Archifau Misol: Mehefin 2017

A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r trydydd o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth‘.

Pam cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu?

Ar hyn o bryd, mae llawer o weithgarwch yn mynd rhagddo ar draws gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru i ‘gynnwys’ dinasyddion a defnyddwyr gwasanaeth. Mae pethau fel Pum Ffordd o Weithio Deddf Genedlaethau’r Dyfodol (cynnwys) ac Egwyddorion Gofal Iechyd Darbodus (cyd-gynhyrchu) oll yn chwarae eu rhan wrth annog yr ymddygiad hwn.

Wrth i’r holl weithgarwch hwn fynd rhagddo, mae’n rhesymol gofyn y cwestiynau ‘a yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn gwneud gwahaniaeth iddynt? ac ‘a yw’n arwain at unrhyw fanteision?’

Sut ydych chi’n gofyn cwestiwn anodd fel hwnnw?

Pan ddywedwyd ein bod yn profi’r dechnoleg ac yn gwthio ein dealltwriaeth hyd yr eithaf, dyma sut …

Gwnaethom osgoi gofyn y cwestiwn yn uniongyrchol drwy edrych ar y data o safbwynt ychydig yn wahanol. Echdynnwyd data o ddau driongl gwahanol, sydd wedi’u dangos isod (Graffigau 1 a 2), a oedd yn rhoi sylw i ddefnyddwyr gwasanaeth mewn rhyw ffordd:

  • Manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth
  • Pwy all gyfrannu’r wybodaeth fwyaf at y penderfyniad?

Triongl lle symudodd pobl pwynt i nodi os mai'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau, defnyddwyr gwasanaeth neu weithwyr sy'n elwa os mae pethau'n gweithio allan

Triongl lle symudodd pobl pwynt i nodi os mai'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau, defnyddwyr gwasanaeth neu weithwyr sy'n elwa os mae pethau'n gweithio allan

Gwthio ein dealltwriaeth, creu plot X/Y

Nesaf, crëwyd plot X/Y a oedd yn edrych ar y manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth a faint o wybodaeth maent yn ei chyfrannu at y penderfyniad.

Roeddem yn meddwl, os yw’n fuddiol cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu, y dylem weld perthynas ar blot X/Y. Byddai hyn i’w weld gliriaf drwy blotio llinell syth drwy’r dotiau. Y syniad sylfaenol a ddilynwyd oedd:

  • Os bydd llinell yn ymddangos sy’n mynd o’r chwith i’r dde a thuag i fyny, ceir perthynas gadarnhaol, ac mae cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at fwy o fanteision iddynt. Po fwyaf y cânt eu cynnwys, po fwyaf fydd y manteision.
  • Os bydd llinell yn ymddangos sy’n mynd o’r chwith i’r dde a thuag i lawr, mae’r gwrthwyneb yn wir. Mae cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at lai o fanteision iddynt.
  • Byddai llinell wastad yn awgrymu nad oes perthynas rhwng y ddau.

Sut olwg oedd ar y plotiau X/Y

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr gwasanaethau yn llywio penderfyniadauGraffig 3.

  • Mae’r llinell yn mynd tuag i fyny, sy’n awgrymu perthynas gadarnhaol.
  • Po fwyaf o wybodaeth defnyddwyr gwasanaeth a ddefnyddir i gyfrannu at benderfyniad, po fwyaf fydd y manteision iddynt.
  • *gweler y cafeatau ar y diwedd

 

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr gwasanaethau yn llywio penderfyniadau. Mae'r llinell esgynnol yn dangos dull diogel i fethu, ac mae'r llinell ddisgynnol yn dangos dull nad yw methiant yn opsiwn

 

 

Graffig 4. Fframweithiau Gwahanol

  • Mae hwn yn dangos y canlyniadau pan fydd y data yn cael eu rhannu ar draws y ddau ddull o reoli risg a gyflwynwyd:
    • Mae’n ddiogel i fethu (glas golau)
    • Nid yw methu yn opsiwn (gwyrdd tywyll)
  • Ceir gwahaniaeth amlwg rhwng y llinellau syth drwy’r dotiau.
  • Mae’r llinell las golau (mae’n ddiogel i fethu) yn awgrymu perthynas gadarnhaol.
  • Mae’r llinell wyrdd tywyll (nid yw methu yn opsiwn) yn awgrymu bod cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn fwy yn arwain at lai o fanteision iddynt.

A yw’r senario yn gwneud gwahaniaeth?

Dull arall o archwilio’r data oedd edrych ar y senarios a ddefnyddiwyd. A yw’r senario yn dylanwadu ar farn pobl ar gynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu? Y tri senario a ystyriwyd oedd:

  1. Rhannu data. Cynnig i rannu data ar ddefnyddwyr gwasanaeth rhwng sefydliadau gwahanol.
  2. Cwynion defnyddwyr gwasanaeth. Gwella’r dull o ymdrin â chwynion mewn sefydliad unigol (a ffurfiwyd ar ôl cyfuno sefydliadau gwahanol).
  3. Mynd i’r afael â gordewdra. Problem ar gyfer cymdeithas gyfan sy’n cynnwys sawl sefydliad.

Graff sy'n plotio budd defnyddwyr y gwasanaeth yn erbyn faint mae gwybodaeth defnyddwyr yn llywio penderfyniadau. Y llinell fwyaf esgynnol yw mynd i'r afael â gordewdra, gyda'r llinellau mwy gwastad yn edrych ar rannu data a mynd i'r afael â gordewdra

Graffig 5. Dylanwad senario

  • Mae’r llinell goch ar gyfer y data ar fynd i’r afael â gordewdra yn wahanol iawn i’r llinellau ar gyfer rhannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth.
  • Mae cyfeiriad y llinell goch tuag i fyny yn awgrymu y bydd cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at fwy o fanteision cadarnhaol iddynt.
  • Gan fod angen canolbwyntio’n fwy ar drefniant o fewn neu rhwng sefydliadau yn achos y senarios ar rannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth, yn hytrach na gweithio’n agos gyda defnyddwyr gwasanaeth yn achos y senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae hyn yn esboniad posibl dros y gwahaniaeth rhwng y llinellau.

Felly, a yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?

Mae ein dadansoddiad yma yn awgrymu, mewn rhai sefyllfaoedd, nad yw defnyddio gwybodaeth defnyddwyr gwasanaeth yn arwain at fwy o fanteision iddynt.

