Archifau Misol: Mai 2016

Allwch chi fynd heb e-bost mewnol?

Ai e-bost yw’r dyfodol o fyd gwaith, neu gall ffyrdd newydd helpu ni i rannu gwybodaeth yn fwy effeithlon? Siaradodd Dyfrig Williams i Lee Mallon o Rarely Impossible i gael gwybod.

Logo Dadfentora LocalGovDigital

Rydyn ni gyd yn gwybod y teimlad o ddychwelyd i’r gwaith ar ôl gwyliau i ffeindio mynydd o negeseuon e-bost. Rydw i wastad yn cael y teimlad bod angen i mi fynd i’r afael â’r negeseuon hynny cyn i mi ddechrau gyda fy “ngwaith go iawn”.

Yn ddiweddar, blogiodd fy nghydweithiwr Beth am yr adolygiad diweddar o’n Treialon Coffi ar Hap, sy’n paru pobl i drafod y pwnc o’u dewis.

Ochr yn ochr â hynny, rydw i wedi bod yn cymryd rhan yn Dadfentora LocalGovDigital, ei fersiwn nhw o’r Treialon Coffi ar Hap. Yn fy nhrafodaeth ddiweddaraf cefais gyfle i glywed os oedd e-bost yn wir yn gymorth neu’n rhwystr trwy ddal i fyny gyda Lee Mallon o Rarely Impossible, sydd wedi rhoi’r gorau i e-bost ar gyfer cyfathrebu mewnol.

Pam trafod e-bost?

Mae gan e-bost ychydig o broblemau, ac mae lot ohonyn nhw achos ein hymddygiad ni. Efallai bod pobl yn anfon negeseuon e-bost i bobl sydd ddim wedi gofyn amdanynt, neu ryw ddefnydd amheus o gopïo pobl i e-bost i gyfiawnhau teimlad o bwysigrwydd (cewch gipolwg ar flogiau Chris Bolton ar arferion e-bost drwg), mae lot o’r problemau yn deillio o ni fel defnyddwyr. Mae’r podlediad Natter On diweddaraf yn rhoi ystyriaeth i ddwy ochr y ddadl e-bost: da v drwg.

Problem arall gydag e-bost yw ei fod yn tueddu i ganolbwyntio ar waith unigolion yn hytrach na thimau. Dyma le y gall offer fel Slack helpu o bosibl, gan fod y fformat yn annog pobl i weithio mewn timau. Gall offer fel Trello helpu hefyd – pam nad ydyn ni’n mewngofnodi i checio’r sefyllfa yn lle anfon cyfres hir o ddiweddariadau e-bost?

Dyw hwn ddim i ddweud bod newid y dull yn ateb ynddo’i hun. Mae mabwysiadu teclynnau newydd yn dod â materion hefyd. Mae’n bosib na fydd pobl yn arbennig o hapus am gael ffynhonnell arall o gyfathrebu i checio, ac ydy dull cyfathrebu anffurfiol fel Slack (sydd gyda Emojis a GIFs) yn anathema i ddiwylliant gweithio rhai sefydliadau?

Ond os mae cymdeithas yn newid, ac mae disgwyliadau pobl o wasanaethau cyhoeddus yn newid, oes yna angen i ddarparwyr gwasanaethau cyhoeddus newid eu ffordd o weithio hefyd? Mae lot wedi cael ei ysgrifennu am sut na allwn ni barhau i gyfathrebu yn yr un modd (gan gynnwys blogbost grêt Helen Reynolds ar seicopathi a chyfryngau cymdeithasol). A allwn ni wir cysylltu â chymunedau mewn modd priodol pan mae ein ffordd ni o gyfathrebu yn hollol wahanol? Mae yna arwyddion yn barod bod pobl ifanc yn dewis cyfathrebu trwy apps yn lle e-bost.

Beth mae Rarely Impossible yn gwneud?

Dyma pam roedd fy sgwrs i gyda Lee mor werthfawr. Roedd e’n hapus i rannu ei brofiadau dros y ffôn, ac roedd e hefyd yn hapus i rannu adnoddau ar ôl hynny. Roedd e’n hynod o ddiddorol i glywed am y sianeli roedd Rarely Impossible yn gweithio trwyddo ar ôl 6 mis, ac mae eu blogbost “1 flwyddyn ar ôl y newid” yn ganllaw wych ar leihau eich dibyniaeth ar e-bost.

A rhag ofn eich bod chi’n meddwl bod e’n un peth i gwmni preifat i fynd heb e-bost a peth hollol wahanol i wasanaeth cyhoeddus, edrychwch ar beth sy’n digwydd yn Nhai Halton.

