opsiwn, roedd yn well gan rai ddilyn rheolau a phrosesau clir, ond nid pawb. Roedd yn well gan lawer gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin.

Gallai’r senario ar fynd i’r afael â gordewdra helpu i egluro hyn, gan ei fod yn cael ei ddisgrifio fel sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Ymddengys bod yr awydd i gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na dilyn rheolau a chanllawiau clir (a all fod yn fympwyol o ystyried natur anhysbys yr heriau).

Mae’r canfyddiadau hyn yn codi nifer o gwestiynau. Mae sawl dull sefydliadol o reoli prosiect a risg yn seiliedig ar brosesau a rheolau clir. Os yw’r sefydliad yn awyddus i staff gydymffurfio â phrosesau a rheolau, mae hyn yn debygol o arwain at wrthdaro am fod llawer o bobl yn awyddus i ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu i wneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg (yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau).

Felly, a yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau? Ar sail y dadansoddiad cyfyngedig hwn o set fach o ddata a ganolbwyntiodd ar bobl yn defnyddio dull ‘diogel i fethu’, ymddengys mai’r ateb yw ydy. Er hynny, mae angen ymchwilio i hyn ymhellach a chael trafodaeth ehangach.

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

  • Blog 1. Cyd-destun yw popeth. Mae hwn yn ddisgrifiad bras o’r hyn a wnaethom yn y sesiwn, ac mae’n cynnwys ychydig o arsylwadau ar sut y byddai pobl yn ymateb i fethu yn eu barn nhw yng nghyd-destun dulliau gwahanol o reoli risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Astudio a diben: Meddwl ar ffurf systemau a gwasanaethau cyhoeddus

Read this blog post in English

Sut gellir cymhwyso Meddwl ar Ffurf Systemau i wasanaethau cyhoeddus? Mae Dyfrig Williams yn myfyrio ar yr hyn a ddysgodd o ddarllen “The Whitehall Effect.”

Ar ôl cael ysbrydoliaeth gan sgyrsiau â Kelly Doonan a Sianel Llyfrau GovCamp Cymru ar Slack, rwyf newydd orffen darllen “The Whitehall Effect” gan John Seddon. Disgrifiwyd y llyfr fel “gyfrif digyfaddawd o’r ffordd y mae Whitehall wedi gwaethygu gwasanaethau cyhoeddus yn systematig ac yn wrthnysig”, felly doeddwn i ddim yn disgwyl darllen rhywbeth ysgafn. Mae Seddon hefyd yn weddol feirniadol am rôl archwilio ac arolygu, felly dydw i ddim yn hollol siŵr y byddai eisiau cael ei ddal mewn lifft gyda mi. Wedi dweud hynny, rwy’n siŵr yr hoffai gael sgwrs dda â mi amdani. Dyma’r hyn a ddysgais o’r llyfr:

Diben

Model Vanguard o feddylfryd gwell, lle mae mesurau yn deillio o ddiben, sy'n rhyddhau dullYn ddiweddar, cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da ein diwrnod i ffwrdd cyntaf fel tîm er mwyn rhoi cyfle i ni feddwl a ydym yn gweithio mor effeithiol ag y gallem. Roedd rhywfaint o drafodaeth am sut rydym yn mesur llwyddiant, rhywbeth rwyf wedi meddwl amdano gryn dipyn ers fy rôl flaenorol, lle roedd targedau arianwyr yn golygu fy mod yn cyfrif pethau nad oedden nhw mewn gwirionedd yn dangos gwelliant gwasanaeth. Yn y pen draw, roeddwn i’n mesur pethau fel nifer y tanysgrifwyr i’n cylchlythyr. Gofynnwyd i ni wneud hyn gan ei fod yn rhywbeth hawdd ei fesur, sy’n cyferbynnu â’r dasg anodd o ddangos tystiolaeth o newid gwasanaeth gwirioneddol. Pwynt Seddon yw bod y fath feddwl yn creu diben mewn ffaith (cael mwy o danysgrifwyr) yn lle’r diben gwirioneddol (hwyluso gwelliant). Drwy ddeillio mesuriadau o safbwynt cwsmer o ddiben y sefydliad, rydym yn mesur pethau sydd o bwys.

Wrth gymhwyso hyn i’n gwaith, pe baem yn mesur llwyddiant yn ôl nifer y cynrychiolwyr sy’n mynd i’n digwyddiadau, gallem roi’r gorau i wneud gwaith ar bethau fel Safonau Agored a chanolbwyntio ar bynciau poblogaidd yn lle hynny, er ein bod yn gwybod bod eu defnydd yn cefnogi integreiddio gwasanaethau cyhoeddus. Dylai ein mesuriadau go iawn ddeillio o’n diben, sef helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella a chyflwyno gwasanaethau gwell. Mae hyn yn golygu edrych ar ganlyniadau yn hytrach nag allbynnau – mae angen i ni barhau â’n dull gwerthuso lle rydym yn dangos tystiolaeth o sut mae ein gwaith wedi arwain at wella gwasanaethau cyhoeddus.

