Archifau Categori: Dim categori

Cyflawni arbedion a chynllunio at y dyfodol

Yn y blog canlynol, mae Jeremy Evans, Rheolwr Llywodraeth Leol yn Swyddfa Blog - JeremyArchwilio Cymru, yn trafod sut y mae cynllunio arbedion yn chwarae rôl hollbwysig o ran cefnogi cydnerthedd ariannol cynghorau, a hynny yn sgil cyhoeddi adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru, Cynllunio Arbedion mewn Cynghorau yng Nghymru.

Mae’n hollbwysig cynllunio arbedion yn effeithiol er mwyn gwarchod arian cyhoeddus yn effeithiol a darparu gwasanaethau cyhoeddus effeithlon – mewn geiriau eraill, mantoli’r gyllideb a pharhau i ddarparu gwasanaethau o safon i’r cyhoedd ar yr un pryd.

Mae angen i’r cynghorau lunio cynllun ariannol tymor canolig sy’n nodi sut y byddant, ar lefel uchel, yn gweithredu o fewn terfynau’r incwm y byddant yn ei gael, boed gan Lywodraeth Cymru neu o ffynonellau eraill, fel y dreth gyngor. Mae angen i’r cynllun hwn edrych dair i bum mlynedd i’r dyfodol. Fe wnaethom ni ganfod bod pob cyngor wedi paratoi cynllun o’r fath.

Cau’r bwlch

Ar ôl pennu’r diffyg yn eu hincwm – y bwlch rhwng yr hyn sydd ganddynt a’r hyn sydd ei angen arnynt – mae angen i’r cynghorau nodi sut y byddant yn cau’r bwlch hwnnw dros gyfnod y cynllun. Fel y byddech yn ei ddisgwyl, mae angen i gynlluniau’r flwyddyn gyfredol fod yn fanwl iawn, ond mae’r cynlluniau ar gyfer y ddwy neu dair blynedd ganlynol yn llai manwl.

Po fwyaf y mae’r cynghorau’n llwyddo i gyflawni eu harbedion, po leiaf yw’r pwysau arnynt i gael hyd i ffrydiau cyllido untro i fantoli’r gyllideb. Mae hefyd yn lleihau’r pwysau ar wasanaethau i barhau i gyflawni’r arbedion sy’n weddill o’r flwyddyn flaenorol a mynd i’r afael, ar yr un pryd, â’r arbedion a bennwyd ar gyfer y flwyddyn gyfredol. Os nad oes rhaid defnyddio tanwariant, cronfeydd wrth gefn neu incwm arall nas cynlluniwyd i fantoli’r gyllideb, gellir defnyddio’r arian mewn ffordd fwy ystyriol – ac fe all helpu’r cynghorau i ariannu mentrau a fydd yn dod â manteision ariannol yn y dyfodol.

Beth yw nodweddion cynllun arbedion llwyddiannus?

I lwyddo, rhaid i gynlluniau arbedion fod yn benodol, yn fesuradwy, yn gyraeddadwy, yn realistig ac yn amserol. Fe wnaethom ni ganfod bod tua hanner y cynghorau wedi paratoi cynlluniau o’r fath.

I fod yn dryloyw, mae’n hollbwysig nodi’n glir sut y bydd yr arbedion yn cael eu cyflawni. O wneud hyn, bydd pawb yn deall yr hyn sy’n rhaid digwydd, a bydd modd codi unrhyw bryderon am effaith yr arbedion mewn da bryd.

Mae’n bwysig nodi gwerthoedd cywir yr arbedion a phennu amserlenni realistig ar eu cyfer. O wneud hyn, bydd yn sicrhau bod meincnod clir ar gael er mwyn dwyn gwasanaethau i gyfrif ac asesu eu cynnydd, gan nodi unrhyw broblemau’n gynnar.

Wrth i’r pwysau ariannol barhau, mae gallu’r cynghorau i wneud arbedion canrannol cyffredinol ar draws pob gwasanaeth yn lleihau. Mae angen iddynt gyflawni arbedion drwy wneud newidiadau mwy sylfaenol i’r modd y maent yn darparu gwasanaethau neu’r modd y mae’r cynghorau’n gweithredu. Fe wnaethom ni ganfod ei bod yn cymryd mwy o amser i gyflawni arbedion o’r fath oherwydd eu bod yn fwy cymhleth ac oherwydd y gall fod mwy o risg ynghlwm wrthynt. O ran arbedion trawsnewidiol o’r fath, mae mwy o angen sicrhau bod y cynlluniau’n gywir.

Ymunwch â ni ar gyfer digwyddiad

Ar 8 Awst, bydd ein tîm y Gyfnewidfa Arfer Da yn cynnal gweminar ar Feithrin Cydnerthedd Ariannol yn y gwasanaethau cyhoeddus. Nod y weminar hon yw rhannu dulliau gweithredu newydd ar gyfer meithrin cydnerthedd ariannol (gan gynnwys enghreifftiau o arfer da) a nodi’r rhwystrau allweddol a sut i’w goresgyn.

Mae’r seminar hon wedi’i hanelu at aelodau a swyddogion yn y sector cyhoeddus, gan gynnwys:

  • Penaethiaid Gwasanaethau
  • Rheolwyr Gwasanaeth/Gweithredol sy’n gyfrifol am gyflawni gweithredol ar raddfa fawr
  • Deiliaid cyllideb
  • Swyddogion Adran 151 a Rheolwyr Cyllid
  • Aelodau’r Cabinet â chyfrifoldebau am y gyllideb a chynllunio fel rhan o’u portffolio.

Bydd y gweminar yn cael ei recordio ac ar gael ar YouTube tua 1-2 wythnos ar ôl y gweminar fyw ar 8 Awst. Mae hyn yn galluogi inni ychwanegu is-deitlau yn Gymraeg a Saesneg.

Gallwch gofrestru ar gyfer y gweminar ar ein gwefan neu drwy gysylltu ag aelod o dîm y Gyfnewidfa Arfer Da ar e-bost: arfer.da@archwilio.cymru

Risgiau a reolir yn dda: Cyd-destun yw popeth

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn edrych ar y ffordd mae gwasanaethau cyhoeddus yn mynegi methu yn ôl y data.

Dyma’r cyntaf o gyfres o flogiau sy’n rhannu ychydig o’r hyn a ddysgwyd yn ein seminar beilot ar Risgiau a Reolir yn Dda. Dyma’r sleidiau a ddefnyddiwyd ar y diwrnod.

Mae’r tri blog cyntaf wedi’u strwythuro fel a ganlyn:

  • Blog 1. Cyd-destun yw popeth.
    Mae hwn yn ddisgrifiad bras o’r hyn a wnaethom yn y sesiwn, ac mae’n cynnwys ychydig o arsylwadau ar sut y byddai pobl yn ymateb i fethu yn eu barn nhw yng nghyd-destun dulliau gwahanol o reoli risg.
  • Blog 2. A yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau?
    Mae hwn yn adolygu’r data a gasglwyd ar sut mae pobl yn defnyddio dulliau gwahanol pan fyddant yn gwneud penderfyniadau ynghylch risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?
    Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Wrth gwrs, ceir cafeatau enfawr o ran y wybodaeth a gyflwynir yma. Nid yw’r gwaith wedi’i gwblhau eto, ar sail arbrawf a gynhaliwyd mewn seminar dysgu ar y cyd. Rydym yn ddiolchgar i bawb a gymerodd ran am wneud hynny o wirfodd calon ac am ganiatáu i ni rannu’r data (mae popeth yma wedi dod gan bobl a ddywedodd ei bod yn iawn i ni wneud hynny drwy roi tic yn y blwch). Mae hyn yn golygu ein bod yn gweithio mewn modd gweledol ac agored yn gyhoeddus. Os oes unrhyw beth yn anghywir, rhowch wybod i ni. Os gallech wneud hynny mewn ffordd gefnogol, byddai hynny’n fwy defnyddiol o lawer nag ymosod arnom yn gyhoeddus. Diolch.