Er mai e-bost yw’r ffordd rydym yn cyfathrebu ar-lein yn fwyaf aml yn y swyddfa, rydym mewn cyfnod lle mae dulliau ac offer newydd yn cael eu datblygu drwy’r amser. Os yw’ch mudiad yn ystyried ffyrdd o fynd heb e-bost, byddai fe’n grêt i glywed o chi fel y gallwn ni rannu’r dysgu o’ch profiadau ac i glywed os yw’n helpu chi i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus gwell.

Treialon Coffi ar Hap: Sut maen nhw’n mynd?

All Treialon Coffi ar Hap helpu pobl o fewn eich mudiad i rwydweithio a rhannu gwybodaeth? Yn y blogbost yma, mae Bethan Davies yn arolygu defnydd y Gyfnewidfa Arfer Da o’r dull.

Efallai bod rhai ohonoch eisoes yn ymwybodol bod y Tîm Arfer Da wedi bod yn cynnal Treialon Coffi Ar Hap yn ystod y flwyddyn ddiwethaf, fel ffordd o annog cynadleddwyr i barhau i sgwrsio ar ôl digwyddiadau. Gwnaeth Dyfrig Williams flogio am Dreialon Coffi Ar Hap y llynedd.

Ym mis Ionawr, dyma ni’n meddwl y byddai’n syniad da gweld sut y mae’r broses yn mynd yn ei blaen, a ph’un a yw’n rhywbeth y dylem barhau ag ef, neu a oes angen i ni ddod o hyd i ddull newydd o weithredu. Gwnaethom benderfynu cynnal arolwg ymysg y rhai a fynychodd ein seminarau i geisio barn y rhai a oedd wedi cymryd rhan a’r rhai nad oeddent wedi cymryd rhan, i gael eu barn.

Cawsom 65 o ymatebion i’n harolwg, gydag ymatebion diddorol, ac ar y cyfan, roedd y rhan fwyaf yn gadarnhaol. Dyma rai o’r rhesymau pam roedd pobl yn hoffi’r Treialon Coffi Ar Hap:

  • Mae’n dda cael gwybod bod cydweithwyr yn y sector cyhoeddus yn wynebu’r un math o rwystredigaeth a heriau!
  • Mae’n gyfle da i drafod gwaith cyfredol, rhannu arfer da a dysgu oddi wrth eraill.
  • Mae’n gyfle i gael trafodaethau defnyddiol gyda phobl na fyddent byth yn dod ar eu traws fel arall yn eu gwaith o ddydd i ddydd.
  • Mae’n ffordd wych o ddysgu beth mae pobl a sefydliadau eraill yn ei wneud ac yn helpu i nodi cyfleoedd posibl a all fod o fudd i waith eich sefydliad eich hun.

I’r rhai nad oedd wedi cymryd rhan yn y treialon, roedd y rhesymau’n amrywio o ddim amser gan bobl i gymryd rhan ar ben eu swyddi o ddydd i ddydd, doedd ganddynt ddim diddordeb yn y broses, neu doeddent ddim yn deall y broses, sy’n wers i ni.

Gwnaeth yr adborth i mi feddwl sut rydym yn sicrhau bod cynadleddwyr yn cael yr un cyfleoedd i ymgysylltu a pharhau i sgwrsio ar ôl ein digwyddiadau. Gall cael swydd brysur o ddydd i ddydd olygu nad yw rhai pobl eisiau gwneud ymrwymiad ychwanegol i gwrdd â rhywun newydd. Un adborth diddorol a gawsom gan gynadleddwr oedd y dylem sefydlu Treil Coffi Ar Hap yn ystod neu ar ôl ein seminar – rhywbeth tebyg i ‘speed dating’! Byddai hynny’n galluogi pawb i gymryd rhan, a gobeithio y byddai’n rhoi eglurhad pellach i’r rhai nad ydynt yn deall y broses, a galluogi’r rhai sydd eisiau parhau i wneud hynny. Rhywbeth i ni ei gadw mewn cof!

Awgrym arall oedd cael gofod ar-lein lle gall pobl rannu eu straeon a dod o hyd i bartneriaid/sefydliadau newydd a hoffai drafod yr un materion. Enghraifft ddiweddar o sefydliad sy’n gwneud rhywbeth tebyg yw Monmouthshire Made Open.

