Archifau Misol: Ebrill 2017

Sut mae astudio yn lliniaru risg

Read this blog post in English

Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru yn annog dull o reoli risg yn effeithiol yn nigwyddiadau’r Gyfnewidfa Arfer Da. Rhannodd Simon Pickthall ychydig o wybodaeth ar ddull Vanguard cyn gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da ar reoli risg yn effeithiol.

Ffotograff o Simon Pickthall o Vanguard

Simon Pickthall o Vanguard

Rydym yn wynebu pwysau ariannol nas gwelwyd ei debyg erioed o’r blaen, ynghyd ag a’r goblygiadau ymarferol o weithio’n agosach gyda phartneriaid.

Yn yr amgylchedd hwn, mae’n anodd dychmygu cymryd risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda. Gall y gwrthdaro rhwng y ffaith bod pwysau ariannol yn ei gwneud yn angenrheidiol meddwl yn radical, tra bod pwysau ariannol yn gwneud i feddwl yn radical ymddangos yn risg sylweddol ein tynnu i wahanol gyfeiriadau ar yr un pryd.

Fodd bynnag, nid yw meddwl yn radical yn peri risg os caiff ei wneud yn dda.

Yn aml cawn ein hunain mewn cyfarfodydd, yn trafod cynllunio gwasanaethau a’u gweithredu mewn modd radical. Trefnir y cyfarfodydd hyn o amgylch diweddariadau misol, ac amserlenni cyflwyno adroddiadau chwarterol. Gofynnir i weithgorau nodi’r logisteg a llunio’r cynllun. Craffir ar y cynllun gan wahanol haenau o arweinyddiaeth mewn gwahanol sefydliadau.

Bwriad y broses hon yw lliniaru risg, a chwmpasu popeth. Gall hefyd deimlo fel amser hir iawn cyn dechrau ar unrhyw beth. Pan gaiff ei ddechrau, gall deimlo’n llai radical na’n uchelgeisiau gwreiddiol, a gall amodau system (cyllidebau, gweithdrefnau, polisïau a therfynau awdurdodi) barhau. Dadleir mai bwriad hyn yw sicrhau y cwmpasir risg, ond mae hefyd yn cyfyngu’n sylweddol ar natur radical ail-lunio ein gwasanaethau.

Fodd bynnag, mae yna ddull amgen – astudiwch y system fel y mae’n gweithio ar hyn o bryd. Yn aml ystyrir hyn yn ddim mwy na chasglu gwybodaeth, rhagflaenydd ein hail-lunio gwasanaethau ar lawr gwald. Mae astudio, mewn gwirionedd, yn hanfodol a phan gaiff ei wneud gan ddefnyddio methodoleg dda, gall olygu y gellir rhoi ail-luniadau radical ar waith yn llawer cyflymach.

Mae’r dull a ddefnyddiwch i ymgymryd â’r cam astudio yn hollbwysig, er mwyn osgoi ail-greu problemau yn y system newydd sy’n bodoli yn y system bresennol.

Mae newid yn dechrau gyda Gwirio; dull strwythuredig ar gyfer deall ‘pam a beth’ sy’n ymwneud â pherfformiad presennol fel system. Mae hyn yn meithrin gwybodaeth am le a sut i weithredu.  Mae’r model Gwirio (isod) yn amlinellu’r data allweddol i’w casglu.

Mae diagram o Broses 'Gwirio' Vanguard, sy'n dangos bod dysgu yn deillio o gwsmeriaid

Mae galw gan gwsmeriaid/dinasyddion ar wasanaethau yn syrthio i ddau fath cyffredin:

  • Galw o Werth:  mae hyn yn alw rydym ei eisiau, sydd o werth i gwsmeriaid/dinasyddion;
  • Galw sy’n Deillio o Fethiant:  galw a achosir gan fethiant yn y system i wneud rhywbeth neu i wneud rhywbeth yn gywir i’r cwsmer/dinesydd.

Gallu yw tystiolaeth pa mor dda y gall sefydliad gyflawni ei ddiben. Cyn i unrhyw benderfyniadau gael eu gwneud ynglŷn â newidiadau i’r gwaith, rhaid casglu gwybodaeth am allu presennol. Mae astudio’r Amodau System a Llif yn golygu casglu data ynglŷn â pha mor hawdd neu anodd yw hi i’r cwsmer/dinesydd gael rhywbeth wedi’i wneud a sut mae’r system yn gweithredu ar hyn o bryd. Datgelir rhesymeg ffordd o feddwl bresennol rheolwyr ac mae effaith ffordd o feddwl ar berfformiad yn glir. Defnyddir yr holl ddata a gesglir yn ystod y cam Gwirio er mwyn creu darlun system i ddisgrifio ‘pam a beth’ perfformiad presennol. Felly, ni chaiff ansicrwydd na risg eu cynnwys yn y broses newid.

Mae’r darlun system a ddatblygwyd yn y cam Gwirio yn helpu i lunio cynllun er mwyn gweithredu ar y system mewn ffordd a fydd yn cyflawni gwelliant perfformiad rhagweladwy. Ar y cam hwn, mae arweinwyr mewn sefyllfa lle gallant wneud dewis hyddysg ynghylch p’un a ddylid symud i’r cam nesaf – Cynllunio.

Mae’r cam nesaf hwn yn golygu cyfnod o ail-lunio arbrofol gan ddefnyddio egwyddorion systemau: cynllunio yn erbyn galw a deall bod gwaith o werth yn llywio pob proses gwneud penderfyniadau. Y nod yw dileu gwastraff a sefydlu llif perffaith.

