Peintio yn ôl Rhifau: sut i ddeall a defnyddio data yn effeithiol

Gan ganolbwyntio ar ein digwyddiad craffu a llywodraethu sydd i ddod, rydym yn deall bod y broses graffu yn golygu delio â llawer o ddata. Gwnaeth ein sgwrs gyda Suzanne Draper o Uned Data Cymru amlygu cwestiwn allweddol – sut y gallwn gael data i weithio i chi? Yn y blog hwn mae Suzanne yn rhoi rhai awgrymiadau ar sut i ddeall a defnyddio data yn effeithiol.

“Lies, damned lies and statistics”

Mae dyfyniad enwog Benjamin Disraeli yn awgrymu bod amheuon ynghylch pob ystadegyn a data. Ac mae hynny’n wir – y cyfan sydd angen i chi ei wneud yw gwneud yn siŵr eich bod yn gofyn y cwestiynau cywir.

Dyma’n deg 10 prif gwestiwn i’ch helpu i ddeall a defnyddio data yn well:

A yw’r data’n berthnasol?

A yw’r data’n ddibynadwy?

A yw’r diffiniad yn glir?

A yw’r unedau’n glir?

Pa mor gyfredol yw’r data?

Pa mor gadarn yw’r data?

A yw’r cymariaethau’n ddilys?

A yw’r graffigau’n glir?

A yw’r darlun llawn gennych?

A oes unrhyw ffactorau eraill y dylid eu hystyried?

A yw’r data’n berthnasol?

Mae data ym mhob man. Rydym yn cael ein boddi gan ffeithiau a ffigurau yn feunyddiol. Gallant ein llethu, hyd yn oed ein drysu. Sut rydych yn gwybod beth sy’n bwysig?

Y tric yw canolbwyntio ar yr hyn rydych yn ceisio ei gyflawni a gofyn i chi eich hun: a yw’r data hyn yn fy helpu i ddeall mwy am y pwnc? A fydda i’n gallu gwneud penderfyniadau gwell, mwy hyddysg o ganlyniad?

Os na, symudwch ymlaen.

A yw’r data’n ddibynadwy?

Yn yr un modd, gall fod yn anodd gwybod pwy neu beth i’w gredu – a fydd yr eli wyneb yna wir yn lleihau fy rhychau mewn 7 diwrnod yn unig?

Pan fyddwch yn defnyddio data, mae angen i chi allu ymddiried ynddynt. Er mwyn gallu gwneud hyn, mae angen i chi ddeall o ble daw’r data a’r ffordd y cafodd eu llunio.

Mae nifer o sefydliadau credadwy sy’n llunio a chyhoeddi data o ansawdd da, gan gynnwys Uned Data Cymru! Bydd gan bob un o’r sefydliadau hyn ddulliau cadarn o gasglu, dilysu a chyhoeddi data i wneud yn siŵr eu bod mor gywir a dibynadwy â phosibl.

A yw’r diffiniad yn glir?

Yn aml caiff diffiniadau eu symleiddio i wneud y data’n fwy hygyrch. Fodd bynnag, gall hyn fod yn gamarweiniol. Cymerwch, er enghraifft, bennawd a ymddangosodd mewn papur newydd ym Mhrydain yn 2013:

“1,200 killed by mental patients”

Fodd bynnag, os edrychwch yn agosach ar y data sylfaenol, fe welwch fod gan tua hanner y rhai a gyflawnodd y llofruddiaethau a gofnodwyd symptomau salwch meddwl ar adeg y llofruddiaeth, ond nad oeddynt, mewn gwirionedd, yn ‘gleifion iechyd meddwl’. At hynny, nododd yr astudiaeth ei bod yn aneglur p’un ai’r symptomau hyn a arweiniodd at y llofruddiaethau.

Er bod ystumio’r ffeithiau fel arfer yn anfwriadol, gall gael effaith fawr ar y ffordd rydych yn amgyffred y data a’r hyn rydych yn ei wneud â’r data.

A yw’r unedau’n glir?

Cyflwynir data mewn amrywiaeth o fformatau, pob un â’i ddiben ei hun.

Mae niferoedd neu gyfrifiadau yn eich helpu i ddeall swm neu faint rhywbeth e.e. anfonwyd 151,000 tunnell o wastraff i safleoedd tirlenwi yn 2016–17.

Wn i ddim amdanoch chi, ond fyddwn i ddim yn gwybod a yw hyn yn swm mawr neu fach. Felly, defnyddir canrannau a chyfraddau i wneud y data yn fwy ystyrlon a hygyrch:

e.e. anfonwyd 10% o wastraff i safleoedd tirlenwi yn 2016–17
e.e. anfonwyd 0.05 tunnell o wastraff y pen i safleoedd tirlenwi yn 2016–17

Wrth ddefnyddio canrannau, mae’n bwysig deall y data sylfaenol. Er enghraifft, petai dau awdurdod cynllunio lleol yn penderfynu ar 50% o’u ceisiadau cynllunio o fewn 8 wythnos, byddech yn dweud eu bod yn perfformio ar yr un lefel. Fodd bynnag, petaech yn gwybod bod Awdurdod A wedi penderfynu ar 100 o geisiadau (50 o fewn 8 wythnos) a bod Awdurdod B ond wedi penderfynu ar bedwar cais (dau mewn 8 wythnos) a fyddech chi’n dal i ddweud eu bod yn perfformio ar yr un lefel?

Pa mor gyfredol yw’r data?

Mae’n bwysig bod yn glir ynghylch pa gyfnod y mae’r data yn ymwneud ag ef – y mis hwn, y mis diwethaf, eleni, y llynedd?

