Archifau Misol: Mehefin 2015

Unmentoring 2: Treialon Coffi ar Hap

Beth all gwasanaethau cyhoeddus Cymreig dysgu o Gyngor Kirklees? Fe wnaeth Dyfrig Williams trafod ‘bod yn ddigidol’ gyda Steve Langrick.

Unmentoring

Rydyn ni wedi bod yn cynnal Treialon Coffi ar Hap, lle mae cyfranogwyr yn cael eu tynnu at ei gilydd ar hap i drafod eu gwaith, ers ein seminar Lles ym mis Mawrth. Rydyn ni wedi cael adborth gwych ac mae pobl wedi trafod materion amrywiol, gan gynnwys cyfweliadau am swyddi, mentora a chydweithio.

Ar yr un pryd, rydw i wedi bod yn cymryd rhan mewn sesiynau Dadfentora (neu Unmentoring) LocalGov Digital, sy’n syniad tebyg iawn i Dreialon Coffi ar Hap. Edrychodd fy mlog Dadfentora cyntaf i ar fy sgwrs i gyda Paul Inman o Gyngor Swydd Warwick, a’r tro yma, wnes i gael y cyfle i siarad â Steve Langrick o Gyngor Kirklees.

Am ran fwyaf y sgwrs roeddwn i’n trio cael cymaint o wybodaeth a phosib allan o Steve, ac yn ffodus roedd e’n ddigon hapus i rannu ei waith ar sut mae’r cyngor yn mynd ati i roi datblygiadau digidol ar waith.

Troi’n symudol

Mae mwy o bobl yng Nghymru yn mynd ar y we drwy eu ffonau symudol nag unrhyw ran arall o’r Deyrnas Unedig, felly roedd gen i ddiddordeb i glywed sut mae pobl yn mynd ar wefan Kirklees a sut mae hyn yn dylanwadu ar waith y cyngor. Mewn dwy flynedd, bu cynnydd o 300% yn y defnydd o ffonau symudol i fynd i’r wefan, ac erbyn hyn mae bron 50% o’r traffig yn dod o ddyfeisiau symudol. Gydag ystadegau  fel ‘na, dyw wefan ymatebol ddim jyst yn rhywbeth sy’n braf ei gael, mae’n angenrheidiol.

Kirklees Council

BetterOff

Chwarae teg, mae Kirklees yn teilwra eu dulliau wrth i fwy a mwy o bobl mynd i’w wefan trwy ddyfeisiau symudol. Maen nhw wedi datblygu gwefan newydd o’r enw BetterOff, sy’n helpu pobl trwy eu budd-daliadau ac mae’n dangos faint mwy o arian byddai gyda nhw os bydden nhw’n gweithio. Gan fod hyn yn broses hir, gall y cyngor arbed lot o arian drwy symud y gwasanaeth ar-lein. Yna gallant ganolbwyntio eu hadnoddau ar yr ymholiadau cymhleth maen nhw’n cael. Mae’r syniad yma hefyd yn ataliol gan ei fod yn mynd â phobl trwy’r camau cywir ymlaen llaw, sy’n helpu nhw i osgoi cosbau posibl.

Mae BetterOff hefyd yn cynnwys cysyniad Digidol a Gynorthwyir (neu ‘Assisted Digital’), lle mae pobl sydd ddim yn gallu defnyddio gwasanaethau ar-lein yn cael eu helpu i’w ddefnyddio. Nid yw’r wefan ei hun yn rhwystr i hawlio budd-dal, achos mae pobl yn gallu dod i mewn a chael cymorth i fynd i’r afael â’r safle a’r gwasanaeth.

Beth sydd nesaf i Kirklees?

Mae gwasanaethau cyhoeddus yn datblygu’n gyson ac maen nhw’n addasu i’r amgylchedd maen nhw’n gweithio ynddo. Mae Cyngor Kirkless yn enghraifft dda o hynny, achos maen nhw wastad yn edrych i wella er bod nhw wedi gwneud lot o waith yn y maes yn barod. Mae fersiwn Alpha eu gwefan newydd ar-lein nawr fel bod pobl yn gallu gweld beth fydd y safle newydd yn edrych fel, a hefyd fel bod nhw’n gallu rhoi sylwadau ar sut mae’n diwallu eu hanghenion. Fel Cyngor Kirklees, ni allwn orffwys os ydyn ni eisiau darparu’r gwasanaethau gorau posib i bobl Cymru.

