Cau cyfrifon yn gyflymach – mae’n braf siarad

Yn dilyn ein digwyddiad diweddar ar ‘Gau cyfrifon llywodraeth leol yn gynnar’, mae Matthew Coe, Rheolwr Archwilio Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru, yn siarad am ei brofiad o’r diwrnod a’r trafodaethau pwysig a gafodd â’r rhai a fu’n bresennol…

Ar 10 Hydref 2017, euthum i seminar dysgu a rennir ddiweddaraf y Gyfnewidfa Arfer Da yng Nghaerdydd ar Gau cyfrifon llywodraeth leol yn gynnar. Yn ogystal â llawer o gynrychiolwyr o awdurdodau lleol, roedd nifer fawr o staff Swyddfa Archwilio Cymru, i gyd yn awyddus i ddysgu gwersi gan y rhai sydd eisoes yn treialu amserlenni cau cyfrifon yn gyflymach.

Yn y sesiwn lawn gyntaf, cafwyd llawer o gyfranogiad gan y gynulleidfa gyda grwpiau bwrdd yn ystyried nifer o senarios bach ar sut i beidio â rheoli’r prosesau cau ac archwilio cyfrifon. Hyd yn oed gydag “actorion” Swyddfa Archwilio Cymru yn ei gor-liwio, roedd yn amlwg bod pawb oedd yn yr ystafell yn cydnabod bod angen gwaith tîm a chyfathrebu rheolaidd arnom er mwyn pontio’n llwyddiannus.

Fel sy’n arferol yn nigwyddiadau’r Gyfnewidfa Arfer Da, gwnaethom rannu wedyn yn grwpiau gweithdy llai a oedd yn cwmpasu tair agwedd benodol:

  • Gwneud Asedau’n Addas i’w Cau’n Gynnar – sicrhau bod gwaith prisio asedau a chyfrifyddu cyfalaf yn cael ei symleiddio;
  • Gwybod pam ein bod eisiau’r hyn rydym ei eisiau! – yr hyn sydd ei angen o ran gofynion papurau gwaith; a
  • Phwysigrwydd Sicrwydd Ansawdd Mewnol ar eich Datganiadau Ariannol – tynnu sylw at pam mae gwiriadau sicrwydd ansawdd mewnol yn hollbwysig i archwiliad llwyddiannus.

Roedd y gweithdai hyn yn edrych ar y camau ymarferol y gallem eu cymryd. Roedd yn arbennig o ddefnyddiol bod prisiwr hyfforddedig yn bresennol yn y gweithdy prisio asedau i esbonio’i waith a rhoi ei safbwynt ef ar sut i roi prisiadau’n gynharach.

Y pwyntiau dysgu mawr i mi o’r gweithdai hyn oedd:

  1. Cytunodd pawb ond, yn bwysicach fyth, derbyniodd y bydd mwy o amcangyfrifon yn y cyfrifon.
  2. Hefyd, mae’n debygol y bydd mwy o gamddatganiadau heb eu cywiro wedi’u nodi yn adroddiadau’r archwilydd (adroddiadau ISA260) – OND, nid yw hyn yn beth drwg o reidrwydd: neges allweddol i’w chyfleu i’r rhai sy’n gyfrifol am lywodraethu.
  3. Mewn gwirionedd gallwch wneud pethau’n gynharach ar asedau anghyfredol – nid ymarfer diwedd blwyddyn yn unig ydyw wedi’r cyfan – ac mae angen i ni feddwl amdano’n greadigol gyda’n gilydd.
  4. Yn olaf, mae angen i archwilwyr fod yn gliriach o ran y papurau gwaith sydd eu hangen arnynt – nid eu heisiau, ond yn wirioneddol eu hangen – ac ym mha fformat gyda staff cyllid. Ar yr ochr arall, mae angen i staff archwilio hefyd newid y ffordd maent yn paratoi ac yn darparu’r papurau gwaith.

Yn y sesiwn lawn olaf, cefais fy nharo fwyaf gan faint o amser roeddwn wedi treulio’n trafod y trefniadau manwl â staff cyllid Cyngor Caerdydd. Er ein bod yn cwmpasu’r gwaith hwn fel tîm archwilio, fel Rheolwr Cleientiaid, prin dw i’n cael cyfle i drafod y dull gweithredu manwl o ran papurau gwaith fy hun gan fod y tîm cyllid yn eu paratoi. I mi, roedd yn hynod werthfawr cael bron pedair awr i fynd drwy bethau ymarferol a heriau newid dulliau gweithredu’r Cyngor a Swyddfa Archwilio Cymru a’u ffyrdd o wneud pethau.

Yn y man a’r lle roeddem yn gallu cytuno ar nifer o egwyddorion allweddol megis ymgysylltu’n gynnar ar newidiadau, atebion cyflym i ymholiadau gan y ddwy ochr, a rhagor o gyfarfodydd i wella dogfennaeth ategol ar gyfer cyfrifon 2017-18 (cyfarfodydd rydym eisoes wedi dechrau eu trefnu).

Hefyd, yn ogystal â chanfod ein bod yn cytuno ar yr angen i newid dulliau gweithredu’r ddau ohonom (a’n bod yn gadarnhaol am wneud rhywbeth amdano ar gyfer 2017-18), gallwn fynegi’r ffordd golegol o weithio sy’n pennu lefel ein gwaith archwilio yn ymarferol.

Yn olaf, byddwn yn dweud mai cyfathrebu wir yw’r allwedd – siarad â’r bobl iawn wyneb yn wyneb fyddai orau – fel y gallwch siarad am oblygiadau problemau posibl yn gynnar ac mae hynny’n gwneud gwahaniaeth mawr o ran pa mor hwylus y gall proses cyfrifon/archwilio fod. Bydd ymgysylltu’n gynnar ar newidiadau mewn polisïau cyfrifyddu, methodolegau a phroblemau posibl, yn ogystal â chynnal profion yn gynharach, yn sicr yn paratoi’r ffordd i wynfyd cau cyfrifon yn gyflymach!

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s