Archifau Misol: Ebrill 2015

Ydy Diogelu Data yn rhwystro gwelliant yng ngwasanaethau cyhoeddus?

Yn y Seminar Lles ddiweddar yn Lanrwst a Chaerdydd, fe wnaeth y pynciau o Rhannu a Diogelu Data cael eu codi fel materion allweddol i wasanaethau cyhoeddus Cymreig. Yn y blog yma, mae Dyfrig Williams yn edrych ar pam mai Diogelu Data yn cymaint o rhwystr.

Yn sesiwn llawn y seminar lles, disgrifiodd Anne Marie Cunningham, sy’n meddyg teulu ac hefyd yn Ddarlithydd ym Mhrifysgol Caerdydd, y problemau mae meddygon teulu yn gwynebu os maen nhw eisiau rhannu data. Gallwch wylio’r drafodaeth ar ddechrau’r fideo isod.

Nid dyma’r tro cyntaf mae’r pwnc wedi cael ei nodi fel mater allweddol. Roedd Diogelu Data yn testun trafod yn ein seminar Technoleg Gwybodaeth, a wnaeth arwain at gweminar ar cyfrifiadura cwmwl. Yn y gweminar fe wnaeth Evan Jones o Lywodraeth Cymru trafod ofnau pobl a mynd i’r afael â mythau.

Roedd y mater ychydig yn wahanol yn y seminar lles gan ei fod yn deillio o wasanaethau cyhoeddus yn rhannu data yn hytrach na pherchnogaeth o data gan gwmnïau Americanaidd. Ond fe wnaeth yr un amharodrwydd i rannu data dod ohono.

Er gwaethaf y rhwystrau sydd mewn lle, mae rhai mudiadau wedi cyd-drafod y mater ac wedi gwella eu gwasanaethau. Roedd e’n diddorol clywed o Mark Shone o Wasanaeth Tân ac Achub Swydd Gaer yn nigwyddiadau Atgyfnerthu’r Cysylltiadau. Ar 03:32 yn y fideo isod, mae Mark yn egluro sut mae’r Gwasanaeth Tân ac Achub wedi sefydlu Cytundeb Rhannu Data gyda’r GIG yn ei ardal. Mae ei gyflwyniad yn dangos sut maen nhw wedi canfod y bobl sydd yn y perygl fwyaf o danau cartref a gwneud gwaith ataliol gyda nhw.

Mae’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi rhannu arfer da yn eu Cod Ymarfer ar Rannu Data, sy’n cynnwys adran ar Gytundebau Rhannu Data. Er bod y rhagarweiniad yn ffocysu’n gwbl briodol ar hawliau ddinasyddion, mae’n drawiadol gan ei fod yn nodi bod ‘pobl eisiau eu data personol i weithio ar eu cyfer. Maent yn disgwyl i sefydliadau i rannu eu data personol lle mae’n angenrheidiol er mwyn rhoi iddynt y gwasanaethau maen nhw eisiau. Maent yn disgwyl cymdeithas i ddefnyddio ei adnoddau gwybodaeth er mwyn atal trosedd a thwyll ac i gadw dinasyddion yn ddiogel’.

Byddwn yn sicr yn edrych i fynd i’r afael â Diogelu Data fel rhan o’n digwyddiadau ar gyfer 2015-16. Os gall gwasanaethau cyhoeddus dygymod ag anghenion y cod, mae’n helpu i roi sail dda ar gyfer cydweithio effeithiol. Trwy edrych yn fanwl ar y pwnc yma, gallwn helpu i rannu’r wybodaeth ac ymarfer cywir er mwyn mynd i’r afael â’r materion sy’n wynebu gwasanaethau cyhoeddus.

Gweithdy Optimeiddio Llwybrau Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a Swyddfa Archwilio Cymru – Sut yr aeth hi…

What is Route Optimisation? / Beth yw Optimeiddio Llwybrau?

Rydym ni i gyd yn gwybod y gall gwasanaeth gwastraff fod yn wasanaeth anodd ei newid. Mae’n un o’r gwasanaethau mwyaf gweladwy a redir gan yr awdurdod lleol. Mae unrhyw newidiadau i’r gwasanaeth yn cael effaith ar bob preswylydd, felly does dim angen dweud y dylid ystyried goblygiadau unrhyw newidiadau yn y gwasanaeth yn drylwyr. Gall rhoi sylw i optimeiddio llwybrau hwyluso pontio rhwydd heb effeithio ar gyflenwi’r gwasanaeth. Gall hefyd gyflawni arbedion ariannol sylweddol, gan helpu i gadw’r cyhoedd a’r gwleidyddion yn hapus.

Nid yw’n hawdd – nid oes ffon hud – ond nid yw hi’n anodd ychwaith, ond mae dyrannu’r adnoddau cywir yn hanfodol er mwyn cael y canlyniadau gorau.

