Sut y gallwn gydgynhyrchu gwasanaethau cyhoeddus?

Pam nad ydym yn cydgynhyrchu gwasanaethau cyhoeddus? Yn y darn hwn, mae Dyfrig Williams yn ystyried sut y gall gwasanaethau cyhoeddus symud o fodel cyfranogi seiliedig ar ddiffyg i fodel seiliedig ar asedau.

Erbyn i’r blog hwn fynd yn fyw byddaf wedi gadael Swyddfa Archwilio Cymru, sy’n drueni oherwydd seminar y Gyfnewidfa Arfer Da Sut y gall dulliau ymgysylltu gwahanol helpu i gynnwys y dinesydd yn y broses o ddarparu gwasanaethau cyhoeddus yw’r union beth i mi. Treuliais dair blynedd yn gweithio yn Cyfranogaeth Cymru, ac yn ystod y cyfnod hwnnw daeth cydgynhyrchu i’r amlwg yng Nghymru fel ffordd o sicrhau bod gwasanaethau cyhoeddus yn fwy ymatebol, atebol ac effeithiol. Os ydych yn ansicr am y cysyniad, mae’r darn hwn gan Noreen Blanluet yn drosolwg gwych. Yna ymunais â Swyddfa Archwilio Cymru a threulio pedair blynedd yn gweithio yma, lle mae cydgynhyrchu wedi parhau i fod yn bwnc llosg. Felly rydym bellach wedi treulio’r rhan fwyaf o’r degawd diwethaf yn trafod sut y gallwn gydgynhyrchu gwasanaethau â dinasyddion. Felly pam nad yw’n digwydd mewn gwirionedd?

Canolbwyntio ar broses

Yn y Gyfnewidfa Arfer Da, rydym yn cael trafodaethau cyson am sut y mae angen inni ganolbwyntio ar ganlyniadau. Rydym wedi gweld cymaint o sefydliadau sydd wedi ymgolli yn y broses fel nad ydynt yn cwestiynu a yw gwasanaethau’n cyflawni eu nodau yn y pen draw mwyach. Rwy’n credu ein bod i gyd wedi clywed pobl yn dweud ‘Dyma’r ffordd rydym wedi gwneud pethau erioed’.

Y broblem yw bod ymgynghori wedi dod yn broses gynnwys ragosodedig ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus. Mae’n haws inni fel sefydliadau nodi ein materion ac yna cael dinasyddion i roi sêl bendith ar y syniadau. Y broblem yw bod hyn yn arwain at wasanaethau sy’n diwallu anghenion sefydliadau yn lle adeiladu ar asedau dinasyddion. Mae’r tabl hwn gan Nurture Development yn dangos sut y mae dull seiliedig ar ddiffygion fel ymgynghori traddodiadol yn y sector cyhoeddus yn cymharu â dull seiliedig ar asedau fel cydgynhyrchu.

blog table

Mae Cyfrifianellau Cyllideb yn enghreifftiau da o ddulliau seiliedig ar ddiffyg, lle mae pobl yn cael yr opsiwn o ddyrannu arian tuag at wasanaethau a ddylai gael blaenoriaeth yn eu barn hwy. Gall hyn helpu pobl i ddeall yr anhawster mae sefydliadau’n wynebu wrth ddyrannu cyllid tuag at systemau penodol, ond nid ymgynghori go iawn yw hyn. Nid oes ganddynt lais gwirioneddol wrth lunio sut beth yw’r gwasanaethau hyn na sut mae’r sefydliad wedi’i gyflunio, ac felly’n anaml iawn y mae’n arwain at newid gwirioneddol. Mae’n gosod pobl a gwasanaethau yn erbyn ei gilydd, ac mae mor rymusol â gofyn i bobl pa fraich yr hoffent gael ei thorri i ffwrdd.

Atal

Mae cyfranogiad ac atal wrth wraidd y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Mae’r rhain yn cyd-fynd â’i gilydd yn daclus. Mae cipolwg cyflym ar dabl Nature Development yn dangos nad yw dull ataliol yn bosibl gyda model adweithiol sy’n seiliedig ar ddiffygion. Rhaid i ni gynnwys dinasyddion yn gynharach yn y broses er mwyn iddynt allu helpu i lunio a darparu gwasanaethau, yn hytrach na disgwyl iddynt roi sylwadau ar gynlluniau gwasanaethau cyhoeddus. Os ydym am i bobl gydgynhyrchu gwasanaethau, rhaid inni rannu grym â hwy yn wirioneddol – rydym yn annhebygol o gael y màs critigol sydd ei angen os byddwn yn dal gafael ar awenau grym yn rhy dynn ein hunain. Pam ddylai pobl gydgynhyrchu gwasanaeth a gafodd ei ddarparu’n ffurfiol gan y sector cyhoeddus? Rhaid i ni ofyn ‘Beth sydd ynddo i mi?’ a meddwl am sut y gall cydgynhyrchu ychwanegu gwerth gwirioneddol o safbwynt dinasyddion neu gymuned.

Mae’n ddiddorol tu hwnt gweld yr hyn a all ddigwydd pan fyddwn wirioneddol yn rhannu grym. Yn Better Reykjavik, dywedwyd yn glir wrth wleidyddion na fyddai eu cyffredinedd yn cael eu derbyn mwyach, ac fe gymerodd dros 40% o’r etholwyr ran yn y fenter. Mae’n werth gwylio’r fideo hynod ysbrydoledig isod. A oes agweddau ar y dull hwn y gallwn eu haddasu i ddiwallu ein hanghenion?

Mae angen inni gyd ddechrau meddwl am sut y gallwn i gyd rannu grym fel gwasanaethau cyhoeddus a sut beth yw cydgynhyrchu gwirioneddol. Os gallwn wneud hynny, rydym yn llawer mwy tebygol o ddarparu gwasanaethau sy’n diwallu gofynion deddfwriaeth Cymru. Ond yn bwysicaf oll, mae’n golygu ein bod yn darparu gwell gwasanaethau cyhoeddus sy’n gwell

Gŵyl Dai: Bowlenni Pysgod, methiant a chymhlethdod

Cyflwyniad yng Ngŵyl Tai. Cynhaliwyd yn y Depo, sef lleoliad hyblyg ar gyfer digwyddiadau creadigol

Read this blog post in English

Yn ddiweddar cynhaliodd y Sefydliad Tai Siartredig yr Ŵyl Dai sydd yn fath newydd o ddigwyddiad er mwyn rhannu ffyrdd newydd o weithio. Mae Dyfrig Williams yn rhannu’r hyn a ddysgodd isod.

Yn ddiweddar, rwyf wedi bod yn gweithio gyda’r Sefydliad Tai Siartredig er mwyn rhannu’r hyn a ddysgwyd o’u gwaith Frontline Futures gyda gwasanaethau cyhoeddus ehangach. O ganlyniad, fe wnes i gael gwahoddiad i gymedroli trafodaeth Bowlen Bysgod er mwyn rhannu straeon am atebion ac arloesi yn yr Ŵyl Dai, a gafodd ei chynnal yn y Depot yng Nghaerdydd.

