Sut mae astudio yn lliniaru risg

Read this blog post in English

Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru yn annog dull o reoli risg yn effeithiol yn nigwyddiadau’r Gyfnewidfa Arfer Da. Rhannodd Simon Pickthall ychydig o wybodaeth ar ddull Vanguard cyn gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da ar reoli risg yn effeithiol.

Ffotograff o Simon Pickthall o Vanguard

Simon Pickthall o Vanguard

Rydym yn wynebu pwysau ariannol nas gwelwyd ei debyg erioed o’r blaen, ynghyd ag a’r goblygiadau ymarferol o weithio’n agosach gyda phartneriaid.

Yn yr amgylchedd hwn, mae’n anodd dychmygu cymryd risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda. Gall y gwrthdaro rhwng y ffaith bod pwysau ariannol yn ei gwneud yn angenrheidiol meddwl yn radical, tra bod pwysau ariannol yn gwneud i feddwl yn radical ymddangos yn risg sylweddol ein tynnu i wahanol gyfeiriadau ar yr un pryd.

Fodd bynnag, nid yw meddwl yn radical yn peri risg os caiff ei wneud yn dda.

Yn aml cawn ein hunain mewn cyfarfodydd, yn trafod cynllunio gwasanaethau a’u gweithredu mewn modd radical. Trefnir y cyfarfodydd hyn o amgylch diweddariadau misol, ac amserlenni cyflwyno adroddiadau chwarterol. Gofynnir i weithgorau nodi’r logisteg a llunio’r cynllun. Craffir ar y cynllun gan wahanol haenau o arweinyddiaeth mewn gwahanol sefydliadau.

Bwriad y broses hon yw lliniaru risg, a chwmpasu popeth. Gall hefyd deimlo fel amser hir iawn cyn dechrau ar unrhyw beth. Pan gaiff ei ddechrau, gall deimlo’n llai radical na’n uchelgeisiau gwreiddiol, a gall amodau system (cyllidebau, gweithdrefnau, polisïau a therfynau awdurdodi) barhau. Dadleir mai bwriad hyn yw sicrhau y cwmpasir risg, ond mae hefyd yn cyfyngu’n sylweddol ar natur radical ail-lunio ein gwasanaethau.

Fodd bynnag, mae yna ddull amgen – astudiwch y system fel y mae’n gweithio ar hyn o bryd. Yn aml ystyrir hyn yn ddim mwy na chasglu gwybodaeth, rhagflaenydd ein hail-lunio gwasanaethau ar lawr gwald. Mae astudio, mewn gwirionedd, yn hanfodol a phan gaiff ei wneud gan ddefnyddio methodoleg dda, gall olygu y gellir rhoi ail-luniadau radical ar waith yn llawer cyflymach.

Mae’r dull a ddefnyddiwch i ymgymryd â’r cam astudio yn hollbwysig, er mwyn osgoi ail-greu problemau yn y system newydd sy’n bodoli yn y system bresennol.

Mae newid yn dechrau gyda Gwirio; dull strwythuredig ar gyfer deall ‘pam a beth’ sy’n ymwneud â pherfformiad presennol fel system. Mae hyn yn meithrin gwybodaeth am le a sut i weithredu.  Mae’r model Gwirio (isod) yn amlinellu’r data allweddol i’w casglu.

Mae diagram o Broses 'Gwirio' Vanguard, sy'n dangos bod dysgu yn deillio o gwsmeriaid

Mae galw gan gwsmeriaid/dinasyddion ar wasanaethau yn syrthio i ddau fath cyffredin:

  • Galw o Werth:  mae hyn yn alw rydym ei eisiau, sydd o werth i gwsmeriaid/dinasyddion;
  • Galw sy’n Deillio o Fethiant:  galw a achosir gan fethiant yn y system i wneud rhywbeth neu i wneud rhywbeth yn gywir i’r cwsmer/dinesydd.

