Archifau Misol: Awst 2013

Ni’n frwdfrydig i beidio ail-ddyfeisio’r olwyn

Un o gredoau craidd y Gyfnewidfa Arfer Dda yw dydyn ni ddim yn credu mewn ail-ddyfeisio’r olwyn. Os ni’n dod ar draws ymagwedd neu brosiect sydd wedi cael ychydig o lwyddiant yn y sector cyhoeddus, preifat neu’r trydydd sector o unrhyw le yn y byd, rydyn ni eisiau ei hyrwyddo. Ni’n credu bod e’n eithaf tebygol bydd mudiadau eraill yn cael problem debyg.

Rydyn ni’n teimlo’n gryf am hyn. Er enghraifft, efallai bod mudiad wedi gwneud llawer o waith i wneud achos busnes i newid dull o wasanaeth. Ein barn ni yw y bydd o leiaf rhai gwersi a ddysgwyd gan dîm y prosiect o fudd i fudiadau eraill. Mae gwybod pa bethau i chwilio amdanynt, osgoi, gwneud mwy arnynt neu lai, a’r ffyrdd wahanol o’u rheoli yn siŵr o fod o fudd o ran amser ac arian i fudiadau eraill sydd mewn (neu bydd mewn) sefyllfa debyg.

Os edrychwn mwy ar hyn, beth os yw’r ffordd mae’r achos busnes wedi cael ei roi at ei gilydd mor debyg i beth mae mudiad arall eisiau gwneud, ei fod e’n gallu arbed cannoedd o ddyddiau staff? Nad yw e’n gwneud synnwyr llwyr i ni hyrwyddo’r achos busnes yma?

[Rhaid i mi fod yn glir ar ran y Tîm Arfer Da; dydyn ni ddim yn dweud mai dyma’r unig ddull o weithredu, ond bod hyn yn UN dull o weithredu gallech chi ystyried. Mae’r un peth yn wir pan rydyn ni’n sôn am astudiaethau achos o arfer da yn hytrach nag arfer gorau. Ni’n credu bod arfer gorau yn awgrymu bod yna UN dull o weithredu, ond mewn gwirionedd, ni’n dweud mai UN dull o weithredu yw hwn. Yn y bôn dydyn ni ddim yn argymell dull ‘un maint i bawb’.]

Enghraifft dda o achos busnes rydyn ni wedi hyrwyddo yw achos busnes gweithio hyblyg Cyngor Sir Fynwy (fel rhan o’n Seminar Dysgu a Rennir ar Weithio Ystwyth). Rhoddodd y Cyngor hwn ar waith dros ddwy flynedd yn ôl nawr. Ni’n teimlo bod y Cyngor mewn sefyllfa wych i rannu’r holl bethau a weithiodd yn dda, beth oedd ddim yn gweithio mor dda a beth y byddent yn ei wneud yn wahanol pe bai ganddynt eu hamser eto.

Mae Sian Hayward o Gyngor Sir Fynwy yn rhywun sydd wedi gwneud ymdrech mawr i rannu gwybodaeth o’i phrosiect gweithio hyblyg. Mae hi wedi cael ymweliadau / sgyrsiau ffôn gan bron pob awdurdod lleol yng Nghymru a llawer o fudiadau eraill, a gallwch gweld hi’n siarad am hyn yn y fiedo uchod. Ni’n credu bod hyn yn ffordd effeithiol i fudiadau i ddysgu, addasu’r achos busnes a’i gymryd ymlaen yn gynt achos does dim rhaid iddyn nhw ddechrau gyda thudalen wag.

Enghraifft arall o beidio ag ail-ddyfeisio’r olwyn yw’r fenter gymdeithasol Indycube. Mae’r cwmni wedi sefydlu cyfres o swyddfeydd gyda WiFi yng Nghymru lle gall unigolion neu gwmnïau logi desg am £10 y dydd. Beth am y syniad o fudiadau’n gweithio gydag Indycube i sefydlu safle yn eu sefydliad? Gwrandewch ar beth mae’r perchennog Mark Hooper yn dweud am y syniad a’r dulliau gwahanol a ddefnyddir gan fudiadau presennol sy’n defnyddio’r gwahanol leoliadau.

