Mynd i’r afael â data ar gyfer archwilio sydd ar flaen y gad

Sut mae Swyddfa Archwilio Cymru yn sicrhau ein bod ni’n archwilio mewn modd sy’n addas ar gyfer y dyfodol? Mae Dyfrig Williams wedi blogio ar ei waith gyda phrosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad.

Rydw i wedi bod yn gweithio ar brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad dros y misoedd diwethaf, sy’n edrych ar sut y gall Swyddfa Archwilio Cymru herio ein defnydd presennol o ddata a thechnoleg a‘r rhagdybiaethau rydyn ni’n cymryd yn ganiataol. Rydym yn meddwl yn radical am sut y gallem ddefnyddio technoleg newydd i drawsnewid y ffordd ni’n gweithio.

Mae fe wedi bod yn ddarn o waith gwych ble rydym yn rhoi meddylfryd radical ar waith. Mae’r prosiect yn cael ei arwain gan fy nghydweithiwr Steve Lisle, sy’n adrodd yn uniongyrchol i Archwilydd Cyffredinol Cymru. Mae hyn wedi golygu ein bod ni wedi symud i ffwrdd o hierarchaeth i mewn i strwythur sy’n lot fwy gwastad. Rydyn ni hefyd wedi bod yn canolbwyntio ar ganlyniadau – rydym wedi bod yn profi a phrototeipio wrth i ni fynd ymlaen fel ein bod ni’n rheoli risgiau yn effeithiol ac yn dysgu o fethiant.

Rydw i wedi bod yn gweithio ar sut mae Swyddfa Archwilio Cymru yn cael data i roi gwybodaeth ddyfnach a mewnwelediad gwell i ni.

Aeddfedrwydd data

data_maturityRoedd yn ddefnyddiol meddwl am Aeddfedrwydd Data wrth wneud y gwaith yma. Aeddfedrwydd Data yw’r siwrne tuag at wella a chynyddu ein defnydd o ddata. Mae Data Orchard yn defnyddio’r model yma (ac rydw i wedi’i ddwyn o Ben Proctor) o gamau yn natblygiad sefydliad:

  1. Casglu data mewn ffordd ad-hoc yn rhai meysydd
  2. Tynnu data at ei gilydd yn ganolog
  3. Dechrau i ddefnyddio data sydd yn edrych yn ôl
  4. Defnyddio data mewn amser real i reoli’r mudiad a symud adnoddau yn gyflym
  5. Modelu’r dyfodol cyn gwneud penderfyniadau er mwyn ein galluogi ni i wneud penderfyniadau gwell
  6. Modelu’r dyfodol y mae’r sefydliad eisiau ac edrych yn ôl i ddeall yr hyn sydd rhaid digwydd er mwyn cyflawni’r dyfodol hynny

Mae hyn yn sicr yn siwrne i ni fel sefydliad, ond mae’r model wedi helpu i lywio fy ffordd i o feddwl. Mae fe wedi helpu mi i feddwl am sut rydyn ni’n cyrraedd pwynt 6, lle rydyn ni’n modelu’r dyfodol mae’r sefydliad yn gweithio tuag ato, a sicrhau bod y pethau rwy’n gweithio arno yn ein rhoi ni ar y llwybr cywir ymhell ar ôl i’r prosiect yma gorffen.

Fy mhrototeipiau

Rydw i wedi bod yn gweithio ar ddau brawf gwahanol o fewn y maes yma. Mae’r cyntaf ar Ddata Agored, sydd wedi bod yn fwy heriol na’r disgwyl achos bod Swyddfa Archwilio Cymru yn ddefnyddiwr eilaidd o ddata. Mae hyn yn golygu ein bod ni’n defnyddio data a gesglir gan eraill, felly nid oes gennym yr hawl i rannu’r data bob tro. Serch hyn, rydw i wedi llwyddo i ddod o hyd i ddata defnyddiol, felly fy ngham nesaf i yw rhoi’r data yma mas yn y byd mawr ac edrych ar yr heriau o amgylch sut y gallwn ni sicrhau bod y data mor ddefnyddiol â phosib.