Dyma grynodeb o’r dulliau a grybwyllwyd yn ein gweithdy:

Dull Sir Gâr

Yn ei gyflwyniad, rhannodd Hywel Thomas o Gyngor Sir Gâr eu profiadau o ddilyn y broses optimeiddio llwybrau. Mae gan Sir Gaerfyrddin anghenion amrywiol, gan fod gogledd y sir yn eithaf gwledig a’r de yn fwy trefol. Ond ni waeth ym mha ran o’r sir y maen nhw, mae’r boblogaeth yn mynnu gwasanaeth casglu cadarn, cost effeithiol, effeithlon a dibynadwy.

Y penderfyniad mwyaf pwysig oedd neilltuo staff penodedig i’r prosiect. Symudwyd nhw oddi wrth eu gwaith arferol a galluogodd hyn y staff i ganolbwyntio 100% ar y prosiect optimeiddio llwybrau.

Cyn dechrau gweithio ar y prosiect ei hun, mae’n hanfodol casglu data cadarn, gan gynnwys: y tunelleddau a gesglir ar y llwybrau presennol, yr amser ar gyfer y llwybrau presennol, capasiti’r cerbydau (fesul math o ffrydiau deunydd), a mynediad at ardaloedd anodd eu cyrraedd. Mae’r diwrnod gwaelodlin hwn yn hanfodol ar gyfer mesur yr arbedion effeithlonrwydd a wnaed.

Pan fydd y data sylfaenol i gyd wedi’i gasglu, mae’r gwaith go iawn yn cychwyn. Defnyddiodd Sir Gaerfyrddin wybodaeth ac arbenigedd lleol i gynllunio eu llwybrau eu hunain gan sicrhau bod y tîm gweithredu yn hapus â’r manylion terfynol.

Canlyniad yr holl waith caled hyn oedd arbedion a buddiannau sylweddol:

  • Gwasanaeth effeithlon
  • Gostyngiad o 6 yn nifer y cerbydau rheng flaen
  • Gostyngiad o 31% mewn milltiredd
  • Cyngor ac arweiniad ar gyfer Awdurdodau Lleol

Y gweithdai

Dyma grynodeb o’r pwyntiau allweddol o’r pedwar gweithdy.

Cawsom wybod o weithdy Webaspx fod data gwaelodlin cywir yn hanfodol fel man cychwyn. Clywsom hefyd os ydych yn rhedeg amrywiaeth o sefyllfaoedd, y gallwch sicrhau eich bod yn cael y canlyniad gorau ar gyfer eich awdurdod lleol, gan ei fod yn rhoi tystiolaeth bendant i chi i helpu â’r broses o wneud penderfyniadau.

Yn y gweithdy Sgiliau Integredig, clywsom sut y mae ‘Binfo’ yn galluogi criwiau i roi’r wybodaeth ddiweddaraf yn ‘fyw’ i reolwyr gweithredol a rheolwyr gwastraff. Clywsom eto fod data cywir yn hanfodol, gan fod dibynnu ar ragdybiaethau a chyfartaleddau’n gallu achosi trafferthion. Y neges allweddol a ddaeth o’r gweithdy oedd nad yw arbedion yn arbedion tan eu bod wedi eu cyflawni – mae’n rhaid cyflawni cynlluniau’n effeithiol.

Canolbwyntiodd y drafodaeth yng ngweithdy Sir Gâr ar neilltuo amser ac adnoddau o’r dechrau ar gyfer casglu gwybodaeth berthnasol. Mae gan staff mewnol y wybodaeth a’r arbenigedd lleol y dylem fanteisio arno er mwyn gwneud y gorau o’r dechnoleg, oherwydd gall staff a thechnoleg weithio law yn llaw i gyflawni arbedion dryw optimeiddio llwybrau.

Bu llawer o drafodaethau yng ngweithdy Caerffili, gan gynnwys manteision ymgysylltu â’ch staff a’r undebau o’r dechrau, er mwyn gallu dod â phawb ar y daith gyda chi – byddwch yn agored ac yn dryloyw. Bydd hyn hefyd yn helpu i gynnal perthynas barhaus gyda’r criwiau wrth addasu newidiadau ychwanegol. Mae’n hanfodol cael cynllun prosiect cadarn gydag amserlen realistig, ac mae manteision i ymgynghori ag adrannau eraill fel yr adran gynllunio er mwyn deall datblygiadau adeiladu’r dyfodol

Beth gefais i o’r diwrnod?

Wrth adael y gweithdai, roedd hi’n amlwg mai’r tair prif neges oedd:

  • Data gwaelodlin cadarn
  • Ymgysylltu â’r holl randdeiliaid cyn gynted ag y bo modd
  • Defnyddio staff mewnol a gwybodaeth leol

Y camau nesaf i chi?

Mae’n bosibl bod cymorth ar gael i chi a’ch cyngor gan y Rhaglen Newid Gydweithredol drwy Raglen Gweithredu’r Cynllun Gwastraff ac Adnoddau (WRAP).

Cyfathrebu yw’r allwedd i sicrhau llwyddiant yn ystod y broses optimeiddio llwybrau. Mae cyfleoedd ar gael i rwydweithio drwy Grwpiau Rheolwyr Gwastraff De a Gogledd Cymru. Cofiwch fod trafod yn syniad da.