Gall cwestiynau syml wneud gwahaniaeth

Sut all aelodau bwrdd helpu i wella amseroedd aros? Dyma Verity Winn o’r tîm Archwilio Perfformiad Iechyd yn edrych yn ôl dros ein seminar ‘Gofyn y cwestiynau cywir’.

Adroddiad Amseroedd Aros y GIGMae trefnu digwyddiad i roi cyhoeddusrwydd i restr wirio yn swnio fel rhywbeth a fyddai’n ddiléit pur i archwilydd… Ond sut rydych yn mynd ati i’w wneud yn ddiddorol i Aelodau Annibynnol byrddau iechyd sydd â dyddiaduron llawn a mwy na digon o faterion pwysig ar eu plât? Yr ateb yw gwneud y peth yn berthnasol a chanolbwyntio ar bethau ymarferol y gallant eu gwneud i wneud gwahaniaeth i gleifion. A hefyd greu gofod diogel lle y gallant deimlo’n gyfforddus yn rhannu ac yn trafod y materion gyda phobl sydd yn yr un sefyllfa.

Roedd llawer yn dibynnu ar ein digwyddiad ‘Gofyn y cwestiynau cywir’ ar 21ain Mai. Fe dreuliais y rhan fwyaf o’r flwyddyn ddiwethaf yn pori drwy wybodaeth hyd at fy nglustiau am y GIG yng Nghymru fel un o’r tîm a fu’n gweithio ar ein hadroddiad ar Amseroedd Aros y GIG. Roedd ein canfyddiadau yn achos pryder – roedd amseroedd aros yn mynd yn hwy, mae rhai cleifion yn cael niwed a gellid gwneud rhagor i ymdrin â’r broblem. Gwnaethom lawer o waith er mwyn deall pam bod amseroedd aros yn gwaethygu gan gynnwys y pwysau ar y GIG o ran arian, staff, gwelyau ac adnoddau eraill. Ystyriwyd hefyd yr hyn y gellid ei wneud yn wahanol a nodwyd rhai cyfleoedd arwyddocaol i fyrddau iechyd wneud gwell defnydd o’r adnoddau sydd ganddynt.

Roedd yr holl waith hwn wedi esgor ar bedwar adroddiad – ond roedd rhyw deimlad gennym na fyddai pawb yn cael amser i ddarllen drwy’r cyfan! Roeddem am gyfleu ein neges yn y ffordd symlaf bosibl i’r bobl a all ei defnyddio i wneud gwahaniaeth. Mae Aelodau Annibynnol yn chwarae rhan hollbwysig yn y gwaith o graffu ar berfformiad byrddau iechyd a’u dwyn i gyfrif. Roeddem am greu adnodd i’w helpu i ofyn y cwestiynau cywir er mwyn herio eu byrddau iechyd – nid dim ond gofyn a yw amseroedd aros yn mynd yn hwy, ond deall beth maent yn ei wneud i’w byrhau. Ein rhestr wirio yw’r adnodd hwn. Mae’n nodi cyfres o gwestiynau i ddeall sut mae’r bwrdd iechyd yn perfformio o ran amseroedd aros a pha mor gadarn yw eu cynlluniau i’w gwella.

Bu’r digwyddiad yn brofiad newydd i mi. A ninnau’n gweithio yn y tîm astudiaethau cenedlaethol canolog, rydym yn tueddu i symud ymlaen i bwnc newydd ar ôl i’n hadroddiadau gael eu cyhoeddi. Mae hynny’n golygu nad ydym yn gweld effaith leol ein gwaith yn aml, nac yn cyfarfod â’r bobl a all ddefnyddio gwaith ein hadroddiadau i sicrhau newid. Ond drwy’r digwyddiad hwn daethom wyneb yn wyneb â’r Aelodau Annibynnol a chefais fy atgoffa mai’r ffordd symlaf o gyfleu neges weithiau yw drwy siarad â phobl.

