Rhannu’r hyn a ddysgwyd o Adolygiad Annibynnol o Effaith y Gyfnewidfa Arfer Da Swyddfa Archwilio Cymru

Mae’r Gyfnewidfa Arfer Da wedi bodoli ers diwedd 2010/dechrau 2011. Gwnaethom amlinellu sut beth fyddai llwyddiant mewn 5 mlynedd, a gwnaethom ymrwymo i werthusiad annibynnol o’r hyn roeddem yn ceisio ei gyflawni yn 2016. Felly ar ôl pum mlynedd, daeth yr angen i gynnal adolygiad annibynnol.

Felly, fel gyda phopeth sy’n ymwneud ag arfer da, hoffwn ni (Bethan Smith ac Ena Lloyd) rannu’r hyn a ddysgwyd…

Yr hyn rydym yn ei wneud (ewch i’r paragraff nesaf os ydych eisoes yn gwybod hyn)

GPX teamRhag ofn nad ydych yn gyfarwydd â’n gwaith, rydym yn hyrwyddo gwelliant mewn gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru drwy gyfnewid gwybodaeth yn well a rhannu’r hyn a ddysgwyd. Yn ystod ein blwyddyn gyntaf roeddem yn dîm o ddau (Chris Bolton ac Ena Lloyd), felly gwnaethom ddechrau gyda rhaglen fach, yn dysgu ac yn adolygu wrth i ni fynd yn ein blaenau.  Yna gwnaethom ymestyn i dîm o 4, gyda Dyfrig Williams a Bethan Smith (a wnaeth gymryd drosodd oddi wrth Tanwen, a oedd yn dalentog iawn) yn ymuno â’r tîm.  Roedd hyn yn golygu y gallwn gyflwyno rhaglen lawn o 20 o ddigwyddiadau’r flwyddyn bellach. Yn ogystal â’n rhaglen o ddigwyddiadau, rydym yn darparu cymorth i amrywiaeth o sefydliadau gwasanaethau cyhoeddus ar ffurf ôl troed digidol (yn darparu cynnwys fideo, blogio, cyfryngau cymdeithasol ac ati yn eu digwyddiadau), ein blog Arfer Da, Twitter, Pinterest a chynnwys fideo.

Gwerthusiad Annibynnol

Cyflawnwyd y gwerthusiad gan yr Athro Merali, o Ganolfan Astudiaethau Systemau Ysgol Fusnes Prifysgol Hull. Roedd yr adolygiad yn cynnwys casglu data o’r canlynol:

  • Cyfweliadau a sgyrsiau lled-strwythuredig i gasglu naratifau o amrywiaeth o randdeiliaid y tu mewn a’r tu allan i Swyddfa Archwilio Cymru
  • Mynychu digwyddiadau Cyfnewidfa Arfer Da
  • Adolygu’r adborth o gyfranogwyr yn ein digwyddiadau
  • Adolygu ymatebion Prif Weithredwyr a wnaeth gymryd rhan yn Arolwg Rhanddeiliaid diweddar Swyddfa Archwilio Cymru am bopeth sy’n ymwneud â’r Gyfnewidfa Arfer Da

Casglwyd safbwyntiau gan unigolion o bob rhan o’r gwasanaethau cyhoeddus, yn ogystal â chymysgedd ar hap o gydweithwyr mewnol ac allanol a oedd naill ai wedi mynychu ein digwyddiadau, rhoi cyflwyniad ynddynt neu eu llunio.

Canolbwyntiodd yr adolygiad ar dri maes gwahanol:

  • Canfyddiadau rhanddeiliaid am ein rôl a’n cydberthynas â swyddogaethau archwilio mwy cyffredin
  • Y gwerth rydym yn ei roi drwy ein rôl gwybodaeth a’n cefnogaeth ar gyfer dysgu ac arloesi
  • Y ffordd rydym yn cyflawni canlyniadau, a’r goblygiadau y mae hyn yn ei chael ar gyfer cynaliadwyedd ac arloesedd

Felly beth oedd y negeseuon allweddol?

Canfyddiadau a chydberthnasau mewnol

blog picNodwyd bod cefnogi gwelliant yn un o ddibenion yr archwiliad gan bob aelod o staff Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd eu cyfweld. Gwelwyd y Gyfnewidfa Arfer Da yn rhan ar wahân o Swyddfa Archwilio Cymru gyda rôl sy’n ymwneud â’r swyddogaeth archwilio gyffredin, ond yn wahanol iddi.

Roedd y rheini sy’n gweithio mewn swyddogaeth archwilio gyffredin yn teimlo bod gan y Gyfnewidfa Arfer Da bresenoldeb sefydledig yn Swyddfa Archwilio Cymru; “…mae fel petai wedi bod yno drwy’r amser”.

Er bod ein rôl yn cael ei hystyried yn rôl allblyg yn bennaf, mae staff y Gyfnewidfa Arfer Da yn rhagweithiol o ran datblygu cysylltiadau a chydberthnasau â chydweithwyr ym mhob rhan o’r swyddogaeth archwilio.

Canfyddiadau a chydberthnasau allanol

Roedd y ffaith bod y Gyfnewidfa Arfer Da yn gangen o Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei werthfawrogi’n fawr gan yr holl randdeiliaid a gafodd eu cyfweld, ac roedd cytundeb unfrydol bod “brand” Swyddfa Archwilio Cymru yn gwneud y canlynol;

  • Rhoi awdurdod i’r Gyfnewidfa Arfer Da, gan warantu ei bod yn ddiduedd ac y gellir ymddiried ynddi, a
  • “Rhoi coel” i siaradwyr, gwybodaeth a syniadau sy’n cael eu cyflwyno mewn digwyddiadau Cyfnewidfa Arfer Da.

Mae ein cefnogaeth ar gyfer dysgu ac arloesi yn cael ei ddarparu mewn dwy ffordd; rhaglen digwyddiadau a gweithgarwch cronnol staff y Gyfnewidfa Arfer Da cyn, yn ystod ac ar ôl digwyddiadau. Mae hyn yn meithrin adnoddau a gallu i ganiatáu i unigolion archwilio a manteisio i’r eithaf ar syniadau ar gyfer arloesi a gwelliant.

“.. mae taraniad cyn y digwyddiad… ac ymchwydd ton ar ôl pob digwyddiad lle mae’n adeiladu ar ei hunan – mae gwybodaeth yn rhaedru drwy bobl a oedd yn bresennol yn y gorffennol a’r rhai sy’n bresennol nawr…”

Rydym wedi datblygu rhwydwaith o gydweithredwyr, cyfranwyr a “chleientiaid”, sydd wedi bod yn allweddol i’n llwyddiant. Dangosodd y dadansoddiad o naratifau rhanddeiliaid bod ein llwyddiant wedi dod o’n gallu i gynhyrchu rhwydweithiau a chyfalaf cymdeithasol, cysylltiedig ac sydd ag enw da, a’u cynnal a’u defnyddio.

“… mae’n ymwneud ag unigolion sydd o fewn y tîm hwnnw – yr awydd, yr egni, y meddylfryd, y brwdfrydedd, yr angerdd am newid a meddwl yn wahanol…ac i fod yn onest nid oes neb byth yn mynd i ddod a dewid ‘mae’r gwaith yma rydych chi’n ei wneud yn anghywir. Maent yn dweud ‘ydych chi wedi gweld bod gwahanol ffyrdd o wneud hyn ac mae llawer o gyfleoedd ar gael, a gallwch chi ddewis pa bynnag un rydych chi eisiau.’ Nid oes unrhyw un erioed wedi dweud ‘mae hynny’n anghywir’…gallwch chi ddadansoddi a meddwl beth bynnag yr hoffech chi. Ac rwy’n hoffi hynny.  Mae’r syniad un ateb i bawb i mi yn drychineb’

Casgliad

Daeth yr adroddiad i’r casgliad canlynol;

  • Mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn gweithio’n dda ar ei ffurf bresennol fel uned ddarbodus a hyblyg o Swyddfa Archwilio Cymru
  • Mae brand Swyddfa Archwilio Cymru yn hanfodol i’n hawdurdod a’n manylion ar gyfer bod yn ddiduedd ac y gall pobl ymddiried ynom
  • Mae ein digwyddiadau a’n gweithgareddau yn cael eu derbyn yn dda a’u cydnabod fel catalydd effeithiol ar gyfer newid a gwella
  • Mae ein maint bach a’n ffordd o weithredu gyda rhwydwaith yn ein galluogi i fod yn hyblyg ac ymatebol
  • Mae ein ôl-troed digidol a’n defnydd o gyfryngau cymdeithasol yn effeithiol ar gyfer bod yn gyfredol â’i ddilynwyr a chydweithredwyr
  • Dros ein hoes o weithgarwch ac ymgysylltu ag etholaethau rhanddeiliaid amrywiol, rydym wedi casglu rhwydwaith gwerthfawr a helaeth yn ymgorffori cyfalaf cymdeithasol, cysylltiedig ac sydd ag enw da

Yn y dyfodol, mae ein galluoedd, sylfaen adnoddau, enw da a sefyllfa o fewn Swyddfa Archwilio Cymru yn golygu bod y Gyfnewidfa Arfer Da yn gymwys i gefnogi sector cyhoeddus Cymru wrth iddo newid i fodelau o ddarparu gwasanaethau sy’n cyfateb â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

Y camau nesaf

Fel tîm, rydym yn falch iawn o ganlyniad yr adroddiad. Rydym yn annog bod yn agored a thryloyw ac yn teimlo ei fod yn bwysig rhannu’r canlyniad â chydweithwyr mewnol a’n rhwydweithiau allanol. Mae’r adroddiad wedi ein helpu i ganolbwyntio ar y meysydd sy’n gweithio’n dda, a’r hyn y mae angen i ni weithio’n fwy caled arnynt i’w gwella.

Rydym bob amser yn awyddus i gael adborth gan gydweithwyr, mewnol ac allanol, a thros y misoedd i ddod byddwn yn gweithio ar ein prosesau gwerthuso i wneud yn siŵr ein bod yn ystyried y sylwadau rydym yn eu derbyn ar ôl digwyddiadau yn llawn. Wedi’r cyfan, mae gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru yn newid ac yn esblygu ac mae angen i ni sicrhau ein bod yn gwneud yr un peth i ddiwallu’r anghenion newidiol.

Felly cadwch lygad am gam nesaf y Gyfnewidfa Arfer Da. Ac yn bwysicach oll, os ydych wedi dod i unrhyw un o’n seminarau neu weminarau, diolch am eich amser, eich cyfraniad a’ch adborth, da a drwg, oherwydd dyna’r hyn sydd wedi ein llywio.

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s