Felly os, ar ôl darllen y blog hwn, rydych chi’n gwybod am ddull neu brosiect mae gwasanaethau cyhoeddus eraill yn elwa ohonno, beth am roi galwad i ni? Byddwn ni’n hoffi clywed wrthoch chi, achos ni’n gweithio i rannu’r profiad … a’r canlyniadau.

Ena

Pan nid yw rheoli ynni i’r ‘person ynni’ yn unig

Blog gwadd gan Geraint Norman, Gweithgor Asedau Cenedlaethol yw hon.

Ar ddiwedd mis Mehefin, cymerais ran mewn seminar Gyfnewidfa Arfer Da. Roedd yr un yma ar Reoli Ynni. Fel Neville Rookes o Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (sydd eisoes wedi blogio am y seminar), helpais i hwyluso’r gweithdy ar y diwrnod. Roedd llawer o arbenigwyr ynni yn y seminar, ond beth oedd mwyaf diddorol i mi oedd yr angen i osgoi agwedd ‘bytiog’ i reoli ynni. Gwnewch reoli ynni yn rhan o waith bob dydd pawb a byddwch yn mynd llawer pellach na gadael y cyfan i’r arbenigwyr ynni yn unig.

National Assets Working Group / Gweithgor Asedau Cenedlaethol

Nid wyf yn gwybod os bydd pob darllenwr yn cytuno â mi ar unwaith. Mewn rhai sefydliadau, cyfrifoldeb y tîm cyfleusterau yw ynni ac nid yw bob amser yn ennyn diddordeb uwch arweinyddiaeth. Ond beth am y Cynllun Effeithlonrwydd Ynni CRC? Beth am arbed arian mewn cyfnod caled? Gall sicrhau y gall ynni yn cael ei reoli ar draws eich sefydliad arwain at rai manteision gwirioneddol.

Roedd hi’n wych clywed llawer o arfer da gan gynrychiolwyr. Roedd yna hefyd lawer o rannu syniadau ac enghreifftiau lle mae rheoli ynni gwell wedi gwella gwasanaethau. Roedd gen i ddiddordeb arbennig mewn tri syniad a drafodwyd yn ystod y seminar.

  1. Cynnwys rheoli ynni mewn adolygiadau perfformiad staff. Mae’n swnio ychydig yn frawychus, ond gallai fod yn ffordd effeithiol o sicrhau bod pob adran yn cadw ar ben defnydd ynni. Mae hefyd yn ffordd o ddangos sgiliau rheoli da; staff a rheoli cyllideb. Gall gyfarwyddwyr hefyd ddal eu rheolwyr yn atebol os ydynt yn cael eu gwneud yn gyfrifol am yr agwedd benodol hon o arbed arian.
  2. Ennyn diddordeb uwch arweinwyr mewn effeithlonrwydd ynni. Rwyf yn gwybod nid yw bob amser yn hawdd, ond bydd ei wneud yn un o amcanion allweddol eich sefydliad yn rhoi cryn dipyn o drosoledd i gyflawni pethau. Roedd gan Renia Kotynia o Gyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam rhai enghreifftiau da o sut i gynnwys uwch arweinyddiaeth.
  3. Ceisiwch wneud arbed ynni yn hwyl. Wrth gwrs, dylai fod yn rhan o’ch strategaeth ac wrth gwrs dylid ei fonitro a’i reoli’n ofalus – ond dylai hefyd gynnwys eich cydweithwyr. Yn ystod y seminar, clywais am systemau sticer lliw, blacowts a gofyn i staff eu barn ar brosiectau ynni newydd. Gallai’r rhain fod yn ffyrdd da i wneud yn siŵr bod pawb yn meddwl am arbed ynni wrth iddynt fynd at eu gwaith bob dydd, ac nid dim ond y rheolwr ynni.