Beth ar y ddaear yw Bowlen Bysgod?

Graffig o gynllun ar gyfer bowlen bysgod, sydd gyda phum cadair sydd wedi'u hamgylchynu gan gylchoedd consentrig o gadeiriauCwestiwn Dda. Roedd yn rhaid i mi wneud ychydig o waith ymchwil ymlaen llaw er mwyn deall beth ydoedd a’r hyn y byddai’n rhaid i mi ei wneud. Mewn gwirionedd, mae’n gyfle i drafod pwnc mewn fformat nad oes iddo lawer o strwythur.

Caiff nifer o gadeiriau eu gosod o amgylch grŵp llai o gadeiriau. Caiff rhai cyfranogwyr eu dewis i lenwi’r bowlen bysgod, tra y bydd gweddill y grŵp yn eistedd ar y cadeiriau y tu allan i’r fowlen bysgod. Mae cymedrolwr yn cyflwyno pwnc ac mae’r cyfranogwyr yn dechrau ei drafod. Mae’r gynulleidfa y tu allan i’r fowlen bysgod yn gwrando ar y drafodaeth a gallant gymryd rhan drwy eistedd mewn sedd wag yn y canol, ac yna mae’n rhaid i un o’r siaradwyr yn y canol wneud ei ffordd i’r cadeiriau ar y tu allan.

Mae iteriad yn allweddol

Siaradodd Esko Reinikainen am bwysigrwydd iteriad yn ei gyflwyniad ar ddechrau’r diwrnod. Cawsom gyfle i ailadrodd ein Bowlen Bysgod ar ôl casglu adborth gan gyfranogwyr. Dechreuon ni ychydig yn araf yn y Fowlen Bysgod gyntaf achos roeddwn i eisiau i bawb ddod yn gyfarwydd â’r broses drwy ganolbwyntio ar gwestiynau. Ond erbyn diwedd y sesiwn gyntaf, roeddem wedi magu cryn dipyn o stêm ac roedd y cyfranogwyr wir yn cymryd rhan wrth herio’r hyn roeddynt yn ei glywed a’r ffyrdd y gellid gwella gwasanaethau. Felly ar gyfer yr ail dro fe wnaethon ni hedfan drwy’r trafodaethau cychwynnol ac annog pobl i gyfrannu yng nghanol y cylch. Os oes ydych chi’n bwriadu hwyluso Bowlen Bysgod, golyga hyn fod popeth yn llifo ychydig yn well a chawsom fwy o gyfle i rannu arfer da.

Dysgu o fethu

Fe wnaeth Esko hefyd crybwyll cysyniad Amy C. Edmondson o Weithio mewn Timau yn ystod ei gyflwyniad, sy’n dechrau drwy helpu pobl i fod yn chwilfrydig, yn frwdfrydig ac yn bendant. Cyfeiriais at un o gysyniadau eraill Edmunson, ei Hystod o Resymau dros Fethiant. Rwy’n credu fod hwn yn adnodd defnyddiol ar gyfer edrych ar fethiant a nodi camau gweithredu dilynol. Siaradom gryn dipyn am Ymddiriedaeth yn ystod ein sgyrsiau (ac ysgrifennais y blogbost hwn ynglŷn â pham bod ymddiriedolaeth yn bwysig i arloesedd eisoes), a chredaf fod ei dadansoddiad o’r hyn sy’n cyfiawnhau bai yn adnodd defnyddiol ar ein cyfer ni fel staff sector cyhoeddus. Wrth gwrs mae yna adegau lle na fydd methiant yn opsiwn mewn gwasanaethau cyhoeddus, ond yn rhy aml rydym yn bwrw bai mewn amgylchiadau amhriodol.

Rhannodd Ian o The Wallich ei hanes trist o’r llwyfan am y ffordd y daeth i fod yn ddigartref. Gallai fod wedi ymddangos ar radar un o nifer o wasanaethau cyhoeddus (iechyd, gwasanaethau cymdeithasol, tai neu’r trydydd sector), ond The Wallich a’i helpodd pan oedd mewn angen. Mae cymhlethdod ei sefyllfa’n golygu, mewn sefyllfa o’r math hwn, y dylem fod yn edrych i  rannu gwersi ynglŷn â’r hyn y gallwn ei wneud yn well, ac eto mae ofni cael y bai yn rhwystr rhag dysgu, rhannu ac arloesi mewn gwasanaethau cyhoeddus.

Gweithio mewn amgylcheddau cymhleth

Fframwaith Cynefin, sydd wedi'i rannu'n barthau Cymhleth, Dyrys, Chaotic, Syml ac AnhrefnRhannais Fframwaith Cynefin yn ystod ein trafodaethau. Rydym wedi’i ddefnyddio yn y Gyfnewidfa Arfer Da i’n helpu i feddwl ynglŷn â’r ffordd rydym yn rhannu arfer. Mewn amgylchiadau syml lle gallwn ragfynegi popeth sydd am ddigwydd, mae un ffordd gywir o wneud pethau, er enghraifft mewn amgylcheddau a reolir, fel gweithgynhyrchu. Ond mewn amgylcheddau cymhleth, fel yr amgylcheddau y mae tai a gwasanaethau cyhoeddus eraill yn aml yn gweithredu ynddynt, nid oes dull gweithredu sy’n ateb i bawb. Dyma pryd mae llawer o’r dulliau gweithredu y soniodd Esko amdanynt fwyaf priodol – mae angen i ni brofi, prototeipio ac ailadrodd.

Rhaid i ni hefyd feddwl am sut y gallwn leihau ein cymhlethdod sefydliadol fel y gallwn leihau ein peryglon posibl. Oes angen i ni greu mwy o bolisïau ar gyfer pob amgylchiad posibl? Allwn ni symud o broses i gynhyrchiant er mwyn grymuso staff i wneud penderfyniadau gwell yn lle hynny? Mae Paul Talyor wedi ysgrifennu blogbost gwych am hyn, a rhoddodd Owain Israel o Charter Housing enghraifft dda o roi hyn ar waith gan eu bod yn gwneud llai o waith archwilio ffurfiol er mwyn edrych ar ffyrdd mwy hyblyg o wirio tai. Nododd Neil Tamplin fod hyn yn achos prin o rywun yn ceisio gwneud ei hun yn anarferedig, ac mae Paul wedi ysgrifennu post da arall sy’n werth ei ddarllen ynglŷn ag anarferiant bwriadol fel ffordd o ysgogi arloesedd.

