Ein siwrnai ni gyda Yammer – sut rydym wedi gweithredu rhwydwaith cymdeithasol ar gyfer menter yn Swyddfa Archwilio Cymru

Rydyn ni wedi cael sawl trafodaeth ar-lein ac all-lein yn ddiweddar am sut mae Swyddfa Archwilio Cymru yn defnyddio rhwydweithio cymdeithasol i wella cyfathrebu mewnol. Mae Mark Stuart Hamilton wedi ysgrifennu blogbost i ni am sut rydym yn ei ddefnyddio a sut rydym wedi ei roi ar waith.

The Wales Audit Office Intranet, with a Yammer feed on the right hand side / Intranet Swyddfa Archwilio Cymru, gyda ffrwd Yammer ar y dde

Mewnrwyd Swyddfa Archwilio Cymru, gyda’r ffrwd Yammer ar y dde

Rydym wedi cyflwyno Yammer yn Swyddfa Archwilio Cymru yn ddiweddar – at ddefnydd mewnol. Fel y cyfryngau cymdeithasol eraill, mae Yammer yn llwyfan ble mae pobl yn gallu anfon negeseuon i’w gilydd, cynnal sgyrsiau a rhannu gwybodaeth yn well.

Y gwahaniaeth rhwng Yammer a llawer o rwydweithiau cymdeithasol eraill yw bod Yammer wedi’i gynllunio’n benodol gyda ffocws ar fusnes.

Roeddem wedi bod yn ystyried lansio llwyfan cyfryngau cymdeithasol mewnol ers peth amser, ond roedd yn anodd dod o hyd i amser priodol. Ar ôl ailgynllunio ein mewnrwyd, edrychwyd ar y syniad eto.

Roedd gan ein hen fewnrwyd system o’r enw post-its ac roedd pobl yn gallu anfon negeseuon byr i’r dudalen flaen. Canolbwyntiodd y trafodaethau gwreiddiol ar ehangu’r system honno (fel targedu post-its at grwpiau penodol o bobl). Ond, yn fuan iawn, gwelsom fod angen ateb arall.

Ystyriwyd sawl opsiwn ac, ar ôl adolygu gofalus, cytunwyd y byddem yn dewis Yammer.

Mae gan Yammer fersiwn menter y telir amdano a fersiwn am ddim. Mae’r fersiwn menter yn cynnig mwy o adnoddau gweinyddol, ond roedd y fersiwn am ddim yn ddigon da i ni at bwrpas profi. Felly, sefydlwyd y fersiwn am ddim gennym, ynghyd â grŵp peilot bychan.

Ar y dechrau, roedd y peilot yma’n cynnwys pobl a oedd wedi gofyn am system fel Yammer yn bennaf, oherwydd byddent hwy’n fwy parod i ddechrau trafodaethau newydd a rhoi bywyd yn y system. Roeddem eisiau gweld cymaint o gynnwys â phosib ar Yammer cyn y lansiad, fel bod pobl yn meddwl am Yammer fel rhywbeth y mae eraill yn ei ddefnyddio’n ddyddiol – nid rhywbeth i ddefnyddio llawer arno am y diwrnod neu ddau cyntaf ac wedyn anghofio amdano. Yn unol â’r athroniaeth hon, cafodd y peilot ei ehangu dros amser, fel bod mwy a grwpiau a chynnwys yn cael eu creu.

Wedi dweud hynny, roeddem dal eisiau creu heip ar gyfer y prif lansiad a chyffroi pobl – i annog cymaint o staff â phosib i ymuno unwaith y byddai wedi’i lansio’n swyddogol. Mae gennym ddwy sgrin deledu yn y swyddfa yng Nghaerdydd sy’n dangos newyddion corfforaethol ar sioe sleidiau. Newidiwyd un o’r sleidiau hyn i ddarllen “Stop! Yammertime” a gosodwyd posteri gydag MC Hammer a’r un arwyddair arnynt o amgylch yr adeilad.

Ar y dechrau, ni chafodd unrhyw wybodaeth arall am Yammer ei darparu. Roeddem eisiau creu trafodaeth a rhyw deimlad o ddirgelwch. Gydag amser, datgelwyd mwy a mwy o wybodaeth, ond y bwriad drwy’r adeg oedd gwneud pobl yn gyson ymwybodol o Yammer, yn hytrach na’i gyflwyno’n gwbl annisgwyl.