Dysgu o…. astudio

Mae John Seddon yn myfyrio ar System Gynhyrchu Toyota yn y llyfr. Mae’n siarad am sut mae adnoddau’r broses wedi cael eu defnyddio fel rhan o fethodoleg ddarbodus i gyflawni arbedion.

Dyma ychydig o gefndir i chi – datblygodd Toyota gortyn Andon, sy’n grymuso gweithwyr i stopio’r broses gynhyrchu pan mae yna broblem a galw am help. Roedd hyn yn groes i’r ffordd gonfensiynol o feddwl, gan fod pobl yn meddwl y byddai hyn yn arafu cynhyrchiant. Digwyddodd hynny ar y cychwyn, cyn iddyn nhw ddechrau cynhyrchu’n gyflymach, yn rhatach ac yn fwy dibynadwy.

Yr hyn mae Seddon yn cynghori yn ei erbyn yw rhoi’r adnoddau hynny ar waith heb ddeall yn gyntaf y cyd-destun mae pobl yn gweithio ynddo, sy’n arbennig o wir mewn amgylcheddau gwasanaethau cyhoeddus cymhleth. Rydym wedi blogio o’r blaen ar sut gellir defnyddio Fframwaith Cynefin er mwyn deall y broses o ddefnyddio’r adnoddau hyn yn well pan fo’r berthynas rhwng achos ac effaith yn aneglur.

Felly sut rhoddodd Toyota hynny ar waith? Mae Seddon yn sôn y byddai Ohno yn “darlunio cylch sialc ar lawr y ffatri ac yn dweud wrth ei reolwyr am sefyll yno ac astudio’r system ar waith, ar y llawr.” Prin y rhoddir adnoddau arwyddocaol i’r cam astudio hwn yn y sector cyhoeddus, ond mae’n rhywbeth y mae sefydliadau fel Ricoh UK yn ei wneud drwy fat Gemba ac mae Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth yn ei wneud drwy ganolbwyntio ar anghenion defnyddwyr.

Roeddwn i’n cytuno â hyn gan mai egwyddorion sylfaenol ein tîm yw nad yw un ateb yn addas i bawb ac y dylai pobl geisio addasu, nid mabwysiadu’r dulliau rydym yn eu rhannu. Felly, mae’r cam astudio’n allweddol er mwyn deall sut y gellir rhoi unrhyw beth sy’n cael ei ddysgu o waith y Gyfnewidfa Arfer Da ar waith. A throi’n ôl at enghraifft Toyota, ni fydd gosod cortyn Andon yn gwella ansawdd ceir ynddo’i hun. Mae angen rhoi’r meddwl sydd y tu ôl i’r cortyn ar waith hefyd. Ni ellir disgwyl yr un canlyniadau heb y meddylfryd iawn neu os nad yw’r sefydliad wedi cymryd y camau priodol i rymuso staff.

Ble awn ni nesaf?

Os hoffech gael mwy o wybodaeth am y cam astudio, mae Simon Pickthall wedi ysgrifennu blogbost gwych i ni ar sut mae astudio’n lliniaru risg. Yn y gorffennol, mae hefyd wedi edrych ar sut mae Vanguard yn defnyddio profiadau normadol er mwyn annog ymrwymiad mewn post ardderchog arall.

Os hoffech weld enghreifftiau o sut mae gwasanaethau cyhoeddus Cymru yn rhoi Meddwl Systemau ar waith, rhannodd Dilwyn Williams, Cyngor Gwynedd, â ni sut mae’n gwneud hynny’n union, a rhannon ni hefyd sut defnyddiodd Cyngor Sir Fynwy ddull FISH (Find Individiual Solutions Here) yn ein seminar Atal. Mae’r fideo isod yn drosolwg gwych o’r hyn maen nhw’n ei wneud.

O’m rhan i, byddaf yn meddwl am feddwl! Rwy’n mynd i feddwl am sut rydym yn cymhwyso’r cam astudio hwn i’n gwaith, a hefyd yn trosglwyddo rhywfaint o’r meddwl hwn ynghylch mesuriadau i’n dulliau gwerthuso. Wrth i ni weithio i wella gwasanaethau cyhoeddus, mae’n bwysig i ni weithredu ar yr hyn a ddywedwyd, a bod ein mesuriadau wir wedi deillio o ddiben er mwyn i ni gefnogi sefydliadau yng Nghymru yn effeithiol i gyflwyno gwasanaethau cyhoeddus gwell.

Galluogi staff i ddefnyddio data’n well

Read this blog post in English

Sut gallwn ni alluogi staff Swyddfa Archwilio Cymru i ddefnyddio data’n well? Mae Dyfrig Williams yn edrych yn ôl ar yr hyn a ddysgwyd o’n prototeip ar gyfer Archwilio Iechyd.