Siaradodd Neil am weithio’n agored ar y panel, a dydw i ddim wedi dod ar draws unrhyw un yn y gwasanaeth cyhoeddus sy’n gwneud hyn yn well nag ef. Mae ei Braindumps yn enghraifft wych o weithio agored gan eu bod yn grynodebau anhygoel o’i wythnos gwaith ac adnoddau diddorol. Mae hyn mor bwysig oherwydd er nad oes un dull gweithredu sy’n ateb i bawb sy’n gweithio i ni mewn amgylcheddau cymhleth, does dim byd yn ein rhwystro rhag dysgu gydag eraill ac addasu’r hyn y mae pobl eraill yn ei wneud. Yn briodol iawn, mae Neil eisoes wedi ysgrifennu blogbost gwych am y digwyddiad, a dydw i ddim yn gallu rhoi hwn yn well nag ef:

“Os oes gan eich diben rywbeth i’w wneud â gwella bywydau pobl sydd angen tai, yna baswn i’n dadlau bod dyletswydd foesol arnoch i rannu unrhyw beth sy’n datblygu’r achos hwnnw, waeth pa mor fach neu anarwyddocaol y mae’n ymddangos.”

Ar ôl siarad cymaint am gymryd risgiau a dysgu o fethu yn y blogbost hwn, roeddwn am orffen drwy ddweud pa mor wych oedd hi fod y Sefydliad Tai Siartredig wedi mentro gyda fformat a lleoliad gwahanol iawn. Roedd y digwyddiad yn sicr yn wahanol iawn i ddigwyddiad gwasanaeth cyhoeddus traddodiadol, ac fe sbardunodd ambell drafodaeth a rhoddodd bwyntiau trafod i mi wrth gyfarfod pobl newydd. Gobeithio y gwnaethoch chi ddysgu cymaint â fi o’r digwyddiad fel y gall pob un ohonom wneud gwahaniaeth ymarferol wrth wella bywydau pobl.

Archwilio arloesol: Dysgu a rhannu gyda Llys Archwilio yr Iseldiroedd

Ffotograff o fflagiau rhanbarthau'r Iseldiroedd yn amlinellu ochr y dŵr yn yr Hâg

Read this blog post in English

Beth all Swyddfa Archwilio Cymru ei ddysgu oddi wrth ddull Llys Archwilio yr Iseldiroedd o ymdrin ag arloesedd? Ymwelodd Dyfrig Williams â’r Hâg i weld sut mae’n gweithio ac i rannu gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da.

Ym mis Mai cefais gyfle i ymweld â Llys Archwilio yr Iseldiroedd er mwyn dysgu rhagor am ei brosiect Doen (sy’n golygu ‘Gwneud’) a’i ddull o ymdrin ag arloesedd. Mae ei holl ddulliau gweithredu yn deillio o ddysgu drwy wneud, sy’n fantra gwych. Drwy gydol yr ymweliad, bu staff yn agored wrth rannu eu llwyddiannau a’u methiannau mewn prosiectau newid ymarferol iawn. Mae eu meddylfryd diogel i fethu yn allweddol o ran darparu’r gofod ar gyfer y dysgu a’r gwelliant hwnnw.

Roeddwn wedi rhannu gwaith y Gyfnewidfa Arfer Da gyda Mark Smolenaars a Sanne Kouwenhoven o Lys Archwilio yr Iseldiroedd yng Nghaerdydd fis ynghynt. Roeddwn i, Steve Lisle (sy’n arwain y prosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad) a Mike Usher (ein Harweinydd Sector Iechyd a Llywodraeth Ganolog, ac sydd hefyd yn gweithio ar ein Hastudiaethau Ymchwilio) yn ffodus i gael ein gwahodd i’r Iseldiroedd i rannu ein gwaith gyda’u cydweithwyr, a hefyd i ddysgu mwy am eu dull o ymdrin ag arloesedd, fel y gallwn addasu eu dulliau gweithredu i ddiwallu ein hanghenion.

Edrych yn wahanol ar archwilio

Yn y Gyfnewidfa Arfer Da, rydym bob amser yn dweud nad oes yna ddull gweithredu “sy’n addas i bawb”. Efallai bod gennym lawer o bethau’n gyffredin gyda Llys Archwilio yr Iseldiroedd (mae gennym tua’r un nifer o staff ac felly mae gennym yn fras yr un heriau o ran nodi capasiti a chynyddu mentrau newid) ond mae rhai gwahaniaethau hefyd (mae sector cyhoeddus yr Iseldiroedd yn cynnwys casinos – alla i ddim dychmygu sut beth yw’r archwilio hyn!).

Pan wnaethom ddechrau edrych ar ei ddull o ymdrin ag arloesedd, un o’r pethau allweddol a’m trawodd oedd fod ganddo amrywiaeth o staff sy’n cyfrannu pethau gwahanol iawn at y sefydliad. Nid yn unig mae hyn yn osgoi meddylfryd grŵp, mae hefyd yn cyflwyno setiau sgiliau gwahanol yn ei waith.

Cefais gyflwyniad gan Linda Meijer, archwilydd sydd wedi dod yn ddylunydd. Roedd yn ddiddorol clywed sut roedd ei sgiliau dylunio wedi ei arwain at ofyn cwestiynau data mewn ffyrdd gwahanol, fel y dangosodd ei ganfyddiadau. Roedd hyn yn arbennig o ddefnyddiol wrth archwilio cynnyrch sydd â’r marc CE, sy’n dangos bod cynhyrchion yn ddiogel ac y gellir eu gwerthu ar y farchnad Ewropeaidd.

Gwnaethom hefyd drafod y ffaith fod gan Lys Archwilio yr Iseldiroedd Newyddiadurwr Ymchwilio yn gweithio iddo, a oedd yn hynod ddefnyddiol i Swyddfa Archwilio Cymru gan fod gennym ni ein tîm Astudiaethau Ymchwilio ein hunain. Roedd dealltwriaeth Jaco Alberts o hyn yn ddiddorol wrth iddo sôn am y ffordd y mae’n cymhwyso ei arbenigedd at ei rôl.

Gwnaethom hefyd glywed sut y gwnaeth y Llys rannu ei arbenigedd drwy archwiliad cyfranogol o sefydliadau addysg uwch. Gwnaethant ofyn i aelodau o bob cyngor myfyriwr wirio rhag-fuddsoddiadau ac edrych ar sut mae fframwaith cyllideb y sefydliad yn gweithio, sy’n golygu y cawsant gyfle i fanteisio i’r eithaf ar y wybodaeth sydd ar gael o fewn sefydliadau. Rhoddodd y dull gweithredu rhyfeddol hwn rywbeth i gnoi cil drosto wrth i ni ystyried gweithio yn unol â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, gan mai un o’r pum ffordd o weithio a amlinellir yw drwy gyfranogiad.

Data

Un o’r meysydd o ddiddordeb i mi oedd y ffordd y mae Llys Archwilio yr Iseldiroedd yn defnyddio data, gan fy mod wedi bod yn arwain gwaith Swyddfa Archwilio Cymru ar gasglu data fel rhan o’n gwaith Archwilio Arloesol. Mae’r ffordd y mae’r Llys yn cynnwys pobl o wahanol gefndiroedd hyd yn oed yn treiddio i’w waith data, wrth i ni glywed sut mae’n manteisio i’r eithaf ar interniaid data.

