Archifau Misol: Awst 2017

Sut y gallwn gydgynhyrchu gwasanaethau cyhoeddus?

Pam nad ydym yn cydgynhyrchu gwasanaethau cyhoeddus? Yn y darn hwn, mae Dyfrig Williams yn ystyried sut y gall gwasanaethau cyhoeddus symud o fodel cyfranogi seiliedig ar ddiffyg i fodel seiliedig ar asedau.

Erbyn i’r blog hwn fynd yn fyw byddaf wedi gadael Swyddfa Archwilio Cymru, sy’n drueni oherwydd seminar y Gyfnewidfa Arfer Da Sut y gall dulliau ymgysylltu gwahanol helpu i gynnwys y dinesydd yn y broses o ddarparu gwasanaethau cyhoeddus yw’r union beth i mi. Treuliais dair blynedd yn gweithio yn Cyfranogaeth Cymru, ac yn ystod y cyfnod hwnnw daeth cydgynhyrchu i’r amlwg yng Nghymru fel ffordd o sicrhau bod gwasanaethau cyhoeddus yn fwy ymatebol, atebol ac effeithiol. Os ydych yn ansicr am y cysyniad, mae’r darn hwn gan Noreen Blanluet yn drosolwg gwych. Yna ymunais â Swyddfa Archwilio Cymru a threulio pedair blynedd yn gweithio yma, lle mae cydgynhyrchu wedi parhau i fod yn bwnc llosg. Felly rydym bellach wedi treulio’r rhan fwyaf o’r degawd diwethaf yn trafod sut y gallwn gydgynhyrchu gwasanaethau â dinasyddion. Felly pam nad yw’n digwydd mewn gwirionedd?

Canolbwyntio ar broses

Yn y Gyfnewidfa Arfer Da, rydym yn cael trafodaethau cyson am sut y mae angen inni ganolbwyntio ar ganlyniadau. Rydym wedi gweld cymaint o sefydliadau sydd wedi ymgolli yn y broses fel nad ydynt yn cwestiynu a yw gwasanaethau’n cyflawni eu nodau yn y pen draw mwyach. Rwy’n credu ein bod i gyd wedi clywed pobl yn dweud ‘Dyma’r ffordd rydym wedi gwneud pethau erioed’.

Y broblem yw bod ymgynghori wedi dod yn broses gynnwys ragosodedig ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus. Mae’n haws inni fel sefydliadau nodi ein materion ac yna cael dinasyddion i roi sêl bendith ar y syniadau. Y broblem yw bod hyn yn arwain at wasanaethau sy’n diwallu anghenion sefydliadau yn lle adeiladu ar asedau dinasyddion. Mae’r tabl hwn gan Nurture Development yn dangos sut y mae dull seiliedig ar ddiffygion fel ymgynghori traddodiadol yn y sector cyhoeddus yn cymharu â dull seiliedig ar asedau fel cydgynhyrchu.

blog table

Mae Cyfrifianellau Cyllideb yn enghreifftiau da o ddulliau seiliedig ar ddiffyg, lle mae pobl yn cael yr opsiwn o ddyrannu arian tuag at wasanaethau a ddylai gael blaenoriaeth yn eu barn hwy. Gall hyn helpu pobl i ddeall yr anhawster mae sefydliadau’n wynebu wrth ddyrannu cyllid tuag at systemau penodol, ond nid ymgynghori go iawn yw hyn. Nid oes ganddynt lais gwirioneddol wrth lunio sut beth yw’r gwasanaethau hyn na sut mae’r sefydliad wedi’i gyflunio, ac felly’n anaml iawn y mae’n arwain at newid gwirioneddol. Mae’n gosod pobl a gwasanaethau yn erbyn ei gilydd, ac mae mor rymusol â gofyn i bobl pa fraich yr hoffent gael ei thorri i ffwrdd.