Roedd hyn yn dibynnu ar y cyd-destun a roddwyd i’r bobl a gymerodd rhan yn yr arbrawf a sut roeddent yn meddwl ar y pryd.

Gwelwyd perthynas gadarnhaol pan oeddent yn meddwl am sefyllfa ‘diogel i fethu’, a pherthynas negyddol mewn cyd-destun ‘nid yw methu yn opsiwn’.

Gallai hyn awgrymu nad oes cymaint o bwyslais ar gynnwys defnyddwyr gwasanaeth wrth weithredu mewn amgylchedd ‘Nid yw methu yn opsiwn’ o gymharu â dull diogel i fethu, gan awgrymu bod cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn dod yn llai ystyrlon ac yn fwy symbolaidd mewn amgylchiadau ‘Nid yw methu yn opsiwn’.

Dangosodd y senarios a gyflwynwyd wahaniaeth sylweddol yn y ffordd y gwnaeth pobl ymateb. Mewn senario lle roedd angen rhyngweithio â defnyddwyr gwasanaeth (mynd i’r afael â gordewdra), gwelwyd perthynas fwy cadarnhaol na’r berthynas a welwyd mewn senarios a ganolbwyntiodd yn fwy ar brosesau a gweithio rhwng a chyda sefydliadau (rhannu data a chwynion defnyddwyr gwasanaeth).

*Cafeatau. Cofiwch fod cafeatau enfawr o ran y data hyn a’r gwaith dadansoddi cyfyngedig a gynhaliwyd, er enghraifft:

  • Pa ddylanwad y byddai grŵp mwy o faint a mwy amrywiol o bobl yn ei gael ar y canlyniadau?
  • Pa ddylanwad y byddai barn defnyddwyr gwasanaeth yn ei gael ar y canlyniadau?

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

A yw ‘synnwyr cyffredin’ yn fwy defnyddiol na ‘phrosesau a’r llyfr rheolau’ wrth gymryd risgiau a reolir yn dda?

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn ystyried beth mae pobl yn ei ddefnyddio i’w helpu i wneud penderfyniadau ynghylch risg.

Dyma’r ail o gyfres o flogiau yn dilyn sesiwn beilot a gynhaliwyd ar gymryd risgiau a reolir yn dda. Ceir esboniad o’r sesiwn yn y blog cyntaf, ‘Cyd-destun yw popeth’.

Beth sy’n ddefnyddiol pan fyddwn yn gwneud penderfyniadau?

Mae llawer o ffactorau yn dylanwadu ar y ffordd rydym yn gwneud penderfyniadau. Mae rhai ohonynt yn ffactorau rhesymegol iawn ac yn seiliedig ar dystiolaeth a gwybodaeth helaeth; tra y gallai ffactorau eraill gael eu hysgogi gan reddf ac emosiwn.

Roeddem am weld a oedd unrhyw beth yn arbennig yn dylanwadu ar y ffordd oedd pobl yn teimlo am wneud penderfyniadau mewn perthynas â’r ddau fframwaith rheoli risg a’r tri senario a gyflwynwyd iddynt. Mae’r meddylfryd a lywiodd y cwestiynau a ofynnwyd i bobl wedi’i egluro isod.

Ym mhob achos, gofynnwyd i bobl symud y bêl wen ar y triongl i safle a oedd yn cynrychioli eu barn – po agosach oedd y bêl i un datganiad, y mwyaf pwysig oedd y datganiad iddynt (yng nghyd-destun y fframwaith rheoli risg a’r senario dan sylw). Mae enghraifft o un o’r trionglau a ddefnyddiwyd i’w gweld isod.

Triongl lle symudodd pobl pwynt i ddangos os mai rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

  • Mae’r cwestiwn ‘beth fyddai’n ddefnyddiol i wneud penderfyniadau?’ yn eithaf syml.
  • Mae pob apig o’r triongl yn cynrychioli pethau a ddylai fod yn bositif ac yn ddefnyddiol wrth wneud penderfyniadau.
    – Prosesau a rheolau clir,
    – Synnwyr cyffredin,
    – Rhyddid i weithredu.
  • Nid oedd dewis cywir nac anghywir o ran ble i symud y bêl wen ar y triongl.
  • Dewis y bobl oedd nodi safle lle roeddent yn teimlo’n fwyaf cyfforddus (yng nghyd-destun y fframwaith a’r senario a drafodwyd).

Beth mae’r data yn ei ddweud wrthym?

Mae Graffig 1 yn dangos dosbarthiad 218 o ddotiau yn y triongl. Gosodwyd pob un o’r dotiau hyn mewn ymateb i’r cwestiwn; ‘beth fyddai’n eich helpu i wneud penderfyniadau?’, ac yng nghyd-destun y ddau fframwaith a’r tri senario.

Yng Ngraffig 2, rydym wedi tynnu sylw at yr hyn sy’n ymddangos fel pedwar clwstwr amlwg o ddotiau.

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Yng Ngraffig 2, ymddengys bod y pedwar man y tynnwyd sylw atynt yn dangos:

  • Yn y canol i’r brig – bod rhai yn ffafrio dilyn prosesau a rheolau clir (yn fwy nag opsiynau eraill, gan gynnwys defnyddio synnwyr cyffredin)
  • Yn y canol i’r gwaelod – bod rhai yn ffafrio defnyddio synnwyr cyffredin ar y cyd â chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na dilyn prosesau a rheolau clir)
  • Yn y canol – bod rhai yn defnyddio cydbwysedd o bob un o’r tri opsiwn
  • Ar y gwaelod i’r dde – bod rhai yn ffafrio cael rhyddid i weithredu, heb orfod dilyn llawer o reolau, prosesau na defnyddio synnwyr cyffredin (ar yr wyneb, gallai hyn gael ei ddehongli fel dull diofal o reoli risg, sy’n tynnu sylw at y ffaith bod angen archwilio a deall rhywfaint o’r data yn well)

Mae gwaith archwilio’r data, gan ddefnyddio nifer o safbwyntiau gwahanol, yn dilyn:

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau
Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 3. O ran y fframwaith ‘Mae’n ddiogel i fethu’, mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn eithaf cryf) na dilyn rheolau a phrosesau.
  • Graffig 4. O ran y fframwaith ‘Nid yw methu yn opsiwn’, gwelir bod y dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy. Ceir grŵp o ddotiau yn agos at brosesau a rheolau, ond mae llawer o ddotiau wedi’u gwasgaru mewn mannau eraill.
  • Cwestiwn 1. A yw’n well gan bobl beidio â dilyn prosesau a rheolau, hyd yn oed pan nad yw methu yn opsiwn?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dewis i ddilyn prosesau a rheolau (cydymffurfiaeth) yn lleihau’r angen am synnwyr cyffredin?
  • Cwestiwn 3. A yw amgylchedd sy’n rhoi pwysau ar bobl (nid yw methu yn opsiwn) yn arwain at fwy o betruster ac amrywiaeth yn y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau (dotiau wedi’u gwasgaru’n fwy)?