Ciplun o Monmouthshire Made Open

Mae Monmouthshire Made Open yn caniatáu i bobl osod heriau; torfoli datrysiadau; cyflwyno syniadau a gofyn am arian, gwirfoddolwyr neu ddeunyddiau ar un llwyfan unigol. Yn wahanol i gyfryngau cymdeithasol eraill mae’n caniatáu i bobl droi problemau yn gamau gweithredu mewn un lle. Mae pobl yn meithrin ac adeiladu cysylltiadau a ffurfio grwpiau, gall pobl ‘hoffi’ syniadau a helpu i lunio datrysiadau a all helpu i adeiladu consensws ac ymgyrchu dros newid.

Mae Monmouthshire Made Open yn parhau i fod yn ei gyfnod datblygiad cynnar, ond mae’n werth taro golwg drosto. Mae Cyngor Sir Fynwy yn gobeithio y daw’r llwyfan hwn yn offeryn allweddol er mwyn cynnwys pobl yn y gwaith o ddatblygu’r asesiad lles ar gyfer Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol a’u helpu i nodi datrysiadau arloesol a rennir.
Rydym am barhau gyda’r Treialon Coffi Ar Hap yn y dyfodol agos, ond os oes gennych unrhyw awgrymiadau ar ein cyfer, yna cysylltwch â ni!

Gan fod pob un ohonom yn wynebu cyfnod cymhleth a heriol, nid oes gan unrhyw unigolyn neu sefydliad unigol yr atebion i gyd, felly mae’n bwysig ein bod yn annog cyfathrebu rhwng sefydliadau ac annog dysgu.

Effaith Cyfathrebu MAWR y Gronfa Loteri Fawr

Mae’r Gronfa Loteri Fawr yn gyfrifol am rannu 40% o’r arian a godir ar gyfer achosion da gan y Loteri Genedlaethol. Yma, mae’r Swyddog Cyfathrebu, Rosie Dent yn trafod sut y cafodd un ymgyrch gyfathrebu effaith ystyrlon, fesuradwy.

Llun o Rosie Dent, a gafodd ei ddefnyddio ar gyfer ei hunanlun Loteri

#LotterySelfie Rosie Dent

Yng Nghymru, rydym yn rhoi tua £100,000 y dydd i brosiectau sydd â’r nod o wella bywydau pobl a chymunedau sydd â’r angen mwyaf. Y llynedd, gwnaethom lansio ein fframwaith strategol ar gyfer 2015-21 sy’n nodi beth y gall pobl ei ddisgwyl gennym fel ariannwr dros y chwe blynedd nesaf. Ein gweledigaeth yw y dylai pobl arwain y ffordd wrth wella eu bywydau a’u cymunedau.

Fel Tîm Cyfathrebu, rydym o’r farn mai un o’r ffyrdd gorau y gallwn gael pobl i arwain yw drwy roi’r ffocws arnynt hwy a rhoi’r adnoddau iddynt allu hyrwyddo’r gwaith gwych maent yn ei wneud, waeth pa mor fawr neu fach yw hynny. Y ffordd hon o feddwl a arweiniodd at lansio ein hymgyrch #LotterySelfie.

Mae dwy elfen i’r ymgyrch, un ohonynt yw annog prosiectau i rannu delweddau gyda ni drwy ddefnyddio’r hashnod #LotterySelfie. Y nod, wrth i ninnau rannu’r delweddau hyn, yw y gall prosiectau o bosib gyrraedd cynulleidfaoedd newydd. Mae’r elfen hon o’r ymgyrch wedi bod yn rhedeg ers mis Ionawr 2016 ac mae hyd at 600,000 o argraffiadau bob wythnos ar Twitter.

Ail elfen yr ymgyrch yw ‘Llythyr Syrpreis y Loteri’. Bob blwyddyn mae ein staff yn asesu miloedd o geisiadau ac yn anfon miloedd o lythyrau sy’n rhoi gwybod i ymgeisydd bod ei gais am grant wedi bod yn llwyddiannus. Gyda chynifer o lythyrau, mae’n hawdd anghofio sut y gall arian Loteri newid bywydau cymunedau yng Nghymru. Gwnaeth hyn i ni feddwl, beth am i fwy o staff ymweld â phrosiectau a gwneud i’r prosiectau deimlo’n arbennig drwy ddosbarthu rhai o’r llythyrau cynnig grant â llaw?

Y sefydliad a gafodd syrpreis gyntaf gyda Llythyr Syrpreis y Loteri oedd NuHi Cyf. yng Nghaerdydd sy’n cynnig ymwybyddiaeth, addysg a hyfforddiant ym maes camddefnyddio sylweddau i’r gymuned ehangach. Bydd yn defnyddio’r grant o £4,775 i greu ystafell TG a gwefan fel y gall pobl sy’n gwella o gamddefnyddio sylweddau gael gwybodaeth a chefnogaeth. Holly, gwirfoddolwraig, a orffennodd ei thriniaeth adsefydlu yr union ddiwrnod hwnnw, a gafodd y syrpreis. Gwnaethom gadw’r syrpreis yn syml. Yr oll oedd gennym oedd llechen, llythyr cynnig ac wrth gwrs siec enfawr (oherwydd pwy sydd ddim yn breuddwydio am gael siec enfawr?), gan ei gwneud yn ymgyrch hynod o rad, sy’n costio dim heblaw am amser staff.

