Archifau Misol: Mehefin 2016

Deall Ymddygiadau Staff ac Anghenion Teithiau Busnes

Ffotograff o geir cronfa logi yn ôl yr awr ar y safle Cyngor Dosbarth Bro Aylesbury

Ceir cronfa logi yn ôl yr awr ar y safle Cyngor Dosbarth Bro Aylesbury

Sut llwyddodd Cyngor Dosbarth Bro Aylesbury i arbed £90,000 a haneru ei allyriadau? Siaradodd Ena Lloyd gydag Alan Asbury.

Yn ddiweddar, es i seminar a gynhaliwyd gan Enterprise Rent a Car ynglŷn â’r modd y mae gwasanaethau cyhoeddus yn trafod â’r sector preifat i wella eu trefniadau teithiau busnes. Arweiniodd hyn at gyfraniadau mawr tuag at eu targedau cynaliadwyedd ac at arbedion mawr hefyd.

Holais Alan Asbury, Rheolwr Cynaliadwyedd ac Ynni yng Nghyngor Dosbarth Bro Aylesbury, am bolisi teithio’r Cyngor. Roedd gen i ddiddordeb arbennig yn y modd roeddent wedi canolbwyntio ar ymddygiad staff a’r defnydd hollbwysig a wnaethant o ddata er mwyn cael dealltwriaeth glir o anghenion teithiau busnes y staff.

Dechreuais drwy holi tipyn am y Cyngor. Mae’r Cyngor yn gofalu am hanner uchaf Swydd Buckingham, ac mae’n cyflogi tua 500 o aelod o staff ac mae 220 o’r rheini’n gyrru ar deithiau busnes.

Fe wnaethant greu’r polisi gydag Enterprise er mwyn sicrhau bod y cyngor yn gyson â’r ‘economi rannu’ a’r dechnoleg ddiweddaraf ar gyfer arbed arian. Fe wnaethant ddadansoddi data defnydd y cyngor ac roeddent yn gallu dosbarthu teithiau busnes y gweithwyr yn ôl cost-effeithlonrwydd, gan weld lle byddai llogi yn ôl yr awr a llogi yn ôl y dydd yn fwyaf effeithiol. Er enghraifft, drwy gyfyngu ar logi yn ôl y dydd i deithiau sy’n fwy na 75 milltir neu wyth awr, llwyddwyd i sicrhau bod cerbydau allyriadau isel y clwb ceir yn cael eu defnyddio’n fwy cyson.

I roi’r polisi ar waith, sefydlwyd ceir cronfa logi yn ôl yr awr ar y safle drwy Enterprise Car Club, i’w darparu i weithwyr a oedd yn gwneud teithiau byrion, ynghyd â cheir llogi yn ôl y dydd gan Enterprise Rent-A-Car ar gyfer teithiau pellach. Maent wedi llwyddo i ddisodli’r ‘fflyd lwyd’ fel opsiwn rhatach sy’n fwy cyfeillgar i’r amgylchedd.

Newidiwyd y polisi teithio i ganolbwyntio ar ddiogelwch, sy’n hanfodol o ystyried cyfrifoldebau’r cyngor o ran dyletswydd gofal. Mae’r staff sy’n dal i ddefnyddio eu cerbydau eu hunain ar gyfer y gwaith yn llenwi ffurflen â blychau ticio arni er mwyn gwirio nifer o agweddau ar gynnal a chadw cerbydau a gyrwyr, fel diogelwch, yswiriant, trwydded yrru, iechyd a ffitrwydd a chyflwr y cerbyd.

Fel rhan o’r fenter, cafodd cyfradd ad-dalu milltiroedd y ‘fflyd lwyd’ ei thorri hyd at 0.65 ceiniog y filltir i 0.15 er mwyn annog y gweithwyr i ddefnyddio cerbydau’r Enterprise Car Club yn ogystal â llogi yn ôl y dydd, o ystyried yr arbedion posibl ar gostau a’r manteision amgylcheddol.