Gan ddefnyddio’r Model Gwirio felly, gallwn nid yn unig ddeall data hanfodol, ond hefyd ein hamodau system bresennol a rhesymeg sy’n cyfyngu ar y system bresennol. Yn ogystal, mae astudio hefyd yn darparu’r wybodaeth sy’n angenrheidiol i wneud i unrhyw ail-luniad gwasanaeth radical beri llai o risg – mae astudio’n datgelu’r anawsterau amlwg yn y system bresennol, ac yn darparu cyfres o egwyddorion i’w defnyddio yn y system newydd. Yna, daw’r ail-luniad gwasanaeth yn brawf o ddamcaniaeth, yn hytrach na naid i’r anhysbys. Mae’n naid ffaith, yn hytrach na naid ffydd.

Gall yr amser a gymerir i ddeall y cam astudio hwn amrywio rhwng systemau, ond gellir meithrin trosolwg da fel arfer ymhen ychydig ddyddiau. Felly, pan fydd ein harweinwyr yn ymgymryd â’r cam astudio hwn, maent yn profi’r materion allweddol y bydd angen mynd i’r afael â nhw ac yn meithrin awydd i newid y system yn gyflym.

O ystyried hyn, yn hytrach na threulio amser mewn cyfarfodydd yn trafod cynlluniau ar gyfer ail-lunio’r gwasanaeth yn radical, fel arweinwyr gallwch ddechrau’r gwaith a chymhwyso’r model Gwirio. Yn gyflym iawn byddwch wedi deall eich system, wedi llunio cynllun ar gyfer newid radical mewn ffordd o feddwl gan arwain at ail-lunio gwasanaeth yn radical. Yn ogystal, bydd y cynllun hwn yn seiliedig ar wybodaeth, nid ffydd – dull gweithredu sy’n peri llawer iawn llai o risg.

Newid Meddylfryd – Newid Bywydau

Gweithiodd Simon Pickthall yn y sector cyhoeddus yng Nghymru am sawl blwyddyn cyn ffurfio Vanguard Consulting Wales yn 2007, gan weithio gyda’r Athro John Seddon, sy’n enwog am fod yn feddyliwr rheoli. Mae Simon wedi bod yn ffodus i weithio gyda llawer o arweinwyr er mwyn eu helpu i ddeall eu sefydliadau gan ddefnyddio Dull Vanguard – a’u gwella o ganlyniad i hynny. Roedd Simon yn ddigon ffodus i weithio ar Adolygiad Munro o drefniadau Gwarchod Plant, ac mae’n ymrwymedig i helpu’r sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector i drawsnewid gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

Simon.pickthall@vanguardwales.co.uk
07951 481878
www.vanguard-method.net

Frontline Futures: newid ymddygiad a grymuso pobl

Read this post in English

Sut ydyn ni’n sicrhau bod sefydliadau’n gweithio gyda’i gilydd i ddarparu’r gwasanaeth cywir yn y sefyllfa gywir, gyda chanlyniadau gwell i’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml? Siaradodd Dyfrig Williams â Melys Phinnemore i ddysgu o raglen Frontline Futures.

A yw Tai yn addas ar gyfer y dyfodol? Mae Sefydliad Tai Siartredig (CIH) Cymru wedi gwneud ymchwil i weld ble mae’r sector tai arni a ble mae angen iddo fod, gan fod gwasanaethau’n cael eu darparu mewn amgylchedd sy’n newid yn gyflym. Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn golygu y bydd angen i wasanaethau cyhoeddus weithio gyda’i gilydd mewn ffordd wahanol hefyd. Nid yn unig hynny, ond mae llai o arian i’w ddyrannu, ac mae sylfaen ariannol Cymdeithasau Tai yn llai cadarn gan fod Credyd Cynhwysol bellach yn cael ei dalu’n uniongyrchol i hawlwyr yn hytrach na chymdeithasau tai.

Mae Huw Vaughan Thomas, Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi dweud drosodd a throsodd bod angen cymryd risgiau sydd wedi’u reoli’n dda. Mae’r sefyllfa uchod yn un sefyllfa o’r fath, lle na all cymdeithasau tai barhau i weithio yn yr un ffordd.

Beth yw Frontline Futures?

Datblygodd CIH Cymru raglen Frontline Futures i helpu sefydliadau i weithio mewn ffordd wahanol yn yr amgylchedd newidiol yma. Mae’n gwrs ymarferol lle mae dysgwyr yn nodi, cynllunio a datblygu prosiect newid ar gyfer eu sefydliad. Mae cymysgedd o tua 3 neu 4 unigolyn fesul sefydliad yn mynychu’r rhaglen, ac fel rheol gallai’r unigolion hyn fod yn weithwyr rheng flaen a goruchwyliwr neu reolwr llinell. Mae pob un ohonynt yn nodi ac yn gweithio ar her newid ar ôl dysgu am theori newid. Mae’r rhaglen hon yn cael ei chynnal dros 5-6 mis am ddiwrnod y mis. Mae CIH wedi cynnal dwy garfan hyd yn hyn, sydd wedi edrych ar newid ymddygiad, ymarfer a meddylfryd.

Mae Melys Phinnemore a Penny Jeffreys yn gweithio gyda CIH Cymru i ddatblygu a chyflwyno’r rhaglen. Mae ganddynt ddiddordeb arbennig mewn arweinyddiaeth a newid diwylliannol. Sut allwn ni alluogi pobl sy’n byw mewn tai cymdeithasol i fod y gorau y gallant fod? A sut allwn ni annog staff, sydd falle wedi mynd ag annibyniaeth pobl oddi wrthynt yn anfwriadol, i weithio mewn ffordd wahanol? Cefnogi, nid cynghori, drwy gael sgyrsiau hyfforddi â phobl?