Felly, beth ydw i a’r Gweithgor Asedau Cenedlaethol yn mynd i gymryd o’r seminar hon? Wel, yn gyntaf fel grŵp mae angen i ni drosglwyddo allbynnau’r seminar i’r sectorau. Yna mae’n rhaid i ni gadw rheoli ynni ar yr agenda ac ystyried yr angen ar gyfer digwyddiadau yn y dyfodol. Fel Grŵp byddwn hefyd yn cefnogi Swyddfa Archwilio Cymru yn ei seminarau dysgu a rennir dyfodol. Edrychaf ymlaen at weld rhai ohonoch yno.

Hwyluso dwyieithog – sut gallwn ni gwneud hyn yn well?

Eisteddfod Genedlaethol 2013 / National Eisteddfod 2013

Yr wythnos diwethaf fe wnes i a Mike Palmer (sy’n canolbwyntio ar Ddatblygu Cynaliadwy ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru) gynnal gweithdy ar gyfer y Gweithgor Ymgysylltu â’r Cyhoedd yn y ‘Steddfod yn Ninbych. Fe wnaeth y gweithdy edrych ar roi’r Egwyddorion Cenedlaethol ar gyfer Ymgysylltu â’r Cyhoedd yng Nghymru ar waith.

Fe wnaethon ni fwynhau cynnal y gweithdy, ac fe wnaeth ein galluogi i rannu gwybodaeth a’i chasglu ar sut gall Llywodraeth Cymru gynnwys pobl yn eu sgwrs cenedlaethol ar Fil Cenedlaethau’r Dyfodol.

Ar ôl y sesiwn fe wnaeth Mike a fi eistedd lawr a thrafod beth aeth yn dda a’r hyn y byddem yn ei newid yn y dyfodol.

Achos mod i ‘di cael cyfle i weithio mewn amgylchedd Cymraeg fel iaith gyntaf, fe wnes i fwrw ati’n frwdfrydig i baratoi’r cyflwyniad yn Gymraeg. Gallwch gweld y Prezi yma, neu mae’r cyflwyniad mae ‘di seilio arno ar wefan Cyfranogaeth Cymru. Roedd hyn yn gamgymeriad, achos dylen i wedi gwneud y sleidiau’n ddwyieithog. Iaith gyntaf rhai o’r cyfranogwyr oedd Saesneg, ac er wnes i gyfieithu’r wybodaeth i Saesneg wrth i mi fynd ymlaen, byddai cael y wybodaeth yma yn ddwyieithog o’r dechrau wedi gwneud y broses yn lot haws.

Ond y peth wnaeth ein taro ni fwyaf oedd ynghylch hwyluso dwyieithog a chydlyniant cymunedol. Gan fy mod i’n siaradwr Cymraeg, rydw i wastad wedi bod yn awyddus i wneud yn siŵr bod pobl yn cael y cyfle i gyfrannu yn Gymraeg, felly rydw i wedi sefydlu grwpiau ar wahân fel rhan o ddigwyddiadau rydw i wedi bod yn eu rhedeg. Tra bod hyn wedi galluogi pobl i gymryd rhan yn iaith eu dewis nhw, mae hwn hefyd yn golygu dyw pobl sy’n siarad ieithoedd gwahanol ddim yn cael clywed safbwyntiau’r grŵp arall. Wrth gwrs, gallwn gael grwpiau i roi adborth i’w gilydd, ond sut allwn groes-beillio syniadau fel bod pawb yn wir ddatblygu syniadau ar y cyd?

Os ydyn ni’n dod â’r grwpiau hyn at ei gilydd, sut allwn ni sicrhau nad yw’r siaradwyr Saesneg yn teimlo’n rhwystredig achos dydyn nhw ddim yn deall Cymraeg, a sut ydym ni’n sicrhau nad yw siaradwyr Cymraeg yn teimlo’n rhwystredig achos maen nhw’n cael eu gorfodi i gymryd rhan yn Saesneg?