Ar ôl monitro’r cynllun yn ofalus, mae wedi’i gwtogi i wyth o gerbydau’r Enterprise Car Club. Mae pob un ag allyriadau isel, ac maent yn cynnwys tri char Nissan Leaf sy’n rhai cwbl drydanol. Yn y flwyddyn gyntaf o’u defnyddio, mae’r Cyngor wedi arbed £90,000. Mae hyn hefyd wedi eu galluogi i ailgyflwyno cymhorthdal o 50% ar y bysiau ar bedwar llwybr sy’n cael eu gweithredu’n lleol. Yn gyffredinol, mae ei allyriadau carbon cludiant wedi gostwng fwy na’i hanner. Mae’r Cyngor hefyd yn gweithredu cerbydau trydan, gan gynnwys BMW i3s.

Wrth feddwl am y polisi teithio newydd, dywedodd Alan: “Roedd ein polisi teithio newydd yn seiliedig ar ddealltwriaeth fanwl o’r modd y mae ein gyrwyr yn ymddwyn a beth yw eu hanghenion o ran gallu symud o gwmpas. Fe wnaeth Enterprise ein helpu i ddadansoddi i ble mae’r staff yn teithio, pa mor aml a pham, ac roedd hyn yn hollbwysig os oeddem ni eisiau iddynt wneud hynny’n fwy effeithlon.

“Mae defnyddio clwb ceir wedi’n helpu i arbed degau o filoedd o bunnoedd, ac mae Enterprise wedi ein helpu i weithio gyda’n gweithwyr i ddeall beth yw nodau’r rhaglen ac i ddangos beth roedden ni eisiau ei gyflawni. Bu hyn yn hynod lwyddiannus, ac rydym wedi cael ein gwahodd i siarad â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus a’r sector preifat i ddangos iddynt be wnaethom ni, a sut.”

Ychwanega Adrian Bewley, Cyfarwyddwr Llogi Busnes y D.U. ac Iwerddon yn Enterprise Rent-A-Car: “Mae’r cyngor wedi gallu defnyddio cyfuniad o logi yn ôl yr awr a llogi yn ôl y dydd, yn ogystal â llogi ar les, er mwyn cael dull mwy effeithiol a mwy gwyrdd o ymdrin â theithau’r gweithwyr.

“Mae’r Cyngor yn cael ei weld, yn gwbl gywir, fel arweinydd o ran teithiau busnes yn y sector cyhoeddus. Cawsant y wobr arian yng Ngwobrau Arwyr Fflyd yr Ymddiriedolaeth Arbed Ynni ym mis Tachwedd 2015. Yn bwysicaf, mae’r rhaglen wedi llwyddo oherwydd ei bod yn seiliedig ar ddadansoddi ymddygiadau a theithiau gyrwyr. Data yw’r offer pwysicaf i greu polisi teithio gwell ac i newid y modd y mae gweithwyr yn meddwl am yrru.”

Os hoffech ddysgu rhagor am y prosiect a sut y gallai Aylesbury eich helpu chi i wneud rhywbeth tebyg, cysylltwch ag Alan yn aasbury@aylesburyvaledc.gov.uk.

Codi tâl ai peidio?

A all cynghorau wneud gwell defnydd o’u hadnoddau drwy godi tâl am wasanaethau gwastraff? Mae Gwyndaf Parry o Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi blogio i ni ar ddigwyddiad a gafodd ei chynnal gyda Swyddfa Archwilio Cymru.

Mae gwasanaethau yn dod o dan fwy a mwy o bwysau, gyda disgwyl i awdurdodau lleol ddarparu mwy gyda llai. Er mwyn darparu ystod eang o wasanaethau i drigolion a chynnal gwasanaeth o safon uchel, mae gan Gynghorau yng Nghymru y pwerau cyfreithiol i godi tâl am ystod eang o wasanaethau, gan gynnwys gwastraff gardd neu wastraff gwyrdd, casglu swmp-wastraff a rhoi biniau neu gynwysyddion ailgylchu newydd.

Cynhaliwyd y digwyddiad gan Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a chafodd ei hwyluso gan Dîm Ymarfer Da Swyddfa Archwilio Cymru, i annog awdurdodau lleol yng Nghymru a’u galluogi i rannu arfer da wrth gyflwyno tâl am wasanaethau casglu gwastraff. Cafodd cyfranogwyr eu hannog i gymryd rhan mewn trafodaethau a dysgu oddi wrth eraill, gan eu helpu i osgoi’r un camgymeriadau ac arbed costau ac amser.