Yn ôl Melys, anaml iawn y mae gofalu am bobl fel y byddai rhieni yn gofalu am eu plant, neu gael trafodaethau â phobl sy’n debyg i rai rhieni â phlant, yn newid ymddygiad pobl. Anaml y mae dweud “Mae angen i mi roi gwybod i chi os na fyddwch yn rhoi’r gorau i wneud hyn neu’n dechrau gwneud hynny … byddwch neu gallech fod yn ddigartref” yn arwain at ganlyniad gwell. Dydy gwneud pethau ar ran pobl, fel cwblhau ffurflenni, ddim yn unrhyw gwell. Nid yw ein hymddygiadau helpu yn grymuso pobl i gymryd rheolaeth nac yn annog pobl i feithrin hyder yn gallu eu hunain. Mae ein harferion helpu wedi golygu, fel rheol, y bydd pobl yn disgwyl i’w landlord cymdeithasol fynd i’r afael â diflastod sŵn a chwarae pêl, lle mae perchnogion tai preifat yn mynd i’r afael â’r pethau hyn eu hunain.

Mae Melys o’r farn bod angen grymuso gweithwyr rheng flaen i arfer eu disgresiwn fel y gallant ryddhau a thargedu eu hadnoddau ar sail angen a chymryd y risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda a ddisgrifir gan yr Archwilydd Cyffredinol.

Beth mae hyn yn ei olygu yn ymarferol?

Rhannodd Melys enghraifft â mi o’r ffordd y gwnaeth gweithiwr rheng flaen newidiadau yn Gwalia. Pan ddaeth tŷ’n wag, cafwyd gwared ar y nwyddau yn y tŷ oherwydd canllawiau iechyd a diogelwch, p’un a oeddent yn ddefnyddiol ai peidio. Byddai’r rhesymeg hon wedi bod yn ddigon i roi pen ar sawl prosiect, ond aeth y gweithiwr rheng flaen ati i atal y gwastraff hwn a datblygu prosiect ailgylchu. Trefnodd i bobl ennill cymhwyster patent er mwyn iddynt allu profi ac ailgylchu nwyddau trydanol. Pan awgrymwyd y byddai’r Gymdeithas Tai yn atebol os byddai unrhyw beth yn mynd o’i le, gweithiodd ar ddatblygu ffurflenni ymwadiad. Erbyn hyn, mae siop gyfnewid lwyddiannus yn cael ei chynnal gan wirfoddolwyr yn y gymuned ac, nid yn unig y mae nwyddau’n cael eu hachub o’r safle tirlenwi, ond mae llawer o denantiaid yn cael cychwyn gwell gyda thai sydd wedi’u hanner ddodrefnu. Yn ôl arwyddion cynnar, un o’r manteision yw bod rhai o’r tai sy’n anodd eu gosod bellach yn llawn ac mae’r trosiant yn y tai hyn wedi gostwng. Mae Gwalia bellach yn ystyried p’un a oes cyfle i ehangu’r dull hwn a hyd yn oed datblygu cynllun uwchgylchu.

Sut allwn ni gael pobl i ymrwymo i newidiadau yn y ffordd y caiff gwasanaethau eu darparu?

Mae’r enghraifft uchod yn dangos aelod grymus o staff sy’n gwneud bywyd tenantiaid yn well. Mae’n ddyddiau cynnar, ond mae staff wedi newid natur y ffordd maent yn siarad â thenantiaid. Sut y gallwn helpu’r newid hwn i ddigwydd o fewn ein sefydliadau?

Soniodd Melys am ddefnydd o theori Johnathan Haidt ynghylch yr eliffant, y marchogwr a’r llwybr, sy’n cael ei chrynhoi yn y fideo isod. Mae Haidt yn dweud, er mwyn galluogi newid, bod angen i chi feddwl am y system resymol, y system emosiynol a’r amgylchedd allanol.

Mae’r marchogwr yn cynrychioli’r system resymol, sy’n cynllunio ac yn datrys problemau. Mae’r eliffant yn cynrychioli’r system emosiynol, sy’n rhoi’r pŵer ar gyfer y daith. Yma, ceir anghydbwysedd o ran pŵer, felly mae newid ymddygiad yn anodd. Mae’r llwybr yn cynrychioli’r amgylchedd allanol. Mae’r ddau yn fwy tebygol o gwblhau eu taith os caiff y rhwystrau sydd yn eu ffordd eu dileu ac mae’r daith mor fyr â phosibl. Mae Haidt yn argymell eich bod yn:

  1. Rhoi cyfarwyddiadau i’r marchogwr, er mwyn iddo wybod ble mae’n mynd
  2. Cymell yr eliffant, felly mae angen i chi droi at emosiwn
  3. Siapio’r llwybr er mwyn gwneud cynnydd yn hawdd.

Mae Melys yn dweud bod yn rhaid i chi rymuso a chefnogi pobl i sicrhau newid – rhoi’r pŵer iddynt i wneud newidiadau cynyddraddol drwy fentrau bach y gallant fod yn gyfrifol amdanynt. Pan fyddant yn cyfrannu at ddylunio a datblygu’r fenter, mae’r fenter yn cychwyn. Ni allant fod yn rhan o’r ateb os nad ydynt yn deall y ddadl sy’n cael ei chyflwyno. Mae cael sgyrsiau hyfforddi calonogol gyda staff yn helpu i’w grymuso i fynd yn ôl i’w sefydliadau ac arwain newid.

Cyfeiriodd Melys hefyd at anerchiad TED Simon Sinek ar ysbrydoli pobl i weithredu, lle mae’n awgrymu y dylech ddechrau ag amcan clir ac amlinellu eich achos. Dywedodd:

“Nid yw’r hyn rydych chi’n ei wneud yn apelio at bobl, ond yn hytrach pam rydych chi’n ei wneud … Pam mae’n bwysig denu pobl sy’n credu’r hyn rydych chi’n ei gredu? Rhywbeth a elwir yn Ddeddf Lledaenu Arloesedd.”