Fel gydag unrhyw ymarfer a rennir, roedd yn ddiddorol clywed sut mae Llys Archwilio yr Iseldiroedd yn mynd i’r afael â heriau hefyd. Rhannodd Roline Kamphuis wybodaeth am y ffordd mae’r sefydliad wedi sefydlu cymunedau ymarfer o amgylch R, y maent yn gobeithio a fydd yn cynorthwyo’r sefydliad i ryddhau capasiti ei staff data. Gwnaethom glywed sut mae’r Llys ar hyn o bryd yn treulio llawer o’i amser yn glanhau data, sy’n golygu y gall sicrhau bod data a rennir ar gael at ddefnydd ehangach. Drwy lanhau’r data’n effeithiol ar ddechrau’r archwiliad, mae’n gwneud y gwaith yn llawer haws i’r staff wrth i’r gwaith ddatblygu.

Gwnaeth hefyd sôn am y ffordd mae’n defnyddio R ac SPSS yn arbennig, gan fod gan y Llys sgript y gellir ei defnyddio ar gyfer trywydd archwilio. Drwy ddatblygu sgript mewn R a raglennwyd ymlaen llaw, gall sicrhau bod allbynnau yn gydnaws ag arddull mewnol. Hefyd gan fod R yn cynhyrchu dogfennau Word ac Excel, mae’n golygu y gall archwilwyr weld a deall y camau a gymerwyd wrth weithio gyda’r data.

Ffotograff o Steve Lisle yn cyflwyno ar Brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad i Lys Archwilio'r Iseldiroedd

Steve Lisle yn cyflwyno ar Brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad i Lys Archwilio’r Iseldiroedd

Rhannodd Rudi Turksema wybodaeth am sut roedd Llys Archwilio yr Iseldiroedd wedi cynnal digwyddiad hacio atebolrwydd, a olygodd ei fod wedi gallu cynnwys rhanddeiliaid allanol yn ei waith data. Drwy weithio mewn partneriaeth ag amrywiaeth o sefydliadau eraill, roedd y Llys yn gallu ehangu mynediad at amrywiaeth o setiau data ar y diwrnod. Soniais fod y Gyfnewidfa Arfer Da wedi cefnogi Diwrnod Hacio’r GIG yng Nghaerdydd, ond nad oeddwn yn siŵr a oedd gennym y capasiti fel sefydliad i gynnal digwyddiad o’r fath eto. Ond gwnaethant ein hannog i gynnal digwyddiad tebyg gan ei fod wedi eu helpu i rannu eu gwaith a chynnwys ystod eang o bobl. Rydym eisoes wedi gweld beth sy’n digwydd pan fyddwch yn gwneud data’n agored a hygyrch, gan fod Ben Proctor a’r Sefydliad Data Agored wedi dechrau defnyddio tablau Google Fusion i greu mapiau ac ychwanegu gwerth at ein set data agored gyntaf. Yn sicr rhoddodd hyn rhywbeth i mi gnoi cil drosto o ran sut y gallai digwyddiad o’r fath ein helpu i ddatblygu ein defnydd o ddata ymhellach ac aeddfedrwydd ein data ein hunain.

Dysgais lawer iawn o’m taith i’r Iseldiroedd. Roedd yn ddiddorol gweld teithiau cyfatebol ein sefydliadau i sicrhau bod archwilio yn addas at y diben yn yr unfed ganrif ar hugain. Diolch i bawb yn Llys Archwilio yr Iseldiroedd am eich croeso a’ch lletygarwch – rydych yn sicr wedi helpu i lywio ein taith dysgu ac mae eich arbenigedd wedi bod yn amhrisiadwy wrth ein helpu i symud ymlaen gyda’n gwaith arloesol ein hunain.

Gadael y Gyfnewidfa Arfer Da

Ar ôl gweithio yn Swyddfa Archwilio Cymru am bedair blynedd, bydd Dyfrig Williams yn gadael tîm y Gyfnewidfa Arfer Da ar 11 Awst. Mae’n blogio isod ar ei amser gyda’r mudiad a’i gynlluniau ar gyfer y dyfodol.

Ffotograff o Dyfrig Williams yn GovCamp Cymru

Rydw i wedi cael ddiddordeb mewn gwella gwasanaethau cyhoeddus ers dechrau fy ngyrfa gyda Chyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru, ac mae’r swydd hon wedi teimlo fel cael fy mod i’n cael fy nhalu i ddilyn fy hobi gryn dipyn o’r amser. Rwyf wedi cael cyfle i gyfuno fy niddordebau personol, er enghraifft mynd i ddigwyddiadau fel GovCamp Cymru a LocalGovCamp, â’m bywyd proffesiynol lle rwyf wedi cydweithio’n agos â rhanddeiliaid mewnol ac allanol er mwyn canfod gwir bwrpas gwasanaethau cyhoeddus yn yr unfed ganrif ar hugain.

Gweithio gydag arwyr

Ymunais â’r tîm o gefndir ym maes ymgysylltu â’r cyhoedd ar ôl gweithio yn Cyfranogaeth Cymru am dair blynedd. Fy nghred erioed yw bod gwasanaethau cyhoeddus yn gweithio orau pan fydd pobl yn cael cyfle i lunio’r gwasanaethau hynny y maent yn eu defnyddio. Mewn rhai ffyrdd, mae fe wedi bod yn hynod o ddiddorol gweld sut mae datblygiadau technolegol wedi gwthio’r agenda yma yn ei flaen yn ystod y blynyddoedd diwethaf. Does dim ots pa sector neu wasanaeth rydych chi’n gweithio ynddo, fel arfer bydd rhywun mewn digwyddiad rydych chi’n mynd i yn siarad am effaith technoleg ddigidol ar eich gwaith. Ac fe ddaw’r ffocws anochel ar anghenion defnyddwyr o hynny, sef sail gwasanaethau digidol llwyddiannus.

Rwy’n mwynhau cymaint o bethau am y swydd, yn enwedig y ffordd y mae fe wedi herio fi. Weithiau mae’r her honno wedi dod o’r ffaith fy mod i’n gyffredinolwr yn cydweithio ag arbenigwyr i rannu eu stori. Ar adegau, mae’r cyfryngau cymdeithasol wedi rhoi her i mi, gan fod y swydd hon wedi fy helpu fi i gysylltu â phobl sy’n gwneud pethau arbennig ac yn gwthio’r ffiniau yn eu meysydd. Ac weithiau rwyf wedi cael fy herio mewn modd cefnogol gan fy nghydweithwyr. Ni allaf wedi gofyn am gydweithwyr gwell. Diolch Beth, Chris ac Ena – rydych chi’n arwyr! Rwy’n mynd i weld eisiau ein gwleddoedd ‘Ready, Steady, Cook’ gyda sbarion amser cinio.