Mae cyd-destun yn bwysig

Cafodd y sesiwn hon ei datblygu er mwyn ceisio rhannu gwybodaeth am gymryd risgiau a reolir yn dda. Mae’r Archwilydd Cyffredinol wedi bod yn dweud ers tro ei fod am weld gwasanaethau cyhoeddus yn cymryd risgiau a reolir yn dda. Gallwch wylio’r fideo hwn lle mae’n siarad am bwysigrwydd rhoi cynnig ar bethau newydd a dysgu o fethu os nad ydynt yn gweithio.

Fodd bynnag, ceir bwlch rhwng yr hyn mae’r Archwilydd Cyffredinol wedi bod yn dweud ac arferion gwasanaethau cyhoeddus. Nid oes neb yn awgrymu cymryd risgiau diangen â gwasanaethau a ddarperir i bobl sy’n agored i niwed, neu wario arian cyhoeddus yn ddiofal, ond mae lle o bosibl i ymwrthod â’r status quo.

Newid ein dull

Wrth ystyried risgiau a reolir yn dda, penderfynwyd gwneud rhywbeth gwahanol gyda’r digwyddiad hwn. Fel arfer, byddem wedi trefnu rhywbeth lle mae pobl yn rhannu arferion a gwybodaeth y gallai eraill ddysgu ohonynt, megis cyflwyniadau neu weithdai. Fel rhan o’r strwythur hwn, byddem yn hwyluso trafodaethau a chyflwyniadau lle y gall pobl ddatblygu cysylltiadau i barhau i gyfnewid gwybodaeth â’u cyfoedion.

Er bod y dull hwn yn effeithiol, penderfynwyd profi dull lle roedd pobl yn gallu ymgolli eu hunain yn llawer mwy a meddwl am sefyllfaoedd a’r ffordd y byddent yn ymateb iddynt. Mae’r dull hwn sy’n edrych ar senarios wedi cael ei ddefnyddio mewn sefyllfaoedd eraill, ond roeddem yn awyddus i’w ehangu drwy ddefnyddio proses a oedd yn galluogi pobl i gofnodi eu syniadau a’u safbwyntiau mewn ffordd y gellid ei dadansoddi a’i bwydo yn ôl atynt yn gyflym. Y syniad oedd y gallent weld sut mae eu hagweddau at risg a gwneud penderfyniadau yn cyd-fynd â’r rhai o’u cwmpas, a’r cyd-destun presennol. Gallai’r lefel hon o ddealltwriaeth wedyn gefnogi ymddygiadau ac agweddau gwahanol at gymryd risgiau a reolir yn dda.

Sut mae’r dull yn gweithio

Yn fras iawn, gwnaed y canlynol:

  1. Esbonio dull o gymryd risgiau (Fframwaith 1) i’r grŵp. Cafodd y rhain eu haddasu o ddulliau presennol a’u dewis fel dulliau sy’n groes i’r rhai y byddech yn debygol o’u gweld ym maes gwasanaethau cyhoeddus.
  2. Cyflwyno senario lle mae gwasanaethau cyhoeddus yn wynebu her sylweddol.
  3. Gofyn i bobl drafod y senario, ac yna gofnodi eu hymatebion i gyfres o gwestiynau ar; gwneud penderfyniadau, manteision/effaith ac agweddau at fethu.
  4. Cafodd y broses hon ei hailadrodd ar gyfer tri senario, ac wedyn yng nghyd-destun yr ail ddull o reoli risg (Fframwaith 2).
  5. Mae’r dull wedi’i grynhoi yn y graffig isod.
  6. Defnyddiwyd SenseMaker, adnodd i bobl gofnodi eu syniadau, dadansoddi eu hymatebion a rhoi rhywfaint o adborth yn fyw. Rydym wedi bod yn gweithio gyda Chanolfan Cynefin Prifysgol Bangor i wella ein dealltwriaeth o’r ffordd y gallai’r dull hwn fod yn ddefnyddiol i’n gwaith.

Sut strwythuron y seminar - defnyddio 2 fframwith i edrych ar 3 senario, a chasglu data ohonynt i gael mewnwelediad

Enghraifft o’r hyn y gofynnwyd i bobl ei wneud

Mewn ymateb i Fframweithiau 1 a 2 a phob un o’r tri senario, gofynnwyd y cwestiwn canlynol i bobl: ‘Drwy fod yn dryloyw am unrhyw achos o fethu, bydd …’

Sefyllfaoedd eithafol oedd y ddau opsiwn; bod pobl yn colli eu swyddi neu fod pobl yn cael eu dyrchafu.

Gofynnwyd iddynt symud marciwr ar hyd graddfa symudol er mwyn adlewyrchu sefyllfa’r sefydliad yn eu barn nhw, mewn ymateb i’r fframwaith rheoli risg a gyflwynwyd iddynt.

Graddfa ble gofynnwyd bobl i feddwl os byddai adrodd methiant yn colli nhw ei swydd neu cael dyrchafiad

Yr hyn mae’r data yn ei ddweud wrthym

Casglwyd cyfanswm o 218 o ymatebion unigol i’r cwestiwn.

Mae’r graffig isod yn cynrychioli dosbarthiad cyffredin yn fwy neu lai rhwng y ddau opsiwn, sef yr hyn y byddech yn ei ddisgwyl.

Pan fyddwch yn dadansoddi’r wybodaeth hon i weld sut ymatebodd pobl yng nghyd-destun y ddau fframwaith gwahanol, mae pethau’n edrych yn wahanol ac mae dau batrwm amlwg yn ffurfio. Yng Ngraffig 2, mae’r ymatebion yng nghyd-destun Fframwaith 1 yn agosach at y chwith (pobl yn colli eu swyddi) ac mae’r ymatebion mewn glas golau (Fframwaith 2) yn agosach at y dde (pobl yn cael eu dyrchafu).

Fframwaith 1 oedd, Nid yw methu yn opsiwn. Dull sy’n cymryd yn ganiataol y gellir deall, asesu, categoreiddio, dogfennu a rheoli pob risg.

Fframwaith 2 oedd, Mae’n ddiogel i fethu. Mae’r dull hwn wedi’i wreiddio ym maes ‘Cymhleth’ Fframwaith Cynefin, sy’n cynnig nifer o brofion/cynlluniau peilot/arbrofion bach, cyfyngedig o ran amser ac sy’n gofyn ychydig iawn o adnoddau. Eu nod yw archwilio’r hyn sy’n digwydd a datblygu dealltwriaeth well cyn penderfynu beth i’w wneud nesaf.

2 graffiau gromlin gloch i weld os yw pobl yn debygol o golli swyddi neu gael dyrchafiad

Tynnodd gwaith dadansoddi pellach sylw at y rhaniad hwn yn y data. Mae Graffig 3 yn dangos y dosbarthiad yng nghyd-destun Fframwaith 1 (Nid yw methu yn opsiwn) a bod y cymedr yn agosach at y dde. Mae Graffig 4 yn dangos symudiad amlwg tuag at y dde a’r label ‘pobl yn cael eu dyrchafu’.

2 graffiau gromlin gloch i weld os yw pobl yn debygol o golli swyddi neu gael dyrchafiadFelly, beth mae hyn yn ei olygu?