Atal

Mae cyfranogiad ac atal wrth wraidd y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Mae’r rhain yn cyd-fynd â’i gilydd yn daclus. Mae cipolwg cyflym ar dabl Nature Development yn dangos nad yw dull ataliol yn bosibl gyda model adweithiol sy’n seiliedig ar ddiffygion. Rhaid i ni gynnwys dinasyddion yn gynharach yn y broses er mwyn iddynt allu helpu i lunio a darparu gwasanaethau, yn hytrach na disgwyl iddynt roi sylwadau ar gynlluniau gwasanaethau cyhoeddus. Os ydym am i bobl gydgynhyrchu gwasanaethau, rhaid inni rannu grym â hwy yn wirioneddol – rydym yn annhebygol o gael y màs critigol sydd ei angen os byddwn yn dal gafael ar awenau grym yn rhy dynn ein hunain. Pam ddylai pobl gydgynhyrchu gwasanaeth a gafodd ei ddarparu’n ffurfiol gan y sector cyhoeddus? Rhaid i ni ofyn ‘Beth sydd ynddo i mi?’ a meddwl am sut y gall cydgynhyrchu ychwanegu gwerth gwirioneddol o safbwynt dinasyddion neu gymuned.

Mae’n ddiddorol tu hwnt gweld yr hyn a all ddigwydd pan fyddwn wirioneddol yn rhannu grym. Yn Better Reykjavik, dywedwyd yn glir wrth wleidyddion na fyddai eu cyffredinedd yn cael eu derbyn mwyach, ac fe gymerodd dros 40% o’r etholwyr ran yn y fenter. Mae’n werth gwylio’r fideo hynod ysbrydoledig isod. A oes agweddau ar y dull hwn y gallwn eu haddasu i ddiwallu ein hanghenion?

Mae angen inni gyd ddechrau meddwl am sut y gallwn i gyd rannu grym fel gwasanaethau cyhoeddus a sut beth yw cydgynhyrchu gwirioneddol. Os gallwn wneud hynny, rydym yn llawer mwy tebygol o ddarparu gwasanaethau sy’n diwallu gofynion deddfwriaeth Cymru. Ond yn bwysicaf oll, mae’n golygu ein bod yn darparu gwell gwasanaethau cyhoeddus sy’n gwell

Gŵyl Dai: Bowlenni Pysgod, methiant a chymhlethdod

Cyflwyniad yng Ngŵyl Tai. Cynhaliwyd yn y Depo, sef lleoliad hyblyg ar gyfer digwyddiadau creadigol

Read this blog post in English

Yn ddiweddar cynhaliodd y Sefydliad Tai Siartredig yr Ŵyl Dai sydd yn fath newydd o ddigwyddiad er mwyn rhannu ffyrdd newydd o weithio. Mae Dyfrig Williams yn rhannu’r hyn a ddysgodd isod.

Yn ddiweddar, rwyf wedi bod yn gweithio gyda’r Sefydliad Tai Siartredig er mwyn rhannu’r hyn a ddysgwyd o’u gwaith Frontline Futures gyda gwasanaethau cyhoeddus ehangach. O ganlyniad, fe wnes i gael gwahoddiad i gymedroli trafodaeth Bowlen Bysgod er mwyn rhannu straeon am atebion ac arloesi yn yr Ŵyl Dai, a gafodd ei chynnal yn y Depot yng Nghaerdydd.

Beth ar y ddaear yw Bowlen Bysgod?

Graffig o gynllun ar gyfer bowlen bysgod, sydd gyda phum cadair sydd wedi'u hamgylchynu gan gylchoedd consentrig o gadeiriauCwestiwn Dda. Roedd yn rhaid i mi wneud ychydig o waith ymchwil ymlaen llaw er mwyn deall beth ydoedd a’r hyn y byddai’n rhaid i mi ei wneud. Mewn gwirionedd, mae’n gyfle i drafod pwnc mewn fformat nad oes iddo lawer o strwythur.

Caiff nifer o gadeiriau eu gosod o amgylch grŵp llai o gadeiriau. Caiff rhai cyfranogwyr eu dewis i lenwi’r bowlen bysgod, tra y bydd gweddill y grŵp yn eistedd ar y cadeiriau y tu allan i’r fowlen bysgod. Mae cymedrolwr yn cyflwyno pwnc ac mae’r cyfranogwyr yn dechrau ei drafod. Mae’r gynulleidfa y tu allan i’r fowlen bysgod yn gwrando ar y drafodaeth a gallant gymryd rhan drwy eistedd mewn sedd wag yn y canol, ac yna mae’n rhaid i un o’r siaradwyr yn y canol wneud ei ffordd i’r cadeiriau ar y tu allan.