Rwyf hefyd yn gadael Cymru, sy’n golygu fy mod yn gadael ar adeg gyffrous i wasanaethau cyhoeddus yng Nghymru a Swyddfa Archwilio Cymru. Daeth Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol i rym flwyddyn yn ôl, a wnaeth bennu nodau hirdymor Cymru. Fel y dywedodd Nikhil Seth o’r Cenhedloedd Unedig, “beth mae Cymru’n ei wneud heddiw, bydd gweddill y byd yn ei wneud yfory”. Mae hyn yn heriol ac yn gyffrous i Swyddfa Archwilio Cymru hefyd, wrth i ni fynd i’r afael â sut rydych yn archwilio’r deddf arloesol yma’n effeithiol.

Research in Practice

Hefyd, mae’r Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Lles mewn grym ers blwyddyn ac, unwaith eto, mae’n rhoi pobl wrth wraidd y gwaith o ddarparu gwasanaethau cyhoeddus. Fe wnes i gweithio gyda Phanel y Dinasyddion ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol yng Nghymru (sef un o’r darnau mwyaf anhygoel o waith rwyf wedi bod yn rhan ohono erioed), a gyfrannodd at lunio’r ddeddf.

Gobeithio y bydd y profiad hwn o fudd i mi pan fyddaf yn dechrau yn fy rôl newydd fel Cydlynydd Digwyddiadau Dysgu yn Research in Practice. Mae Research in Practice yn cefnogi ymarfer sy’n cael ei lywio gan dystiolaeth gyda phlant a theuluoedd. Rwy’n hoff iawn o Fodel Triongli’r prosiect.

Yn fy rôl bresennol, bydd pobl yn gofyn i mi o bryd i’w gilydd pam nad yw arfer da yn teithio’n dda (gweler y blog hwn gan Chris Bolton am ripóst gwych!), gan anghofio ein bod ni’n rhoi newidiadau ar waith mewn amgylcheddau sy’n hynod o gymhleth. Rwy’n hoff iawn o’r ffordd y mae damcaniaeth Research in Practice yn seiliedig ar ymarfer a bywydau bob dydd pobl, ac rwy’n edrych ymlaen yn fawr at fod yn rhan o hynny.

Rwyf hefyd yn edrych ymlaen yn fawr at yr ystod eang o gyfleoedd dysgu a gynigir gan y prosiect. Un o’n hegwyddorion craidd yn y Gyfnewidfa Arfer Da yw nad yw un ateb yn addas i bawb, felly mae’n wych gweld prosiect sydd ddim yn canolbwyntio ar hyfforddiant fel ffordd o ddiwallu holl anghenion gwasanaethau cyhoeddus, fel y gwelir yn aml yn y sector cyhoeddus. Yn benodol, mae’r ffordd maen nhw’n mynd ati i gynnal Prosiectau Newid i nodi atebion i heriau penodol yn ddiddorol dros ben.

Ac ar lefel bersonol, bu’n rhaid i mi ganslo fy nghyfweliad ar y funud olaf er mwyn cefnogi fy nheulu ar ôl i’m wncwl gael trawiad ar y galon. Mae’r ffaith bod Research in Practice wedi aildrefnu’r cyfweliad a rhoi cyfle arall i mi yn siarad cyfrolau o sut maen nhw’n canolbwyntio ar yr unigolyn, ac rwy’n edrych ymlaen yn fawr at eu had-dalu am roi’r cyfle yna i mi.

Dod yn ôl i Gymru

Byddaf yn dychwelyd i Gaerdydd ar gyfer GovCamp Cymru, sef yr angynhadledd undydd ar lywodraeth a gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru. Gobeithio y byddaf gyfle i weld llawer ohonoch sydd wedi gwneud fy nghyfnod yn y Gyfnewidfa Arfer Da mor gofiadwy, ac edrychaf ymlaen at gymdeithasu’n iawn gyda fy nghydweithwyr yn Swyddfa Archwilio Cymru cyn i mi fynd. Diolch yn fawr hefyd i chi am ddarllen fy mlogiau yma dros y pedair blynedd ddiwethaf. Byddaf yn parhau i flogio ar Medium, a chofiwch gadw mewn cysylltiad â mi ar Twitter er mwyn i mi gael gwybod am y gwaith da rydych i gyd yn ei wneud.

Pob lwc gyda’ch gwaith!

Rhannu’r hyn a ddysgwyd o Adolygiad Annibynnol o Effaith y Gyfnewidfa Arfer Da Swyddfa Archwilio Cymru

Mae’r Gyfnewidfa Arfer Da wedi bodoli ers diwedd 2010/dechrau 2011. Gwnaethom amlinellu sut beth fyddai llwyddiant mewn 5 mlynedd, a gwnaethom ymrwymo i werthusiad annibynnol o’r hyn roeddem yn ceisio ei gyflawni yn 2016. Felly ar ôl pum mlynedd, daeth yr angen i gynnal adolygiad annibynnol.

Felly, fel gyda phopeth sy’n ymwneud ag arfer da, hoffwn ni (Bethan Smith ac Ena Lloyd) rannu’r hyn a ddysgwyd…

Yr hyn rydym yn ei wneud (ewch i’r paragraff nesaf os ydych eisoes yn gwybod hyn)

GPX teamRhag ofn nad ydych yn gyfarwydd â’n gwaith, rydym yn hyrwyddo gwelliant mewn gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru drwy gyfnewid gwybodaeth yn well a rhannu’r hyn a ddysgwyd. Yn ystod ein blwyddyn gyntaf roeddem yn dîm o ddau (Chris Bolton ac Ena Lloyd), felly gwnaethom ddechrau gyda rhaglen fach, yn dysgu ac yn adolygu wrth i ni fynd yn ein blaenau.  Yna gwnaethom ymestyn i dîm o 4, gyda Dyfrig Williams a Bethan Smith (a wnaeth gymryd drosodd oddi wrth Tanwen, a oedd yn dalentog iawn) yn ymuno â’r tîm.  Roedd hyn yn golygu y gallwn gyflwyno rhaglen lawn o 20 o ddigwyddiadau’r flwyddyn bellach. Yn ogystal â’n rhaglen o ddigwyddiadau, rydym yn darparu cymorth i amrywiaeth o sefydliadau gwasanaethau cyhoeddus ar ffurf ôl troed digidol (yn darparu cynnwys fideo, blogio, cyfryngau cymdeithasol ac ati yn eu digwyddiadau), ein blog Arfer Da, Twitter, Pinterest a chynnwys fideo.