Dechreuodd y digwyddiad gyda’r holl sylw ar Dave Thomas, Cyfarwyddwr Tîm Iechyd Archwilio Perfformiad yn Swyddfa Archwilio Cymru a Helen Birtwhistle, Cyfarwyddwr Conffederasiwn GIG Cymru. Atebodd y ddau gwestiynau am rai o’r heriau a’r cyfleoedd a wynebir gan y GIG yng Nghymru a’r hyn sydd angen ei wneud i wella amseroedd aros i gleifion. Gallwch wylio’r drafodaeth lawn isod. Am weddill y diwrnod cafodd gweithdai ymarferol eu cynnal yn seiliedig ar y pynciau ar ein rhestr wirio.

Roedd yn braf gweld pobl yn rhannu profiadau a chyngor mewn ffordd mor agored a chefnogol. Ac mor gadarnhaol oedd gweld ymrwymiad yr Aelodau Annibynnol i roi’r claf yn gyntaf a pheidio osgoi gofyn cwestiynau anodd er mwyn sicrhau bod hyn yn digwydd. Roedd yn ddiddorol iawn i mi glywed awgrymiadau am gwestiynau i’w gofyn i fyrddau iechyd er mwyn deall yr hyn y maent ei wneud i wella amseroedd aros. Ar ddiwedd y digwyddiad, dywedodd un person wrthym mai’r peth allweddol roedd wedi’i ddysgu oedd y dylid gofyn cwestiynau ‘yn yr iaith symlaf bosibl, gan obeithio mynd at wraidd y mater’ – i mi, roedd wedi taro’r hoelen ar ei phen.

Roeddwn i’n falch iawn bod y mwyafrif llethol o’r adborth a gawsom ar y digwyddiad yn gadarnhaol. Ond wedi dweud hynny, mae rhywbeth i’w ddysgu bob amser o ran sut y gallem wneud pethau ychydig yn well y tro nesaf. Rydym yn cynnal digwyddiad arall ar ‘Gofyn y cwestiynau cywir’ yng Ngwesty’r Metrole yn Landrindod ar 13 Gorffennaf. Os hoffech le, ebostiwch good.practice@audit.wales. Edrychaf ymlaen at gwrdd â mwy ohonoch yno.

Y Swyddfa Ystadegau Gwladol: Defnyddio ystadegau ar gyfer Gwelliant Parhaus

Sut mae’r Swyddfa Ystadegau Gwladol yn mynd ati i wella’n barhaus? Aeth Dyfrig Williams ar ymweliad â’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan i ffeindio allan mwy.

Logo Swyddfa Ystadegau Gwladol

Cwpl o wythnosau yn ôl fe wnes i fynd i Gasnewydd i ddysgu am ddull Gwelliant Parhaus y Swyddfa Ystadegau Gwladol, a wnaeth ennill Gwobr Lean Six Sigma y Sefydliad Ansawdd Prydeinig yn 2014.

Beth yw Lean Six Sigma?

Mae Six Sigma yn set o dechnegau a dulliau sy’n cael eu defnyddio i wella prosesau trwy nodi a chael gwared ar gamgymeriadau er mwyn cael canlyniadau mwy cyson. Mae’n gwneud hyn yn bennaf trwy ddefnyddio data ac ystadegau. Mae gwelliant y sefydliad yn cael ei chefnogi gan bobl o’i fewn sy’n arbenigwyr ynddo.

Fel rhan o’n cyflwyniad i Six Sigma, dangoswyd y cylch gwella DMAIC i ni. Mae’n ddull defnyddiol o ymdrin â phroblemau mewn ffordd systematig. Mae DMAIC yn sefyll am:

Define (diffinio): Beth sydd angen gwella?
Measure (mesur): Beth yw’r llinellau sylfaen i fesur gwelliant yn erbyn?
Analyse (dadansoddi): Beth mae’r data yn dweud yw’r broblem a beth yw’r effaith?
Improve (gwella): Dod o hyd i’r ateb a’i roi ar waith.
Control (rheoli): Monitro’r broses a chywiro unrhyw wyriadau o’r targed.