Gallu yw tystiolaeth pa mor dda y gall sefydliad gyflawni ei ddiben. Cyn i unrhyw benderfyniadau gael eu gwneud ynglŷn â newidiadau i’r gwaith, rhaid casglu gwybodaeth am allu presennol. Mae astudio’r Amodau System a Llif yn golygu casglu data ynglŷn â pha mor hawdd neu anodd yw hi i’r cwsmer/dinesydd gael rhywbeth wedi’i wneud a sut mae’r system yn gweithredu ar hyn o bryd. Datgelir rhesymeg ffordd o feddwl bresennol rheolwyr ac mae effaith ffordd o feddwl ar berfformiad yn glir. Defnyddir yr holl ddata a gesglir yn ystod y cam Gwirio er mwyn creu darlun system i ddisgrifio ‘pam a beth’ perfformiad presennol. Felly, ni chaiff ansicrwydd na risg eu cynnwys yn y broses newid.

Mae’r darlun system a ddatblygwyd yn y cam Gwirio yn helpu i lunio cynllun er mwyn gweithredu ar y system mewn ffordd a fydd yn cyflawni gwelliant perfformiad rhagweladwy. Ar y cam hwn, mae arweinwyr mewn sefyllfa lle gallant wneud dewis hyddysg ynghylch p’un a ddylid symud i’r cam nesaf – Cynllunio.

Mae’r cam nesaf hwn yn golygu cyfnod o ail-lunio arbrofol gan ddefnyddio egwyddorion systemau: cynllunio yn erbyn galw a deall bod gwaith o werth yn llywio pob proses gwneud penderfyniadau. Y nod yw dileu gwastraff a sefydlu llif perffaith.

Gan ddefnyddio’r Model Gwirio felly, gallwn nid yn unig ddeall data hanfodol, ond hefyd ein hamodau system bresennol a rhesymeg sy’n cyfyngu ar y system bresennol. Yn ogystal, mae astudio hefyd yn darparu’r wybodaeth sy’n angenrheidiol i wneud i unrhyw ail-luniad gwasanaeth radical beri llai o risg – mae astudio’n datgelu’r anawsterau amlwg yn y system bresennol, ac yn darparu cyfres o egwyddorion i’w defnyddio yn y system newydd. Yna, daw’r ail-luniad gwasanaeth yn brawf o ddamcaniaeth, yn hytrach na naid i’r anhysbys. Mae’n naid ffaith, yn hytrach na naid ffydd.

Gall yr amser a gymerir i ddeall y cam astudio hwn amrywio rhwng systemau, ond gellir meithrin trosolwg da fel arfer ymhen ychydig ddyddiau. Felly, pan fydd ein harweinwyr yn ymgymryd â’r cam astudio hwn, maent yn profi’r materion allweddol y bydd angen mynd i’r afael â nhw ac yn meithrin awydd i newid y system yn gyflym.

O ystyried hyn, yn hytrach na threulio amser mewn cyfarfodydd yn trafod cynlluniau ar gyfer ail-lunio’r gwasanaeth yn radical, fel arweinwyr gallwch ddechrau’r gwaith a chymhwyso’r model Gwirio. Yn gyflym iawn byddwch wedi deall eich system, wedi llunio cynllun ar gyfer newid radical mewn ffordd o feddwl gan arwain at ail-lunio gwasanaeth yn radical. Yn ogystal, bydd y cynllun hwn yn seiliedig ar wybodaeth, nid ffydd – dull gweithredu sy’n peri llawer iawn llai o risg.

Newid Meddylfryd – Newid Bywydau

Gweithiodd Simon Pickthall yn y sector cyhoeddus yng Nghymru am sawl blwyddyn cyn ffurfio Vanguard Consulting Wales yn 2007, gan weithio gyda’r Athro John Seddon, sy’n enwog am fod yn feddyliwr rheoli. Mae Simon wedi bod yn ffodus i weithio gyda llawer o arweinwyr er mwyn eu helpu i ddeall eu sefydliadau gan ddefnyddio Dull Vanguard – a’u gwella o ganlyniad i hynny. Roedd Simon yn ddigon ffodus i weithio ar Adolygiad Munro o drefniadau Gwarchod Plant, ac mae’n ymrwymedig i helpu’r sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector i drawsnewid gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

Simon.pickthall@vanguardwales.co.uk
07951 481878
www.vanguard-method.net

Un sylw ar “Sut mae astudio yn lliniaru risg

  1. Hysbysiad: How studying mitigates risk | Good Practice Exchange at The Wales Audit Office

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s