Mae’r rhan fwyaf o ddata o ansawdd da yn cymryd peth amser i’w llunio. Fel arfer, bydd data blynyddol yn cymryd rhwng 6 a 12 mis i gael eu cyhoeddi, ond gall rhai setiau data mwy gymryd mwy o amser.

Ni ddylid diystyru data am eu bod yn ‘hen’ – mae yna lawer o resymau dilys pam y gallem ddefnyddio data o’r fath. Er enghraifft, efallai na chânt eu casglu’n aml (fel data’r Cyfrifiad) neu efallai mai dyma’r amcangyfrif gorau sydd ar gael.

Pa mor gadarn yw’r data?

Mae gan y rhan fwyaf o ddata elfen o wallau – mae bron yn amhosibl gwarantu bod darn o ddata yn hollol gywir. Fodd bynnag, mae rhai mathau o ddata yn fwy tebygol o fod yn gadarn na mathau eraill, oherwydd y ffordd y cawsant eu casglu. Mae cyfrifiadau ac amcangyfrifon yn debygol o fod yn gadarn iawn. Gall data arolygon fod yn llai cadarn oherwydd maint y samplau a goddrychedd y data.

A yw’r cymariaethau’n ddilys?

Mae cymariaethau’n ddefnyddiol iawn wrth roi data mewn persbectif, ond dim ond os yw’r data’n gymaradwy. Efallai bod hyn yn ymddangos yn amlwg, ond mae’n hawdd iawn gwneud camgymeriad. Mae dau beth allweddol i’w hystyried wrth gymharu data:

A gynhyrchwyd y data gan ddilyn yr un diffiniad? Er enghraifft, a ydych wedi cynnwys ac eithrio’r un pethau, a yw’n cwmpasu’r un cyfnod, ac ati.

A yw’r data wedi cael eu safoni er mwyn ystyried ffactorau eraill a allai ddylanwadu ar wahaniaethau yn y data? Er enghraifft, os oeddech yn cymharu proffiliau oedran staff ar draws sefydliadau byddech yn disgwyl i sefydliad mwy fod â mwy o staff ym mhob dosbarthiad oedran. Ni fyddai cymharu rhifau cyfan felly’n dweud unrhyw beth wrthych nad oeddech yn ei wybod eisoes. Fodd bynnag, os byddech yn cymharu’r canrannau staff ymhob dosbarthiad oedran (ac felly’n cael gwared ag effaith maint y sefydliad) byddech yn fuan iawn yn gweld sut mae eich proffiliau oedran yn cymharu.

Felly, os ydych yn ateb ‘naddo’ neu ‘nac ydynt’, mae’n debygol nad yw’r cymariaethau’n ddilys.

A yw’r graffigau’n glir?

Yn ogystal â’r ystyriaethau uchod, pan fyddwch yn edrych ar y data yn y siartiau neu’r graffiau, mae cwpl o bethau eraill y dylech edrych allan amdanynt:

  • Gwiriwch fod yr echelin yn gywir bob amser – os nad yw’r data’n dechrau o sero, efallai bod hyn yn amharu ar eich safbwynt;
  • Byddwch yn wyliadwrus o siartiau 3D – nid ydynt yn rhoi cynrychiolaeth gywir o’r data;

Dylai graffiglyn fod ag un neges glir. Os na allwch ddod o hyd iddi’n gyflym, peidiwch â gwastraffu’ch amser a dewch o hyd i ffordd arall o edrych ar y data.

A yw’r darlun llawn gennych?

Yn aml, yn enwedig yn y cyfryngau, cewch un ffigur yn unig er mwyn llunio barn.

Ni fyddem yn disgwyl i hyn ddigwydd mewn unrhyw agwedd arall ar ein bywydau. Er enghraifft, fydden ni ddim yn disgwyl i feddyg wneud diagnosis yn seiliedig ar ddarlleniad ein pwysau gwaed yn unig.

Ac yn yr un modd, dylai’r data rydych yn eu defnyddio roi darlun cytbwys i chi – dylent eich galluogi i ateb ‘beth?’ a ‘pham?’.

A oes unrhyw ffactorau eraill y dylid eu hystyried?

Mae’n bwysig gwneud yn siŵr bod gennych yr holl wybodaeth i’ch helpu i ddeall y data. Er enghraifft, a yw’r data wedi’u talgrynnu? A yw peth o’r data wedi’i ‘guddio’ er mwyn gwarchod unigolion? A oes yna unrhyw ddeddfwriaeth genedlaethol (neu leol) yn cael dylanwad uniongyrchol ar y data a’r defnydd ohonynt?

Mae’r rhan fwyaf o sefydliadau’n rhyddhau metadata ochr yn ochr â’u data. Metadata yw “data am ddata” ac fe’u llunir i roi’r holl wybodaeth angenrheidiol i chi am y data rydych yn edrych arnynt, gan gynnwys unrhyw ‘gyfarwyddiadau arbennig’.

Felly, i grynhoi, er mwyn defnyddio data’n effeithiol mae angen i chi ddeall yr hyn rydych yn edrych arno. Os nad ydych yn siŵr, gofynnwch!!

Dewch draw i’n seminar Cyfnewidfa Arfer Da ym mis Ionawr ar rôl craffu mewn perthynas â chenedlaethau’r dyfodol.

Craffu er mwyn sicrhau llesiant cenedlaethau’r dyfodol – mwy o gwestiynau nag atebion?