Mae’r data yn awgrymu y bydd y ffordd y caiff rhywbeth ei ddisgrifio neu ei fynegi yn dylanwadu ar y ffordd mae pobl yn ymateb i roi gwybod am achos o fethu.

Yng nghyd-destun Fframwaith 1 (Nid yw methu yn opsiwn), mae pobl yn fwy tebygol o feddwl y bydd rhoi gwybod am achos o fethu yn arwain at bobl yn colli eu swyddi.

Yng nghyd-destun Fframwaith 2 (Mae’n ddiogel i fethu), mae pobl yn fwy tebygol o feddwl y bydd rhoi gwybod am achos o fethu yn arwain at bobl yn cael eu dyrchafu.

Efallai na fydd hyn yn annisgwyl pan fyddwch yn cymryd cam yn ôl a darllen amdano’n rhesymol yn y blog. Fodd bynnag, fel y dywedodd un cynrychiolwr, “Mae goblygiadau mawr i hyn o ran sut rydym yn gwneud penderfyniadau ar ein pwyllgorau a Byrddau Gwasanaeth Cyhoeddus. Os ydym yn siarad am benderfyniadau yng nghyd-destun ‘nid yw methu yn opsiwn’, bydd pobl yn poeni am y canlyniadau ac yn llai tebygol o fod yn arloesol a chymryd risgiau. Mae’r iaith rydym yn ei defnyddio a sut rydym yn mynegi pethau yn bwysig.”

Beth nesaf?

Bydd dau flog arall yn dilyn y blog hwn sy’n rhoi sylw i’r canlynol:

  • Blog 2. A yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau? Mae hwn yn adolygu’r data a gasglwyd ar sut mae pobl yn defnyddio dulliau gwahanol pan fyddant yn gwneud penderfyniadau ynghylch risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Gwasanaethau Cyhoeddus yn gweithio mewn partneriaeth i wella iechyd a llesiant

SGNôl ym mis Tachwedd, cyflwynodd Sarah Wills, Gofal, weithdy yn ein digwyddiad ‘Gwasanaethau cyhoeddus yn gweithio mewn partneriaethi wella iechyd a llesiant’. Yn y blog hwn, mae Sarah yn cyflwyno Gofal i ni, beth y mae’n ei wneud a’r datblygiadau cadarnhaol ers ein digwyddiad…

Ynglŷn â Gofal

Mae gan Gofal weledigaeth syml – ‘Iechyd meddwl da a lles i bawb’.  Mae Gofal yn gweithio gyda’r canlynol:

  • Pobl sy’n byw â salwch meddwl difrifol a pharhaus sy’n wynebu’r heriau mwyaf sylweddol wrth gyflawni a chynnal bywydau annibynnol o fewn cymunedau
  • Pobl â phroblemau iechyd meddwl ysgafn i gymedrol sy’n effeithio ar eu gallu i gyflawni a chynnal bywydau iach, boddhaus o fewn cymunedau
  • Y cyhoedd, cyflogwyr, grwpiau, elusennau eraill a’r cyfryngau er mwyn gwella ymwybyddiaeth o iechyd meddwl a hyrwyddo iechyd meddwl a llesiant y boblogaeth gyfan
  • Gwleidyddion, swyddogion y Llywodraeth a gweithwyr iechyd a gofal cymdeithasol proffesiynol er mwyn llywio a gwella deddfwriaeth, polisïau ac arfer

Heddiw, mae Gofal yn helpu dros 2,000 o bobl bob blwyddyn; mae ein model gwella yn darparu fframwaith cadarn sy’n seiliedig ar dystiolaeth i weithredu o’i fewn a gallwn ddangos tystiolaeth glir o’r gwahaniaeth cadarnhaol y mae ein gwasanaethau yn ei wneud i fywydau pobl. Mae ein hymarferion ymgynghori rheolaidd yn golygu ein bod yn gwybod yn union beth sy’n bwysig i’r bobl sy’n defnyddio ein gwasanaethau ac mae hyn wrth wraidd popeth a wnawn. Rydym yn gweithio yn ardaloedd 13 o Awdurdodau Lleol a phum Bwrdd Iechyd.

Rydym yn gadarn o’r farn y gallwn gyflawni mwy drwy gydweithio ag eraill. Rydym wedi gweithio’n galed i feithrin cydberthnasau cryf ac adeiladol yn lleol, yn rhanbarthol ac yn genedlaethol. Rydym yn gweithio’n agos gyda chydweithwyr yn y sector statudol, y trydydd sector a’r sector preifat er mwyn ceisio cyflawni gweledigaeth Gofal.

Fy Rôl

Fel Pennaeth Gwasanaeth y Rhanbarth Canolog, rwyf yn gyfrifol am oruchwylio’r trefniadau gweithredol a strategol ar gyfer rheoli gwasanaethau ledled Caerdydd a’r Fro, Rhondda Cynon Taf a Merthyr Tudful. Fel rhan o’r swyddogaeth hon, bûm yn goruchwylio’r broses o ddatblygu a gweithredu Cynllun Tai â Chymorth Gwasgaredig i Bobl â Phroblemau Iechyd Meddwl ym Mro Morgannwg. Gwerthuswyd y gwasanaeth gan Lywodraeth Cymru ar ôl cael ei gydnabod fel model o arfer da ac am ei ddull gweithredu arloesol gan mai partneriaeth ydyw rhwng Gofal, Cymdeithas Tai Newydd, Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a’r Fro a Bro Morgannwg.

Y Digwyddiad

Ar ôl y gwerthusiad, cawsom wahoddiad i gynnal gweithdy yn Nigwyddiad Arfer Da SAC ar ddulliau gweithredu mewn Partneriaeth mewn perthynas â darparu gwasanaethau er mwyn sicrhau gwell canlyniadau yng Ngogledd a De Cymru, a gofynnwyd i ni hefyd gymryd rhan yn y drafodaeth panel lawn ar weithio mewn partneriaeth. Cyflwynwyd y gweithdai gennym yng Ngogledd a De Cymru mewn partneriaeth â Bro Morgannwg a Newydd.

Beth sydd wedi Digwydd ers Hynny?

Ers hynny, mae Cynllun Gwasgaredig y Fro wedi ehangu i gynnwys uned ychwanegol, gan olygu bod cyfanswm o 7 eiddo ac mae’n debygol y caiff uned arall ei hychwanegu er mwyn bodloni’r galw cynyddol.

Ar ôl y digwyddiad, cysylltodd Rheolwr Datblygu Rhanbarthol Tai â Chymorth Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr â mi. Roedd y trefniadau gweithio mewn partneriaeth a’r canlyniadau llwyddiannus a gyflawnwyd gan ein Cynllun Tai â Chymorth Gwasgaredig i Bobl â Phroblemau Iechyd Meddwl wedi gwneud argraff dda iawn arnynt.  Gwnaethant ymweld ddechrau mis Chwefror a lluniwyd ethos a dull gweithredu cyffredin gennym mewn perthynas â darparu gwasanaethau. Trafodwyd sut y gellid mabwysiadu ein dull gweithredu yng Ngogledd Cymru er mwyn diwallu anghenion defnyddwyr gwasanaethau yn well ond hefyd trafodwyd ffyrdd eraill y gallai Bwrdd Iechyd y Brifysgol gydweithio â Gofal.

Gofynnwyd i ni hefyd roi’r cyflwyniad i Fforwm Strategaeth Byw’n Annibynnol Blaenau Gwent, gyda chynrychiolwyr o’r adran Cefnogi Pobl, yr adran Gwasanaethau Cymdeithasol a’r adran Iechyd. Roeddent yn awyddus iawn i ddysgu mwy am ein dull gweithredu ac maent wedi parhau â’u trafodaethau mewn perthynas â sut y gellid dyblygu’r model yno.