Andy Phillips o Swyddfa Archwilio Cymru gyflwynodd y diwrnod, a dangosodd, mewn ffordd ddiddorol, yr incwm sy’n dod o wasanaethau gwastraff fesul trigolyn, gan ddangos y gwahaniaeth rhwng Cymru, yr Alban a Lloegr. Mae’r incwm a gafwyd yn Lloegr wedi codi’n gyson ers 2008/9 tra’i fod wedi gostwng yng Nghymru a’r Alban.

Graff sy'n dangos bod yr arfer o godi tâl am wasanaethau gwastraff wedi gostwng yng Nghymru a'r Alban ers 2008/9, ond wedi cynyddu yn Lloegr

Rhannodd Di Bradbury o Gyngor y Wirral ei phrofiad o gyflwyno tâl am gasglu gwastraff gardd, a sut gwnaeth Cyngor y Wirral reoli cyflwyno taliadau yn ôl yn 2013/14. Un darn o gyngor allweddol gan Di oedd sicrhau bod system TG gadarn ar waith o’r dechrau’n deg, a sicrhau bod eich system TG yn gallu delio â chofrestru cwsmeriaid, rheoli cronfa ddata cwsmeriaid a rheoli taliadau. Pwysleisiodd Di mai dyma oedd un o’r elfennau mwyaf llafurus o gyflwyno gwasanaeth y codir tâl amdano – mae pobl yn disgwyl gwasanaeth o safon uchel pan maent yn talu am wasanaeth. Dylid osgoi methu casgliad pan fyddwch yn adeiladu gwasanaeth casglu y codir tâl amdano sydd ag enw da.

Roedd Cyngor y Wirral yn cydnabod pwysigrwydd ymgynghori â’r cyhoedd. Fel rhan o’i waith cynllunio gwastraff ymgynghorodd â’r cyhoedd i geisio eu barn ynglŷn â chodi tâl. Roedd 51.7% o’r ymatebwyr o’r farn bod gorfod talu am gasglu gwastraff gardd yn gwbl annerbyniol. Fodd bynnag, roedd cyfyngiadau ar y gyllideb yn golygu bod yn rhaid iddynt gyflwyno tâl. Fodd bynnag, gwnaeth sicrhau bod opsiynau amgen ar gael i drigolion gan gynnwys:

  • Disgownt o £5 am danysgrifio ar-lein (mae 89% o gwsmeriaid yn defnyddio’r opsiwn hwn),
  • Opsiwn rhannu bin gyda chymydog
  • Hyrwyddo biniau compostio cartref.

Gwers werthfawr a ddysgwyd gan Gyngor y Wirral oedd cynnig cyfnod ailfeddwl o 14 diwrnod. Yn ôl y gyfraith, dylid cynnig cyfnod o 14 diwrnod i drigolion, lle gallant gael ad-daliad. Yn y Cyngor, roedden nhw ond cynnig ad-daliad os na chasglwyd gwastraff y trigolyn.

Yn ôl y disgwyl, gwelwyd gostyngiad yn nifer y tunelli o wastraff gardd a gasglwyd wrth ymyl y ffordd yn y Wirral, fodd bynnag gwelodd y Canolfannau Gwastraff Cartref ac Ailgylchu gynnydd sylweddol mewn llif gwastraff gardd. Yn gyffredinol cafwyd gostyngiad o 11% yn nifer y tunelli o wastraff gardd dros gyfnod o ddwy flynedd. Gostyngodd y cyfraniad tuag at gyfradd ailgylchu’r Gwastraff Solet Trefol (MSW) cyffredinol am ddwy flynedd ar ôl cyflwyno tâl, fodd bynnag, yn ystod y drydedd flwyddyn gwelir bod y gyfradd wedi bod cynyddu bron i’r lefel wreiddiol. Yn ddiddorol ddigon, yn ystod yr un cyfnod, mae nifer yr achosion o dipio anghyfreithlon wedi gostwng yn gyson.

