Archifau Misol: Mai 2018

Symud o allbynnau i ganlyniadau

Mae Mark Jeffs @markjeffs75, o Swyddfa Archwilio Cymru, wedi ysgrifennu blog i ni cyn ein gweminar Symud o allbynnau i ganlyniadau ar 16 Mai.  Darllenwch fwy i ddysgu am yr hyn sy’n bwysig, aildrefnu cadeiriau haul a chathod bach arswydus…

Symud o allbynnau i ganlyniadau

Mae pawb yn hoffi canlyniadau.  Mae eu heisiau ar bob un ohonon ni. Wel – mae eisiau’r rhai da arnon ni o leiaf.  Felly, os oes eisiau canlyniadau ar bawb, beth sy’n ein rhwystro rhag eu cyflawni ac annog gwasanaethau cyhoeddus i ganolbwyntio arnyn nhw?

Mae’r blog hwn yn cynnig rhai syniadau personol ar y materion hyn cyn gweminar y bydd y Gyfnewidfa Arfer Da yn ei chynnal ym mis Mai.

Y cyd-destun – pam mae angen newid o allbynnau i ganlyniadau?

Mae’n stori gymhleth ond, yn fras, o ganol y 90au ymlaen, dechreuwyd defnyddio mwy o dargedau i reoli perfformiad gwasanaethau cyhoeddus.  Ar y cyfan, roedd y targedau hyn wedi’u gosod yn ganolog ac yn seiliedig ar fesur allbynnau (faint rydyn ni’n ei wneud) a pha mor gyflym rydyn ni’n ei wneud.

Ers hynny, rydyn ni wedi gweld rhywfaint o feirniadaeth. Roedd llawer o feirniaid yn dadlau bod gan y targedau ‘gymhellion croes’.  Hynny yw, roedden nhw’n annog pobl i wneud yr hyn roedd angen iddyn nhw ei wneud i gyrraedd y targed yn hytrach na’r hyn roedd angen iddyn nhw ei wneud er mwyn gwella bywydau defnyddwyr gwasanaethau.  Mewn geiriau eraill, ‘cyrraedd y targed ond yn methu’r pwynt’.

O ganlyniad i hyn, dros y degawd diwethaf, gwelwyd mwy o alw i symud tuag at ‘ganlyniadau’: annog gwasanaethau cyhoeddus i ganolbwyntio ar sicrhau eu bod yn gwneud gwahaniaeth gwirioneddol i bobl.

Mae hyn yn codi cwestiynau mawr ynghylch gwerth am arian.  A yw gwario llawer o arian ar gyflawni allbynnau nad ydyn nhw’n gwella bywydau pobl yn cynrychioli ‘gwerth’ am arian?  Yn y bôn, gwella bywydau pobl yw gwir ‘werth’ gwasanaeth cyhoeddus. Gyda’r cyni ariannol yn debygol o barhau i ddiffinio gwasanaethau cyhoeddus, gall newid i ganolbwyntio ar ganlyniadau ein helpu i ailgyfeirio ein trafodaethau o wneud mwy gyda llai i wneud mwy o wahaniaeth gyda llai.

Y cyfle: trawsnewid ein gwasanaethau yn wirioneddol ar sail ‘yr hyn sy’n bwysig’

Mae newid o ‘allbynnau’ i ‘ganlyniadau’ yn golygu llawer mwy na mesurau; mae’n golygu newid ein ffordd o feddwl a’r ffordd rydyn ni’n cyflenwi gwasanaethau.  Newid i fodel sy’n dechrau gyda phobl, eu bywydau a’r bywydau yr hoffen nhw eu cael. Hynny yw – gwasanaethau sydd wir yn canolbwyntio ar bobl.

Mae rhesymau dros fod yn obeithiol. Mae trafod ‘beth sy’n bwysig i bobl’ yn dod yn fwyfwy cyffredin o fewn gwasanaethau cyhoeddus. Mae hyn yn arbennig o berthnasol yng nghyd-destun gwasanaethau cymdeithasol yng Nghymru sy’n canolbwyntio ar y cysyniad o ganlyniadau personol a’r hyn sy’n bwysig i bobl.  Yn ehangach, os edrychwch ar ddeddfwriaeth yma yng Nghymru fel y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, ochr yn ochr ag ystod o ddogfennau polisi ar ddiwygio gwasanaethau cyhoeddus, mae gweledigaeth newydd ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus mwy personol sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr yn dod i’r amlwg. Mae hyn yn golygu:

  • Ailystyried y gydberthynas rhwng staff rheng flaen a defnyddwyr gwasanaethau (cydgynhyrchu) er mwyn canolbwyntio ar wella bywydau pobl
  • Ail-lunio’r gydberthynas rhwng gwasanaethau / adrannau (cydweithio go iawn er mwyn rhoi cymorth cyfannol i bobl)
  • Datblygu’r syniadaeth ynghylch rheoli/arwain er mwyn gweld y rôl fel un sy’n hwyluso’r gwaith dysgu a’r newidiadau sydd eu hangen er mwyn gwella bywydau, yn hytrach na monitro ffigurau/perfformiad

Mae’n rhaid ystyried yr ymddygiad sylfaenol a’r newidiadau diwylliannol a systemig sydd ynghlwm wrth y weledigaeth hon, cyn ystyried pa ganlyniadau y dylid eu mesur. Os byddwn yn dechrau drwy ddeall beth sy’n bwysig, yna gallwn benderfynu sut y gallwn drefnu ein hunain ar y cyd (fel gwasanaethau cyhoeddus sy’n gweithio gydag unigolion a chymunedau) er mwyn helpu pobl i gyflawni’r pethau sy’n bwysig iddyn nhw.  Wedyn, gallwn bennu mesurau ‘canlyniadau’ sy’n seiliedig ar brofiadau go iawn pobl, yn hytrach na delwedd haniaethol a dychmygus o lesiant.

Mae hyn yn haws dweud na gwneud.  Mae mesur canlyniadau personol a sicrhau eu bod yn gyson ac yn ystyrlon ar lefelau gwahanol (gwasanaeth / sefydliad / gwlad) yn her dechnegol fawr.  Mae canlyniadau personol, yn eu hanfod, yn . . . bersonol.  Maen nhw’n wahanol ac yn anghyson.  Gweithiais ar adroddiad yr Archwilydd Cyffredinol sef Darlun o Wasanaethau Cyhoeddus 2015. Yn yr adroddiad hwnnw, gwnaethom dynnu sylw at y dull gweithredu a ddatblygwyd gan Dîm Gwella ar y Cyd yr Alban: fframwaith i gysylltu canlyniadau personol drwy gategorïau cyson sydd wedi’u teilwra i amgylchiadau unigol.  Mae’r Tîm Gwella ar y Cyd yn rhoi enghreifftiau i ddangos sut y gall y rhain gael eu cydgrynhoi ar wahanol lefelau o’r unigolyn i ganlyniadau cenedlaethol.

Y risg: newidiadau arwynebol (neu aildrefnu’r cadeiriau haul)

Mae risg y bydd gwasanaethau cyhoeddus yn ymateb i bwysau i ganolbwyntio ar ganlyniadau drwy wneud cyn lleied â phosibl. Y ffordd syml o newid i ganlyniadau yw i arweinwyr y sector cyhoeddus gael gwared ar dargedau a mesurau allbynnau presennol a chyflwyno set newydd sy’n sôn mwy am ‘ganlyniadau’.

Mae sawl rheswm dros fod yn amheus ynghylch dull gweithredu sydd, yn y bôn, yn deillio o drafodaeth am fesurau ymhlith grŵp cymharol fach o uwch arweinwyr.  Byddwn i’n gofyn y cwestiynau canlynol i unrhyw un sy’n mabwysiadu’r dull gweithredu hwn:

  • Pa dystiolaeth sydd gennych mai’r rhain yw’r mesurau canlyniadau cywir – sut rydych yn gwybod eu bod yn adlewyrchu’r pethau sy’n bwysig i ddefnyddwyr gwasanaethau a’r cyhoedd?
  • Beth yw’r cysylltiadau rhwng y mesurau newydd a’r cynlluniau i newid profiadau go iawn y rhai sy’n cyflenwi ac yn cael gwasanaethau?

I mi, prif risg y dull hwn o weithredu yw nad yw’n arwain at y mathau o newidiadau y mae angen i ni eu gweld.  Yn lle hynny, gwelwn newidiadau arwynebol.  Bydd y mesurau canlyniadau newydd yn rhan o ‘strategaeth’ newydd.  Bydd cynllun cyflawni trosfwaol newydd ynghyd â chynlluniau gweithredu adrannol a chynlluniau cyflenwi gwasanaethau ategol.  Efallai y bydd staff rheng flaen yn edrych ar yr holl bapur hwn unwaith (ar y mwyaf) ac yna’n mynd ati i ddarparu gwasanaethau yn yr un hen ffordd.

Y prif risg arall yw y gallai newid o dargedau allbynnau rhifol i dargedau canlyniadau rhifol greu’r un cymhellion ac ymddygiad croes.  Yn lle canolbwyntio ar allbynnau, bydd darparwyr gwasanaethau yn canolbwyntio ar ganlyniadau rhifol gydag effeithiau anfwriadol. Mae Toby Lowe yn egluro’r pryder hwn yn y darn ‘kittens are evil’.