Yn ôl y Ddeddf Lledaenu Arloesedd, mae arloesedd yn dibynnu’n fawr ar gyfalaf dynol a rhaid iddi gael ei mabwysiadu’n eang at ddibenion hunangynhaliaeth. Mae Sinek yn disgrifio pam nad yw newidiadau’n cael eu hymgorffori nes y ceir trobwynt – ni fydd y mwyafrif cynnar yn rhoi cynnig ar rywbeth nes y bydd rhywun arall wedi rhoi cynnig arno gyntaf.

Graff gromlin gloch sy'n dangos pryd mae pobl yn mabwysiadu datblygiadau arloesol newydd, o arloeswyr cynnar i fabwysiadwyr cynnar, y mwyafrif cynnar, y mwyafrif hwyr i'r araf

Graff sy’n dangos Deddf Lledaenu Arloesedd

Mae’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml ac sy’n cysylltu â sefydliadau’n rheolaidd yn ffurfio cyfran sylweddol o’r galw ar wasanaethau, sy’n arwain at gostau enfawr o ran amser ac adnoddau. Mae dull ymarferol CIH Cymru o ddysgu a datblygu yn arwain at arbedion ariannol a gwasanaethau cyhoeddus gwell. Mae wedi bod yn hynod ddiddorol dysgu am y newidiadau sy’n cael eu gwneud, y theori y tu ôl iddynt ac, yn bwysicaf oll, am y staff a’r tenantiaid grymus a gynhyrchwyd gan y rhaglen. Ar hyn o bryd, mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn Swyddfa Archwilio Cymru yn gweithio ar astudiaeth genedlaethol ar newid ymddygiad, a fydd yn rhannu enghreifftiau o ble mae gwasanaethau cyhoeddus wedi newid ymddygiad yn effeithiol. Os ydych yn newid ymddygiad neu’r ffordd rydych yn dyrannu adnoddau i’r rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml, hoffem glywed oddi wrthych.

Mae rhagor o wybodaeth am raglen Frontline Futures ar gael ar wefan CIH Cymru yn www.cih.org/cymru/frontlinefuturesprogramme.

Y pwysigrwydd o gydnabod y berthynas rhwng ymchwil ac iaith

Read this blog post in English

Beth sy’n gwneud ymchwil yn llwyddiannus a pha rôl mae iaith yn chwarae yn hyn? Isod mae Ena Lloyd yn rhannu blogbost gan Jeff Brattan-Wilson o Anabledd Cymru, sy’n sefydliad annibynnol, dielw a sefydlwyd yn 1972. Maen nhw’n gorff aelodaeth o grwpiau anabledd a chynghreiriaid ledled Cymru.

Ffotograff o Jeff Brattan-Wilson o Anabledd Cymru

Jeff Brattan-Wilson o Anabledd Cymru

Ar Ddydd San Ffolant fe fynychais lansiad yr Ysgol Ymchwil Gofal Cymdeithasol yn y Deml Heddwch, ble cwrddais Jeff Brattan-Wilson o Anabledd Cymru. Gofynnodd Jeff gwestiwn arbennig i’r prif siaradwr, Peter Beresford OBE. Roedd hyn yn un o’r achlysuron hynny ble roeddwn i rili eisiau rhannu’r neges yn ehangach. Cefais sgwrs gyda Jeff ar ôl hynny a gofynnais a fyddai’n rhannu ei feddyliau ar ein blog. Dyma ei stori:

Ym mis Chwefror eleni, roeddwn yn bresennol yn nigwyddiad lansio ‘Ysgol Ymchwil Gofal Cymdeithasol Cymru’ yn y Deml Heddwch.

Rhoddodd Peter Beresford OBE (Athro Emeritws Polisi Cymdeithasol ym Mhrifysgol Brunel Lloegr ac Athro Cyfranogiad Dinasyddion ym Mhrifysgol Essex) gyflwyniad ar effaith ymchwil a oedd wir yn sbarduno’r meddwl.

Roedd Peter yn siarad am y ffaith bod llawer o ddarnau pwysig o waith ymchwil, a ysgrifennwyd dros flynyddoedd lawer, a hynny’n bennaf ar gyfer cyfnodolion arbenigol, fel arfer yn eistedd mewn llyfrgelloedd, ar silffoedd, ac yn aml yn ymddangos fel pe baent y tu hwnt i gyrraedd pobl nad ydynt o gefndir maes ymchwil.

Yn sgil ei sgwrs, dechreuais feddwl o ddifrif am yr holl waith ymchwil sydd wedi cael ei wneud yng Nghymru, y gallai cyfran fawr ohono arwain at newidiadau sylweddol neu wneud gwahaniaeth enfawr yng Nghymru, yn enwedig mewn perthynas â chymunedau lleiafrifol.

Daeth cwestiwn i fy meddwl: sut rydym yn mesur effaith ymchwil o’r fath? Drwy’r math o gyfnodolyn lle y caiff y gwaith ei gyhoeddi? O ran y ffordd y mae’n datblygu gyrfa rhywun? Neu ai’r ffordd y caiff y canfyddiadau eu defnyddio yn y gymuned sy’n bwysig, a ph’un a ydynt yn cael unrhyw effaith sylweddol ar ansawdd bywyd pobl?

Gofynnais i Peter, “Beth y gallwn ei wneud gyda’n gilydd i sicrhau bod gwaith ymchwil yn cael ei ysgrifennu mewn iaith bob dydd, fel bod llawer o sectorau yng Nghymru yn gallu ei ddarllen a’i ddefnyddio fel meincnod i ymgynghori â’r gymuned?”.

