Beth ydych chi’n ei ddweud go iawn?” – Sicrhau trosolwg a chraffu effeithiol trwy wrando gweithredol

CfPS logo

Mae’r gallu i gwestiynu’r rhai sy’n gwneud penderfyniadau yn agored yn fynegiant cryf o ddemocratiaeth. Ar lawer ystyr, gellir dweud bod y weithred o holi a stilio’r sawl sydd mewn awdurdod yn diffinio ac yn cynrychioli rôl herio trosolwg a chraffu, yn enwedig os gwneir hynny yn yr arena gyhoeddus.

Serch hynny, i lawer o bwyllgorau trosolwg a chraffu, mae mwy i gwestiynu na dim ond herio er mwyn herio – mae’n ffordd o sbarduno gwelliannau mewn gwasanaethau cyhoeddus ac o sicrhau bod y system o wneud penderfyniadau’n gynhwysol, yn gadarn ac yn atebol.
Er bod pwyslais mawr ar ddefnyddio cwestiynau wrth graffu, dydw i ddim bob amser yn meddwl bod digon o sylw’n mynd i’r broses o ateb. Wedi’r cyfan, mae’n fater o roi a derbyn ac mae’n bwysig cadw’r ddysgl yn wastad rhwng y ddau. I ddyfynnu Mark Twain, “If we were supposed to talk more than we listen, we would have two tongues and one ear.”

CfPS 2
I mi, mae’r bwlch rhwng y cwestiwn a’r ateb yn cynrychioli ffin bwysig – man lle mae perthnasau’n cael eu magu a’u meithrin – ac mae hyn yn wir boed mewn sefyllfa o atebolrwydd cyhoeddus neu fel rhan o ymchwiliad grŵp gorchwyl a gorffen. Mae’n rhyw fath o gyfnewid cymdeithasol, ac os nad yw’n cael ei reoli’n sensitif, fe all greu agweddau ‘ni yn erbyn nhw’. Gall hyn fod yn fagl go iawn wrth geisio gwneud y defnydd gorau o rôl arwain cymunedol aelodau etholedig, o safbwynt dylanwadu ar ddyfodol darpariaeth gwasanaethau cyhoeddus.

Gall cael eich galw i gyfrif gan bwyllgor craffu neu roi tystiolaeth fel tyst greu pob math o deimladau cymysg ac annifyr i’r rhai sydd o dan y chwyddwydr. Gan fod cael gafael ar dystiolaeth a’i dadansoddi yn hanfodol i helpu pwyllgorau i lunio argymhellion goleuedig, mae’n gwneud synnwyr i’r rhai sy’n cymryd rhan deimlo bod y broses yn deg a gwrthrychol. Mae hyn hanfodol i hygrededd ac effeithiolrwydd craffu; mae pobl sy’n teimlo nad ydyn nhw wedi cael ‘gwrandawiad teg’ yn fwy tebygol o fod yn ddi-hid ac yn feirniadol o’r broses.
Yn gynharach eleni, ymunodd y Ganolfan Craffu Cyhoeddus â thîm hyfforddi’r gweithle y Samariaid i edrych ar sut y gall dull unigryw y sefydliad o wrando ddylanwadu ar fathau mwy myfyriol o gyfathrebu, gyda hyn o bosib yn arwain yn y pen draw at ddatblygiad gwasanaethau lleol mwy ymatebol.

CfPS 3 CfPS 4
Mae’r Samariaid yn cynnig amrywiaeth o wasanaethau cyfrinachol i bobl sy’n teimlo eu bod wedi cyrraedd pen eu tennyn neu sy’n profi trallod emosiynol. Mae gwirfoddolwyr sy’n gwrando yn siarad ag unrhyw un sy’n ffonio, yn e-bostio neu’n galw yn un o’r canghennau, ac maen nhw wedi eu hyfforddi’n arbennig i ddefnyddio ‘olwyn wrando’ wrth ddarparu cymorth i unigolion.

Mae’r gwirfoddolwyr yn gwrando gyda ffocws, gan ddefnyddio technegau fel esbonio’n groyw, crynhoi a defnyddio cwestiynau agored yn ofalus. Y nod yw cynnig amgylchedd diogel, anfeirniadol i’r sawl sy’n cysylltu – amgylchedd lle mae pobl yn gallu pwyso a mesur sut maen nhw’n teimlo.