Newid popeth ar yr un pryd

Mae’n hollbwysig pwysleisio mai newid pwyslais a wnawn drwy newid o allbynnau i ganlyniadau.  Mae’n anghywir tybio nad yw mesur allbynnau, gweithgarwch ac amseroldeb yn bwysig mwyach. I’r gwrthwyneb.  Mae’n hanfodol gwneud hyn er mwyn deall galw a chapasiti a chynllunio sut i gyflenwi gwasanaethau a systemau.  Ni allai neb ddadlau y dylem roi’r gorau i fesur a phoeni am faint o bobl sy’n mynd i mewn ac allan o’r ysbyty ac am ba hyd y mae’n rhaid iddyn nhw aros am driniaeth.  Y peth pwysig yw faint o bwyslais a rown ar y mesurau hyn ac i ba raddau y dylen nhw lywio ymddygiad.

Felly, beth yw’r prif negeseuon ynghylch newid o allbynnau i ganlyniadau:

  • Mae newid i ganlyniadau yn ymwneud â llawer mwy na mesurau a dangosyddion – mae’n cynnig ffordd wahanol o ystyried a chyflenwi gwasanaethau cyhoeddus sy’n dechrau gyda bywydau pobl a’r hyn sy’n bwysig iddynt.
  • Yn ogystal â chyflenwi gwasanaethau, mae newid i ganlyniadau yn golygu newid yn rôl rheolwyr fel rhai sy’n hwyluso ac yn arwain newidiadau ymarferol yn hytrach na monitro ffigurau ac anelu at dargedau.
  • O safbwynt mesurau, efallai ein bod yn methu’r pwynt drwy sôn am newid ‘o’ allbynnau i ‘ganlyniadau’ – y peth pwysig yw cael y cydbwysedd cywir o wybodaeth er mwyn deall beth sy’n digwydd yn y system a sut mae’r system yn perfformio wrth wella bywydau pobl a chymunedau.

“Gweithredoedd yn fwy na geiriau yw’r gobaith ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol”

Mae Sophie Howe, Comisiynydd Cenedlaethau’r Dyfodol Cymru, wedi siarad droeon ynghylch pam bod Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 yn gyfle i bob un ohonom fesur yr hyn sy’n bwysig, nid dim ond yr hyn y gellir ei gyfrif. Mae Sophie yn blogio cyn gweminar GPX ‘Symud o allbynnau i ganlyniadau’

Mae teitl y blog hwn yn rhan o frawddeg a ddefnyddiwyd gan Nikhil Seth o’r Cenhedloedd Unedig ac a ddyfynnwyd droeon ynghylch pasio Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) yn 2015. Rwy’n ei ddefnyddio’n aml mewn areithiau a chyflwyniadau, gan fod y dyfyniad llawn yn awgrymu bod Cymru yn arweinydd byd-eang wrth fabwysiadu deddfwriaeth arloesol o’r fath. Ond “gweithredoedd yn fwy na geiriau yw’r gobaith ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol” sy’n taro tant gyda mi.

Ers degawdau, rydym wedi bod yn gweithredu mewn ffordd ‘adweithiol’, yn delio ag argyfyngau wrth iddynt godi. Mae hyn yn ddealladwy wrth fynd ati i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus er mwyn cadw pobl a sefydliadau yn ddiogel. Yn sgil hynny, rydym yn mesur yr hyn rydym wedi’i wneud – yn cyfri’r bobl a welwyd, yn cofnodi nifer y bobl yr ymdriniwyd â nhw, ac yn gosod amserlenni a phwysau mympwyol arnom ni eu hunain – er mwyn gwneud i bethau ddigwydd…i weithredu. Ond, onid yw’n amser i ni gwestiynu ai’r camau gweithredu hyn oedd y rhai cywir i’w cymryd?

Mae pobl yn aml yn dweud wrtha’ i fod Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) wedi rhoi caniatâd iddynt gwestiynau’r hyn rydym wedi’i wneud erioed. Mae gosod egwyddor datblygu cynaliadwy wrth wraidd yr hyn a wnawn fel sector cyhoeddus yng Nghymru yn golygu meddwl yn wahanol a gweithredu mewn ffordd sy’n caniatáu i’r cenedlaethau presennol ddiwallu eu hanghenion heb effeithio ar allu cenedlaethau’r dyfodol i ddiwallu eu hanghenion nhw. Er mwyn gwneud hyn, mae’n rhaid i ni feddwl yn hirdymor, ystyried effaith yr hyn a wnawn nawr ar genedlaethau’r dyfodol, cydweithio mewn ffordd gydgysylltiedig wrth geisio rhwystro problemau rhag digwydd neu waethygu a chynnwys pobl yn ein cymunedau wrth weithio tuag at gyflawni’r saith nod cenedlaethol.