Ym mis Ionawr, rydym yn cynnal seminar a fydd yn anelu at herio’r ffordd y mae angen i wasanaethau cyhoeddus yng Nghymru ailystyried sut y maent yn sicrhau bod aelodau a swyddogion yn atebol mewn perthynas â chenedlaethau’r dyfodol. Rydym yn cydnabod bod hyn yn newid mawr i wasanaethau cyhoeddus a chawsom sgwrs gyda’n cydweithiwr Tim Buckle sy’n gysylltiedig â’r ddwy ochr i’r geiniog – gan weithio ar adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru o drefniadau craffu awdurdodau lleol yn ystod 2017-18 a helpu i lunio’r seminar hon.

Cafwyd sawl sgwrs am y term ‘craffu’, a gwnaethom benderfynu y byddai’n ddefnyddiol egluro sut mae hyn yn cyd-fynd â’r seminar ym mis Ionawr.

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) yn herio gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru i weithio mewn ffordd wahanol. Felly beth y mae hyn yn ei olygu mewn perthynas â chraffu? Dyna y byddwn yn ei drafod ac yn ei ystyried yn y seminar ym mis Ionawr 2018. Ond cyn i ni ddechrau sôn am hynny, rwyf am drafod cwestiwn arall yn y blog hwn, sef beth yr ydym yn ei olygu wrth gyfeirio at ‘graffu’?

Fy ymateb cychwynnol i’r cwestiwn hwn yw…wel, mwy o gwestiynau! Mae’n dibynnu pwy sy’n ateb? Mae’n dibynnu pwy sy’n craffu? Mae’n dibynnu pwy yw testun y gwaith craffu? A ydym yn golygu trosolwg a chraffu llywodraeth leol gan fod gan hynny rolau penodol a nodwyd mewn deddfwriaeth? A ydym yn golygu’r broses neu’r swyddogaeth neu graffu yn ehangach ar draws y 44 o gyrff cyhoeddus y mae’r Ddeddf yn berthnasol iddynt? Ond wedyn wrth geisio gweithio mewn ffordd wahanol, gofynnaf gwestiwn arall – a oes ots, mewn gwirionedd, nad oes gennym ddiffiniad cryno? Efallai ddim, ar yr amod bod pob un ohonom yn sôn yn fras am yr un math o weithgaredd, yna gallwn ddal i drafod beth allai weithio, beth nad yw’n gweithio a beth y gallai fod angen iddo newid, gan gynnwys o bosibl ymddygiad craffwyr a thestun y gwaith craffu. Efallai mai un o’r pethau y mae angen i bob un ohonom ddygymod ag ef yw’r ffaith bod yn rhaid i ni dderbyn, mewn byd cymhleth a chyfnewidiol sy’n newid yn gyson, nad yw’n bosibl diffinio a chategoreiddio pob dim?

Defnyddir y term craffu yn helaeth ym maes llywodraeth leol gan fod gan gynghorau yng Nghymru o leiaf un ‘pwyllgor trosolwg a chraffu’. Ond mae’r broses ‘graffu’ hefyd yn mynd rhagddi mewn cynghorau o fewn llawer o wahanol fforymau a phrosesau – mae swyddogion yn ‘craffu’ ar wybodaeth am berfformiad, felly hefyd Aelodau’r Cabinet. Mewn unrhyw gorff cyhoeddus, bydd rhywfaint o ‘graffu’ ar berfformiad, cyllidebau a pholisïau. Er mwyn cadw pethau’n syml, rydym yn sôn mewn gwirionedd am sicrhau bod gwneuthurwyr penderfyniadau yn atebol, herio perfformiad, polisïau a dulliau gweithio, adolygu canlyniadau ac yn y blaen…. Fwy na thebyg bod llawer o eiriau eraill y gallem eu defnyddio i ddisgrifio’r hyn yr ydym yn ei olygu gan y broses ‘graffu’.

Os dilynwn y rhesymeg hon, mae hyn hefyd yn golygu bod dynodiadau syml y ‘craffwyr’ a’r ‘testun craffu’ hefyd yn rhy syml. Mae rhai grwpiau amlwg a fydd fwy na thebyg yn ystyried eu bod yn rhan o’r ‘pwyllgor craffu’ – aelodau’r pwyllgor craffu a swyddogion craffu ym maes llywodraeth leol, aelodau anweithredol y bwrdd ac ati, ond mae’n bosibl y bydd aelodau’r cabinet ac aelodau gweithredol y bwrdd hefyd yn craffu ar y ffordd y mae eu sefydliadau wedi gweithredu yn unol â’r egwyddor datblygu cynaliadwy. Yn hanfodol, mae’n bosibl y byddant hefyd am sicrhau bod sefydliadau partner yn atebol ar y cyd ar Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus – nid yw atebolrwydd bob amser yn fertigol, gall fod yn llorweddol hefyd….

Felly, beth mae hyn yn ei olygu i’r rheini sy’n dod i’r digwyddiad ym mis Ionawr 2018? Mae’n golygu ein bod am iddynt ddod â’u gwybodaeth a’u profiadau o graffu gyda nhw – p’un a ydynt yn ‘graffwr’ neu’n ‘destun craffu’, neu’n rhywun sydd wedi arsylwi ar waith craffu yn mynd rhagddo – a’n bod am iddynt rannu hyn gyda phobl o sefydliadau a sectorau eraill.  Mae’n golygu ein bod yn gobeithio y bydd y cyfranogwyr yn dysgu gan ei gilydd ac y gallant ddod o hyd i atebion i rwystrau cyffredin (a mwy anghyffredin) i graffu effeithiol er mwyn helpu i wella llesiant cenedlaethau’r dyfodol a dod o hyd i atebion a fydd yn gweithio yn eu sefydliadau. Er mwyn helpu i wneud hyn, yn y digwyddiad, caiff cyfranogwyr eu herio i feddwl mewn ffordd wahanol am graffu, am yr hyn y mae craffu effeithiol yn ei olygu a pham bod hynny’n bwysig ar gyfer llesiant cenedlaethau’r dyfodol?