 

Beth oedd y canlyniad i NuHi?

Pan ofynnwyd sut roedd hi’n teimlo ynglŷn â’r syrpreis, dywedodd y Sefydlydd Yaina: “Mae’r gwirfoddolwyr yn dal i fod yn wên o glust i glust”. Roedd Yaina yn teimlo bod morâl staff wedi cynyddu ers y syrpreis.

O fewn pythefnos i’r syrpreis, roedd y sylw ar gyfryngau cymdeithasol wedi arwain yn uniongyrchol at sefydliadau eraill yn cysylltu â nhw ynglŷn â gweithio mewn partneriaeth a gwahoddiad i fod yn siaradwr gwadd mewn digwyddiad entrepreneuraidd.

Gwnaeth y sylw hefyd arwain at roddion cyhoeddus ac, o ganlyniad, rhoddodd NuHi fotwm rhoddion ar ei wefan. Credwn fod hyn yn ganlyniad hynod gadarnhaol i NuHi gan y gallai rhoddion gynyddu cynaliadwyedd y sefydliad. Roedd hefyd wedi arwain at dri ymholiad newydd am gymorth gan bobl sy’n gwella o gamddefnyddio sylweddau.

Llun o bobl sy'n ymwneud â NuHi Cyf.

NuHi Cyf.

A fu effaith ar staff y Gronfa Loteri Fawr?

Dywedodd Liz Hertogs a fu’n asesu’r cais ac a ffilmiodd y syrpreis wrthym, “Dyma oedd fy ymweliad prosiect cyntaf, felly roedd yn wych cael cwrdd ag un o’n deiliaid grant, ac roeddem yn gallu rhoi ein pecyn cynnig iddo a thrafod beth sy’n digwydd nesaf ar yr un pryd. Roedd bod yno pan wnaeth ddysgu ei fod yn cael ei ariannu gennym yn brofiad arbennig iawn.”

Cawsom lawer o sylwadau cadarnhaol ynglŷn â’r fideo gan staff ac aelodau’r pwyllgorau. Nid ydym erioed wedi gweld staff wedi cyffroi cymaint am gynnyrch cyfathrebu o’r blaen! Roeddech yn gallu clywed staff yn sôn amdano o amgylch y swyddfa am ddyddiau, roedd wir yn teimlo fel ei fod wedi creu cyffro yn ein swyddfeydd, yng Nghaerdydd a’r Drenewydd. Roedd y cyffro hwnnw’n heintus, cawsom sylwadau gan dimau’r Gronfa Loteri Fawr yn Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon, yn ogystal â Camelot a thîm Achosion Da y Loteri Genedlaethol.

Pa sylw a gafodd y fideo?

O fewn diwrnodau roedd 8,800 o bobl wedi gweld y fideo ar Facebook, gan ei wneud yn un o’r pethau mwyaf poblogaidd i ni ei bostio ar y llwyfan. Cafodd cynnwys cyfryngau cymdeithasol ei rannu gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru, Achosion Da y Loteri a We Are Cardiff, i enwi dim ond rhai.

Cafodd fideo a stori Holly, y wirfoddolwraig, eu cynnwys ar Wales Online, a chafodd yr erthygl ei rhannu ar gyfryngau cymdeithasol dros 340 o weithiau.

Myfyrio

Fel mae timau Cyfathrebu eraill yn ei ganfod mae’n siŵr, gall fod yn anodd casglu tystiolaeth am ganlyniadau eich gwaith, yn enwedig canlyniadau cadarn. Fodd bynnag, mae effaith yr ymgyrch hon wedi bod yn anhygoel ac wedi rhagori ar ein disgwyliadau. Roedd llawer o’r canlyniadau, fel rhoddion cyhoeddus ac ymholiadau am gymorth gan y prosiect, yn annisgwyl ac maent yn dangos sut y gall cyfathrebu, gan gynnwys cyfryngau digidol, ychwanegu gwerth a chael effaith ystyrlon ar sefydliadau a chymunedau.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am Gronfa Loteri Fawr Cymru, ewch i’n gwefan, dilynwch @LoteriFawrCymru ar Twitter neu hoffwch Cronfa Loteri Fawr Cymru ar Facebook.