Yr ateb oedd bod gwir angen i ni weithio gyda’n gilydd; mae angen i brifysgolion, ysgolheigion ac academyddion ddeall eu bod yn creu rhwystrau rhyngddynt a phobl yn y gymuned ehangach drwy ddefnyddio iaith gymhleth sy’n llawn jargon.

Gallwn ddadlau y dylai iaith fod yn llwybr i hyrwyddo deialog ystyrlon – nid rhywbeth a ddefnyddir gan unigolyn i hyrwyddo ei ragoriaeth ieithyddol ei hun.

Ar ôl hynny, cafwyd trafodaeth o amgylch fy mwrdd ynglŷn â darparu gwasanaethau i bobl hŷn yng Nghymru. Roedd yn fy nharo unwaith eto, er ei bod yn ddigon posibl bod sawl math o waith ymchwil wedi cael ei wneud, a llawer o atebion wedi cael eu darganfod, fod arnaf ofn bod y cyfan wedi cael ei golli oherwydd yr arddull ysgrifennu, wedi’i gyhoeddi mewn cyfnodolion arbenigol na fydd llawer o bobl wedi clywed amdanynt.

Mae’n hawdd dangos yr hoffai pobl o lawer sector gwahanol ymgynghori â’r amrywiol gymunedau mewn cymdeithas, e.e. gwahanol grwpiau ieithoedd lleiafrifol neu hyd yn oed gymuned Iaith Arwyddion Prydain. (Iaith Arwyddion Prydain yw’r drydedd iaith fwyaf cynhenid yng Nghymru, ar ôl Saesneg a Chymraeg). Er mwyn ymgynghori â’r gymuned, mae’n bwysig defnyddio iaith bob dydd.

Dychmygwch – beth petai’r holl waith ymchwil hwnnw wedi cael ei ysgrifennu mewn iaith bob dydd? Byddai gennym gyfoeth o syniadau, atebion, datrysiadau a meddwl creadigol, i gyd ar gael yn hawdd ar flaenau ein bysedd.

O’r gwaith y mae Anabledd Cymru wedi’i wneud, mae’n amlwg mai’r ffordd orau o gyflawni hyn yw drwy gydgynhyrchu â phobl eraill. Os yw academydd am ymchwilio i farn grŵp penodol, neu os yw’r Llywodraeth am ymgynghori ynghylch materion sy’n ymwneud â chymuned benodol, does bosibl mai’r ffordd orau o wneud hyn yw drwy gydgynhyrchu â’r grŵp hwnnw? Dyna sut y gellir cael y ddeialog ystyrlon honno, a hynny yn iaith bob dydd y bobl hynny. Onid yw hynny’n synnwyr cyffredin?

Ar adeg ysgrifennu’r blog hwn, rwy’n sylweddoli ein bod, drwy fod yn agored i ystyried ein defnydd o iaith bob dydd, efallai’n debygol o ddenu ystod fwy amrywiol o lawer o bobl a allai ystyried gwneud eu gwaith ymchwil eu hunain, gyda’r ystod o bynciau yr ymchwilir iddynt hefyd yn dod yr un mor amrywiol o ganlyniad i hynny.

Gobeithio y gall y rhai sy’n ariannu ymchwil gymryd sylw o hyn a mynnu bod canfyddiadau gwaith ymchwil yn cael eu cyhoeddi mewn iaith bob dydd ac mewn cyfnodolion prif ffrwd fel bod yr holl sectorau (a’r holl bobl) yn gallu cael mynediad cyfartal at y gwaith hwnnw.

Un peth arall sy’n bwysig ei gofio o gyflwyniad Peter yn fy marn i: dywedodd wrthym y byddai ei fam yn darllen ei waith. Byddai’n dweud wrth Peter p’un a oedd yn ei ddeall ai peidio. Os oedd yn ei ddeall, yna roedd yn addas i’r rhan fwyaf o bobl; os nad oedd yn ei ddeall, roedd Peter yn gwybod ei fod yn gwneud rhywbeth o’i le. Roeddwn yn meddwl bod hwn yn beth diymhongar a gonest i’w rannu â’r gynulleidfa. Penderfynais roi cynnig ar rywbeth tebyg.

Mae hynny’n fy atgoffa o un o’m hoff ddyfyniadau:

“Os byddwch yn siarad â dyn mewn iaith y mae’n ei deall, bydd hynny’n mynd i’w ben. Os byddwch yn siarad ag ef yn ei iaith ef, bydd hynny’n mynd i’w galon.”

Nelson Mandela – Cyn-Arlywydd De Affrica

Cadwch Gymru’n Daclus a Phrosiect Dynion Gurnos: Sicrhau buddiannau cymdeithasol, economaidd ac iechyd eang

Read this blog post in English

Mae llawer o bobl yn ymwybodol o waith Cadwch Gymru’n Daclus achos maen nhw’n diogelu ein hamgylchedd. Fodd bynnag, efallai na fyddwch yn gwybod eu bod nhw’n gweithio mewn ffyrdd eraill i wneud ein cymunedau’n llefydd gwell i fyw. Siaradodd Ena Lloyd gyda Jake Castle am Brosiect Dynion Gurnos ar gyfer y blogbost isod.

Doeddwn i ddim wedi sylweddoli tan yn ddiweddar fod swyddfa Cadwch Gymru’n Daclus ar draws y ffordd i’n swyddfeydd yn Heol y Gadeirlan, Caerdydd.  Cysylltais â’i Phrif Swyddog Gweithredol, Lesley Jones, am fy mod i am wybod mwy am brosiect y Gurnos sy’n ceisio helpu dynion i ddod o hyd i waith. Dywedodd hi y byddai’n ddefnyddiol pe bai Jake Castle, Yr Uwch Swyddog Prosiect yn ysgrifennu blog am y prosiect hwn y mae’n ei arwain.