Trefnwyd sesiynau hyfforddi i bobl eu mynychu ar sut mae defnyddio Yammer a chael y gorau ohono. Roedd rhai staff yn amheus o Yammer i ddechrau ac rydym wedi gweithio’n galed i ddangos sut gall Yammer fod yn fuddiol i fusnes, i rwydweithio ac ar gyfer rhyngweithio cymdeithasol gyda chydweithwyr. Er hynny, mae’n werth nodi bod marchnata Yammer fel “Facebook i fusnesau” yn debygol o greu adwaith mwy anffafriol gan bobl nad ydynt yn defnyddio Facebook (neu gyfrwng cymdeithasol arall) neu ddim yn ei hoffi.

Ychydig wythnosau ar ôl hysbysebu Yammer i ennyn diddordeb, ac ar ôl cynnal y ‘sesiynau blasu’, lansiwyd ein mewnrwyd ar ei newydd wedd yn swyddogol. Roeddem eisiau integreiddio Yammer yn rhan o’r hafan er mwyn cadarnhau rôl y fewnrwyd ymhellach fel y prif lwyfan cyfathrebu. Bellach mae’r hafan yn cynnwys sgyrsiau Yammer yn y bar ochr.

Yn wreiddiol, roedd bwriad i’r fewnrwyd newydd gynnwys eicon hysbysiadau Yammer, yn dangos nifer y negeseuon Yammer heb eu darllen oedd wedi’u derbyn. Er hynny, wrth ryddhau, ni chafodd yr elfen hon ei chynnwys am resymau technegol. Bydd yn cael ei hychwanegu’n nes ymlaen*.

Hefyd, newidiwyd ein hen system ‘sylwadau’ newyddion am sgwrs Yammer wedi’i hymgorffori ‘ar wahân’. Mae sylwadau Yammer yn darparu dolen awtomatig i’r erthygl sy’n cael ei darllen, diolch i’r protocol Graff Agored.

Cyn i ni lansio Yammer, ein gobaith oedd y byddai’n dod yn iwtopia rhannu gwybodaeth. Byddai popeth bron yn cael ei anfon at grwpiau penodol wedi’u targedu a byddai’r grwpiau hynny’n cael eu gwneud yn gyhoeddus. Byddai hynny’n golygu bod pobl mewn gwahanol feysydd yn gallu cyfrannu at bethau na fyddent yn gwybod amdanynt fel arall.

Yn ymarferol, mae’n anodd dweud faint o wybodaeth sydd wedi’i rhannu, oherwydd fel rheol nid yw pobl sy’n dysgu rhywbeth yn gadael sylw i ddweud eu bod wedi dysgu rhywbeth. Hefyd, nid oeddem wedi rhagweld pa mor bwysig fyddai grwpiau preifat. Mae rhai aelodau o staff yn teimlo’n fwy cyfforddus wrth beidio ag anfon eu negeseuon i’r sefydliad cyfan.

Byddwn yn gwneud ychydig o waith yn fuan i werthuso sut mae’n cael ei ddefnyddio gan staff ac i ddadansoddi’r defnydd, y cyfraddau gweithgarwch a’r gwerth i fusnes.

Ar y cyfan, rydym yn credu bod Yammer yn llwyddiant – yn seiliedig ar yr holl ryngweithio sy’n digwydd – ac rydym yn disgwyl i hynny barhau yn y dyfodol. Yn gyffredinol, mae wedi cael croeso cadarnhaol ac mae hyn yn cael ei adlewyrchu yn y math o drafodaethau sy’n digwydd.

*Ar gyfer y rhai chwilfrydig yn eich plith, mae’r eicon negeseuon heb eu darllen yn dwyllodrus o anodd ei greu. Yn gryno, mae angen creu ap Yammer, gan ddefnyddio API Yammer i wneud i’r ap ddynwared defnyddiwr drwy gael a storio ei docyn cludwr, ac wedyn cyfrif ei negeseuon heb eu darllen. Mae’r problemau’n gysylltiedig â pherfformiad a’r nod yw eu datrys drwy symud codau penodol ar ochr y cleient.

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s