Mae iteriad yn allweddol

Siaradodd Esko Reinikainen am bwysigrwydd iteriad yn ei gyflwyniad ar ddechrau’r diwrnod. Cawsom gyfle i ailadrodd ein Bowlen Bysgod ar ôl casglu adborth gan gyfranogwyr. Dechreuon ni ychydig yn araf yn y Fowlen Bysgod gyntaf achos roeddwn i eisiau i bawb ddod yn gyfarwydd â’r broses drwy ganolbwyntio ar gwestiynau. Ond erbyn diwedd y sesiwn gyntaf, roeddem wedi magu cryn dipyn o stêm ac roedd y cyfranogwyr wir yn cymryd rhan wrth herio’r hyn roeddynt yn ei glywed a’r ffyrdd y gellid gwella gwasanaethau. Felly ar gyfer yr ail dro fe wnaethon ni hedfan drwy’r trafodaethau cychwynnol ac annog pobl i gyfrannu yng nghanol y cylch. Os oes ydych chi’n bwriadu hwyluso Bowlen Bysgod, golyga hyn fod popeth yn llifo ychydig yn well a chawsom fwy o gyfle i rannu arfer da.

Dysgu o fethu

Fe wnaeth Esko hefyd crybwyll cysyniad Amy C. Edmondson o Weithio mewn Timau yn ystod ei gyflwyniad, sy’n dechrau drwy helpu pobl i fod yn chwilfrydig, yn frwdfrydig ac yn bendant. Cyfeiriais at un o gysyniadau eraill Edmunson, ei Hystod o Resymau dros Fethiant. Rwy’n credu fod hwn yn adnodd defnyddiol ar gyfer edrych ar fethiant a nodi camau gweithredu dilynol. Siaradom gryn dipyn am Ymddiriedaeth yn ystod ein sgyrsiau (ac ysgrifennais y blogbost hwn ynglŷn â pham bod ymddiriedolaeth yn bwysig i arloesedd eisoes), a chredaf fod ei dadansoddiad o’r hyn sy’n cyfiawnhau bai yn adnodd defnyddiol ar ein cyfer ni fel staff sector cyhoeddus. Wrth gwrs mae yna adegau lle na fydd methiant yn opsiwn mewn gwasanaethau cyhoeddus, ond yn rhy aml rydym yn bwrw bai mewn amgylchiadau amhriodol.

Rhannodd Ian o The Wallich ei hanes trist o’r llwyfan am y ffordd y daeth i fod yn ddigartref. Gallai fod wedi ymddangos ar radar un o nifer o wasanaethau cyhoeddus (iechyd, gwasanaethau cymdeithasol, tai neu’r trydydd sector), ond The Wallich a’i helpodd pan oedd mewn angen. Mae cymhlethdod ei sefyllfa’n golygu, mewn sefyllfa o’r math hwn, y dylem fod yn edrych i  rannu gwersi ynglŷn â’r hyn y gallwn ei wneud yn well, ac eto mae ofni cael y bai yn rhwystr rhag dysgu, rhannu ac arloesi mewn gwasanaethau cyhoeddus.

Gweithio mewn amgylcheddau cymhleth

Fframwaith Cynefin, sydd wedi'i rannu'n barthau Cymhleth, Dyrys, Chaotic, Syml ac AnhrefnRhannais Fframwaith Cynefin yn ystod ein trafodaethau. Rydym wedi’i ddefnyddio yn y Gyfnewidfa Arfer Da i’n helpu i feddwl ynglŷn â’r ffordd rydym yn rhannu arfer. Mewn amgylchiadau syml lle gallwn ragfynegi popeth sydd am ddigwydd, mae un ffordd gywir o wneud pethau, er enghraifft mewn amgylcheddau a reolir, fel gweithgynhyrchu. Ond mewn amgylcheddau cymhleth, fel yr amgylcheddau y mae tai a gwasanaethau cyhoeddus eraill yn aml yn gweithredu ynddynt, nid oes dull gweithredu sy’n ateb i bawb. Dyma pryd mae llawer o’r dulliau gweithredu y soniodd Esko amdanynt fwyaf priodol – mae angen i ni brofi, prototeipio ac ailadrodd.

