Archifau Misol: Mai 2014

Arfer Da mewn Newid yn y Gweithlu – canllaw gan Audit Scotland

Audit Scotland's Public Sector Workforce good practice guide

Canllaw arfer da Audit Scotland ar y weithlu cyhoeddus

Cyhoeddodd Archwilydd Cyffredinol Cymru yr astudiaeth gwella Craffu Da? Cwestiwn da! ddoe. Meddyliom ni y byddai hyn yn gyfle gwych i rannu canllaw arfer da yr ydym yn hoffi o Audit Scotland ar gynllunio’r gweithlu – a anelir yn benodol at y rhai sy’n ymwneud â chraffu rhaglenni newid gweithlu.

Mae craffu yn chwarae rôl bwysig wrth helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella yn ystod cyfnod ariannol heriol. Mae hyn yn cynnwys craffu a herio cynlluniau gweithlu a rhaglenni newid gweithlu. Yn benodol, gall craffu effeithiol gefnogi penderfyniadau da wrth ddyrannu adnoddau a darparu cyfeiriad strategol ar gynllunio’r gweithlu. Yn anffodus, fel mae canllaw Audit Scotland yn esbonio, “mae hyn yn arbennig o berthnasol i benderfyniadau i leihau gweithluoedd; heb gynllunio gofalus gall gostyngiadau gweithlu arwain at golli sgiliau hanfodol; gostyngiadau yn ansawdd y gwasanaeth; a mwy o bwysau ar, a diffyg cymhelliant ymysg, staff sydd ar ôl.” Felly, mae cael pethau’n iawn yn bwysig a mae chraffu da yn chwarae rôl bwysig yn hyn.

Wrth gwrs, gall cyfansoddiad sefydliadau yn y sector cyhoeddus o fewn a rhwng Cymru a’r Alban fod yn sylweddol wahanol. Gallai sefydliadau cymryd ystyriaethau arfer da craidd gan y canllaw hwn ac yna addasu’r rhain i ddiwallu eu hanghenion a risgiau ei hun.

Mae dogfen Audit Scotland yn rhoi arweiniad ar sut mae arfer da yn edrych yn mhob cam o gynllunio gweithlu:

  • datblygu’r cynllun gweithlu;
  • dewis gwahanol ddulliau o reoli niferoedd y gweithlu a chostau;
  • gweithredu newid yn y gweithlu (gan gynnwys pennu cyfrifoldeb ac adolygu); a
  • chraffu cynlluniau gweithlu a rhaglenni newid.

Mae’r rhain yn cynnwys rhai camau allweddol defnyddiol i’w dilyn, egwyddorion llywodraethu da mewn cynlluniau ymadael yn gynnar ac astudiaethau achos gan Cyngor Midlothian a’r GIG Lanarkshire.

Yn arbennig o ddiddordeb i ni, gan ystyried cyhoeddiad yr astudiaeth gwella Craffu Da? Cwestiwn da!, yw’r pwyslais y mae’r canllaw yn rhoi ar arfer da wrth graffu cynllunio gweithlu. Mae Rhan 2 o’r ddogfen yn cynnwys rhestr ddefnyddiol o gwestiynau sy’n seiliedig ar arfer da i helpu “hyrwyddo adolygu a myfyrio a, lle bo angen, darparu sail ar gyfer gwelliant”. Mae hyn yn ategu’n glws ‘Canlyniadau a nodweddion ar gyfer trosolwg a chraffu effeithiol llywodraeth leol effeithiol’ Rhwydwaith Swyddogion Craffu Cymru, yn atodiad 2 o’r adroddiad Craffu Da? Cwestiwn da!

Dyma rhai esiamplau o’r cwestiynau:

  • A yw’r cynllun gweithlu yn cefnogi rhaglenni newid busnes? A yw’r cynllun gweithlu yn cysylltu ag amcanion corfforaethol y sefydliad?
  • A yw fforddiadwyedd bob dull wedi ei brofi? A yw’n glir sut y bydd y dull hwn yn helpu’r sefydliad i wneud y newidiadau y mae angen iddo ei wneud?
  • Ydy hi’n amlwg pwy sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am sicrhau bod pob rhaglen newid gweithlu yn cael ei ddarparu ar amser ac yn unol â chynllunio?
  • A oes systemau addas wedi’u gosod i ddarparu sicrwydd i’r bwrdd ac aelodau etholedig ar gydraddoldeb ac amrywiaeth; effeithiau ar gwasanaeth, perfformiad a chynhyrchiant; a lles staff?