Llun DMAIC

Cafodd Lean ei datblygu i leihau’r gwastraff sy’n dod o’r llif o ddeunyddiau a gwybodaeth mewn proses. Mae gan y ddau syniad lot mewn cyffredin, felly maen nhw wedi cael ei roi at ei gilydd i greu Lean Six Sigma.

Dechrau’r gwaith

Gan fod Lean Six Sigma yn ddull sy’n seiliedig ar ystadegau, mae’n cyd-fynd yn dda â gwaith a diwylliant y Swyddfa Ystadegau Gwladol. Dechreuodd y peilot yn 2011, cyn cael ei roi ar waith gyda gweddill y mudiad.

Mae lot o’r gwaith wedi cymryd lle yn yr Is-adran Data Busnes, gan mai dyma’r rhan fwyaf o’r sefydliad. Gan fod lot o arferion cyffredin o fewn yr adran, gall newidiadau bach arwain at ganlyniadau mawr.

Mae’n fusnes pobl

Mae’r tîm Gwelliant Parhaus yn dîm bach o dri, sy’n cefnogi gwaith Gwelliant Parhaus y sefydliad. Clywsom fod safle’r tîm yn y sefydliad yn bwysig iawn – dydyn nhw ddim yn rhan o’r adrannau Cyllid nag Adnoddau Dynol, felly dydyn nhw ddim yn cael ei gweld fel ffordd o dorri costau. Maen nhw’n cael ei weld fel adran sy’n sicrhau effeithlonrwydd, felly dyw newidiadau mewn strwythur y staff sydd o ganlyniad i waith Gwelliant Parhaus ddim yn cael ei gysylltu â dileu swyddi.

Dechreuodd y tîm gweithio gyda chwe hyrwyddwr Gwelliant Parhaus, ond erbyn hyn mae’r hyrwyddwyr yn cwmpasu’r sefydliad i gyd. Maen nhw wedi hyfforddi staff ehangach er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r dull gweithredu. Dechreuodd hyn siwd cymaint o frwdfrydedd bod pobl eisiau rhedeg eu prosiectau eu hunain – problem neis i’w gael!

Mae’r tîm wedi cynnal gweithdai gydag uwch arweinwyr er mwyn galluogi iddynt ddeall a chefnogi’r gwaith Gwelliant Parhaus, ac maen nhw hefyd wedi gweithio gyda staff ehangach ar fabwysiadu diwylliant gwella ansawdd. Roedd rhaid i’r tîm dangos i unigolion, timau a’r is-adran y manteision o weithio mewn ffordd wahanol. Trwy ddefnyddio’r dull 5 Whys, roedden nhw’n gallu ffocysu ar wreiddiau’r gwrthwynebiad a symud ymlaen.

Mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn dathlu llwyddiant staff drwy eu gwobrau BuDDI, sy’n codi ymwybyddiaeth o’r pethau da mae pobl yn gwneud. Mae’r gwobrau wedi bod yn llwyddiant mawr, felly mae rhannau eraill o’r corff nawr yn gwneud yr un peth.

Llif gwaith

Dysgon ni sut mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn gwneud y gorau o’i capasiti. Maen nhw wedi newid ei amserlenni gwaith ar arolygon fel bod nhw’n gallu gwneud y defnydd gorau o’r staff sydd ar gael. Dyma’r dull Heijunka, sydd yn ymwneud â gweithio ar gyfradd gyson a lleihau gwastraff. I roi Heijunka ar waith, mae gan yr is-adran lot o bobl sy’n gweithio ar ei arolygon i ddechrau, ac ychydig o bobl sy’n gweithio i orffen y gwaith ar y diwedd.

Ble mae’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn mynd nesaf?