Mae’r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i gyrff cyhoeddus herio eu hunain i ailystyried yr hyn y maent yn ei wneud a sut y maent yn gwneud hynny. Nid yw’r her hon wedi’i chyfyngu i faes polisi, tîm neu swyddogaeth unigol a chydnabyddir na ddaw’r newid yn weithredol dros nos. Gallai craffu, ar bob ffurf, o bosibl chwarae rhan allweddol wrth ysgogi’r newid hwnnw drwy sicrhau y caiff y cwestiynau cywir eu gofyn, ar yr adeg gywir.

Cydweithredol Cymru

Mae Casey Edwards @casey_walescoop, Canolfan Cydweithredol Cymru @WalesCoOpCentre, wedi ysgrifennu blog i ni am sut mae cydweithrediaethau tai yn helpu creu cymunedau hydwyth. Byddwn yng Ngogledd Cymru ar gyfer ein digwyddiad #WAOADM yr wythnos nesaf.

Nid oes dwy gydweithrediaeth dai’n debyg; nid oes un ateb i bawb. Mae tai cydweithredol yn ymwneud â chymunedau’n cael rheolaeth ddemocrataidd dros wneud penderfyniadau ynghylch eu cartrefi, eu cymdogaethau a’u cymunedau. Mae’n ymagwedd hyblyg ac arloesol at sut rydym yn diwallu anghenion tai a dyheadau cymdogaethau lleol. Gellir datblygu cydweithrediaethau ar gyfer tai newydd neu dai sy’n bodoli eisoes a gallant gwmpasu ystod o denantiaethau.

Sefydlwyd y Prosiect Tai Cydweithredol yn 2011 ac mae’n cael ei reoli gan Ganolfan Cydweithredol Cymru, a’i gefnogi gan y Cydffederasiwn Tai Cydweithredol. Mae’r prosiect wedi helpu i gyflenwi dros 130 o gartrefi ledled Cymru ac mae’n helpu i gyflenwi llawer mwy drwy ddatblygu arbenigedd mewn modelau cydweithredol gwahanol a rhoi cyngor i ddatblygwyr a grwpiau cydweithredol.

Ymunais â Chanolfan Cydweithredol Cymru ym mis Mai 2017 fel cynghorwr y prosiect ac rwyf wedi sylweddoli bod angen i lawer o bobl wneud llawer o waith er mwyn i’r cynlluniau hyn gyrraedd y cam lle maent yn barod i ddechrau adeiladu. Mae’r holl gynlluniau tai wedi datblygu mewn ffyrdd cyferbyniol ac wedi mabwysiadu modelau gwahanol, o’r ffyrdd gwahanol roedd cynlluniau’n cael eu dechrau a’u hariannu; sut daeth unigolion i gymryd rhan ynddynt; i faint, natur a deiliadaeth y gydweithrediaeth dai. Felly a yw’r holl waith caled hwn yn dwyn ffrwyth mewn gwirionedd?

Mae cymryd rhan mewn cydweithrediaeth dai’n llawer mwy na chael to fforddiadwy dros eich pen. Mae hefyd yn golygu bod yn rhan o system gymorth, helpu eich hun ond hefyd gymryd y cyfrifoldeb i helpu eraill yn y gymuned ehangach. Darllenwch am sut mae Luana, Cymdeithas Pentref Loftus, yn helpu i ddod â’r gymuned ynghyd drwy drefnu digwyddiadau a gweithgareddau cymdeithasol.

Mae enghreifftiau fel hyn hefyd yn dangos sut gall cydweithrediaeth dai hefyd helpu i fynd i’r afael ag ynysu ac unigrwydd, yn enwedig ymhlith y rhai sy’n agored i niwed a’r henoed. Mae cymunedau cydweithredol yn ffurfio cydberthnasau agos ac yn gofalu am ei gilydd; y teimlad hwnnw o fod yn rhan o gymuned sy’n brin yn yr 21ain ganrif. Mae Haydn, Cydweithrediaeth yr Hen Dderwen, yn dangos sut mae cymryd rhan yn y gydweithrediaeth wedi’i helpu i fagu hyder a chymryd cyfrifoldeb yn y gymuned.

Mae byw mewn cymuned amrywiol, gefnogol hefyd yn rhoi’r cyfle i bobl rannu gwybodaeth a sgiliau â’i gilydd na fyddent wedi cael y cyfle i’w dysgu o bosibl o fyw mewn amgylcheddau mwy traddodiadol. Fel rhan o ddatblygu’r gydweithrediaeth, mae tenantiaid yn cymryd rhan mewn rhaglen hyfforddiant drwyadl sy’n cynnwys pynciau megis egwyddorion cydweithrediaeth, trefniadau llywodraethu a rheoli tai. Maent yn dysgu sgiliau trosglwyddadwy newydd a all eu helpu i wella eu statws cyflogaeth neu roi’r hyder iddynt newid gyrfa. Mae ein cynllun, Tŷ Cyfle, yn grymuso pobl ifanc i reoli eu tai’n annibynnol, gan ddysgu sgiliau newydd ar y ffordd.

Mae’r dull hunangymorth a hunangyfrifoldeb hwn o ddiwallu’r angen am dai yn cael llawer mwy o effaith na darparu cartrefi fforddiadwy yn unig. Mae’n creu cymunedau hunangynhaliol, gwydn ac iach, sy’n gallu lleihau’r galw ar wasanaethau cymorth ehangach.