Felly, meddyliom ni roedd hi’n werth rhannu canllaw arfer da yma i helpu’r rhai sy’n ymwneud â chynllunio gweithlu a chraffu.

Mae yna dipyn o lefydd eraill i edrych os hoffech ragor o wybodaeth am gynllunio gweithlu neu graffu:

Trosglwyddo Asedau: Beth allwn ni ddysgu oddi o Gyngor Dinas Birmingham

Trosglwyddo Tir ac Eiddo

Pan mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn chwilio am enghreifftiau i rannu yn ein digwyddiadau, yn aml byddwn yn dod ar draws prosiectau gwych hoffwn ni rhannu, ond dydyn ni ddim yn gallu arddangos e achos dyw’r bobl ddim ar gael ar ddyddiadau’r seminar. Dyma beth ddigwyddodd yn ein Seminar Dysgu a Rennir ar Drosglwyddo Tir ac Eiddo, lle wnaethon ni clywed am waith diddorol gan Gyngor Dinas Birmingham.

Mae’r prosiect wedi dod i ben, ond mae’n wych i ddarllen yn ei blog nhw bod y dull hwn wedi arwain ato ddull cyson o drosglwyddo asedau ar gyfer yr holl grwpiau gwirfoddol a chymunedol yn Birmingham.

Mae llawer o adnoddau defnyddiol iawn ar gael ar y wefan, gan gynnwys dogfen sy’n helpu cyfrifo’r gwerth cymdeithasol o drosglwyddo ased i’r gymuned. Mae’n cael ei ddefnyddio i gyfrifo ad-daliad rhent ar gyfer prydlesi o dan Brotocol Trosglwyddo Asedau Cymunedol y Cyngor. Gallwch hefyd ddod o hyd i’r canllawiau yma.

Llun o set Flickr Trsoglwyddo Asedau Cymunedol / Picture from Community Asset Transfer Flickr Set

Llun gan @podnosh o set Flickr Trsoglwyddo Asedau Cymunedol / Picture by @podnosh from Community Asset Transfer Flickr Set

Wrth drosglwyddo ased i gorff arall neu i’r gymuned, mae’n rhaid mai dyma’r opsiwn synhwyrol. Fe wnaethon ni clywed yn y seminar bod rhai Cynghorau Tref a Chymuned yn cael eu gofyn i gymryd arno asedau, ond rhaid i’r amgylchiadau ariannol fod yn iawn er mwyn i’r trosglwyddiad fod yn llwyddiannus. Yn yr achos hwn, mae’n wych bod y ddogfen gychwynnol a gytunwyd gan y ddau barti yn rhan o’r brydles a’i bod yn cael ei ddefnyddio fel sail i’r adolygiadau.

Rhaid hefyd cysidro gwerth cymdeithasol ased. Fi’n meddwl bod e’n wych bod cyfranogiad y gymuned yn rhan o’r asesiad ar gyfer defnydd a gweithgareddau arfaethedig, achos ar ôl i’r inc sychu ar y cytundeb, bydd y gymuned yn chwarae rhan enfawr mewn llwyddiant y prosiect.

Mae cydweithio hefyd yn ffitio mewn o dan adran Defnyddio Gwasanaeth yr Asiantaeth, sy’n mesur y defnydd a wneir o’r adeilad gan asiantaethau eraill. Yn yr achos hwn, mae’r llawlyfr yn gweithio ar y sail o £10 am bob metr sgwâr o ofod sy’n cael ei rhentu gan y mudiad.
Gallai llawer o agweddau’r pecyn cymorth cael ei haddasu i’w defnyddio yng Nghymru hefyd. Mae rhaglen Cymunedau yn Gyntaf yn seiliedig ar y Mynegai Amddifadedd Lluosog Cymru, ac mae’n ddiddorol gweld sut mae system sgorio’r pecyn cymorth yn edrych os yw’r ased mewn ward difreintiedig yn ôl Mynegai Amddifadedd Lluosog.

Gallwch wylio dadansoddiad o’r dull yma ato Drosglwyddo Asedau Cymunedol ar Gwe-ddarllediad Cyngor Dinas Birmingham.

Felly ar y cyfan , mae lot i feddwl amdano yn y pecyn cymorth yma, ac os ydych chi wedi defnyddio fe, yn edrych i ddefnyddio fe neu ei addasu, byddai’n grêt i glywed o chi.

Dyfrig