Dyma’r hyn a oedd gan Jake i’w ddweud am y prosiect:

Fi yw Swyddog Prosiect Cadwch Gymru’n Daclus ym Merthyr Tudful. Rwy’n gweithio gyda grwpiau cymunedol, ysgolion ac unigolion i gyflawni prosiectau amgylcheddol ymarferol. Un o’r grwpiau gorau (a mwyaf difyr yn aml) o blith y grwpiau hyn yw Prosiect Dynion Gurnos.

Ffurfiwyd y Prosiect ddwy flynedd yn ôl i roi cyfle i grŵp o ddynion di-waith hirdymor ar Ystâd Gurnos i ddod ynghyd a chymryd rhan mewn amrywiaeth o weithgareddau er mwyn helpu i wella’r gymuned a datblygu eu sgiliau a’u dysgu eu hunain. Gwnaeth uno gwirfoddolwyr newydd a phresennol Cadwch Gymru’n Daclus a’u cysylltu â Cymunedau yn Gyntaf. Ar y pryd, menywod oedd dros 90% o’r bobl a oedd yn ymwneud â chlwstwr lleol Cymunedau yn Gyntaf ac felly roedd y ddarpariaeth a’r cymorth yn amlwg yn ddiffygiol i ddynion.

Llun o 6 dyn yn y goedwig sy'n rhan o Brosiect Dynion Gurnos

Prosiect Dynion Gurnos

Yn fuan roedd ymroddiad y grŵp yn amlwg ac roeddent yn gwneud gwaith glanhau, garddio a gwelliannau i dir yr ysgol yn rheolaidd. Maent hefyd yn cymryd rhan mwn cyrsiau darllen ac ysgrifennu sylfaenol, garddwriaeth a sgiliau cefn gwlad. Rwy’n cyfarfod â nhw bob pythefnos er mwyn helpu i gynllunio a chyflawni prosiectau lleol a chyda help Cymunedau yn Gyntaf rydym yn adolygu eu gweithgareddau yn gyson er mwyn sicrhau bod eu hanghenion eu hunain yn cael eu diwallu tra’n gwasanaethu’r gymuned ehangach. Roeddwn yn falch o sicrhau cyllid yn ddiweddar i drefnu hyfforddiant ffurfiol ar gyfer y grŵp; mae’r cyfuniad o ymroddiad parhaus, gwaith caled a’r hyfforddiant hwn wedi arwain at ganlyniadau cadarnhaol.

Gan nad oedd neb yn y grŵp wedi cymryd rhan mewn unrhyw hyfforddiant achrededig ers blynyddoedd lawer, roedd pob un yn bryderus ynghylch cael ei brofi. Roedd yn bwysig eu cefnogi a dewis hyfforddiant priodol ac mae chwe dyn bellach wedi cyflawni NPTC Lefel 2 mewn Defnydd Diogel o Dorrwr Llwyni a Thociwr. Mae’r cymhwyster ffurfiol hwn yn werthfawr iawn gan nad yw’n dod i ben ac mae’r sgiliau a feithrinwyd wedi helpu i wella hyder y grŵp a safon y gwaith yn y gymuned.

Mae’r chwe chyfranogwr (a ddangosir yn y llun uchod) yn awyddus i wneud gwaith cynnal a chadw tir fel math o gyflogaeth;

Mae hwn wedi bod yn wych i fi. Dw i wedi bod yn ddi-waith ers misoedd bellach a dyma’r math o waith hoffwn i ddechrau ei wneud nawr. Dwi’n gwybod y bydd angen y tocyn hwn ar gyfer llawer o swyddi ac mae’n dangos fy mod wedi bod yn weithgar ac wedi bod yn ceisio gwella fy hun.

Antony Dunn, gwirfoddolwr (yr ail o’r dde yn y llun uchod)

Daeth cynrychiolwyr etholedig i gyfarfod â’r grŵp ym mis Chwefror. Roedd y grŵp yn ddiolchgar iawn am y cyfle i siarad am sut y mae’r gwaith a’r hyfforddiant wedi hybu eu hunan-barch, eu helpu i reoli problemau iechyd meddwl ac alcoholiaeth, a rhoi llawer o sgiliau iddynt a helpu’r gymuned ehangach. Siaradodd gwraig un o’r grŵp sy’n dioddef o ddementia hefyd am sut mae’r grŵp wedi bod o gymorth enfawr i’r ddau ohonynt, gan leddfu’r baich ar y systemau iechyd a gofal.

Cafodd ei gydnabyddu bod y ddarpariaeth hon yn werthfawr i’r unigolion hyn. Helpu pobl i gael gwaith wrth gwrs yw’r nod ac mae pob un ohonom yn ymwybodol y gall hyn fod yn broses hirdymor. Mae’r model hwn yn awgrymu y gall y cyfnod interim (cyn dod o hyd i waith) hefyd fod yn werthfawr mewn sawl ffordd arall.

Mae’n ymddangos i mi fod llwyddiant i’r grŵp hwn wedi golygu cymysgedd iach o sgiliau sydd o fudd i’r unigolion, a gweithgareddau sydd o fudd i’r gymuned – heb anghofio bod ambell i weithgarwch strwythuredig yn sicrhau trefn arferol a phleser hefyd! Mae’r budd i’r gymuned yn anodd ei fesur; mae’n mynd ymhell y tu hwnt i gasglu sbwriel gan ei fod yn golygu llai o ofynion ar ein gwasanaethau iechyd a gofal.

