Archifau Misol: Mehefin 2014

Gwella Eich Gofod

Seminar ar Reoli Adeiladau

Thema ein seminarau dysgu a rennir dros y flwyddyn ddiwethaf oedd asedau, a ni ‘di bod yn gweithio gyda’r Gweithgor Asedau Cenedlaethol i rannu arfer da rhwng pobl sy’n gweithio ym maes rheoli asedau.

Mae cwpl o’r prosiectau a gafodd eu harddangos eu hariannu gan y Gronfa Buddsoddi i Arbed, sy’n rhoi cyllid tymor byr i helpu mudiadau gwasanaethau cyhoeddus i drawsnewid y ffordd mane nhw’n gweithio. Mae’r rhain wedi cynnwys y prosiect siaradodd Jonathan Fearn amdano yn Seminar Dysgu a Rennir Tir a Throsglwyddo Asedau, sef yr adolygiad o asedau a gynhaliwyd gan Gyngor Sir Gâr. Mae’r cyflwyniad ar gael ar ein gwefan ni a gallwch hefyd gweld e’n trafod y gwaith yn y fideo isod o’r seminar.

Mae yna astudiaethau achos amrywiol o’r gwaith sydd di gael ei gyllido gan y Gronfa Buddsoddi i Arbed ar wefan Llywodraeth Cymru, gan gynnwys prosiect diddorol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-Bont ar Ogwr, lle maen nhw wedi rhesymoli ei llety.

Er bod y rhesymoli yn ymwneud ag arbed arian fel mae’r gronfa’n mynnu, mae’r prosiect hefyd yn edrych i wella darpariaeth ei gwasanaethau. Mae’r gwaith yma wedi dod â gwasanaethau o safleoedd gwahanol at ei gilydd, sy’n gwneud e’n lot haws i adrannau gwahanol i weithio gyda’i gilydd.

Nid jyst hynny, ond drwy symud yr adeilad i ganol y dref mae defnydd wedi cael ei wneud o adeilad gwag sy’n helpu i adfywio canol y dref. A drwy symud yno, mae’r cyngor wedi gallu gwneud yr adeilad yn ganolbwynt i’r gymuned trwy roi ei ganolfan cyswllt cwsmeriaid yno.

Os yw hyn i gyd wedi cael chi i ddechrau meddwl am resymoli adeiladau, mae fe hefyd yn werth edrych ar fanylion gweithdy Antony Wallis yn ein Seminar Dysgu a Rennir ar Adeiladau, lle clywsom am sut mae o Adnoddau Naturiol Cymru yn dod â swyddfeydd Cyngor Cefn Gwlad Cymru, Asiantaeth yr Amgylchedd a Chomisiwn Coedwigaeth Cymru at ei gilydd a’u bod nhw’n cwrdd ai’i anghenion nawr ac yn y dyfodol.

Y peth trawiadol am bob un o’r prosiectau hyn yw bod nhw’n canolbwyntio ar eu rolau mewn galluogi gwasanaethau cyhoeddus i ddarparu mwy, yn hytrach nag edrych ar eu swyddogaethau eu hunain. Mae’n wych gweld bod Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-Bont ar Ogwr dim jyst yn arbed arian cyhoeddus, ond bod nhw hefyd yn edrych i wella’i gwasanaethau er budd pobl ei fro.

Dyfrig

Etholi’n Gymdeithasol: canllawiau defnyddiol ar y cyfryngau cymdeithasol yn ystod purdah

Cafodd hwn ei bostio’n wreiddiol gan Dan Slee ar ei blog. Rydym wedi ail-blogio hwn er mwyn ei rannu ymhellach a sicrhau ei fod ar gael yn y Gymraeg, gan ei fod yn adnodd defnyddiol iawn ac yn ganllaw gwych i Awdurdodau Lleol yng Nghymru.

Elect Social / Etholi'n Gymdeithasol

Ceir cyfnod rhyfedd cyn etholiad lle mae ymddygiad timau cyfathrebu llywodraeth leol yn newid.

Caiff y datganiadau i’r wasg gan wleidyddion eu disodli gan ddyfyniadau gan swyddogion. Pam? Er mwyn sicrhau na ellir cyhuddo’r cyngor o duedd wleidyddol yn ystod y cyfnod cyn diwrnod yr etholiad.