Rydym wedi cyflwyno cais llwyddiannus am Gynllun Gwasgaredig tebyg ym Merthyr yn seiliedig ar ein llwyddiannau ym Mro Morgannwg, gan weithio mewn partneriaeth â’r Tîm Iechyd Meddwl Cymunedol, yr adran Gwasanaethau Cymdeithasol a Chymdeithas Tai Merthyr Tudful. Mae’r gwaith datblygu yn mynd rhagddo ar hyn o bryd ac mae cyffro mawr yn ei gylch; yn enwedig y cyfleoedd a gynigir i gamu lawr o dai â chymorth ar lefel uwch, mwy o annibyniaeth a gwell ansawdd bywyd i unigolion yn ogystal ag arbedion cost i gyllidebau Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol.

Rydym hefyd wedi gwneud cyflwyniad ar Gynllun Gwasgaredig y Fro i Fwrdd Cynghori Cenedlaethol Cefnogi Pobl, gan ddenu sylw pellach i’r prosiect a’r dull gweithredu ar lefel polisi cenedlaethol.  Cafwyd cryn dipyn o drafod ymhlith aelodau’r bwrdd am y ffordd y gallwn sicrhau bod y math hwn o weithio mewn partneriaeth yn rhan annatod o bolisïau cenedlaethol.

Cynlluniau ar gyfer y Dyfodol

Rydym wedi dechrau trafodaethau ynghylch trefnu taith i Ogledd Cymru i gyfarfod â Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr unwaith eto, yn ogystal â rhai o arweinwyr yr Awdurdodau Lleol er mwyn gweld pa drefniadau y gellir eu datblygu yno.

Mae Awdurdodau Lleol eraill wedi parhau i ddangos diddordeb yn y cynllun a’n dull gweithredu, er enghraifft, cysylltodd adran Cefnogi Pobl Sir Fynwy â ni yn ddiweddar i drefnu i ymweld â’r prosiect. Cynhelir yr ymweliad hwnnw ym mis Ebrill.

Rydym yn parhau i wneud cynnydd wrth roi’r Cynllun Gwasgaredig newydd ar waith ym Merthyr; mae’r pedwar unigolyn cyntaf wedi’u nodi ac rydym wrthi’n cynnal asesiadau ar y cyd o’u hanghenion gyda hwy ac yn gweithio gyda Chymdeithas Tai Merthyr Tudful i nodi eiddo addas.

Er mwyn cael rhagor o wybodaeth am Gofal, ewch i’w gwefan.

Rhaglen waith y Gyfnewidfa Arfer Da: Beth ydyw?

Read this blog post in English

Dros y blynyddoedd diwethaf, mae’r Tîm Arfer Da yn Swyddfa Archwilio Cymru wedi cynnal cyfres o seminarau a gweminarau i gefnogi diwygio gwasanaethau cyhoeddus. Isod mae Ena Lloyd a Bethan Smith yn edrych ar ein rhaglen o ddigwyddiadau ar gyfer y flwyddyn hon.

Panel o siaradwyr o flaen mynychwyr mewn ein seminar digidol

Sesiwn lawn y Seminar Dysgu ar y Cyd Digidol y llynedd

Creodd Swyddfa Archwilio Cymru y Tîm Arfer Da er mwyn dod â syniadau a dulliau ynghyd er mwyn helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella. Ar y dechrau, roeddem yn cael ambell olwg gellweirus! Nid yw’n rhywbeth y byddech yn ei gysylltu’n naturiol â Swyddfa Archwilio, sbo. Ond wedyn, nid pob Swyddfa Archwilio sydd ag Archwilydd Cyffredinol sy’n teimlo mor frwdfrydig dros helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella. Un felly yw Huw Vaughan Thomas. Mae’n rhoi lle ‘diogel i fethu’ i ni ymchwilio, ymgysylltu, dysgu oddi wrth eraill a rhannu gwybodaeth, syniadau a dulliau mewn amrywiaeth o ffyrdd. Pa un a yw’n seminar, yn weminar, yn flog, yn fideos, yn Twitter, neu’n hen negeseuon e-bost!

Allwch chi ddim helpu ond eisiau gwneud ymdrech ychwanegol pan roddir y fath ymddiriedaeth a lle i chi, a pham na fyddech chi.

Yr hyn rydym wedi’i ddysgu dros y blynyddoedd diwethaf yw ein mantra Arfer Da, sef:

  • Nid ydym yn cefnogi meddylfryd un ateb i bawb
  • Yn yr un modd, nid ydym yn credu mewn ailddyfeisio’r olwyn
  • Credwn mewn addasu nid mabwysiadu; a defnyddio ein safle breintiedig iawn yn Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn dod â chydweithwyr ynghyd o’r sector cyhoeddus, y trydydd sector a, lle y bo’n briodol, y sector preifat

Sut mae’r rhaglen yn cael ei llunio?

Yn aml gofynnir i ni sut rydym yn penderfynu ar y pynciau sydd yn ein rhaglen. Ein hateb cyntaf yw Cynllun Strategol Swyddfa Arwchilio Cymru o ran ein blaenoriaethau allweddol. Felly synnwch chi ddim gweld Digidol, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol a Chau Cyfrifon Llywodraeth Leol yn Gynnar yn rhan o’r rhaglen. Hefyd, mae’n rhaid i’r pynciau weithio ar draws gwasanaethau cyhoeddus a, lle y gallwn, mewn partneriaeth ag o leiaf un sefydliad arall. Gorau po fwyaf y partneriaid. Yna, rydym yn mesur ymatebion gan ein cydweithwyr mewnol, yn ogystal â llawer o bobl sy’n cynrychioli, yn dylunio ac yn cyflwyno gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru. Mewn gwirionedd, mae rhestr y bobl rydym yn sgwrsio â nhw’n rhithwir neu wyneb yn wyneb yn mynd yn hwy bob blwyddyn! Rydym yn cwrdd â rhai siaradwyr a chynrychiolwyr gwych sy’n ein syfrdanu o ran yr hyn y maent yn ei wneud. Os oes gennych syniadau am bynciau yr hoffech iddynt fod yn ein rhaglen, cofiwch gysylltu!

Beth yw cynnwys y rhaglen eleni?

Yn y rhaglen eleni, os oes un thema sy’n sail i’r mwyafrif o ddigwyddiadau, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yw honno.

Dyma trosolwg o’r rhaglen. Rydym wedi defnyddio teitlau gweithio er mwyn rhoi blas i chi ar gynnwys y seminar. Fodd bynnag, ar ôl i ni weithio gyda phartneriaid i benderfynu beth yw’r ffocws, gellir gweld y manylion terfynol yma.

Ond diwedd y gân, ein prawf litmws fel petai, yw barn cydweithwyr gwasanaethau cyhoeddus. Ar ddiwedd pob seminar, gofynnwn am 5 munud o amser y cynrychiolydd i lenwi ffurflen ‘Galw am Weithredu’. Mae dros 1,000 o gynrychiolwyr yn mynd i’n digwyddiadau dros flwyddyn, felly mae’n ffynhonnell adborth gyfoethog. Rydym bob amser yn pwysleisio pa mor bwysig yw hi bod cynrychiolwyr yn llenwi’r ffurflenni hyn. Yn ogystal â rhoi adborth ar y digwyddiad i ni, rydym yn clywed am yr hyn mae’r cynrychiolwyr wedi’i ddysgu a’r hyn yr hoffent i ni neu sefydliadau eraill ei ddatblygu. Mae’r adborth a gawn hefyd yn helpu i lywio ein rhaglen.