Health_Portal

Yn fy ngwaith ar y prosiect Archwilio sydd ar Flaen y Gad, rydw i wedi bod yn edrych ar sut y gallwn dynnu data o gyrff cyhoeddus at ei gilydd mewn ffordd sy’n agored i bawb ac yn hawdd cael gafael arno fel y gallwn ni fel archwilwyr gael mewnwelediad pellach. Fe wnaeth y Tîm Archwilio Iechyd wirfoddoli i weithio gyda ni fel y gallem edrych i weld beth allai hyn ei olygu’n ymarferol.

Fe wnes i ddatblygu personau ar gyfer staff mewn swyddogaethau amrywiol fel y gallem ddod i wybod mwy am y gwaith yr oedd angen i ni ei wneud. Roedd hyn yn help mawr i ni wrth i ni nodi sut y mae amser ymchwil yn cael ei ddefnyddio a phwy sy’n gwneud y gwaith ymchwil hwnnw.

Yr adborth a dderbyniais oedd ei bod yn anodd cael mynediad at ddata, felly rydym wedi datblygu prototeip i ddod â data a gwybodaeth iechyd defnyddiol at ei gilydd mewn un lle.

Dulliau profi

Prawf o gysyniad yw ein hymgais gychwynnol i ddod â’r data hwn at ei gilydd mewn un lle er mwyn gweld sut y gellid datblygu hyn ymhellach. Ar y dechrau, roeddem yn meddwl am geisio creu tudalen ar gyfer pob Bwrdd Iechyd, yn ogystal â thudalen ar gyfer gwaith cenedlaethol sy’n ymdrin â Chymru gyfan neu’r DU gyfan. Wrth inni ddyfalu sut y byddai prototeip yn edrych, fe wnaethom benderfynu defnyddio’r enghraifft genedlaethol fel ein prawf.

Fe wnaethom benderfynu defnyddio Sharepoint Online oherwydd ei fod yn rhoi’r cyfle inni edrych ar sut y gallem ddatblygu ein defnydd o’r gwasanaeth i wneud data yn fwy hygyrch yn fewnol. Fe wnaeth hyn gweithio fel prawf cychwynnol, ond doedd e ddim yn bosib i ni rannu’r safle i bawb o fewn y mudiad, gan ein bod ni’n profi’r fersiwn yma o’r meddalwedd gyda grŵp bychan o ddefnyddwyr. Roedden ni eisiau rhannu’r canlyniadau drwy’r sefydliad i gyd fel y gallai archwilwyr ystyried a fyddai’r dull yma’n ddefnyddiol yn eu gwaith nhw. Felly penderfynom roi’r wybodaeth ar ein mewnrwyd (y Hwb), sy’n safle Drupal.

Fe wnaethom ddefnyddio adborth o’r Swyddog Cefnogi Perfformiad er mwyn dod â phorthwyr gwybodaeth at ei gilydd i arbed amser ymchwilio. Fe wnaethom greu widgets o borthwyr RSS lle roeddent ar gael (Really Simple Syndication, sy’n darparu cynnwys sy’n newid yn gyson o’r we, fel safleoedd newyddion, blogiau a chyhoeddwyr ar-lein). Hefyd fe wnaethom gynhyrchu ein widget ein hunain (cymhwysiad bychan y gellir ei osod o fewn tudalen ar y we) ar gyfer cyfrifau Twitter, a gynhyrchwyd o restr ar gyfrif y Gyfnewidfa Arfer Da. Fe wnaethom sefydlu’r porthwyr hyn fel I-Fframiau o fewn y safle.

Gwneud data yn fwy cyfeillgar i ddefnyddwyr

Roedden ni hefyd eisiau gwneud data’n haws i’w ddeall a’i ddefnyddio. Roedd teimlad cryf ymhlith y staff a gyfwelais na ddylai gwybodaeth a dealltwriaeth o ddata gael ei chladdu allan o gyrraedd ac felly buom yn edrych i weld sut y gallem wneud data’n fwy hygyrch.

Fe wnaethom benderfynu defnyddio Microsoft Power BI (cyfres o offer dadansoddi busnes i ddatblygu mewnwelediad) i wneud setiau data iechyd yn fwy hygyrch ac yn haws i’w ddeall. Roedd hyn yn meddwl nad oedd angen inni brynu unrhyw feddalwedd ac y gallem gynnal y data’n uniongyrchol drwy Power BI. Wnaethon ni ddim defnyddio unrhyw ddata sensitif ar gyfer ein prawf ac felly doedd ei gyhoeddi yn syth ar y we ddim yn broblem. Roedd yr adborth wnaethon ni gael o staff yn gymysglyd ynghylch a ddylai’r safle gynnwys data preifat, ac felly bydd angen inni edrych ar ein dewisiadau eto os byddwn yn dewis mynd i lawr y llwybr yma.