Mae hyn wedi bod yn wir ers degawdau ac mae gan dimau cyfathrebu llywodraeth leol ddealltwriaeth gadarn o’r hyn y mae’n ei olygu. Yn unol â’r Cod Arfer a Argymhellir ar Gyhoeddusrwydd Awdurdodau Lleol (Deddf Llywodraeth Leol 1986), caiff effaith ar gylchlythyrau, datganiadau i’r wasg, cynadleddau, bathodynnau a gwefannau.

Noda’r cod y canlynol:

Yn ystod y cyfnod rhwng yr adeg y cyhoeddir etholiad a’r etholiad ei hun, dylid osgoi unrhyw fath o gyhoeddusrwydd rhagweithiol mewn perthynas ag ymgeiswyr a gwleidyddion eraill sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r etholiad.

Ni ddylai cyhoeddusrwydd ymdrin â materion dadleuol na chyflwyno safbwyntiau, cynigion nac argymhellion mewn ffordd sy’n eu cysylltu ag aelodau unigol neu grwpiau o aelodau.
Fodd bynnag, o dan amgylchiadau priodol, mae’n dderbyniol i’r awdurdod ymateb i ddigwyddiadau ac ymholiadau dilys am wasanaethau ar yr amod bod ei atebion yn ffeithiol ac nad ydynt yn wleidyddol.

Dylai aelodau mewn swyddi gwleidyddol neu ddinesig allweddol allu cyflwyno sylwadau mewn argyfwng neu pan fo angen ymateb yn wirioneddol ar lefel aelodau i ddigwyddiad pwysig y tu allan i reolaeth yr awdurdod.

Ni ddylai digwyddiadau rhagweithiol a gaiff eu trefnu yn ystod y cyfnod hwn gynnwys aelodau sy’n debygol o sefyll yn yr etholiad.

Mae hyn yn golygu na ddylai adnoddau’r cyngor gael eu defnyddio at ddibenion gwleidyddol yn ystod y cyfnod hwn sy’n gyfnod sensitif iawn yn wleidyddol, ac na ddylid ymddangos eu bod yn cael eu defnyddio at ddibenion o’r fath.

Chwe rheol euraidd yn ystod cyfnod Purdah

  1. Ni roddir unrhyw gyhoeddusrwydd i faterion sy’n wleidyddol ddadleuol.
  2. Rhagdybir yn gyffredinol na wneir unrhyw gyfeiriadau at wleidyddion unigol mewn datganiadau i’r wasg (ac eithrio lle y bydd argyfwng dilys fel y nodir isod)
  3. Dylid gochel cyn cynnal unrhyw ymarfer sylweddol yn y cyfryngau oni ellir dangos ei fod wedi’i gynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  4. Ni chyhoeddir unrhyw ffotograffau o ymgeiswyr yn yr etholiad
  5. Cyn y caiff unrhyw gais am ffotograffau a deunyddiau eraill gan y cyngor ei ystyried, gwneir ymholiadau ynghylch y defnydd a wneir ohonynt a rhoddir cyfyngiad priodol ar y defnydd a wneir ohonynt os cânt eu darparu.
  6. Mae sefyllfa’r Maer fel arweinydd yr awdurdod yn wahanol a chyhoeddir deunydd, ar yr amod nad yw o natur wleidyddol.

Ond mae’r cyfryngau cymdeithasol yn peri problemau i’r timau. Sut mae hyn yn effeithio ar ffrwd Twitter? Dyma ganllawiau cadw i bobl sy’n gweithredu sianelau cyfryngau cymdeithasol cynghorau (ymwadiad: gofynnwch i’ch tîm cyfreithiol fwrw golwg drostynt yn gyntaf).

