Archifau Misol: Ionawr 2014

Craffu Cydweithredol – Gwersi a ddysgwyd

CraffuCawsom air gyda Hazel Ilett, Rheolwr Craffu, Cyngor Sir Fynwy a Jonathan Jones, Rheolwr Craffu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn dilyn y gynhadledd Goleuni ar Graffu, a gofynnwyd am eu hymateb i graffu cydweithredol.

Mae craffu cydweithredol yn gymhleth … ac mae craffu ar y cyd ar bwnc dadleuol iawn, sef trin gwastraff trefol, hyd yn oed yn fwy cymhleth – doeddwn ni ddim rili yn gwybod pa mor gymhleth y gellid craffu ar y cyd bod! Er hynny rydym wedi clywed mai ein prosiect yw’r prosiect mwyaf arwyddocaol ar graffu ar y cyd a gynhaliwyd yng Nghymru (ac mae’n debyg yn Lloegr hyd yma), felly mae’n hen bryd i ni adlewyrchu ‘nôl arno a rhannu ychydig o wersi allweddol gydag eraill sydd eisiau craffu ar y cyd ….. ac wrth gwrs, mae synnwyr trannoeth yn beth arbennig!

Fe wnaeth Llywodraeth Cymru comisiynu Ysgol Fusnes Caerdydd (Canolfan Ymchwil Llywodraeth Leol a Rhanbarthol) i ddarparu briff ymchwil mawr ar ddatblygu diwylliant craffu ar y cyd mewn Llywodraeth Leol yng Nghymru.

Os mai jyst un neges ‘da chi’n cymryd o’n gweithdy ni, hoffwn ni eich bod chi’n cymryd yr un ‘ma – gallwch gael y trefniant ffurfiol perffaith a’r holl brotocolau yn y byd, ond eto gall craffu ar y cyd cwympo yn y camau cyntaf. Rhaid bod yna lot o ymdrech bersonol i ddod ag aelodau at ei gilydd yn anffurfiol er mwyn ddatblygu ymdeimlad o ‘hunaniaeth craffu ar y cyd’ i graffu fod yn llwyddiannus. Os da chi ddim yn magu ‘diwylliant craffu ar y cyd’ a goresgyn yr holl heriau gwleidyddol o’ch blaen chi ar eich llwybr i lwyddiant, bydd craffu cydweithredol yn rhywbeth sydd ‘yma heddiw, wedi mynd yfory’.

Ac i wneud y buddsoddiad rhaid i chi neilltuo rhywun i’r swydd. Y diwedd y gân yw eich bod chi’n gofyn i grŵp o aelodau i graffu ar draws awdurdodau (ac mae’n bosib bod ganddo’r awdurdodau yma strwythurau a phrosesau gwahanol iawn) er mwyn iddynt gweithio gyda’i gilydd fel tîm ar rywbeth a all fod yn ddadleuol. Boed yn craffu ar wastraff neu graffu addysg , pan ‘da chi’n ychwanegu gwleidyddiaeth a diwylliant i mewn i’r gymysgedd yma , mae yna botensial i bethau troi’n wenwynig . Mae craffu ar y cyd yn symud yn ddeinamig ac yn gyflym – un diwrnod gall pethau rhedeg yn llyfn, a’r diwrnod nesaf, mae’n bosibl y byddai anhrefn yn y cyfryngau a siarad o roi’r gorau ar graffu ar y cyd yn gyfan gwbl! Rhaid i chi ragweld eich cam nesaf a’ch ymatebion ac mae hyn yn gofyn am ymrwymiad sylweddol – dyw hwn ddim rili yn rhywbeth y gallwch ychwanegu i gwaith bob dydd!

Mae craffu cydweithredol yn cymryd lot o adnoddau. Dyw craffu ar y cyd ar y raddfa ‘ma heb gael ei gynnal o’r blaen, felly roedd yna absenoldeb amlwg o ganllawiau ar sut i wneud hyn. Roedd rhaid i ni ddatblygu protocolau wrth i ni symud ymlaen a dysgu beth oedd yn gweithio beth doedd dim. Roedd pum awdurdod o dan sylw yn y prosiect ac fe gymerodd bum gwaith mor hir i berfformio tasgau syml. Ni ellir rhuthro craffu ar y cyd – mae’n cymryd llawer mwy o amser na’r disgwyl i sicrhau bod aelodau yn deall yr hyn sy’n ofynnol ac i adeiladu eich ‘tîm’. Rhaid i aelodau ddod i adnabod ei gilydd ac ymddiried yn ei gilydd cyn y gallant graffu fel un corff. Mewn gwirionedd roedd yr amser a dreuliwyd ar fysiau ar y ffordd i ymweliadau safle yn llawer mwy effeithiol o ran adeiladu perthnasoedd na chyfarfodydd ffurfiol. Peidiwch ag amcangyfrif nifer isel o wahaniaethau, achos gall bod rhywbeth sy’n dderbyniol mewn un sefydliad bod yn hollol annerbyniol mewn un arall. Y prawf litmws i ni oedd pan eisteddodd y pwyllgor ar ôl 2 flynedd, a doedden ni ddim yn gallu gwahaniaethu rhwng pa awdurdodau neu bleidiau gwleidyddol roedd yr aelodau ynddynt.