Yn fy marn i, mae’r gefnogaeth i Brosiect y Dynion yn helpu i gynyddu lefelau cyflogaeth a gwella cymunedau’r Cymoedd. Y ffocws nawr yw mesur y cyfraniad pellgyrhaeddol hwnnw.

Ceir llawer mwy o brosiectau ac mae Cadwch Gymru’n Daclus yn ymwneud â llawer ohonynt, gan gynnwys Baner Las, Eco-Sgolion, Goriad Gwyrdd. Mae pob un o’n rhaglenni ar gael ar ein gwefan.

Bod yn agored yn ddiofyn

Sut allai swyddfa archwilio agor ei systemau fel bod gwybodaeth yn agored yn ddiofyn? Siaradodd Dyfrig Williams â Tom Haslam am ddull gweithredu Swyddfa Archwiliwr Cyffredinol Seland Newydd.

Logo Swyddfa Archwiliwr Cyffredinol Seland Newydd

Rwy’n gweithio ar brototeip Data Agored fel rhan o brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad Swyddfa Archwilio Cymru. Yn ystod y gwaith yma fe ddywedodd cydweithwyr i mi y gallem wella ein ffordd o drin data. Ond nid trwy casglu data newydd o reidrwydd – dywedodd y rhan fwyaf o’m cydweithwyr mai’r mater pwysicaf iddyn nhw oedd meithrin ymwybyddiaeth well am y data sydd gan y swyddfa yn barod, a gallu cael gafael ar y data hynny mewn ffordd rhwydd.

Mae gan ein sefydliad ddau ymarfer arbenigol – archwilio ariannol ac archwilio perfformiad. Mae’r rhaniad hwn yn hwyluso arbenigedd, fel bod gennym gydweithwyr sy’n hynod wybodus yn eu meysydd arbenigedd. Fodd bynnag, mae hyn hefyd yn golygu bod rhaid i ni weithio’n galed i chwalu seilos sefydliadol, sydd weithiau’n cael eu hatgyfnerthu gan y systemau sydd gennym ar waith.

Mae diogelu data yn nodwedd bwysig o’r ffordd rydym wedi gosod ein systemau gwybodaeth. Mae ffolderi rhwydwaith wedi’u diogelu. Dim ond timau a phersonél penodol sy’n gallu cael mynediad atynt, sy’n golygu bod y data sydd ynddynt yn gaeedig i bobl eraill yn ddiofyn. Mae ein system SharePoint hefyd wedi’i gosod mewn ffordd debyg ac nid yw’r swyddogaeth chwilio cystal ag y gallai fod. Mae hyn i gyd yn golygu eich bod yn annhebygol o ddod o hyd i ddata oni bai eich bod chi’n gwybod yn union ble mae fe.

Dysgu gan swyddfeydd archwilio eraill

Fe wnes i sôn am gydweithiwr o’r enw Tom Haslam yn fy mlogbost diwethaf ar waith Swyddfa Archwilio Queensland. Mae Tom wedi gweithio yn Swyddfa’r Archwilydd Cyffredinol yn Wellington, Seland Newydd. Nododd ei swyddfa nhw problemau tebyg i’r rhai sydd gennym o ran y ffordd roeddent yn trefnu ac yn dal eu data.

I fynd i’r afael â hyn, rhoddodd y Swyddfa system wybodaeth newydd ar waith sy’n seiliedig ar SharePoint, ac i ategu hyn gwnaethant sefydlu grwpiau peilot traws-swyddfa o’r enw ‘iShare’. Roedd y grwpiau hyn yn seiliedig ar bynciau swyddogaethol trawsbynciol (er enghraifft yr iShare Trafnidiaeth) gyda’r nod o helpu i chwalu seilos sefydliadol a hyrwyddo dull gweithredu un tîm ar gyfer y swyddfa gyfan.

Roedd mabwysiadu’r system wybodaeth newydd yn gyfle i’r Swyddfa drafod rhinweddau o systemau gwybodaeth sy’n agored neu’n gaeedig yn ddiofyn. Trafodwyd hyn ym mhob rhan o’r swyddfa mewn sawl cyfrwng.

Ar y cyfan, roedd y system wybodaeth flaenorol yn annog dull gweithredu lle’r oedd gwybodaeth yn ‘gaeedig nes ei bod yn agored’. Ond yr ymdeimlad cyffredinol oedd y gallai data caeedig rwystro’r Swyddfa rhag gwneud y gorau o’r wybodaeth a ddelir ganddi. Tueddiad naturiol pob archwilydd yw bod yn ofalus, felly o dan ddull gweithredu lle mae gwybodaeth yn ‘gaeedig oni bai ei bod yn agored’, gellid ystyried bod gwneud gwybodaeth yn ‘agored’ yn risg y byddai’n well ei hosgoi, hyd yn oed os nad oes cyfiawnhad dros wneud hyn. Yn ymarferol, mae gwneud gwybodaeth yn gaeedig yn golygu bod angen gosod hawliau mynediad a chaniatâd amrywiol. Gall hyn ynddo’i hun fod yn rhwystr rhag rhannu data.

Fe wnaeth Swyddfa’r Archwilydd Cyffredinol strwythuro ei system wybodaeth newydd fel bod gwybodaeth yn ‘agored oni bai ei bod yn gaeedig’, gyda metadata er mwyn helpu staff i ddod o hyd i’r hyn y maent yn chwilio amdano. Roedd y dull gweithredu hwn yn hwyluso rhannu data, gan annog staff i feddwl am sut y gallent ychwanegu gwerth drwy gydgysylltu gwybodaeth. Roedd gosodiad diofyn lle bo gwybodaeth yn ‘agored oni bai ei bod yn gaeedig’ yn gwneud i staff ystyried yn fwy gofalus y rhesymau dros gau mynediad, er enghraifft deunydd ag iddo oblygiadau o ran diogelwch gwladol neu wybodaeth bersonol adnabyddadwy.

