Y Swyddfa Ystadegau Gwladol: Defnyddio ystadegau ar gyfer Gwelliant Parhaus

Sut mae’r Swyddfa Ystadegau Gwladol yn mynd ati i wella’n barhaus? Aeth Dyfrig Williams ar ymweliad â’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan i ffeindio allan mwy.

Logo Swyddfa Ystadegau Gwladol

Cwpl o wythnosau yn ôl fe wnes i fynd i Gasnewydd i ddysgu am ddull Gwelliant Parhaus y Swyddfa Ystadegau Gwladol, a wnaeth ennill Gwobr Lean Six Sigma y Sefydliad Ansawdd Prydeinig yn 2014.

Beth yw Lean Six Sigma?

Mae Six Sigma yn set o dechnegau a dulliau sy’n cael eu defnyddio i wella prosesau trwy nodi a chael gwared ar gamgymeriadau er mwyn cael canlyniadau mwy cyson. Mae’n gwneud hyn yn bennaf trwy ddefnyddio data ac ystadegau. Mae gwelliant y sefydliad yn cael ei chefnogi gan bobl o’i fewn sy’n arbenigwyr ynddo.

Fel rhan o’n cyflwyniad i Six Sigma, dangoswyd y cylch gwella DMAIC i ni. Mae’n ddull defnyddiol o ymdrin â phroblemau mewn ffordd systematig. Mae DMAIC yn sefyll am:

Define (diffinio): Beth sydd angen gwella?
Measure (mesur): Beth yw’r llinellau sylfaen i fesur gwelliant yn erbyn?
Analyse (dadansoddi): Beth mae’r data yn dweud yw’r broblem a beth yw’r effaith?
Improve (gwella): Dod o hyd i’r ateb a’i roi ar waith.
Control (rheoli): Monitro’r broses a chywiro unrhyw wyriadau o’r targed.

Llun DMAIC

Cafodd Lean ei datblygu i leihau’r gwastraff sy’n dod o’r llif o ddeunyddiau a gwybodaeth mewn proses. Mae gan y ddau syniad lot mewn cyffredin, felly maen nhw wedi cael ei roi at ei gilydd i greu Lean Six Sigma.

Dechrau’r gwaith

Gan fod Lean Six Sigma yn ddull sy’n seiliedig ar ystadegau, mae’n cyd-fynd yn dda â gwaith a diwylliant y Swyddfa Ystadegau Gwladol. Dechreuodd y peilot yn 2011, cyn cael ei roi ar waith gyda gweddill y mudiad.

Mae lot o’r gwaith wedi cymryd lle yn yr Is-adran Data Busnes, gan mai dyma’r rhan fwyaf o’r sefydliad. Gan fod lot o arferion cyffredin o fewn yr adran, gall newidiadau bach arwain at ganlyniadau mawr.

Mae’n fusnes pobl

Mae’r tîm Gwelliant Parhaus yn dîm bach o dri, sy’n cefnogi gwaith Gwelliant Parhaus y sefydliad. Clywsom fod safle’r tîm yn y sefydliad yn bwysig iawn – dydyn nhw ddim yn rhan o’r adrannau Cyllid nag Adnoddau Dynol, felly dydyn nhw ddim yn cael ei gweld fel ffordd o dorri costau. Maen nhw’n cael ei weld fel adran sy’n sicrhau effeithlonrwydd, felly dyw newidiadau mewn strwythur y staff sydd o ganlyniad i waith Gwelliant Parhaus ddim yn cael ei gysylltu â dileu swyddi.

Dechreuodd y tîm gweithio gyda chwe hyrwyddwr Gwelliant Parhaus, ond erbyn hyn mae’r hyrwyddwyr yn cwmpasu’r sefydliad i gyd. Maen nhw wedi hyfforddi staff ehangach er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r dull gweithredu. Dechreuodd hyn siwd cymaint o frwdfrydedd bod pobl eisiau rhedeg eu prosiectau eu hunain – problem neis i’w gael!

Mae’r tîm wedi cynnal gweithdai gydag uwch arweinwyr er mwyn galluogi iddynt ddeall a chefnogi’r gwaith Gwelliant Parhaus, ac maen nhw hefyd wedi gweithio gyda staff ehangach ar fabwysiadu diwylliant gwella ansawdd. Roedd rhaid i’r tîm dangos i unigolion, timau a’r is-adran y manteision o weithio mewn ffordd wahanol. Trwy ddefnyddio’r dull 5 Whys, roedden nhw’n gallu ffocysu ar wreiddiau’r gwrthwynebiad a symud ymlaen.

Mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn dathlu llwyddiant staff drwy eu gwobrau BuDDI, sy’n codi ymwybyddiaeth o’r pethau da mae pobl yn gwneud. Mae’r gwobrau wedi bod yn llwyddiant mawr, felly mae rhannau eraill o’r corff nawr yn gwneud yr un peth.

Llif gwaith

Dysgon ni sut mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn gwneud y gorau o’i capasiti. Maen nhw wedi newid ei amserlenni gwaith ar arolygon fel bod nhw’n gallu gwneud y defnydd gorau o’r staff sydd ar gael. Dyma’r dull Heijunka, sydd yn ymwneud â gweithio ar gyfradd gyson a lleihau gwastraff. I roi Heijunka ar waith, mae gan yr is-adran lot o bobl sy’n gweithio ar ei arolygon i ddechrau, ac ychydig o bobl sy’n gweithio i orffen y gwaith ar y diwedd.

Ble mae’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn mynd nesaf?

Mae ymweliad nesaf y Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn y DVLA, sy’n cynnwys ymweliad i’w Labordy UX. Sa i’n gallu dweud fy mod i’n hapus bod fi ddim yn gallu mynd, ond os yw’r ymweliadau dysgu yma yn swnio’n dda i chi, mae’n werth dod yn aelod o’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan. Weithiau yn y Gyfnewidfa Arfer Da, mae pobl yn dweud wrthym fod “arfer da yn deithiwr gwael” (ond mae’n werth darllen blog Chris Bolton ar pam nad yw hynny wastad yn wir). Mae ymweliadau fel hyn yn dangos bod yna siwd gymaint gallwn ddysgu o’n gilydd os ydyn ni’n barod i rannu ein ffordd o feddwl a dulliau gweithredu.

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s