2 triongl ble nododd pobl os mai proses a rheolau clir, synnwyr cyffredin neu ryddid i weithredu sy'n fwyaf defnyddiol yn y broses o wneud penderfyniadau

Sylwadau a Chwestiynau: Beth fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau?

  • Graffig 5. O ran y senario ar broses ymdrin â chwynion, mae’r dotiau wedi’u gwasgaru o fewn y triongl, sy’n cyd-fynd yn fras â’r dosbarthiad cyffredinol ar gyfer pob fframwaith a senario.
  • Gwelir clystyrau lle mae’n well gan bobl ddilyn rheolau a phrosesau clir, ac un arall lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu.
  • Graffig 6. Ar gyfer senario ar fynd i’r afael â gordewdra, mae patrwm cyffredinol wedi ffurfio lle mae’n well gan bobl ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu, gan fod y dotiau’n brin yn agos at yr apig prosesau a rheolau.

Er mwyn bod yn glir, roedd y senario ar y broses ymdrin â chwynion yn ymwneud â sefydliad yn gwella ei broses mewnol ar gyfer ymdrin â chwynion. Roedd yn her fawr ac yn canolbwyntio ar brosesau mewnol. Roedd y senario ar fynd i’r afael â gordewdra yn trafod her i gymdeithas gyfan lle roedd angen cynnwys partneriaid, dinasyddion a rhanddeiliaid.

  • Cwestiwn 1. A yw’r ffordd mae’r dotiau wedi’u dosbarthu ar gyfer y senario ar ordewdra yn adlewyrchu’r cyd-destun? Mae’n sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Nid oes unrhyw reolau clir ar sut i lwyddo. Felly, a fyddai’n well gan bobl wneud penderfyniadau drwy ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu (yn hytrach na’r hyn a allai fod yn rheolau mympwyol)?
  • Cwestiwn 2. A yw’r dotiau sy’n agos at yr apig rhyddid i weithredu, ymhell o’r apig rheolau a phrosesau clir a’r apig synnwyr cyffredin, yn codi unrhyw bryderon? A dylid osgoi gwneud penderfyniadau heb ddilyn rheolau neu ddefnyddio synnwyr cyffredin?

Synnwyr cyffredin, y llyfr rheolau a’r broses benderfynu

Yn debyg i’r hyn a ddisgrifiwyd yn y blog cyntaf, mae’r cyd-destun yn dylanwadu ar y ffordd mae pobl yn gwneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg.

Mae canlyniadau eang y prawf hwn yn dangos, i bobl mewn cyd-destun ‘diogel i fethu’, byddai cyfuniad o ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu yn ddefnyddiol i wneud eu penderfyniadau, yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau clir. Os mai’r her oedd mynd i’r afael â sefyllfa lle nad oedd methu yn opsiwn, roedd yn well gan rai ddilyn rheolau a phrosesau clir, ond nid pawb. Roedd yn well gan lawer gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin.

Gallai’r senario ar fynd i’r afael â gordewdra helpu i egluro hyn, gan ei fod yn cael ei ddisgrifio fel sefyllfa gymhleth lle nad yw llawer o bethau’n hysbys. Ymddengys bod yr awydd i gael rhyddid i weithredu a defnyddio synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na dilyn rheolau a chanllawiau clir (a all fod yn fympwyol o ystyried natur anhysbys yr heriau).

Mae’r canfyddiadau hyn yn codi nifer o gwestiynau. Mae sawl dull sefydliadol o reoli prosiect a risg yn seiliedig ar brosesau a rheolau clir. Os yw’r sefydliad yn awyddus i staff gydymffurfio â phrosesau a rheolau, mae hyn yn debygol o arwain at wrthdaro am fod llawer o bobl yn awyddus i ddefnyddio synnwyr cyffredin a chael rhyddid i weithredu i wneud penderfyniadau ynghylch rheoli risg (yn hytrach na dilyn rheolau a phrosesau).

Felly, a yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau? Ar sail y dadansoddiad cyfyngedig hwn o set fach o ddata a ganolbwyntiodd ar bobl yn defnyddio dull ‘diogel i fethu’, ymddengys mai’r ateb yw ydy. Er hynny, mae angen ymchwilio i hyn ymhellach a chael trafodaeth ehangach.

Yn olaf. Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Mae’r blog hwn yn gysylltiedig â blogiau eraill i’w darllen:

  • Blog 1. Cyd-destun yw popeth. Mae hwn yn ddisgrifiad bras o’r hyn a wnaethom yn y sesiwn, ac mae’n cynnwys ychydig o arsylwadau ar sut y byddai pobl yn ymateb i fethu yn eu barn nhw yng nghyd-destun dulliau gwahanol o reoli risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Rhyddhau Data Agored

Read this blog post in English

Sut all sefydliadau ryddhau Data Agored? Isod mae Dyfrig Williams yn edrych ar y broses o sicrhau bod y data y tu ôl i adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru am Ddatganiadau Ariannol Llywodraeth Leol ar gael yn rhwydd, ac mae’n rhannu’r set data o dan y blogbost yma.

Rydw i wedi blogio o’r blaen ar sut y mae Swyddfa Archwilio Cymru yn ystyried herio ein defnydd presennol o ddata a thechnoleg fel rhan o’r prosiect Archwilio sydd ar Flaen y Gad. Roedd fy rhan i o’r brosiect yn edrych ar sut rydyn ni’n mynd i’r afael â data.

Sut mae Data Agored yn ffitio i mewn i gaffael data?