Mae’r setiau data a ddefnyddiwyd gennym ar gael yn gyhoeddus ac yn defnyddio APIs (Rhyngwynebau Rhaglennu Cymwysiadau, sy’n cael gafael ar nodweddion neu ddata system weithredu, cymhwysiad, neu wasanaeth arall ar y we). Mae hyn yn golygu bod offer data Power BI wedi eu cysylltu’n uniongyrchol â StatsCymru ar gyfer y data fel nad oes angen lawrlwytho data â llaw ar ôl ei osod i fyny. Mae hyn hefyd yn golygu ein bod ni bob amser yn defnyddio’r data mwyaf cyfredol sydd ar gael.

Ble ydyn ni’n mynd o fan hyn?

Mae defnydd ein prototeip bellach wedi’i ddatblygu a’i ymestyn fel y gellir ei ddefnyddio ar gyfer prosiect Gofal Sylfaenol mewn iechyd. Mae hyn yn meddwl y gall fy nghydweithwyr ei ddefnyddio i ddadansoddi data ar gyfer eu Bwrdd Iechyd eu hunain, felly mae’n wych gwybod bod y gwaith wedi bod o werth ymarferol yn barod.

Mae ein defnydd o ddyfeisiadau ac API yn golygu mai ychydig iawn o waith sydd ei angen i gynnal y wybodaeth gyfredol sy’n cael ei dal ar y safle. Fodd bynnag, os bydd arnom eisiau datblygu’r data y mae’n ei ddal, bydd angen inni feddwl pwy sy’n mynd i fod yn gyfrifol am ei gynnal, pe bai’n cael ei ystyried yn werthfawr.

Y cam nesaf i ni fel sefydliad yw defnyddio’r personau a gynhyrchwyd gennym, yn ogystal ag adborth anffurfiol o’r gwaith hwn, i weld sut y byddai safle a gwasanaeth data effeithiol yn edrych, a sut y gellid addasu hynny ar gyfer rhannau eraill o’r sefydliad. Bydd hynny’n ein galluogi i ddysgu oddi wrth unrhyw gamgymeriadau a wnaethom fel ein bod yn gwneud pethau’n wahanol yn y dyfodol, a hefyd adeiladu ar ein llwyddiannau. Ac os gallwn adeiladu ar y dysgu hwnnw, byddwn mewn sefyllfa dda i ddatblygu ein gwaith er mwyn bod y Swyddfa Archwilio arloesol yr ydym am fod.

Beth yw arweinyddiaeth digidol?

Beth mae arweinyddiaeth ddigidol ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus yn edrych fel? Isod mae Kelly Doonan yn edrych ar y pwnc cyn ei gweithdy yn ein digwyddiad ar Wella arweinyddiaeth ddigidol a pherchnogaeth.

Rwyf wedi bod yn meddwl am arweinyddiaeth.

Fel sy’n digwydd mor aml, mae nifer o bethau wedi dod at ei gilydd bron yn serendipaidd, gan roi’r cyfle i mi fyfyrio ar ystyr arweinyddiaeth a sut y gallai arweinyddiaeth dda fod.

  • Rwyf wedi darllen sawl erthygl ar arweinyddiaeth; yn benodol arweinyddiaeth ddigidol ac arweinyddiaeth data — dolenni i bob erthygl ar waelod y post hwn
  • Rwyf wedi cael gwahoddiadau i weminarau a chynadleddau ar arweinyddiaeth ar gyfer trawsnewid ac arloesi digidol.
  • Mae fy sefydliad yn archwilio ac yn trafod modelau arweinyddiaeth drwy lens siarter arweinyddiaeth newydd a gyflwynwyd gan ein tîm arwain.

Rwyf hefyd yn meddwl amdanaf fy hun fel arweinydd a sut y dylai hynny fod a theimlo; felly mae’n teimlo fel adeg dda i gasglu fy meddyliau.

Beth yw arweinyddiaeth?

Yn gyntaf, rwy’n meddwl bod arwain a rheoli yn ddau beth gwahanol ac, er fy mod yn aml yn gweld y ddau’n cael eu defnyddio’n gyfnewidiol, rwyf am eu cadw ar wahân.

Fy niffiniad o reolwr yw swydd mewn hierarchaeth a’i rôl yw rheoli i lawr ac adrodd i fyny, a chadw’r system bresennol yn gweithredu mor effeithiol ac effeithlon ag y bo modd. Fel arfer, nid yw swydd rheolwr yn rhan o wneud y gwaith, felly nid yw’n gallu gweld y system gyfan.

Mae llawer o wybodaeth ar gael am wreiddiau trefniadau rheoli modern — ond yn y bôn mae’r rhan fwyaf o sefydliadau sector cyhoeddus a phreifat yn defnyddio dull a grëwyd tua 1900 gan Frederick W Taylor er mwyn mynd i’r afael â chyfres benodol o broblemau mewn proses gynhyrchu mewn ffatri yn ystod y Chwyldro Diwydiannol, ac ni fu llawer o newid ers hynny.