Mae ein digwyddiadau’n rhad ac am ddim i bob sefydliad yn y sector cyhoeddus a’r trydydd sector yng Nghymru. Y cyfan y gofynnwn amdano’n gyfnewid yw i chi ddod i’n digwyddiadau’n llawn syniadau, atebion ac unrhyw broblemau neu heriau sy’n ymwneud â phwnc y digwyddiad. Gelwir ein digwyddiadau’n ‘seminarau dysgu ar y cyd’ sy’n dweud y cyfan – rydym wir am i gynrychiolwyr rannu a dysgu cymaint ag y gallant, a mynd â chymaint o wybodaeth ddefnyddiol o’r digwyddiad ag y bo modd.

I’r rhai sydd wedi bod i’n digwyddiadau o’r blaen, rwy’n siŵr y byddant yn dweud ei fod yn fore gorlawn ac nid ymddiheurwn am hynny. Mae ein digwyddiadau wedi’u cynllunio’n bwrpasol er mwyn rhoi cymaint o wybodaeth a chysylltiadau i’r cynrychiolwyr ag y bo modd, er mwyn iddynt barhau â sgyrsiau wedi’r digwyddiad.

Bob blwyddyn, mae’n debyg bod galw cynyddol ar ein digwyddiadau, sy’n wych. Mae’n golygu bod gwasanaethau cyhoeddus yn awyddus iawn i gydweithio a rhannu syniadau a dulliau. Mae gennym gyllideb fach ar gyfer ein digwyddiadau ac, er eu bod am ddim i wasanaethau cyhoeddus, mae’n hollbwysig eich bod yn rhoi gwybod i ni os na allwch ddod mwyach cyn diwrnod y digwyddiad gan fod rhestr wrth gefn ar gyfer ein digwyddiadau yn aml. Rydym yn deall mai pwysau gwaith sy’n cael y flaenoriaeth, ond byddem yn ddiolchgar iawn am rybudd ymlaen llaw fel y gallwn roi eich lle i rywun arall.

Heblaw am ddigwyddiadau, ym mha ffyrdd eraill ydych chi’n rhannu gwybodaeth?

Rydym yn deall pwysigrwydd rhannu gwybodaeth mewn amrywiaeth o ffyrdd. Er y gall seminarau weithio i un person, gall fideos neu flogiau weithio’n well i rywun arall. O gofio hynny, dyma restr o’n sianeli gwybodaeth amrywiol:

Rydym yn rhannu manylion seminarau/gweminarau ar ein gwefan – felly cadwch lygad amdanynt – neu os ydych am i ni ychwanegu eich manylion chi at ein rhestri postio i gael gwybod am yr holl ddigwyddiadau neu rai ohonynt, e-bostiwch arfer.da@archwilio.cymru.

Bod yn agored yn ddiofyn

Sut allai swyddfa archwilio agor ei systemau fel bod gwybodaeth yn agored yn ddiofyn? Siaradodd Dyfrig Williams â Tom Haslam am ddull gweithredu Swyddfa Archwiliwr Cyffredinol Seland Newydd.

Logo Swyddfa Archwiliwr Cyffredinol Seland Newydd

Rwy’n gweithio ar brototeip Data Agored fel rhan o brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad Swyddfa Archwilio Cymru. Yn ystod y gwaith yma fe ddywedodd cydweithwyr i mi y gallem wella ein ffordd o drin data. Ond nid trwy casglu data newydd o reidrwydd – dywedodd y rhan fwyaf o’m cydweithwyr mai’r mater pwysicaf iddyn nhw oedd meithrin ymwybyddiaeth well am y data sydd gan y swyddfa yn barod, a gallu cael gafael ar y data hynny mewn ffordd rhwydd.

Mae gan ein sefydliad ddau ymarfer arbenigol – archwilio ariannol ac archwilio perfformiad. Mae’r rhaniad hwn yn hwyluso arbenigedd, fel bod gennym gydweithwyr sy’n hynod wybodus yn eu meysydd arbenigedd. Fodd bynnag, mae hyn hefyd yn golygu bod rhaid i ni weithio’n galed i chwalu seilos sefydliadol, sydd weithiau’n cael eu hatgyfnerthu gan y systemau sydd gennym ar waith.

Mae diogelu data yn nodwedd bwysig o’r ffordd rydym wedi gosod ein systemau gwybodaeth. Mae ffolderi rhwydwaith wedi’u diogelu. Dim ond timau a phersonél penodol sy’n gallu cael mynediad atynt, sy’n golygu bod y data sydd ynddynt yn gaeedig i bobl eraill yn ddiofyn. Mae ein system SharePoint hefyd wedi’i gosod mewn ffordd debyg ac nid yw’r swyddogaeth chwilio cystal ag y gallai fod. Mae hyn i gyd yn golygu eich bod yn annhebygol o ddod o hyd i ddata oni bai eich bod chi’n gwybod yn union ble mae fe.

Dysgu gan swyddfeydd archwilio eraill

Fe wnes i sôn am gydweithiwr o’r enw Tom Haslam yn fy mlogbost diwethaf ar waith Swyddfa Archwilio Queensland. Mae Tom wedi gweithio yn Swyddfa’r Archwilydd Cyffredinol yn Wellington, Seland Newydd. Nododd ei swyddfa nhw problemau tebyg i’r rhai sydd gennym o ran y ffordd roeddent yn trefnu ac yn dal eu data.

I fynd i’r afael â hyn, rhoddodd y Swyddfa system wybodaeth newydd ar waith sy’n seiliedig ar SharePoint, ac i ategu hyn gwnaethant sefydlu grwpiau peilot traws-swyddfa o’r enw ‘iShare’. Roedd y grwpiau hyn yn seiliedig ar bynciau swyddogaethol trawsbynciol (er enghraifft yr iShare Trafnidiaeth) gyda’r nod o helpu i chwalu seilos sefydliadol a hyrwyddo dull gweithredu un tîm ar gyfer y swyddfa gyfan.

Roedd mabwysiadu’r system wybodaeth newydd yn gyfle i’r Swyddfa drafod rhinweddau o systemau gwybodaeth sy’n agored neu’n gaeedig yn ddiofyn. Trafodwyd hyn ym mhob rhan o’r swyddfa mewn sawl cyfrwng.

Ar y cyfan, roedd y system wybodaeth flaenorol yn annog dull gweithredu lle’r oedd gwybodaeth yn ‘gaeedig nes ei bod yn agored’. Ond yr ymdeimlad cyffredinol oedd y gallai data caeedig rwystro’r Swyddfa rhag gwneud y gorau o’r wybodaeth a ddelir ganddi. Tueddiad naturiol pob archwilydd yw bod yn ofalus, felly o dan ddull gweithredu lle mae gwybodaeth yn ‘gaeedig oni bai ei bod yn agored’, gellid ystyried bod gwneud gwybodaeth yn ‘agored’ yn risg y byddai’n well ei hosgoi, hyd yn oed os nad oes cyfiawnhad dros wneud hyn. Yn ymarferol, mae gwneud gwybodaeth yn gaeedig yn golygu bod angen gosod hawliau mynediad a chaniatâd amrywiol. Gall hyn ynddo’i hun fod yn rhwystr rhag rhannu data.