Mae’r diagram isod yn dangos y rhesymeg y tu ôl i fy ngwaith i. Yn fy marn i, mae rhaid i ni rannu’r data sydd gennym er mwyn i ni ddatblygu ein perthynas â’r cyrff sy’n gleientiaid fel y gallwn gasglu data’n effeithiol. Mae rhan o hyn ynglŷn â “bod y newid yr ydych chi’n dymuno ei weld.” Mae rhai pobl yn meddwl bod archwilwyr yn bobl sy’n ymwrthod â risg, ond yn y Gyfnewidfa Arferion Da rydym wedi gweld ein bod ni’n galluogi eraill i wneud yr un peth pan fyddwn yn gweithio mewn ffordd wahanol. Mae nifer o awdurdodau lleol wedi adrodd yn ôl inni am sut y maen nhw wedi gallu herio cyfyngiadau’r gwefannau a’r cyfryngau cymdeithasol y maen nhw’n cyrchu oherwydd y ffordd rydyn ni’n rhannu gwybodaeth. Drwy sicrhau bod data ar gael yn agored, gallwn ddangos mai ychydig o risg sydd yna, cyn belled â bod y broses yn cael ei rheoli’n dda.

Cylch sy'n dangos bod rhannu data yn arwain ato data agored, sy'n bwydo mewn i sut rydym yn caffael data

Fel y soniais yn fy nodyn gwreiddiol, roedd dod o hyd i set ddata priodol yn fwy heriol nag yr oeddwn wedi disgwyl, gan nad oes gennym yr hawl i rannu’r data yr ydym yn ei gasglu o bob cleient yn ystod ein harchwiliadau. Fodd bynnag, ar ôl ychydig o ymchwil, canfuom y data y tu ôl i Adroddiad Datganiadau Ariannol Llywodraeth Leol, sef adroddiad ar gyfrifon cyrff llywodraeth leol. Roedd hwn yn ddata diogel i’w ryddhau oherwydd ei fod eisoes ar gael ar wefan pob cyngor fel rhan o’u cyfrifon, ond ni yw’r unig sefydliad sy’n casglu’r data hwn. Dadansoddir y data yn yr adroddiad ar sail genedlaethol, ond drwy ryddhau’r set ddata gallwn alluogi cynghorau a rhanddeiliaid eraill sydd â diddordeb i edrych ar y data fesul sir, a chymharu a chyferbynnu eu cyfrifon yn erbyn eraill. Defnyddir y data gan Swyddfa Archwilio Cymru i gefnogi gwaith archwilio lleol ac ar gyfer meincnodi cyffredinol. Mae’r adroddiad ei hun yn edrych ar ansawdd y cyfrifon, ac mae’n seiliedig ar y data sy’n cael ei ryddhau cyn gwelliannau – nid ydym yn olrhain addasiadau cyfnodau blaenorol.

Sut aethom o gwmpas gwneud y data hwn yn agored?

Ein man cychwyn oedd taenlen a ddefnyddiwn yn fewnol sy’n cynnwys y setiau data sy’n dyddio’n ôl i 2008-09. Roeddem ychydig yn siomedig i ffeindio mas bod y gofynion ar awdurdodau lleol i ddarparu’r data hwn yn y strwythur hwn bellach wedi newid ac felly na fydd data cymharol ar gael y flwyddyn nesaf. Fodd bynnag, roedd y set ddata hon yn brawf da ar gyfer ein dull. Yn y tymor hirach, byddai’n werth inni edrych ar sut y gallem wneud data di-dor ar gael er mwyn lleihau baich y gofynion adrodd. Mae gan Lucy Knight o Gyngor Sir Dyfnaint enghraifft ddefnyddiol yn ei darlith amser cinio ar gyfer y Sefydliad Data Agored ar ‘Gwneud i Ddata Agored Ddigwydd mewn Llywodraeth Leol’.

 

Fe wnaethom ddefnyddio blogbost Hendrik Grothuis ar wneud data’n agored a Rhestr Wirio Defnyddwyr y Sefydliad Data Agored fel canllawiau bras ar gyfer y broses. Ein cam cyntaf wrth lanhau’r data oedd gweld pa ddata yr oedd gennym yr hawl i’w rannu, a pha ddata oedd eisoes ar gael o ffynonellau eraill. Fe wnaethom benderfynu gael gwared ar y data a oedd eisoes ar gael drwy StatsCymru er mwyn osgoi dyblygu, ond pe baech chi’n meddwl am ddefnyddio rhai o’r rhain, efallai y bydd y rhain yn fan cychwyn da:

Wedyn fe wnaethom ddefnyddio CSV Lint i weld a oedd y ffeil yn ddarllenadwy. Roeddem yn falch o ddarganfod bod gennym ffeil ddilys, ond canfuom hefyd ffyrdd y gallem ei gwella. Fe wnaethom droi’r set ddata o gwmpas fel bod yr eitemau data yn mynd yn llorweddol a’r blynyddoedd yn mynd yn fertigol. Fe wnaethom hefyd greu gwerth nwl i ddangos lle nad oedd y data ar gael. Roedd ymchwil sydyn ar Google yn ddigon inni ddarganfod sut i nodi celloedd gwag.

Fel sefydliad sector cyhoeddus yng Nghymru, mae’n ofynnol inni sicrhau bod y data ar gael yn ddwyieithog, ac felly fe wnaethom ei anfon at y cyfieithwyr i wneud yn siŵr fod pob term technegol yn hollol gywir gennym.

Cyhoeddi’r data

Pan ddaeth yn fater o gyhoeddi’r data, fe wnaethom benderfynu ei gyhoeddi fel rhan o’r blogbost yma ar flog Y Gyfnewidfa Arfer Da. Byddai’r set ddata yn edrych yn unig iawn ar lwyfan Data Agored ar hyn o bryd, ond y gobaith yw y gallwn nodi setiau data eraill y gallwn eu rhyddhau wrth symud ymlaen. Buom yn edrych ar lwyfannau posibl y gellid eu defnyddio, gan gynnwys dewisiadau ffynhonnell agored fel CKAN a DKAN (y byddai’r ddau ohonynt yn integreiddio gyda’n System Rheoli Cynnwys Drupal), yn ogystal â llwyfannau sy’n seiliedig yn y cwmwl fel Socrata. Fel sefydliad rydym yn symud i’r cwmwl pan fydd hynny’n gwneud synnwyr, ond efallai bod pethau y gallem eu dysgu oddi wrth Barth Arloesi Archwilio’r Alban, a sefydlwyd i alluogi eu staff i roi prawf ar feddalwedd a llwyfannau newydd mewn gofod sy’n cael ei reoleiddio’n ysgafn. Mae hyn yn rhoi’r cyfle i staff roi prawf ar ffyrdd newydd o weithio.