Rhaid i ni hefyd feddwl am sut y gallwn leihau ein cymhlethdod sefydliadol fel y gallwn leihau ein peryglon posibl. Oes angen i ni greu mwy o bolisïau ar gyfer pob amgylchiad posibl? Allwn ni symud o broses i gynhyrchiant er mwyn grymuso staff i wneud penderfyniadau gwell yn lle hynny? Mae Paul Talyor wedi ysgrifennu blogbost gwych am hyn, a rhoddodd Owain Israel o Charter Housing enghraifft dda o roi hyn ar waith gan eu bod yn gwneud llai o waith archwilio ffurfiol er mwyn edrych ar ffyrdd mwy hyblyg o wirio tai. Nododd Neil Tamplin fod hyn yn achos prin o rywun yn ceisio gwneud ei hun yn anarferedig, ac mae Paul wedi ysgrifennu post da arall sy’n werth ei ddarllen ynglŷn ag anarferiant bwriadol fel ffordd o ysgogi arloesedd.

Siaradodd Neil am weithio’n agored ar y panel, a dydw i ddim wedi dod ar draws unrhyw un yn y gwasanaeth cyhoeddus sy’n gwneud hyn yn well nag ef. Mae ei Braindumps yn enghraifft wych o weithio agored gan eu bod yn grynodebau anhygoel o’i wythnos gwaith ac adnoddau diddorol. Mae hyn mor bwysig oherwydd er nad oes un dull gweithredu sy’n ateb i bawb sy’n gweithio i ni mewn amgylcheddau cymhleth, does dim byd yn ein rhwystro rhag dysgu gydag eraill ac addasu’r hyn y mae pobl eraill yn ei wneud. Yn briodol iawn, mae Neil eisoes wedi ysgrifennu blogbost gwych am y digwyddiad, a dydw i ddim yn gallu rhoi hwn yn well nag ef:

“Os oes gan eich diben rywbeth i’w wneud â gwella bywydau pobl sydd angen tai, yna baswn i’n dadlau bod dyletswydd foesol arnoch i rannu unrhyw beth sy’n datblygu’r achos hwnnw, waeth pa mor fach neu anarwyddocaol y mae’n ymddangos.”

Ar ôl siarad cymaint am gymryd risgiau a dysgu o fethu yn y blogbost hwn, roeddwn am orffen drwy ddweud pa mor wych oedd hi fod y Sefydliad Tai Siartredig wedi mentro gyda fformat a lleoliad gwahanol iawn. Roedd y digwyddiad yn sicr yn wahanol iawn i ddigwyddiad gwasanaeth cyhoeddus traddodiadol, ac fe sbardunodd ambell drafodaeth a rhoddodd bwyntiau trafod i mi wrth gyfarfod pobl newydd. Gobeithio y gwnaethoch chi ddysgu cymaint â fi o’r digwyddiad fel y gall pob un ohonom wneud gwahaniaeth ymarferol wrth wella bywydau pobl.

Archwilio arloesol: Dysgu a rhannu gyda Llys Archwilio yr Iseldiroedd

Ffotograff o fflagiau rhanbarthau'r Iseldiroedd yn amlinellu ochr y dŵr yn yr Hâg

Read this blog post in English

Beth all Swyddfa Archwilio Cymru ei ddysgu oddi wrth ddull Llys Archwilio yr Iseldiroedd o ymdrin ag arloesedd? Ymwelodd Dyfrig Williams â’r Hâg i weld sut mae’n gweithio ac i rannu gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da.

Ym mis Mai cefais gyfle i ymweld â Llys Archwilio yr Iseldiroedd er mwyn dysgu rhagor am ei brosiect Doen (sy’n golygu ‘Gwneud’) a’i ddull o ymdrin ag arloesedd. Mae ei holl ddulliau gweithredu yn deillio o ddysgu drwy wneud, sy’n fantra gwych. Drwy gydol yr ymweliad, bu staff yn agored wrth rannu eu llwyddiannau a’u methiannau mewn prosiectau newid ymarferol iawn. Mae eu meddylfryd diogel i fethu yn allweddol o ran darparu’r gofod ar gyfer y dysgu a’r gwelliant hwnnw.

Roeddwn wedi rhannu gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da gyda Mark Smolenaars a Sanne Kouwenhoven o Lys Archwilio yr Iseldiroedd yng Nghaerdydd fis ynghynt. Roeddwn i, Steve Lisle (sy’n arwain y prosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad) a Mike Usher (ein Harweinydd Sector Iechyd a Llywodraeth Ganolog, ac sydd hefyd yn gweithio ar ein Hastudiaethau Ymchwilio) yn ffodus i gael ein gwahodd i’r Iseldiroedd i rannu ein gwaith gyda’u cydweithwyr, a hefyd i ddysgu mwy am eu dull o ymdrin ag arloesedd, fel y gallwn addasu eu dulliau gweithredu i ddiwallu ein hanghenion.

Edrych yn wahanol ar archwilio

Yn y Gyfnewidfa Arfer Da, rydym bob amser yn dweud nad oes yna ddull gweithredu “sy’n addas i bawb”. Efallai bod gennym lawer o bethau’n gyffredin gyda Llys Archwilio yr Iseldiroedd (mae gennym tua’r un nifer o staff ac felly mae gennym yn fras yr un heriau o ran nodi capasiti a chynyddu mentrau newid) ond mae rhai gwahaniaethau hefyd (mae sector cyhoeddus yr Iseldiroedd yn cynnwys casinos – alla i ddim dychmygu sut beth yw’r archwilio hyn!).

Pan wnaethom ddechrau edrych ar ei ddull o ymdrin ag arloesedd, un o’r pethau allweddol a’m trawodd oedd fod ganddo amrywiaeth o staff sy’n cyfrannu pethau gwahanol iawn at y sefydliad. Nid yn unig mae hyn yn osgoi meddylfryd grŵp, mae hefyd yn cyflwyno setiau sgiliau gwahanol yn ei waith.

Cefais gyflwyniad gan Linda Meijer, archwilydd sydd wedi dod yn ddylunydd. Roedd yn ddiddorol clywed sut roedd ei sgiliau dylunio wedi ei arwain at ofyn cwestiynau data mewn ffyrdd gwahanol, fel y dangosodd ei ganfyddiadau. Roedd hyn yn arbennig o ddefnyddiol wrth archwilio cynnyrch sydd â’r marc CE, sy’n dangos bod cynhyrchion yn ddiogel ac y gellir eu gwerthu ar y farchnad Ewropeaidd.

Gwnaethom hefyd drafod y ffaith fod gan Lys Archwilio yr Iseldiroedd Newyddiadurwr Ymchwilio yn gweithio iddo, a oedd yn hynod ddefnyddiol i Swyddfa Archwilio Cymru gan fod gennym ni ein tîm Astudiaethau Ymchwilio ein hunain. Roedd dealltwriaeth Jaco Alberts o hyn yn ddiddorol wrth iddo sôn am y ffordd y mae’n cymhwyso ei arbenigedd at ei rôl.

Gwnaethom hefyd glywed sut y gwnaeth y Llys rannu ei arbenigedd drwy archwiliad cyfranogol o sefydliadau addysg uwch. Gwnaethant ofyn i aelodau o bob cyngor myfyriwr wirio rhag-fuddsoddiadau ac edrych ar sut mae fframwaith cyllideb y sefydliad yn gweithio, sy’n golygu y cawsant gyfle i fanteisio i’r eithaf ar y wybodaeth sydd ar gael o fewn sefydliadau. Rhoddodd y dull gweithredu rhyfeddol hwn rywbeth i gnoi cil drosto wrth i ni ystyried gweithio yn unol â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, gan mai un o’r pum ffordd o weithio a amlinellir yw drwy gyfranogiad.

Data

Un o’r meysydd o ddiddordeb i mi oedd y ffordd y mae Llys Archwilio yr Iseldiroedd yn defnyddio data, gan fy mod wedi bod yn arwain gwaith Swyddfa Archwilio Cymru ar gasglu data fel rhan o’n gwaith Archwilio Arloesol. Mae’r ffordd y mae’r Llys yn cynnwys pobl o wahanol gefndiroedd hyd yn oed yn treiddio i’w waith data, wrth i ni glywed sut mae’n manteisio i’r eithaf ar interniaid data.

Fel gydag unrhyw ymarfer a rennir, roedd yn ddiddorol clywed sut mae Llys Archwilio yr Iseldiroedd yn mynd i’r afael â heriau hefyd. Rhannodd Roline Kamphuis wybodaeth am y ffordd mae’r sefydliad wedi sefydlu cymunedau ymarfer o amgylch R, y maent yn gobeithio a fydd yn cynorthwyo’r sefydliad i ryddhau capasiti ei staff data. Gwnaethom glywed sut mae’r Llys ar hyn o bryd yn treulio llawer o’i amser yn glanhau data, sy’n golygu y gall sicrhau bod data a rennir ar gael at ddefnydd ehangach. Drwy lanhau’r data’n effeithiol ar ddechrau’r archwiliad, mae’n gwneud y gwaith yn llawer haws i’r staff wrth i’r gwaith ddatblygu.

Gwnaeth hefyd sôn am y ffordd mae’n defnyddio R ac SPSS yn arbennig, gan fod gan y Llys sgript y gellir ei defnyddio ar gyfer trywydd archwilio. Drwy ddatblygu sgript mewn R a raglennwyd ymlaen llaw, gall sicrhau bod allbynnau yn gydnaws ag arddull mewnol. Hefyd gan fod R yn cynhyrchu dogfennau Word ac Excel, mae’n golygu y gall archwilwyr weld a deall y camau a gymerwyd wrth weithio gyda’r data.

Ffotograff o Steve Lisle yn cyflwyno ar Brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad i Lys Archwilio'r Iseldiroedd

Steve Lisle yn cyflwyno ar Brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad i Lys Archwilio’r Iseldiroedd

Rhannodd Rudi Turksema wybodaeth am sut roedd Llys Archwilio yr Iseldiroedd wedi cynnal digwyddiad hacio atebolrwydd, a olygodd ei fod wedi gallu cynnwys rhanddeiliaid allanol yn ei waith data. Drwy weithio mewn partneriaeth ag amrywiaeth o sefydliadau eraill, roedd y Llys yn gallu ehangu mynediad at amrywiaeth o setiau data ar y diwrnod. Soniais fod y Gyfnewidfa Arfer Da wedi cefnogi Diwrnod Hacio’r GIG yng Nghaerdydd, ond nad oeddwn yn siŵr a oedd gennym y capasiti fel sefydliad i gynnal digwyddiad o’r fath eto. Ond gwnaethant ein hannog i gynnal digwyddiad tebyg gan ei fod wedi eu helpu i rannu eu gwaith a chynnwys ystod eang o bobl. Rydym eisoes wedi gweld beth sy’n digwydd pan fyddwch yn gwneud data’n agored a hygyrch, gan fod Ben Proctor a’r Sefydliad Data Agored wedi dechrau defnyddio tablau Google Fusion i greu mapiau ac ychwanegu gwerth at ein set data agored gyntaf. Yn sicr rhoddodd hyn rhywbeth i mi gnoi cil drosto o ran sut y gallai digwyddiad o’r fath ein helpu i ddatblygu ein defnydd o ddata ymhellach ac aeddfedrwydd ein data ein hunain.

Dysgais lawer iawn o’m taith i’r Iseldiroedd. Roedd yn ddiddorol gweld teithiau cyfatebol ein sefydliadau i sicrhau bod archwilio yn addas at y diben yn yr unfed ganrif ar hugain. Diolch i bawb yn Llys Archwilio yr Iseldiroedd am eich croeso a’ch lletygarwch – rydych yn sicr wedi helpu i lywio ein taith dysgu ac mae eich arbenigedd wedi bod yn amhrisiadwy wrth ein helpu i symud ymlaen gyda’n gwaith arloesol ein hunain.