Twitter

  1. Eglurwch fel un o sianelau cyfathrebu’r cyngor eich bod wedi’ch rheoli gan Purdah yn ystod y cyfnod cyn etholiad. Gall fod yn ddefnyddiol trydar dolen i esboniad o Purdah er mwyn darparu arweiniad.
  2. Peidiwch ag aildrydar safbwyntiau pleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  3. Peidiwch â thrydar ar faterion sy’n wleidyddol ddadleuol.
  4. Peidiwch â thrydar delweddau o bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na phynciau sy’n wleidyddol ddadleuol.
  5. Peidiwch â chynnal ymgyrch sylweddol ar Twitter oni ellir dangos ei bod wedi’i chynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  6. Gellir aildrydar negeseuon Twitter gan y Maer ac am y Maer ar yr amod nad ydynt o natur wleidyddol.
  7. O dan amgylchiadau eithriadol, gofynnwch am ganiatâd gan yr uned gyfathrebu yn gyntaf cyn trydar neu aildrydar sylw gan wleidydd yn ystod Purdah.

Facebook

  1. Eglurwch fel un o sianelau cyfathrebu’r cyngor eich bod wedi’ch rheoli gan Purdah yn ystod y cyfnod cyn etholiad.
  2. Peidiwch â chyflwyno na rhannu diweddariadau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  3. Peidiwch â chyflwyno na rhannu delweddau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  4. Dylech fonitro eich tudalen a dileu unrhyw gynnwys sy’n wleidyddol ddadleuol gan roi esboniad eich bod wedi gwneud hyn oherwydd rheolau Purdah sy’n gysylltiedig â’r cyngor hwn.
  5. Gellir aildrydar negeseuon Twitter gan y Maer ac am y Maer ar yr amod nad ydynt o natur wleidyddol.
  6. Peidiwch â chynnal ymgyrch sylweddol ar Facebook oni ellir dangos ei bod wedi’i chynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  7. O dan amgylchiadau eithriadol, gofynnwch am ganiatâd gan yr uned gyfathrebu yn gyntaf cyn trydar neu aildrydar sylw gan wleidydd yn ystod Purdah.

YouTube

  1. Eglurwch fel un o sianelau cyfathrebu’r cyngor eich bod wedi’ch rheoli gan Purdah yn ystod y cyfnod cyn etholiad.
  2. Peidiwch â chyflwyno na rhannu diweddariadau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  3. Peidiwch â chyflwyno na rhannu delweddau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  4. Dylech fonitro eich tudalen a dileu unrhyw gynnwys sy’n wleidyddol ddadleuol gan roi esboniad eich bod wedi gwneud hyn oherwydd rheolau Purdah sy’n gysylltiedig â’r cyngor hwn.
  5. Gellir ychwanegu fideos gan y Maer neu am y Maer ar yr amod nad ydynt o natur wleidyddol.
  6. Peidiwch â chynnal ymgyrch sylweddol ar YouTube oni ellir dangos ei bod wedi’i chynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  7. O dan amgylchiadau eithriadol, gofynnwch am ganiatâd gan yr uned gyfathrebu yn gyntaf cyn ychwanegu clip YouTube gan wleidydd yn ystod Purdah.

Proffiliau trydydd parti ar gyfryngau cymdeithasol

Caiff staff cynghorau sy’n diweddaru proffiliau trydydd parti ar gyfryngau cymdeithasol fel rhan o’u swydd eu rheoli gan Purdah. Mae’r proffiliau hyn yn cynnwys proffiliau partneriaethau busnes a gefnogir gan y cyngor.

Ceir dau opsiwn:

  1. Optio allan: Yn ystod cyfnod Purdah, trosglwyddwch yr HOLL waith gweinyddol i aelod o’r bartneriaeth nad yw’n gysylltiedig â’r cyngor gan ganiatáu iddo ychwanegu cynnwys wedi’i gyfyngu gan Purdah na all staff y cyngor ei gyflwyno. Gallwch ddychwelyd i ychwanegu cynnwys a’i reoli ar ôl yr etholiad.
  2. Optio i mewn: Gall cyflogeion cynghorau barhau i ychwanegu cynnwys neu rannu dyletswyddau gweinyddol ond caiff yr HOLL gynnwys ei reoli gan gyfyngiadau Purdah.

