Frontline Futures: newid ymddygiad a grymuso pobl

Read this post in English

Sut ydyn ni’n sicrhau bod sefydliadau’n gweithio gyda’i gilydd i ddarparu’r gwasanaeth cywir yn y sefyllfa gywir, gyda chanlyniadau gwell i’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml? Siaradodd Dyfrig Williams â Melys Phinnemore i ddysgu o raglen Frontline Futures.

A yw Tai yn addas ar gyfer y dyfodol? Mae Sefydliad Tai Siartredig (CIH) Cymru wedi gwneud ymchwil i weld ble mae’r sector tai arni a ble mae angen iddo fod, gan fod gwasanaethau’n cael eu darparu mewn amgylchedd sy’n newid yn gyflym. Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn golygu y bydd angen i wasanaethau cyhoeddus weithio gyda’i gilydd mewn ffordd wahanol hefyd. Nid yn unig hynny, ond mae llai o arian i’w ddyrannu, ac mae sylfaen ariannol Cymdeithasau Tai yn llai cadarn gan fod Credyd Cynhwysol bellach yn cael ei dalu’n uniongyrchol i hawlwyr yn hytrach na chymdeithasau tai.

Mae Huw Vaughan Thomas, Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi dweud drosodd a throsodd bod angen cymryd risgiau sydd wedi’u reoli’n dda. Mae’r sefyllfa uchod yn un sefyllfa o’r fath, lle na all cymdeithasau tai barhau i weithio yn yr un ffordd.

Beth yw Frontline Futures?

Datblygodd CIH Cymru raglen Frontline Futures i helpu sefydliadau i weithio mewn ffordd wahanol yn yr amgylchedd newidiol yma. Mae’n gwrs ymarferol lle mae dysgwyr yn nodi, cynllunio a datblygu prosiect newid ar gyfer eu sefydliad. Mae cymysgedd o tua 3 neu 4 unigolyn fesul sefydliad yn mynychu’r rhaglen, ac fel rheol gallai’r unigolion hyn fod yn weithwyr rheng flaen a goruchwyliwr neu reolwr llinell. Mae pob un ohonynt yn nodi ac yn gweithio ar her newid ar ôl dysgu am theori newid. Mae’r rhaglen hon yn cael ei chynnal dros 5-6 mis am ddiwrnod y mis. Mae CIH wedi cynnal dwy garfan hyd yn hyn, sydd wedi edrych ar newid ymddygiad, ymarfer a meddylfryd.

Mae Melys Phinnemore a Penny Jeffreys yn gweithio gyda CIH Cymru i ddatblygu a chyflwyno’r rhaglen. Mae ganddynt ddiddordeb arbennig mewn arweinyddiaeth a newid diwylliannol. Sut allwn ni alluogi pobl sy’n byw mewn tai cymdeithasol i fod y gorau y gallant fod? A sut allwn ni annog staff, sydd falle wedi mynd ag annibyniaeth pobl oddi wrthynt yn anfwriadol, i weithio mewn ffordd wahanol? Cefnogi, nid cynghori, drwy gael sgyrsiau hyfforddi â phobl?

Yn ôl Melys, anaml iawn y mae gofalu am bobl fel y byddai rhieni yn gofalu am eu plant, neu gael trafodaethau â phobl sy’n debyg i rai rhieni â phlant, yn newid ymddygiad pobl. Anaml y mae dweud “Mae angen i mi roi gwybod i chi os na fyddwch yn rhoi’r gorau i wneud hyn neu’n dechrau gwneud hynny … byddwch neu gallech fod yn ddigartref” yn arwain at ganlyniad gwell. Dydy gwneud pethau ar ran pobl, fel cwblhau ffurflenni, ddim yn unrhyw gwell. Nid yw ein hymddygiadau helpu yn grymuso pobl i gymryd rheolaeth nac yn annog pobl i feithrin hyder yn gallu eu hunain. Mae ein harferion helpu wedi golygu, fel rheol, y bydd pobl yn disgwyl i’w landlord cymdeithasol fynd i’r afael â diflastod sŵn a chwarae pêl, lle mae perchnogion tai preifat yn mynd i’r afael â’r pethau hyn eu hunain.

Mae Melys o’r farn bod angen grymuso gweithwyr rheng flaen i arfer eu disgresiwn fel y gallant ryddhau a thargedu eu hadnoddau ar sail angen a chymryd y risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda a ddisgrifir gan yr Archwilydd Cyffredinol.

Beth mae hyn yn ei olygu yn ymarferol?

Rhannodd Melys enghraifft â mi o’r ffordd y gwnaeth gweithiwr rheng flaen newidiadau yn Gwalia. Pan ddaeth tŷ’n wag, cafwyd gwared ar y nwyddau yn y tŷ oherwydd canllawiau iechyd a diogelwch, p’un a oeddent yn ddefnyddiol ai peidio. Byddai’r rhesymeg hon wedi bod yn ddigon i roi pen ar sawl prosiect, ond aeth y gweithiwr rheng flaen ati i atal y gwastraff hwn a datblygu prosiect ailgylchu. Trefnodd i bobl ennill cymhwyster patent er mwyn iddynt allu profi ac ailgylchu nwyddau trydanol. Pan awgrymwyd y byddai’r Gymdeithas Tai yn atebol os byddai unrhyw beth yn mynd o’i le, gweithiodd ar ddatblygu ffurflenni ymwadiad. Erbyn hyn, mae siop gyfnewid lwyddiannus yn cael ei chynnal gan wirfoddolwyr yn y gymuned ac, nid yn unig y mae nwyddau’n cael eu hachub o’r safle tirlenwi, ond mae llawer o denantiaid yn cael cychwyn gwell gyda thai sydd wedi’u hanner ddodrefnu. Yn ôl arwyddion cynnar, un o’r manteision yw bod rhai o’r tai sy’n anodd eu gosod bellach yn llawn ac mae’r trosiant yn y tai hyn wedi gostwng. Mae Gwalia bellach yn ystyried p’un a oes cyfle i ehangu’r dull hwn a hyd yn oed datblygu cynllun uwchgylchu.