Gwerthusiad Annibynnol

Cyflawnwyd y gwerthusiad gan yr Athro Merali, o Ganolfan Astudiaethau Systemau Ysgol Fusnes Prifysgol Hull. Roedd yr adolygiad yn cynnwys casglu data o’r canlynol:

  • Cyfweliadau a sgyrsiau lled-strwythuredig i gasglu naratifau o amrywiaeth o randdeiliaid y tu mewn a’r tu allan i Swyddfa Archwilio Cymru
  • Mynychu digwyddiadau Cyfnewidfa Arfer Da
  • Adolygu’r adborth o gyfranogwyr yn ein digwyddiadau
  • Adolygu ymatebion Prif Weithredwyr a wnaeth gymryd rhan yn Arolwg Rhanddeiliaid diweddar Swyddfa Archwilio Cymru am bopeth sy’n ymwneud â’r Gyfnewidfa Arfer Da

Casglwyd safbwyntiau gan unigolion o bob rhan o’r gwasanaethau cyhoeddus, yn ogystal â chymysgedd ar hap o gydweithwyr mewnol ac allanol a oedd naill ai wedi mynychu ein digwyddiadau, rhoi cyflwyniad ynddynt neu eu llunio.

Canolbwyntiodd yr adolygiad ar dri maes gwahanol:

  • Canfyddiadau rhanddeiliaid am ein rôl a’n cydberthynas â swyddogaethau archwilio mwy cyffredin
  • Y gwerth rydym yn ei roi drwy ein rôl gwybodaeth a’n cefnogaeth ar gyfer dysgu ac arloesi
  • Y ffordd rydym yn cyflawni canlyniadau, a’r goblygiadau y mae hyn yn ei chael ar gyfer cynaliadwyedd ac arloesedd

Felly beth oedd y negeseuon allweddol?

Canfyddiadau a chydberthnasau mewnol

blog picNodwyd bod cefnogi gwelliant yn un o ddibenion yr archwiliad gan bob aelod o staff Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd eu cyfweld. Gwelwyd y Gyfnewidfa Arfer Da yn rhan ar wahân o Swyddfa Archwilio Cymru gyda rôl sy’n ymwneud â’r swyddogaeth archwilio gyffredin, ond yn wahanol iddi.

Roedd y rheini sy’n gweithio mewn swyddogaeth archwilio gyffredin yn teimlo bod gan y Gyfnewidfa Arfer Da bresenoldeb sefydledig yn Swyddfa Archwilio Cymru; “…mae fel petai wedi bod yno drwy’r amser”.

Er bod ein rôl yn cael ei hystyried yn rôl allblyg yn bennaf, mae staff y Gyfnewidfa Arfer Da yn rhagweithiol o ran datblygu cysylltiadau a chydberthnasau â chydweithwyr ym mhob rhan o’r swyddogaeth archwilio.

Canfyddiadau a chydberthnasau allanol

Roedd y ffaith bod y Gyfnewidfa Arfer Da yn gangen o Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei werthfawrogi’n fawr gan yr holl randdeiliaid a gafodd eu cyfweld, ac roedd cytundeb unfrydol bod “brand” Swyddfa Archwilio Cymru yn gwneud y canlynol;

  • Rhoi awdurdod i’r Gyfnewidfa Arfer Da, gan warantu ei bod yn ddiduedd ac y gellir ymddiried ynddi, a
  • “Rhoi coel” i siaradwyr, gwybodaeth a syniadau sy’n cael eu cyflwyno mewn digwyddiadau Cyfnewidfa Arfer Da.

Mae ein cefnogaeth ar gyfer dysgu ac arloesi yn cael ei ddarparu mewn dwy ffordd; rhaglen digwyddiadau a gweithgarwch cronnol staff y Gyfnewidfa Arfer Da cyn, yn ystod ac ar ôl digwyddiadau. Mae hyn yn meithrin adnoddau a gallu i ganiatáu i unigolion archwilio a manteisio i’r eithaf ar syniadau ar gyfer arloesi a gwelliant.

“.. mae taraniad cyn y digwyddiad… ac ymchwydd ton ar ôl pob digwyddiad lle mae’n adeiladu ar ei hunan – mae gwybodaeth yn rhaedru drwy bobl a oedd yn bresennol yn y gorffennol a’r rhai sy’n bresennol nawr…”

Rydym wedi datblygu rhwydwaith o gydweithredwyr, cyfranwyr a “chleientiaid”, sydd wedi bod yn allweddol i’n llwyddiant. Dangosodd y dadansoddiad o naratifau rhanddeiliaid bod ein llwyddiant wedi dod o’n gallu i gynhyrchu rhwydweithiau a chyfalaf cymdeithasol, cysylltiedig ac sydd ag enw da, a’u cynnal a’u defnyddio.

“… mae’n ymwneud ag unigolion sydd o fewn y tîm hwnnw – yr awydd, yr egni, y meddylfryd, y brwdfrydedd, yr angerdd am newid a meddwl yn wahanol…ac i fod yn onest nid oes neb byth yn mynd i ddod a dewid ‘mae’r gwaith yma rydych chi’n ei wneud yn anghywir. Maent yn dweud ‘ydych chi wedi gweld bod gwahanol ffyrdd o wneud hyn ac mae llawer o gyfleoedd ar gael, a gallwch chi ddewis pa bynnag un rydych chi eisiau.’ Nid oes unrhyw un erioed wedi dweud ‘mae hynny’n anghywir’…gallwch chi ddadansoddi a meddwl beth bynnag yr hoffech chi. Ac rwy’n hoffi hynny.  Mae’r syniad un ateb i bawb i mi yn drychineb’

Casgliad

Daeth yr adroddiad i’r casgliad canlynol;

  • Mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn gweithio’n dda ar ei ffurf bresennol fel uned ddarbodus a hyblyg o Swyddfa Archwilio Cymru
  • Mae brand Swyddfa Archwilio Cymru yn hanfodol i’n hawdurdod a’n manylion ar gyfer bod yn ddiduedd ac y gall pobl ymddiried ynom
  • Mae ein digwyddiadau a’n gweithgareddau yn cael eu derbyn yn dda a’u cydnabod fel catalydd effeithiol ar gyfer newid a gwella
  • Mae ein maint bach a’n ffordd o weithredu gyda rhwydwaith yn ein galluogi i fod yn hyblyg ac ymatebol
  • Mae ein ôl-troed digidol a’n defnydd o gyfryngau cymdeithasol yn effeithiol ar gyfer bod yn gyfredol â’i ddilynwyr a chydweithredwyr
  • Dros ein hoes o weithgarwch ac ymgysylltu ag etholaethau rhanddeiliaid amrywiol, rydym wedi casglu rhwydwaith gwerthfawr a helaeth yn ymgorffori cyfalaf cymdeithasol, cysylltiedig ac sydd ag enw da

Yn y dyfodol, mae ein galluoedd, sylfaen adnoddau, enw da a sefyllfa o fewn Swyddfa Archwilio Cymru yn golygu bod y Gyfnewidfa Arfer Da yn gymwys i gefnogi sector cyhoeddus Cymru wrth iddo newid i fodelau o ddarparu gwasanaethau sy’n cyfateb â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

Y camau nesaf

Fel tîm, rydym yn falch iawn o ganlyniad yr adroddiad. Rydym yn annog bod yn agored a thryloyw ac yn teimlo ei fod yn bwysig rhannu’r canlyniad â chydweithwyr mewnol a’n rhwydweithiau allanol. Mae’r adroddiad wedi ein helpu i ganolbwyntio ar y meysydd sy’n gweithio’n dda, a’r hyn y mae angen i ni weithio’n fwy caled arnynt i’w gwella.