Fe wnaeth Swyddfa’r Archwilydd Cyffredinol strwythuro ei system wybodaeth newydd fel bod gwybodaeth yn ‘agored oni bai ei bod yn gaeedig’, gyda metadata er mwyn helpu staff i ddod o hyd i’r hyn y maent yn chwilio amdano. Roedd y dull gweithredu hwn yn hwyluso rhannu data, gan annog staff i feddwl am sut y gallent ychwanegu gwerth drwy gydgysylltu gwybodaeth. Roedd gosodiad diofyn lle bo gwybodaeth yn ‘agored oni bai ei bod yn gaeedig’ yn gwneud i staff ystyried yn fwy gofalus y rhesymau dros gau mynediad, er enghraifft deunydd ag iddo oblygiadau o ran diogelwch gwladol neu wybodaeth bersonol adnabyddadwy.

Roedd y system Technoleg Gwybodaeth yn rhedeg yn fwy dibynadwy gan ei fod wedi’i ffurfweddu’n fwy taclus heb ganiatadau a chyfyngiadau diddiwedd. Fe wnaeth dibynadwyedd gwell y system SharePoint newydd arwain at arbedion amser a chynnydd yn hyder y staff a’u boddhad â Thechnoleg Gwybodaeth. Gwnaeth y cynlluniau peilot iShare annog aelodau’r grwpiau i chwilio am gyfleoedd i gydweithio a rhannu gwybodaeth.

Wrth i’r cynlluniau peilot hyn fynd yn eu blaen, ac wrth i’r swyddfa ehangach gael gwybod am eu llwyddiannau, gwnaethant annog agwedd fwy agored o fewn y timau – roedd pobl yn gallu gweld bod modd rhannu data a chydweithio heb i bopeth fynd o chwith.

Roedd Tom hefyd yn meddwl bod ymddiriedaeth yn ffactor. Mae ymdrin â gwybodaeth sensitif am gleientiaid yn rhan o waith bob dydd archwilydd. Felly, roedd gwneud data yn agored yn arwydd clir bod y Swyddfa yn amgylchedd ymddiriedaeth uchel.

Fodd bynnag, mae newid yn daith ac mae’r Swyddfa yn ategu hyn o’i phrofiad ei hun. Mae’n parhau i annog ac anelu at amgylchedd lle bo gwybodaeth yn agored nes ei bod yn gaeedig. Ond nid yw pethau wedi bod yn hollol ddidrafferth ers i’r system wybodaeth newydd gael ei chyflwyno. Mae rhai aelodau o staff wedi croesawu’r cyfle i rannu gwybodaeth yn agored. Mae rhai eraill wedi bod yn fwy petrusgar ynglŷn â rhannu mwy o wybodaeth, neu maent yn dal i weithredu yn yr un ffordd ag o’r blaen a heb newid i fod yn fwy agored. Mae wedi bod yn ofynnol i’r Swyddfa hyrwyddo ac atgyfnerthu’r dull gweithredu newydd o bryd i’w gilydd. Mae’n cydnabod na fydd newid o’r maint hwn yn digwydd dros nos na heb ymdrech barhaus. Ond mae’r diben – sef defnyddio gwybodaeth gyfunol i ddylanwadu ar welliant a gwella atebolrwydd – yn cyfiawnhau’r ymdrech.

Sut mae hyn yn cyd-fynd â gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da

Mae gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da ar rannu data yn effeithiol yn dangos bod hyn yn dibynnu ar yr egwyddor o fabwysiadu camau cymesur wrth ddiogelu data.

Mewn blog blaenorol fe wnes i ceisio weld os oedd rhannu data yn rhwystr rhag gwella gwasanaethau cyhoeddus, ac ynddo fe wnes i grybwyll y Comisiynydd Gwybodaeth. Dywedodd ef fod pobl eisiau i’w data personol weithio iddyn nhw, a’u bod nhw’n disgwyl i sefydliadau rannu eu data personol lle bo angen er mwyn iddynt darparu’r gwasanaethau maen nhw eisiau. Dywedodd hefyd fod pobl yn disgwyl i gymdeithas ddefnyddio ei hadnoddau gwybodaeth i atal trosedd a thwyll a chadw dinasyddion yn ddiogel. Mae’n sicr yn werth gwylio Anne Jones, Comisiynydd Gwybodaeth Cynorthwyol Cymru, yn amlinellu sut y gellir rhannu data yn effeithiol.

Bydd y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol sydd ar ddod yn tynhau’r trefniadau diogelu data i raddau, ond mae fe hefyd yn gyfle i ailystyried sut y gallwn rannu data yn effeithiol. Yn benodol, sut rydym yn sicrhau bod archwilwyr yn ddigon hyderus i wneud y gorau o waith casglu a rhannu data.

Rwyf wedi blogio’n flaenorol am ein digwyddiad ymddiriedaeth staff, lle y clywsom fod ymddiriedaeth yn hanfodol er mwyn i wasanaethau cyhoeddus allu cymryd risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda, arloesi a darparu gwasanaethau cyhoeddus sydd wir yn addas ar gyfer yr unfed ganrif ar hugain.

Mae Tom yn arwain prosiect ar wahân o fewn Swyddfa Archwilio Cymru i edrych ar y ffordd rydym yn defnyddio ein systemau gwybodaeth gan gynnwys SharePoint. Un opsiwn rydym yn ei ystyried yw defnyddio SharePoint Online, a fyddai’n ei gwneud yn haws i ni ddatblygu maes y gallai cyrff allanol a phartneriaid gael mynediad ato – porth. Mae blogbost Leigh Dodds yn rhoi trosolwg da o’r hyn y gallai porth ei gynnwys.

Byddai porth yn ein galluogi i rannu data â chyrff a archwilir a phartneriaid yn fwy effeithiol. Rydym wedi profi’r cysyniad hwn gyda phorth prototeip sy’n seiliedig ar SharePoint ar gyfer rhai o’n cydweithwyr ym maes iechyd. Bydd yr hyn a ddysgir drwy hyn yn bwydo’n ôl i brosiect Tom.

A’r prif beth y mae gweithio ar brosiect Archwilio Arloesol wedi’i ddysgu i mi yw mai dulliau gweithredu cydgysylltiedig a chydweithredol yw’r ffordd orau o sicrhau ein bod yn ychwanegu gwerth gwirioneddol at y gwaith a wnawn.

Mae’r ysgrifen ar y ddesg!

Mae desgiau bwrdd gwyn Gartrefi Melin wedi hyrwyddo newid ymddygiad cadarnhaol, arbed arian ac adnoddau, a hefyd gwella’i arfer Diogelu Data! Isod mae Ena Lloyd yn blogio ar y stori y tu ôl i’w desgiau.

Galwais heibio’n ddiweddar i weld Trisha Hoddinot yn Cartrefi Melin ar ôl i Mari Arthur o Cynnal Cymru sôn am y gwaith da maent yn ei wneud ar eu Cynllun Ceir. Nid jyst arbed arian a sicrhau canlyniadau cynaliadwyedd da, roedd yna hefyd arwyddion cynnar o newidiadau cadarnhaol mewn ymddygiad.

Pan gyrhaeddais ei swyddfa, sylwais fod pob un o ddesgiau’r Tîm Cynaliadwy yn wyn, ac wrth eu hastudio ymhellach, roedd llawer o negeseuon ysgrifenedig drostynt hefyd! Felly roedd yn rhaid i mi ofyn beth oedd y tu ôl i’r desgiau yma. Clywais mai desgiau bwrdd gwyn oeddynt. Byddaf yn rhannu gwybodaeth am eu cynllun ceir mewn blog diweddarach! Dyma stori Trisha am y desgiau bwrdd gwyn.