A yw’r dyfodol yn wyrdd?

Cafodd y gweithdy sesiwn grŵp cyntaf hwn ei gynnal gan Jim Espley o Gyngor Sir Ddinbych. Ar ôl codi tâl am wasanaeth gwastraff gardd ar 30 Mawrth 2015, Sir Ddinbych yw’r awdurdod lleol diweddaraf yng Nghymru i godi tâl, ac felly roedd ganddo gyngor gwerthfawr i’r cynghorau eraill.

Ar ôl cael cymeradwyaeth i godi tâl ym mis Medi 2014, roedd gan Sir Ddinbych gyfnod cymharol fyr i gyflwyno’r gwasanaeth. Y gweithgareddau allweddol er mwyn sicrhau llwyddiant oedd:

  1. Cyfathrebu â thrigolion – cyflwyno’r gwasanaeth newydd a oedd ar gael,
  2. Sefydlu system TG addas gan gynnwys system prosesu taliadau.
  3. Delio â chwynion a sefydlu prosesau addas,
  4. Prynu codau bar a sganwyr addas ar gyfer y biniau.

Cofrestrodd 12,500 (30%) o dai ar gyfer y gwasanaeth ar y dechrau. Erbyn diwedd y flwyddyn cynyddodd hyn i 17,000 (40%) o dai. Gallai cwsmeriaid gofrestru ar-lein (gyda disgownt) neu wyneb yn wyneb, dros y ffôn ac mewn Siopau Un Stop. Gweithiodd Sir Ddinbych yn agos gyda’i adran TG i sicrhau bod system addas at y diben ar waith. Roedd cronfa ddata bwrpasol yn ei gwneud yn bosibl i gasglu manylion cyfeiriad, y dyddiad casglu, gwybodaeth casglu â chymorth, yn ogystal â hanes casglu arall. Caiff pob bin sticer cod bar a chysylltir hwn â’r gronfa ddata cwsmeriaid. Mae’r gronfa ddata hefyd wedi’i chysylltu â system meddalwedd ‘Trackyou’ sydd â thechnoleg yn y cab sy’n galluogi’r criw i fonitro a chasglu manylion cwsmeriaid mewn amser real. Mae hyn yn helpu Sir Ddinbych i gynnig gwasanaeth o safon uchel i’w drigolion.

Gwers werthfawr a rannodd Jim gyda’r grŵp oedd y byddai tanysgrifiadau ar-lein yn sicrhau bod data o ansawdd da yn cael ei fwydo i’r gronfa ddata TG. Cafwyd nifer o wallau gyda manylion cwsmeriaid pan gwblhawyd gwaith papur ar gopi caled. Felly mae Sir Ddinbych yn gweithio tuag at annog mwy a mwy i danysgrifio ar-lein.

Pa mor wyrdd yw eich cwm?

Roedd ail weithdy a gynhaliwyd gan Carl o Sir Fynwy yn ymwneud â rhannu gwersi a ddysgwyd. Mae gan Sir Fynwy wasanaeth casglu gardd y codir tâl amdano ers nifer o flynyddoedd. O fis Gorffennaf 2013 mae Sir Fynwy wedi bod yn codi tâl am gasglu gwastraff gardd. Ar ôl codi tâl o £8 am gasglu sach hesian 90 litr y gellid ei hailddefnyddio yn wreiddiol, erbyn 2016/17 mae’r tâl a godir wedi cynyddu i £14 fesul sach.

Rhoddir sach am ddim i drigolion a rhaid iddynt dalu am drwydded sydd wedi’i thagio ar y sach. Unwaith eto pwysleisiodd Sir Fynwy bwysigrwydd bod â system TG addas at y diben – gall hyn olygu’r gwahaniaeth rhwng llwyddiant a methiant gwasanaeth.

Mae nifer y trigolion sy’n cofrestru ar gyfer y gwasanaeth y codir tâl amdano wedi cynyddu o flwyddyn i flwyddyn yn Sir Fynwy, gyda chartrefi sy’n tueddu i fod â gerddi mwy yn prynu nifer uwch o fagiau. Pwysleisiodd Carl fod nifer y tunelli o wastraff gardd sy’n mynd i’w Canolfannau Gwastraff Cartref ac Ailgylchu wedi cynyddu, felly mae’n bwysig bod â Chanolfannau Gwastraff Cartref ac Ailgylchu ar waith sy’n gallu rheoli’r cynnydd hwnnw.