I mi, mae rheoli’n syniad amser cyfyngedig a grëwyd er mwyn datrys problemau uniongyrchol, sef:

  • gweithlu sgiliau isel a heb addysg yn bennaf
  • ehangu cyflym
  • diwydiannu graddfa fawr.

A gwnaeth hynny. Datrysodd y problemau hynny cystal fel mai bellach, dyma’r model dominyddol a ddefnyddir yn y rhan fwyaf o feysydd gwaith yn y rhan fwyaf o ddiwydiannau — gan gynnwys systemau pobl fel gofal cymdeithasol, iechyd ac addysg. Y broblem yw nad yw’r hyn a oedd yn berffaith ar gyfer rheoli proses gynhyrchu gan ddefnyddio pympiau hydrolig 120 o flynyddoedd yn ôl yn addas ar gyfer y rhan fwyaf o sefydliadau heddiw.

Nawr, rydym yn hwylio dyfroedd dieithr yr Oes Wybodaeth ac mae llawer o bobl yn galw ar arweinwyr digidol ac arweinwyr data i fod wrth y llyw. Roedd angen rheolwyr arnom a oedd yn gwybod am bympiau a pheiriannau ager, ac nawr mae angen rheolwyr arnom sy’n gwybod am Blockchain a’r cwmwl.

“Er gwaethaf y ffaith bod ein credoau rheoli presennol yn dyddio o’r ganrif flaenorol, mae’r rhan fwyaf o sefydliadau heddiw’n dal i weithredu modelau a etifeddwyd o fyd nad yw’n bodoli mwyach. Mae’r modelau eisoes yn hen, ac yn sicr nid ydynt wedi’u diogelu at y dyfodol. Mae’r cyfnod pan fyddai’r dull gorchymyn a rheoli yn dod â llwyddiant aruthrol i chi wedi hen fynd.”

Gwrthryfelwyr Corfforaethol 2017

Rwy’n credu ei bod yn well meddwl mewn perthynas ag arweinyddiaeth fythol dda. Felly, yn yr achos hwnnw, mae angen i mi esbonio ystyr arweinyddiaeth dda yn fy marn i.

Wyth cam i arweinyddiaeth dda

  1. Rwy’n chwilfrydig

Mae arweinydd da eisiau gwybod pethau ac mae eisiau deall. Mae’n chwilio am gyfleoedd i ddysgu mwy ac mae’n creu cyfleoedd i eraill ddysgu.

A’r peth hanfodol yma yw oherwydd fy mod yn arweinydd chwilfrydig, mae hynny weithiau’n golygu y byddaf yn dysgu pethau na fyddaf yn eu hoffi, neu a all herio fy marn. Byddaf yn dysgu pethau a fydd yn fy siglo ac a fydd yn fy ngwneud yn anghyfforddus; a, phan fydd hynny’n digwydd, mae’n rhaid i mi barhau i ddysgu a gofyn cwestiynau beth bynnag. Mewn gwirionedd, fel arweinydd da, mae angen i mi ddeall mai dyma pryd rwy’n dysgu’r mwyaf. Mynegodd cydweithiwr hyn fel; ‘cynefino â gofyn cwestiynau’. Bod yn gyfforddus yn gofyn cwestiynau heb wybod yr atebion yn syth. Bod yn gyfforddus yn dysgu’n gyson.

Mae angen i arweinydd da fod yn chwilfrydig am y gwaith mae’n ei arwain a threulio amser yno er mwyn darganfod yr hyn sy’n digwydd mewn gwirionedd. Ydy’r hyn rydych yn meddwl y dylai fod yn digwydd yn digwydd? Pam hynny? A bod yn chwilfrydig am systemau a disgyblaethau eraill. Ewch i gael golwg mewn byd arall a gweld yr hyn sy’n digwydd yno. Beth ydych yn ei ddysgu drwy wneud hynny?

Yn ddiddorol, rwyf wedi cwrdd â nifer o reolwyr sy’n chwilfrydig yn eu bywyd personol, ond nad ydynt yn dod â’r meddylfryd hwnnw na’r dysgu i’r gwaith. Felly…

  1. Dod â chi eich hunan i’r gwaith

Hynny yw byddwch yn ddilys. Nid y siwt rydych yn ei gwisgo pan ddewch i’r gwaith yw bod yn arweinydd da.

Mae hyn yn anodd iawn. Yn enwedig i’r rhai ohonom sy’n gweithio mewn diwylliant lle ceir diffiniad gweddol gul o bersonoliaeth broffesiynol. Pe bai gen i bunt am bob tro mae rhywun wedi dweud wrthyf am ‘chwarae’r gêm’, neu gael fy nghynghori i beidio â rhannu fy meddyliau go iawn am bwnc neu ddefnyddio fy ngeiriau  fy hun oherwydd nad dyna’r dull proffesiynol iawn, byddwn i’n ysgrifennu hyn o’m cwch hwylio.