Mae byw mewn cynllun tai a arweinir gan y gymuned gynnig y math o gymorth y mae’n fwyfwy anodd i wasanaethau cyhoeddus ei gynnig, yn aml mewn ffordd fwy personol a chost effeithiol. Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) bellach wedi gosod dyletswydd ar gyrff cyhoeddus i feddwl am yr hirdymor; gweithio’n well gyda phobl, cymunedau a’i gilydd; atal problemau a chymryd dull mwy cydgysylltiedig. Mae tai cydweithredol yn gwneud hynny eisoes.

Mae’r saith nod llesiant yn cyd-fynd â’r saith egwyddor gydweithredol a ddatblygwyd gan y Gynghrair Gydweithredol Ryngwladol y dylai pob cydweithrediaeth eu dilyn. Maent yn pwysleisio pwysigrwydd datblygu cymunedau deniadol, hyfyw, iach a chynaliadwy sy’n cynnal yr amgylchedd naturiol a hyd yn oed yn ei wella. Cymdeithas ddemocrataidd a theg ag economi sy’n creu cyfoeth heb wahaniaethu. Cymdeithas sy’n galluogi pobl i gyrraedd eu potensial, beth bynnag yw eu cefndir neu eu hamgylchiadau. Cymdeithas sy’n rhoi cyfleoedd gwaith ac addysg a hyfforddiant i weithlu medrus. Cymdeithas gydweithredol sy’n tynnu sylw at bwysigrwydd llesiant cymdeithasol a diwylliannol.

Gall tai cydweithredol a arweinir gan y gymuned fod yn rhan o’r ateb i’r argyfwng tai yn y DU. Ond, yn fwy nag ateb cyflym yn unig, gall fod yn rhan o opsiwn cynaliadwy hirdymor i ddarparu cartrefi fforddiadwy a chreu cymunedau gwydn.

Mae Canolfan Cydweithredol Cymru yn cynnig cymorth a chyngor i unrhyw sefydliad newydd neu bresennol sydd am ddatblygu tai cydweithredol. Gallwn gynnig cyngor arbenigwyr am dai cydweithredol a sgiliau a hyfforddiant datblygu i aelodau cydweithrediaeth. Yn ddiweddar, rydym wedi datblygu Pecyn Cymorth Tai Cydweithredol er mwyn helpu grwpiau cymunedol, cymdeithasau tai, cydweithrediaethau, awdurdodau lleol ac eraill yn y camau cychwynnol o ystyried sut i ddatblygu cydweithrediaeth newydd a chartrefi a arweinir gan y gymuned. Cymerwch gip.

Cewch fwy o wybodaeth am dai cydweithredol a pha gymorth sydd ar gael gan Ganolfan Cydweithredol Cymru drwy ffonio 0300 111 5050 neu e-bostio co-op.housing@wales.coop.

Cau cyfrifon yn gyflymach – mae’n braf siarad

Yn dilyn ein digwyddiad diweddar ar ‘Gau cyfrifon llywodraeth leol yn gynnar’, mae Matthew Coe, Rheolwr Archwilio Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru, yn siarad am ei brofiad o’r diwrnod a’r trafodaethau pwysig a gafodd â’r rhai a fu’n bresennol…

Ar 10 Hydref 2017, euthum i seminar dysgu a rennir ddiweddaraf y Gyfnewidfa Arfer Da yng Nghaerdydd ar Gau cyfrifon llywodraeth leol yn gynnar. Yn ogystal â llawer o gynrychiolwyr o awdurdodau lleol, roedd nifer fawr o staff Swyddfa Archwilio Cymru, i gyd yn awyddus i ddysgu gwersi gan y rhai sydd eisoes yn treialu amserlenni cau cyfrifon yn gyflymach.

Yn y sesiwn lawn gyntaf, cafwyd llawer o gyfranogiad gan y gynulleidfa gyda grwpiau bwrdd yn ystyried nifer o senarios bach ar sut i beidio â rheoli’r prosesau cau ac archwilio cyfrifon. Hyd yn oed gydag “actorion” Swyddfa Archwilio Cymru yn ei gor-liwio, roedd yn amlwg bod pawb oedd yn yr ystafell yn cydnabod bod angen gwaith tîm a chyfathrebu rheolaidd arnom er mwyn pontio’n llwyddiannus.

Fel sy’n arferol yn nigwyddiadau’r Gyfnewidfa Arfer Da, gwnaethom rannu wedyn yn grwpiau gweithdy llai a oedd yn cwmpasu tair agwedd benodol:

  • Gwneud Asedau’n Addas i’w Cau’n Gynnar – sicrhau bod gwaith prisio asedau a chyfrifyddu cyfalaf yn cael ei symleiddio;
  • Gwybod pam ein bod eisiau’r hyn rydym ei eisiau! – yr hyn sydd ei angen o ran gofynion papurau gwaith; a
  • Phwysigrwydd Sicrwydd Ansawdd Mewnol ar eich Datganiadau Ariannol – tynnu sylw at pam mae gwiriadau sicrwydd ansawdd mewnol yn hollbwysig i archwiliad llwyddiannus.

Roedd y gweithdai hyn yn edrych ar y camau ymarferol y gallem eu cymryd. Roedd yn arbennig o ddefnyddiol bod prisiwr hyfforddedig yn bresennol yn y gweithdy prisio asedau i esbonio’i waith a rhoi ei safbwynt ef ar sut i roi prisiadau’n gynharach.