Roedd y system Technoleg Gwybodaeth yn rhedeg yn fwy dibynadwy gan ei fod wedi’i ffurfweddu’n fwy taclus heb ganiatadau a chyfyngiadau diddiwedd. Fe wnaeth dibynadwyedd gwell y system SharePoint newydd arwain at arbedion amser a chynnydd yn hyder y staff a’u boddhad â Thechnoleg Gwybodaeth. Gwnaeth y cynlluniau peilot iShare annog aelodau’r grwpiau i chwilio am gyfleoedd i gydweithio a rhannu gwybodaeth.

Wrth i’r cynlluniau peilot hyn fynd yn eu blaen, ac wrth i’r swyddfa ehangach gael gwybod am eu llwyddiannau, gwnaethant annog agwedd fwy agored o fewn y timau – roedd pobl yn gallu gweld bod modd rhannu data a chydweithio heb i bopeth fynd o chwith.

Roedd Tom hefyd yn meddwl bod ymddiriedaeth yn ffactor. Mae ymdrin â gwybodaeth sensitif am gleientiaid yn rhan o waith bob dydd archwilydd. Felly, roedd gwneud data yn agored yn arwydd clir bod y Swyddfa yn amgylchedd ymddiriedaeth uchel.

Fodd bynnag, mae newid yn daith ac mae’r Swyddfa yn ategu hyn o’i phrofiad ei hun. Mae’n parhau i annog ac anelu at amgylchedd lle bo gwybodaeth yn agored nes ei bod yn gaeedig. Ond nid yw pethau wedi bod yn hollol ddidrafferth ers i’r system wybodaeth newydd gael ei chyflwyno. Mae rhai aelodau o staff wedi croesawu’r cyfle i rannu gwybodaeth yn agored. Mae rhai eraill wedi bod yn fwy petrusgar ynglŷn â rhannu mwy o wybodaeth, neu maent yn dal i weithredu yn yr un ffordd ag o’r blaen a heb newid i fod yn fwy agored. Mae wedi bod yn ofynnol i’r Swyddfa hyrwyddo ac atgyfnerthu’r dull gweithredu newydd o bryd i’w gilydd. Mae’n cydnabod na fydd newid o’r maint hwn yn digwydd dros nos na heb ymdrech barhaus. Ond mae’r diben – sef defnyddio gwybodaeth gyfunol i ddylanwadu ar welliant a gwella atebolrwydd – yn cyfiawnhau’r ymdrech.

Sut mae hyn yn cyd-fynd â gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da

Mae gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da ar rannu data yn effeithiol yn dangos bod hyn yn dibynnu ar yr egwyddor o fabwysiadu camau cymesur wrth ddiogelu data.

Mewn blog blaenorol fe wnes i ceisio weld os oedd rhannu data yn rhwystr rhag gwella gwasanaethau cyhoeddus, ac ynddo fe wnes i grybwyll y Comisiynydd Gwybodaeth. Dywedodd ef fod pobl eisiau i’w data personol weithio iddyn nhw, a’u bod nhw’n disgwyl i sefydliadau rannu eu data personol lle bo angen er mwyn iddynt darparu’r gwasanaethau maen nhw eisiau. Dywedodd hefyd fod pobl yn disgwyl i gymdeithas ddefnyddio ei hadnoddau gwybodaeth i atal trosedd a thwyll a chadw dinasyddion yn ddiogel. Mae’n sicr yn werth gwylio Anne Jones, Comisiynydd Gwybodaeth Cynorthwyol Cymru, yn amlinellu sut y gellir rhannu data yn effeithiol.

Bydd y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol sydd ar ddod yn tynhau’r trefniadau diogelu data i raddau, ond mae fe hefyd yn gyfle i ailystyried sut y gallwn rannu data yn effeithiol. Yn benodol, sut rydym yn sicrhau bod archwilwyr yn ddigon hyderus i wneud y gorau o waith casglu a rhannu data.

Rwyf wedi blogio’n flaenorol am ein digwyddiad ymddiriedaeth staff, lle y clywsom fod ymddiriedaeth yn hanfodol er mwyn i wasanaethau cyhoeddus allu cymryd risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda, arloesi a darparu gwasanaethau cyhoeddus sydd wir yn addas ar gyfer yr unfed ganrif ar hugain.

Mae Tom yn arwain prosiect ar wahân o fewn Swyddfa Archwilio Cymru i edrych ar y ffordd rydym yn defnyddio ein systemau gwybodaeth gan gynnwys SharePoint. Un opsiwn rydym yn ei ystyried yw defnyddio SharePoint Online, a fyddai’n ei gwneud yn haws i ni ddatblygu maes y gallai cyrff allanol a phartneriaid gael mynediad ato – porth. Mae blogbost Leigh Dodds yn rhoi trosolwg da o’r hyn y gallai porth ei gynnwys.

Byddai porth yn ein galluogi i rannu data â chyrff a archwilir a phartneriaid yn fwy effeithiol. Rydym wedi profi’r cysyniad hwn gyda phorth prototeip sy’n seiliedig ar SharePoint ar gyfer rhai o’n cydweithwyr ym maes iechyd. Bydd yr hyn a ddysgir drwy hyn yn bwydo’n ôl i brosiect Tom.

A’r prif beth y mae gweithio ar brosiect Archwilio Arloesol wedi’i ddysgu i mi yw mai dulliau gweithredu cydgysylltiedig a chydweithredol yw’r ffordd orau o sicrhau ein bod yn ychwanegu gwerth gwirioneddol at y gwaith a wnawn.