Archifau Misol: Tachwedd 2015

Dadfentora 3: Meddylfryd digidol ac ymddiriedaeth staff

Mae Dyfrig Williams yn edrych nôl dros drafodaeth gyda Kelly Doonan o Gyngor Sir Dyfnaint yn y blogbost diweddaraf mewn cyfres ar Ddadfentora LocalGovDigital.

Pan mae’r Archwilydd Cyffredinol Cymru yn agor ein seminarau dysgu ar y cyd, mae’n annog cymryd risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda, gan na fydd gwasanaethau cyhoeddus yn gallu parhau yn eu ffurf bresennol.

Mae Phil Rumens wedi ysgrifennu blogbost grêt ar y pum cam o drawsnewid digidol. Mae hyn yn dangos y gwerth ychwanegol o feddwl am wasanaethau o ran darpariaeth ddigidol. Rydw i wedi bod yn feddwl amdano’r cysyniad yma’n ddiweddar, felly wnaeth fy nhrafodaeth Dadfentora i gyda Kelly Doonan o Gyngor Sir Dyfnaint cymryd lle ar yr amser perffaith.

Agwedd digidol Dyfnaint

Mae Kelly wedi ysgrifennu blogbost gwych sy’n amlinellu pam y dylai ni cyhoeddi gwybodaeth ar-lein mewn ffordd wahanol i gyfryngau print traddodiadol. Mae hi hefyd wedi rhoi enghraifft wych o sut maen nhw wedi rhoi’r syniad yma ar waith ar ôl iddynt gael ei ofyn i greu cyfeiriadur bapur o wasanaethau lleol ar gyfer cyn-filwyr.

Penderfynodd y Tîm Cyfathrebu doedden nhw ddim yn gallu cefnogi hwn achos byddai’n dyddio bron ar unwaith. Mae fe hefyd yn anodd mesur effeithiolrwydd y cyfeiriadur, doedd dim cyllideb i’w ailargraffu neu ei chynnal a doedden nhw ddim wedi cynllunio ffordd o gael y cyfeiriadur i gyn-filwyr.

Llun o wefan arfaethedig Cyngor Sir Dyfnaint ar gyfer cyn milwyr

Llun o wefan arfaethedig Cyngor Sir Dyfnaint ar gyfer cyn milwyr

Roedd e’n braf clywed sut wnaeth y cyngor edrych ar sut allan nhw roi cymorth i’r prosiect yn hytrach na’i rhwystro. Edrychodd y tîm ar sut gallan nhw greu cynnyrch ar-lein gwell ar gyfer cyn-filwyr yn Nyfnaint (neu bobl sydd ar fin fod yn gyn-filwyr ac sy’n edrych i ddod i Ddyfnaint).

Fe wnaeth Kelly cyfarfod â gweithwyr proffesiynol sy’n gweithio gyda chyn-filwyr i drafod y posibiliadau, a diwygiwyd y cynllun o adborth Partneriaeth Lles y Lluoedd Arfog. Yna cynhaliwyd sesiwn gyda chyn-filwyr i ffeindio allan beth oedden nhw eisiau gwybod, sut byddan nhw’n chwilio amdano fe a sut oedden nhw eisiau’r gwefan i edrych. Fe wnaeth Kelly creu map o’r wefan a’r cynnwys, tra roedd dylunydd yn creu’r ffrâm gwifren.

Bydd fersiwn cyntaf y safle yn mynd yn fyw ar 8 Rhagfyr. Yn sydyn mae argraffiad o gyfeiriadur tymor byr wedi datblygu i fod yn gynnyrch sy’n diwallu anghenion defnyddwyr ac yn cael effaith tymor hir – gwych!

Beth wnes i rannu?

Fe wnaeth Kelly crybwyll y gwerth ychwanegol y gallai’r tîm gyfathrebu adio i waith cyfathrebu Cyngor Dyfnaint. Siaradais i am gyflwyniad yr Athro Ros Searle yn ein digwyddiad dysgu ar y cyd ar ymddiriedaeth staff. Roedd un o bwyntiau Ros ar sut all cyfathrebu mewnol da cadw ac adeiladu ymddiriedaeth o fewn gwasanaethau cyhoeddus.

Yn ôl adroddiad CIPD ar ymddiriedaeth, mae uwch reolwyr yn rhy optimistaidd o ran ymddiriedaeth gweithwyr rheng flaen ynddynt, gan nad yw 34% o staff yn ymddiried yn eu huwch reolwyr. Mae’r broblem yn arbennig o ddifrifol mewn sefydliadau sy’n fwy o faint, ac yn enwedig sefydliadau hierarchaidd ble mae staff yn meddwl bod yna gofod rhwng rheolwyr a’u staff. Mae cyfathrebu mewnol yn bwysig iawn i sicrhau nad yw diffyg ymddiriedaeth yn troi’n ymddygiad gwrthgynhyrchiol fel dwyn a thwyll. Gan fod 37% o foddhad swydd yn dod o ymddiriedaeth, mae staff sy’n gweithio i sefydliad sydd gydag ymddiriedaeth uchel yn fwy tebygol o roi mwy o ymdrech, ac yn cydweithio, recriwtio a pherfformio’n well.