Rwy’n ymwybodol iawn bod y blog yma’n gofyn lot o gwestiynau yn hytrach na chynnig atebion, felly fi ‘di bod yn chwilio am “hwyluso dwyieithog” a nifer o dermau eraill ar Google. Rydw i hefyd wedi trydar ymarferwyr ar gyfer syniadau, ac mae Edward Andersson o Involve wedi cynnig rhai syniadau gwych i mi. Cawson ni drafodaeth ar sut gallai Gwerthusiad Cyfranogol (neu Participatory Appraisal yn Saesneg) helpu achos mae’r technegau yn weledol a dyw nhw ddim yn dibynnu ar iaith. Awgrymodd Edward edrych ar Raglen Tlodi Oxfam DU, sydd wedi cynhyrchu canllaw da o’r enw Have You Been PA’d?

Fe wnaeth Mike a fi hefyd drafod y mater o gyfieithu. Er wnaethon ni ein gorau i osgoi jargon, roedd rhai o’r termau wnaethon ni eu diffinio ar y dechrau yn benodol ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus (fel ymgysylltu a chyfranogiad). Sylweddolom fod rhai o’r termau ychydig yn aneglur yn Saesneg (engagement a participation) yn cymhlethu pellach wrth iddynt gael eu cyfieithu. Os yw’r dinesydd yn wirioneddol wrth wraidd gwasanaethau, rhaid i ni sicrhau ein bod ni’n defnyddio termau mae pobl yn eu deall. Fe wnaeth Edward bwynt arbennig ar hwn hefyd – bod y cyfieithiad yn dangos natur artiffisial y gair Saesneg gwreiddiol.

Mae Llywodraeth Cymru yn ceisio newid hyn, trwy newid enw’r Bil Datblygu Cynaliadwy i’r Bil Cenedlaethau’r Dyfodol. Bwriad newid yr enw yw bod pobl yn deall beth mae’r bil yn anelu i gyflawni (sicrhau bod y penderfyniadau a wnawn nawr ddim yn cael effaith andwyol ar bobl yn y dyfodol). Ond ar y llaw arall mae llawer o bobl yn dweud bod y term ‘datblygu cynaliadwy’ yn cael ei gydnabod yn rhyngwladol, ac mae’n cael ei daflu o’r neilltu a’i effaith yn cael ei leihau. Bydd yr un peth yn digwydd gydag ymgysylltu â dinasyddion?

Ni allai fod yn dda yn seicolegol nac yn gymdeithasol i wahanu ein gilydd ar sail iaith. Mae maint yr her yn golygu does dim amheuaeth byddaf yn edrych ar hyn eto yn y dyfodol, ac rwy’n siŵr i flogio eto arno. Fe wna i bostio unrhyw adnoddau defnyddiol ar hwn isod, ac os ydych yn gwybod am unrhyw ganllawiau defnyddiol byddai fe’n grêt os gallwch wneud yr un peth.

Diolch o flaen llaw am eich help!

Dyfrig

PS Rwy’n gwybod bod Cyfranogaeth Cymru ar gael os oes angen unrhyw gymorth ar ymgysylltu gan fudiadau Cymreig – rwy’n mynd i droi atynt am gymorth ar y pwnc yma nawr!

Beth gallai Arweinwyr Gwasanaethau Cyhoeddus ddysgu oddi wrth ‘The Boss’ (aka Bruce Springsteen)

Rwy’n siŵr bydd sawl person sy’n darllen y blog wedi gweld y teitl ac yn gofyn “beth sydd gan Bruce Springsteen ei wneud gydag Arweinwyr Gwasanaethau Cyhoeddus?”

Yn ddiweddar dychwelodd Bruce i Stadiwm y Mileniwm yng Nghaerdydd fel y dywedodd byddai yn ei gyngerdd flaenorol yn y Stadiwm bum mlynedd yn ôl. Felly i ddechrau, gallwch ddweud ei fod e’n cyflawni ei addewidion. Ar ben hynny rwy’n ei weld e fel arweinydd grêt sydd gyda nodweddion arweinyddiaeth arbennig, ac mae’n arddangos rhain yn glir wrth iddo weithio.

Er enghraifft, roedd e’n amlwg yn cydnabod pwysigrwydd ymgysylltu gyda’i gynulleidfa (darllenwch ddefnyddwyr gwasanaeth yma), ac mae’n gwneud hyn mewn cwpl o ffyrdd gwahanol.