Allwn ni ddim gwneud hyn drwy fesur yr effaith a gawn mewn ffordd draddodiadol. Er mwyn gwneud pethau’n wahanol, mae’n rhaid i ni fesur pethau gwahanol. Yn aml, caiff mesurau perfformiad traddodiadol eu gorfodi ar gyrff cyhoeddus ac anaml y byddant yn adlewyrchu gwraidd y mater neu’n ein helpu i ddeall sut i atal y broblem rhag digwydd yn y lle cyntaf. Y tu ôl i’r mesurau i ddarparu asesiad statudol o fewn 5 diwrnod, ymateb yn gyflymach i alwad neu ddelio â mater o fewn mis mae pobl go iawn, fel ni a’n teuluoedd. Rydym yn defnyddio llu o wasanaethau cyhoeddus, mae sawl ffactor yn dylanwadu ar ein llesiant ac, yn rhy aml, rydym yn wynebu trafodaethau dryslyd am drothwyon ac amodau cymhleth i gyrchu gwasanaethau. Caiff llawer ohonynt eu hysgogi gan y mesurau y mae gwasanaethau cyhoeddus wedi’u pennu iddyn nhw eu hunain. Anaml y gofynnwn ‘Beth sy’n bwysig i chi?’ neu ‘Beth fyddai’n eich helpu fwyaf?’ Anaml rydym yn mesur pa mor dda rydym wedi’i wneud o ran gwella llesiant rhywun.

Yn fy adroddiad diweddar, Llesiant yng Nghymru: y siwrnai hyd yn hyn, rwyf wedi myfyrio ar y ffordd y mae cyrff cyhoeddus yn symud o wneud pethau syml i arwain y ffordd ym maes datblygu cynaliadwy. Mae’r canllawiau i’r Ddeddf yn nodi bod yn rhaid i ddatblygu cynaliadwy lywio’r hyn rydych yn ei wneud, sut rydych yn ei wneud a sut rydych yn cyfleu‘r gwahaniaeth rydych yn ei wneud (drwy gyfrwng adroddiadau). Wrth fynd ati i adolygu’r datganiadau llesiant cyntaf a gyhoeddwyd ym mis Ebrill 2017, nid yw’n glir eto sut mae sefydliadau yn gwneud synnwyr o’u dyletswyddau a sut mae hyn yn ymwneud â deddfwriaeth arall, eu hamcanion corfforaethol, trefniadau cynllunio busnes a’u gweithrediadau o ddydd i ddydd. Dylai adroddiad blynyddol fod yn rhan annatod o waith y sefydliad ac ni ddylai’r egwyddor datblygu cynaliadwy gael ei ‘atodi iddo’.

Mae cyfleu’r newid hwn yn bwysig. Mewn adroddiadau blynyddol a datganiadau llesiant y dyfodol, rhaid i gyrff cyhoeddus egluro’r camau a gymerwyd ganddynt i gyflawni eu hamcanion, pa mor effeithiol fu’r camau hynny, sut maent yn olrhain cynnydd a sut maent yn mabwysiadu neu’n addasu ffyrdd newydd o ddangos cynnydd. Mae angen i bobl y tu allan i’r sefydliad, fel chi a fi, ddeall yr hyn y maent wedi’i wneud hyd yn hyn? Beth mae’n ei olygu i mi? Ble hoffet fod ar y mater hwn yn y 5, 10, 25 mlynedd nesaf a thu hwnt? Sut maent yn mynd i gyflawni hynny? Sut byddaf yn gweld gwelliannau yn fy ardal leol neu fy mywyd?

Erbyn hyn, mae llawer o gyrff cyhoeddus a byrddau gwasanaethau cyhoeddus (Prif Weithredwyr ac arweinwyr y sector cyhoeddus lleol yn cydweithio) yn ystyried sut maent yn cyfleu’r newid y maent yn ei wneud. Bydd hyn yn cymryd amser, ond mae’n galonogol gweld eu bod yn ystyried ffyrdd gwahanol o ddiffinio effaith a monitro cynnydd. Mae gweithredoedd yn bendant yn bwysicach na geiriau. Fy nghyngor i yw bod angen mesur yr hyn sy’n bwysig, nid dim ond yr hyn y gellir ei gyfrif.

Mae Comisiynydd Cenedlaethau’r Dyfodol Cymru wedi cyhoeddi ‘Llesiant yng Nghymru: y siwrnai hyd yn hyn’ er mwyn ategu adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru ‘Myfyrio ar Flwyddyn Un: Sut mae Cyrff Cyhoeddus wedi Ymateb i Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015?