Y Flwyddyn y daeth Craffu yn gymdeithasol – Ymgyrch Cyfryngau Cymdeithasol y Gynhadledd Craffu – Alan Morris

Craffu

Ym mis Mehefin 2013, lansiwyd y gynhadledd ‘Goleuni ar Graffu’.  Os ydw i’n onest, doeddwn i ddim wedi meddwl rhyw lawer am y cyfryngau cymdeithasol fel modd o rannu gwybodaeth am y gynhadledd. Cefais fy annog gan dîm @GoodPracticeWAO (ar ran Partneriaid y Gynhadledd) i gefnogi’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol fel modd o rannu a chodi ymwybyddiaeth. Rwy’n falch i mi wrando!

Wrth i ni gynllunio’r ymgyrch cyfryngau cymdeithasol, roedden ni’n ymwybodol o’r angen i beidio â phennu gormod o amcanion, felly aethom ati i ganolbwyntio ar y canlynol:

  1. Annog defnyddio amrywiaeth o gyfryngau cymdeithasol i ennyn diddordeb cydweithwyr yn y sector cyhoeddus;
  2. Codi ymwybyddiaeth o effaith bosibl craffu trwy flog y Gyfnewidfa Arfer Da;
  3. Parhau i rannu a dysgu gyda chydweithwyr craffu.

Er mai dyma oedd ein hamcanion allweddol, roedden ni’n glir iawn nad oeddem am i gynrychiolwyr ystyried y gynhadledd fel digwyddiad ‘untro’ ar 28 Tachwedd. Yn ein barn ni, dechreuodd y gynhadledd (trwy rannu gwybodaeth) yn ystod wythnos gyntaf mis Medi, pan bostiais ein blog craffu cyntaf. Dydyn ni ddim yn rhagweld y bydd y gynhadledd yn dod i ben cyn mis Chwefror/Mawrth 2014 gan y byddwn ni’n parhau i rannu allbynnau’r gynhadledd yn wythnosol.   

Rydym wedi dysgu o brofiad blaenorol bod rhoi digon o rybudd yn hollbwysig os ydych chi am ddod â grŵp priodol o bobl ynghyd i gynhadledd, yn enwedig gan fod gan lawer o ddarpar gynrychiolwyr bwyllgorau wedi’u cynllunio o leiaf chwe mis ymlaen llaw.

Alan Morris

Fodd bynnag, pan gyhoeddwyd y gynhadledd ym mis Mehefin 2013, doedd dim modd i ni ragweld y byddai’r gynhadledd mor boblogaidd. Erbyn dechrau mis Medi, roedd y llefydd i gyd wedi’u llenwi ac roedd gennym ni restr aros. Roedd hyn hefyd yn golygu bod gennym ni bwyllgor craffu parod ar waith i gyfathrebu ag ef.

Cyn y gynhadledd, roedd ein hymgyrch cyfryngau cymdeithasol yn canolbwyntio’n bennaf ar flog wythnosol ar wasg y Gyfnewidfa Arfer Da. Aethom ati i e-bostio dolen y blog yn wythnosol a defnyddio Twitter i hyrwyddo’r blog yn ehangach trwy’r hashnod ‘#scrutiny13’. Ar ddechrau mis Tachwedd, aethom ati i drydar negeseuon dyddiol er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r gynhadledd ac annog rhannu gwybodaeth. Ar ôl i ni bostio hanner dwsin o flogiau, aethom ati i ddefnyddio Pintrest i hyrwyddo elfennau gweledol y blogiau, a’u trydar.

Ein prif ffocws mewn perthynas â’r cyfryngau cymdeithasol ar ddiwrnod y gynhadledd oedd Twitter. Aethom ati i greu ‘Tîm Twitter’, a ddyrannwyd i weithdai a chyfarfodydd llawn penodol. Eu tasg oedd rhannu gwybodaeth â chydweithwyr na fyddent yn gallu dod i’r gynhadledd a siarad â phobl eraill a fyddai’n trydar yn y gynhadledd. Roedd pob trydar yn cynnwys yr hashnod #scrutiny13  (a gallwch gweld rhain ar Storify). Dyma oedd fy mhrofiad cyntaf o ymgyrch Twitter ‘fyw’ mewn digwyddiad. Ar ôl dechrau araf, dechreuais ymgyfarwyddo â’r gwaith o nodi a thrydar negeseuon allweddol gan siaradwyr a chynrychiolwyr.