Gyda threigl amser, effaith gronnol hyn yw rhoi gwybod i’r staff am y ffordd iawn o weithredu a’r pethau iawn i’w dweud ac, yn y pen draw, maen nhw’n rhoi’r gorau i ddod â’u hunain i’r gwaith ac yn dechrau dod â’r cymeriad mae eu harweinwyr eisiau ei weld. Dyma sut y mae diwylliannau sefydliadol yn cael eu creu a’u cynnal. Gellir gweld canlyniadau hyn mewn digwyddiadau ymgysylltu â staff neu arolygon lle dywedir pethau cadarnhaol yn unig oherwydd nad yw’r staff yn dod â’u hunain i’r broses ac mae’r cyfan yn troi’n lol.

Mae angen i arweinydd da ddod â’i hun i’r gwaith a dangos ei bod yn iawn i bawb arall wneud yr un peth. Sy’n fy arwain at…

  1. Rwy’n onest

Er mai hwn yw’r trydydd pwynt, mae’n hollbwysig yn fy marn i. Bod yn ddilys yw hyn yn rhannol, ond cymaint mwy na hynny hefyd. Mae angen i arweinydd da fod yn agored ac yn onest â’i hun a phawb arall. Meddyliwch am eich sefydliad — ydych chi’n gweld hyn? Ydych chi’n gwneud hyn? Oes diwylliant yn eich sefydliad sy’n hyrwyddo ac yn gwobrwyo gonestrwydd? Gall mesur pa mor onest yw eich sefydliad fod yn fesur da iawn o aeddfedrwydd eich sefydliad.

Eto, mae hyn yn anodd iawn. Mae’r ymddygiadau wedi cael eu dysgu dros amser hir ac, i’r rhan fwyaf o reolwyr, maen nhw wedi bod yn llwyddiannus. Nid yw rheolwyr yn cael eu gwobrwyo am fod yn onest a dydyn nhw ddim yn gweld gwerth ynddo. Yn lle hynny, yr hyn sy’n digwydd yw adeiladu ymerodraeth lle mae gwybodaeth yn bŵer ac mae natur agored yn beryglus. Mae strwythur gorchymyn a rheoli traddodiadol yn annog ymddygiad anonest — mae cydweithwyr yn cystadlu ac mae llwyddiant yn aml yn cael ei gyfleu fel camu dros eraill.

Bod yn onest â chi eich hunan ac ag eraill yw’r peth anoddaf i’w wneud ar y rhestr hon gan fod hynny’n golygu gwneud eich hunan yn agored i niwed. Mae fy rôl yn cynnwys bod yn hynod onest â fi fy hun, fy nghydweithwyr a’m rheolwyr. Mae’n golygu meddwl yn ofalus sut rwy’n teimlo a pham. Mae’n golygu defnyddio’r geiriau iawn er mwyn rhoi adlewyrchiad gwir o’m meddyliau a’m teimladau, rhannu fy llwyddiannau a’m methiannau ac ymateb yn onest ac yn garedig i rai pobl eraill. Mae’n golygu gofyn cwestiynau, herio’n deg a derbyn her deg. Ac, yn onest, rwy’n teimlo’n agored gryn dipyn o’r amser.

Ond mae’n werth hynny. Mae bod yn onest yn gryfder ac mae’r gwobrau’n enfawr. Rwy’n credu yn y gwaith rwy’n ei wneud, rwy’n gwbl bresennol yn fy rôl a’m tîm, mae pobl eraill yn rhannu eu hunain yn onest â fi, ac mae fy nghydberthnasau yn seiliedig ar ymddiriedaeth a pharch.

  1. Rwy’n gofyn am help

Os yw arweinydd mewn cyflwr o ddatblygu’n gyson ac yn pennu diwylliant o ddysgu’n barhaus, yn ymarferol mae hyn yn golygu gofyn am help yn eang ac yn aml. Ac, i mi, dyma lle mae’r elfen fythol yn dod i mewn. Nid oes angen i arweinydd da wybod am faterion digidol na data na hydroleg nac ager o reidrwydd. Mae angen iddo gymryd y cam cyntaf; bod yn chwilfrydig am y gwaith a threulio amser ynddo, yn hytrach na bod i ffwrdd ohono, ac mae angen iddo ddeall yr hyn nad yw’n ei wybod a lle mae angen iddo fynd i gael help.