Y pwyntiau dysgu mawr i mi o’r gweithdai hyn oedd:

  1. Cytunodd pawb ond, yn bwysicach fyth, derbyniodd y bydd mwy o amcangyfrifon yn y cyfrifon.
  2. Hefyd, mae’n debygol y bydd mwy o gamddatganiadau heb eu cywiro wedi’u nodi yn adroddiadau’r archwilydd (adroddiadau ISA260) – OND, nid yw hyn yn beth drwg o reidrwydd: neges allweddol i’w chyfleu i’r rhai sy’n gyfrifol am lywodraethu.
  3. Mewn gwirionedd gallwch wneud pethau’n gynharach ar asedau anghyfredol – nid ymarfer diwedd blwyddyn yn unig ydyw wedi’r cyfan – ac mae angen i ni feddwl amdano’n greadigol gyda’n gilydd.
  4. Yn olaf, mae angen i archwilwyr fod yn gliriach o ran y papurau gwaith sydd eu hangen arnynt – nid eu heisiau, ond yn wirioneddol eu hangen – ac ym mha fformat gyda staff cyllid. Ar yr ochr arall, mae angen i staff archwilio hefyd newid y ffordd maent yn paratoi ac yn darparu’r papurau gwaith.

Yn y sesiwn lawn olaf, cefais fy nharo fwyaf gan faint o amser roeddwn wedi treulio’n trafod y trefniadau manwl â staff cyllid Cyngor Caerdydd. Er ein bod yn cwmpasu’r gwaith hwn fel tîm archwilio, fel Rheolwr Cleientiaid, prin dw i’n cael cyfle i drafod y dull gweithredu manwl o ran papurau gwaith fy hun gan fod y tîm cyllid yn eu paratoi. I mi, roedd yn hynod werthfawr cael bron pedair awr i fynd drwy bethau ymarferol a heriau newid dulliau gweithredu’r Cyngor a Swyddfa Archwilio Cymru a’u ffyrdd o wneud pethau.

Yn y man a’r lle roeddem yn gallu cytuno ar nifer o egwyddorion allweddol megis ymgysylltu’n gynnar ar newidiadau, atebion cyflym i ymholiadau gan y ddwy ochr, a rhagor o gyfarfodydd i wella dogfennaeth ategol ar gyfer cyfrifon 2017-18 (cyfarfodydd rydym eisoes wedi dechrau eu trefnu).

Hefyd, yn ogystal â chanfod ein bod yn cytuno ar yr angen i newid dulliau gweithredu’r ddau ohonom (a’n bod yn gadarnhaol am wneud rhywbeth amdano ar gyfer 2017-18), gallwn fynegi’r ffordd golegol o weithio sy’n pennu lefel ein gwaith archwilio yn ymarferol.

Yn olaf, byddwn yn dweud mai cyfathrebu wir yw’r allwedd – siarad â’r bobl iawn wyneb yn wyneb fyddai orau – fel y gallwch siarad am oblygiadau problemau posibl yn gynnar ac mae hynny’n gwneud gwahaniaeth mawr o ran pa mor hwylus y gall proses cyfrifon/archwilio fod. Bydd ymgysylltu’n gynnar ar newidiadau mewn polisïau cyfrifyddu, methodolegau a phroblemau posibl, yn ogystal â chynnal profion yn gynharach, yn sicr yn paratoi’r ffordd i wynfyd cau cyfrifon yn gyflymach!

Prosiect 10 Cam i Ysgolion

Georgina James, Cartrefi Melin

Wrth i mi ysgrifennu hwn, rwy’n eistedd wrth fy nesg yn gweithio tuag at ddatblygu ein cyfraniad at raglen ysgolion Melin dros y 5 mlynedd nesaf, rhaglen ysgolion nad oedd yn bodoli 4 blynedd yn ôl.

Gan edrych yn ôl ar ein prosiect effeithlonrwydd ynni, Pweru Cymunedau, ac roeddem yn mynd i mewn i ysgolion yn cynnig rhaglen ynni fach yn hyfforddi Hyrwyddwyr Ynni Gwyrdd Iau. Roedd ein cystadlaethau enwi strydoedd gydag ysgolion yn llwyddiant ac roeddem yn cynnig ein bws mini Melin i ysgolion ar gyfer teithiau addysgol. Gyda threigl amser, datblygodd y gwaith roeddem yn ei wneud mewn ysgolion gyda’r rhaglen eco’n helpu ysgolion i gyflawni eu baneri ECO gyda mudiad Cadwch Gymru’n Daclus ac roedd y grwpiau’n creu caneuon arbed ynni i alawon adnabyddus ac yn eu perfformio yn ein digwyddiadau. Byddwn i’n dweud mai ein cam cyntaf o ran cydnabod pwysigrwydd gweithio gydag ysgolion oedd penderfynu cynnal digwyddiad dathlu diwedd prosiect gyda’r plant roeddem wedi gweithio gyda nhw. Gwnaethom weithio gyda phartneriaid megis Sefydliad y Peirianwyr Sifil, Cadwch Gymru’n Daclus, Adeiladu Arbenigrwydd yng Nghymru a Techniquest er mwyn cyflenwi carwsél o weithdai gyda thros 100 o blant ac athrawon yn bresennol. Roedd y digwyddiad yn llwyddiant ysgubol a dyna pryd y gwnaethom feddwl, “WAW! Y bobl ifanc rydym yn gweithio gyda nhw yw preswylwyr, aelodau staff, a chynghorwyr lleol neu gefnogwyr y dyfodol”. Mae angen i ni sicrhau bod ein gwaith yn cynnwys pobl ifanc ein cymunedau a’r ffordd orau o wneud hynny yw drwy ysgolion. Nawr, nid llwyddiant dros nos oedd ein taith gydag ysgolion. Cymerodd fisoedd, os nad blynyddoedd, i ddatblygu prosiectau a chydberthnasau ag ysgolion a phartneriaid.