Fel y nodwyd yn ein gweminar ddiweddar ar Safonau Agored, rydym wedi dewis cyhoeddi’r data mewn CSV yn hytrach na ffurf berchnogol fel Excel. Mae hyn yn golygu y gall gael ei ddefnyddio gan amrywiaeth eang o feddalwedd, a, gobeithio, gan amrywiaeth mor eang o bobl â phosibl.

Bellach, ein cyfrifoldeb ni yw sicrhau bod modd canfod y data hwn drwy ei dagio’n effeithiol, a byddwn hefyd yn rhoi cyhoeddusrwydd i’r set ddata drwy’r rhwydweithiau yr ydym wedi eu hadeiladu drwy ein gwaith blaenorol ar Ddata Agored. Ein her nesaf yw ffeindio mas sut y defnyddir y data. Felly, os byddwch yn defnyddio’r set ddata, byddem wrth ein bodd i gael eich adborth ar y fformat ac i gael gwybod sut y gwnaethoch ei defnyddio.

Dysgu o Lywodraeth Cymru

Roedd Llywodraeth Cymru yn gymorth mawr drwy gydol fy ngwaith ar y Prosiect Archwilio sydd ar Flaen y Gad. Fe wnaethon nhw rannu pethau yr oeddent wedi eu dysgu o’u gwaith nhw, ac fe wnaethom hefyd fynychu cyfarfodydd gyda’n gilydd i ddysgu mwy am ddulliau Cyngor Caerdydd a Chyngor Sir Fynwy. Roedd yn ddiddorol iawn clywed bod staff Llywodraeth Cymru eu hunain yn defnyddio StatsCymru i rannu ac i gasglu data gan ei fod yn agored ac yn dryloyw. Mae hyn yn rhywbeth i ni feddwl amdano ar ein siwrne ein hunain – sut allwn ni wneud data yn fwy hygyrch ar gyfer rhanddeiliaid mewnol ac allanol.

Fe wnaethom ddefnyddio ymagwedd Llywodraeth Cymru tuag at Metadata fel templed ar gyfer ein gwaith ein hunain. Set o ddata yw Metadata sy’n disgrifio ac yn rhoi gwybodaeth am ddata arall, ac mae’n wirioneddol bwysig oherwydd ei bod yn rhoi cyd-destun o gwmpas y data sy’n cael ei rannu. Gellwch weld y Metadata ar waelod y neges hon ochr yn ochr â dolen gyswllt at y data ei hun.

Adborth

Mae eich adborth am ein dull yn bwysig iawn. Gan mai prawf cychwynnol yw hwn o sut y gallem wneud data yn agored ac yn barod i’w rannu, fe fyddwn yn defnyddio’ch adborth i ddylanwadu ar sut y gallai’r agenda yma symud ymlaen. Rydym yn awyddus iawn i edrych ar sut y gallwn wneud gwell defnydd o ddata er mwyn cynorthwyo gwasanaethau cyhoeddus i wella, a hefyd i fod yn gyson o ran ein ffordd ni o weithredu’n ddigidol. Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru yn trafod galluogi arloesedd drwy risgiau sydd wedi eu rheoli’n dda o flaen pob un o’n digwyddiadau rhannu dysgu. Rydym yn bwriadu rhannu ein dysgu ni ein hunain fel y gall pobl ddysgu oddi wrth ein profiadau, hyd yn oed os maen nhw’n brofiadau gwael. Rydym o hyd yn dweud nad oes diben ailddyfeisio’r olwyn. Drwy weithio mewn ffordd agored a thryloyw, rydym yn gobeithio y gall sefydliadau adeiladu ar yr hyn yr ydym ni’n ei wneud fel y gallant rannu data mor effeithiol â phosibl er mwyn gwella’r gwasanaethau y maent yn eu darparu.

Set Data: Datganiadau Ariannol Llywodraeth Leol

Metadata

Teitl Data o Ddatganiadau Ariannol Llywodraeth Lleol 2008-09 i 2015-16
Diweddariad diwethaf 01/04/2017
Diweddariad nesaf Ni chaiff ei ddiweddaru rhagor.
Sefydliad cyhoeddi Swyddfa Archwilio Cymru
Tarddiad Datganiadau Ariannol Llywodraeth Lleol 2008-09 i 2015-16
Ebost gyswllt arfer.da@archwilio.cymru
Lefel isaf o dadelfeniad daearyddol Awdurdodau Lleol
Cwmpas daearyddol Awdurdodau Lleol
Ieithoedd Saesneg a Chymraeg
Trwyddedu data Gallwch ddefnyddio ac ail-ddefnyddio’r data hwn am ddim mewn unrhyw fformat neu fodd o dan termau trwydded Llywodraeth Agored – gweler http://www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence

Geirfa

Risgiau a reolir yn dda: Cyd-destun yw popeth

Read this blog post in English

Cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da seminar beilot ar sut i reoli risg mewn perthynas â newid sefydliadol, trawsnewid gwasanaethau ac arloesedd. Yn y blog hwn, mae Chris Bolton yn edrych ar y ffordd mae gwasanaethau cyhoeddus yn mynegi methu yn ôl y data.

Dyma’r cyntaf o gyfres o flogiau sy’n rhannu ychydig o’r hyn a ddysgwyd yn ein seminar beilot ar Risgiau a Reolir yn Dda. Dyma’r sleidiau a ddefnyddiwyd ar y diwrnod.