Nid bod â’r wybodaeth yw’r sgil o reidrwydd, ond gwybod lle am y lleoedd dibynadwy i gael y wybodaeth honno. A gwrando ar y wybodaeth a roddir. Eto, faint o reolwyr ydych chi’n eu hadnabod ar hyn o bryd sy’n gofyn am help? Sy’n credu eu bod nhw’n gryfach drwy ofyn mwy? Sydd wir yn defnyddio cryfder eu cymheiriaid a’u tîm? Sy’n fy arwain at fy mhwynt nesaf…

  1. Rwy’n creu’r tîm iawn ac yn ymddiried ynddo

Mae arweinydd da yn creu’r tîm iawn o’i gwmpas. Ac, yn amlwg, nid yw hyn yn golygu grŵp o bobl sydd bob amser yn cytuno gyda’r swydd o wthio adroddiadau a gwybodaeth yn ôl i fyny ato — gan ddangos yn union yr hyn mae’n disgwyl ei weld. Dylai arweinydd da greu tîm sy’n ei herio ac yn ei synnu, sydd â chryfderau a sgiliau nad oes ganddo ef. Mae arweinydd da yn cefnogi ei dîm i ddatblygu a thyfu.

Ar ôl i chi greu neu ddatblygu eich tîm, gadewch iddyn nhw wneud y gwaith rydych chi wedi’u cyflogi i’w wneud. Ymddiriedwch ynddyn nhw. Y llynedd, gwyliais sgwrs The Conference 2016 gan Indy Johar, cydsefydlydd Zero Zero, a oedd yn berthnasol iawn. Meddai Johar;

“Mae pob bod dynol yn beiriant gwybodaeth anhygoel o bwerus, eto rydym yn trin pob un fel robot gwael nad yw’n deall”

Hefyd, darllenais bost ardderchog gan Nials Pfleaging sy’n trafod damcaniaeth ‘X and Y‘ Douglas McGregor. Ym maes meddwl X, mae rheolwyr yn meddwl nad oes gan staff ysgogiad na disgyblaeth. Nid yw staff eisiau bod yn y gwaith mewn gwirionedd ac mae angen eu rheoli’n agos drwy arfarniadau, cyfarfodydd un i un, systemau gwobrwyo staff a gwaharddiadau TG llwyr ar Facebook. Os ydych yn defnyddio’r adnoddau hyn, fel rheolwr, rydych yn dweud wrth eich staff nad ydych chi’n ymddiried ynddyn nhw. Ac maen nhw’n gwybod eich bod chi’n meddwl hynny. Ym maes meddwl Y, mae arweinwyr yn gwybod bod gan bobl chwilfrydedd ac ysgogiad naturiol a’u bod, yn y bôn, eisiau gwneud gwaith da. Felly, rôl yr arweinydd yw creu’r amodau iawn iddyn nhw wneud hynny; hwyluso a chael gwared ar rwystrau.

  1. Rwy’n stopio ac yn meddwl

Roeddwn i’n siarad â chydweithiwr a fynegodd anghysur oherwydd bod ganddo amser myfyrio yn ystod ei ddiwrnod fel “Rwy’n teimlo fel fy mod i’n llaesu dwylo!” Sut rydyn ni wedi cyrraedd sefyllfa lle mae cymryd amser i feddwl a myfyrio ar yr hyn rydych chi’n ei ddysgu a’r hyn y dylech ei wneud nesaf yn cael ei ystyried yn ymddygiad gwyrdröedig?

Mae rheolaeth dda yn cael ei mesur drwy gyflwyno cynhyrchion, cynlluniau a chanlyniadau’n gyson. Rydyn ni’n cynhyrchu pethau fel y mwg heb amser i feddwl a deall ai dyma’r pethau iawn i’w gwneud ar yr adeg iawn yn y ffordd iawn. Mae sefydliadau’n gwobrwyo ac yn hyrwyddo diwylliant o gyflwyno arteffactau’n gyson heb amser i fyfyrio a yw hynny’n iawn. Ac, yn sgîl hynny, does dim cyfle i’w ddiffodd neu ei addasu os nad yw’n iawn.

Mae gan lawer o brosesau Ystwyth a Darbodus gamau lle mae’n rhaid i’r tîm stopio a meddwl am yr hyn sydd wedi cael ei wneud hyd yn hyn cyn symud ymlaen i’r cam nesaf. Cyfle i brofi, herio, cwestiynu a newid cyfeiriad os oes angen. Mae hyn yn gynnydd, ond dydw i ddim yn credu ei fod yn mynd yn ddigon pell.

Mae myfyrio’n bwysig i bawb ar bob lefel mewn sefydliad ac yn hollol hanfodol i arweinwyr. Mae cymryd amser a chreu cyfle i fyfyrio ar yr hyn sy’n digwydd yn rhoi amser i arweinydd dyfu a datblygu hunanymwybyddiaeth ac aeddfedrwydd. Rhowch le i chi eich hunan anadlu, crynhoi, gofyn cwestiynau anodd ac ystyried yr atebion. Mae myfyrio’n gryfder.