Flickr

  1. Eglurwch fel un o sianelau cyfathrebu’r cyngor eich bod wedi’ch rheoli gan Purdah yn ystod y cyfnod cyn etholiad.
  2. Peidiwch â chyflwyno na rhannu lluniau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  3. Dylech fonitro eich tudalen a dileu unrhyw gynnwys sy’n wleidyddol ddadleuol gan roi esboniad eich bod wedi gwneud hyn oherwydd rheolau Purdah sy’n gysylltiedig â’r cyngor hwn.
  4. Gellir ychwanegu delweddau gan y Maer neu am y Maer ar yr amod nad ydynt o natur wleidyddol.
  5. Peidiwch â chynnal ymgyrch sylweddol ar Flickr oni ellir dangos ei bod wedi’i chynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  6. O dan amgylchiadau eithriadol, gofynnwch am ganiatâd gan yr uned gyfathrebu yn gyntaf cyn ychwanegu clip YouTube gan wleidydd yn ystod Purdah.
  7. Analluogwch y gallu i lawrlwytho delweddau o wleidyddion yn ystod Purdah.

Credyd Creative commons
Fan yr etholiad: https://www.flickr.com/photos/48600108001@N01/463965443/

Her Craffu Gwent

jessica_portrait_jpg250x166Bydd darllenwyr fy mlog CfPS yn gwybod fy mod o blaid y dull craffu sydd ar waith yng Nghymru ar hyn o bryd a pha mor ganolog ydyw yn yr ymgyrch i wella gwasanaethau cyhoeddus: diben y blog cyflym hwn yw cadarnhau fy mod mor gefnogol ag erioed! Rwyf ar fy ffordd yn ôl o gynhadledd lwyddiannus, llawn dop, ystyriol a heriol arall am graffu yng Nghymru – wedi’i drefnu’r tro hwn gan lond llaw o swyddogion craffu o awdurdodau Sir Fynwy, Caerffili, Casnewydd, Torfaen a Blaenau Gwent yng Ngwent, fel rhan o’u cynllun i gadw’r rhod i droi yn dilyn y Gynhadledd Goleuni ar Graffu ysgubol yng Nghymru y llynedd.

Os ydych chi ar Twitter, gallwch ddilyn y drafodaeth a’r cwestiynau drwy’r hashnod #GwentChallenge14, ond gwnaeth ambell beth argraff arna i yn ystod y bore:

  • Eto fyth, sut mae ansawdd ac effeithlonrwydd craffu yn dibynnu ar yr hyn y mae craffwyr yn ei wneud, ond hefyd ar ansawdd ac effeithlonrwydd yr ymgysylltu a’r wybodaeth y maent yn ei chael gan eraill – sydd i gyd yn deillio o ddiwylliant yr arweinyddiaeth – yn wleidyddol ac ar lefel reoli. Roedd rhwystredigaeth gyda’r feirniadaeth honedig o graffu ar ffactorau sydd y tu hwnt i’n rheolaeth, a rhywfaint o herio yn ôl i’r rheoleiddwyr o ran pwy oedd yn craffu arnyn nhw. Fodd bynnag, croesawyd her yn ôl i gadw ffocws ar yr hyn sydd dan eu rheolaeth a pharhau i ofyn y cwestiynau, pa bynnag mor anodd ydynt!
  • Roedd thema gyffredin arall yn adlewyrchu pwysigrwydd ansawdd arweinyddiaeth a chyfraniadau aelodau, o ran sut i ymdrin ag aelodau nad oedd yn mynychu’r cyfarfodydd rhagarweiniol ac yna’r treulio’r prif gyfarfodydd yn hoelio’r sylw, neu sut i wella ansawdd y cynllunio, agendâu cyfarfodydd a sgiliau cwestiynu. Roedd rhai cynrychiolwyr yn mynnu hyfforddiant gorfodol: a yw hyn yn rhywbeth y dylid ei ystyried yn ehangach?
  • Mae hyd a lled yr heriau ariannol sy’n wynebu awdurdodau lleol – a phartneriaid eraill – yn gysgod cynyddol dros bawb. Roedd dwy elfen i fy ymateb i ar banel Hawl i Holi y digwyddiad: mae llai yn golygu mwy ym myd craffu – mae cyfyngiadau ariannol yn golygu bod blaenoriaethu cadarn hyd yn oed yn bwysicach i sicrhau bod craffu’n canolbwyntio ei adnoddau cyfyngedig ar y materion sy’n wirioneddol bwysig. Ac yn ail, mae cymorth wrth law! Rydym wedi llunio canllawiau newydd ar graffu ariannol, fel rhan o’n rhaglen a gyllidir gan Lywodraeth Cymru, a ddatblygwyd mewn partneriaeth â Grant Thornton, sy’n llawn cynghorion, enghreifftiau o arferion da, cyngor clir i ddeall papur monitro cyllideb cyngor a chwestiynau heriol i’w gofyn.