Ar ôl cyflwyno’r prosiect yma dros nifer o flynyddoedd, rydym yn glir iawn bod gwaith craffu ar y cyd yn gymhleth ac ni ddylai craffwyr tanbrisio’r adnoddau sydd angen i gynnal craffu effeithiol . Ac os ‘da chi ddim yn mynd i gynnal craffu effeithiol , yna does dim lot o bwynt ei gynnal o gwbl, gan fod ‘craffu ar y cyd symbolaidd ‘ yn llawer mwy niweidiol o ran canfyddiadau’r cyhoedd , na chraffu sydd ddim ar y cyd. Byddwn ni’n eich cynghori chi i feddwl yn ofalus os oes angen craffu ar y cyd arnoch ac os yw’n briodol ar gyfer y pwnc, achos mai yna achosion lle gall craffu gan sefydliadau unigol fod yn ffordd fwy ffrwythlon o weithredu. Wrth feddwl am y broses, rhaid bod yn glir amdano gylch gorchwyl y prosiect a phwrpas rôl craffu. Mae angen i bawb sy’n ymwneud â chraffu ar y cyd i fod yn glir o ran rolau priodol y ‘craffwyr’ a’r rhai sy’n cael ei ‘craffu’. Er mwyn i graffu fod yn effeithiol, rhaid i graffu cael eu cynnwys yn y trefniadau llywodraethu o’r cychwyn cyntaf, ac nid jyst adio fe i’r diwedd.

Fe wnaeth y prosiect craffu ar y cyd rhoi ni’n dau mewn golwg cyhoeddus ar wahanol adegau ac roedd hyn yn golygu bod rhaid i’n brosesau a’n hagweddau bod yn ddigon cadarn i wrthsefyll y feirniadaeth o’r sinigaidd a’r amheuwyr. Canfyddiad y cyhoedd o graffu ar fater mor ddadleuol iawn oedd y peth mwyaf pwysig – roedd rhaid i ni sicrhau bod yr argymhellion craffu a gafodd eu cyflwyno yn glir ac yn seiliedig ar dystiolaeth, er mwyn ymateb i unrhyw ‘craffu cyhoeddus’. O’n safbwynt ni, yr amcan mwyaf pwysig oedd bod ni’n sicrhau bod craffu yn gredadwy a’i fod yn gallu chwarae rôl ddilys yn y gwaith o lywodraethu’r prosiect. Pan ‘da chi’n gallu edrych yn ôl a’ch bod chi’n gallu rhoi tystiolaeth bod craffu wedi gwneud gwahaniaeth er gwaethaf yr hynt a’r helynt a bod ganddo werth ychwanegol, yna rydych chi’n gwybod ei fod yn wirioneddol lwyddiannus.

Gweminar a chwmwl: torri tir newydd

Defnydd effeithiol o Dechnoleg Gwybodaeth

Seminar Defnydd Effeithiol o Dechnoleg Gwybodaeth oedd y digwyddiad cyntaf gweithiais yn uniongyrchol arno ar gyfer y Gyfnewidfa Arfer Da, ond nid dyna’r unig beth ddigwyddodd am y tro cyntaf – dyma’r tro cyntaf i seminar gofyn mwy o gwestiynau na chynnig atebion. Fe wnaeth y sesiwn cwmwl darparu man cychwyn diddorol ar gyfer mudiadau a oedd yn awyddus i weithio’n wahanol, ond yn ymarferol sut gallent symud heibio’r tâp coch i’r ffordd newydd ‘ma o weithio?