Prif Gyngor

Neges allweddol y dydd oedd buddsoddi a neilltuo amser ac adnoddau ar gyfer system TG addas at y diben sy’n gallu rheoli taliadau cwsmeriaid a data a gwybodaeth cwsmeriaid, gan ei gwneud yn haws gwybod pwy sydd wedi cofrestru ar gyfer y gwasanaeth ac os yw casgliadau wedi cael eu cyflawni ai peidio. Mae cwsmeriaid yn disgwyl gwasanaeth o safon uchel pan maent yn talu amdano.

LocalGovCamp: Bod y newid rydych chi am ei weld

Sut mae cynghorau ar draws y Deyrnas Unedig yn gwneud y fwyaf o ddulliau digidol ar gyfer eu gwaith? Aeth Dyfrig Williams i LocalGovCamp i ffeindio allan.

Dros y penwythnos fe wnes i fynd i Birmingham er mwyn mynd i LocalGovCamp am y tro cyntaf, sef anghynhadledd ar gyfer llywodraeth leol ar draws y Deyrnas Unedig, ble mae’r cynadleddwyr yn setio’r agenda drwy gynnig syniadau ar gyfer trafodaethau.

Beth yw diben llywodraeth leol?

Y nodiadau o sesiwn Kelly Doonan

Y nodiadau o sesiwn Kelly Doonan

I mi, dyma drafodaeth fwyaf defnyddiol yr anghynhadledd, ble wnaeth Kelly Doonan gofyn “Beth yw diben llywodraeth leol?” Mae’r cwestiwn yn ymddangos yn un syml, ond does yna ddim atebion hawdd. Y prif bwynt i mi oedd y dylai llywodraeth leol galluogi pobl i wneud eu hardal leol yn lle gwell i fyw. Beth wnaeth taro fi oedd bod hyn yn cyd-fynd â’r dull mae tîm Kelly yn rhoi ar waith. Cefais sgwrs Dadfentora wych gyda Kelly am sut mae meddylfryd o alluogi yn helpu pobl yng Nghyngor Sir Dyfnaint i ddarparu gwasanaethau gwell. Rydw i’n mynd i ddwyn doethineb Ghandhi fan hyn – mae’n enghraifft wych o “bod y newid rydych chi am ei weld”. Dydyn ni ddim yn gallu galluogi dinasyddion heb roi’r un ymagwedd ar waith gyda’n cydweithwyr.

Gemeiddio

Fe wnaeth sesiwn Glen Ocsko galluogi mi i fyfyrio ar y gwaith rydyn ni’n gwneud gydag Arfer Da Cymru a Phrifysgol Bangor ar Newid Ymddygiad, lle cynhaliom ŵyl ym Mangor i rannu dulliau rhwng gwasanaeth cyhoeddus. Yn yr ŵyl, fe edrychodd yr Athro John Parkinson ar ddylunio trwy gemeiddio, ac edrychodd yr Athro James Intrilligator ar Yfed, Gemau a Newid Ymddygiad, gan gynnwys trafodaeth ddifyr ar yr app ‘Chimp Shop’, sy’n annog pobl i yfed llai. Roedd e’n wych i gymharu a chyferbynnu’r rhain â dulliau eraill a gafodd ei gynnig yn y sesiwn. Rhannodd Nick Hill gwaith y Fun Theory, ac mae lot o enghreifftiau gwych o gemeiddio ar ei wefan.