Mae’r tri blog cyntaf wedi’u strwythuro fel a ganlyn:

  • Blog 1. Cyd-destun yw popeth.
    Mae hwn yn ddisgrifiad bras o’r hyn a wnaethom yn y sesiwn, ac mae’n cynnwys ychydig o arsylwadau ar sut y byddai pobl yn ymateb i fethu yn eu barn nhw yng nghyd-destun dulliau gwahanol o reoli risg.
  • Blog 2. A yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau?
    Mae hwn yn adolygu’r data a gasglwyd ar sut mae pobl yn defnyddio dulliau gwahanol pan fyddant yn gwneud penderfyniadau ynghylch risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell?
    Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Wrth gwrs, ceir cafeatau enfawr o ran y wybodaeth a gyflwynir yma. Nid yw’r gwaith wedi’i gwblhau eto, ar sail arbrawf a gynhaliwyd mewn seminar dysgu ar y cyd. Rydym yn ddiolchgar i bawb a gymerodd ran am wneud hynny o wirfodd calon ac am ganiatáu i ni rannu’r data (mae popeth yma wedi dod gan bobl a ddywedodd ei bod yn iawn i ni wneud hynny drwy roi tic yn y blwch). Mae hyn yn golygu ein bod yn gweithio mewn modd gweledol ac agored yn gyhoeddus. Os oes unrhyw beth yn anghywir, rhowch wybod i ni. Os gallech wneud hynny mewn ffordd gefnogol, byddai hynny’n fwy defnyddiol o lawer nag ymosod arnom yn gyhoeddus. Diolch.

Mae cyd-destun yn bwysig

Cafodd y sesiwn hon ei datblygu er mwyn ceisio rhannu gwybodaeth am gymryd risgiau a reolir yn dda. Mae’r Archwilydd Cyffredinol wedi bod yn dweud ers tro ei fod am weld gwasanaethau cyhoeddus yn cymryd risgiau a reolir yn dda. Gallwch wylio’r fideo hwn lle mae’n siarad am bwysigrwydd rhoi cynnig ar bethau newydd a dysgu o fethu os nad ydynt yn gweithio.

Fodd bynnag, ceir bwlch rhwng yr hyn mae’r Archwilydd Cyffredinol wedi bod yn dweud ac arferion gwasanaethau cyhoeddus. Nid oes neb yn awgrymu cymryd risgiau diangen â gwasanaethau a ddarperir i bobl sy’n agored i niwed, neu wario arian cyhoeddus yn ddiofal, ond mae lle o bosibl i ymwrthod â’r status quo.

Newid ein dull

Wrth ystyried risgiau a reolir yn dda, penderfynwyd gwneud rhywbeth gwahanol gyda’r digwyddiad hwn. Fel arfer, byddem wedi trefnu rhywbeth lle mae pobl yn rhannu arferion a gwybodaeth y gallai eraill ddysgu ohonynt, megis cyflwyniadau neu weithdai. Fel rhan o’r strwythur hwn, byddem yn hwyluso trafodaethau a chyflwyniadau lle y gall pobl ddatblygu cysylltiadau i barhau i gyfnewid gwybodaeth â’u cyfoedion.

Er bod y dull hwn yn effeithiol, penderfynwyd profi dull lle roedd pobl yn gallu ymgolli eu hunain yn llawer mwy a meddwl am sefyllfaoedd a’r ffordd y byddent yn ymateb iddynt. Mae’r dull hwn sy’n edrych ar senarios wedi cael ei ddefnyddio mewn sefyllfaoedd eraill, ond roeddem yn awyddus i’w ehangu drwy ddefnyddio proses a oedd yn galluogi pobl i gofnodi eu syniadau a’u safbwyntiau mewn ffordd y gellid ei dadansoddi a’i bwydo yn ôl atynt yn gyflym. Y syniad oedd y gallent weld sut mae eu hagweddau at risg a gwneud penderfyniadau yn cyd-fynd â’r rhai o’u cwmpas, a’r cyd-destun presennol. Gallai’r lefel hon o ddealltwriaeth wedyn gefnogi ymddygiadau ac agweddau gwahanol at gymryd risgiau a reolir yn dda.

Sut mae’r dull yn gweithio

Yn fras iawn, gwnaed y canlynol:

  1. Esbonio dull o gymryd risgiau (Fframwaith 1) i’r grŵp. Cafodd y rhain eu haddasu o ddulliau presennol a’u dewis fel dulliau sy’n groes i’r rhai y byddech yn debygol o’u gweld ym maes gwasanaethau cyhoeddus.
  2. Cyflwyno senario lle mae gwasanaethau cyhoeddus yn wynebu her sylweddol.
  3. Gofyn i bobl drafod y senario, ac yna gofnodi eu hymatebion i gyfres o gwestiynau ar; gwneud penderfyniadau, manteision/effaith ac agweddau at fethu.
  4. Cafodd y broses hon ei hailadrodd ar gyfer tri senario, ac wedyn yng nghyd-destun yr ail ddull o reoli risg (Fframwaith 2).
  5. Mae’r dull wedi’i grynhoi yn y graffig isod.
  6. Defnyddiwyd SenseMaker, adnodd i bobl gofnodi eu syniadau, dadansoddi eu hymatebion a rhoi rhywfaint o adborth yn fyw. Rydym wedi bod yn gweithio gyda Chanolfan Cynefin Prifysgol Bangor i wella ein dealltwriaeth o’r ffordd y gallai’r dull hwn fod yn ddefnyddiol i’n gwaith.

Sut strwythuron y seminar - defnyddio 2 fframwith i edrych ar 3 senario, a chasglu data ohonynt i gael mewnwelediad

Enghraifft o’r hyn y gofynnwyd i bobl ei wneud

Mewn ymateb i Fframweithiau 1 a 2 a phob un o’r tri senario, gofynnwyd y cwestiwn canlynol i bobl: ‘Drwy fod yn dryloyw am unrhyw achos o fethu, bydd …’

Sefyllfaoedd eithafol oedd y ddau opsiwn; bod pobl yn colli eu swyddi neu fod pobl yn cael eu dyrchafu.

Gofynnwyd iddynt symud marciwr ar hyd graddfa symudol er mwyn adlewyrchu sefyllfa’r sefydliad yn eu barn nhw, mewn ymateb i’r fframwaith rheoli risg a gyflwynwyd iddynt.

Graddfa ble gofynnwyd bobl i feddwl os byddai adrodd methiant yn colli nhw ei swydd neu cael dyrchafiad

Yr hyn mae’r data yn ei ddweud wrthym

Casglwyd cyfanswm o 218 o ymatebion unigol i’r cwestiwn.

Mae’r graffig isod yn cynrychioli dosbarthiad cyffredin yn fwy neu lai rhwng y ddau opsiwn, sef yr hyn y byddech yn ei ddisgwyl.