Fel mae unrhyw un sy’n cynnal digwyddiadau yn gwybod, maen nhw’n gallu fod yn bethau costus. Roedden ni eisoes wedi cynnal digwyddiadau yng Ngogledd a De Cymru, ac roedden ni am wneud yn siŵr bod pawb yn cael y cyfle i gael atebion i’w cwestiynau.

Byddai’r sesiwn yn edrych ar gyfrifiadura cwmwl, pwnc mwy penodol na’r seminar Technoleg Gwybodaeth, ac felly ni fyddai’n rhedeg mor hir. Penderfynom gynnal gweminar, ac yn ffodus roedd e’n ffitio’n dda ‘da’r pwnc, gan ei fod ar lwyfan cwmwl. Roedd hwn yn ddull newydd i bawb, ond eto’n syniad cyffrous i ni gyd.

Gan fod y gweminar yn ddigwyddiad peilot, penderfynom ei gadw ar raddfa fach gyda 20 o fynychwyr. Roedd y cyflwyniadau eu hunain yn wych, gyda Evan Jones, Llywodraeth Cymru yn ffocysu ar faterion Cyfrifiadura Cwmwl, a Peter Middleton Swyddfa’r Cabinet yn trafod rhinweddau’r G-Cloud. Un o fanteision y system dewisom oedd bod ni’n gallu cael fideo o’r weminar, a gallwch weld rhannau ohono uchod ac isod.

Fe wnaethon ni cael copi sain o’r weminar hefyd, felly fe wnaethon ni torri hwn i lawr i gael bodlediadau bach ar Audioboo, fel y gall pobl canfod y rhai sy’n ymwneud a’u materion nhw’n gyflym.

Efallai dyw e ddim yn syndod bod yna pethau byddem yn newid os byddem yn cael y cyfle eto, gan roedd y gweminar yn un peilot. Roedd cael sawl gliniadur yn yr un ‘stafell yn golygu bod yna sawl microffon, ac fe wnaeth hyn creu adlais o’r sain am hanner munud cyntaf y gweminar. Wrth edrych yn ôl, mae’n glir gallwn ni wedi osgoi hwn os byddai’r cyflwynwyr a’r hwyluswyr wedi eistedd mewn ‘stafelloedd ar wahân.

Mae ‘na hefyd elfennau hoffwn ddatblygu yn y dyfodol. Doeddwn ni ddim eisiau cymryd gormod ‘mlaen ar ein cynnig cyntaf, ond yn bendant hoffwn ni annog rhyngweithio ar gyfryngau cymdeithasol er mwyn cyrraedd mwy o gyfranogwyr a datrys materion ehangach. Mae’r sesiwn holi ac ateb yn golygu bod ni’n gallu mynd i’r afael â phryderon pobl yn uniongyrchol, felly byddai’n wych i ymhelaethu ar y potensial trwy ddefnyddio hashnod.

Ar y cyfan mae’r weminar wedi rhoi llawer inni feddwl amdano. Dyw e ddim yn rhoi’r un potensial i rwydweithio, rhannu syniadau a datrysiadau a mynychu digwyddiad mewn person, ond fe wnaeth e alluogi i ni edrych ar bwnc yn fanwl mewn ffordd oedd yn gyfleus i gyfranogwyr. Dyw e ddim yn ateb i bob anhawster, ond mae’n declyn arall gallwn ddefnyddio er mwyn rhannu gwybodaeth a gwella gwasanaethau cyhoeddus Cymru.

Dyfrig

Craffu tu hwnt i ffiniau

Craffu

Dim jyst mewn Llywodraeth Leol ffeindiwch graffu. Mae’n cymryd sawl ffurf ar draws y sector cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig, a gallwch roi’r un egwyddorion craffu ar waith yn unrhyw sector.

Canolbwyntiodd cynhadledd Goleuni ar Graffu ar lywodraeth leol, ond serch hynny prif siaradwr y prynhawn oedd Peter Watkin Jones o Eversheds, ac fe wnaeth cyflwyno ei sylwadau ar Ymholiad Canol Swydd Stafford.

Roedd y negeseuon yn berthnasol i’r sector cyhoeddus gyfan. Roedd Peter yn ddigon caredig i ganiatáu i ni ei gyfweld ar ôl ei gyflwyniad hynod lwyddiannus er mwyn i ni amlygu’r pwyntiau allweddol. Mae dwsinau o fudiadau wedi gofyn am gopi o’r fideo er mwyn ei rannu gyda’u Pwyllgorau Archwilio, cydweithwyr Craffu ac Aelodau yn gyffredinol.