Mae ymweliad nesaf y Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn y DVLA, sy’n cynnwys ymweliad i’w Labordy UX. Sa i’n gallu dweud fy mod i’n hapus bod fi ddim yn gallu mynd, ond os yw’r ymweliadau dysgu yma yn swnio’n dda i chi, mae’n werth dod yn aelod o’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan. Weithiau yn y Gyfnewidfa Arfer Da, mae pobl yn dweud wrthym fod “arfer da yn deithiwr gwael” (ond mae’n werth darllen blog Chris Bolton ar pam nad yw hynny wastad yn wir). Mae ymweliadau fel hyn yn dangos bod yna siwd gymaint gallwn ddysgu o’n gilydd os ydyn ni’n barod i rannu ein ffordd o feddwl a dulliau gweithredu.

Gwasanaethau ar adeg o newid

Consortiwm Pwrcasu Cymru

Sut gall mudiadau cynllunio ar gyfer y dyfodol mewn amser o newid? Yn y blogbost yma, mae Dyfrig Williams yn edrych ar waith Consortiwm Pwrcasu Cymru a sut maen nhw’n rhoi meddalwedd cwmwl hyblyg ar waith.

Mae diwygio llywodraeth leol yn bwnc llosg yma yng Nghymru. Roedd yna lot o negeseuon diddorol yn adroddiad Comisiwn Williams, ond yr argymhelliad i gael llai o gynghorau wnaeth cael y sylw i gyd.

Gyda newidiadau ar y gorwel, mae’n bwysig bod cynghorau yn parhau i ganolbwyntio ar eu gwaith ymarferol, a chadw llygad ar beth all digwydd yn y dyfodol. Byddai’n lot rhy hawdd gwneud dim byd tra’n aros i’r ad-drefnu cymryd lle.

Felly roedd e’n amserol a diddorol i glywed am sut mae Consortiwm Pwrcasu Cymru wedi rhoi Fframwaith Meddalwedd Amddiffyn y Cyhoedd ar waith er mwyn hybu cydweithio ac effeithlonrwydd o fewn cynghorau yng Nghymru.

Byddai dod â’r systemau presennol at ei gilydd yn ddrud, felly wnaethon nhw gaffael system newydd a allai gweithredu dros Gymru gyfan. Mae hyn yn golygu bod y system yn gallu cael ei addasu pan fydd unrhyw uno yn cymryd lle, a’i wneud yn haws i ddehongli data ar lefel genedlaethol. Fe wnaeth un deg naw o gynghorau mynegi diddordeb mewn cymryd rhan, felly penderfynwyd mabwysiadu system gwmwl. Os nad ydych chi’n gyfarwydd â chyfrifiadura cwmwl, gallwch wylio Evan Jones yn trafod y manteision yn y fideo isod o’n gweminar Technoleg Gwybodaeth.

Bydd y datrysiad cwmwl hwn yn arbed costau gweinydd a hefyd yn rhyddhau adnoddau TG o fewn cynghorau unigol. Mae’r system yn fwy hyblyg hefyd achos mae’n gallu cael ei defnyddio ar unrhyw ddyfais sydd â phorwr gwe.

Os hoffech wybod mwy, mae astudiaeth achos o’r gwaith ar ein gwefan. Yn amlwg mae natur gwaith yn amrywio o gyngor i gyngor ac o wasanaeth i wasanaeth, ond mae yna lot o bethau diddorol i’w dysgu o’r gwaith hwn sy’n gallu cael eu haddasu i gwrdd â’ch anghenion.

Google Atmosphere: meddwl yn greadigol ac arloesi dewr

Google Atmosphere

Cymerodd Dyfrig Williams ran yn Google Atmosphere, gweminar oedd yn archwilio diwylliannau o arloesedd. Yn y blogbost yma, mae’n edrych yn ôl dros y pwyntiau dysgu allweddol.

Mae papur Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2025 yn amlinellu’n glir ein bod ni mewn cyfnod heriol i wasanaethau cyhoeddus, gan fod yna lot llai o adnoddau i ddarparu gwasanaethau mewn cyfnod o alw cynyddol. Os dydyn ni ddim yn gallu parhau i ddarparu gwasanaethau yn yr un ffordd, sut gallwn ni dechrau newid y ffordd ni’n gweithio? Dyma beth oeddwn i’n pendroni amdano wrth i mi wylio Google Atmosphere, a wnaeth rhannu gwersi o fudiadau yn y sector preifat.