Ffoto o fwrdd desg gwyn Cartrefi Melin sydd gan ysgrifen arno

Bwrdd desg gwyn Cartrefi Melin

Ni yw’r Tîm Cynaliadwyedd a ffurfiwyd ym mis Chwefror 2016 i nodi’r hyn roedd Cartrefi Melin yn ei wneud o ran Cynaliadwyedd – i gael y gorau allan o bopeth rydym yn ei wneud. Roeddem eisiau arwain drwy esiampl a dangos bod pethau’n bosibl drwy ddangos, fel tîm, y gallem fod yn gwbl ddi-bapur. Doedd dim esgus gennym, roeddem yn dîm newydd sbon. Rydym yn dîm arloesol ond realistig. Doedden ni ddim yn disgwyl i dimau fynd yn ddi-bapur dros nos. Mae gennym ni lai o gyfyngiadau na thimau eraill o ran archwilio allanol a chadw cofnodion. Ond, petai pob tîm yn mabwysiadu rhywfaint o’r hyn rydym yn ei wneud, byddai wir yn gwneud gwahaniaeth.

Beth rydym wedi’i wneud yn wahanol

Dyma sut rydym yn annog eraill:

  1. Rydym yn enwi’r tri thîm sydd wedi cwtogi fwyaf ar eu hargraffu ar ein sgriniau teledu mewnol bob mis.
  2. Yn y dyfodol, bydd unrhyw ddesgiau newydd a gaiff eu prynu ar gyfer Cartrefi Melin yn ddesgiau bwrdd gwyn.
  3. Rydym yn gwneud i bobl feddwl. Mae gliniaduron a llechi ymhob ystafell gyfarfod fel y gall pobl fewngofnodi i wneud nodiadau, rhannu agendâu cyfarfodydd ar y sgrin a gweld dogfennau, yn hytrach na defnyddio peniau ysgrifennu a phapur.
Ffotograff o Staff Cartrefi Melin yn defnyddio'i byrddau gwyn

Staff Cartrefi Melin yn defnyddio’i byrddau gwyn

Penderfynom ddefnyddio byrddau gwyn maint A4 yn hytrach na nodiadau post-it a phapur nodiadau ar gyfer negesuon, a thryw ddamwain dyma ni’n sylweddoli bod ein desgiau yn ddesgiau bwrdd gwyn. Y gellir eu defnyddio ar gyfer rhestr ‘i’w wneud’, nodiadau pan fyddwch ar y ffôn ac ati. Nid oedd pawb yn rhannu ein cyffro i ddechrau, ond o fewn 2 i 3 diwrnod, roedd ein cydweithwyr llai brwdfrydig yn dechrau cael eu hargyhoeddi bod hyn yn syniad da ac yn gofyn am fyrddau gwyn er mwyn ymuno â’n chwyldro! Mae ein tîm cyswllt cwsmeriaid hefyd yn defnyddio byrddau gwyn, sydd nid yn unig yn arbed papur, ond hefyd mae’n helpu ni i ddiogelu data, oherwydd gellir ysgrifennu nodiadau yn ystod yr alwad, ac yna ei sychu’n lân yn syth wedyn.

Y ffordd y gwnaethon ni hyn

I ni, yr unig ffordd o wneud hyn oedd heb eithriadau, dim esgusodion, dim argraffu a dim padiau ysgrifennu. Pan fyddwn yn cwrdd ag eraill ac yn cael papurau, rydym yn ei sganio ac yn ei chadw ar system ein tîm a’i ddinistrio. Un her y gwnaethom ei goresgyn oedd sefyllfa lle byddai un o fy nghydweithwyr yn diweddaru gwybodaeth gan ein contractwyr ar gronfa ddata ac yn argraffu un ddogfen tra’n diweddaru un ar sgrin. Er mwyn datrys hyn, gwnaethom gysylltu ail fonitor.

Ffotograff o aelod o staff Cartrefi Melin yn defnyddio dau fonitor cyfrifiadur i arbed papur

Aelod o staff Cartrefi Melin yn defnyddio dau fonitor cyfrifiadur i arbed papur

Beth fu’r manteision

Yn ogystal â manteision amgylcheddol a’r arbedion ariannol ar gostau papur ac argraffu, mae yna manteision ehangach. Nid oes angen styffylwyr, peniau ysgrifennu, sisyrnau ac ati mwyach, ac mae ein desgiau yn llawer taclusach. Mantais arall yw’r cyfle i atgoffa pobl ein bod yn ddi-bapur pan fyddant yn gofyn am gael benthyg pen ysgrifennu.

Beth yw’r dysgu yr hoffech ei rannu ag eraill?

Pe bawn ni am roi cyngor i eraill ynglŷn â mynd yn ‘ddi-bapur’, y cyngor hwnnw fyddai peidiwch â rhoi disgwyliadau enfawr ar ysgwyddau bob aelod o staff. Bydd troi’r ymarfer yn rheol orfodol yn gelyniaethu pobl yn syth. Gosodwch yr her ac arweiniwch drwy esiampl.
Manteisiwch ar bob cyfle i atgyfnerthu’r hyn rydych am ei gyflawni. Pan fydd aelod o’n tîm yn mynychu cyfarfod mewnol, yn ddiau fe fydd aelod o staff yno sy’n ymddiheuro am fod ganddo bapur a phen ysgrifennu ac yn teimlo’n euog. Does dim rhaid i ni grybwyll dim byd, ond rydym bob amser yn croesawu’r cyfle i atgoffa pobl mai ni yw tîm di-bapur cyntaf Cartrefi Melin.

Mae angen i chi fod yn ymwybodol o gyfarfodydd allanol. Rwyf bob amser yn teimlo bod yn rhaid i mi egluro i eraill pam fy mod yn defnyddio ffôn neu lechen i gymryd nodiadau, rhag ofn iddynt feddwl fy mod yn ddigywilydd ac yn tecstio ffrindiau neu’n darllen y cyfryngau cymdeithasol.

Os ydych o ddifrif ynglŷn â newid, gallwch ei gyflawni. Pob lwc!

Ceisio rheoli amser yn effeithiol

Gall rheoli eich amser mewn swyddfa brysur fod yn dasg fawr yn ei hun. Yn y blogbost yma mae Dyfrig Williams yn edrych ar sut mae ef wedi newid ei ffordd o weithio.

Mae newid mewn amgylchiadau personol wedi meddwl fy mod i wedi bod yn gweithio mwy o gartref. Nid fy nghartref yng Nghaerdydd, ond cartref fy nghariad yng Nghaerwysg. Mae Kelly yn sgwennu’n lot gwell ‘na fi, felly fe wnâi’ch cyfeirio at ei blogbost gwych ar ein perthynas a rhamant ddigidol yn lle amlinellu sut y dechreuodd hyn i gyd.

Cyn i mi ddechrau’n o iawn, rhaid i mi ddweud fy mod i’n hynod o lwcus i weithio mewn sefydliad sydd wedi fy helpu i i gydbwyso fy ymrwymiadau gwaith gyda fy hapusrwydd personol. Rydw i hefyd yn ddigon ffodus i weithio o fewn tîm ffantastig sy’n hynod o gefnogol. Dyw hyn ddim wedi achosi unrhyw drafferth mor belled. Efallai bod hyn achos ni’n gweithio mewn sawl lleoliad yn barod – mae Bethan yn byw ac yn gweithio yng Ngogledd Cymru ac ar hyn o bryd mae Chris yn treulio hanner ei amser ar secondiad gyda Phrifysgol Bangor. Yn ffodus i ni, mae Ena hefyd yn gweithio yn anhygoel o galed yn ein swyddfa yng Nghaerdydd.