Yn un rhan o’i gyngerdd mae’n gofyn i’r gynulleidfa pa ganeuon y byddan nhw’n hoffi ei weld e’n canu. Mae’r rhan yma o’r cyngerdd wedi dod yn enwog erbyn hyn, ac mae cynulleidfaoedd yn dod ag arwyddion ysgrifenedig cardfwrdd i’r gig yn y cannoedd. Mae’n treulio amser yn eu darllen, ac mae camera wedi ei leoli y tu ôl iddo i alluogi’r degau o filoedd yn y gynulleidfa i weld beth mae e’n ei weld. Bydd e wedyn yn dewis detholiad o’r negeseuon cardfwrdd, canu ychydig o ganeuon a dangos y neges berthnasol hefyd. Mae’n cadw gweddill y negeseuon ac yn arddangos llawer ohonynt mewn cyngherddau yn y dyfodol. Mae hwn yn rhoi boddhad i’r gynulleidfa ac mae’n rhoi stori wych i’w hadrodd i’w ffrindiau wedyn. Rwy’n gweld hwn fel cynnwys y cwsmer yn eich gwaith a ffocysu ar eu profiadau.

Mae Springsteen yn gwahodd aelodau o’r gynulleidfa i ganu a dawnsio ar y llwyfan gydag aelodau’r band yn sawl rhan o’r cyngerdd. Hefyd mae Bruce a’r band yn ymuno gyda’r gynulleidfa yn y blaen ac wrth ochr y llwyfan ac yn canu gyda nhw. Dydw i ddim yn dweud bod hyn yn unigryw i Springsteen, gan fod artistiaid eraill yn defnyddio dulliau tebyg, ond mae’n bendant yn dangos ‘human touch’.

Tra mae’n amlwg mai Bruce yw arweinydd y band (darllenwch sefydliad), mae e’n cydnabod ymdrechion aelodau ei dîm a’r cyfraniad diamheuol maent yn ei wneud yn gyhoeddus. Mae’n gwneud hyn trwy annog aelodau’r band i ddod i fyny i ganol y llwyfan ac mae’n tynnu sylw at eu sgiliau a’u harbenigedd. Mae’n creu awyrgylch gwaith lle mae aelodau ei dîm yn mwynhau eu hunain cymaint â phosib, i’r pwynt ble mae’n anodd penderfynu pwy sy’n cael yr amser gwell – y band neu’r gynulleidfa. Mae hwn yn enghraifft wych o ymgysylltu â staff.

Rhaid i Springsteen feddwl yn strategol cyn pob gig oherwydd anghenion gwahanol ei gynulleidfa. Rhaid iddo gynllunio’r rhestr o ganeuon mae’n eu chwarae’n ofalus iawn fel bod pob rhan o’i gynulleidfa yn teimlo’n fodlon ar ddiwedd y gig. Os ydych chi’n ffan o ganeuon dyddiau cynnar ei yrfa, ei ymdrechion acwstig neu ei ganeuon mwyaf poblogaidd, mae rhywbeth at ddant pawb yn ei gigs.

O ran gwerth am arian, does yna byth fand yn cefnogi Springsteen achos does dim amser! Agwedd unigryw arall o gyngerdd Springsteen yw eich bod chi’n gweld cannoedd o aelodau’r gynulleidfa yn dechrau’r amserydd ar eu horiawr neu ffôn symudol y funud mae’n taro’r cord cyntaf ac yna stopio ar y cord olaf. Mae e ar y llwyfan am o leiaf ddwywaith yr amser mae’r rhan fwyaf o artistiaid. Ar ôl pob cyngerdd mae miloedd o safbwyntiau ynglŷn â’r union faint o amser roedd e ar y llwyfan yn cael eu rhannu ar gyfryngau cymdeithasol, ffonau, radio ac yn y blaen. Gallwch chi ddim prynu’r math yna o gyhoeddusrwydd.

Felly yn gryno, mae “The Boss” yn ymgynghori, ymgysylltu, cynnwys, teilwra darpariaeth y gwasanaeth, gweithio’n strategol ac mae ganddo foddhad cwsmeriaid uchel. Nodweddion da unrhyw Arweinydd Sector Cyhoeddus byddwn i’n ei awgrymu.