Rydw i wedi bod yn rhoi egwyddorion y Gyfnewidfa Arfer Da ar waith drwy ymweld â sefydliadau eraill i ddysgu am beth maen nhw wedi gwneud eisoes, achos does dim pwynt dechrau o’r dechrau. Rydw i hefyd wedi bod yn meddwl am sut rydyn ni’n addasu yn hytrach na mabwysiadu eu gwaith ar gyfer anghenion ein mudiad, achos wedi’r cyfan, nid yw ‘dull un maint i bawb’ byth yn gweithio.

Rydw i wedi blogio o’r blaen am pam mae angen i’r sector cyhoeddus i ddechrau meddwl amdano Ddata Agored, ac fe wnaethon ni cynnal Google Hangout i edrych ar pam mae’n bwnc pwysig. Mae Hendrik Grothius wedi ysgrifennu blogbost gwych ar sut y gall sefydliadau ddechrau i gyhoeddi Data Agored, ac mae’n fan cychwyn gwych i mi wrth i mi fynd i’r afael â’r heriau.

Mae fy ail ddarn o waith i wedi bod yn edrych ar sut rydyn ni’n galluogi ein staff i wneud defnydd gwell o ddata, a thrwy hynny leihau’r baich archwilio. Rwy’n edrych ar sut y gallwn ddwyn ynghyd ddata o gyrff cyhoeddus mewn ffordd sy’n ei gwneud yn hawdd i’w cyrchu, mewn ffordd sy’n agored i bawb, sy’n rhoi syniad gwell i ni ar berfformiad y sector cyhoeddus yng Nghymru, ac sydd gyda chymaryddion rhyngwladol. Rydw i wedi bod yn siarad â’n staff er mwyn i mi ddeall pa fath o ddull byddai’n ddefnyddiol iddynt. Rydw i wedi datblygu personas er mwyn llywio ein gwaith yn y maes hwn, ac fe fyddant yn siapio’r cam nesaf o’r gwaith a sicrhau bod fy rhan i o’r adroddiad terfynol yn canolbwyntio ar anghenion defnyddwyr.

Iteriad

Byddaf yn ysgrifennu blogbostau yn y dyfodol agos i rannu fy ymagweddau, beth rydw i wedi dysgu a beth y gallwn wneud yn wahanol y tro nesaf. Rydym yn iteru i weld beth rydym yn dysgu o bob datblygiad a sut y gallwn adeiladu arno wrth symud ymlaen. Os nad ydynt yn gweithio, byddwn yn edrych i ddysgu o fethiant a gweld sut all y sefydliad cymryd ymagwedd wahanol yn y dyfodol.

Yn holl seminarau’r Gyfnewidfa Arfer Da rydym yn clywed na all gwasanaethau cyhoeddus parhau i weithio yn yr un modd mewn cyfnod anodd. Mae fe wedi bod yn wych i weithio ar brosiect ymarferol yn Swyddfa Archwilio Cymru sy’n mynd i’r afael â’r heriau hynny.

  1. Hysbysiad: Datblygu personas ar gyfer gwasanaeth sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr | Good Practice Exchange at The Wales Audit Office

  2. Hysbysiad: Sut mae Swyddfa Archwilio Queensland yn dadansoddi data i archwilio’n fwy effeithiol | Good Practice Exchange at The Wales Audit Office

  3. Hysbysiad: Ceisio rheoli amser yn effeithiol | Good Practice Exchange at The Wales Audit Office

  4. Hysbysiad: Bod yn agored yn ddiofyn | Good Practice Exchange at The Wales Audit Office

  5. Hysbysiad: Newid ymddygiad ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus digidol | Cyfnewidfa Arfer Da

  6. Hysbysiad: Galluogi staff i ddefnyddio data’n well | Cyfnewidfa Arfer Da

  7. Hysbysiad: Rhyddhau Data Agored | Cyfnewidfa Arfer Da

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s