Roedd y diddordeb dros Gyfryngau Cymdeithasol ar ei anterth yn ystod cyflwyniad Peter, a dyma rhai o’r trydar gan gynrychiolwyr wrth iddynt rannu beth roedden nhw’n cymryd o’r cyflwyniad .

Peter Watkin Jones

Peter Watkin Jones

Dyma ‘r ddolen at ei bwyntiau allweddol.

Y Flwyddyn y daeth Craffu yn gymdeithasol – Ymgyrch Cyfryngau Cymdeithasol y Gynhadledd Craffu – Alan Morris

Craffu

Ym mis Mehefin 2013, lansiwyd y gynhadledd ‘Goleuni ar Graffu’.  Os ydw i’n onest, doeddwn i ddim wedi meddwl rhyw lawer am y cyfryngau cymdeithasol fel modd o rannu gwybodaeth am y gynhadledd. Cefais fy annog gan dîm @GoodPracticeWAO (ar ran Partneriaid y Gynhadledd) i gefnogi’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol fel modd o rannu a chodi ymwybyddiaeth. Rwy’n falch i mi wrando!

Wrth i ni gynllunio’r ymgyrch cyfryngau cymdeithasol, roedden ni’n ymwybodol o’r angen i beidio â phennu gormod o amcanion, felly aethom ati i ganolbwyntio ar y canlynol:

  1. Annog defnyddio amrywiaeth o gyfryngau cymdeithasol i ennyn diddordeb cydweithwyr yn y sector cyhoeddus;
  2. Codi ymwybyddiaeth o effaith bosibl craffu trwy flog y Gyfnewidfa Arfer Da;
  3. Parhau i rannu a dysgu gyda chydweithwyr craffu.

Er mai dyma oedd ein hamcanion allweddol, roedden ni’n glir iawn nad oeddem am i gynrychiolwyr ystyried y gynhadledd fel digwyddiad ‘untro’ ar 28 Tachwedd. Yn ein barn ni, dechreuodd y gynhadledd (trwy rannu gwybodaeth) yn ystod wythnos gyntaf mis Medi, pan bostiais ein blog craffu cyntaf. Dydyn ni ddim yn rhagweld y bydd y gynhadledd yn dod i ben cyn mis Chwefror/Mawrth 2014 gan y byddwn ni’n parhau i rannu allbynnau’r gynhadledd yn wythnosol.   

Rydym wedi dysgu o brofiad blaenorol bod rhoi digon o rybudd yn hollbwysig os ydych chi am ddod â grŵp priodol o bobl ynghyd i gynhadledd, yn enwedig gan fod gan lawer o ddarpar gynrychiolwyr bwyllgorau wedi’u cynllunio o leiaf chwe mis ymlaen llaw.

Alan Morris

Fodd bynnag, pan gyhoeddwyd y gynhadledd ym mis Mehefin 2013, doedd dim modd i ni ragweld y byddai’r gynhadledd mor boblogaidd. Erbyn dechrau mis Medi, roedd y llefydd i gyd wedi’u llenwi ac roedd gennym ni restr aros. Roedd hyn hefyd yn golygu bod gennym ni bwyllgor craffu parod ar waith i gyfathrebu ag ef.

Cyn y gynhadledd, roedd ein hymgyrch cyfryngau cymdeithasol yn canolbwyntio’n bennaf ar flog wythnosol ar wasg y Gyfnewidfa Arfer Da. Aethom ati i e-bostio dolen y blog yn wythnosol a defnyddio Twitter i hyrwyddo’r blog yn ehangach trwy’r hashnod ‘#scrutiny13’. Ar ddechrau mis Tachwedd, aethom ati i drydar negeseuon dyddiol er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r gynhadledd ac annog rhannu gwybodaeth. Ar ôl i ni bostio hanner dwsin o flogiau, aethom ati i ddefnyddio Pintrest i hyrwyddo elfennau gweledol y blogiau, a’u trydar.

Ein prif ffocws mewn perthynas â’r cyfryngau cymdeithasol ar ddiwrnod y gynhadledd oedd Twitter. Aethom ati i greu ‘Tîm Twitter’, a ddyrannwyd i weithdai a chyfarfodydd llawn penodol. Eu tasg oedd rhannu gwybodaeth â chydweithwyr na fyddent yn gallu dod i’r gynhadledd a siarad â phobl eraill a fyddai’n trydar yn y gynhadledd. Roedd pob trydar yn cynnwys yr hashnod #scrutiny13  (a gallwch gweld rhain ar Storify). Dyma oedd fy mhrofiad cyntaf o ymgyrch Twitter ‘fyw’ mewn digwyddiad. Ar ôl dechrau araf, dechreuais ymgyfarwyddo â’r gwaith o nodi a thrydar negeseuon allweddol gan siaradwyr a chynrychiolwyr.