Aethom ati hefyd i lunio amserlen ffilmio ar ddiwrnod y gynhadledd, gan roi cyfle i holl siaradwyr y gweithdai a’r cyfarfodydd llawn rannu diben eu sesiwn a’r negeseuon allweddol yr oedden nhw am eu cyfleu. O ganlyniad i hyn, ar ôl y gynhadledd aethom ati i ddatblygu cyflwyniad byr a oedd yn cyfuno prif elfennau’r digwyddiad trwy fideo, y cyfryngau cymdeithasu a sleidiau. Mae’r deunydd hwn yn darparu adnodd rhannu gwybodaeth gwerthfawr i gynrychiolwyr a chydweithwyr nad oedden nhw’n gallu dod i’r gynhadledd. Rydym wedi cynnwys dolen i becyn sleidiau y gall cynrychiolwyr eu haddasu i’w hanghenion eu hunain trwy gynnwys negeseuon allweddol a gyflëwyd iddynt yn y gynhadledd.

Byddwn yn parhau i rannu’r allbynnau trwy flog y Gyfnewidfa Arfer Da, ac yn annog cydweithwyr i’w rhannu a rhoi eu sylwadau arnynt.

Felly beth rydyn ni wedi’i ddysgu o’r ymgyrch cyfryngau cymdeithasol?

  1. Mae’r cyfryngau cymdeithasol yn gyfle da i hysbysebu digwyddiadau a rhannu gwybodaeth mewn ffordd hygyrch, rhad ac am ddim.
  2. Rydym yn dysgu mwy am gyfryngau cymdeithasol o hyd. Mae manteision yr ymgyrch i’w gweld yn glir – bob tro rydyn ni’n e-bostio blogiau i’r gymuned graffu, mae mwy o gydweithwyr yn cofrestru i dderbyn ein blogiau’n awtomatig. Mae’r un peth yn wir am nifer y cynrychiolwyr sy’n ein dilyn ni ar Twitter.
  3. Ychydig iawn o gydweithwyr sy’n gwneud sylwadau uniongyrchol ar ein blogiau; ond rydyn ni’n gwybod bod llawer o bobl yn darllen ein blogiau – mae’r ystadegau isod yn brawf o hynny. Yn ogystal, mae llawer o gydweithwyr yn cyfeirio at y blog mewn sgwrs neu e-bost. Rydym yn cydnabod bod hon yn broses hirdymor.
  4. Ar ddiwrnod y gynhadledd, aeth 82 o gynrychiolwyr ati i drydar eu sylwadau gan ddefnyddio’r hashnod #scrutiny13. Roedd y defnydd o’r hashnod yn hanfodol er mwyn i ni allu mesur effaith y cyfryngau cymdeithasol.
  5. Cyrhaeddodd eu negeseuon trydar hyd at  48,717 o bobl ledled y DU a thu hwnt.
  6. Mae’r cyfryngau cymdeithasol yn llawer mwy na chyfrwng ‘i ffwrdd â hi’. Gall negeseuon trydar gael eu harbed a’u defnyddio fel cofnod o safbwyntiau cynrychiolwyr ar y dydd.
  7. Mae terfyn 140 llythyren Twitter yn eich gorfodi chi i ganolbwyntio ar yr hyn sy’n bwysig a’i gyfleu mewn neges fer a bachog. Mae’n rhaid i mi ddweud y byddai fy hen athro Saesneg wrth ei fodd â Twitter gan ei fod yn atgyfodi’r grefft o grynhoi!
  8. Rydyn ni wedi gallu ymgysylltu â chyfranwyr craffu o bob cwr o’r DU (a thu hwnt) sydd wedi rhannu ein negeseuon ac ychwanegu at ein gwybodaeth.

Felly, oedd yr ymgyrch cyfryngau cymdeithasol yn werth yr holl ymdrech?

Oedd, yn sicr! Yn ogystal â deall sut roedd cynrychiolwyr wedi elwa ar y gynhadledd, rydyn ni wedi cyfrannu at greu pwyllgor craffu mwy hirdymor sy’n barod i rannu a dysgu gan ei gilydd. Dyna yw gwir ystyr Cymdeithasu i mi!

Alan Morris

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s