Roedd un o’n partneriaethau â Gyrfa Cymru, yr oeddem wedi gwneud gwaith llysgennad ad hoc iddo o’r blaen.  Daeth atom er mwyn gweld a hoffem feithrin partneriaeth fusnes â 2 ysgol uwchradd a oedd yn ein hardal. Erbyn hyn, rydym wedi ymrwymo i bartneriaeth fusnes 3 blynedd â’r ddwy ysgol ac rydym yn canolbwyntio ar ddull gweithredu triphlyg rhwng y disgyblion, y staff a’r rhieni, er mwyn sicrhau ein bod yn cael effaith ac yn gwneud gwahaniaeth i’r bobl rydym yn gweithio gyda nhw.

A’r rhan orau yw bod Melin wedi ymrwymo i gyflenwi rhaglen ysgolion am y 5 mlynedd nesaf. Pe na byddai Melin wedi cael y syniad o wneud y pethau bach mewn ysgolion, ni fyddem wedi gwneud y fath gynnydd. Prosiectau newydd sy’n canolbwyntio ar iechyd a lles disgyblion ac athrawon. Ac mae hynny’n ein harwain at y prosiect 10 Cam… Os ydych am wybod mwy am ein sefyllfa bresennol a’r hyn sydd yn yr arfaeth, dewch draw i seminar Swyddfa Archwilio Cymru a fydd yn trafod Defnyddio dulliau cyflwyno amgen er mwyn cyflwyno gwasanaethau cyhoeddus.

Sgiliau Gwledig

Gan weithio gyda’n gilydd ers 2009, mae Gwalia (Pobl – @poblgroup) ac Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog (@Croesobannaub) wedi datblygu cyfres o brosiectau awyr agored sydd wedi cyfoethogi bywydau pobl sy’n byw mewn tai â chymorth a chleientiaid allgymorth.

Un o’r mentrau cyntaf oedd Hyrwyddwyr Cymunedol Bannau Brycheiniog a oedd, gyda chyllid CNC (Cyfoeth Naturiol Cymru @NatResWales), yn cefnogi pobl ifanc mewn hyfforddiant gweithgareddau awyr agored. Cyflawnodd yr holl gyfranogwyr Wobr Efydd y Cynllun Mordwyo Cenedlaethol (@nass_office) ac aethant ymlaen i drefnu gweithgareddau o’u dewis nhw’n annibynnol a chymryd rhan ynddynt.

Rhoddodd gweithgareddau’r prosiect gymaint o ysbrydoliaeth i ddefnyddwyr gwasanaethau Brecon Foyer (Gwalia) fel y gwnaethant sefydlu pwyllgor lleol a grŵp. Nodau’r grŵp oedd cynnig gweithgareddau a chyfleoedd dysgu cynhwysol a hygyrch drwy arfer gwrthwahaniaethol, gwella’r ddelwedd o bobl ifanc a chynyddu ymwybyddiaeth o’r materion sy’n effeithio arnynt. Ers hyn, mae’r grŵp wedi llwyddo i sicrhau arian ar gyfer prosiectau, gan gynnwys taith addysgol i Auschwitz yn dilyn prosiect ar hanes Iddewig; taith gweithgareddau awyr agored breswyl i Ddyfnaint; ymweliadau â Llundain a Rhufain a phrosiect byw’n iach.

Mae rhagor o brosiectau ar y cyd wedi cynnwys Datblygu Geogelcio 2010-12, Sgiliau Gwledig 2012- 2014, Llwybrau Parc 2014, Diwrnod Iechyd Meddwl a Lles 2015 ac, yn ddiweddaraf, sicrhau cyllid Arian i Bawb sydd wedi golygu y gellir bwrw ymlaen â rhaglen hyfforddiant Sgiliau Gwledig 2016/17. Mae’r prosiect hwn wedi bod yn hynod lwyddiannus gyda’r holl gyfranogwyr yn llwyddo i gyflawni achrediad Agored Cymru (@AgoredCymru) mewn Sgiliau Awyr Agored, Torri dail tafol, mieri, gwrychoedd a Sgiliau Coetir Ymarferol.

Bu’r cyfuniad o hyfforddiant a’r cynnydd yn hyder y cyfranogwyr yn ysbrydoledig, gan arwain at y canlyniadau canlynol: mae 1 unigolyn wedi dod o hyd i gyflogaeth amser llawn;

mae 4 unigolyn wedi cymryd rhan yn rhaglen Get into the Brecon Beacons Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog/Ymddiriedolaeth y Tywysog (@PrincesTrustWales) a oedd yn cynnwys rhaglen “Get  Into” pythefnos o hyd ac Archwilio Menter, mae 2 unigolyn wedi cael eu recriwtio’n llwyddiannus i raglen waith 3 mis Get Into the Brecon Beacons partneriaeth Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog/Ymddiriedolaeth y Tywysog fel Ceidwaid dan Hyfforddiant – gweler darllediad ITV Cymru o’r hyfforddeion yma.

Ymunodd Matt Baker â thîm Countryfile y BBC (@BBCCountryfile) â’r grŵp ar ddiwrnod gweithgaredd geogelcio er mwyn darganfod sut y gall yr amgylchedd naturiol ac ychydig o dechnoleg newydd sbarduno ffyrdd newydd o fod yn actif a gwella lles meddyliol.

Dilynodd Inside Housing (@insidehousing) o’r sylw ar y teledu a lluniodd yr erthygl hon sy’n cyfeirio at sut y gall Cymorth Tai gyfoethogi bywydau y tu hwnt i gymorth tenantiaeth yn unig.

Mae brwdfrydedd, cyfranogiad a chynnydd pawb a fu’n rhan o’r prosiectau hyn yn dangos y potensial sydd gan y gwaith hwn i wneud gwahaniaeth sylweddol i’r ffyrdd mae grwpiau sydd wedi’u hallgáu’n gymdeithasol yn ystyried yr amgylchedd awyr agored, yn cael mynediad ato ac yn cael budd economaidd-gymdeithasol ohono.