O ble mae syniadau arloesol yn dod?

Yn y sesiwn hon edrychodd Tim Brown o IDEO ar pam mae rhaid i ni feddwl am ein hopsiynau mewn ffordd gwbl wahanol os ydyn ni’n edrych amdano atebion gwahanol. Fe wnaeth Tim edrych ar sut rydyn ni’n edrych ar ein problemau, achos os ydyn ni’n fframio cwestiynau mewn ffordd benodol iawn, does dim lot o gyfle i ddod o hyd i atebion gwahanol. Enghraifft Tim oedd y cwestiwn “Sut rydyn ni’n gwneud y gadair hon yn fwy cyfforddus?” Os ydyn ni’n gofyn “Sut y gallwn ni eistedd mewn ffyrdd gwahanol?” yn lle, mae gennym lot mwy o gyfle i feddwl a gweithio’n wahanol.

Mae hyn yn cyd-fynd gyda meddylfryd 10x Google, lle maen nhw’n edrych ar sut i fynd i’r afael â materion trwy weithio mewn ffordd deg waith yn well yn hytrach na 10% yn well. Yr unig ffordd i wella yn y modd yma yw i feddwl mewn ffordd cwbl wahanol.

Meithrin arloesedd tîm: Golwg tu mewn i reolau gwaith Google

Roedd gwrando ar Laszlo Bock o Google yn galonogol, achos fe wnaeth e drafod rhai o agweddau ein gweminar Syniadau Staff. Pwysleisiodd Laszlo’r pwysigrwydd o ymgysylltu â staff. Mae’n hawdd i reolwyr i lynu ato beth maen nhw’n gwybod, am eu bod nhw wedi cael eu swyddi trwy wneud penderfyniadau da. Ond fel nododd Laszlo, mae gan staff siwd gymaint o wybodaeth, mae’n rhaid gwneud y fwyaf ohono.

Mae’n ddiddorol bod penderfyniadau Google ddim yn seiliedig ar reddfau, ond yn hytrach ar ddata. Cafodd ei Brosiect Ocsigen ei gynllunio i ffeindio’r nodweddion o reolwyr llwyddiannus yn Google. Treuliodd tîm y prosiect flwyddyn yn archwilio data o arfarniadau, arolygon gweithwyr, gwobrau a ffynonellau eraill. Fe wnaeth hyn arwain at fwy na 10,000 o arsylwadau o ymddygiad rheolwyr.

Cyflawni arloesedd mewn busnes: Sut wnaeth Airbnb trawsnewid diwydiant

Rydym wedi bod yn gwneud rhywfaint o waith ar reoli risg yn ddiweddar (gan gynnwys gweminar ar y pwnc), felly roedd pwyntiau Jonathan Mildenhall o Airbnb ar risg yn amserol iawn. Fe wnaeth Jonathan annog ni i gymryd risgiau ac i ddathlu methiant a llwyddiant. Pob mis maen nhw’n dathlu methiannau gwych er mwyn hwyluso’r diwylliant yma, gan ei fod yn canolbwyntio ar syniadau sydd wedi methu. Dywedodd Jonathan “Po fwyaf mae cwmni yn dathlu methiant, y mwyaf hyderus maen nhw wrth gymryd risgiau. Po fwyaf hyderus mae’r cwmni wrth gymryd risgiau, y mwyaf llwyddiannus mae’r risgiau hynny.”

Os ydych chi’n cysidro rhoi hwn ar waith yn y sector cyhoeddus, mae Chris Bolton wedi ysgrifennu sawl blogbost ar ein hagwedd tuag at fethiant, gan gynnwys y grynodeb yma ar garu a dysgu o fethiant.

Cymryd risgiau a reolir yn dda yn y sector cyhoeddus

Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi annog gwasanaethau cyhoeddus i gymryd risgiau sydd wedi eu rheoli’n effeithiol, a gallwch ei weld yn gwneud hynny yn y fideo uchod. Fel mae’n dweud, os mae’r risgiau yna wedi eu rheoli’n dda, byddwn yn edrych i rannu’r gwersi a ddysgwyd yn hytrach na bwrw bai.