Aethom ati hefyd i lunio amserlen ffilmio ar ddiwrnod y gynhadledd, gan roi cyfle i holl siaradwyr y gweithdai a’r cyfarfodydd llawn rannu diben eu sesiwn a’r negeseuon allweddol yr oedden nhw am eu cyfleu. O ganlyniad i hyn, ar ôl y gynhadledd aethom ati i ddatblygu cyflwyniad byr a oedd yn cyfuno prif elfennau’r digwyddiad trwy fideo, y cyfryngau cymdeithasu a sleidiau. Mae’r deunydd hwn yn darparu adnodd rhannu gwybodaeth gwerthfawr i gynrychiolwyr a chydweithwyr nad oedden nhw’n gallu dod i’r gynhadledd. Rydym wedi cynnwys dolen i becyn sleidiau y gall cynrychiolwyr eu haddasu i’w hanghenion eu hunain trwy gynnwys negeseuon allweddol a gyflëwyd iddynt yn y gynhadledd.

Byddwn yn parhau i rannu’r allbynnau trwy flog y Gyfnewidfa Arfer Da, ac yn annog cydweithwyr i’w rhannu a rhoi eu sylwadau arnynt.

Felly beth rydyn ni wedi’i ddysgu o’r ymgyrch cyfryngau cymdeithasol?

  1. Mae’r cyfryngau cymdeithasol yn gyfle da i hysbysebu digwyddiadau a rhannu gwybodaeth mewn ffordd hygyrch, rhad ac am ddim.
  2. Rydym yn dysgu mwy am gyfryngau cymdeithasol o hyd. Mae manteision yr ymgyrch i’w gweld yn glir – bob tro rydyn ni’n e-bostio blogiau i’r gymuned graffu, mae mwy o gydweithwyr yn cofrestru i dderbyn ein blogiau’n awtomatig. Mae’r un peth yn wir am nifer y cynrychiolwyr sy’n ein dilyn ni ar Twitter.
  3. Ychydig iawn o gydweithwyr sy’n gwneud sylwadau uniongyrchol ar ein blogiau; ond rydyn ni’n gwybod bod llawer o bobl yn darllen ein blogiau – mae’r ystadegau isod yn brawf o hynny. Yn ogystal, mae llawer o gydweithwyr yn cyfeirio at y blog mewn sgwrs neu e-bost. Rydym yn cydnabod bod hon yn broses hirdymor.
  4. Ar ddiwrnod y gynhadledd, aeth 82 o gynrychiolwyr ati i drydar eu sylwadau gan ddefnyddio’r hashnod #scrutiny13. Roedd y defnydd o’r hashnod yn hanfodol er mwyn i ni allu mesur effaith y cyfryngau cymdeithasol.
  5. Cyrhaeddodd eu negeseuon trydar hyd at  48,717 o bobl ledled y DU a thu hwnt.
  6. Mae’r cyfryngau cymdeithasol yn llawer mwy na chyfrwng ‘i ffwrdd â hi’. Gall negeseuon trydar gael eu harbed a’u defnyddio fel cofnod o safbwyntiau cynrychiolwyr ar y dydd.
  7. Mae terfyn 140 llythyren Twitter yn eich gorfodi chi i ganolbwyntio ar yr hyn sy’n bwysig a’i gyfleu mewn neges fer a bachog. Mae’n rhaid i mi ddweud y byddai fy hen athro Saesneg wrth ei fodd â Twitter gan ei fod yn atgyfodi’r grefft o grynhoi!
  8. Rydyn ni wedi gallu ymgysylltu â chyfranwyr craffu o bob cwr o’r DU (a thu hwnt) sydd wedi rhannu ein negeseuon ac ychwanegu at ein gwybodaeth.

Felly, oedd yr ymgyrch cyfryngau cymdeithasol yn werth yr holl ymdrech?

Oedd, yn sicr! Yn ogystal â deall sut roedd cynrychiolwyr wedi elwa ar y gynhadledd, rydyn ni wedi cyfrannu at greu pwyllgor craffu mwy hirdymor sy’n barod i rannu a dysgu gan ei gilydd. Dyna yw gwir ystyr Cymdeithasu i mi!

Alan Morris