Yn gryno, mae’r prosiectau lleol hyn wedi’u datblygu gan y ddau bartner er mwyn rhoi’r cymorth gorau posibl i bobl ifanc dan anfantais sy’n byw mewn ardaloedd trefol a gwledig ym Mharc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog er mwyn cynyddu eu mynediad at gyfleoedd addysg, cyflogaeth a hyfforddiant.

Rural Skills

Defnyddio dulliau cyflwyno amgen er mwyn cyflwyno gwasanaethau cyhoeddus

Wrth ymchwilio i’r digwyddiad modelau cyflenwi amgen eleni, roedd un thema gyffredin yn parhau i godi: pwysigrwydd tai saff a diogel a’r sefydliadau sy’n darparu’r gwasanaeth hwn. 

 

Mae hierarchaeth anghenion Maslow, a ysgrifennwyd ym 1943, yn nodi bod lloches yn angen dynol ffisiolegol sylfaenol, yn ogystal ag aer, dŵr a bwyd.  Nid oes dim byd llawer pwysicach na hynny.  Felly, efallai nad yw’n syndod i ni ganfod bod tai’n rhan ganolog wrth edrych ar fodelau cyflenwi gwasanaethau cyhoeddus amgen.

Ond mae’n fwy na bod darparu cartref cynnes, saff a diogel yn hanfodol bwysig i sefydlogrwydd a llesiant rhywun.  Mae’r sefydliadau amrywiol ledled Cymru sy’n cyflenwi gwasanaethau tai yn arwain y ffordd ar rai prosiectau arloesol, ataliol a chydweithredol sy’n cael effaith fawr mewn amrywiaeth o feysydd gwasanaeth.  Maent yn cyflenwi gwasanaethau a oedd, o bosibl, yn arfer cael eu cyflenwi gan gorff cyhoeddus arall neu sy’n atal galw ar gorff cyhoeddus un neu fwy o gyrff cyhoeddus; ac maent yn partneru â chyrff cyhoeddus, y trydydd sector, dinasyddion a’i gilydd er mwyn cyflenwi’r gwasanaethau hyn.  O ran Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, er nad yw’n cael ei ddeddfu ganddi, mae’r sector tai’n arwain y ffordd o ran sut y dylai gael ei rhoi ar waith.

Mae sefydliadau tai mewn sefyllfa dda i ddeall anghenion eu tenantiaid, maent ‘ar garreg y drws’, ac yn bwrw ymlaen ag ystod eang o brosiectau er mwyn cefnogi eu tenantiaid.  Gwnaeth Trish Hoddinott (Melin Homes), sy’n cyflwyno gweithdy yn ein digwyddiad am raglen ysgolion, ei grynhoi i mi pan ddywedodd, “Y rhain yw ein tenantiaid yn y dyfodol ac rydym am iddynt fod yn iach, yn hapus ac yn economaidd hyfyw.”  Y math hwn o feddylfryd ataliol, hirdymor fydd yn helpu i gyflenwi’r Gymru a Garem a chyflenwi saith nod Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

Mae’r Rhaglen Lywodraethu, ‘Symud Cymru Ymlaen 2016-2021’ a gafodd ei chyhoeddi’n ddiweddar gan Lywodraeth Cymru, yn nodi cartrefi diogel fel blaenoriaeth ar gyfer Cymru Ddiogel sy’n Ffynnu.  Mae hefyd yn sôn am wella a diwygio gwasanaethau cyhoeddus ac wynebu materion drwy ffyrdd newydd o weithio, rhaglenni cydgysylltiedig a gweithio ar draws ffiniau traddodiadol.

Gyda’r seminar hon, byddwn yn dangos rhai o’r prosiectau y daethom ar eu traws yn ystod ein hymchwil ar gyfer y digwyddiad hwn.  Mae’r prosiectau hyn yn mynd i’r afael â materion gyda phobl ifanc, pobl hŷn, trais domestig, iechyd meddwl, tai â chymorth, ac mewn cymunedau gwledig.  Maent yn helpu pobl i aros yn eu cartrefi ac yn sicrhau canlyniadau gwell iddynt.  Maent yn cynnwys partneriaethau, mentrau cydweithredol a phrosiectau amlasiantaethol o’r holl sectorau.  Maent yn enghreifftio atal drwy ymyrryd.  Maent yn croesi ffiniau traddodiadol.  Fel y nododd Matt Dicks (Sefydliad Tai Siartredig), un o’n haelodau panel, “Gallai prosiectau bach a newidiadau rheng flaen i’r ffordd rydym yn cynllunio gwasanaethau sbarduno a datblygu newidiadau ar lefel strategol uwch”.

Mae pob sefydliad sy’n darparu gwasanaethau i’r cyhoedd yn wynebu llawer o heriau.  Beth yw’r ffordd orau i ni gydweithio er mwyn cyflenwi’r gwasanaeth gorau posibl i bob dinesydd?  Pwy sydd ei angen i sbarduno partneriaethau?  Pwy sydd ei angen o gwmpas y bwrdd?  Pwy sydd yn y sefyllfa orau i gyflenwi’r gwasanaeth hwnnw?  Meddwl yn wahanol am y ffordd mae gwasanaethau’n cael eu cyflenwi yw nod modelau cyflenwi amgen.

Cynhelir ein digwyddiad Modelau Cyflenwi Amgen yng Nghaerdydd ar 22 Tachwedd ac yn Llanrwst ar 7 Rhagfyr.  Cliciwch ar y ddolen er mwyn cofrestru.