Mae ymddiriedaeth hefyd yn gysylltiedig ag arloesedd. I fynd yn ôl at bwynt yr Archwilydd Cyffredinol, bydd staff yn barod i gymryd risgiau sydd wedi’u reoli’n dda os dydyn nhw ddim yn meddwl bydd eu rheolwyr yn eu cefnogi? Mae ymddiriedaeth yn allweddol ar gyfer y math o arloesi sydd angen arnom mewn cyfnod ble mae adnoddau’n dirywio.

Bara Brith Camp

Byddai’n rhannu’r negeseuon allweddol o’r digwyddiad Ymddiriedaeth Staff yn Bara Brith Camp, sy’n ddigwyddiad am ddim o’r Satori Lab er mwyn rhoi lle i barhau’r sgyrsiau a ddechreuwyd yn GovCamp Cymru. Os wnaethoch chi golli’r anghynhadledd, rydym wedi cynhyrchu Storify a fideo i grynhoi’r diwrnod.

Rwy’n gobeithio gweld chi yna – rwy’n edrych ymlaen at drafod gyda mynychwyr sut y gallwn ni helpu i wella lefelau ymddiriedaeth mewn gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru, ac i hybu lefelau o gynhyrchiant ac arloesedd yn y broses.

Pwy oedd yn gwybod bod Cau Cyfrifon Llywodraeth Leol yn Gynt o fudd i ddarparu gwasanaethau rheng flaen?

Sut all cau cyfrifon llywodraeth leol yn gyflymach helpu i wella gwasanaethau cyhoeddus? Isod mae Ena Lloyd yn edrych ar beth allwn ni ddysgu oddi o Awdurdodau Lleol yn Lloegr.

Cau cyfrifon llywodraeth leol yn gyntAr hyn o bryd, mae Cyfrifon Llywodraeth Leol yn gorfod cael eu cymeradwyo erbyn 30 Medi yng Nghymru. Hoffai’r Trysorlys yn Whitehall alluogi i Gyfrifon y Llywodraeth Gyfan fod ar gael erbyn y dyddiad hwnnw, felly mae’n debygol iawn y bydd y dyddiad cymeradwyo’n cael ei symud ymlaen i 30 Gorffennaf ymhen ychydig flynyddoedd.

Rydw i wedi bod yn sgwrsio gyda nifer o Awdurdodau Lleol ledled Lloegr sydd wedi symud y dyddiad Cau Cyfrifon Llywodraeth Leol yn Gynt ymlaen, i glywed eu barn am eu dulliau gweithredu. Mae tair thema fel pe baent yn dod i’r amlwg yn y trafodaethau:

Technoleg

Y realiti yw bod technoleg wedi esblygu ac, erbyn hyn, mae’n rhesymol disgwyl i bob proses ariannol bron fod yn awtomatig. Felly, ar ei waethaf, gellir edrych ar ‘gau’n gynt’ fel cyfle i adolygu’r systemau ariannol presennol. Cefnogi timau ariannol i weithio’n fwy effeithlon, nid yn galetach. Hefyd mae’n gyfle gwych i oedi ac adlewyrchu, i feddwl am gynnwys cadernid yn y broses hefyd.

Ateb Dros Dro

Roedd thema glir yn perthyn i’r meddyliau agoriadol; does dim cuddio rhag y ffaith bod newid yn anodd. Yn enwedig pan mae cydweithwyr ariannol wedi arfer â’r un prosesau ac wedi gweithio gyda’r un amserlenni ers nifer o flynyddoedd. Mae’n ddealladwy. Rydw i’n gallu clywed y ddadl, os yw’r system yn gweithio’n iawn …

Mae’r syniad o newid yn waeth na’r realiti. Efallai bod y sylw hwn yn swnio braidd yn ddidaro. Cyfeiriodd nifer ohonynt at y ffaith bod llawer o’u cydweithwyr ariannol yn treulio mwy na hanner eu blwyddyn waith ar ‘gau cyfrifon i lawr’. Roedd hyn yn gwneud i gydweithwyr deimlo eu bod yn gweithio yn y gorffennol, ac mewn rhyw fath o swigen hefyd.

Y fantais o ‘gau’n gynt’ i staff ariannol yw eu bod yn treulio llawer llai o amser yn canolbwyntio ar y gorffennol, a chan fy mod i’n gweithio i Swyddfa Archwilio Cymru, fe ddyweda’ i’r frawddeg nesaf yma gyda gwên ar fy wyneb – mae’r archwiliad allanol drosodd yn llawer cynt. Mae’r berthynas gyda’r archwilydd allanol wedi newid gan ei fod yn chwarae mwy o ran drwy gydol y flwyddyn, gan rannu ei farn a’r newidiadau posib. Mabwysiadu dull o weithredu heb unrhyw syndod ar y diwedd.

Gweld y Manteision

Mae’n bur debyg mai’r fantais fwyaf o ‘gau’n gynt’ yw’r gwasanaeth gwell y mae cydweithwyr ariannol yn ei ddarparu i wasanaethau rheng flaen yn awr. Maent yn gallu rhoi llawer mwy o amser i bennu a monitro cyllidebau. Yn bwysicach na hynny, drwy gael gwybod yn llawer cynharach pa wybodaeth mae Rheolwyr Gwasanaethau ei hangen i reoli eu gwasanaeth, mae hyn yn sicr o fudd mawr i wasanaethau cyhoeddus.

Ac onid dyna beth sy’n bwysig yn y pen draw?