Rydym bob amser yn awyddus i gael adborth gan gydweithwyr, mewnol ac allanol, a thros y misoedd i ddod byddwn yn gweithio ar ein prosesau gwerthuso i wneud yn siŵr ein bod yn ystyried y sylwadau rydym yn eu derbyn ar ôl digwyddiadau yn llawn. Wedi’r cyfan, mae gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru yn newid ac yn esblygu ac mae angen i ni sicrhau ein bod yn gwneud yr un peth i ddiwallu’r anghenion newidiol.

Felly cadwch lygad am gam nesaf y Gyfnewidfa Arfer Da. Ac yn bwysicach oll, os ydych wedi dod i unrhyw un o’n seminarau neu weminarau, diolch am eich amser, eich cyfraniad a’ch adborth, da a drwg, oherwydd dyna’r hyn sydd wedi ein llywio.

Trivallis: Newid diwylliant o fewn y rheng flaen

Read this post in English

Yn y trydydd o gyfres o flogiau ar raglen Frontline Futures y Sefydliad Tai Siartredig, siaradodd Dyfrig Williams â Jonathan Tumelty o Trivallis i glywed sut maen nhw’n grymuso ei staff i arwain newidiadau i wasanaethau.

Yn ein digwyddiad diweddar ar wella arweinyddiaeth a pherchenogaeth ddigidol, rhannodd Chris Bolton sleid a ddangosodd dulliau newid busnes sydd wedi cael ei roi ar waith mewn sefydliadau yn ystod y blynyddoedd diwethaf. Falle mai drawsnewid digidol yw’r broses newid ddiweddaraf i gael ei rhoi ar waith, ac efallai nad yw’n syndod nad yw rhai aelodau o staff yn neidio am lawenydd. Felly, sut all sefydliadau newid y ffordd maen nhw’n gweithredu?

Siart Richard Pascale o (nifer) o ddulliau newid busnes, ac mae Trawsnewid Digidol wedi'i ychwanegu mewn ysgrifen

Siaradais â Jonathan Tumelty yn Tai 2017 amdano sut mae Trivallis wedi galluogi timau rheng flaen i arwain newidiadau i’w wasanaethau.

Beth wnaeth Trivallis?

Gwelodd Trivallis fod ei dimau yn gweithio mewn seilos gan eu bod nhw wedi’u grwpio fesul rôl. Byddai pob maes cyfrifoldeb yn cael ei lywio gan feysydd eraill, ond roedd y strwythur hwn bron yn annog gwrthdaro, a’r canlyniad oedd cyd-berthnasoedd anodd rhwng meysydd gwahanol o’r busnes. Penderfynodd alinio ei systemau yn ddaearyddol ar sail yr ardaloedd y maen nhw’n gweithio ynddynt, ond roedd hyn yn haws dweud na gwneud gan nad oedd ymdrechion yn y gorffennol wedi bod yn llwyddiannus.

Er bod Trivallis yn gwybod beth oedd ei nod terfynol, penderfynodd roi’r cyfrifoldeb am sut y gallai strwythur daearyddol weithio i’w staff, a hynny drwy gynnal cyfres o gyfarfodydd i lywio’r newid. Dechreuodd fel proses eithaf ysgafn drwy gynnwys rheolwyr. Wedi hynny, cafodd drafodaethau unigol â dylanwadwyr allweddol a oedd yn weithwyr rheng flaen. Rhoddwyd perchenogaeth a rheolaeth o’r broses i staff, a chyfathrebwyd yn glir trwy gydol y broses.

Sut wnaeth hyn gweithio’n ymarferol?

Daeth staff â phobl at ei gilydd i ddechrau i fapio eu rhwystredigaethau, a oedd yn ei dro yn effeithio ar foddhad cwsmeriaid. Aeth staff ati i grwpio nodiadau gludiog gyda’i gilydd, ac yn ffodus adlewyrchodd yr ymarfer hwn y broses feddwl gychwynnol. Gwnaethant ddatblygu egwyddorion ar gyfer y ffyrdd newydd o weithio gyda staff, gyda’r rheolwyr yn cynnig paramedrau eang iawn yn unig. Sefydlwyd timau peilot i brofi’r cynlluniau a luniwyd gan staff, ac ar ôl hynny aethant ati i chwalu’r rhwystrau yn eu ffordd. Roedd staff yn aros am gyfarwyddiadau gan reolwyr yn ystod y gyfarfodydd cyntaf, ond ar ôl ychydig gwnaethant ddechrau cymryd rheolaeth o’r ymarfer eu hunain. Disgrifiodd Jonathan y broses fel y fideo hwn o ŵyl gerddoriaeth, lle mae un person yn dechrau’r drafodaeth, a fesul tipyn mae mwy a mwy o bobl yn cyfrannu ati. Roedd pobl â diffyg hyder wir eisiau cyfrannu yn y diwedd.

Creodd Trivallis rith-dimau o’r adborth a gafwyd gan staff. Erbyn hyn, mae’r holl wasanaethau rheng flaen wedi’u rhannu yn ôl ardaloedd, a’r cam nesaf yw creu cysylltiadau rhwng pob tîm. Nid yw’r gwasanaethau yn gweithio mewn seilos mwyach, ond yn hytrach maen nhw’n dîmau amlsgiliau sy’n gweithio o amgylch ardal. Yn ôl Jonathan, roedd modd rhoi’r dull lleoledig hwn ar waith heb newid polisïau na gwario mwy o arian – yr unig beth oedd angen ei wneud oedd grymuso a nodi pŵer.

Y seiliau pŵer, gan gynnwys gwobrwyo; gorfodol; arbenigrwydd; gwybodaeth; cyfeiriedig; cyfreithlon

Gan fynd yn ôl i’n Seminar Ddigidol ddiweddar lle y rhoddwyd sylw i arweinyddiaeth a pherchenogaeth ddigidol, cynhaliodd Kelly Doonan weithdy hynod ddiddorol ar ddylanwadu ar newid. Rhannodd Kelly seiliau pŵer French a Raven yn ei gweithdy er mwyn helpu pobl i ddeall lle mae ganddynt bŵer. Mae’n ddiddorol yma gweld sut y rhannodd rheolwyr eu pŵer dilys wrth harneisio pŵer arbenigol staff rheng flaen hefyd o’u profiad cyflawni. Roedd yn dda clywed gan Jonathan sut mae Trivallis wedi gwneud y gwaith yn llwyddiant. Os ydych wedi gwella gwaith eich sefydliad drwy rannu pŵer, hoffem glywed sut mae’r newidiadau rydych wedi’u gwneud wedi arwain at wasanaethau cyhoeddus gwell.