Mae gwrando gweithredol yn caniatáu i wirfoddolwyr y Samariaid roi eu safbwyntiau eu hunain o’r neilltu gan brosesu’r wybodaeth a gânt gan y sawl sy’n cysylltu â nhw, ac mae hynny’n eu helpu i ymdeimlo ag eraill a gweld pethau’n well o safbwynt rhywun arall.
Drwy gefnogi pobl gyda’u teimladau, mae’r Samariaid yn gallu mynd i’r afael â’r ffeithiau. Mae’r broses gymharol syml hon o siarad a gwrando gweithredol yn lleddfu trallod pobl ac yn eu helpu i gael gwell dealltwriaeth o’u sefyllfa a’r dewisiadau sydd ar gael iddyn nhw.
Am fwy o wybodaeth am y Samariaid, ewch i’w gwefan http://www.samaritans.org
Drwy edrych yn fanylach ar ddulliau cyfathrebu’r Samariaid, gwelwn y gallai ffordd debyg ategu elfen gefnogi rôl ‘cyfeillgarwch beirniadol’ trosolwg a chraffu. Mae gwrando gweithredol yn caniatáu i’r rhai sy’n craffu ddatblygu dealltwriaeth fwy cywir o neges y siaradwr, gan arwain at berthynas fwy cytbwys a chynhyrchiol.

Mae’r pum pwynt canlynol yn dangos sut y gall gwrando’n fwy astud, gyda mwy o ffocws, arwain at drosolwg a chraffu mwy effeithiol:

  1. Mae gwrando gweithredol yn dangos parch ac yn dangos bod gan ymarferwyr craffu awydd go iawn i ddeall safbwyntiau pobl, hyd yn oed os ydyn nhw’n wahanol i’w safbwyntiau personol nhw.
  2. Mae peidio â beirniadu’r sawl sy’n siarad yn annog rhannu pellach. Mae rhannu yn bwysig er mwyn cael dealltwriaeth fwy treiddgar o’r materion sy’n berthnasol i graffu, drwy gydnabod cymhlethdod sefyllfa bywyd go iawn.
  3. Mae gwrando gweithredol yn galluogi cyfranwyr i fyfyrio, ac yn rhoi cyfle iddyn nhw gywiro unrhyw beth y gallai’r ymarferwyr fod wedi’i gamddeall. Gall fod yn ffordd bwysig o sicrhau bod y dull o gasglu tystiolaeth yn gywir a bod modd ei atgyfnerthu.
  4. Mae gwrando gweithredol yn helpu ymarferwyr i ganolbwyntio ar y sgwrs ac i gofio’r hyn maen nhw’n ei glywed. Gall helpu i fynd i’r afael â sefyllfaoedd lle yr ymddengys fod gan gynghorwyr fwy o ddiddordeb mewn ‘ciwio i siarad’ yn hytrach na chanolbwyntio ar yr hyn sy’n cael ei ddweud. Gall hefyd sicrhau nad yw cwestiynau’n cael eu hailadrodd, sy’n gwbl ddi-fudd.
  5. Gellir osgoi gwrthdaro drwy wrando gweithredol. Gall gwrando’n astud ar siaradwr helpu i greu amgylchedd o gydweithio, a all arwain at atebion arloesol sy’n cael eu llunio ar y cyd – atebion sy’n fwy tebygol o gael eu rhoi ar waith.

Wrth i drosolwg a chraffu yng Nghymru ddatblygu mewn cyfnod o gyni, mae gwrando gweithredol yn ffordd adeiladol o sicrhau ei fod yn gwneud cyfraniad mwy gwerthfawr wrth gynllunio a darparu gwasanaethau lleol. Drwy wahodd, awdurdodi a rhoi hygrededd i farn a phrofiadau’r cyhoedd o fewn y broses o wneud penderfyniadau, gallwn sicrhau gwell atebolrwydd drwy wrando ac, yn y pen draw, gallwn wella’r canlyniadau i bobl Cymru.
Mae’r tîm yn y Ganolfan Craffu Cyhoeddus yn edrych ymlaen at y gynhadledd ar y cyd ar 28 Tachwedd. Rydym wrth ein bodd i fedru cefnogi’r digwyddiad fel rhan o’n rhaglen a ariennir gan Lywodraeth Cymru ac er mwyn cyfrannu at ein profiad ar y cyd o arddangos bod ein buddsoddiad mewn trosolwg a chraffu yn talu ar ei ganfed.

Rebecca David-Knight, Rheolwr Rhaglen Craffu Cymru, Y Ganolfan Craffu Cyhoeddus

Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s