CfPS logoCofiwch fwrw golwg ar y canllawiau newydd hyn, a fydd yn cael eu lansio ar ddiwedd y mis, ar ein gwefan: www.cfps.org.uk a dewch i’r digwyddiad lansio am ddim ar fore’r 26ain Mehefin yng Nghaerdydd. Y Gweinidog, Lesley Griffiths AC, sy’n eu lansio a bydd cyfle i drafod heriau ariannol cyffredin a chlywed sut mae eraill yn mynd i’r afael â nhw. Cysylltwch ag Andrew.jones@cfps.org.uk i gofrestru’ch diddordeb mewn mynychu.

Jessica Crowe

Cyfarwyddwr Gweithredol, Y Ganolfan Craffu Cyhoeddus (CfPS)

6 Mehefin 2014

Lleihau’r baich o adrodd

Seminar Dysgu a Rennir ar Fil Cenedlaethau'r Dyfodol

Bydd Mesur Cenedlaethau’r Dyfodol yn golygu newidiadau mawr i wasanaethau cyhoeddus yng Nghymru. Roeddwn i’n ddigon ffodus i hwyluso gweithdy gan y Cyngor Adrodd Integredig ac Ystâd y Goron yn ein Seminar ar Fil Cenedlaethau’r Dyfodol, lle wnes i gael y cyfle i wrando ar Mark Gough a Kate Jefferies amlinellu sut gallai Adrodd Integredig bod o fudd i fudiad, yn enwedig mewn perthynas â’r bil. Gallwch weld Mark a Kate yn trafod y sesiwn yn y fideo isod, ac mae’r cyflwyniadau o’r sesiwn llawn a’r gweithdy ar gael ar dudalen y seminar ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru.

Rwy’n rili mwynhau’r rhan o’r gweithdy ble mae cyfranogwyr yn dweud wrthym am y dulliau mae eu mudiadau yn defnyddio a’r materion maen nhw’n wynebu. Gan fod ni ‘di gwahodd pobl o wasanaethau cyhoeddus ar draws Cymru i fod yn bresennol, byddai fe’n anghwrtais i beidio â chlywed mwy am eu harfer da ac i wneud y fwyaf o’r profiad sydd ar gael i ni yn y ‘stafell.

Un o’r prif ofnau yn y gweithdy oedd byddai’r bil yn arwain at haen ychwanegol o fiwrocratiaeth i gynghorau sydd eisoes wedi’u llethu gydag anghenion adrodd. Felly roedd e’n ddiddorol iawn i glywed am ‘Llinyn Aur’  Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam, lle mae pob lefel o adrodd yn bwydo i mewn i’r lefel nesaf.

4. Reporting

Mae hyn yn golygu bod gan werthusiadau staff llwybr clir i’r cynllun cyngor, sydd yn ei dro yn cynnwys themâu sy’n adlewyrchu ‘Ein cynllun ni ar gyfer Wrecsam‘ gan y Bwrdd Gwasanaethau Lleol. Mae’n wych i weld sut gall cynllunio effeithiol golygu bod amcanion personol pob aelod o staff yn gysylltiedig â nodau mudiadau gwasanaethau cyhoeddus yn Wrecsam.

Roedd e’n grêt i glywed sut mae hyn wedi arwain at broses adrodd gwell – mae’r data bellach yn symlach a chliriach. Mae fe hefyd yn osgoi adrodd yr un peth ar wahanol lefelau ac mae’n rhyddhau amser fel bod staff yn gallu darparu gwasanaethau.

Os oes ‘da chi ddiddordeb mewn dysgu mwy, gallwch ddarllen yr astudiaeth achos yn llawn yma, ac os yw eich sefydliad yn ymgymryd â gwaith tebyg, byddem wrth ein bodd i glywed mwy amdano.

Dyfrig