Sut all hyfforddi cefnogi penderfyniadau rheng flaen gwell

Read this blog post in English

Sut gall hyfforddiant (‘coaching’) helpu staff rheng i flaen wneud penderfyniadau gwell? Cwrddodd Dyfrig Williams ag Owain Israel o Gymdeithas Tai Charter i ddysgu sut mae’n helpu staff i gymryd perchnogaeth o gwynion.

Logo Tai Charter: Ei enw wedi'i ysgrifennu y tu mewn i amlinelliad o dŷ, gyda "tai pobl" wedi'i ysgrifennu oddi tanoAr ôl blogio am y rhaglen Frontline Futures, a’r hyn y gellir ei ddysgu ohoni ar gyfer y rhai sy’n defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml, cefais wahoddiad i ddigwyddiad TAI y Sefydliad Tai Siartredig er mwyn dysgu rhagor ynglŷn â’r ffordd y mae’r dulliau hyfforddi wedi arwain at wella gwasanaethau cyhoeddus. Cwrddais ag Owain Israel o Gymdeithas Tai Charter i ddysgu sut mae’n rhoi’r hyn a ddysgwyd ar y cwrs ar waith.

Delio â thai gwag

Cyn siarad ag Owain, doedd gennyf fawr o syniad beth oedd rôl syrfewyr mewn cymdeithasau dai, ond roedd yn ddiddorol dysgu rhagor am y ffordd y maent yn gwella ansawdd tai. Mae gwaith Owain yn canolbwyntio’n arbennig ar dai gwag, lle bydd y syrfëwr yn cynnal arolwg diwedd tenantiaeth i gael golwg ar dŷ cyn iddo ddod yn dŷ gwag. Mae hyn yn rhoi cyfle i denantiaid ddatrys unrhyw faterion cyn i’r gymdeithas tai godi tâl arnynt.

Fel rhan o’r hen broses, byddai’r syrfëwr yn dychwelyd i’r tŷ ar gyfer ôl-archwiliad ar ôl i’r gwaith gael ei wneud. Fodd bynnag, nid ydynt bob amser yn cael gwybod pryd bydd pobl yn gadael. Yn y Gyfnewidfa Arfer Da, rydym yn clywed llawer am y broses y mae staff yn gweithio iddi, heb feddwl am beth yw’r canlyniad i bobl. Mae Owain a’i dîm wedi cwestiynu pob agwedd o’r broses, gan gynnwys a ellir cynnal archwiliad yn hytrach nag arolwg eiddo gwag. Bydd rhai contractwyr dim ond yn gwneud gwaith a nodwyd yn yr arolwg, sy’n golygu nad yw gwaith arall sydd ei angen wedi cael ei wneud. Mae’r broses wedi creu problemau o ran atebolrwydd, gyda thenantiaid o bryd i’w gilydd yn anhapus gyda’r canlyniadau.

Felly sut mae Cymdeithas Tai Charter yn mynd i’r afael â hyn? Un o’r pethau rwy’n ei hoffi’n fawr am ei gwaith yw ei bod nhw am wneud llawer o newidiadau bychain, a hefyd ei bod am wneud y newidiadau hynny yn raddol. Maen nhw wedi newid y daflen arolwg sy’n cael ei defnyddio ac maen nhw’n ystyried p’un a yw hi bob amser yn angenrheidiol cynnal arolwg os yw’r tŷ mewn cyflwr rhesymol. Golyga hyn fod gan gontractwyr fwy o ryddid i ymgymryd â gwaith priodol.

Cymryd perchenogaeth o gwynion

Y cam nesaf yn y gwaith o symleiddio’r broses hon yw i syrfewyr gymryd mwy o berchnogaeth o’r cwynion maent yn eu cael. Ar hyn o bryd, mae’r Rheolwr Gwasanaethau Cymorth yn casglu cwynion ac yn treulio diwrnod yr wythnos yn delio â nhw, sydd ddim yn ddefnydd effeithiol o’i amser. Mae rhan o’r ateb yn dechnegol, ac mae Charter yn rhoi’r systemau gwybodaeth cywir i syrfewyr er mwyn iddynt gael gwell mynediad at ddata. Maen nhw bellach yn cynnal sesiynau hyfforddiant ar ddefnyddio’r system er mwyn uwchsgilio pawb.

Ail ran y broses hon yw’r elfen ddynol, lle mae’r cwrs Frontline Futures wedi ychwanegu gwerth gwirioneddol. Mae Owain wedi bod yn hyfforddi staff fel eu bod yn teimlo eu bod yn gallu delio â phroblemau eu hunain heb uwchgyfeirio materion. Mae’r materion hyder hyn yn cyd-fynd â damcaniaeth Jonathan Haidt am yr eliffant, y reidiwr a’r llwybr, y rhannodd Melys â ni yn y blogbost blaenorol. Yn y ddamcaniaeth hon, y system emosiynol sy’n darparu’r grym i wella gwasanaethau, nid y system resymegol.

Mae Owain wedi bod yn cyflwyno’r hyfforddiant hwn drwy gwrdd ag unigolion, lle mae’n nodi’r gefnogaeth sydd ei hangen arnynt a pha rwystrau sy’n bodoli. Nid yw Owain wedi disgrifio’r sesiynau hyn fel sesiynau hyfforddiant i’r staff, yr oll ydynt yw cyfarfodydd un i un. Mae’r cyfarfodydd hyn wedi ei helpu i nodi pam bod staff yn amharod i wneud penderfyniadau eu hunain. Mae hefyd wedi defnyddio’r technegau hyfforddi hyn mewn cyfarfodydd tîm, lle bydd staff yn dod i’r cyfarfod gyda phroblem. Yna maent yn myfyrio ar y ffordd y gwnaethant ddelio â’r broblem yn y gorffennol ac yn ystyried sut y gallant ei datrys. Mae syrfewyr bellach yn siarad yn fwy agored am y problemau maent yn eu hwynebu, maent yn fwy ymwybodol o briodolrwydd eu hymatebion a bellach maent yn cymryd perchnogaeth o ymholiadau tebyg ac yn delio â nhw eu hunain.

Mae’r Gyfnewidfa Arfer Da wedi gwneud llawer o waith yn y gorffennol ar rymuso staff, gan gynnwys ystyried ymddiriedaeth staff, sy’n hanfodol i rymuso staff. Rydym hefyd wedi bod yn edrych ar sut mae sefydliadau wedi cymryd risgiau a reolir yn dda er mwyn arloesi, lle rydym wedi dysgu bod dulliau ‘diogel i fethu’ yn aml yn debygol o alluogi staff i ddarparu gwasanaethau gwell. Mae gennyf lyfr ar symud i ffwrdd o’r system gorchymyn a rheoli ar fy rhestr darllen, ac mae siarad ag Owain yn sicr wedi cynyddu fy niddordeb yn y ffordd y gall hyfforddiant helpu staff i symud i ffwrdd o ganolbwyntio’n llwyr ar brosesau i edrych ar sut y gall ymagweddau sy’n canolbwyntio ar ganlyniadau arwain at wasanaethau cyhoeddus gwell.