  1. Rwy’n gwneud y peth iawn, nid y peth hawdd

Mae fy nghydweithiwr, Carl Haggerty, yn dweud bod gan arweinwyr da ‘chwilfrydedd, trugaredd a dewrder’ a sylweddolais mai prin iawn rydyn ni’n tueddu i ofyn am ddewrder gan ein rheolwyr ac na fyddwn bron byth yn gweld hynny. Fyddwn i ddim yn dweud bod fy sefydliad yn dyrchafu ac yn gwobrwyo pobl am fod yn ddewr ac am gymryd risgiau doeth. Ydy eich un chi?

Yn ôl arweinydd gwych (a ffuglennol gwaetha’r modd): ‘We must all face the choice between what is right and what is easy’

Ystyr arweinydd da yw bod yn ddewr. Ac, yn fy marn i, ystyr bod yn ddewr yw gweithredu o safbwynt cariad a thwf a datblygiad, yn hytrach nag o safbwynt ofn. Mae’n golygu gwneud dewisiadau anodd, yn seiliedig ar dystiolaeth, gwybodaeth, dealltwriaeth a thrugaredd.

Mae’n golygu cyfaddef pan rydych chi’n anghywir a datblygu gwydnwch drwy ddysgu o fethu. Mae’n golygu bod yn weladwy. Mae’n golygu bod yn barod i sefyll ar eich pen eich hunan os mai dyna’r hyn sy’n iawn. Mae’n golygu bod yn ddewr.

Ac, a bod yn onest, dyma’r maes mwyaf i mi weithio arno fel arweinydd. Rwyf wedi dechrau nodi beth yw fy ymddygiadau ac rwyf wrthi’n gweithio ar adborth 360⁰.

  1. Rwy’n arwain

Yr amlycaf a’r anoddaf. Mae’n rhaid i arweinydd da arwain.

Ystyr hyn yw deall bod yn rhaid i chi, fel arweinydd, arwain newid a datblygu. Arweinwyr yw porthorion newid. Drwy’r amser rwy’n clywed ac yn darllen am rymuso staff i fod yn arloesol; Rwyf wedi bod yn rhan o sesiynau lle mae gweithwyr proffesiynol wedi sôn am sut maen nhw’n mynd i newid, a sut maen nhw eisiau newid eu sefydliadau. Y flwyddyn ganlynol, rydyn ni i gyd wedi eistedd yn yr un ystafell a chael yr un sgyrsiau. Pam mae hyn yn digwydd? Pam mae pobl ddisglair, glyfar, dalentog, wedi’u grymuso sy’n llawn ysgogiad yn methu gwneud i newid ddigwydd yn eu sefydliadau? Nawr rwy’n deall mai’r rheswm dros hyn yw bod yn rhaid i newid, hynny yw newid gwirioneddol sylweddol, gael ei arwain gan arweinydd.

Rwy’n credu mai’r broblem yw nad yw arweinwyr yn gweld hyn. Maen nhw’n meddwl mai problem pobl sydd gyda nhw — does dim digon o ysgogiad gan eu staff, dydyn nhw ddim yn ddigon blaengar, dydyn nhw ddim yn ddigon eiddgar. Beth os nad oes gan sefydliadau broblem pobl; beth os mai problem arweinydd sydd ganddyn nhw?

Felly dyna chi, hawdd nawr on’d yw e?

Wrth gwrs nad yw. Mae mor blydi anodd. Mae rheolwyr presennol yn byw ymddygiadau sydd wedi cael eu dysgu a’u datblygu dros flynyddoedd maith. Maen nhw’n gweithredu mewn systemau sy’n annog cydymffurfiaeth ac yn gwobrwyo hirhoedledd.

Er mwyn bod yn arweinydd da iawn — er mwyn bod yn unrhyw beth da iawn — mae’n rhaid rhoi eich hunan o dan y chwyddwydr a gall hynny wneud i chi deimlo’n ddiamddiffyn ac yn agored i niwed. Mae’n anhygoel o anodd bod yn agored, yn enwedig pan fo eraill o’ch cwmpas yn gaeëdig.

Rhan o’r rheswm dros ysgrifennu’r darn hwn oedd fy helpu i ateb y cwestiwn: pa fath o arweinydd ydw i eisiau bod a beth mae’n rhaid i mi ei wneud?

Rwyf bellach yn deall llawer mwy am y math o arweinydd rwyf eisiau bod. Ac rwyf wedi sylweddoli na fyddaf byth yn cyrraedd y nod, nad oes nod mewn gwirionedd ac y byddai medddwl hynny yn atal fy natblygiad. Mae bod yn arweinydd da yn golygu dysgu a thyfu’n gyson; mae’n golygu bod yn agored ac yn onest; mae’n golygu bod yn ystyriol ac yn fyfyriol; mae’n golygu bod yn benderfynol ac yn ddewr.

Mewn gwirionedd, i mi, mae bod yn arweinydd gwell yn golygu bod yn unigolyn gwell.

Darllen pellach