Sut allwn ni gael pobl i ymrwymo i newidiadau yn y ffordd y caiff gwasanaethau eu darparu?

Mae’r enghraifft uchod yn dangos aelod grymus o staff sy’n gwneud bywyd tenantiaid yn well. Mae’n ddyddiau cynnar, ond mae staff wedi newid natur y ffordd maent yn siarad â thenantiaid. Sut y gallwn helpu’r newid hwn i ddigwydd o fewn ein sefydliadau?

Soniodd Melys am ddefnydd o theori Johnathan Haidt ynghylch yr eliffant, y marchogwr a’r llwybr, sy’n cael ei chrynhoi yn y fideo isod. Mae Haidt yn dweud, er mwyn galluogi newid, bod angen i chi feddwl am y system resymol, y system emosiynol a’r amgylchedd allanol.

Mae’r marchogwr yn cynrychioli’r system resymol, sy’n cynllunio ac yn datrys problemau. Mae’r eliffant yn cynrychioli’r system emosiynol, sy’n rhoi’r pŵer ar gyfer y daith. Yma, ceir anghydbwysedd o ran pŵer, felly mae newid ymddygiad yn anodd. Mae’r llwybr yn cynrychioli’r amgylchedd allanol. Mae’r ddau yn fwy tebygol o gwblhau eu taith os caiff y rhwystrau sydd yn eu ffordd eu dileu ac mae’r daith mor fyr â phosibl. Mae Haidt yn argymell eich bod yn:

  1. Rhoi cyfarwyddiadau i’r marchogwr, er mwyn iddo wybod ble mae’n mynd
  2. Cymell yr eliffant, felly mae angen i chi droi at emosiwn
  3. Siapio’r llwybr er mwyn gwneud cynnydd yn hawdd.

Mae Melys yn dweud bod yn rhaid i chi rymuso a chefnogi pobl i sicrhau newid – rhoi’r pŵer iddynt i wneud newidiadau cynyddraddol drwy fentrau bach y gallant fod yn gyfrifol amdanynt. Pan fyddant yn cyfrannu at ddylunio a datblygu’r fenter, mae’r fenter yn cychwyn. Ni allant fod yn rhan o’r ateb os nad ydynt yn deall y ddadl sy’n cael ei chyflwyno. Mae cael sgyrsiau hyfforddi calonogol gyda staff yn helpu i’w grymuso i fynd yn ôl i’w sefydliadau ac arwain newid.

Cyfeiriodd Melys hefyd at anerchiad TED Simon Sinek ar ysbrydoli pobl i weithredu, lle mae’n awgrymu y dylech ddechrau ag amcan clir ac amlinellu eich achos. Dywedodd:

“Nid yw’r hyn rydych chi’n ei wneud yn apelio at bobl, ond yn hytrach pam rydych chi’n ei wneud … Pam mae’n bwysig denu pobl sy’n credu’r hyn rydych chi’n ei gredu? Rhywbeth a elwir yn Ddeddf Lledaenu Arloesedd.”

Yn ôl y Ddeddf Lledaenu Arloesedd, mae arloesedd yn dibynnu’n fawr ar gyfalaf dynol a rhaid iddi gael ei mabwysiadu’n eang at ddibenion hunangynhaliaeth. Mae Sinek yn disgrifio pam nad yw newidiadau’n cael eu hymgorffori nes y ceir trobwynt – ni fydd y mwyafrif cynnar yn rhoi cynnig ar rywbeth nes y bydd rhywun arall wedi rhoi cynnig arno gyntaf.

Graff gromlin gloch sy'n dangos pryd mae pobl yn mabwysiadu datblygiadau arloesol newydd, o arloeswyr cynnar i fabwysiadwyr cynnar, y mwyafrif cynnar, y mwyafrif hwyr i'r araf

Graff sy’n dangos Deddf Lledaenu Arloesedd

Mae’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml ac sy’n cysylltu â sefydliadau’n rheolaidd yn ffurfio cyfran sylweddol o’r galw ar wasanaethau, sy’n arwain at gostau enfawr o ran amser ac adnoddau. Mae dull ymarferol CIH Cymru o ddysgu a datblygu yn arwain at arbedion ariannol a gwasanaethau cyhoeddus gwell. Mae wedi bod yn hynod ddiddorol dysgu am y newidiadau sy’n cael eu gwneud, y theori y tu ôl iddynt ac, yn bwysicaf oll, am y staff a’r tenantiaid grymus a gynhyrchwyd gan y rhaglen. Ar hyn o bryd, mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn Swyddfa Archwilio Cymru yn gweithio ar astudiaeth genedlaethol ar newid ymddygiad, a fydd yn rhannu enghreifftiau o ble mae gwasanaethau cyhoeddus wedi newid ymddygiad yn effeithiol. Os ydych yn newid ymddygiad neu’r ffordd rydych yn dyrannu adnoddau i’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml, hoffem glywed oddi wrthych.

Mae rhagor o wybodaeth am raglen Frontline Futures ar gael ar wefan CIH Cymru yn www.cih.org/cymru/frontlinefuturesprogramme.

Un sylw ar “Frontline Futures: newid ymddygiad a grymuso pobl

  1. Hysbysiad: Frontline Futures: changing behaviour and empowering people | Good Practice Exchange at The Wales Audit Office

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s