Beth rydw i wedi dysgu

Ffotograff o galendr Dyfrig Williams, sy'n dangos sut mae Trello wedi'i integreiddio iddo

Fy nghalendr, sydd wedi’i integreiddio gyda Trello

Mae yna sawl her i weithio o gartref, ond mae’r ymarfer wedi fy ngalluogi i i edrych yn agosach ar sut rwy’n gweithio. I roi hyn mewn cyd-destun, rydw i’n anhrefnus i’r pwynt ble rydw i wedi bod ar ddau gwrs rheoli amser. Ni wnaeth un o’r rhain gweithio, a dydw i ddim yn sicr mai cwrs hyfforddiant oedd y ffordd fwyaf priodol i ddatrys y broblem. Serch hyn, rydw i’n ymwybodol iawn o fy ngwendid, felly rydw i wedi setio fyny systemau a phrosesau i fy helpu i i drefnu fy ngwaith yn fwy effeithiol. Rwy’n sefydlu bwrdd Trello ar gyfer pob pwnc rwy’n gweithio arno, a nawr mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi uwchraddio meddalwedd Microsoft i Office 365, rydw i wedi sicrhau bod fy nghalendr Outlook wedi ei ddolenni iddo fel bod gennyf ddiweddariad pan fod rhaid i mi wneud tasg.

Yn fwy na dim, mae gweithio o gartref wedi dangos i mi faint o amser rwy’n gwastraffu yn ystod y diwrnod gwaith. Rwy’n credu’n gryf y dylai cyfryngau cymdeithasol fod yn gymdeithasol, felly roeddwn i’n mewngofnodi ar ein cyfrifon gwaith sawl gwaith y dydd i ddysgu oddi wrth eraill ac i rannu negeseuon allweddol. Fy ngwir bwrpas oedd addysgu fy hun yn y modd cymdeithasol a hwyl yma, ac i osgoi rhai o’r tasgau hanfodol undonog sy’n sicrhau bod y Gyfnewidfa Arfer Da yn gweithio’n effeithiol. Roedd rhaid i mi gael sgyrsiau anodd gyda fy hun. Nawr rwy’n canolbwyntio fy ngwaith o gwmpas sicrhau newid a dangos tystiolaeth o ganlyniadau.

Y dasg aruthrol o reoli negeseuon e-bost

Yn fy ngwaith ar brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, rydw i wedi bod yn gofyn i aelodau o’n staff sut yr hoffan nhw glywed am newidiadau i’n systemau. Yr ymateb nodweddiadol oedd mai e-bost oedd y ffordd gorau yn ôl pob tebyg, ond bod rhaid i staff ddelio a nifer mawr ohonynt. Nid ni yw’r unig gorff sy’n wynebu’r her hon – ffeindiodd Tai Halton bod ei gweithwyr yn gwario 40% o’u hwythnos waith yn delio ag e-bost mewnol sydd ddim yn ychwanegu unrhyw werth i’r busnes. Fe wnaethon nhw droi ei e-bost mewnol i ffwrdd.

Fe wnaeth un person cwestiynu sut oedd gan bobl yr amser i fynd ar Yammer. Beth rwy’n ffeindio’n ddiddorol yw bod pobl yn gweld gwahaniaeth clir rhwng dau fodd o sgyrsio a all arwain i’r un diben. Weithio mae’n ymddangos fel petai e-bost yn waith yn ei hun. Yn hytrach, nad yw e-bost yn tynnu ein sylw o waith cynhyrchiol? Roedd fy e-bost arfer bod ar agor drwy’r dydd. Roedd hyn yn golygu roeddwn i’n delio â negeseuon wrth iddynt ddod i mewn. Nawr rwy’n agor fy e-bost cwpl o weithiau pob dydd i ateb negeseuon. Wedi’r cyfan, does neb yn gyrru e-bost os oes yna argyfwng.

Ar ôl darllen erthygl Oliver Burkeman ar reoli amser (sydd hefyd ar gael fel podlediad), rwy’n sicr bod dull Inbox Zero Merlin Mann, sy’n anelu i gadw ein mewnflychau yn wag, yn arwain pobl i ateb negeseuon e-bost ar draul gwaith go iawn. Ac fel y dywedodd Burkeman, “mae prosesu e-bost mewn modd gor-effeithlon yn golygu fy mod i’n cael mwy o e-bost: wedi’r cyfan, mae’n aml yn wir fod ymateb i neges yn creu ateb i’r ateb hwnnw, ac yn y blaen.” Felly mae e-bost yn dod yn ddull diofyn o gyfathrebu, boed yn briodol neu beidio. Y dywediad yma gan Burkeman sydd wrth wraidd hyn i gyd: “Rydych chi dal yn Sisyphus, yn rholio eich clogfaen i fyny’r bryn am byth – ond nawr rydych chi’n gwneud hyn ychydig yn gyflymach”.

Oes angen cael gwared ar y swyddfa?

Mae gweithio o gartref wedi golygu bod gen i ddau ddiwrnod sy’n rhydd o gyfarfodydd pob wythnos, sy’n rhoi digon o gyfle i mi ymgymryd â gwaith dwfn heb ymyrraeth. Rwy’n person cymdeithasol tu hwnt felly dydw i ddim yn dadlau dros roi’r gorau i ryngweithio cymdeithasol. Mae Dydd Iau Heb Sgyrsio Basecamp a Rheolau Llyfrgell yn swnio fel uffern i mi. Rwy’n credu’n gryf bod angen pobl i fuddsoddi’n emosiynol ac i brynu mewn i’w gwaith, ac mae mwynhau gwaith yn rhan allweddol o sicrhau bod gwaith yn cael ei wneud. Fodd bynnag, gall offer fel Doodle ein helpu ni i ddewis amser priodol ar gyfer cyfarfodydd, gan fod rhaid i bobl optio mewn i amser penodol, yn hytrach na chreu amserlennu sy’n seiliedig ar yr amser rhydd yn ein calendrau.

I mi, mae dulliau Basecamp yn dangos does dim rheol blanced ar gyfer gweithio effeithlon. Dim ond trwy hap a damwain dwi wedi cael y cyfle i edrych ar sut rwy’n gweithio a beth sy’n gweithio mewn amgylcheddau gwahanol. Rydw i wedi ysgrifennu hwn o safbwynt personol, ac nid yw pawb yn gweithio yn yr un ffordd. Mae’n bwysig ein bod ni’n edrych ar y dulliau yma yng nghyd-destun sut allant fod yn fwy cynhyrchiol fel timau ac unigolion.

Dechreuais y blogbost yma drwy sôn am gydbwysedd bywyd/gwaith a sut mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi hwyluso hynny. I mi, mae hyn wrth wraidd rheoli amser. Os ydych chi’n edrych i fod yn fwy effeithlon er mwyn gwneud gwaith diddiwedd, yna mae’n debyg na fyddwch yn osgoi’r straen rydych chi’n ceisio osgoi. Ond os ydych chi’n edrych i gydbwyso’ch bywyd yn well, mae’n gallu’ch helpu chi i sicrhau eich bod chi’n canolbwyntio ar ble mae gan eich gwaith y gwerth mwyaf. Mae’r dull yma wedi gwneud fy ngwaith yn fwy boddhaol, ac mae fe wedi fy ngalluogi i i ganolbwyntio ar fy mywyd personol a gwneud mwy o’r pethau sy’n bwysig i mi. Rydw i’n dechrau fy nhaith ac rwy’n mynd i gadw llygaid ar sut mae hyn yn datblygu. Fel y soniais uchod, does dim un ateb i bawb. Felly os oes gennych awgrymiadau rheoli amser sy’n gweithio i chi, fe wir hoffwn i glywed o chi.

%d bloggers like this: