Risgiau a reolir yn dda: Cyd-destun yw popeth

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn edrych ar y ffordd mae gwasanaethau cyhoeddus yn mynegi methu yn ôl y data.

Dyma’r cyntaf o gyfres o flogiau sy’n rhannu ychydig o’r hyn a ddysgwyd yn ein seminar beilot ar Risgiau a Reolir yn Dda. Dyma’r sleidiau a ddefnyddiwyd ar y diwrnod.

Mae’r tri blog cyntaf wedi’u strwythuro fel a ganlyn:

  • Blog 1. Cyd-destun yw popeth.
    Mae hwn yn ddisgrifiad bras o’r hyn a wnaethom yn y sesiwn, ac mae’n cynnwys ychydig o arsylwadau ar sut y byddai pobl yn ymateb i fethu yn eu barn nhw yng nghyd-destun dulliau gwahanol o reoli risg.
  • Blog 2. A yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau?
    Mae hwn yn adolygu’r data a gasglwyd ar sut mae pobl yn defnyddio dulliau gwahanol pan fyddant yn gwneud penderfyniadau ynghylch risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?
    Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Wrth gwrs, ceir cafeatau enfawr o ran y wybodaeth a gyflwynir yma. Nid yw’r gwaith wedi’i gwblhau eto, ar sail arbrawf a gynhaliwyd mewn seminar dysgu ar y cyd. Rydym yn ddiolchgar i bawb a gymerodd ran am wneud hynny o wirfodd calon ac am ganiatáu i ni rannu’r data (mae popeth yma wedi dod gan bobl a ddywedodd ei bod yn iawn i ni wneud hynny drwy roi tic yn y blwch). Mae hyn yn golygu ein bod yn gweithio mewn modd gweledol ac agored yn gyhoeddus. Os oes unrhyw beth yn anghywir, rhowch wybod i ni. Os gallech wneud hynny mewn ffordd gefnogol, byddai hynny’n fwy defnyddiol o lawer nag ymosod arnom yn gyhoeddus. Diolch.

Mae cyd-destun yn bwysig

Cafodd y sesiwn hon ei datblygu er mwyn ceisio rhannu gwybodaeth am gymryd risgiau a reolir yn dda. Mae’r Archwilydd Cyffredinol wedi bod yn dweud ers tro ei fod am weld gwasanaethau cyhoeddus yn cymryd risgiau a reolir yn dda. Gallwch wylio’r fideo hwn lle mae’n siarad am bwysigrwydd rhoi cynnig ar bethau newydd a dysgu o fethu os nad ydynt yn gweithio.

Fodd bynnag, ceir bwlch rhwng yr hyn mae’r Archwilydd Cyffredinol wedi bod yn dweud ac arferion gwasanaethau cyhoeddus. Nid oes neb yn awgrymu cymryd risgiau diangen â gwasanaethau a ddarperir i bobl sy’n agored i niwed, neu wario arian cyhoeddus yn ddiofal, ond mae lle o bosibl i ymwrthod â’r status quo.

Newid ein dull

Wrth ystyried risgiau a reolir yn dda, penderfynwyd gwneud rhywbeth gwahanol gyda’r digwyddiad hwn. Fel arfer, byddem wedi trefnu rhywbeth lle mae pobl yn rhannu arferion a gwybodaeth y gallai eraill ddysgu ohonynt, megis cyflwyniadau neu weithdai. Fel rhan o’r strwythur hwn, byddem yn hwyluso trafodaethau a chyflwyniadau lle y gall pobl ddatblygu cysylltiadau i barhau i gyfnewid gwybodaeth â’u cyfoedion.

Er bod y dull hwn yn effeithiol, penderfynwyd profi dull lle roedd pobl yn gallu ymgolli eu hunain yn llawer mwy a meddwl am sefyllfaoedd a’r ffordd y byddent yn ymateb iddynt. Mae’r dull hwn sy’n edrych ar senarios wedi cael ei ddefnyddio mewn sefyllfaoedd eraill, ond roeddem yn awyddus i’w ehangu drwy ddefnyddio proses a oedd yn galluogi pobl i gofnodi eu syniadau a’u safbwyntiau mewn ffordd y gellid ei dadansoddi a’i bwydo yn ôl atynt yn gyflym. Y syniad oedd y gallent weld sut mae eu hagweddau at risg a gwneud penderfyniadau yn cyd-fynd â’r rhai o’u cwmpas, a’r cyd-destun presennol. Gallai’r lefel hon o ddealltwriaeth wedyn gefnogi ymddygiadau ac agweddau gwahanol at gymryd risgiau a reolir yn dda.

Sut mae’r dull yn gweithio

Yn fras iawn, gwnaed y canlynol:

  1. Esbonio dull o gymryd risgiau (Fframwaith 1) i’r grŵp. Cafodd y rhain eu haddasu o ddulliau presennol a’u dewis fel dulliau sy’n groes i’r rhai y byddech yn debygol o’u gweld ym maes gwasanaethau cyhoeddus.
  2. Cyflwyno senario lle mae gwasanaethau cyhoeddus yn wynebu her sylweddol.
  3. Gofyn i bobl drafod y senario, ac yna gofnodi eu hymatebion i gyfres o gwestiynau ar; gwneud penderfyniadau, manteision/effaith ac agweddau at fethu.
  4. Cafodd y broses hon ei hailadrodd ar gyfer tri senario, ac wedyn yng nghyd-destun yr ail ddull o reoli risg (Fframwaith 2).
  5. Mae’r dull wedi’i grynhoi yn y graffig isod.
  6. Defnyddiwyd SenseMaker, adnodd i bobl gofnodi eu syniadau, dadansoddi eu hymatebion a rhoi rhywfaint o adborth yn fyw. Rydym wedi bod yn gweithio gyda Chanolfan Cynefin Prifysgol Bangor i wella ein dealltwriaeth o’r ffordd y gallai’r dull hwn fod yn ddefnyddiol i’n gwaith.

Sut strwythuron y seminar - defnyddio 2 fframwith i edrych ar 3 senario, a chasglu data ohonynt i gael mewnwelediad

Enghraifft o’r hyn y gofynnwyd i bobl ei wneud

Mewn ymateb i Fframweithiau 1 a 2 a phob un o’r tri senario, gofynnwyd y cwestiwn canlynol i bobl: ‘Drwy fod yn dryloyw am unrhyw achos o fethu, bydd …’

Sefyllfaoedd eithafol oedd y ddau opsiwn; bod pobl yn colli eu swyddi neu fod pobl yn cael eu dyrchafu.

Gofynnwyd iddynt symud marciwr ar hyd graddfa symudol er mwyn adlewyrchu sefyllfa’r sefydliad yn eu barn nhw, mewn ymateb i’r fframwaith rheoli risg a gyflwynwyd iddynt.

Graddfa ble gofynnwyd bobl i feddwl os byddai adrodd methiant yn colli nhw ei swydd neu cael dyrchafiad

Yr hyn mae’r data yn ei ddweud wrthym

Casglwyd cyfanswm o 218 o ymatebion unigol i’r cwestiwn.

Mae’r graffig isod yn cynrychioli dosbarthiad cyffredin yn fwy neu lai rhwng y ddau opsiwn, sef yr hyn y byddech yn ei ddisgwyl.

Pan fyddwch yn dadansoddi’r wybodaeth hon i weld sut ymatebodd pobl yng nghyd-destun y ddau fframwaith gwahanol, mae pethau’n edrych yn wahanol ac mae dau batrwm amlwg yn ffurfio. Yng Ngraffig 2, mae’r ymatebion yng nghyd-destun Fframwaith 1 yn agosach at y chwith (pobl yn colli eu swyddi) ac mae’r ymatebion mewn glas golau (Fframwaith 2) yn agosach at y dde (pobl yn cael eu dyrchafu).

Fframwaith 1 oedd, Nid yw methu yn opsiwn. Dull sy’n cymryd yn ganiataol y gellir deall, asesu, categoreiddio, dogfennu a rheoli pob risg.

Fframwaith 2 oedd, Mae’n ddiogel i fethu. Mae’r dull hwn wedi’i wreiddio ym maes ‘Cymhleth’ Fframwaith Cynefin, sy’n cynnig nifer o brofion/cynlluniau peilot/arbrofion bach, cyfyngedig o ran amser ac sy’n gofyn ychydig iawn o adnoddau. Eu nod yw archwilio’r hyn sy’n digwydd a datblygu dealltwriaeth well cyn penderfynu beth i’w wneud nesaf.

2 graffiau gromlin gloch i weld os yw pobl yn debygol o golli swyddi neu gael dyrchafiad

Tynnodd gwaith dadansoddi pellach sylw at y rhaniad hwn yn y data. Mae Graffig 3 yn dangos y dosbarthiad yng nghyd-destun Fframwaith 1 (Nid yw methu yn opsiwn) a bod y cymedr yn agosach at y dde. Mae Graffig 4 yn dangos symudiad amlwg tuag at y dde a’r label ‘pobl yn cael eu dyrchafu’.

2 graffiau gromlin gloch i weld os yw pobl yn debygol o golli swyddi neu gael dyrchafiadFelly, beth mae hyn yn ei olygu?

Mae’r data yn awgrymu y bydd y ffordd y caiff rhywbeth ei ddisgrifio neu ei fynegi yn dylanwadu ar y ffordd mae pobl yn ymateb i roi gwybod am achos o fethu.

Yng nghyd-destun Fframwaith 1 (Nid yw methu yn opsiwn), mae pobl yn fwy tebygol o feddwl y bydd rhoi gwybod am achos o fethu yn arwain at bobl yn colli eu swyddi.

Yng nghyd-destun Fframwaith 2 (Mae’n ddiogel i fethu), mae pobl yn fwy tebygol o feddwl y bydd rhoi gwybod am achos o fethu yn arwain at bobl yn cael eu dyrchafu.

Efallai na fydd hyn yn annisgwyl pan fyddwch yn cymryd cam yn ôl a darllen amdano’n rhesymol yn y blog. Fodd bynnag, fel y dywedodd un cynrychiolwr, “Mae goblygiadau mawr i hyn o ran sut rydym yn gwneud penderfyniadau ar ein pwyllgorau a Byrddau Gwasanaeth Cyhoeddus. Os ydym yn siarad am benderfyniadau yng nghyd-destun ‘nid yw methu yn opsiwn’, bydd pobl yn poeni am y canlyniadau ac yn llai tebygol o fod yn arloesol a chymryd risgiau. Mae’r iaith rydym yn ei defnyddio a sut rydym yn mynegi pethau yn bwysig.”

Beth nesaf?

Bydd dau flog arall yn dilyn y blog hwn sy’n rhoi sylw i’r canlynol:

  • Blog 2. A yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau? Mae hwn yn adolygu’r data a gasglwyd ar sut mae pobl yn defnyddio dulliau gwahanol pan fyddant yn gwneud penderfyniadau ynghylch risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

  1. Hysbysiad: Well managed risks: Context is everything | Good Practice Exchange at The Wales Audit Office

  2. Hysbysiad: A yw ‘synnwyr cyffredin’ yn fwy defnyddiol na ‘phrosesau a’r llyfr rheolau’ wrth gymryd risgiau a reolir yn dda? | Cyfnewidfa Arfer Da

  3. Hysbysiad: A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? | Cyfnewidfa Arfer Da

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s