Yn olaf, byddwn yn awgrymu llysenw priodol.

Ena

Dysgu i Rannu – sut all weithio ar y cyd helpu’r sector cyhoeddus

7. WLGA Blog ImageErthygl gwadd gan Neville Rookes, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Yn ddiweddar, gweithiais i gyda’r Gyfnewidfa Arfer Da yn Swyddfa Archwilio Cymru i helpu rhedeg seminar ar Reoli Ynni. Dwi’n gweithio i Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) ac fe drafodwyd nifer o bynciau yn y seminar sydd yn apelio at y rhan fwyaf o awdurdodau lleol. Roedd rhywbeth yna i bawb. Felly, roeddwn i am rannu beth ddysgais i o’r seminar a phamfod y  gwersi yma yn bwysig i lywodraeth leol – ac wrth gwrs, beth fydd camau nesaf CLlLC.

Pam ddewisodd CLlLC weithio ar y cyd â Swyddfa Archwilio Cymru ac Arfer Da Cymru ar gyfer y seminar? Agorodd y seminar ddrysau i ni o ran datblygu polisïau, oherwydd fe wnaeth i mi sylweddoli bod gan sectorau eraill ddulliau gwahanol o reoli ynni y gellir eu haddasu ar gyfer anghenion llywodraeth leol. Does dim angen ail-ddyfeisio’r olwyn, gan y gallai llywodraeth leol gymryd ysbrydoliaeth gan nifer o sectorau eraill.

A pam ddewision ni rheoli ynni fel pwnc i gydweithio arno? Rydym yn helpu i redeg cyfres o seminarau ar reoli asedau ac fe ddechreuom ni’r gyfres gydag ynni. Rydym yn cydnabod bod asedau yn ardal lle mae angen i ni fod yn fwy clyfar yn cadw ar ben beth sydd gyda ni a sut allwn ni defnyddio hwn yn fwy effeithlon ac effeithiol. Nid yw hwn i wneud â buddsoddi mewn prosiectau cyfalaf enfawr; mae i wneud ag addasu neu ffitio systemau / technoleg i adeiladau sy’n bodoli eisoes er mwyn rheoli a lleihau defnydd – ac wrth gwrs costau dosbarthu gwasanaethau.

Mae gan y seminarau yma amgylchedd wedi ymlacio sydd yn gwneud y cynrychiolwyr yn gyfforddus i gymryd rhan yn y gweithdai a gweithio â phobl nad ydynt fel arfer yn ymgysylltu â hwy. Rydym wedi derbyn adborth positif am y darnau dysgu a rhannu o’r gweithdai, lle drafododd y cynrychiolwyr y gwaith maent yn ei wneud a beth maen nhw’n cael trafferth ei wneud. Dwi nawr yn deall y ‘peth traws-sector’ yma – rydym i gyd yn dod ar draws yr un problemau, felly gallwn ni ddysgu o’n gilydd.

Felly, beth yw fy nghamau nesaf ar ôl y seminar yma?

Fel hwylusydd ar gyfer un o’r gweithdai, ni ches i’r cyfle i gymryd rhan yn y rhai eraill ar y dydd, felly byddai’n ail-ymweld â gwefan SAC i weld pa arfer da allai eu cymryd o’r rhain. Trwy’r seminar yma, gallai weld sut allwn ni ddysgu o gyrff cyhoeddus eraill ac fe fydda i’n gwasgaru’r neges. Ond dwi hefyd yn sylweddoli bod yna bobl ac adrannau tu fewn i’n sefydliadau ni y gallwn ddysgu oddi wrthynt ac fe fyddai’n siŵr o chwilio am y cysylltiadau yma a’u rhannu nhw.

O fewn diwrnod neu ddau o gymryd rhan yn y seminar, gofynnodd ein harweinwr cyllid i mi os oeddwn yn  ymwybodol o unrhyw gysylltiadau yn gweithio ar brosiectau goleuadau LED – a diolch i’r seminar roedd gen i gwpwl o enwau i’w rhoi iddo yn syth!

– Neville