Pan fyddwch yn dadansoddi’r wybodaeth hon i weld sut ymatebodd pobl yng nghyd-destun y ddau fframwaith gwahanol, mae pethau’n edrych yn wahanol ac mae dau batrwm amlwg yn ffurfio. Yng Ngraffig 2, mae’r ymatebion yng nghyd-destun Fframwaith 1 yn agosach at y chwith (pobl yn colli eu swyddi) ac mae’r ymatebion mewn glas golau (Fframwaith 2) yn agosach at y dde (pobl yn cael eu dyrchafu).

Fframwaith 1 oedd, Nid yw methu yn opsiwn. Dull sy’n cymryd yn ganiataol y gellir deall, asesu, categoreiddio, dogfennu a rheoli pob risg.

Fframwaith 2 oedd, Mae’n ddiogel i fethu. Mae’r dull hwn wedi’i wreiddio ym maes ‘Cymhleth’ Fframwaith Cynefin, sy’n cynnig nifer o brofion/cynlluniau peilot/arbrofion bach, cyfyngedig o ran amser ac sy’n gofyn ychydig iawn o adnoddau. Eu nod yw archwilio’r hyn sy’n digwydd a datblygu dealltwriaeth well cyn penderfynu beth i’w wneud nesaf.

2 graffiau gromlin gloch i weld os yw pobl yn debygol o golli swyddi neu gael dyrchafiad

Tynnodd gwaith dadansoddi pellach sylw at y rhaniad hwn yn y data. Mae Graffig 3 yn dangos y dosbarthiad yng nghyd-destun Fframwaith 1 (Nid yw methu yn opsiwn) a bod y cymedr yn agosach at y dde. Mae Graffig 4 yn dangos symudiad amlwg tuag at y dde a’r label ‘pobl yn cael eu dyrchafu’.

2 graffiau gromlin gloch i weld os yw pobl yn debygol o golli swyddi neu gael dyrchafiadFelly, beth mae hyn yn ei olygu?

Mae’r data yn awgrymu y bydd y ffordd y caiff rhywbeth ei ddisgrifio neu ei fynegi yn dylanwadu ar y ffordd mae pobl yn ymateb i roi gwybod am achos o fethu.

Yng nghyd-destun Fframwaith 1 (Nid yw methu yn opsiwn), mae pobl yn fwy tebygol o feddwl y bydd rhoi gwybod am achos o fethu yn arwain at bobl yn colli eu swyddi.

Yng nghyd-destun Fframwaith 2 (Mae’n ddiogel i fethu), mae pobl yn fwy tebygol o feddwl y bydd rhoi gwybod am achos o fethu yn arwain at bobl yn cael eu dyrchafu.

Efallai na fydd hyn yn annisgwyl pan fyddwch yn cymryd cam yn ôl a darllen amdano’n rhesymol yn y blog. Fodd bynnag, fel y dywedodd un cynrychiolwr, “Mae goblygiadau mawr i hyn o ran sut rydym yn gwneud penderfyniadau ar ein pwyllgorau a Byrddau Gwasanaeth Cyhoeddus. Os ydym yn siarad am benderfyniadau yng nghyd-destun ‘nid yw methu yn opsiwn’, bydd pobl yn poeni am y canlyniadau ac yn llai tebygol o fod yn arloesol a chymryd risgiau. Mae’r iaith rydym yn ei defnyddio a sut rydym yn mynegi pethau yn bwysig.”

Beth nesaf?

Bydd dau flog arall yn dilyn y blog hwn sy’n rhoi sylw i’r canlynol:

  • Blog 2. A yw synnwyr cyffredin yn fwy defnyddiol na’r llyfr rheolau? Mae hwn yn adolygu’r data a gasglwyd ar sut mae pobl yn defnyddio dulliau gwahanol pan fyddant yn gwneud penderfyniadau ynghylch risg.
  • Blog 3. A yw cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses benderfynu yn arwain at benderfyniadau gwell? Gwnaeth hwn brofi’r dechnoleg a ddefnyddiwyd a meithrin ein dealltwriaeth o’r cyfyngiadau.

Fel y soniwyd yn gynharach, mae hyn yn arbrawf i ni ac yn enghraifft o ‘weithio mewn modd gweledol ac agored.’ Hoffem wneud llawer mwy gyda’r data hyn. Rydym yn sicr nad yw pethau’n iawn gennym, a byddem yn gwerthfawrogi unrhyw sylwadau ac adborth ar yr hyn rydym wedi rhoi cynnig arno. Os hoffai unrhyw un edrych ar y set ddata a helpu i wella ein dealltwriaeth, cysylltwch â ni. Byddem yn falch iawn o siarad â chi.

Astudio a diben: Meddwl ar ffurf systemau a gwasanaethau cyhoeddus

Read this blog post in English

Sut gellir cymhwyso Meddwl ar Ffurf Systemau i wasanaethau cyhoeddus? Mae Dyfrig Williams yn myfyrio ar yr hyn a ddysgodd o ddarllen “The Whitehall Effect.”

Ar ôl cael ysbrydoliaeth gan sgyrsiau â Kelly Doonan a Sianel Llyfrau GovCamp Cymru ar Slack, rwyf newydd orffen darllen “The Whitehall Effect” gan John Seddon. Disgrifiwyd y llyfr fel “gyfrif digyfaddawd o’r ffordd y mae Whitehall wedi gwaethygu gwasanaethau cyhoeddus yn systematig ac yn wrthnysig”, felly doeddwn i ddim yn disgwyl darllen rhywbeth ysgafn. Mae Seddon hefyd yn weddol feirniadol am rôl archwilio ac arolygu, felly dydw i ddim yn hollol siŵr y byddai eisiau cael ei ddal mewn lifft gyda mi. Wedi dweud hynny, rwy’n siŵr yr hoffai gael sgwrs dda â mi amdani. Dyma’r hyn a ddysgais o’r llyfr:

Diben

Model Vanguard o feddylfryd gwell, lle mae mesurau yn deillio o ddiben, sy'n rhyddhau dullYn ddiweddar, cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da ein diwrnod i ffwrdd cyntaf fel tîm er mwyn rhoi cyfle i ni feddwl a ydym yn gweithio mor effeithiol ag y gallem. Roedd rhywfaint o drafodaeth am sut rydym yn mesur llwyddiant, rhywbeth rwyf wedi meddwl amdano gryn dipyn ers fy rôl flaenorol, lle roedd targedau arianwyr yn golygu fy mod yn cyfrif pethau nad oedden nhw mewn gwirionedd yn dangos gwelliant gwasanaeth. Yn y pen draw, roeddwn i’n mesur pethau fel nifer y tanysgrifwyr i’n cylchlythyr. Gofynnwyd i ni wneud hyn gan ei fod yn rhywbeth hawdd ei fesur, sy’n cyferbynnu â’r dasg anodd o ddangos tystiolaeth o newid gwasanaeth gwirioneddol. Pwynt Seddon yw bod y fath feddwl yn creu diben mewn ffaith (cael mwy o danysgrifwyr) yn lle’r diben gwirioneddol (hwyluso gwelliant). Drwy ddeillio mesuriadau o safbwynt cwsmer o ddiben y sefydliad, rydym yn mesur pethau sydd o bwys.

Wrth gymhwyso hyn i’n gwaith, pe baem yn mesur llwyddiant yn ôl nifer y cynrychiolwyr sy’n mynd i’n digwyddiadau, gallem roi’r gorau i wneud gwaith ar bethau fel Safonau Agored a chanolbwyntio ar bynciau poblogaidd yn lle hynny, er ein bod yn gwybod bod eu defnydd yn cefnogi integreiddio gwasanaethau cyhoeddus. Dylai ein mesuriadau go iawn ddeillio o’n diben, sef helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella a chyflwyno gwasanaethau gwell. Mae hyn yn golygu edrych ar ganlyniadau yn hytrach nag allbynnau – mae angen i ni barhau â’n dull gwerthuso lle rydym yn dangos tystiolaeth o sut mae ein gwaith wedi arwain at wella gwasanaethau cyhoeddus.

Dysgu o…. astudio

Mae John Seddon yn myfyrio ar System Gynhyrchu Toyota yn y llyfr. Mae’n siarad am sut mae adnoddau’r broses wedi cael eu defnyddio fel rhan o fethodoleg ddarbodus i gyflawni arbedion.

Dyma ychydig o gefndir i chi – datblygodd Toyota gortyn Andon, sy’n grymuso gweithwyr i stopio’r broses gynhyrchu pan mae yna broblem a galw am help. Roedd hyn yn groes i’r ffordd gonfensiynol o feddwl, gan fod pobl yn meddwl y byddai hyn yn arafu cynhyrchiant. Digwyddodd hynny ar y cychwyn, cyn iddyn nhw ddechrau cynhyrchu’n gyflymach, yn rhatach ac yn fwy dibynadwy.

Yr hyn mae Seddon yn cynghori yn ei erbyn yw rhoi’r adnoddau hynny ar waith heb ddeall yn gyntaf y cyd-destun mae pobl yn gweithio ynddo, sy’n arbennig o wir mewn amgylcheddau gwasanaethau cyhoeddus cymhleth. Rydym wedi blogio o’r blaen ar sut gellir defnyddio Fframwaith Cynefin er mwyn deall y broses o ddefnyddio’r adnoddau hyn yn well pan fo’r berthynas rhwng achos ac effaith yn aneglur.

Felly sut rhoddodd Toyota hynny ar waith? Mae Seddon yn sôn y byddai Ohno yn “darlunio cylch sialc ar lawr y ffatri ac yn dweud wrth ei reolwyr am sefyll yno ac astudio’r system ar waith, ar y llawr.” Prin y rhoddir adnoddau arwyddocaol i’r cam astudio hwn yn y sector cyhoeddus, ond mae’n rhywbeth y mae sefydliadau fel Ricoh UK yn ei wneud drwy fat Gemba ac mae Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth yn ei wneud drwy ganolbwyntio ar anghenion defnyddwyr.

Roeddwn i’n cytuno â hyn gan mai egwyddorion sylfaenol ein tîm yw nad yw un ateb yn addas i bawb ac y dylai pobl geisio addasu, nid mabwysiadu’r dulliau rydym yn eu rhannu. Felly, mae’r cam astudio’n allweddol er mwyn deall sut y gellir rhoi unrhyw beth sy’n cael ei ddysgu o waith y Gyfnewidfa Arfer Da ar waith. A throi’n ôl at enghraifft Toyota, ni fydd gosod cortyn Andon yn gwella ansawdd ceir ynddo’i hun. Mae angen rhoi’r meddwl sydd y tu ôl i’r cortyn ar waith hefyd. Ni ellir disgwyl yr un canlyniadau heb y meddylfryd iawn neu os nad yw’r sefydliad wedi cymryd y camau priodol i rymuso staff.

Ble awn ni nesaf?

Os hoffech gael mwy o wybodaeth am y cam astudio, mae Simon Pickthall wedi ysgrifennu blogbost gwych i ni ar sut mae astudio’n lliniaru risg. Yn y gorffennol, mae hefyd wedi edrych ar sut mae Vanguard yn defnyddio profiadau normadol er mwyn annog ymrwymiad mewn post ardderchog arall.

Os hoffech weld enghreifftiau o sut mae gwasanaethau cyhoeddus Cymru yn rhoi Meddwl Systemau ar waith, rhannodd Dilwyn Williams, Cyngor Gwynedd, â ni sut mae’n gwneud hynny’n union, a rhannon ni hefyd sut defnyddiodd Cyngor Sir Fynwy ddull FISH (Find Individiual Solutions Here) yn ein seminar Atal. Mae’r fideo isod yn drosolwg gwych o’r hyn maen nhw’n ei wneud.

O’m rhan i, byddaf yn meddwl am feddwl! Rwy’n mynd i feddwl am sut rydym yn cymhwyso’r cam astudio hwn i’n gwaith, a hefyd yn trosglwyddo rhywfaint o’r meddwl hwn ynghylch mesuriadau i’n dulliau gwerthuso. Wrth i ni weithio i wella gwasanaethau cyhoeddus, mae’n bwysig i ni weithredu ar yr hyn a ddywedwyd, a bod ein mesuriadau wir wedi deillio o ddiben er mwyn i ni gefnogi sefydliadau yng Nghymru yn effeithiol i gyflwyno gwasanaethau cyhoeddus gwell.