Gwyndaf Parry, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Creu Gwelliant Parhaus

Beth all gwasanaethau cyhoeddus dysgu o weithgynhyrchu? Aeth Dyfrig Williams i ymweld â Schaeffler UK gyda Chymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan i weld sut maen nhw’n ceisio gwella’u gwaith yn barhaus.

Schaeffler

Gan fy mod i o Orllewin Cymru, does dim angen esgus arnaf i ddychwelyd adref. Wedi’r cyfan, fel dywedodd Ray Gravell, “West is Best”. Ond ers imi ymweld â ffatri Ricoh yn Telford gydag Ideas UK, rydw i ‘di bod yn awyddus i weld beth gall gwasanaethau cyhoeddus dysgu am wella’n dulliau o weithio o gwmnïau gweithgynhyrchu. Roedd yr ymweliad â Schaeffler yn Llanelli yn gyfle perffaith i ddysgu may – mae’n amlwg o’u gwefan bod gwella’n rhan ganolog o’u gwaith, a bod “parodrwydd i wella’u cynnyrch a’u prosesau’n barhaus yn nodweddiadol o’r cwmni.”

Kaizen

Ricoh's Kaizen Forest / Coedwig Kaizen Ricoh

Coedwig Kaizen Ricoh

Yn ôl Wikipedia, mae Kaizen yn golygu “newid er gwell,” ac mae’n cyfeirio at weithgareddau sy’n gwella’r holl swyddogaethau’n barhaus ac yn cynnwys yr holl staff. Gan fy mod i wedi crwydro drwy Goedwig Kaizen yn Ricoh, roeddwn i’n disgwyl lot o Schaeffler.

Ond roedd sgwrs gyflym am sut maen nhw’n cynnal eu cyfarfodydd yn ddigon i ddangos imi sut y mae gwella’n barhaus yn rhan annatod o beth maen nhw’n wneud. Maen nhw’n cynnal gweithdai 15 munud yn y gweithle, sy’n gwneud e’n lot haws i ddangos sut mae’r trafodaethau’n berthnasol i waith bob dydd y staff. Drwy’r gweithdai, gallant hefyd ddangos beth yw eu bwriad, a chaiff hyn ei danlinellu gan y data sy’n cael ei arddangos er mwyn i’r staff gweld sut maen nhw’n gwneud ac effaith eu gwaith.

Mae syniadau’r staff yn allweddol i’r broses o wella’r sefydliad. Yn ystod yr ymweliad, clywsom “dylai ni byth wrthod awgrymiadau neb, hyd yn oed os maen nhw’n swnio fel syniadau dwp. Efallai byddai’r awgrym nesaf wedi datrys y broblem.” Os mai’r syniadau yn dod o’r staff eu hunain, maent yn lot mwy tebygol o dderbyn y newidiadau sy’n cael eu cynnig.

Cyrraedd y nod?

Mae’n bosib mai dyfyniad y dydd oedd “Y gair allweddol yn yr ymadrodd Dangosyddion Perfformiad Allweddol yw ‘allweddol’”. Clywsom sut mae targedau disynnwyr, wrth reswm, yn gwylltio’r gweithlu, felly mae’n bwysig gwrthsefyll yr awydd i greu rhagor o dargedau a gofalu bod y targedau rydym yn gosod yn fwy ystyrlon. Ond mae hynny’n golygu bod rhaid inni herio targedau i wneud yn siŵr bod nhw’n gall.

Hefyd, os dydyn ni ddim yn cyrraedd y targedau hynny, dywedwyd wrthym am beidio â thybio ein bod ni’n gwybod y rheswm pam. Os yw’r Heddlu’n cyrraedd yn hwyr, a yw hynny, o reidrwydd, yn golygu bod angen ceir cyflymach arnynt? Gallai amrywiaeth eang o ffactorau fod yn gyfrifol am y methiant. Trafodwyd amrywiaeth o syniadau a phecynnau, fel defnyddio Pareto Analysis i ystyried y materion mawr ac i graffu ar y manylion. Soniwyd hefyd am ddiagramau Ishikawa, a’r 5 Pam a dulliau ymarferol Toyota o ddatrys problemau.

Beth ddysgais i?

Mae’n deg dweud fy mod i wedi dysgu lot yn ystod fy ymweliad â Schaeffler. Mae eu pwyslais ar arfer da a gwella’n barhaus yn anhygoel. Mae’n ddiddorol iawn gweld sefydliad sydd ddim jyst yn canolbwyntio ar y gwael a’r hyn sydd o’i le, ond sydd hefyd yn ystyried pam y mae’r nodweddion da mor dda, er mwyn dod o hyd i ffyrdd eraill o wella’u dulliau o weithio.

Er bod yr amgylchedd a’r amgylchiadau yn wahanol yng ngwasanaethau cyhoeddus, gallwn ddysgu lot o sut mae Schaeffler yn canolbwyntio ar wella. O’r ffordd dryloyw maen nhw’n defnyddio data i’r ffordd y maen nhw’n croesawu syniadau’r staff, mae’n grêt i weld sut mae Schaeffler yn manteisio ar yr arbenigedd yn y cwmni i sicrhau eu bod nhw’n gwella’n barhaus.