Blockchain a llywodraeth

Cafodd y sesiwn yma ei arwain gan Ingrid Koehler. Fe wnaeth y gweithdy rhoi cyfle da i mi i fyfyrio dros beth y gallai Blockchain ei olygu ar gyfer gwaith archwilio ariannol Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd e’n anhygoel i feddwl am sut allai’r arian cael ei dracio ar draws cyrff cyhoeddus. Siaradom hefyd am beth all prosiect bach sy’n ddiogel i fethu edrych fel (mae’n werth darllen blogbost Chris Bolton ar Lygod Trojan am fwy ar hyn), lle gellir gwylio sut mae’r arian a godir o daliadau yn cael eu gwario. Mae’n bosib felly byddai hyn yn gyfnod newydd ar gyfer tryloywder ariannol. Ond gallai hefyd fod yn rhywbeth mwy – rhannodd Benjamin Taylor dolen ddiddorol ar adeiladu contract democratiaeth ar y Blockchain, a hefyd beth fydd y prosesau agored yma yn ei olygu i ymddiriedaeth y cyhoedd? Rhannodd Ingrid adroddiad difyr am yr hyn y gallai Blockchain ei olygu i lywodraeth.

Pam ein bod ni’n casáu’r sector gwirfoddol

Rhaid i mi fod yn glir fan hyn – dydw i ddim! Ond fe wnes i fynd i’r sesiwn bryfoclyd yma gan Pauline Roche achos gweithiais i yn y sector am wyth mlynedd. Hefyd mae Archwilydd Cyffredinol Cymru, Huw Vaughan Thomas, wastad yn sôn am sut fydd gwasanaethau yn cael ei ddarparu gan fwy nag un sector yn y dyfodol. Roedd e’n hynod o ddiddorol i glywed am sut mae ofn diffyg rheolaeth yn cadw gwasanaethau o fewn y cyngor, a hefyd roedd e’n ddifyr i glywed am sut all grwpiau fel Snow Angels ychwanegu arbenigedd a gwerth mewn sefyllfaoedd brys.

Y darn gorau … rhwydweithio!

Ond y rhan fwyaf defnyddiol o’r dydd oedd y cyfle i rwydweithio a rhannu syniadau. Roedd e’n wych i gwrdd â phobl newydd sy’n gwneud pethau arbennig, yn ogystal â chwrdd â phobl rydw i wedi siarad gydag ar-lein (helo Albert Freeman!).

Daliais i fyny â Kelly Doonan am sgwrs ar ôl y digwyddiad, ble siaradom am y potensial i Swyddfa Archwilio Cymru i rannu arfer da mewn modd gwahanol. Soniodd Kelly am sut all gweithio mewn amgylchedd real eich helpu chi i ddeall sut y gall ymagweddau penodol cael ei roi ar waith mewn byd gwaith.

Fe wnaeth Cyngor Sir Dyfnaint ymweld â chwmni ymchwil defnyddwyr, sef Revealing Reality, i edrych ar recriwtio ymgeiswyr ar gyfer astudiaeth dyddiadur. Mae cyfranogwyr yn derbyn copi o ddyddiadur A4 a phecyn o sticeri i gynrychioli gwahanol sianeli a dyfeisiau. Dangoswyd iddynt sut i lenwi’r dyddiadur, gan gynnwys rhoi rhai manylion personol, ac yna cofnodi’r cyfryngau maen nhw’n cyrchu am wythnos drwy ysgrifennu ac ychwanegu sticeri. Roedden nhw’n gallu edrych ar y dyddiaduron a gofyn cwestiynau am y technegau a’r data.

Hefyd, ymwelodd Kelly â’r DVLA yn Abertawe er mwyn mynd i gyfarfod traws-lywodraethol Gwasanaeth Digidol Llywodraeth y Deyrnas Unedig, lle mae siaradwyr yn esbonio sut maen nhw’n gweithio. Maen nhw’n trafod y feddalwedd, offer a dulliau maen nhw’n defnyddio, ac wrth i chi mynd yn ôl i’ch swydd mae gennych y wybodaeth i addasu’r dull i gwrdd â’ch anghenion.

Felly ar y cyfan, roedd LocalGovCamp yn ddiwrnod gwych. Os oes ganddo’ch diddordeb mewn digwyddiad tebyg, mae GovCamp Cymru wedi cael ei gadarnhau ar gyfer y 24ain o fis Medi. Os oes ganddo’ch awydd i gyfarfod â phobl newydd ac i ddatblygu’ch dulliau gwaith, rhowch y dyddiad yn eich dyddiadur! Welai chi yno!