Beth sy’n debyg am ymgysylltu â’r cyhoedd ac ymgysylltu â staff?

Staff Ideas Webinar / Gweminar Syniadau Staff

Ar 12 Mai, cynhaliodd y Gyfnewidfa Arfer Da gweminar gydag ideasUK, y Weinyddiaeth Amddiffyn, a Chymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan ar Syniadau Staff. Yn y blog yma, mae Dyfrig Williams yn edrych ar y negeseuon allweddol ar gynnwys staff a’r cyhoedd.

Pan oeddwn i’n gweithio i Gyfranogaeth Cymru, sylwais i bod y mudiadau sy’n ymgysylltu â’r cyhoedd yn effeithiol yn dueddu i ymgysylltu â staff yn dda hefyd.

Dyw e ddim yn syndod felly bod e’n werth ystyried rhai o’r themâu o gweminar Syniadau Staff wrth gynnwys y cyhoedd. Mae rhai o’r materion allweddol o’r trosolwg fideo o’r seminar isod yn cyd-fynd yn dda â’r Egwyddorion Cenedlaethol ar gyfer Ymgysylltu â’r Cyhoedd yng Nghymru a greuwyd gan Gyfranogaeth Cymru.

Rheoli disgwyliadau

O ran cynnwys cyhoedd a staff, mae pobl, wrth reswm, yn cael eu siomi pan dyw’r newidiadau maen nhw wedi bod yn gobeithio amdanynt ddim yn cael eu rhoi ar waith. Mae’n bwysig bod ni’n rhoi gwybod i bobl beth sydd ar gael – beth all ddigwydd a beth sy’n amhosib, a hefyd pryd gall newidiadau cymryd lle. Falle dyw e ddim yn bosib gweithredu newidiadau cymhleth am sbel. Os ‘dy chi’n amlinellu beth all ddigwydd ar ddechrau’r ymarfer, rydych chi mewn gwell sefyllfa i sicrhau bod y broses yn grymuso pobl, a’u bod nhw’n teimlo eu bod nhw’n gallu gwneud gwahaniaeth.

Tryloywder

Dywedodd Zufi Yousaf o Ideas UK bod tryloywder yn bwysig, fel bod pobl yn gallu gweld os yw eu syniadau’n cael eu hystyried a sut maen nhw’n cael eu rhoi ar waith. Os yw pobl yn gallu gweld sut mae’r system yn gweithredu a sut bydd eu cyfraniad yn cael ei ystyried, maen nhw’n fwy tebygol o ymddiried yn y broses, gan eu bod nhw’n gallu gweld dyw cymryd rhan ddim yn wastraff o’u hamser.

Adborth

Pan ofynnais i bobl pam ddoedden nhw ddim yn bwydo’u barn nhw i mewn i wasanaethau cyhoeddus, yr ymateb bron bob amser oedd doedd mudiadau ddim yn gwneud unrhyw beth o ganlyniad. Rydw i’n gallu cydymdeimlo â hynny achos wnes i byth clywed yn ôl o unrhyw fudiad am effaith fy ymateb pan ymatebais i ymgynghoriadau. Os ydyn ni eisiau i bobl ddweud wrthym sut gallwn ni wella gwasanaethau, mae’n rhaid i ni gydnabod eu hymdrechion a rhoi gwybod iddyn nhw am beth fydd yn cael ei wneud.

Wedi colli’r weminar?

Os wnaethoch chi fethu’r weminar y tro cyntaf, neu os hoffech chi wylio fe eto, mae fe ar gael ar sianel Vimeo Swyddfa Archwilio Cymru. Mae’r Storify yn cynnwys y rhyngweithio ar gyfryngau cymdeithasol yn ystod y sesiwn. Mae’n cynnwys lot o syniadau defnyddiol sy’n werth cofio os ydych chi eisiau gwybod beth yw barn y cyhoedd am eich gwaith, neu os ydych chi eisiau clywed o staff am sut gallwch wella eich gwasanaeth.